sistem e-administrasi teknik pertambangan
TRANSCRIPT
BUKU PETUNJUK
PENGGUNAAN APLIKASI SEAM TAMBANG
Sistem E-Administrasi Teknik Pertambangan
www.seamtambang.fitk-uho.id
v
1
1. PENDAHULUAN
1.1 Deskripsi Singkat Sistem
A. Deskripsi Umum Sistem
SEAM Tambang merupakan singkatan dari Sistem E-
Administrasi Teknik Pertambangan. Sistem ini adalah digitalisasi
pelayanan administrasi untuk mahasiswa, dosen, pengelola jurusan,
tendik dan Ka Biro untuk menerbitkan SK dan Surat Tugas yang
berhubungan Tugas Akhir mahasiswa.
B. Deskripsi Umum Kebutuhan Sistem yang akan diimplementasikan
Deskripsi umum kebutuhan sistem yang akan diimplementasikan
meliputi semua informasi yang bersifat teknis yang akan menjadi
acuan dalam pengembangan aplikasi.
1.2 Deskripsi Dokumen
1. Bab 1 Pendahuluan merupakan bagian pendahuluan, yang
meliputi deskripsi umum sistem, deskripsi umum kebutuhan
sistem yang akan diimplementasikan, dan deskripsi dokumen
2. Bab 2 Sumber daya yang dibutuhkan berisi perangkat yang
dapat digunakan untuk SEAM Tambang
3. Bab 3 Menu dan Cara Penggunaan berisi flowchart alur kerja
sistem dan petunjuk cara penggunaan berdasarkan level user.
v
2
2. SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN
2.1 Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menggunakan SEAM
Tambang adalah:
1. Sistem Operasi : Windows, Linux dan MacOS, Android, iOS
2. Aplikasi Browser : Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, UC
Browser, Internet Explorer, Safari dan sejenisnya
3. PDF Reader : Adobe Reader, Nitro, Foxit, dan sejenisnya.
4. Word Prosessor : Microsoft Office Word, Open Office Writer, Pages
dan sejenisnya
5. PDF Scanner : Cam Scanner, Office Lens, Epson Scanner, Canon
Scanner, dan sejenisnya.
2.2 Hardware (Perangkat Keras)
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menggunakan SEAM
Tambang adalah:
1. Komputer atau Smartphone sebagai alat basic antar muka
2. Mouse sebagai pendukung peralatan antar muka
3. Monitor sebagai pendukung peralatan antar muka
4. Keyboard sebagai pendukung peralatan antar muka
5. Printer sebagai alat pencetak dokumen
6. Mesin Scan sebagai alat pemindai dokumen
2.3 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang akan menggunakan sistem ini adalah :
1. Memiliki pemahaman tentang antar muka komputer / browser
android
2. Memiliki pemahaman alur kerja / flowchart yang digunakan sistem
3. Stakeholder yang berkaitan langsung dengan Penerbitan SK dan
Surat Tugas mengenai Tugas Akhir Mahasiswa di lingkungan FITK
UHO.
v
3
3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
3. 1 Flowchart
Flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-
urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Dalam SEAM Tambang,
terdapat 4 jenis pelayanan yang dapat diakomodir secara daring, yakni:
1. Pengajuan Judul dengan output SK Pembimbing
2. Permohonan SK Jadwal Ujian Proposal dengan output SK Ujian Proposal
3. Permohonan ST Jadwal Seminar Hasil dengan output ST Seminar Hasil
4. Permohonan SK Jadwal Sidang Skripsi dengan output SK Sidang Skripsi
Keempat jenis pelayanan tersebut, memiliki alur kerja masing-masing.
Untuk jenis pelayanan Permohonan SK Ujian Proposal, Seminar Hasil, dan
Sidang Skripsi memiliki tahapan yang sama, namun berbeda dari jenis data
yang dibutuhkan. Secara lengkap, flowchart dari masing-masing tipe
pelayanan dapat dilihat pada Gambar 1-Gambar 4.
Gambar 1 Flowchart Pengajuan Judul
v
4
Gambar 3 Flowchart Permohonan Surat Tugas Seminar Hasil
Gambar 2 Flowchart Permohonan SK Ujian Proposal
v
5
Gambar 4 Flowchart Permohonan SK Sidang Skripsi
3. 2 Petunjuk Cara Penggunaan
Sesuai dengan flowchart yang telah ditampilkan sebelumnya, terlihat
bahwa untuk menyelesaikan setiap tipe layanan terdapat kolaborasi dari
beberapa user. Sehingga pada SEAM Tambang setiap level user memiliki
menu yang berbeda sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. Untuk
membatasi hak akses tersebut, setiap level memiliki menu login. Secara
lengkap menu dan hak akses dari masing-masing user adalah sebagai
berikut.
1. Mahasiswa
Gambar 5
v
6
1. Untuk melakukan login masuk pada situs www.seamtambang.fitk-uho.id
sehingga muncul tampilan seperti pada gambar 5.
2. Setelah klik login, maka input username dan password pada kolom yang
tersedia seperti pada gambar 6. Secara default, username dan password
adalah NIM Mahasiswa yang sudah diinput sebagai user oleh Pengelola
Jurusan.
3. Setelah berhasil login, maka akan tampil seperti gambar 7. Disarankan
untuk mengganti password dengan mengklik icon ganti profil dipojok
kanan atas.
4. Seperti pada gambar 7, Level user Mahasiswa memiliki 5 menu utama,
yakni:
(1) Dashboard untuk menampilkan list aktifitas (Gambar 8);
Gambar 6
Gambar 7
v
7
Halaman ini digunakan untuk melihat status tahapan dari masing-
masing layanan yang diajukan mahasiswa. Menu aksi akan
membuka halaman sesuai tahapan layanan yg dipilih.
(2) Judul Penelitian untuk menampilkan form pengajuan judul
(Gambar 9);
Saat akan mengajukan judul, mahasiswa bisa mengajukan 2-3
pilihan judul tugas akhir. Judul tersebut harus dilengkapi dengan
resume yang berisi latar belakang/point penting alasan pemilihan
judul tersebut. Jika klik lalu tunggu sampai muncul notifikasi
seperti pada Gambar 10. Jika tidak berhasil, bisa saja karena judul
yang diajukan telah diajukan oleh mahasiswa lain yang terdaftar
dalam sistem.
Gambar 8
Gambar 9
v
8
Proses pengajuan judul akan selesai ketika SK telah terbit yang
ditandai dengan adanya notifikasi pada menu “Tentang Tugas
Akhir” pada tab “Judul Tugas Akhir” yang bertuliskan seperti
Gambar 11.
(3) Seminar Tugas Akhir untuk menampilkan form pengajuan
penerbitan SK (Gambar 12);
Pada menu ini terdapat 3 Tab masing-masing untuk Permohonan SK
Ujian Proposal, ST Seminar Hasil dan SK Sidang Skripsi. Masing-masing
layanan memiliki syarat untuk menggunggah file data yang diminta.
Mahasiswa wajib menggunggah file yang sesuai dan mengikuti format
yang diminta. Setelah semua file yang diminta sudah dipilih, lanjutkan
Gambar 10
Gambar 11
Gambar 12
v
9
proses dengan klik “Kirim” dan saat berhasil akan muncul notifikasi
seperti pada Gambar 13.
Proses pengajuan penerbitan SK dinyatakan selesai ketika SK telah
terbit yang ditandai dengan adanya notifikasi pada menu “Tentang Tugas
Akhir” pada tab “Surat Keputusan” yang bertuliskan seperti Gambar 14.
(4) Tentang Tugas Akhir untuk menampilkan kemajuan tahapan tiap
pelayanan dan upload skripsi (Gambar 15)
Halaman ini terdiri dari Tab : a) Judul Tugas Akhir untuk melihat status
tahapan pengajuan judul ; b) Surat Keputusan untuk melihat status
tahapan pengajuan penerbitan SK; dan c) Upload Skripsi untuk
mengunggah file skripsi (Gambar 16)
Gambar 13
Gambar 14
Gambar 15
v
10
(5) Kalender Ujian untuk menampilkan jadwal ujian, seminar, dan
sidang tugas akhir (Gambar 17);
Terdapat fitur pencarian untuk mencari jadwal ujian berdasarkan nama,
NIM, ataupun tanggal seperti pada gambar 18.
(6) Daftar Skripsi Pertambangan untuk menampilkan daftar skrispi
dan download abstrak mahasiswa.
Gambar 16
Gambar 17
Gambar 18
v
11
5. Setelah selesai, selalu logout kembali dengan mengklik diikon kanan
atas seperti di Gambar 20.
2. Admin Jurusan
1. Untuk melakukan login masuk pada situs www.seamtambang.fitk-uho.id
sehingga muncul tampilan seperti pada Gambar 5.
2. Setelah klik login, maka input username dan password pada kolom yang
tersedia seperti pada Gambar 6. Secara default, username dan password
adalah NIP Pengelola Jurusan, yang sudah diinputkan oleh Super
User/Tim Develop.
3. Setelah berhasil login, maka akan tampil seperti Gambar 21. Disarankan
untuk mengganti password dan mengupdate data diri dengan mengklik
icon ganti profil dipojok kanan atas.
Gambar 19
Gambar 20
Gambar 21
v
12
4. Seperti pada gambar 21, Level user Pengelola Jurusan memiliki 8 menu
utama, yakni:
1) Dashboard Admin untuk menampilkan list aktifitas sebagai Admin
Jurusan (Gambar 22);
Halaman ini digunakan untuk melihat status tahapan dari masing-
masing layanan yang diajukan mahasiswa. Menu aksi akan membuka
halaman sesuai tahapan layanan yg dipilih.
2) Dashboard Dosen untuk menampilkan list aktifitas sebagai Dosen.
Penjelasan menu Dashboard Dosen akan dibahas secara lengkap pada
bagian Dosen. Dashboard Dosen mengikut pada Dashboard Admin
Jurusan, karena Admin Jurusan pasti adalah dosen.
3) Daftar User untuk menampilkan Daftar Pengguna sistem baik
mahasiswa, dosen, dan admin jurusan itu sendiri (Gambar 23).
Untuk menambah user, klik tanda “+” pada pokok kanan atas, lalu akan
tampil tampilan seperti Gambar 24. Saat mendaftarkan user, harus
disesuaikan Role, kemudian mengisi kolom yang tersedia.
Gambar 22
Gambar 23
v
13
4) Tenaga Pengajar untuk menampilkan daftar tenaga pengajar yang
telah terdaftar dalam daftar user (Gambar 25). Dihalaman ini bisa
langsung terlihat jumlah total bimbingan untuk masing-masing dosen
baik sebagai pembimbing 1 ataupun pembimbing 2.
5) Permohonan Judul TA untuk menampilkan Daftar Pemohon Judul
Tugas Akhir beserta status tahapannya dan aksi yang bisa dilakukan
(Gambar 26)
Saat ada permohonan judul dari mahasiswa, maka tampilan status
adalah Untuk menanggapi permohonan tersebut klik , maka
tampilan akan seperti Gambar 27.
Gambar 25
Gambar 24
Gambar 26
v
14
Ketika keputusan judul yang diajukan adalah “Tolak” maka mahasiswa
mendapat pemberitahuan pada dashboardnya dan perlu mengajukan
judul Kembali. Sebaliknya Ketika “Terima” maka Admin Jurusan akan
menentukan komposisi pembimbing yang tampilannya akan seperti
Gambar 28. Setelah dilakukan, maka status pengajuan judul berubah
menjadi “Persetujuan Pembimbing dan secara automatis terupdate pada
dashboard dosen.
6) Permohonan SK untuk menampilkan Daftar Pemohon Penerbitan
Usulan SK. Terdapat 3 tab yakni SK Proposal, ST Hasil, dan SK Skripsi
untuk menampilkan nama mahasiwa, jadwal, status serta aksi terdapat
permohonan masing-masing usulan penerbitan. Dapat dilihat pada
Gambar 29.
Gambar 28
Gambar 27
v
15
Saat ada permohonan penerbitan SK dari mahasiswa, maka tampilan
status adalah Untuk menanggapi permohonan tersebut klik ,
maka tampilan akan seperti Gambar 30.
Lakukan Verifikasi, lalu tentukan jadwal dan komposisi penguji seperti
pada gambar 31.
Setelah selesai, klik untuk melanjutkan proses penerbitan
SK yang akan dilanjutkan oleh User Ka.Biro/Tendik. Hal yang sama
untuk berlaku untuk 2 tab yang lainnya.
7) Kalender Ujian untuk menampilkan jadwal ujian, seminar, dan
sidang tugas akhir (Gambar 17) dan mencari jadwal ujian berdasarkan
nama, NIM, dan tanggal (Gambar 18)
8) Arsip untuk menampilkan semua usulan SK dan Surat Tugas yang
telah diterbitkan, serta SK dan Surat Tugas yang telah disahkan.
Gambar 29
Gambar 30
Gambar 31
v
16
5. Setelah selesai, selalu logout kembali dengan mengklik diikon kanan
atas seperti di Gambar 20.
3. Dosen
1. Untuk melakukan login masuk pada situs www.seamtambang.fitk-
uho.id sehingga muncul tampilan seperti pada Gambar 5.
2. Setelah klik login, maka input username dan password pada kolom
yang tersedia seperti pada Gambar 6. Secara default, username dan
password adalah NIP Dosen, yang sudah diinputkan oleh Admin Jurusan.
3. Setelah berhasil login, maka akan tampil seperti Gambar 32.
Disarankan untuk mengganti password dan mengupdate data diri dengan
mengklik icon ganti profil dipojok kanan atas.
4. Seperti pada gambar 32, Level user Dosen memiliki 4 menu utama,
yakni:
1) Dashboard untuk untuk menampilkan list SK dan Surat Tugas sebagai
Tim Penguji (Gambar 33).
Gambar 32
v
17
2) Permohonan Bimbingan untuk menampilkan status permohonan
bimbingan dari usulan SK Pembimbing baik sebagai Pembimbing 1 atau
Pembimbing 2 (Gambar 34). Keputusan “Tolak” dan “Terima” akan
langsung terupdate secara automatis pada dashboard Mahasiswa dan
Admin Jurusan.
3) Bimbingan untuk daftar Bimbingan Aktif baik sebagai Pembimbing 1
dan Pembimbing 2. Pada tab Sebagai Pembimbing 1 dan Sebagai
Pembimbing 2 akan tampil Nama, Judul, dan Menu Download SK seperti
pada Gambar 35.
4) History untuk menampilkan history aktifitas sebagai Pembimbing dan
Penguji Tugas Akhir. Di menu ini terdapat 4 tab seperti di Gambar 36.
Gambar 34
Gambar 33
Gambar 35
v
18
Pada bagian Bimbingan selesai akan menampilkan list Mahasiswa
bimbingan yang telah selesai. Pada Tab Seminar Proposal, Seminar Hasil
dan Seminar Skripsi menampilkan list mahasiswa yang diuji beserta
jadwal dan fitur download SK dan Draft. Contohnya dapat dilihat pada
Gambar 37.
5. Setelah selesai, selalu logout kembali dengan mengklik diikon kanan
atas seperti di Gambar 20.
4. Biro Akademik dan Umum
1. Untuk melakukan login masuk pada situs www.fitk-uho.id/login
sehingga muncul tampilan seperti pada gambar 38.
Gambar 36
Gambar 37
v
19
2. Input username dan password pada kolom yang tersedia seperti pada
gambar 39. Secara default, username dan password adalah NIP Ka Biro
Akademik dan Umum. Terdapat menu edit Profil dan logout pada pojok
kanan atas.
3. Selain menu ganti profil juga terdapat menu mengatur format surat
(Gambar 40).
4. Pada dashboard Teknik Pertambangan, terdapat Permohonan SK
berdasarkan usulan dari Mahasiswa dan Admin Jurusan. Data yang
ditampilkan Nama, NIM, Jenis Permohonan, dan Aksi serta Download.
Ketika status Permohonan adalah . Setelah klik maka
Gambar 38
Gambar 39
Gambar 40
v
20
status aksi berubah menjadi yang secara outomatis akan
terupdate pada Level User Staf Pimpinan.
5. Ketika SK yang telah ditanda tangani telah diteruskan kembali oleh Staf
Pimpinan, maka SK tersebut dapat didownload dengan mengklik
. Dan secara automatis, SK sah telah terbit dan akan muncul
notifikasi pada mahasiswa untuk mengambil SK secara langsung
(Gambar 41)
6. Saat status yang tampil adalah artinya Staf Pimpinan belum
selesai mengupload SK yang telah ditandatangani.
5. Staf Pimpinan
1. Untuk melakukan login masuk pada situs www.fitk-uho.id/login
sehingga muncul tampilan seperti pada gambar 38.
2. Input username dan password pada kolom yang tersedia seperti pada
gambar 42. Secara default, username dan password adalah NIP
Pimpinan. Terdapat menu edit Profil dan logout pada pojok kanan atas.
Gambar 41
Gambar 42
v
21
3. Pada dashboard Teknik Pertambangan, terdapat Permohonan SK. SK
tersebut perlu ditandatangani oleh Pimpinan dalam hal ini Dekan. Maka
user perlu mengklik maka akan tampil SK yang akan dicetak
(Gambar 43).
4. Setelah dicetak, maka SK ditandatangani oleh Dekan. SK yang telah
ditandatangani akan discan lalu diupload dimenu . Saat SK telah
berhasil diupload akan muncul notifikasi seperti Gambar 44
Gambar 43
Gambar 44
v
22
5. Saat SK berhasil diupload, maka status Upload akan berubah menjadi
. Dan secara automatis, SK diterima dan dapat didownload oleh
user Level Ka.Biro untuk dicetak lalu disahkan dengan stempel basah.
6. Saat SK dicetak, mahasiswa akan menerima notif untuk mengambil SK
di Biro Akademik.
3.3 Penanggung Jawab
Jika terdapat pertanyaan mengenai sistem serta panduan ini, user bisa
menghubungi penanggung jawab pada nomor WhatsApp +6285242521695
atau melalui email [email protected]
Terima Kasih.