sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang anda pimpin

90
Sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang Anda pimpin—atau posisi apapun yang Anda duduki di dalamnya—komunikasi selalu memainkan peran yang paling menentukan terhadap kehidupan organisasi secara keseluruhan. Seringkali organisasi mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif. Perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah komunikasi seringkali menjadi tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif. Komunikasi yang sulit dipahami—untuk kemudian diimplementasikan dalam program organisasi—tentu bukan masalah baru. Sejak lama, orang merumuskan bagaimana agar komunikasi sebagai sebuah hubungan timbal- balik, tidak hanya memainkan peran sebagai pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga menjadi perekat yang bersifat sosio- psikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis. Diantara semua masalah yang muncul, disiplin komunikasi menerjemahkan gejala tersebut sebagai miscommunication (kekeliruan dalam komunikasi) sehingga proses komunikasi tidak dapat berjalan sebagaimana yang diinginkan. Dengan kata lain, tidak efektif atau terhambat. Conor Hanaway dan Gabriel Hunt yang keduanya adalah pakar dan konsultan manajemen pada beberapa organisasi profit besar di dunia mencatat hambatan-hambatan komunikasi[1] yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai berikut: Bahasa Jika Anda menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan. Kebisingan Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan. Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda. c. Terlalu bertele-tele

Upload: iswan-setiadi

Post on 01-Jan-2016

29 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang Anda pimpin—atau posisi apapun yang Anda duduki di dalamnya—komunikasi selalu memainkan peran yang paling menentukan terhadap kehidupan organisasi secara keseluruhan. Seringkali organisasi mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif. Perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah komunikasi seringkali menjadi tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif.

Komunikasi yang sulit dipahami—untuk kemudian diimplementasikan dalam program organisasi—tentu bukan masalah baru. Sejak lama, orang merumuskan bagaimana agar komunikasi sebagai sebuah hubungan timbal-balik, tidak hanya memainkan peran sebagai pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga menjadi perekat yang bersifat sosio-psikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis.

Diantara semua masalah yang muncul, disiplin komunikasi menerjemahkan gejala tersebut sebagai miscommunication (kekeliruan dalam komunikasi) sehingga proses komunikasi tidak dapat berjalan sebagaimana yang diinginkan. Dengan kata lain, tidak efektif atau terhambat.

Conor Hanaway dan Gabriel Hunt yang keduanya adalah pakar dan konsultan manajemen pada beberapa organisasi profit besar di dunia mencatat hambatan-hambatan komunikasi[1] yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai berikut:

Bahasa

Jika Anda menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan.

Kebisingan

Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan. Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda.

c. Terlalu bertele-tele

Hindari gaya militer yang berlapis-lapis. Gunakan sesedikit mungkin tahap dalam komunikasi Anda. Pembuka adalah penting, namun hendaknya jangan sampai membuat Anda menjadi lupa terhadap inti pesan yang ingin Anda sampaikan sehingga penerima mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pesan.

d. Kesulitan mendengar

Ada banyak sekali kesulitan mendengar di pihak penerima. Tekanan kerja, masalah pribadi, prioritas lain atau kelebihan komunikasi merupakan penyebab munculnya kesulitan mendengarkan.

e. Ketidakpercayaan

Ada banyak alasan mengapa pihak penerima tidak percaya dan bersikap sinis terhadap suatu komunikasi. Sebagian rasa tidak percaya tersebut bisa jadi disebabkan oleh pihak pengirim—misalnya, jika Anda menandai semua surat Anda, “penting”, atau jika Anda tidak begitu terbuka dalam komunikasi sebelumnya.

f. Emosi

Page 2: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Emosi mempengaruhi komunikasi dalam, setidaknya, dua cara. Pertama, situasi yang sarat emosi dapat menyebabkan terjadinya banyak ebisingan yang menyebabkan penyimpangan komunikasi. Kedua, cara paling efektif untuk membuat seseorang melakukan tindakan adalah melalui emosi mereka.

g. Lingkaran umpan-balik

Tidak adanya lingkaran umpan-balik membuat pihak pengirim tidak yakin bahwa pesan telah sepenuhnya dimengerti

Berbagai hambatan komunikasi di atas tentu saja menyadarkan kita agar komunikasi yang dibangun—terlebih dalam konteks organisasi—hendaknya dilangsungkan secara efektif. Secara praktis, komunikasi efektif dapat dipahami sebagai fenomena terbalik dari gejala-gejala di atas tadi, yakni terciptanya sebuah interaksi yang saling memahami maksud pesan dari masing-masing arah yang pada tujuan akhirnya mampu mentransmisi dan mentransfer gagasan melalui peramuan pesan sebaik mungkin.

Untuk kepentingan itu, Conor Hanaway dan Gabriel Hunt kembali mengidentifikasi beberapa tahapan praktis komunikasi efektif[2] berikut ini:

a) Sampaikan pesan dengan jelas

Pastikan apa yang ingin Anda komunikasikan tercermin dengan tepat dalam komunikasi. Apakah Anda mengatakan dengan jelas tenang apa yang ingin Anda katakan, informasi yang ingin Anda sampaikan, dan hasil seperti apa yang Anda harapkan?

b) Siapkan komunikasi

Tentukan metode komnikasi apa yang akan Anda gunakan. Apakah Anda perlu menggunakan lebih dari satu metode? Misalnya, komunikasi langsung adalah yang terbaik untuk mempengaruhi orang lain, tetapi komunikasi tertulis merupakan metode terbaik menyangkut informasi yang terperinci.

c) Menyampaikan informasi

Kapan dan di mana Anda harus bertemu dengan orang tersebut untuk berdiskusi secara langsung? Apakah komunikasi tertulis harus menggunakan surat, faksimili, e-mail. Ada rutinitas dalam kebanyakan organisasi untuk mentransmisikan informasi. Anda harus memikirkan metode yang paling tepat.

d) Penerimaan

Pikirkan bagaimana pesan akan diterima. Apakah saat itu setiap orang hadir dalam rapat? Apakah pesan Anda akan sampai tepat waktu? Apakah mereka akan membaca memo yang Anda tulis? Jika tidak, pesan yang Anda kirim tidak akan sampai.

e) Reaksi terhadap pesan

Tahap ini merupakan tahap yang paling penting. Anda menginginkan agar penerima pesan mengambil tindakan sebab jika tidak, komunikasi tidak ada gunanya. Hal ini bergantung pada dua faktor, yakni kemampuan dan disposisi pihak penerima.

Banyak komunikasi organisasi dipersiapkan secara teknis—misalnya, ramalan pemasaran, analisis finansial, atau laporan-laporan teknis lainnya—yang mungkin tidak dimengerti oleh penerima. Disposisi penerima (seperti penolakan atau ketidakpedulian) dapat membuat pihak penerima tidak

Page 3: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

mau mengambil tindakan positif sebagai akibat dari komunikasi tersebut. Banyak memo yang dikirim dalam organisasi menjadi terabaikan.

f) Umpan-balik

Periksalah pihak penerima untuk memastikan bahwa komunikasi telah dimengerti dan dilaksanakan. Setiap proses komunikasi yang tidak memiliki lingkaran umpan-balik tidak begitu berarti karena pihak pengirim tidak tahu apakah pesan tersebut telah dimengerti dan dilaksanakan dengan benar.

[1] Conor Hanaway dan Gabriel Hunt, The Management Quick Reference Book, terj. Yosep Bambang Margono, (Bandung: Kaifa, 2004), hlm. 260-261

[2] Ibid., h. 255-256

http://mangozie.net/?p=226

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah

Manusia adalah mahluk sosial yang berkomunikasi dan berintekrasi

dengan masyarakat dan lingkungan sekitarnya, baik itu lingkungan tempat tinggal

maupun lingkungan kerja. Manusia sebagai mahluk sosial di dalam memenuhi

kebutuhan yang merupakan bagian dari tujuan hidupnya adalah dengan cara

bekerja. Menurut Panji Anggoro dan Wiwik Widiyanti (1990:31) kerja adalah

aktivitas dasar dan dijadikan bagian essential dari kehidupan manusia dan

memberikan status mengikat seorang individu lain serta masyarakat kerja

merupakan aktivitas sosial yang memberikan isi dan makna pada kehidupan.

Orang-orang memasuki organisasi tentunya sesuai dengan keinginannya

untuk mencapai cita-cita yang tidak dapat dicapainya secara sendiri. Untuk itu,

diperlukan peranan komunikasi organisasi dalam mempermudah individu

berkomunikasi dan berintekrasi dengan individu lain untuk memperoleh informasi

yang dibutuhkan. Melalui komunikasi terjadi pertukaran informasi, gagasan, dan

pengalaman.

Page 4: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Setiap organisasi, baik organisasi non-profit ataupun organisasi profit

tentunya memiliki tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Dalam upaya mencapai

tujuan–tujuan tersebut maka dibutuhkan kerjasama yang baik di antara sumber

daya yang terdapat dalam organisasi. Salah satu sumber daya yang terdapat dalam

organisasi adalah karyawan. Karyawan merupakan salah satu anggota organisasi

1

Universitas Sumatera Utara

yang dapat menentukan keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuan-

tujuannya. Tanpa adanya dukungan yang baik dari para karyawan maka organisasi

akan sulit dalam mencapai tujuan-tujuannya. Karyawan dapat berkerja dengan

baik apabila didalam organisasinya terdapat bentuk hubungan dan komunikasi

yang baik antara perusahaan yang diwakili oleh pihak manajemen dan para

karyawan sebagai bawahannya.

Komunikasi memiliki peranan yang sangat penting dalam kehidupan

manusia, baik secara individu, kelompok, maupun dalam organisasi. Komunikasi

dalam organisasi memiliki kompleksitas yang tinggi, yaitu bagaimana

menyampaikan informasi dan menerima informasi merupakan hal yang tidak

mudah, dan menjadi tantangan dalam proses komunikasinya. Dalam komunikasi

organisasi, aliran informasi merupakan proses yang rumit, karena melibatkan

seluruh bagian yang ada dalam organisasi. Informasi tidak hanya mengalir dari

atas ke bawah, tetapi juga sebaliknya dari bawah ke atas dan juga mengalir

diantara sesama karyawan.

Untuk membentuk kerjasama yang baik antara organisasi dan para

anggota, maka dibutuhkan bentuk hubungan serta komunikasi yang baik antara

para anggota organisasi. Hubungan komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu

disebut dengan pola komunikasi dalam struktur organisasi. Pola komunikasi

dalam struktur organisasi merupakan bentuk interaksi pertukaran pesan antar

anggota organisasi, baik komunikasi secara verbal maupun non verbal.

Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi.

2

Universitas Sumatera Utara

Page 5: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Menurut McNamara, keterampilan mengelola rapat merupakan perjalanan

menuju komunikasi yang efektif yang merupakan salah satu prinsip-prinsip pokok

komunikasi informal organisasi. Pertemuan-pertemuan dianas yang melibatkan

pada staff dan pegawai, baik itu yang diselenggarakan di markas besar maupun di

kantor-kantor cabang, dan juga konfrensi tingkat nasional, merupakan acara

berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban,

sekaligus untuk menciptakan hubungan yang baik antara pihak manajemen

dengan para pegawai. Dalam acara-acara tersebut, berlangsung suatu bentuk pola

komunikasi organisasi yang paling efisien, yakni komunikasi tatap muka.

Salah satu bentuk aktivitas komunikasi yang dapat mempertemukan antara

karyawan dengan atasannya adalah kegiatan regular meeting yang dilakukan oleh

perusahaan. Kegiatan regular meeting adalah salah satu bentuk dari aktivitas pola

komunikasi organisasi yang dilakukan perusahaan untuk membentuk iklim

komunikasi yang positif dengan memelihara hubungan yang harmonis antara

perusahaan atau pihak manajemen dengan para karyawannya.

Pelaksanaan regular meeting dalam suatu organisasi merupakan sarana

teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola

sumber daya manusia dan lain sebagainya demi pencapaian tujuan organisasi.

Kemudian, pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas

perusahaan baik dilihat secara kuantitas maupun kualitas, bentuk produk-produk

barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya (konsumen

dan customer).

3

Universitas Sumatera Utara

Pencapain produktivitas itu bukan hanya merupakan hasil kerja keras dari

pihak pekerjanya, tetapi juga berkaitan dengan hasil motivasi dan prestasi para

pekerja yang bersedia untuk bekerja dengan penuh semangat, memiliki

kebanggaan, berdisiplin tinggi, serta mampu mencapai standar kerja yang efisien

dan efektif dalam hal pengeluaran tenaga, biaya, waktu dalam berproduksi.

Pola komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri banyak

dipengaruhi oleh kegiatan dan fungsi public relation. Dalam fungsi public

Page 6: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

relations terdapat berbagai macam bentuk hubungan yang dapat dilakukan.

Diantaranya yang umum dilakukan adalah, community relations, government

relations, consumer relations, investor relations, media relations dan employee

relations. Semua bentuk hubungan-hubungan tersebut diatur oleh public relations,

dengan tujuan untuk mencapai pengertian publik (public understanding),

kepercayaan publik (public confidence), dukungan public (public support), dan

kerjasama publik (public cooperation). (S.K. Bonar, 1993:55)

Di dalam sebuah organisasi salah satu bentuk hubungan dalam public

relations yang mengatur hubungan antara perusahaan dan para karyawannya

adalah employee relations. Dengan kata lain employee relations adalah bentuk

hubungan yang dilakukan untuk menciptakan komunikasi dua arah yang baik

antara pihak manajemen dengan para karyawannya dalam upaya membina

kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya. Employee relations

juga bertujuan untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding),

kerjasama (relationship) serta motivasi diantara pihak manajemen dengan para

karyawannya.

4

Universitas Sumatera Utara

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations, hubungan publik

internal tersebut sama pentingnya dengan masyarakat eksternal, karena kedua

bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang

yang mempunyai arti sama dan saling terkait erat satu sama lainnya (Ruslan,

2003:222).

Komunikasi ke dalam melalui employee relations diharapkan akan

menimbulkan hasil yang positif, yaitu dimana karyawan merasa mendapatkan

perlakuan yang adil, ketengan bekerja, perasaan diakui, mendapatkan

penghargaan atas hasil kerja dan sebagai penyalur perasaan. Sehingga dapat

menciptakan rasa memiliki (sense of belonging).

Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut, bahwa pola komunikasi dalam

organisasi pada aktivitas regular meeting bertujuan untuk mencipatakan iklim

komunikasi yang dapat membantu mencapai tujuan perusahaan, yaitu iklim

Page 7: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

komunikasi yang dapat berkembang dengan baik, iklim komunikasi yang dapat

meningkatkan saling keterbukaan dan hubungan baik antara pihak manajemen

dengan setiap karyawan, iklim komunikasi yang berorientasi pada kepentingan

karyawan, dan dapat membangkitkan minat, semangat kerja, produktivitas kerja,

motivasi yang mengarahkan pada hubungan karyawan (employee relations) yang

positif.

Dalam penelitian ini penulis memilih SPEKTRA (Sumber Pembiayaan

Elektronik Astra) Medan sebagai objek penelitian. Alasan-alasan penulis dalam

memilih SPEKTRA Medan sebagai objek penelitian adalah, karena SPEKTRA

Medan adalah grup perusahaan PT. Astra International Tbk yang secara gencar

5

Universitas Sumatera Utara

melakukan aktivitas regular meeting dalam lingkungan organisasinya yang

tujuannya untuk meningkatkan employee relations yang akan mengahasilkan

pelayanan jasa dan produktivitas kerja karyawannya. Aktivitas regular meeting

tersebut berlangsung secara rutin, setidaknya satu kali dalam setiap minggu. Oleh

karena itu penulis merasa perlu untuk melakukan penelitian ini.

Menurut pendapat dari beberapa karyawan melalui hasil wawancara

dengan beberapa karyawan PT. FIF SPEKTRA Medan, menyatakan mengenai

aktivitas regualar meeting yang selama ini dilakukan, mereka mengatakan bahwa

regualar meeting yang rutin dilakukan memiliki pengaruh positif terhadap

hubungan karyawan (employee relations) dalam lingkungan komunikasi

organisasi mereka. Karyawan menilai bahwa regular meeting merupakan media

yang baik untuk menjalin hubungan baik antara sesama karyawan, atau atasan

dengan bawahannya. Melalui regular meeting karyawan juga mendapatkan

informasi-informasi penting mengenai pekerjaan ataupun mengenai kebijakan-

kebijakan baru dari perusahaan. Disamping itu ada juga karyawan yang

menyatakan, bahwa regular meeting yang dilakukan tidak terlalu memiliki

dampak positif terhadap hubungan karyawan (employee relations) lingkungan

komunikasi organisasi mereka. Kerena mereka menilai bahwa semua pesan-pesan

yang disampaikan dalam regular meeting dapat disampaikan melalui media

Page 8: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

penyampaian lainnya seperti papan pengumuman, dan untuk berinteraksi antar

sesama karyawan atau antara atasan dengan bawahan, dapat dilakukan setiap saat

tanpa melalui kegiatan regualar meeting.

6

Universitas Sumatera Utara

Bermula dari melayani pembiayaan leasing sepeda motor khusus sepeda

motor HONDA di Indonesia, pada tahun 2007 memulai pembiayaan kredit

elektronik untuk karyawan PT. Federal International Finance (PT. FIF) dan

karyawan Affiliation Company Astra Group, seperti Astra Daihatsu, Astra Credit

Company dan United Tractor. Melihat begitu besar permintaan dari target

customer, PT. FIF yang selama ini dikenal sebagai salah satu perusahaan leasing

yang hanya mempasilitasi pembiayaan perkreditan sepeda motor dalam Group

Astra mulai merambah pembiayaan perkreditan produk-produk elektronik.

Seiring dengan bergesernya waktu, terhitung Agustus 2007, banyak toko

elektronik di kota Medan resmi menjadi rekanan PT. FIF dalam memfasilitasi

pembiayaan kredit elektronik. Kali ini tidak saja untuk lingkungan karyawan,

namun PT. FIF menyatakan resmi untuk pembiayaan produk-produk elektronik

dan furniture. Peresmiannya sendiri dilaksanakan 1 November 2007 dengan

mengusung nama SPEKTRA.

Tidak terlepas dari reputasi baik yang dimiliki oleh PT. Federal

International Finance sebagai suatu organisasi profit atas kualitas produk serta

pelayanan jasanya, dan juga berdasarkan fenomena yang telah disebutkan di atas,

sehingga penulis merasa perlu melakukan penelitian ini, dan memberikan jawaban

atas fenomena tersebut. Adapun hipotesa dalam penelitian ini yaitu, dengan

mengetahui apakah terdapat hubungan antar variabel dalam penelitian ini, yaitu

Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dalam Employee Relations pada PT. FIF

Cabang SPEKTRA Medan.

7

Universitas Sumatera Utara

I.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam

Page 9: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

penelitian ini adalah, untuk mengetahui adakah Hubungan antara Pola

Komunikasi Organisasi pada aktivitas Regualar Meeting terhadap Employee

Relations pada PT. FIF cabang SPEKTRA Medan.

I.3 Pembatasan Masalah

Untuk menghindari ruang lingkup penelitian yang terlalu luas sehingga

dapat mengaburkan penelitian, maka penulis membatasi masalah yang akan

diteliti. Adapun pembatasan masalah tersebut adalah sebagai berikut :

1. Penelitian ini dibatasi pada Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dalam

aktivitas Regualar Meeting dengan Employee Relations pada PT. FIF cabang

SPEKTRA Medan.

2. Objek penelitian ini adalah karyawan PT. FIF cabang SPEKTRA Medan.

3. Waktu penelitian dari September-Desember 2009

I.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

I.4.1 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini, yaitu:

1. Untuk mengetahui sejauh mana Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dalam

aktivitas Regular Meetiing terhadap Employee Relations pada PT. FIF cabang

SPEKTRA Medan

8

Universitas Sumatera Utara

2. Untuk mengetahui bentuk pola komunikasi organisasi yang terjadi dalam

aktivitas regular meeting pada PT. FIF cabang SPEKTRA Medan

I.4.2 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian, yaitu:

1. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan

penulis mengenai kajian komunikasi organisasi sebagai salah satu kajian

dalam ilmu komunikasi

2. Secara akademis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi kontribusi

akademis dalam ilmu komunikasi bidang studi komunikasi organisasi,

khususnya mengenai Pola Komunikasi Organisasi dan Employee Relations.

3. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang positif

Page 10: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

bagi jajaran staf pimpinan dan karyawan PT. FIF cabang SPEKTRA Medan.

I.5 Kerangka Teori

Menurut (Singarimbun, 2006:37) teori adalah serangkaian asumsi, konsep,

konstrak, defenisi, dan posisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara

sistematis dengan merumuskan hubungan antara konsep. Dengan adanya

kerangka konsep teori akan mempermudah peneliti dalam menganalisa masalah

penelitian.

Adapun teori yang dianggap relevan dengan penelitian ini adalah :

Komunikasi, Komunikasi Organisasi, Pola Kominikasi Organisasi, Hubungan

karyawan (Employee Relations).

9

Universitas Sumatera Utara

I.5.1 Komunikasi

Carl I. Hovland mendefenisikan ilmu komunikasi adalah proses dimana

seorang (komunikator) menyampaikan perangsang (biasanya lambang bahasa)

untuk mengubah prilaku orang lain (komunikan), (Efendy, 2002:48). Bernard

Berelson dan Garry A dalam karyanya “Human Behavior” mendefenisikan

komunikasi adalah penyampaina informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan

sebagainya dengan menggunakan lambang-lambang, kata-kata, gambar-gambar

bilangan, grafika dan sebagainya. Kegiatan atau proses penyampaian inilah yang

biasa disebut komunikasi (Effendy, 2002:48).

Disini dapat diartikan bahwa komunikasi untuk mengubah prilaku itulah

yang menjadi objek studi komunikasi, yakni bagaimana caranya agar seseorang

atau sejumlah orang berperilaku tertentu, melakukan kegiatan tertentu atau

melakukan tindakan tertentu sesuai dengan yang diinginkan pelaku komunikasi.

Harold Lasswell mengemukakan “bahwa cara yang paling tepat untuk

menerangkan suatu tindakan komunikasi ialah menjawab pertanyaan, siapa yang

menyampaikan pesan, apa yang disampaikan, melalui salauran apa, kepada siapa

dan apa pengaruhnya” (Cangara, 2000:18).

Everett M. Rogers mendefenisikan komunikasi adalah proses dimana

suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud

Page 11: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

utnuk merubah tingkah laku mereka (Cangara, 2000:19). Dari defenisi-defenisi

tersebut dapat diperoleh gambaran bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi

manusia saling pengaruh-mempengaruhi, satu sama lainnya, karena itu jika kita

10

Universitas Sumatera Utara

berada dalam situasi berkomunikasi maka kita memiliki beberapa persamaan

dengan orang lain seperti kesamaan bahasa yang digunakan.

I.5.2 Komunikasi Organisasi

Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada

komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan

sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyelia

tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan

organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi.(Keith Davis dan John W.

Newstrom, 1993:151). Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki

peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi organisasi menurut Goldhaber didefinisikan sebagai proses

menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang

saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau

yang saling berubah-ubah (Muhammad, 1995:67). Komunikasi akan selalu terjadi

dalam setiap kegiatan organisasi dengan tujuan untuk menciptakan saling

pengertian dan kerjasama pada setiap anggota organisasi untuk mencapai tujuan

organisasi.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pertunjukan dan penafsiran

pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi

tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-

hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam

suatu lingkungan (Pace dan Faules, 2005: 32). Salah satu tantangan besar dalam

11

Universitas Sumatera Utara

komunikasi organisasi adalah proses yang berhubungan dengan jaringan

komunikasi.

Page 12: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Jaringan komunikasi dapat membantu menentukan iklim dan moral

organisasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh pada aliran informasi.

Tantangan dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan

informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari

seluruh bagian organisasi. Untuk menjalankan dan mencapai tujuan tersebut

maka dalam organisasi terdapat empat arah formal jaringan komunikasi dan satu

arah informal dalam organisasi.

1. Pola komunikasi organisasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai

pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi

dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi

berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk

perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian informasi

kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit.

Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu

organisasi merupakan suatu keharusan. Terdapat dua macam jaringan komunikasi

organisasi (Muhammad, 1995:102), yaitu :

A. Jaringan Komunikasi Formal

Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak berbagai

macam posisi atau kedudukan yang masing-masing sesuai batas dan tanggung

jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi

12

Universitas Sumatera Utara

dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya,

pola transformasinya dapat berbentuk downward communication, upward

communication, horizontal communication dan diagonal communication.

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari atasan

ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang

seseorang dalam suatu organisasi. ada lima tujuan pokok yaitu :

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

Page 13: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional

4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat membantu

organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan jaringan komunikasi ini adalah kemungkinan

terjadinya penyaringan informasi atau sensor informasi penting sebelum

disampaikan kepada para bawahan. Untuk komunikasi dari bawah ke atas

menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan

sangat mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk mencapai

keberhasilan komunikasi ke atas ini, para manajer harus memiliki rasa percaya

kepada para bawahannya.

Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara

bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

Adapun tujuan jaringan komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi,

mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang

13

Universitas Sumatera Utara

memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar

informasi dengan paratemanya yang berbeda departemen terutama apabila muncul

masalah-masalah khusus dalam organisasi perusahaan.

B. Jaringan Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada dalam suatu

organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/ jabatan dapat

berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang

umum, informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat

dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya lebih bersifat pribadi

atau bahkan sekadar desas-desus.

Di dalam jaringan komunikasi informal ini, tentunya ada berbagai macam

informasi yang mengalir. Namun ada dua tipe informasi yang paling utama atau

paling sering menjadi pembicaraan utama dalam komunikasi informal dalam

suatu organisasi, yakni: gosip dan rumor.

Page 14: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Pola jaringan komunikasi informal sangat penting bagi organisasi namun

bila proses pelaksanaannya tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari

sisi individual sering membuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu

khususnya tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan

keputusan. Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/ dilewati sebelum langsung

ke pengambilan keputusan. Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi

atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap

keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat mengambarkan suatu

kemungkinan munculnya kesalah pahaman.

14

Universitas Sumatera Utara

I.5.3 Hubungan karyawan (Empolyee Relation)

Kegiatan sebuah perusahaan untuk memelihara hubungan, khususnya

antara pihak atasan dengan para karyawannya merupakan fungsi dari public

relations. Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee

relations/ public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah

satu sasaran dari kegiatan PR, di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi

yang mana dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya.

Menurut Cultip dan Center (1982:290), pengertian publik internal atau

dikenal dengan Employee relations, yaitu sekelompok orang bekerja (karyawan

atau pegawai) di dalam suatu organisasi, instansi lembaga atau perusahaan.

Karyawan atau pekerja merupakan asset yang cukup penting dalam

perusahaan. Nyatanya karyawan itu sendiri terkait erat dengan status atau

kedudukan yang saling berbeda antara satu orang dengan yang lainnya,

mempunyai perbedaan yang cukup mencolok. Misalnya dapat dilihat pada

tingkatan kemampuan, pengalaman, pendidikan, pangkat, gaji, usia dan lain

sebagainya. Akan tetapi pada prinsipnya karyawan tersebut memiliki keinginan

yang sama terhadap pihak pimpinan atau perusahaan yaitu:

1. Ingin mendapatkan perlakuan yang adil dan sama dalam hal kesempatan

berkarir dari perusahaan dan meraih prestasi kerja yang maksimal sesuai

Page 15: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

dengan kemampuan.

2. Iklim tempat bekerja yang kondusif dan penuh ketenangan

15

Universitas Sumatera Utara

3. Keinginan-keinginan atau perasaan diakui atau dihargai oleh perusahaan atau

pimpinan.

4. Mendapatkan penghargaan atas hasil kerja dari perusahaan

5. Keinginan penyaluran perasaan, contohnya seperti penerbitan majalah atau

lembaran stensilan yang berfungsi menjembatani hubungan batin antara

pimpinan dengan bawahan.(Onong Uchjana Effendy, 1989:145).

Karena perbedaan status dan kedudukan masing-masing tiap individu

dalam suatu perusahaan itu dapat menimbulkan permasalahan komunikasi internal

antara pihak manajemen dengan para karyawannya. Sementara dalam mengatasi

permasalahan yang terjadi dalam komunikasi internal pihak meanajemen harus

membina hubungan yang baik dengan karyawan untuk membentuk iklim

komunikasi organisasi yang positif.

I.6 Kerangka Konsep

Untuk mempermudah menyusun hipotesis dan sekaligus memberikan

uraian yang terinci tentang materi yang dirumuskan dalam hipotesis, perlu disusun

uraian-uraian yang disebut kerangka konsep. Kerangka konsep sebagai hasil

pemikiran rasional merupakan uaraian yang bersifat kritis dalam memperkirakan

kemungkinan hasil penelitian yang dicapai, dapat mengantar peneliti pada

perumusan hipotesis. (Nawawi, 1995:33).

Dalam penelitian ini terdapat beberapa variabel yang akan diteliti, yaitu:

1. Variabel Bebas (Independen Variabel) yang diwakili oleh X adalah Pola

Komunikasi Organisasi.

16

Universitas Sumatera Utara

2. Variabel Terikat (Dependent Variabel) yang diwakili oleh Y adalah Employee

Relations

3. Variabel Antara (Intervening Variabel) Variabel yang diwakili oleh Z adalah

Page 16: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

variabel yang menghubungkan variabel bebas dan terikat. Variabel antara

dalam penelitian ini adalah karakteristik responsen.

Berdasarkan variabel-variabel yang telah ditetapkan diatas maka

terbentuklah model teoritis atau desain penelitian sebagai berikut :

Model Teoritis

± Variabel Bebas (X) Pola Komunikasi Organisasi

Variabel Terikat (Y) Employee Relations

Variabel Antara (Z) Karakteristik Responden

17

Universitas Sumatera Utara

I.7 Operasional Variabel

Berdasarkan kerangka konsep yang telah dijelaskan di atas, untuk lebih

memudahkan operasionalisasi pemecahan maslah maka perlu dibuat

operasionalisasi variabel, sebagai berikut :

Variabel Teoritis Variabel Operasional Varabel Bebas (X) Pola Komunikasi Organisasi A. Jaringan Komunikasi Formal 1. Komunikasi ke Bawah a. Instruksi Kerja b. Rasional c. Informasi d. Balikan e. Ideologi 2. Komunikasi ke Atas a. Informasi tentang pekerjaan yang sudah ada b. Menawarkan saran dan ide c. Menyampaikan keluhan d. Keterbukaan hubungan 3. Komunikasi Horizontal a. Mengkoordinasikan tugas-tugas b. Saling berbagi informasi c. Memecahkan masalah d. Menyelesaikan konflik e. Menjamin pemahaman yang sama f. Membina hubungan interpersonal B. Jaringan Komunikasi informal a. Gossip b. Rumor

Variabel Terikat (Y) Employee Relations

1. Saling pengertian (mutual understanding) 2. Kerjasama (releationsip) 3. Motivasi

Variabel Antara (Z) Karakteristik Responden

1. Usia 2. Jenis kelamin 3. Pendidikan 4. Lama bekerja Tabel Operasional Variabel

18

Universitas Sumatera Utara

I.8 Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan petunjuk tentang bagaimana suatu

variabel diukur. Dengan membaca definisi operasional dalam suatu penelitian,

dapat diketahui pengukuran suatu variabel. Dalam penelitian ini, defenisi

operasionalnya adalah :

1. Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan

Page 17: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

di dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun informal organisasi.

2. Jaringan komunikasi formal adalah pesan yang mengalir melalui jalan resmi

yang ditentukan leh hierarki resmi organisasi atau fungsi pekerjaan. Ada tiga

bentuk utama, yaitu : komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan

komunikasi horizontal.

3. Komunikasi ke bawah (downward communication) adalah arus pesan yang

mengalir dari para atasan atau para pemimpin kepada bawahannya.

4. Lima tipe komunikasi ke bawah, yaitu :

a. Instruksi Kerja adalah pesan yang disampaikan kepada bawahan

mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana

melakukannya.

b. Rasional adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan

bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi.

c. Informasi adalah pesan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan

bawhan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan organisasi,

keuntungan, kebiasaan dan data lain.

19

Universitas Sumatera Utara

d. Balikan yaitu pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu

dalam melakukan pekerjaannya

e. Ideologi adalah pesan yang bertujuan mencari sokongan dan antusias dari

anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

5. Komunikasi ke atas (Upward Communication) adalah pesan yang mengalir

dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat

yang lebih tinggi.

6. Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang

sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi.

7. Jaringan komunikasi informal yaitu bila karyawan berkomunikasi dengan

yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka

pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Jaringan komunikasi ini lebih

dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin (Muhammad, 1995 :

Page 18: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

124).

8. Employee Relations adalah adalah bentuk hubungan yang dilakukan untuk

menciPT.akan komunikasi dua arah yang baik antara pihak manajemen

dengan para karyawannya dalam upaya membina kerjasama dan hubungan

yang harmonis di antara keduanya. Employee relations juga bertujuan untuk

mencapai saling pengertian (mutual understanding), kerjasama (relationship)

serta motivasi diantara pihak manajemen dengan para karyawannya.

9. Karakteristik responden adalah nilai-nilai yang dimiliki oleh seseorang yang

dapat membedakannya dengan orang lain.

20

Universitas Sumatera Utara

a. Usia adalah lama hidup responden

b. Jenis kelamin adalah penggolongan responden menjadi dua golongan yaitu

pria dan wanita.

c. Pendidikan adalah jenjang pendidikan terakhir dari seorang karyawan.

d. Lama bekerja adalah lamanya seseorang sudah bekerja di sebuah

perusahaan.

I.9 Hipotesis

Hipotesis adalah suatu pernyataan sementara mengenai sesuatu yang

keandalannya biasanya tidak diketahui, atau hal-hal yang oleh peneliti ingin

didukung atau ditolak (Black & Dean, 2001:109)

Adapun hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah :

Ha : Terdapat hubungan antara pola komunikasi organisasi dalam aktivitas

regular meeting terhadap employee relations

H0 : Tidak terdapat hubungan antara pola komunikasi organisasi dalam aktivitas

regular meeting terhadap Employee Relations

21

U

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&ved=0CFMQFjAH&url=http%3A%2F%2Frepository.usu.ac.id%2Fbitstream%2F123456789%2F17837%2F5%2FChapter

Page 19: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

%2520I.pdf&ei=sdAnUvbmKMTirAe8-4DYBg&usg=AFQjCNHPIqdwMDfAUyuzt6UB3iVLObl06Q&sig2=ulPfe1XWBFZBzV8BNTRipQ

Jelaskan Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

1. Dari segi sifatnya :

Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. Lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.

Komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

Komunukasi Tertulis

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.

Komunikasi tertulis juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya.

Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa

merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi Non Verbal

Page 20: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata.

2. Dari segi arahnya :

Komunikasi keatas

Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasike baawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasike atas mengalir dari orang pada hierarki yan lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi. Misalnya, dalam bentuk kotak sara,pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.

Komunikasi kebawah

Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjangyang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memoresmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.

Komunikasi diagonal

Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggiotatidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.

Komunikasi horizontal

Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasihorizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dariberaneka ragam fungsi keorganisasian. Misalnya, komunikasiantar produksi dan pemsaran dalam organisasi bisnis, dsb.

Komunikasi satu arah

Pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik).

Komunikasi Dua Arah

Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi.

3. Dari segi lawannya :

Komunikasi Satu Lawan Satu

Page 21: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya

Cth:berbicara melalui telepon

Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)

Berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.

Cth: kelompok warga menginterogasi maling.

Kelompok Lawan Kelompok

Berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

Cth: debat partai politik.

4. Dari segi keresmian :

Komunikasi formal

Komunikasi yang memperhitungkan tingkat ketepatan, keringkasan, dan kecepatan komunikasi.

Komunikasi informal

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gosip , atau rumor .

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Teori_komunikasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_verbal

http://www.kamusbesar.com/53288/komunikasi-formal

http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html#!/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html

Diposkan oleh ayu dwi hastuti di 02.47

Kirimkan Ini lewat Email

BlogThis!

Berbagi ke Twitter

Berbagi ke Facebook

Page 22: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

1 ko

http://ayurebel.blogspot.com/2012/12/jelaskan-klasifikasi-komunikasi-dalam_2.html

TRANSPARANSI KOMUNIKASI ORGANISASI

Nama Mata Kuliah

Kode Mata Kuliah

Pengampu

Tujuan Instruksional

Umum

: Komunikasi Organisasi

: SPK 225

: S. Bekti Istiyanto, S.Sos

Dra. Dwi Pangastuti

M. ,M.Si

: Mahasiswa akan dapat

menjelaskan proses

komunikasi yang ada

dalam organisasi

Page 23: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

PENGANTAR MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Manajemen

Definisi : Suatu proses merancang dan memelihara

suatu lingkungan dimana orang-orang yang

bekerja sama di dalam suatu kelompok dapat

mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan

seefisien mungkin (H. Weihrich & H. Koontz)

Fungsi-fungsi manajemen :

I. Fungsi Perencanaan (Planning)

Yaitu suatu keputusan yang diambil untuk waktu

yang akan datang meliputi apa yang dilakukan, kapan

dan siapa yang melakukan “suatu keputusan yang

diambil” mengandung maksud akan adanya upaya

pemilihan alternatif dari berbagai alternatif yang ada.

Pentingnya perencanaan :

- Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidak

pastian di masa datang

- Memusatkan perhatian setiap unit yang terlibat

Page 24: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

- Membuat kegiatan lebih ekonomis

- Memungkinkan dilakukan pengawasan

Langkah perencanaan :

1. Menetapkan tujuan

2. Menentukan planning premisses

3. Mencari dan menguji berbagai alternatif kegiatan

4. Penilaian atau evaluasi seluruh alternatif

5. Seleksi dari seluruh alternatif

6. Merumuskan rencana yang menjadi penunjang

rencana dasar

7. Merumuskan rencana-rencana yang telah dibuat

dalam bentuk angka yang berupa anggaran/budget

Syarat perencanaaan yang bagus :

1. Faktual dan realistis

2. Logis dan rasional

3. Fleksibel

Page 25: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Alat perencanaan :

1. Time schedule

2. Budget

3. Analisis SWOT

Page 26: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

II. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Yaitu suatu fungsi yang dijalankan berupa cara

pengaturan dari sekian banyak pekerjaan yang perlu

dilakukan disesuaikan dengan sumber daya yang ada

guna tercipta efisiensi di dalam bekerja dalam upaya

pencapaian tujuan, yaitu :

1. Identifikasi aktifitas yang akan diadakan

2. Pengelompokan aktifitas sesuai dengan sumber

daya dan kondisi yang ada

3. Pendelegasian wewenang

4. Koordianasi wewenang

III. Fungsi Penugasan (Staffing)

Yaitu fungsi yang dijalanklan berupa pengisisan

posisi dalam struktur organisasi atau bidang-bidang

yang telah ada melalui identifikasi kebutuhan kerja.

Langkahnya :

1. Job analysis

Page 27: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

2. Job description

3. Job specification

IV. Fungsi Kepemimpinan (Leading)

Yaitu fungsi pengelolaan dan pengkoordinasian

anggota organisasi untuk mendukung pencapaian

tujuan organisasi. Di sini keterikatan anngota

dengan pemimpinnya sangat terkait untuk

melakukan kegiatan yang telah direncanakan

bersama.

Page 28: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

V. Fungsi Pengawasan (Controlling)

Yaitu merupakan pengukuran dan koreksi-koreksi

penyimpangan dari pelaksanaan kegiatan dalam

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan

membandingkan pada standar yang telah disusun,

seperti standar biaya, program, sasaran dll.

Langkah-langkah pengawasan :

1. Menentukan standar dan metode pengukuran

kegiatan

2. Mengukur kegiatan secara berulang

3. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan

standar tersebut

4. Melakukan tindakan koreksi

Page 29: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Ciri pengawasan yang efektif :

1. Dihubungkan dengan rencana dan kedudukan

seseorang

2. Dihubungkan dengan individu pimpinan dan

pribadinya

3. Harus menunjukkan penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi

4. Objektif

5. Fleksibel

6. Hemat

7. Membawa ke arah tindakan perbaikan

Page 30: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Organisasi

- Kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama

untuk mencapai tujuan

- Proses manajemen untuk mencapai tujuan dengan

kombinasi berbagai usaha-usaha orang-orang di

bawah pengawasannya

Unsur sebuah organisasi :

1. Kumpulan dua orang atau lebih

2. Memiliki tujuan yang sama (visi dan misi)

3. Ada proses manajemen (POAC/POSLC)

Kelengkapan sebuah organisasi :

1. Adanya kepengurusan

2. Adanya aturan main atau AD/ART

3. Adanya anggota organisasi

4. Adanya kesekertariatan

5. Adanya struktur organisasi yang jelas

Page 31: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Elemen Organisasi :

1. Ukuran organisasi (size)

2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)

3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and

duration)

4. Kondisi sumber daya (input of resources)

5. Komunikasi (communication)

6. Target hasil (output of organization)

Dari keenam elemen organisasi di atas, komunikasi

dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya

dalam kegiatan manajemen organisasi. Kenapa ?

Alasan pertama, komunikasi memeliki fungsi untuk

mempertemukan antara tujuan organisasi dengan

terget hasil yang dicapai.

Kedua, berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan

lingkungan organisasi.

Page 32: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota

organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas

(beban kerja) organisasi.

Page 33: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

KOMUNIKASI ORGANISASI

Berbicara tentang komunikasi organisasi berarti

membahas komunikasi dan organisasi. Artinya, ada

hubungan yang harus kita pahami dari dua unsur ini,

dan keberhasilan organisasi juga dipengaruhi oleh

komunikasi yang terjadi di dalamnya. Lebih lanjut,

perbaikan komunikasi berarti perbaikan organisasi.

Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai

‘memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan

manajemen’. Dengan kata lain, orang mempelajari

komunikasi organisasi diharapkan juga berkembang

untuk bisa menjadi seorang pemimpin atau manajer

yang lebih baik.

Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi

yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan

bermanfaat. Bahkan studi komunikasi organisasi

sebagai landasan kuat bagi karir dalam manajemen,

Page 34: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi

perusahaan, dan tugas-tugas lain yang berorientasikan

manusia dalam organisasi.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai

pertunjukan dan penafsiran pesa diantara unit-unit

komunikasi yang merupakan bagian dari suatu

organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-

unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis

antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu

lingkungan. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun

juga, setidak-tidaknya ada satu orang yang menduduki

suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan

suatu pertunjukan pesan.

Secara tradisional (fungsionalis dan objektif)

komunikasi organisasi cenderung menekankan

kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam

suatu ”batas organisasional (organizational boundary).

Fokus utamanya adalah menerima, menafsirkan dan

Page 35: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

bertindak berdasarkan informasi dalam suatu konteks.

Dimana tekanannya adalah pada komunikasi sebagai

suatu alat yang memungkinkan orang beradaptasi

dengan lingkungan mereka.

Sementara sifat terpenting komunikasi organisasi

adalah penciptaan pesan, penfasiran dan penanganan

kegiatan anggota organisasi. Bagaimana komunikasi

berlangsung dalam organisasi dan apa maknanya

bergantung pada konsepsi seseorang mengenai

organisasi. Bila organisasi dianggap sebagai suatu

struktur atau wadah yang telah ada sebelumnya, maka

komunikasi dapat dianggap sebagai “suatu substansi

nyata yang mengalir ke atas, ke bawah, dan ke

samping dalam suatu wadah” (Putnam, 1983). Dalam

pandangan itu, komunikasi berfungsi mencapai tujuan

dari sistem organisasi.

Fungsi-fungsi komunikasi lebih khusus meliputi

pesa-pesan mengenai pekerjaan, pemeliharaan,

Page 36: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

motivasi, integrasi, dan inovasi (Farace dkk, 1977).

Komunikasi mendudukkan struktur organisasi dan

adaptasinya dengan lingkungan. Bila organisasi

merupakan suatu pemroses informasi besar, maka

maksud proses komunikasi adalah untuk memperoleh

informasi yang tepat bagi orang yang tepat pada saat

yang tepat.

Berdasarkan perspektif ini, komunikasi organisasi

dapat dilihat sebagai “proses mengumpulkan,

memroses, menyimpan, dan menyebarkan komunikasi

yang memungkinkan organisasi berfungsi (idem).

Macam Organisasi

Ada dua pandangan utama tentang pembagian

organisasi yaitu organisasi sosial dan organisasi formal.

Istilah organisasi sosial merujuk kepada pola-pola

interkasi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara

orang-orang; kecenderungan mengawali kontak; arah

Page 37: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama;

perasaan tertarik, hormat dan permusuhan; dan

perbedaan status) dan regularitas yang teramati dan

perilaku sosial orang-orang yang disebakan oleh situasi

sosial mereka alih-alih oleh karakteristik fisiologis atau

psikologis mereka sebagai individu.

Adanya pola atau regularitas dalam interaksi sosial

mengisyaratkan bahwa terdapat hubungan antara

antara orang-orang yang mentransformasikan mereka

dari suatu kumpulan individu menjadi sekelompok

orang atau dari sejumlah kelompok menjadi suatu

sistem sosial yang lebih besar. Hubungan juga

berkembang antara kelompok-kelompok dan

menghasilkan aspek status sosial yang berbeda.

Bahkan status kelompok dalam sistem sosial yang lebih

besar menjadi bagian status anggota-anggotanya.

Jaringan hubungan dan kepercayaanbersama suatu

Page 38: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

kelompok biasanya disebut struktur-nya dan budaya-

nya.

Hubungan-hubungan berfungsi mengorganisasikan

perilaku manusia dalam suatu organisasi.

Berlo (1960) menyarankan bahwa komunikasi

berhubungan dengan organisasi sosial melalui tiga cara

:

1. Sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi,

keseragaman perilaku dan tekanan untuk

menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan

lewat komunikasi diantara anggota-anggota

kelompok.

2. Bila suatu sistem sosial telah berkembang, ia

menentukan komunikasi anggota-anggotanya.

3. Pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat

membantu kita membuat prediksi yang akurat

mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih

banyak daripada peranan-peranan yang mereka

Page 39: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

duduki dalam sistem. Suatu peranan merujuk

kepada seperangkat perilaku dan suatu jabatan

tertentu dalam suatu sistem sosial.

Sedang di luar organisasi sosial ada organisasi-

organisasi yang muncul dengan tujuan-tujuan tertentu.

Bila pencapaian suatu tujuan tertentu memerlukan

tujuan bersama, suatu organisasi dirancang untuk

mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan banyak individu

dan untuk memberikan rangsangan kepada orang-

orang lainnya untuk membantu mereka. Hal seperti

inilah muncul istilah organisasi formal.

Page 40: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Ada ciri- ciri sebuah organisasi formal, salah

satunya Birokrasi Weberian yaitu :

1. Penetapan jabatan-jabatan

2. Pembagaian tugas-tugas secara jelas

3. Kewenangan sesuai jabatan yang diberikan

4. Ada tatanan hirarkis tentang garis kewenangan dan

jabatan

5. Ada sistem aturan dan regulasi umum tapi tegas

6. Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan

impersonal

7. Sistem yang terbangun dengan disiplin

8. Pemisahan kehidupan pribadi dan kehidupan

organisasi

9. Pemilihan pegawai dengan kualifikasi teknis

10. Kenaikan jabatan berdasar senioritas dan prestasi

kerja.

POLA SALURAN KOMUNIKASI

Page 41: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Meskipun semua organisasi harus melakukan

komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai

tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu

organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau

berbeda-beda. Untuk organisasi berskala kecil mungkin

pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan untuk

perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka

penyampaian informasi kepada mereka merupakan

pekerjaan yang cukup rumit.

Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang

tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu

keharusan. Secara umum pola komunikasi

dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan

nonformal.

Page 42: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks,

nampak berbagai macam posisi atau kedudukan yang

masing-masing sesuai batas dan tanggung jawab dan

wewnangnya. Dalam kaitannya dengan proses

penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan

ataupun dari para manajer kepada karyawannya, pola

transformasinya dapat berbentuk downward

communication, upward communication, horizontal

communication dan diagonal communication.

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran

komunikasi dari atasan ke bawahan, dimana umumnya

terkait dengan tanggung jawab dan wewenang

seseorang dalam suatu organisasi. Menurut Katz dan

Kahn, ada lima tujuan pokok yaitu :

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus

dilaksanakan

Page 43: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik

organisasional

4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada

karyawan

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang

dapat membantu organisasi menanamkan

pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah

kemungkinan terjadinyua penyaringaninformasi atau

sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada

para bawahan.

Untuk komunikasi dari bawah ke atas

menunjukkan partisipasi bawahan dalam proses

pengambilan keputusan akans angat mebantu

pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk

mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para

manajer harus memiliki rasa percaya kepada para

bawahannya.

Page 44: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi

yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi

sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Adapun

tujuan saluran komunikasi ini adalah untuk melakukan

persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi

kepada bagian atau departemen yang memiliki

kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka

melakukan tukar menukar informasi dengan

paratemanya yang berbeda departemen terutama

apabila muncul masalah-masalah khusus dalam

organisasi perusahaan.

Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan

komunikasi antara dua level (tingkat) organisasi yang

berbeda. Jenis ini mempunyai keuntungan yaitu :

1. Penyebaran informasi bisa lebih cepat ketimbang

bentuk komunikasi tradisional/konservatif

2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau

departemen ikut membantu menyelesaikan masalah

dalam organisasi.

Page 45: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu

dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan

telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Di

samping itu komunikasi diagonal dalam organisasi yang

berskala besar sulit dikendalikan secara efektif.

Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting

bagi organisasi namun bila proses pelaksanaannya

tidak efektif bisa memberikan kerugian seperti dari sisi

individual sering menbuat frustasi atau menjengkelkan

pihak tertentu khususnya tentang keterbatasan untuk

masuk ke dalam proses pengambilan keputusan.

Dimana banyak jalur yang harus dimasuki/dilewati

sebelum langsung ke pengambil keputusan. Dari sisi

perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau

gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih

tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur

komunikasi dapat mengambarkan suatu kemungkinan

munculnya kesalah pahaman.

Page 46: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang

yang ada dalam suatu organisasi baik secara jenjang

hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan dapat

berkomunikasi secara leluasa. Namun jenis komunikasi

ini karena sifatnya yang umum, informasi yang

diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak dapat

dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena

biasanya lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar

desas-desus.

Page 47: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

KEPEMIMPINAN

Dalam suatu organisasi aspek kepemimpinan

menduduki peranan yang sangat penting. Karena tanpa

kepemimpinan akan menjadi suatu kemustahilan

sebuah organisasi berjalan dengan baik, bahkan

tidaklah mungkin pengelolan dan pengaturan

pekerjaan, kewenangan dan pencapaian tujuan dapat

terwujudkan.

Secara sederhana kepemimpinan dapat diartikan

sebagai kemampuan untuk mempengaruhi orang lain

(kelompok/organisasi) agar mereka mau berusaha

untuk mecapai sasaran atau tujuan

kelompok/organisasi. Dari pengertian tersebuat ada

beberapa variabel yang kita ketahui sebagai penopang

sebuah organisasi yaitu pemimpin (leader), anak buah

atau karyawan (follower), sasaran atau tujuan

(purpose/target/goal) dan situasi yang sedang berjalan

(situation).

Page 48: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Glenn Griswold mengemukakan beberapa kriteria

seorang pemimpin sebagai berikut :

1. mempunyai management ability

2. dapat mendidik dan memimpin

3. cerdas dalam berpikir, dapat bertindak segera dan

bijaksana dalam menghadapi soal-soal urgen

4. selalu mempunyai semangat untuk belajar dan

mengikuti perkembangan jaman

5. mempunyai rasa simpati terhadap orang-orang lain

dan dapat mengerti akan persoalan-persoalan baik

yang menyangkut individu maupun organisasi

6. ramah dan toleran, dapat membangkitkan

kepercayaan orang lain terhadap dirinya, untuk itu

harus jujur

7. mempunyai sifat-sifat baik dan bermoral tinggi

8. adil, berani dan bijaksana dalam mempertahankan

pendapatnya terhadap orang yang mencelanya

Page 49: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

tanpa alasan- alasan yang dapat dipertanggung

jawabkan

9. tegas dan bukan seorang ‘yes man’

Selain itu faktor intelegensia,

kematangan/kedewasaan sosial dan pengetahuan,

sikap penuh pengertian dan juga motivasi perlu

dipunyai.

Di luar bakat dan kemampuan yang harus dipunyai

seringkali muncul suatu kepemimpinan secara tiba-tiba

dan tidak ditentukan atau didefinisikan semudah

kepemimpinan yang ditunjuk atau diterima.

Page 50: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Munculnya seorang pemimpin dalam suatu

organisasi dapat disebabkan oleh beberapa faktor yaitu

:

1. kesediaan bekerja

2. persiapan

3. kontribusi gagasan

4. pembuatan kesan positif

5. besarnya partisipasi

6. interaksi nonverbal

7. pengaturan tempat dimana seseorang menjadi lebih

menonjol dibanding yang lain

Page 51: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Tipe Gaya Kepemimpinan

Secara umum tipe gaya kepemimpinan terbagi

mejadi empat jenis. Keempat jenis gaya kepemimpinan

ini tidaklah sesederhana pemilahan positif dan negatif.

Bahwa satu gaya pasti baik untuk diikuti dan gaya yang

lain mesti ditinggalkan. Karenanya tidaklah suatu gaya

pasti menjadi suatu kebaikan bila diterapkan di banyak

tempat, karena setiap kondisi dan situasi serta

kemungkinan bisa saja terjadi.

Keempat jenis gaya kepemimpinan tersebut adalah

:

1. Perilaku kepemimpinan otoriter ; dimana sering

dihubungkan dengan pengendalian, struktur dan

pengarahan dalam derajat yang tinggi. Seorang

pemimpin otoriter biasanya menetapkan tujuan

dan sasaran organisasi, memberikan kewajiban

dan tugas, memantau semua tahap kegiatan

Page 52: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

organisasi dan membuat atau mengaskan

keputusan akhir.

2. Kepemimpinan demokratis ; dimana harapan kerja

sama dan partisipasi para anggota organisasi

diandalkan oleh seorang pemimpin bahkan akan

mencoba menuntun –bukan memerintah- aktifitas

organisasi.

3. Kepemimpinan Nondirektif (tidak memerintah) ;

dimana seorang pemimpin bertindak sebagai

koordinator, fasilitator, dan dewan yang harus

mengetahui pikiran anggota. Ia berusaha

mempertahankan saluran komunikasi terbuka

antara para anggota organisasi dan tidak pernah

memaksakan gagasan atau keyakinannya kepada

organisasi.

4. Jenis kepemimpinan Laissez-faire yaitu merupakan

kebalikan dari kepemimpinan otoriter. Jenis ini

menjalankan pengendalian, struktur atau

pengarahan anggota organisasi sangat sedikit.

Page 53: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Tampaknya ketidak pedulian kepada para anggota

sangat menonjol. Meski begitu kebebasan para

anggota organisasi dari pengawasan yang ketat

bisa berakibat munculnya kreatifitas dan

improvisasi para anggota organisasi merupakan

sebuah kelebihan gaya kepemimpinan ini. Pada

intinya kepemimpinan lissez-faire adalah

melepaskan kekuasaan,dan memperlihatkan

ketidak tertarikan dalam memimpin orang-orang

atau menyelesaikan tugas.

Page 54: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Faktor-faktor yang mempengaruhi kepemimpinan :

a. faktor lingkungan

b. faktor komposisi organisasi

c. faktor sifat tugas

Fungsi-fungsi kepemimpinan secara luas dapat

dibagi menjadi :

a. kewajiban mengorganisasi

b. kewajiban memimpin

c. kewajiban mengevaluasi

Page 55: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

MOTIVASI

Motivasi dimengerti sebagai kondisi dasar yang

mendorong seseorang melakukan sebuah tindakan.

Hubungan antara motivasi dan tindakan dapat

diidentifikasikan pada kondisi-kondisi pokok yang

mendasari keputusan untuk berperilaku dengan suatu

cara tertentu.

Salah satu teori yang membahas motivasi adalah

teori dari Abraham Maslow (1943) dengan model

hirarkinya dan terdiri dari lima tingkatan yaitu fisiologis

pada urutan paling bawah, keselamatan dan keamanan

berikutnya, kebutuhan akan merasa memilki

(belonging) berada di tengah, penghargaan (esteem)

lebih tinggi dan terakhir kebutuhan akan aktualisasi diri

pada urutan paling atas. Teori ini menggambarkan

begitu kebutuhan tubuh dipenuhi, orang mencari

kepuasan akankeselamatan dan keamanan, lalu ketika

Page 56: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

orang merasa aman, ia termotivasi oleh kebutuhan

berikutnya – penghargaan.

Ketika pekerja mampu memuaskan semua

kebutuhannya yang lebih rendah, apa yang ia anggap

terpenting atau memuaskan adalah keinginan untuk

melakukan sesuatu yang berharga dan terkabulnya

keinginan tersebut.

Selain Maslow, ada Alderfer (1972) mengemukakan

tiga kategori kebutuhan yang disebut teori ERG. Ketiga

kebutuhan tersebut adalah existence (E) atau

eksistensi meliputi kebutuhan fisiologis seperti rasa

lapar, haus, dan seks, juga kebutuhan materi seperti

gaji dan lingkungan kerja yang menyenangkan. Kedua,

relatedness (R) atau keterkaitan menyangkut

hubungan dengan orang-orang yang penting bagi kita,

seperti anggota keluarga, sahabat dan penyelia di

tempat kerja. Serta ketiga adalah growth (G) atau

pertumbuhan yaitu meliputi keinginan kita untuk

Page 57: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

produktif dan kreatif dengan mengerahkan segenap

kesanggupan kita.

Selain itu ada teori motivasi dari McLeland dengan

tiga need-motivasinya yaitu power, affiliation dan

achievment. Dimana ketiganya pasti ada dalam diri

seseorang. Need of power merupakan gambaran

motivasi seseorang untuk berkuasa, menggunakan

kekuatannya untuk menggerakan dan mempengaruhi

orang lain. Walau sekecil motivasi seseorang motivasi

untuk berkuasa atau menggunakan powernya tetap

merupakan sebuah kebutuhan yang tidak bisa

dielakkan. Bagaimanapun motivasi untuk menunjukkan

kekuatan atau kekuasaan juga merupakan hal yang

bagus karena disana diharapkan muncul pemimpin-

pemimpin bijaksana yang bisa mengarahkan bawahan

ke arah tujuan yang diinginkan. Tapi bila motivasi ini

sangat kecil maka akan ada kecenderungan rendahnya

derajat dan status sosial karena selalu menjadi

Page 58: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

bawahan atau sekadar pekerja. Sebaliknya bila

motivasi berkuasa sangat besar dikhawatirkan justru

akan menjadi pribadi yang selfish mau menang sendiri

dan seenaknya dalam memerintah dan memimpin

orang lain. Pribadi seperti ini akan sulit mendudukkan

posisi dimana akan berada.

Need of affiliation adalah motivasi untuk bergaul,

mengembangkan kemampuan berinteraksi dan

bersosialisasi antar manusia. Dengan kemampuan

bersosial inilah manusia menunjukkan siapa dirinya

sebagai manusia yang bisa beradaptasi dan melakukan

hubungan dengan sesama. Bila ini dikembangkan

dengan baik maka diharapkan manusia bisa lebih

mengembangkan potensi yang dimiliki karena ada

evaluasi yang positif atas konsep dirinya. Sebaliknya

bila manusia tertutup atau motivasi bersosial ini rendah

maka dimungkinkan mereka akan menjadi pribadi yang

Page 59: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

introvert dan sulit untuk mengembangkan kemampuan

dan konsep diri positifnya.

Berikutnya adalah need of achiement yaitu

motivasi untuk melakukan, mencari dan memberikan

prestasi yang terbaik. Motivasi ini akan memberikan

dorongan positif bahwa seseorang pasti bisa

melakukan yang terbaik sesuai kemampuan masing-

masing. Bila seseorang tidak bermotivasi untuk

berprestasi secara baik dimungkinkan seseorang akan

berbuat apa saja, sekadarnya dan tidak mampu

menunjukkan prestasi yang berbeda dari orang lain.

Sehingga lingkungan sekitar hanya akan menganggap

tidak ada terhadap orang tersebut. Pada akhirnya

ketika orang tersebut berada di sebuah organisasi sulit

untuk mendapatkan posisi atau keuntungan lain karena

rendahnya motivasi berprestasi.

Dari teori McLeland ini setiap orang hendaknya

mempunyai motivasi yang seimbang dari ketiganya,

Page 60: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

atau bedanya tidak berkisar terlalu jauh. Bila salah satu

unsur sangat kurang atau sangat tinggi maka orang

tersebut akan sulit untuk beradaptasi dengan orang

dan lingkungan. Sehingga kemampuan untuk

mengembangkan diri juga akan menjadi rendah.

Pentingnya memahami motivasi dalam komunikasi

organisasi adalah keterkaitannya dengan tindakan

anggota organisasi yang akan dimunculkannya.

Dimana dengan motivasi yang dipunyai para anggota

organisasi mempunyai harapan terpenuhinya

kebutuhan mereka sehingga dengan harapan yang

akan merasa terpenuhi mereka akan memberikan

produktifitas kegiatan terbaik yang mereka punya.

Sebaliknya dengan harapan yang tidak yakin akan

terpenuhi akan menimbulkan konsekuensi negatif

bahkan akan menjadi keyakinan akan harapan yang

gagal terwujud. Iini bisa mempengaruhi kelangsungan

organisasi itu sendiri.

Page 61: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Dengan motivasi, pemenuhan harapan mereka

para pekerja organisasi akan mampu menunjukkan

bahwa mereka bisa mendefinisikan diri mereka sendiri

sebagai pribadi, unik dan kreatif yang sesuai dengan

keinginan mereka dan akan diterima hasilnya.

Page 62: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

PERMASALAHAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Page 63: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Stres

Salah satu masalah yang paling sering muncul dan

serius dalam dunia kerja atau sebuah organisasi adalah

stres. Menurut Ray (1991) kepustakaan mengenai stres

yang berkaitan dengan pekerjaan secara ajeg

menunjukkan bahwa stres menimbulkan pengaruh

yang merusak dan berbahaya bagi kesehatan jasmani

dan rohani pekerja.

Menurut Wayne Pace danDon faules stres dapat

didefinisikan sebagai penderitaan jasmani, mental, atau

emosional yang diakibatkan intepretasi atas suatu

peristiwa sebagai suatu ancaman bagi agenda pribadi

seorang individu. Definisi ini dapat diterjemahkan ke

dalam suatu model perkembangan dan pelepasan stres

yang berdasarkan premis bahwa intepretasi atas suatu

peristiwa/event adalah apa yang menimbulkan baik

konsukensi positif ataupun konsekuensi negatif. Suatu

peristiwa/event adalah kejadian nyata atau

Page 64: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

dibayangkan dalam kehidupan seseorang dan ini

merujuk kepada hampir semua atau segala sesuatu

yang terjadi pada seseorang.

Menurut Csikszentmihalyi (1990) menjelaskan

bahwa ‘setiap orang mempunyai suatu gambaran,

betapapun samarnya, mengenai apa yang ingin kita

capai sebelum mati’. Pencapaian keinginan ini bila

merasa terganggu akan menjadi masalah atau stres

tersebut.

Page 65: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Untuk strategi menghindari stres dapat dibagi

dalam dua cara yaitu :

Kelegaan sementara dengan :

a. pelarian

b. penenangan instan

c. gerak badan untuk kesenangan

Kesehatan badan jangka panjang dengan :

a. pemeriksaan kesehatan

b. nutrisi yang baik

c. gerak badan untuk kekuatan

Page 66: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Konflik

Dalam organisasi keterkaitan antara stres dan

konflik adalah sangat erat. Pada tingkat stres yang

tinggi dapat berperan sebagai basis konflik yang

potensial. Sebaliknya dari hubungan yang

memburukpun sangat potensial memunculkan stres.

Konflik dapat dimaknai sebagai perjuangan yang

diekspresikan antara sekurang-kurangnya dua pihak

yang saling bergantung, yang mempersepsi tujuan-

tujuan yang tidak sepadan, imbalan yang langka, dan

gangguan dari pihak lain dalam mencapai tujuan

mereka (Frost dan Wilmot, 1978). Dalam pandangan ini

perjuangan tersebut menggambarkan perbedaan

diantara pihak-pihak tersebut yang dinyatakan,

dikenali, dan dialami. Konflik baru terjadi ketika atau

setelah perbedaan tersebut dikomunikasikan.

Ada lima tipe gaya penangan konflik secara pribadi

yaitu :

Page 67: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

1. Pesaing atau pejuang gigih; untuk mengejar

kepentingannya sendiri menggunakan cara yang

agak zalimdan cenderung mengorbankan anggota

organisasi lainnya. Kemenangan merupakan tujuan

utama.

2. Kolaborator atau pemecah masalah; berusaha untuk

menciptakan situasi yang memungkinkan tujuan

semua kelompok tercapai. Selali berusaha mencari

solusi yang terbaik. Kemenangan atau kekalahan

bukanlah cara untuk memandang sebuah konflik.

Page 68: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

3. Kompromiser atau pendamai penyiasat; yaitu

mempunyai asumsi bahwa mereka yang terlibat

konflik mampu menerima kekalahan dan ia berusaha

membantu menemukan suatu posisi yang dapat

dijalankan. Suatu pola ‘sering mengalah’ sering

dilakukan.

4. Akomodator atau penolong ramah; gaya yang

kurang tegas dan cukup kooperatif, mengabaikan

kepentingan sendiri demi kepentingan orang lain.

Bisa jadi saat keputusan ditetapkan dia menerima

tapi suatu saat kelak dia akan menyesalinya.

5. Penghindar atau penurit impersonal; dimana selalu

menganggap konflik adalah sebagai tidak produktif

dan sedikit menghukum. Kecenderungannya adalah

selalu menghindari suasana yang tidak nyaman.

Seringkali konflik muncul karena tidak samanya

sebuah pemahaman di kalangan anggota organisasi.

Page 69: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Untuk itu, perbedaan dalam pemahaman dapat dikelola

dengan cara :

1. dengan menemukan apa yang orang atau pihak lain

maksudkan

2. dengan mengecek keabsahan bukti dan penalaran

3. dengan mengidentifikasikan suatu niali atau tujuan

yang lebih mendasar, yang kadang-kadang disebut

tujuan yang utama/unggul

Page 70: Sebagai Orang Nomor Satu Dalam Organisasi Yang Anda Pimpin

Sementara perbedaan yang didasarkan pada

perasaan dapat dikelola dengan lima cara yaitu :

1. Dengan meningkatkan penhargaan diri orang-orang

yang bertentangan dengan kita

2. Dengan menciptakan suatu atmosfer penelitian

untuk menelaah masalah

3. Dengan melibatkan setiap anggota dalam diskusi

4. Dengan menggunakan ringkasan untuk menunjukan

kepada kelompok apa yang telah dicapai dan apa

yang belum dicapai

5. Dengan menyediakan peluang untuk menyatakan

perasaan.