PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 2 BOYOLALI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Singgih Adyanwar 09.12.4185

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2013

DESIGN NEW STUDENT INFORMATION SYSTEM AT SMA NEGERI 2 BOYOLALI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU

DI SMA NEGERI 2 BOYOLALI

Singgih Adyanwar

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Every year all the educational institutions Admission process and

registries from year to year is increasing, certainly of all educational institutions

must have a system that can simplify the process of accepting new students, a

system of computerized Admission.

Processing data on the registration of new students at SMAN 2 Boyolali

still done by hand so it takes a lot of time and often trjadi errors, therefore the

information system built to help the new students at SMAN 2 Boyolali.

Admission Information System is built using Microsoft Visual Basic 6.0

software and Microsoft SQL Server 2000. With the computerized system is

expected to be able to handle the problems that arise from a manual system, so

as to allow a user to process a new student data.

Keywords: Information Systems, Admission, Visual Basic, SQL Server.

Bambang Sudaryatno

1.Pendahuluan

Seiring berjalanya waktu, sistem informasi menjelma menjadi sebuah sarana yang

sangat penting. Khususnya perananya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi

tercapainya sebuah tujuan.

Dewasa ini, sistem informasi telah terbukti mampu menyelesaikan berbagai

masalah. Dengan sistem informasi pula waktu yang digunakan akan jauh lebih cepat,

pengguna sistem informasi pun dapat menghemat kebutuhan yang digunakan. Dengan

demikian tujuan untuk tercapainya sesuatu akan dengan mudah terwujud, dan hasilnya

pun akan lebih optimal.

SMA Negeri 2 Boyolali merupakan sebuah sekolah menengah atas yang terletak di

Jalan Tentara Pelajar N0. 06 Kebonbimo, Boyolali. Sebagai salah satu sekolah yang

terletak di pusat kota Boyolali, pencatatan dan pengolahan data siswa baru masih

dilakukan secara manual dan belum sepenuhnya terkomputerisasi dengan baik.

Dengan diterapkannya Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru di SMA Negeri 2

Boyolali diharapkan dapat membantu memudahkan petugas dalam penyediaan informasi

penerimaan siswa baru dan informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertnggung

jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).1

2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi penggunanya.2

2.3 Konsep dasar Sistem Informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe mendefinisikan Sistem informasi adalah suatu

sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.3

1 Kusrini,“Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan“,Penerbit ANDI, hal 11 2 Jogiyanto HM, “Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis”, Andi Offset, Hal 8 3 lbid Hal 11

2.4 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitsky mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri

dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block)

yaitu :

1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa

dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang trsimpan di basis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

smua pemakaian sistem.

4. Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam system informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima inout, menjalankan model, menyimpan dan mengakses

data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian

ari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang

dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-

kesalahan dapat langsung diatasi.4

2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan unuk

menyajikan informasi agar mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan

dalam salah satu organisasi.5

4 lbid hal 12-13 5 Kusrini,“Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan“,Penerbit ANDI, hal 14 

2.6 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah suatu kumpulan informasi

mengenai pengolahan data kegiatan penerimaan siswa baru dengan menyediakan

berbagai fasilitas yang mendukung proses penerimaan siswa baru.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,

ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal

dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency, dan

services).

1. Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam

suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat

diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah pekerjaan

yang dapat diselesaikan suatu waktu tertentu. Response time adalah rata-rata

waktu yag tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk

menangani waktu tersebut.

2. Analisis Informasi (Information)

Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka organisasi atau instansi

akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai

dengan yang diharapkan.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang

dikeluarkan atas sistem yang sedang berjalan pad organisasi atau instansi.

4. Analisis Kendali (Control)

Control dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi

penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data dan

informasi.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi berkaitan dengan apakah

terjadi proses yang boros dan tidak ada gunanya yang berkaitan dengan

perbandingan input dan output.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem berhubungan

dengan kepuasan dari user.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Sistem Flowchart yang diusulkan Sistem Flowchart merupakan bagian yang menunjukkan apa yang dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur

dalam sistem tersebut. Adapun sistem flowchart yang diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

Pengolahan Data Wali Kelas

Input Data Wali Kelas

Tabel Data Wali kelas

Data Wali Kelas

Pengolahan Lap. Wali Kelas

Laporan Wali Kelas

Data User

Pengolahan Data User

Input Data User

Tabel Data user

Data Pendaftaran

Pengolahan Data

P d f

Input Data Pendaftaran

Tabel Data Pendaftaran

Data Daftar Ulang

Pengolahan Data Daftar

Ul

Input Data Daftar Ulang

Tabel Data Daftar Ulang

Laporan Pendaftaran

Laporan Daftar Ulang

Pengolahan Lap. Pendaftaran

Pengolahan Lap. Daftar Ulang

Data Kelas

Pengolahan Data Kelas

Input Data Kelas

Tabel Data Kelas

Pengolahan Data Guru

Tabel Data Guru

Laporan data Guru

Pengolahan Lap. Data Guru

Input Data guru

Laporan Data Kelas

Pengolahan Lap. Data Kelas

Data Guru

Pengolahan Data Pembagian Kelas

Tabel Data Bagi Kelas

Laporan Pembagian Kelas

Pengolahan Lap. Pembagian Kelas

Input Data Bagi Kelas

Data Pembagian

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram arus data atau Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang aan dikembangkan

secara logika tanpa memepertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir

atau dimana data tersebut disimpan.

Diagram arus data yang diusulkan adalah sebagai berikut :

3.2.2.1 Diagram Konteks

Laporan-la

poran0

Sistem Informasi PSB

Admin

Data User Data Pendaftaran Data daftar ulang Data kelas Data Guru Data bagi kelas

Data User Data Pendaftaran Data daftar ulang Data kelas Data Guru Data bagi kelas

Operator

Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem informasi PSB

Gambar 3.3 DFD Level 1 sistem informasi PSB

OPERATOR

Data Pendaftaran Data Daftar Ulang Data Kelas Data Pembagian Kelas

1 Olah Data

User

2

Olah Data Pendaftaran

3

Olah Data Daftar Ulang

4 Olah Data

Kelas

5 Olah Data Pembagian

Kelas

6 Olah Data

Guru

D1 Data User D2 Data D3 Data Daftar Ulang D4 Data Kelas D5 Data BagiKelas D6 Data Guru

ADMIN

8

Pembuatan Laporn

Pendaftaran

9 Pembuatan

laporan daftar ulang

10 Pembuatan

laporan kelas

11 Pembuatan

laporan bagi kelas

Input data user Input data Pendaftaran

Input data Daftar Ulang

Input data Kelas

Input data Bagi Kelas

Input data Guru

Olah Data User Olah Data Pendaftaran

Olah Data Daftar Ulang Olah Data Kelas Olah Data Bagi

Kelas Olah Data Guru

Lap. Pendaftaran

Lap. Daftar Lap. Kelas Lap. Pembagian Kelas

7 Olah Data Wali Kelas

D7 Data wali Kelas

13 Pembuatan

laporan Wali Kelas

12 Pembuatan

laporan Guru

Lap. Guru Lap. Wali Kelas

Olah Data Wali Kelas

3.3 Relasi Antar Tabel

Relasi antar table merupakan hubungan antara table satu dengan tabel lainnya.

Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar table sehingga membentuk satu

jaringan data, adapun relasi antar table pada perancangan sistem informasi penerimaan

siswa baru ini adalah sebagai berikut :

Tabel User Tabel Pendaftaran

No Pendaftaran * Nama Calon Siswa Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Nilai B.Indonesia Nilai B.Inggris Nilai Matematika Nilai IPA Jumlah Nilai Piagam Kemaslahatan Total Nilai Rata-rata Asal SMP Nama Ortu Alamat Agama Keterangan

Tabel Daftar Ulang No Pendaftaran** No Daftar Ulang* Nomor Induk Anak Ke Status dalam keluarga Telepon Siswa Alamat Asal Sekolah Tahun STTB Nomor STTB Telepon Ortu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Nama Wali Alamat Wali Pekerjaan Wali Telepon Wali

*Id User Nama User Name Password

Tabel Kelas *Id Kelas Kelas Kuota Siswa

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

Tabel Bagi Kelas Id Kelas** No Daftar Ulang**

Tabel Guru NIP* Nama guru Jenis Kelamin Alamat Telepon Jabatan

Tabel Wali Kelas Id Wali* Id Kelas** NIP**

4. Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah tahapan dimana sistem telah siap digunakan oleh pengguna

(user).

4.1 Implementasi Interface

4.1.1 Implementasi Halaman Login

Form Login digunakan oleh user untuk mengaktifkan menu utama.

Gambar 4.1 Halaman Login

4.1.2 Implementasi Halaman Utama

Gambar 4.2 Halaman Menu Utama

4.2 Pengujian Program

Pengujian sistem dimaksudkan untuk menguji program yag telah dibuat dan

diimplementasikan, supaya dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan user.

Ada dua teknik untuk melakukan pengujian yaitu black box testing dan white box testing.

4.2.1 Black Box Testing

Pengujian ini memfokuskan pengecekan program pada permasalahan output dari

listing program. Hal ini bisa diakibatkan oleh kesalahan program/listing pada suatu

pemanggilan modul program. Kesalahan seperti ini menunjukkan sistem ini perlu

penyelesaian kesalahan dengan melakukan pengujian white box testing. Gambar

dibawah ini merupakan contoh untuk Black Box Testing :

Gambar 4.3 Black Box Testing

Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa pengecekan untuk tombol simpan

pada program sudah berfugsi dengan baik, pengecekan ini dilkukan pada fungsi tombol-

tombol yang lain secara keseluruhan pada program, apakah sudah berfungsi dengan

baik atau tidak.

4.2.2 White Box Testing

Pengujian modul program-program yang djalankan aplikasi dengan masuk

kedalam atau mengetahui dan meneliti kode-kode program yang ada. Cara pengujiannya

adalah dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan

menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Berikut ini adalah contoh kesalahan pada

program yang dibangun :

Gambar 4.4 White Box Testing

4.3 Pemeliharaan Sistem

Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu dilakukan

pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi software dan hardware.

a) Pemeliharaan Software

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan

software.

- Buatlah backup database

Tujuan melakukan backup database adalah untuk mencegah apabila

database mengalami kerusakan. Agar database tidak mengalami kehilangan

data maka backup data dilakukan secara berkala dan backup disimpan

ditempat yang lain.

b) Pemeliharaan Hardware

Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami

kerusakan. Pemeliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut :

- Jangan matikan power listrik sampai komputer benar-benar mati.

- Lakukan pembersihan hardware dari debu secara umum.

- Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, jangan sampai melebihi

batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras

akan mudah rusak.

5.PENUTUP

5.1. Kesimpulan

1. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, SMA

Negeri 2 Boyolali membutuhkan sebuah sistem yang mampu mendukung dan

menangani kegiatan penerimaan siswa baru, yang meliputi pencataan data siswa

baru, pembagian kelas dan wali kelas serta pembuatan laporan penerimaan

siswa baru.

2. Penelitian dan studi kaus yang dilakukan di SMA Negeri 2 Boyolali menghasilkan

beberapa analisis, seperti analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem,

dan analisis kelayakan sistem. Hasil analisis ini digunakan untuk merancang

sistem baru sehingga sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Perancangan dan pengimplementasian sistem dilakukan dengan cara membuat

desain membuat desain proses, desain basis data, dan perancangan tampilan.

Hasil desain ini diterapkan kedalam DBMS dengan membuat tabel, dan view.

Kemudian mengembangkan apliksi berbasis desktop dengan menggunakan

visual basic 6.0 yang tersambung dengan DBMS. Hasil keluaran dari aplikasi ini

adalah laporan data penerimaan siswa baru.

4. Uji coba dilakukan dengan metode white-box dan metode black-box. Konversi

sistem dilakukan dengan metode parallel. Artinya, sistem lama dan sistem baru

dijalankan secara bersamaan selama masa uji coba.

5. Dengan adanya Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini maka kinerja

petugas dalam proses penerimaan siswa baru bisa lebih efektif dan efisien, dan

dapat menyimpan data-data secara utuh atau satu sehingga tidak sulit untuk

mencarinya dan jika inigin diarsipkan bisa langsung di cetak atau di print

sehingga akan menghasilkan laporan yang akurat dan cepat.

5.2. Saran

1. Sistem yang baru dirancang ini masih berbasis desktop, belum menggunakan

jaringan internet ataupun berbasis client server sebagai media komunikasi data.

Dengan menggunakan teknologi internet, tentunya akes terhadap sistem akan

lebih meluas, tetapi faktor keamanan data akan lebih diperhatikan dan

ditingkatkan.

2. SMA Negeri 2 Boyolali dapat mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini,

karena dengan adanya sistem ini pengolahan data penerimaan siswa baru dan

pembuatan laporan akan mudah diatasi.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fata , Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Jogiyanto,H.M. 1990. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit

ANDI

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit

ANDI

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI