SIKLUS PENDAPATAN PENERIMAAN KAS DALAM PENJUALAN TUNAI

Tugas

Disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Analisis dan Perancangan Sistem oleh dosen

Dini Arwaty A, S.E., M.Si., Ak.

Disusun oleh :

0110U142 Rinaldi Wachyu Cahyadi

0110U168 Merlin Herlangga

0110U174 Rio Ramdhan

0110U334 Bani Binekas

0111A015 Lucky Robertho Y. Yappy

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS WIDYATAMA

BANDUNG

2011/2012

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejarah perkembangan dunia bisnis menunjukkan bahwa banyak perusahaan dan industri

besar yang berawal dari sebuah usaha berskala kecil, didasari oleh jiwa dan semangat

kewirausahaan pemilik sekaligus pendirinya. Ketika suatu unit usaha masih berskala kecil,

pengelolaan berbagai fungsi operasionalnya masih sangat sederhana. Tempat produksinya masih

bersifat home industry, fungsi pemasarannya masih sederhana pula, dengan cara penawaran door

to door melalui model promosi “getok tular” (dari mulut-ke-mulut). Begitu pula, pola

pengelolaan fungsi keuangannya pun masih konvensional yang hanya meliputi pos pengeluaran

dan pos penerimaan saja untuk berbagai jenis transaksi.

Ketika unit usaha tersebut sudah mulai melakukan penjualan dan pembelian secara kredit,

maka mulai diadakan pos piutang dan hutang. Begitu pula ketika unit usaha ini mulai

memerlukan tambahan modal baru, baik modal perorangan (modal sendiri) maupun modal yang

berasal dari pinjaman bank (modal asing), pola pengelolaan fungsi keuangan-nya semakin

bertambah rumit, yaitu perlu dibuatnya pos pencatatan modal. Pada tahap ini, penerimaan dan

pengeluaran kas mulai digolong-golongkan ke dalam kelompok aliran kas operasional, aliran kas

finansial (pendanaan), dan aliran kas investasi. Begitu seterusnya, semakin besar skala suatu unit

usaha, akan semakin rumit pula pola pengelolaan keuangan-nya yang memerlukan pengawasan

terhadap penerimaan dan pengeluaran uang melalui  pencatatan secara tertib dan teratur menurut

suatu sistem tertentu yang disebut dengan sistem akuntansi.

Sistem akuntansi pada dasarnya dibuat untuk mengendalikan penerimaan dan

pengeluaran, serta menyajikan laporan keuangan yang lengkap, akurat, dan terkini. Mengingat

bahwa pelatihan ini diberikan kepada para wirausahawan pemula, maka makalah ini hanya akan

memaparkan sistem akuntansi secara umum. Dengan bekal sistem akuntansi yang masih bersifat

umum ini, diharapkan para peserta pelatihan sudah mulai dapat mengkompilasi bukti-bukti

transaksi melalui suatu proses pencatatan, penjurnalan, pembukuan, dan pelaporan hingga

menghasilkan output yang dikenal sebagai laporan keuangan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Pengertian siklus pendapatan

2. Merancang sistem informasi akuntansi siklus pendapatan penjualan tunai (COD)

3. Menjelaskan prosedur dalam penerimaan kas

4. Mendeskripsikan contoh diagram arus data (DFD) , diagram context, diagram flowchat

tentang siklus pendapatan penjualan tunai.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah kumpulan aktivitas bisnis dan informasi kegiatan operasi yang

terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada kostumer dan mengumpulan uang dari

pembayaran untuk penjualan yang dilakukan. Tujuan utama dalam siklus pendapatan

Menyediakan produk yang tepat pada lokasi pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat,

untuk harga yang tepat (the right product in the right place at he right time for the right price).

Untuk mencapai tujuan utama revenue cycle, manajemen harus membuat beberapa keputusan :

Bagaimana dapat mengembangkan kustomisasi produk pada

masing-masing keinginan kostumer?

Berapa banyak inventori yang harus disediakan, dan dimana

lokasi inventori tersebut diletakkan?

Bagaimana barang dagangan dapat dikirim kepada kostumer?

Apakah perusahaan membentuk armada pengiriman sendiri

atau memberikan kepada pihak lain (outsource)?

Apakah pemberian kredit kepada kostumer terus

dikembangkan?

Seberapa banyak batasan kredit diberikan kepada kostumer?

Macam kredit apa yang perlu ditawarkan kepada kostumer?

Bagaimana kostomer dapat melakukan proses pembayaran agar bisa meminimasi

cash flow?

Empat dasar siklus pendapatan

Terdapat empat dasar dalam siklus pendapatan pada aktivitas bisnis, antara lain :

Sales order entry

Taking the customers order

Checking and approving the customers credit

Checking inventory availability

Shipping

Picking and packing the order

Shipping the order

Billing and accounts receivable

Membuat daftar tagihan kepada kostumer (customers Billing)

Mengupdate piutang usaha (accounts receivable)

Cash collections

Menangani pembayaran kostumer (customer remittances).

Memindahkan pembayaran pada bank yang ditunjuk.

Pengendalian Tujuan, Ancaman, Prosedur

Didalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi yang didesain dengan baik harus

menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini bisa

dicapai :

Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)

Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

Semua transaksi dicatat dengan akurat

Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Ancaman dan pengendalian dalam siklus pendapatan

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

Sistem Informasi Akuntansi didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan

menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

1. Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-

tugas rutin berikut ini :

Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

Menentukan ketersediaan persediaan

Memilih metode untuk mengirim barang

2. Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat

keputusan strategis berikut ini :

Menentukan harga produk dan jasa

Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

3. Penilaian Kinerja

Sistem Iinformasi Akuntansi juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan

untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

Keefektifan iklan dan promosi

Kinerja staf penjualan

Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Sumber Siklus Pendapatan

Dalam siklus pendapatan, penerimaan atau pendapatan kas perusahaan berasal dari 2

sumber utama yaitu : 

1. Kas dari penjualan tunai

2. Kas dari piutang usaha

2.2 Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari penjualan tunai dan

dari penerimaan pembayaran piutang dari para debitur. Prosedur penerimaan kas yang diterapkan

oleh suatu perusahaan sangat tergantung kepada besar kecilnya perusahaan serta struktur

organisasi perusahaan itu sendiri. Sebagi ilustrasi kami perlihatkan prosedur  penerimaan kas

dari penjualan tunai. Penjualan tunai yang dimaksudkan disini, pembeli datang ke perusahaan

melakukan pemilihan barang atau produk yang dibeli, melakukan pembayaran dengan uang tunai

kekasir dan menerima barang yang dibeli.

Prosedur dalam Penerimaan Kas

1. Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales

2. Prosedur Penerimaan Kas dari cash on delivery sales ( COD sales )

3. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit card sales

Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales

Dalam prosedur ini pembeli datang ke perusahaan dan melakukan pemilihan barang yg

akan dibeli, kemudian melakukan pembayaran ke kasir dan kemudian menerima barang yang

dibeli ( sebelum menerima barang harus dibayar dengan uang tunai, cek pribadi atau dengan

kartu kredit ). Penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan melalui prosedur sebagai

berikut :

Pembeli memesan langsung barang langsung kepada wiraniaga di Bagian

Penjualan

Bag ian Kasa mene r ima pembaya ran da r i pembe l i

Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan

barang kepada pembeli

Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli

Bag ian Kasa menye to r ka s yang d i t e r ima ke bank  

Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas

Prosedur Penerimaan Kas dari cash on delivery sales ( COD sales )

Transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau

angkutan sendiri dalam penyerahan barang dan penerimaan kas hasil penjualan. Prosedur yg

dilakukan dalam Cash on Delivery Sales antara lain :

Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos

Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan mengisi formulir

COD sales

Kantor pos pengirim mengirim barang dan COD sales sesuai

Instruksi penjual kepada kantor pos penerima

Kantor pos penerima saat mengirim barang dan COD sales memberi tahu kepada

pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales

Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan

pembayaran sejumlah tercantum dalam formulir COD, dan kantor pos penerima

menyerahkan barang.

Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah

dilaksanakan

Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah dilaksanakan

Kantor pos pengirim memberitahu penjual bhw COD sales telah selesai dilaksanakan,

sehingga penjual mengambil kas yang diterima dari pembeli.

Prosedur Penerimaan Kas dari Credit card sales

Kredit card merupakan sarana pembayaran yang dilakukan pembeli baik dalam OCS

maupun melalui jasa pos. Kartu kredit digolongkan menjadi tiga kelompok yaitu :

Kartu kredit Bank ( Bank Cards )

Kartu kredit Perusahaan( Company Cards )

Kartu kredit bepergian dan hiburan ( travel and entertainment )

Fungsi yang Terkait dalam Penerimaan Kas

Terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam penerimaan kas antara lain :

Fungsi Penjualan, fungsi ini bertangung jawab untuk menerima order dari pembeli,

mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli

untuk kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas.

Fungsi Kas, fungsi ini bertangung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

Fungsi Gudang, fungsi ini bertangung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan

oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

Fungsi Pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan

menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan

dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Dokumen yang digunakan

Faktur penjualan tunai, Dibuat oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai

pengantar pembayaran oleh pembeli kepada kasir dan sebagai dokumen sumber untuk

mencatat transaksi penjualan ke jurnal penjualan. Tembusan faktur dikirim ke fungsi

pengiriman sebagai perintah untuk menyerahkan barang ke pembeli yang telah

melaksanakan pembayaran, dan tembusan lain berfungsi sebagai slip pembungkus.

Pita register kas, Dibuat oleh fungsi kas dan merupakan bukti penerimaan kas yg

dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan

tunai.

Credit card sales slip, Dicetak oleh credit card center, bank yang menerbitkan kartu

kredit dan diserahkan kepada perusahaan ( merchant ) yang menjadi anggota kartu

kredit, yang diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai

dari bank yang mengeluarkan kartu kredit.

Bill of lading, Merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang ke

perusahaan angkutan, yang dibuat oleh fungsi pengiriman.

Faktur penjualan COD, Digunakan untuk merekam penjualan COD dan tembusannya

diserahkan ke pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau

angkutan umum, dan dimintakan tanda tangan sebagai tanda terima barang,

tembusannya digunakan untuk menagih pada pelanggan.

Bukti setor Bank, Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank

rangkap tiga, satu untuk bank, dua setelah dicap oleh bank diserahkan bagian

akuntansi.

Rekapitulasi harga pokok penjualan, Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk merangkap

harga pokok produk yang dijual selama satu periode.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Jurnal penjualan , untuk mencatat dan meringkas data penjualan

Jurnal penerimaan kas, unt mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber

Jurnal Umum, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual

Kartu Persediaan, untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual

Kartu gudang, untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan yang dibuat oleh fungsi

gudang

Unsur Pengendalian Intern

Organisai

Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kas

Fungsi kas harus terpisah dengan fungsi akuntansi

Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas ,

fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan

cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur

tersebut.

Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank

penerbit kartu kredit.

Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap

sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang

dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap

Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi

wewenang untuk itu

Praktek yang sehat

Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung

jawabkan oleh fungsi penjualan.

Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke Bank pada hari

yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya

Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodic dan secara

mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern.

Contoh Diagram Arus Data Siklus Pendapatan pada Penjualan Tunai

Pada diagram diatas dapat dilihat bahwa sistem penjualan toko handphone ini melibatkan

lima external entity yaitu supplier, pegawai, manager, pimpinan dan costumer. Penjelasan secara

singkat dari diagram diatas adalah supplier akan menawarkan barang pada system, lalu system

akan memberikan daftar barang apa saja yang akan dibeli, kemudian costumer akan membeli

barang. Semua transaksi yang dilakukan baik antara supplier ataupun costumer akan dicatat oleh

pegawai. Selanjutnya, system akan memberikan laporan keuangan dan stock barang kepada

manager sedangkan laporan yang diberikan pada pimpinan hanyalah laporan keuangan.

Contoh Diagram Context pada Siklus Pendapatan

Di dalam diagram konteks sistem informasi penjualan ini terdapat tiga entitas, yaitu

supplier, customer dan pemilik. Supplier memberikan data barang ke dalam sistem, yang

berisi nama barang, harga jual barang dan jumlah barang yang dimasukkan, yang selanjutnya

akan diproses di dalam sistem informasi penjualan. Kemudian sistem informasi penjualan

akan menghasilkan keluaran yang berupa bukti transaksi yaitu nota hasil transaksi penjualan

yang akan diberikan kepada customer, laporan penjualan barang supplier yang akan

diberikan kepada supplier, dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik

Contoh Flowchat pada Siklus Pendapatan pada penerimaan kas penjualan tunai

Pelanggan yang merasa cocok dengan produk yang sudah dipilih melakukan pembayaran secara tunai ke Kasir. Kasir menerima pembayaran tunai (kas) dari Pelanggan. Kemudian Kasir membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) dan dikirimkan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Pimpinan dan Lembar 2 disimpan sebagai arsip.