salinan perka_4_2013-tnd_1.pdf

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

TAHUN 2013

- i -

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI................................................................................... i

PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 4 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 4 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang.... 1

B. Maksud dan Tujuan... 2

C. Sasaran... 2

D. Asas........ 2

E. Ruang Lingkup....... 3

F. Pengertian Umum... 3

BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS.............. 6

A. Jenis Naskah Dinas..................................................... 6

B. Format Naskah Dinas.................................................. 8

1. Naskah Dinas Arahan............................................ 8

2. Naskah Dinas Korespondensi.. 23

3. Naskah Dinas Khusus 27

4. Laporan................................................................. 46

5. Formulir.................................................... 49

6. Naskah Dinas Elektronis........................... 49

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS 51

A. Persyaratan Penyusunan.. 51

B. Kop Naskah Dinas.. 51

C. Penomoran Naskah Dinas... 54

D. Ketentuan Penyusunan.... 64

1. Nomor Halaman .................................................... 64

2. Jarak Spasi ........................................................... 64

3. Penggunaan Huruf ................................................ 64

4. Kata Penyambung ................................................. 65

5. Lampiran .............................................................. 65

6. Rujukan ................................................................ 66

- ii - 7. Ruang Tanda Tangan ............................................ 67

8. Penentuan Batas/Ruang Tepi ............................... 68

9. Warna Tinta ............................................................ 69

E. Media/Sarana Penyusunan Naskah Dinas.. 70

1. Kertas ................................................................... 70

2. Sampul Surat......................................................... 71

3. Alat Pengolah Kata................................................. 72

F. Penggunaan Bahasa... 72

G. Estetika dan Etika 73

H. Pengelolaan Naskah Dinas Produk Hukum.................. 74

BAB IV TATA SURAT DINAS.... 79

A. Ketentuan Surat-Menyurat .... 79

B. Format dan Susunan Surat Dinas................................ 80

C. Penanganan Surat....................................................... 86

1. Penanganan Surat Masuk...................................... 86

2. Penanganan Surat Keluar.... 89

BAB V PENANDA TANGAN NASKAH DINAS ............................... 94

A. Wewenang Penanda Tangan Naskah Dinas.................. 94

B. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas...........................................................................

95

1. Delegasi ................................................................ 95

2. Mandat ................................................................. 95

BAB VI PENGGUNAAN LOGO DAN CAP DINAS. 102

A. Umum..... 102

B. Logo BPKP........... 102

C. Cap Dinas..... 103

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS.....

107

A. Pengertian.. 107

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat.........................................................

107

BAB VIII PENUTUP..... 108

DAFTAR LAMPIRAN

- iii -

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 : Format Peraturan 109 Lampiran 2 : Format Pedoman 110 Lampiran 3 : Format Petunjuk Pelaksanaan/Teknis 111 Lampiran 4 : Format Instruksi 112 Lampiran 5 : Format Surat Edaran yang ditandatangani Kepala

BPKP 113

Lampiran 6 : Format Surat Edaran yang ditandatangani pejabat eselon I/II/III mandiri

114

Lampiran 7 : Format Keputusan Kepala BPKP yang ditandatangani sendiri oleh Kepala BPKP

115

Lampiran 8 : Format Keputusan Kepala BPKP yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon 1

116

Lampiran 9 : Format Keputusan Pejabat Eselon 1 117 Lampiran 10 : Format Keputusan Pejabat Eselon 2 118 Lampiran 11 : Format Salinan Keputusan 119 Lampiran 12 : Format Surat Perintah 120 Lampiran 13 : Format Surat tugas 121 Lampiran 14 : Format Surat Tugas Bentuk Sederhana 122 Lampiran 15 : Format Surat Pengukuhan Perintah Lisan 123 Lampiran 16 : Format Surat Perjalanan Dinas 124 Lampiran 17 : Format Nota Dinas 126 Lampiran 18 : Format Memorandum 127 Lampiran 19 : Format Surat Dinas yang Ditandatangani oleh

Kepala BPKP 128

Lampiran 20 : Format Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja

129

Lampiran 21 : Format Surat Undangan 130 Lampiran 22 : Format Notisi 131 Lampiran 23 : Format Berita Acara Pembahasan Hasil

Pengawasan 132

Lampiran 24 : Format Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

133

Lampiran 25 : Format Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil Pengawasan

134

Lampiran 26 : Format Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti

135

Lampiran 27 : Format Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak 136 Lampiran 28 : Format Perjanjian Kerja Sama 137 Lampiran 29 : Format Perjanjian 138 Lampiran 30 : Format Berita Acara 139 Lampiran 31 : Format Berita Acara Pengangkatan Sumpah 140 Lampiran 32 : Format Berita Acara Naskah Serah Terima Jabatan 141 Lampiran 33 : Format Memorandum Serah Terima Jabatan 142 Lampiran 34 : Format Surat Kuasa 143 Lampiran 35 : Format Surat Keterangan 144 Lampiran 36 : Format Surat Keterangan Perjalanan 145 Lampiran 37 : Format Surat Pengantar Model Kolom 146 Lampiran 38 : Format Pengumuman 147 Lampiran 39 : Format Surat Peringatan 148 Lampiran 40 : Format Surat Izin secara Umum 149

- iv - Lampiran 41 : Format Surat Izin yang Ditandatangani atas nama

Kepala BPKP

150 Lampiran 42 : Format Surat Izin ke Luar Negeri yang

Ditandatangani Kepala BPKP 151

Lampiran 43 : Format Surat Izin ke Luar Negeri yang Ditandatangani atas nama Kepala BPKP

152

Lampiran 44 : Format Surat Izin Cuti Tahunan 153 Lampiran 45 : Format Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas 154 Lampiran 46 : Format Surat Pernyataan Menduduki Jabatan 155 Lampiran 47 : Format Surat Pernyataan Pelantikan 156 Lampiran 48 : Format Notula 157 Lampiran 49 : Format Laporan Bentuk Surat 158 Lampiran 50 : Format Laporan Bentuk Bab 159 Lampiran 51 : Format Laporan Kegiatan 162 Lampiran 52 : Format Telaahan Staf 163 Lampiran 53 : Format Cover Laporan 164 Lampiran 54 : Format Kertas Kerja Audit 165 Lampiran 55 : Format Disposisi Kepala 167 Lampiran 56 : Format Disposisi Sekretaris Utama 169 Lampiran 57 : Format Disposisi Deputi 171 Lampiran 58 : Format Disposisi Kepala Biro 173 Lampiran 59 : Format Disposisi Kepala Perwakilan 175 Lampiran 60 : Format Disposisi Kepala Perwakilan Madya 177 Lampiran 61 : Format Verbal Konsep Naskah Dinas Kepala BPKP 178 Lampiran 62 : Format Surat Permintaan Barang 179 Lampiran 63 : Format Surat Perintah Mengeluarkan Barang 180 Lampiran 64 : Format Surat Permintaan Barang Inventaris 181 Lampiran 65 : Format Surat Perintah Mengeluarkan Barang

Inventaris 182

Lampiran 66 : Daftar Pengelompokan Buku Agenda 183 Lampiran 67 : Daftar Kode Unit atau Jabatan/Konseptor Naskah

Dinas Kepala BPKP, Setma, dan Deputi 184

Lampiran 68 : Daftar Kode Unit atau Jabatan/Konseptor Naskah Dinas Biro/ Direktorat/ Bagian /Subdirektorat / Bidang

188

Lampiran 69 : Daftar Kode Unit atau Jabatan/Konseptor Naskah Dinas Pusat dan Inspektorat

189

Lampiran 70 : Daftar Kode Unit atau Jabatan/Konseptor Naskah Dinas Perwakilan BPKP

190

Lampiran 71 : Daftar Kode Unit atau Jabatan/Konseptor Naskah Dinas Bagian/Bidang/Subbagian pada Perwakilan BPKP

191

Lampiran 72 : Daftar Singkatan/Akronim Unit Kerja di Lingkungan BPKP

192

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

SALINAN

PERATURAN

KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR TAHUN 2013 4

TENTANG


DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam Keputusan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor

KEP-1317/K/SU/2007 tentang Pedoman Tata Naskah

Dinas sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir

dengan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan

dan Pembangunan Nomor PER-1289/K/SU/2011 masih

terdapat kekurangan dan belum dapat menampung

perkembangan penyelenggaraan tata naskah dinas yang

baik dan seragam sehingga perlu diganti;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam huruf a, maka perlu menetapkan

Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;

Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran

Negara Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran

Negara Nomor 4890);

2. Keputusan

- 2 -

2. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non-

Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah,

terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia

Nomor 64 Tahun 2005;

3. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit

Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non-

Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah,

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52

Tahun 2005;

4. Keputusan Presiden Nomor 68/M Tahun 2010;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi

Pemerintah;

6. Keputusan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan Nomor KEP-06.00.00-080/K/2001 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawasan Keuangan

dan Pembangunan;


Pembangunan Nomor KEP-06.00.00-286/K/2001 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan, sebagaimana telah

beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Kepala

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

Nomor 2 Tahun 2013;


Pembangunan Nomor KEP-795/K/2007 tentang Logo

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan;

Memperhatikan : Surat Edaran Sekretaris Utama Badan Pengawasan

Keuangan dan Pembangunan Nomor SE-906/SU/05/2007

tentang Penggunaan Logo Badan Pengawasan Keuangan

dan Pembangunan;

MEMUTUSKAN

- 3 -

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN

DAN PEMBANGUNAN TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH

DINAS.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP) ini, yang dimaksud dengan:

1. Naskah dinas adalah adalah informasi tertulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang, yang

mencakup naskah dinas arahan, naskah dinas

korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, formulir,

dan naskah dinas elektronis.

2. Tata naskah dinas (TND) adalah pengelolaan informasi

tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format,

penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan

penyimpanan naskah dinas, serta media yang

digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Pedoman TND adalah acuan dalam pengelolaan TND

yang bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi

tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan

tugas dan fungsi organisasi.

4. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang

mempunyai hak dan kewajiban untuk menandatangani

naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

kedinasan pada jabatannya.

Pasal 2

(1) Sasaran penetapan Pedoman TND adalah:

a. Tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran

penyelenggaraan TND di lingkungan BPKP;

b. Terwujudnya

- 4 -

b. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TND dengan

unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

c. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan dan

kemudahan dalam pengendalian;

d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi pengelolaan

TND; dan

e. Berkurangnya tumpang-tindih, salah tafsir, dan

pemborosan penyelenggaraan TND.

(2) Ruang lingkup Pedoman TND meliputi pengaturan

mengenai jenis dan format naskah dinas, penyusunan

naskah dinas, tata surat dinas, penanda tangan naskah

dinas, penggunaan logo dan cap dinas, serta perubahan,

pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.

BAB II

FORMAT, JENIS, DAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

Pasal 3

(1) Format naskah dinas merupakan susunan dan bentuk

naskah yang menggambarkan tata letak dan

redaksional, serta penggunaan logo dan cap dinas.

(2) Format naskah dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) disusun sesuai dengan jenis naskah dinas.

(3) Jenis naskah dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) mencakup naskah dinas arahan, naskah dinas

korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, formulir,

dan naskah dinas elektronis.

Pasal 4

(1) Penyusunan naskah dinas harus memerhatikan

persyaratan ketelitian, kejelasan, singkat dan padat,

logis dan meyakinkan, serta pembakuan.

(2) Untuk memberikan identitas pada naskah dinas, pada

halaman pertama bagian atas naskah dinas, digunakan

kop dan nomor naskah dinas.

(3) Kop...

- 5 -

(3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

mencakup kop naskah dinas Kepala BPKP dan kop

naskah dinas unit kerja eselon I, II, dan III Mandiri.

(4) Nomor naskah dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) digunakan setiap unit kerja sesuai dengan

sistematika penomoran naskah dinas berdasarkan pola

dan jenjang unit kerja.

Pasal 5

Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan

Bahasa Indonesia sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan

Bahasa Indonesia yang Disempumakan dan Pedoman

Umum Pembentukan Istilah.

Pasal 6

(1) Penyusunan naskah dinas sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 4 ayat (1) dilakukan sesuai dengan

Pedoman TND.

(2) Ketentuan mengenai Pedoman TND sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Kepala ini.

BAB III

PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

Pasal 7

(1) Naskah dinas ditandatangani oleh pejabat struktural

eselon I, II, atau pejabat eselon III Mandiri atau pejabat

yang mendapat pelimpahan wewenang sesuai dengan

ketentuan dinas yang berlaku.

(2) Pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengikuti jalur

jabatan struktural, maksimal hanya dapat dilimpahkan

kepada pejabat sampai batas dua jenjang di bawahnya.

BAB IV...

- 6 -

BAB IV

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 8

Dengan berlakunya Peraturan Kepala ini, Keputusan Kepala

BPKP Nomor KEP-1317/K/SU/2007 tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas, sebagaimana telah beberapa kali

diubah, terakhir dengan Peraturan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor

PER-1289/K/SU/2011, dicabut dan dinyatakan tidak

berlaku.

Pasal 9

Peraturan Kepala ini berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Januari 2013

KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd. MARDIASMO

Salinan sesuai dengan aslinya

Kepala Biro Hukum dan Humas,

Momock Bambang Sumiarso NIP 19550210 198503 1 002

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN

DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR TAHUN 2013

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

4


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan amanat Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, penyelenggaraan

tugas dan fungsi organisasi harus memberikan keyakinan yang memadai

bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah

ditetapkan secara efektif dan efisien. Pengaturan cara melaksanakan

tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan

pembangunan dilakukan melalui ketatalaksanaan pemerintah, yang

berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih

baik dan terstandardisasi.

Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah

adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi

tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim,

kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai

salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan

tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang

negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan

benar, tata surat, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum,

serta ralat naskah dinas.

Pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan BPKP telah

ditetapkan melalui Keputusan Kepala BPKP Nomor KEP-

1317/K/SU/2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Namun, dalam

perkembangannya Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor 72/KEP/M.PAN/7/2003 yang menjadi acuan Keputusan Kepala

BPKP tersebut telah disempurnakan, terakhir melalui Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80

Tahun...

- 2 -

Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.

Di samping itu, adanya saran dan masukan terhadap penerapan

Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan BPKP, perlu juga mendapat

perhatian. Menyikapi kondisi tersebut, maka Pedoman Tata Naskah

Dinas yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala BPKP tersebut harus

disesuaikan dan disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah:

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai acuan dalam

pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan BPKP.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran

komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas

dan fungsi organisasi.

C. Sasaran

Sasaran penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah:

1. Tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran penyelenggaraan

tata naskah dinas di lingkungan BPKP;

2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan

unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan dan kemudahan dalam

pengendalian;

4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi pengelolaan tata naskah dinas;

5. Berkurangnya tumpang-tindih, salah tafsir, dan pemborosan

penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas

Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas

adalah:

1. Asas Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah

dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa

Indonesia yang baik, benar, dan lugas. Penggunaan bahasa Indonesia

berpedoman...

- 3 -

berpedoman pada Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia Nomor 0543a/U/1987 tentang Penyempurnaan

Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

2. Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk

yang telah dibakukan.

3. Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari

segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan

administrasi umum.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau

satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara

tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan

redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian

dan distribusi.

6. Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi, mulai dari

penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,

pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah Dinas meliputi

pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah

dinas, tata surat dinas, penanda tangan naskah dinas, penggunaan logo

dan cap dinas, serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat

naskah dinas.

F. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam Pedoman ini meliputi hal-hal sebagai

berikut:

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang

meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan

akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah...

- 4 -

2. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan

yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan

tugas dan fungsi organisasi, baik yang bersifat pengaturan,

penetapan, maupun penugasan.

5. Naskah dinas korespondensi adalah naskah dinas yang berfungsi

sebagai alat untuk menyampaikan informasi kedinasan, berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian sesuatu, atau

hal kedinasan lainnya, kepada pihak lain di luar/dalam instansi/unit

kerja yang bersangkutan.

6. Naskah dinas khusus adalah naskah dinas yang bertujuan sebagai

alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang

untuk kepentingan khusus.

7. Laporan adalah naskah dinas yang memuat informasi sebagai

bentuk pertanggungjawaban dari suatu kegiatan atau penelitian.

8. Formulir adalah naskah dinas yang memiliki ruang untuk diisi

dengan data tertentu.

9. Naskah dinas elektronis adalah informasi yang terekam dalam media

elektronis sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan atau

diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi

pemerintah.

10. Komunikasi intern adalah tata hubungan penyampaian informasi

kedinasan yang berlaku dalam unit kerja atau dalam organisasi.

11. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi

kedinasan yang dilakukan antarunit kerja dalam organisasi atau unit

kerja/organisasi dengan instansi lain.

12. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang mempunyai hak

dan...

- 5 -

dan kewajiban untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan

tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

13. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan

tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo dan cap dinas.

14. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi pemerintah,

baik pusat maupun daerah.

BAB II...

- 6 -

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

Naskah dinas dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Naskah Dinas Arahan

a. Naskah Dinas Pengaturan:

1) Peraturan

2) Pedoman

3) Petunjuk Pelaksanaan/Teknis

4) Standard Operating Procedure (SOP)

5) Instruksi

6) Surat Edaran

b. Naskah Dinas Penetapan:

Keputusan

c. Naskah Dinas Penugasan:

1) Surat Perintah

2) Surat Tugas

2. Naskah Dinas Korespondensi

a. Intern:

1) Nota Dinas

2) Memorandum

b. Ekstern (Surat Dinas)

c. Undangan

3. Naskah Dinas Khusus

a. Notisi Audit/ Evaluasi/ Asistensi

b. Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

c. Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

d. Berita Acara Pemuktahiran Data Hasil Pengawasan

e. Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat

Ditindaklanjuti (TPTD)

f. Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM)

g. Perjanjian:

1) Dalam Negeri

2) Internasional

h. Berita Acara Lainnya

i. Surat...

- 7 -

i. Surat Kuasa

j. Surat Keterangan

k. Surat Pengantar

l. Pengumuman

m. Surat Peringatan

n. Surat Izin

o. Surat Pernyataan

p. Notula/Risalah

4. Laporan

a. Pengawasan:

1) Audit

2) Evaluasi

3) Reviu

4) Pemantauan/Monitoring

5) Pengawasan Lainnya

b. Penunjang Pengawasan Terkait dengan:

1) Teknis pengawasan

2) Kinerja

3) Keuangan

4) Kepegawaian

5) Umum

6) Hukum dan Humas

7) Reformasi Birokrasi

8) Penyelenggaraan SPIP

9) Budaya Kerja

10) Telaahan Staf

11) Laporan Lainnya

5. Formulir

a. Kertas Kerja Audit/Pengawasan

b. Lembar Disposisi

c. Verbal/Konsep Naskah Dinas Kepala BPKP

d. Formulir Surat Permintaan Barang

e. Formulir Surat Perintah Mengeluarkan Barang Inventaris

f. Formulir Surat Permintaan Barang Inventaris

g. Formulir Surat Perintah Mengeluarkan Barang

6. Naskah Dinas Elektronis

B. Format...

- 8 -

B. Format Naskah Dinas

1. Naskah Dinas Arahan

a. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas Peraturan,

Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Teknis, Prosedur Baku

Pelaksanaan Kegiatan, Instruksi, dan Surat Edaran.

1) Peraturan

a) Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur,

memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk

seluruh unit kerja di lingkungan BPKP dan Instansi di luar

BPKP sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan dapat

merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya.

Peraturan yang berlaku di lingkungan BPKP misalnya

Peraturan tentang Pedoman Audit, Peraturan tentang

Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi LAKIP, Peraturan tentang

Tata Kerja Perwakilan BPKP, dan Peraturan tentang SOP

di Bidang Kepegawaian. Adapun peraturan yang berlaku bagi

Instansi di luar BPKP, antara lain peraturan yang berkaitan

dengan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dan

Jabatan Fungsional Auditor (JFA).

Pembentukan Peraturan mengacu pada Undang-Undang

Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-Undangan, yang kemudian akan diatur lebih

lanjut dengan Peraturan Kepala BPKP.

b) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

Peraturan adalah pejabat pimpinan tertinggi pada setiap

instansi pemerintah, dalam hal ini Kepala BPKP. Untuk

Peraturan yang lingkup berlakunya di lingkungan BPKP,

Kepala BPKP dapat mendelegasikan secara tertulis

kewenangan membuat Peraturan kepada pejabat eselon I,

dan penerima delegasi tersebut tidak dapat mendelegasikan

lebih lanjut kepada pejabat eselon di bawahnya. Untuk

peraturan yang lingkup berlakunya termasuk instansi selain

BPKP, maka Kepala BPKP tidak dapat mendelegasikan

penandatanganan...

- 9 -

penandatanganan Peraturan.

Kepala BPKP dapat mendelegasikan kewenangan membuat

Peraturan dengan membuat Surat Delegasi Wewenang atau

melalui Klausul atau Pasal dalam suatu Peraturan Kepala.

c) Susunan

(1) Kepala

(a) Kop naskah dinas Kepala BPKP;

(b) Tulisan PERATURAN KEPALA BADAN

PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

REPUBLIK INDONESIA ditulis seluruhnya dengan

huruf kapital yang diletakkan di tengah margin,

tanpa diakhiri tanda baca;

(c) Nomor peraturan sesuai dengan penomoran naskah

dinas diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri

tanda baca;

(d) Judul Peraturan dibuat secara singkat dan

mencerminkan isi Peraturan dan ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah

margin, tanpa diakhiri tanda baca;

(e) Judul Peraturan tidak boleh ditulis dengan

singkatan atau akronim.

(2) Pembukaan

Pembukaan Peraturan terdiri atas hal-hal berikut:

(a) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang

diletakkan di tengah margin.

(b) Tulisan KEPALA BADAN PENGAWASAN

KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK

INDONESIA ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital, yang diletakkan di tengah margin dan

diakhiri dengan tanda baca koma.

(c) Konsideran diawali dengan kata Menimbang.

{1} Konsideran memuat uraian singkat mengenai

pokok-pokok pikiran yang menjadi latar

belakang dan alasan pembuatan Peraturan.

{2} Pokok-pokok pikiran pada konsideran memuat

unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang

menjadi...

- 10 -

menjadi latar belakang pembuatannya.

{3} Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan

bahwa Peraturan dianggap perlu untuk dibuat

adalah kurang tepat karena tidak

mencerminkan tentang latar belakang dan

alasan dibuatnya Peraturan.

{4} Jika konsideran memuat lebih dari satu pokok

pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan

dalam rangkaian kalimat yang merupakan

kesatuan pengertian.

{5} Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf

abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat

yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri

dengan tanda baca titik koma.

(d) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.

{1} Dasar hukum memuat dasar kewenangan

pembuatan Peraturan.

{2} Peraturan perundang-undangan yang

digunakan sebagai dasar hukum hanya

peraturan perundang-undangan yang

tingkatannya sama atau lebih tinggi.

{3} Jika jumlah peraturan perundang-undangan

yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu,

urutan pencantuman perlu memperhatikan

tata urutan peraturan perundang-undangan,

dan jika tingkatannya sama disusun secara

kronologis berdasarkan saat pengundangan

atau penetapannya.

{4} Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan

Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan

pencantuman Lembaran Negara Republik

Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia, yang diletakkan di antara

tanda baca kurung.

{5} Jika dasar hukum memuat lebih dari satu

peraturan perundang-undangan, tiap dasar

hukum diawali dengan angka arab 1, 2, 3, dan

seterusnya...

- 11 -

seterusnya, serta diakhiri dengan tanda baca

titik koma.

(e) Diktum terdiri atas:

{1} Kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital tanpa spasi di antara

suku kata dan diakhiri dengan tanda baca

titik dua serta diletakkan di tengah margin;

{2} Kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah

kata MEMUTUSKAN, disejajarkan ke bawah

dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf

awal kata Menetapkan ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua;

{3} Jenis dan nama yang tercantum dalam judul

Peraturan Perundang-undangan, dicantumkan

lagi setelah kata Menetapkan tanpa frasa

Republik Indonesia, serta ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan

tanda baca titik.

(3) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Peraturan terdiri atas:

(a) Semua substansi peraturan perundang-undangan

yang dirumuskan dalam pasal-pasal;

(b) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan

ke dalam:

{1} Ketentuan Umum;

{2} Materi Pokok yang diatur;

{3} Ketentuan Sanksi (jika diperlukan);

{4} Ketentuan Peralihan (jika diperlukan);

{5} Ketentuan Penutup.

(4) Kaki

Bagian kaki Peraturan terdiri atas:

(a) Tempat (kota sesuai dengan alamat BPKP) dan

tanggal penetapan Peraturan;

(b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan

tanda baca koma;

(c) Tanda...

- 12 -

(c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Peraturan,

tanpa disertai cap jabatan;

(d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani

Peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar dan NIP;

(e) Bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah

dan ditulis rata kiri.

d) Pengabsahan

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa

sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah,

suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab

di bidang hukum atau administrasi umum.

(2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda

tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata

Salinan sesuai dengan aslinya serta dibubuhi tanda

tangan dan cap pejabat yang berwenang.

e) Distribusi

Peraturan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada

pihak yang berkepentingan.

f) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli dan Salinan Peraturan yang diparaf harus

disimpan sebagai pertinggal.

Contoh naskah dinas Peraturan ada pada Lampiran 1.

2) Pedoman

a) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang

bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu

dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya

disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang

bersangkutan.

b) Wewenang Penetapan dan Penanda Tangan

Pedoman pada dasarnya adalah lampiran dari Peraturan

Kepala BPKP, yang merupakan payung hukum atas

penerbitan pedoman tersebut. Pedoman tidak menggunakan

nomor tersendiri karena pada dasarnya nomor pedoman

adalah...

- 13 -

adalah nomor Peraturan Kepala BPKP.

c) Susunan

(1) Lampiran

Bagian lampiran terdiri atas tulisan:

(a) LAMPIRAN PERATURAN ...

(b) NOMOR...

(c) TENTANG PEDOMAN...

dicantumkan disebelah kanan atas pada Lampiran

Peraturan yang berupa Pedoman, ditulis dengan huruf

kapital.

(2) Kepala

Dalam bagian kepala pedoman ditulis Judul Pedoman

yang diletakkan di tengah atas dengan menggunakan

huruf kapital.

(3) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Pedoman terdiri atas:

(a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud

dan tujuan, ruang lingkup, pengertian, sistematika

pedoman, dan hal lain yang dipandang perlu;

(b) Materi Pedoman;

(c) Penutup, yang terdiri atas hal yang harus

diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan alamat

pembuat Pedoman yang ditujukan kepada para

pembaca/pengguna atau mereka yang akan

menyampaikan saran penyempurnaan.

(4) Kaki

Bagian kaki Pedoman terdiri atas:

(a) Nama Jabatan Pejabat Yang Menandatangani, yang

ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan

tanda baca koma;

(b) Tanda tangan, tanpa cap jabatan;

(c) Nama Lengkap, yang ditulis seluruhnya dengan

huruf kapital tanpa mencantumkan gelar dan NIP;

(d) Bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah

setelah baris kalimat terakhir dan ditulis rata kiri.

d) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar

distribusi...

- 14 -

distribusi yang berlaku.

Format Pedoman dapat dilihat pada Lampiran 2.

3) Petunjuk Pelaksanaan/Teknis

a) Pengertian

Petunjuk Pelaksanaan/Teknis (Juklak/Juknis) adalah

naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan/

teknis kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.


Juklak/Juknis pada dasarnya adalah lampiran dari

Peraturan Kepala BPKP, yang merupakan payung hukum

atas penerbitan pedoman tersebut. Juklak/Juknis tidak

menggunakan nomor tersendiri karena pada dasarnya nomor

pedoman adalah nomor Peraturan Kepala BPKP.

c) Susunan

(1) Lampiran

Bagian lampiran terdiri atas tulisan:

(d) LAMPIRAN PERATURAN ...

(e) NOMOR...

(f) TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN/TEKNIS...

dicantumkan disebelah kanan atas pada Lampiran

Peraturan yang berupa Petunjuk Pelaksanaan/Teknis,

ditulis dengan huruf kapital.

(2) Kepala

Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan terdiri atas:

(a) tulisan PETUNJUK PELAKSANAAN/TEKNIS, yang

ditulis dengan huruf kapital, dicantumkan di

tengah atas;

(b) rumusan Judul Petunjuk Pelaksanaan/Teknis, yang

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara

simetris.

(3) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan/Teknis

terdiri atas:

(a) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum,

maksud dan tujuan, ruang lingkup, pengertian,

dan hal lain yang dipandang perlu;

(b) materi...

- 15 -

(b) materi Petunjuk Pelaksanaan/Teknis, yang dengan

jelas menunjukkan urutan tindakan,

pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan

hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

(4) Kaki

Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan/Teknis terdiri atas:

(a) Nama Jabatan Pejabat yang menetapkan Petunjuk

Pelaksanaan/Teknis, yang ditulis dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(b) tanda tangan pejabat yang menetapkan, tanpa

disertai cap jabatan;

(c) Nama Lengkap Pejabat yang menandatangani yang

ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan

gelar.

(d) Bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah


d) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi

yang berlaku.

Format Petunjuk Pelaksanaan/Teknis dapat dilihat pada

Lampiran 3.

4) Instruksi

a) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa

petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu

peraturan perundang-undangan.



instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi pada setiap

instansi pemerintah, dalam hal ini Kepala BPKP.

c) Susunan

(1) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri atas:

(a) kop naskah dinas Kepala BPKP;

(b) kata INSTRUKSI dan NAMA JABATAN PEJABAT

yang menetapkan, yang ditulis seluruhnya dengan

huruf...

- 16 -

huruf kapital secara simetris;

(c) NOMOR INSTRUKSI, yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital secara simetris;

(d) kata TENTANG, yang ditulis seluruhnya dengan


(e) JUDUL INSTRUKSI, yang ditulis seluruhnya


(f) NAMA JABATAN PEJABAT yang menetapkan

Instruksi, yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma

secara simetris.

(2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi terdiri atas:

(a) memuat alasan dibuatnya instruksi;

(b) daftar pejabat yang menerima instruksi;

(c) memuat substansi tentang arahan yang

diinstruksikan.

(3) Kaki

Bagian kaki Instruksi terdiri atas:

(a) tempat (kota sesuai dengan alamat BPKP) dan

tanggal dikeluarkannya Instruksi;

(b) NAMA JABATAN PEJABAT yang menetapkan

Instruksi, yang ditulis seluruhnya dengan huruf

capital dan diakhiri dengan tanda koma;

(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi


(d) NAMA LENGKAP PEJABAT yang menandatangani

Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar dan NIP.

(e) Bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah


d) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

e) Hal yang Perlu Diperhatikan

(1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok

sehingga harus merujuk pada suatu peraturan

perundang-undangan...

- 17 -

perundang-undangan.

(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi

tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format Instruksi dapat dilihat pada Lampiran 4.

5) Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan (Standard Operating

Procedure)

Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan

harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

SOP bertujuan untuk:

a) menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat

penyampaian petunjuk;

b) memudahkan pekerjaan;

c) memperlancar pelaksanaan kegiatan;

d) meningkatkan kerja sama antarpimpinan, staf, dan unsur

pelaksana.

Ketentuan lebih lanjut tentang SOP diatur dengan pedoman

tersendiri.

6) Surat Edaran

a) Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting

dan mendesak.

b) Wewenang Penetapan dan Panandatanganan

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat

Edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah,

dalam hal ini Kepala BPKP, dapat dilimpahkan kepada

pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah (Sekretaris

Utama) atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi

Surat Edaran (pejabat eselon I, II, atau eselon III mandiri).

c) Susunan

(1) Kepala

Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas:

(a) kop naskah dinas Kepala BPKP, pejabat eselon I, II,

atau...

- 18 -

atau eselon III mandiri tanpa alamat lengkap;

(b) kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang

dikirimi Surat Edaran;

(c) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah

kop naskah dinas, ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital serta nomor Surat Edaran di bawahnya

secara simetris;

(d) kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata

Surat Edaran ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital secara simetris;

(e) rumusan judul Surat Edaran, yang ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris di

bawah kata tentang.

(2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas:

(a) alasan tentang perlunya dibuat Surat Edaran;

(b) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas

lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran;

(c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

(3) Kaki

Bagian kaki Surat Edaran terdiri atas:

(a) tempat dan tanggal penetapan;

(b) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital, diakhiri dengan

tanda baca koma;

(c) tanda tangan pejabat penanda tangan dan cap

dinas;

(d) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital;

(e) bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah


d) Distribusi

Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak

terkait lainnya.

Format Surat Edaran yang ditandatangani Kepala BPKP dapat

dilihat pada Lampiran 5, sedangkan format Surat Edaran yang

ditandatangani...

- 19 -

ditandatangani pejabat eselon I/II/III mandiri dapat dilihat pada

Lampiran 6.

b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu

Keputusan.

1) Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang

bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan

pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

a) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal

keanggotaan/material/peristiwa;

b) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/

tim;

c) menetapkan pelimpahan wewenang.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan


Keputusan adalah Kepala BPKP, Sekretaris Utama, Deputi

Kepala BPKP, Pejabat Eselon II, atau pejabat Eselon III mandiri.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri atas:

(1) kop naskah dinas Kepala BPKP, pejabat eselon I, II, atau

eselon III mandiri, tanpa alamat lengkap;

(2) kata KEPUTUSAN dan NAMA JABATAN pejabat yang

menetapkan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital secara simetris;

(3) NOMOR KEPUTUSAN, yang ditulis seluruhnya dengan


(4) kata penghubung TENTANG, yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital;

(5) JUDUL KEPUTUSAN, yang ditulis seluruhnya dengan

huruf kapital;

(6) NAMA JABATAN PEJABAT yang menetapkan

Keputusan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b) Konsideran

Bagian konsideran Keputusan terdiri atas:

(1) kata...

- 20 -

(1) kata menimbang, yaitu konsideran yang memuat

alasan/ tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang

perlu ditetapkannya Keputusan;

(2) kata mengingat, yaitu konsideran yang memuat

peraturan perundang-undangan sebagai dasar

pengeluaran Keputusan;

(3) Diktum Keputusan terdiri atas hal berikut:

(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diikuti

kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal

kapital.

(b) Setelah kata menetapkan, judul keputusan tidak

perlu ditulis/dicantumkan.

(c) Substansi Keputusan diuraikan bukan dalam

pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan

bertingkat/diktum Pertama, Kedua, Ketiga, dan

seterusnya.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas:

(1) Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh

Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan

Peraturan;

(2) Materi dalam keputusan ini bersifat konkret, individual,

dan final, yang berlaku untuk suatu periode tertentu;

(3) Urutan materi yang ditetapkan dalam diktum,

mencerminkan urutan yang logis di antara diktum-

diktumnya;

(4) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi

dengan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

d) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri atas:

(1) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

lengkap (tidak boleh disingkat) seluruhnya dengan

huruf...

- 21 -

huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan


(4) nama pejabat penanda tangan keputusan ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital, tanpa gelar, dan

tanpa NIP.

(5) bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah setelah

baris kalimat terakhir dan ditulis rata kiri.

4) Pengabsahan

a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu

Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang

hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk

sesuai dengan substansi Keputusan.

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan

sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai

dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat

penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama

lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

5) Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

6) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli dan salinan Keputusan yang telah dibubuhi paraf

oleh pejabat yang berwenang harus disimpan sebagai arsip.

Contoh Format Keputusan dapat dilihat pada Lampiran 711.

c. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

1) Pengertian

Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat

oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau

pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa

yang harus dilakukan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Perintah/Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh

Kepala...

- 22 -

Kepala BPKP, Sekretaris Utama, Deputi Kepala BPKP, Pejabat

Eselon II, atau pejabat Eselon III mandiri.

3) Susunan

a) Kepala Surat

Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas:

(1) kop naskah dinas, sesuai dengan kop naskah dinas

pejabat yang menerbitkan surat perintah/surat tugas;

(2) kata SURAT PERINTAH atau SURAT TUGAS, yang

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor, yang berada di bawah tulisan Surat

Perintah/Surat Tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas

hal berikut:

(1) Alasan diterbitkannya Surat Perintah/Surat Tugas atau

dasar ketentuan yang dijadikan landasan

diterbitkannya Surat Perintah/Surat Tugas tersebut.

(2) Untuk surat perintah, kata memberi perintah

dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi

kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat

perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk

disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

(3) Untuk surat tugas, kata menugasi diikuti nama, NIP,

jabatan, dan peran pegawai yang mendapat tugas,

disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan

jangka waktu pelaksanaannya.

c) Kaki Surat

Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas:

(1) tanggal (tidak perlu didahului nama kota kecuali jika

pada kepala surat tidak mencantumkan nama kota)

Surat Perintah/Surat Tugas;

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan dan cap dinas pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap dan NIP pejabat yang menandatangani

Surat Perintah/Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf

awal...

- 23 -

awal kapital pada setiap awal unsurnya, tanpa

mencantumkan gelar.

(5) Bagian kaki diletakkan di sebelah kanan bawah setelah

baris kalimat terakhir dan ditulis secara rata kiri.

4) Distribusi

Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang

mendapat perintah/ tugas dan pejabat/instansi yang terkait.


a) Jika penugasan merupakan perintah/tugas kolektif, daftar

pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang

terdiri atas kolom nomor urut, nama, NIP, jabatan, dan

peran;

b) Surat Perintah/Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah

perintah/tugas yang termuat selesai dilaksanakan;

c) Dalam hal suatu penugasan memerlukan perjalanan dinas,

maka akan diterbitkan Surat Perjalanan Dinas (SPD),

ketentuan lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Keuangan;

d) Jika suatu perintah/penugasan diberikan secara lisan dan

belum diterbitkan surat perintah/surat tugas, maka

dibuatkan Surat Pengukuhan Perintah Lisan.

Contoh Format Naskah Dinas Penugasan dapat dilihat pada

Lampiran 12 sampai dengan 16.

2. Naskah Dinas Korespondensi

a. Naskah Dinas Korespondensi Intern

1) Nota Dinas

a) Pengertian

Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh

pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan

laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau

penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal

yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak

memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung

dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota Dinas dibuat oleh pejabat struktural dalam satu

lingkungan instansi/satuan organisasi/unit kerja sesuai

dengan...

- 24 -

dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c) Susunan

(1) Kepala

Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas:

(a) kop naskah dinas;

(b) tulisan NOTA DINAS, yang ditulis seluruhnya


(c) nomor, yang berada di bawah tulisan Nota Dinas;

(d) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital,

diikuti dengan tanda baca titik;

(e) kata dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(f) kata lampiran (bila diperlukan), yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

(g) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(h) garis penutup tunggal, dengan ketebalan 1 pt.

(2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas alinea

pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan

jelas.

(3) Kaki

Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas tanggal

ditandatanganinya nota dinas, nama jabatan yang

diakhiri dengan tanda koma, tanda tangan tanpa cap

dinas, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

d) Hal yang Perlu Diperhatikan

(1) nota dinas tidak dibubuhkan cap dinas.

(2) tembusan nota dinas berlaku di intern instansi.

(3) penomoran nota dinas dilakukan sesuai dengan

ketentuan penomoran naskah dinas.

Contoh Format Nota Dinas dapat dilihat pada Lampiran 17.

2) Memorandum

a) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat

mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,

peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

b) Wewenang...

- 25 -

b) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Memorandum dibuat oleh pejabat struktural dalam

lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas,

wewenang, dan tanggung jawab.

c) Susunan

(1) Kepala

Bagian kepala memorandum terdiri atas:

(a) kop naskah dinas;

(b) tulisan MEMORANDUM, yang ditulis seluruhnya


(c) nomor, yang berada di bawah tulisan

memorandum;

(d) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital,

diikuti dengan tanda baca titik;

(e) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(f) kata Lampiran, yang ditulis dengan huruf awal

kapital;

(i) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(j) garis penutup tunggal, dengan ketebalan 1 pt.

(2) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri atas alinea

pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat,

padat, dan jelas.

(3) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri atas tanggal

ditandatanganinya memorandum, nama jabatan yang

diakhiri dengan tanda koma, tanda tangan tanpa cap

dinas, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

d) Hal yang Perlu Diperhatikan

(1) memorandum tidak dibubuhkan cap dinas;

(2) tembusan memorandum berlaku di lingkungan intem

instansi;

(3) penomoran memorandum dilakukan sesuai dengan

ketentuan penomoran naskah dinas.

Contoh Format Memorandum dapat dilihat pada Lampiran 18.

b. Naskah...

- 26 -

b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)

Naskah Dinas Korespondensi Ekstem mencakup satu jenis naskah,

yaitu Surat Dinas. Surat Dinas merupakan penyampaikan informasi

kedinasan kepada pihak lain di luar instansi/organisasi/unit kerja

yang bersangkutan. Format surat dinas yang digunakan adalah

setengah balok atau setengah rata (semi block form).

Ketentuan lebih lanjut mengenai Surat Dinas diatur pada bab

tersendiri. Contoh format surat dinas dapat dilihat pada Lampiran

19 dan 20.

c. Surat Undangan

1) Pengertian

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan

kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan

untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat,

upacara, dan pertemuan.

2) Wewenang Penandatanganan

Surat Undangan ditandatangani oleh Kepala BPKP, Sekretaris

Utama, Deputi Kepala BPKP, Pejabat Eselon II, atau pejabat

Eselon III sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri atas:

(1) kop surat undangan, sesuai dengan kop naskah dinas

pejabat yang menerbitkan surat undangan;

(2) nomor, sifat (dicantumkan dalam kode jenis naskah

dinas), lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf

awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat

undangan;

(3) tanggal pembuatan surat (tidak perlu didahului nama

kota kecuali jika pada kepala surat tidak

mencantumkan nama kota), yang diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

(4) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan

nama penerima surat. Jika penerima surat undangan

cukup...

- 27 -

cukup banyak maka nama-nama penerima surat dapat

ditulis pada lampiran.

(5) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth., cukup ditulis

nama kota dan didahului dengan kata depan di.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri atas:

(1) Alinea pembuka;

(2) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu,

tempat, dan acara;

(3) Alinea penutup.

c) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri atas:

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan dan cap dinas pejabat;

(3) nama lengkap dan NIP pejabat yang menandatangani

surat, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal unsurnya, tanpa mencantumkan gelar;

(4) tembusan kepada pihak yang berkepentingan (jika

perlu).

4) Distribusi

Surat undangan disampaikan kepada penerima yang berhak.


a) Surat Undangan sama dengan format Surat Dinas; bedanya

adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat

Undangan dapat ditulis pada lampiran;

b) Surat Undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk

kartu.

Contoh format Surat Undangan dapat dilihat pada Lampiran 21.

3. Naskah Dinas Khusus

a. Notisi Audit/Evaluasi/Asistensi

1) Pengertian

Notisi audit/evaluasi/asistensi adalah naskah dinas yang berisi,

antara lain permintaan data, permintaan penjelasan, hasil

pengawasan...

- 28 -

pengawasan sementara, yang disampaikan dan dibahas bersama

antara tim audit dan auditi dengan tujuan agar auditi

menanggapi dan menindaklanjuti materi yang disampaikan.

Naskah dinas Notisi Audit/Evaluasi/Asistensi digunakan untuk

semua kegiatan pengawasan, yang selanjutnya disebut dengan

notisi.


Notisi dibuat oleh tim audit, dan ditandatangani oleh tim audit

dan pihak auditi yang menerima notisi.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala notisi terdiri atas:

(1) tanpa kop naskah dinas, kecuali pihak yang

menandatangani adalah pejabat eselon I, II, dan III

mandiri memakai kop naskah dinas;

(2) tulisan notisi audit/evaluasi/asistensi dicantumkan

di bawah kop naskah dinas, yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital secara simetris dan ditebalkan

hurufnya (bold);

(3) tulisan uraian judul notisi dicantumkan di bawah

tulisan notisi yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital secara simetris dan ditebalkan hurufnya (bold);

(4) alamat yang dituju (nama instansi auditi) ditulis

di bawah judul notisi audit/evaluasi/asistensi.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh notisi sesuai dengan pedoman yang terkait.

c) Kaki

Bagian kaki notisi terdiri atas:

(1) tempat dan tanggal penandatanganan;

(2) nama tim audit beserta perannya, yang ditulis dengan huruf

awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan tim audit;

(4) nama pejabat yang menerima notisi (pihak auditi), yang

ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda

baca koma;

(5) tanda tangan pejabat yang menerima notisi (pihak auditi).

Contoh format Notisi dapat dilihat pada Lampiran 22.

b. Berita...

- 29 -

b. Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

1) Pengertian

Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan adalah naskah

dinas yang berisi hasil pembahasan atas notisi audit yang telah

disampaikan oleh tim audit kepada auditi, yang memuat

kesanggupan/persetujuan ataupun ketidaksanggupan/

ketidaksetujuan pihak auditi untuk melaksanakan tindak lanjut

atas rekomendasi yang diberikan. Risalah Pembahasan

ditandatangani oleh penanggung jawab penugasan atau yang

ditunjuk dan pimpinan/atasan pimpinan auditi.


Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan dibuat oleh tim

audit, dan ditandatangani oleh tim audit (sesuai dengan

pedoman) dan pimpinan auditi yang mempunyai cukup

kewenangan.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

terdiri atas:

(1) tanpa kop naskah dinas;

(2) tulisan Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

dicantumkan di bagian tengah atas, yang ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris dan

ditebalkan hurufnya (bold);

(3) tulisan uraian judul Berita Acara dicantumkan di bawah

tulisan Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan yang

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris

dan ditebalkan hurufnya (bold).

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

sesuai dengan pedoman yang terkait.

c) Kaki

Bagian kaki Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

terdiri atas:


(2) nama tim audit beserta perannya, yang ditulis dengan huruf

awal...

- 30 -

awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan tim audit;

(4) nama pejabat (pihak auditi), yang ditulis dengan huruf awal

kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(5) tanda tangan pejabat (pihak auditi).

Contoh format Berita Acara Pembahasan Hasil Pengawasan

dapat dilihat pada Lampiran 23

c. Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

1) Pengertian

Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan adalah naskah

dinas yang berisi tentang hasil pembahasan/kesepakatan antara

pihak auditor dan auditi atas tindak lanjut hasil pengawasan/

permasalahan/temuan sesuai dengan rekomendasi/saran yang

telah disetujui. Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

disertai dengan dokumen/bukti pendukung hasil tindak lanjut.


Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan ditandatangani

oleh penanggung jawab pengawasan/pimpinan unit kerja dari

pihak auditor dan pimpinan auditi yang mempunyai cukup

kewenangan.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

terdiri atas:


(2) tulisan Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

dicantumkan di bagian tengah atas, yang ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris dan

ditebalkan hurufnya (bold);

(3) tulisan uraian judul Berita Acara Tindak Lanjut Hasil

Pengawasan dicantumkan di bawah tulisan Berita Acara

Tindak Lanjut Hasil Pengawasan yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital secara simetris dan ditebalkan

hurufnya (bold).

b) Batang...

- 31 -

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

sekurang-kurangnya memuat tindak lanjut hasil pengawasan

yang telah/belum dilaksanakan atas rekomendasi yang diberikan,

daftar dokumen/bukti pendukung atas tindak lanjut yang telah

dilaksanakan, komitmen dari pihak auditi atas penyelesaian

tindak lanjut yang belum dilaksanakan serta jangka waktu

pelaksanaan.

c) Kaki

Bagian kaki Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

terdiri atas:


(2) nama penanggung jawab pengawasan/pimpinan unit

kerja dari pihak auditor, yang ditulis dengan huruf awal


(3) tanda tangan penanggung jawab pengawasan/pimpinan

unit kerja dari pihak auditor;




Contoh format Berita Acara Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

dapat dilihat pada Lampiran 24.

d. Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil Pengawasan

1) Pengertian

Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil Pengawasan adalah

naskah dinas yang berisi hasil pembahasan/kesepakatan

mengenai data hasil pengawasan antara pihak auditor dengan

auditi yang diselenggarakan dalam suatu pertemuan/forum

pemutakhiran tindak lanjut. Dalam pembahasan dimungkinkan

untuk menambahkan informasi dan bukti untuk

mendukung/memperjelas temuan/permasalahan ataupun

tindak lanjutnya.


Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil Pengawasan dibuat oleh

tim yang ditugasi, ditandatangani oleh auditi (pimpinan auditi)

dan tim audit/auditor sesuai kewenangan.

(3) Susunan...

- 32 -

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil

Pengawasan terdiri atas:


(2) tulisan Berita Acara Pemutakhiran Data dicantumkan

di bagian tengah atas, yang ditulis seluruhnya dengan

huruf kapital secara simetris dan ditebalkan hurufnya

(bold);

(3) tulisan uraian judul Berita Acara Pemutakhiran Data

dicantumkan di bawah tulisan Berita Acara

Pemutakhiran Data yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital secara simetris dan ditebalkan hurufnya (bold).

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil

Pengawasan sekurang-kurangnya memuat informasi saldo

temuan sebelum pemutakhiran, jumlah temuan yang telah

diselesaikan, jumlah temuan yang belum selesai/saldo temuan.

c) Kaki

Bagian kaki Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil

Pengawasan terdiri atas:


(2) nama tim yang ditugasi beserta perannya, yang ditulis

dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca

koma;

(3) tanda tangan tim yang ditugasi;




Contoh format Berita Acara Pemutakhiran Data Hasil

Pengawasan dapat dilihat pada Lampiran 25.

e. Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat

Ditindaklanjuti (TPTD)

1) Pengertian

Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat

Ditindaklanjuti...

- 33 -

Ditindaklanjuti (TPTD) adalah naskah dinas yang berisi hasil

pembahasan/kesepakatan oleh tim yang ditunjuk dan yang

diberi kewenangan untuk membahas dan menyatakan

temuan/permasalahan tidak dapat ditindaklanjuti.


Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat

Ditindaklanjuti (TPTD) ditandatangani oleh tim yang ditunjuk

dan diketahui oleh pimpinan unit kerja.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Berita Acara Pembahasan Temuan

Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) terdiri atas:


(2) tulisan Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan

Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) dicantumkan di bagian

tengah atas, yang ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital secara simetris dan ditebalkan hurufnya (bold);

(3) tulisan uraian judul Berita Acara Pembahasan Temuan

Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD)

dicantumkan di bawah tulisan Berita Acara Pembahasan

Temuan Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD)

yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara

simetris dan ditebalkan hurufnya (bold).

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan

Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) sekurang-kurangnya

memuat informasi mengenai Laporan Hasil Pengawasan, uraian

temuan/permasalahan, dan alasan dinyatakan tidak dapat

ditindaklanjuti.

c) Kaki

Bagian kaki Berita Acara Pembahasan Temuan Pengawasan

Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) terdiri atas:

(1) tempat dan tanggal penandatangan;

(2) nama tim yang ditugasi beserta perannya, yang ditulis


koma;

(3) tanda...

- 34 -

(3) tanda tangan tim yang ditugasi;

(4) tanda tangan pimpinan unit kerja

Contoh format Berita Acara Pembahasan TPTD dapat dilihat

pada Lampiran 26.

f. Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak

1) Pengertian

Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM) adalah

naskah dinas yang berisi kesanggupan dan/atau pengakuan

pihak yang bertanggung jawab atas segala sesuatu berupa

uang/barang/hak yang masih harus dipertanggungjawabkan

kepada negara, dan diketahui oleh pihak yang berwenang.


Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak dibuat dan

ditandatangani oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat keterangan tanggung jawab mutlak

terdiri atas:


(2) tulisan Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak yang

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris

dan ditebalkan hurufnya (bold).

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Keterangan memuat sekurang-

kurangnya informasi mengenai nama orang yang

bertanggung jawab, nomor identitas diri, alamat kantor

dan/atau alamat tempat tinggal, jabatan, unit kerja,

pernyataan menyatakan dengan tidak akan menarik

kembali ... (tentang kesanggupan/tanggung jawab), nilai

uang/barang/hak negara yang harus dipertanggung-

jawabkan, jangka waktu kesanggupan untuk mengembalikan

atau mengganti, dan daftar jaminan yang diberikan.

c) Kaki

Bagian kaki Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak

memuat tempat, tanggal, bulan, tahun, nama dan tanda

tangan...

- 35 -

tangan pihak yang yang membuat pernyataan di atas meterai

yang cukup dan diketahui oleh pihak berwenang serta

sekurang-kurangnya oleh dua orang saksi. Cap instansi

dibubuhkan pada tanda tangan pihak yang berwenang.

Contoh format Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak

dapat dilihat pada Lampiran 27.

g. Surat Perjanjian/Memorandum of Understanding (MoU)

1) Pengertian

Surat Perjanjian/MoU adalah naskah dinas yang berisi

kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua

belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau

perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

2) Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian

internasional (bilateral, regional, dan multilateral).

a) Perjanjian Dalam Negeri

Kerja sama antarinstansi di dalam negeri, baik di pusat

maupun di daerah dibuat dalam bentuk Kesepahaman Bersama

atau Perjanjian Kerja Sama.

b) Perjanjian Internasional

Perjanjian internasional (bilateral, regional, dan multilateral)

dapat dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan

dan kerja sama antarnegara. Hubungan dan kerja sama luar

negeri dapat dilakukan atas prakarsa dari instansi pemerintah,

baik pusat maupun daerah, serta Perwakilan Republik Indonesia

di luar negeri.



Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam

negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan

ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya.


(1) Perjanjian internasional dibuat dan ditandatangani oleh

pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya, setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri Luar

Negeri...

- 36 -

Negeri.

(2) Lembaga negara dan instansi pemerintah pusat dan daerah,

yang mempunyai rencana untuk membuat perjanjian

internasional terlebih dahulu melakukan konsultasi dan

koordinasi mengenai rencana tersebut dengan Menteri

Luar Negeri.

4) Susunan


(1) Kepala

Bagian kepala Surat Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri

terdiri atas:

(a) tidak menggunakan kop naskah dinas, karena

ditandatangani pihak terkait;

(b) nama instansi/pihak yang mengadakan perjanjian;

(c) judul perjanjian;

(d) nomor.

(2) Batang tubuh

(a) Bagian ini ditulis setelah penulisan judul, merupakan

bagian awal dari Perjanjian.

(b) Para pihak yang ada dalam perjanjian, dapat orang

perorangan atau badan hukum.

(3) Kaki

Bagian kaki Surat Perjanjian Kerja Sama terdiri atas:

nama penanda tangan para pihak yang mengadakan

perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi

meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.


(1) Kepala

Bagian kepala terdiri atas:

(a) tidak menggunakan kop naskah dinas, karena

ditandatangani pihak terkait;

(b) nama pihak yang mengadakan Perjanjian/MoU;

(c) judul Perjanjian.

(2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas:

(a) penjelasan para pihak sebagai pihak yang terikat oleh

perjanjian...

- 37 -

perjanjian/MoU;

(b) keinginan para pihak;

(c) pengakuan para pihak terhadap Perjanjian tersebut;

(d) rujukan terhadap Surat Minat/Surat Kehendak (Letter of

Intent);

(e) acuan terhadap ketentuan yang berlaku;

(f) kesepakatan kedua belah pihak terhadap ketentuan

yang tertuang dalam pasal-pasal.

(3) Kaki Bagian kaki terdiri atas:

(a) nama jabatan pejabat penanda tangan selaku wakil

pemerintah masing-masing, tanda tangan, dan nama

pejabat penanda tangan, yang letaknya disesuaikan

dengan penyebutan dalam judul Perjanjian;

(b) tempat dan tanggal penandatanganan Perjanjian;

(c) penjelasan teks bahasa yang digunakan dalam

Perjanjian;

(d) segel asli.

Contoh format penjanjian dapat dilihat pada Lampiran 28 dan 29.

h. Berita Acara Lainnya

1) Pengertian

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang

proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani

oleh para pihak dan para saksi. Dalam berita acara ini diatur

penyerahan dan penerimaan suatu hak/penguasaan/

pertanggungjawaban, yang dimaksudkan sebagai bukti suatu

keadaan/peristiwa hukum, misalnya Berita Acara Penyerahan

Barang/Jasa, Berita Acara Pengangkatan Sumpah, dan Naskah

Serah Terima Jabatan yang dilengkapi dengan Memorandum

Serah Terima Jabatan bagi pejabat yang bersangkutan.

2) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Berita Acara terdiri atas:

(1) kop naskah dinas;

(2) judul Berita Acara;

(3) nomor Berita Acara, kecuali untuk Berita Acara Pengangkatan

Sumpah...

- 38 -

Sumpah tidak memakai nomor naskah dinas.

b) Batang tubuh

Bagian batang tubuh Berita Acara terdiri atas:

(1) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan

para pihak yang membuat Berita Acara;

(2) substansi Berita Acara.

c) Kaki

Bagian kaki Berita Acara memuat nama dan tanda tangan

para pihak yang terkait dan saksi.

Contoh format Berita Acara dapat dilihat pada Lampiran 30 - 33.

i. Surat Kuasa

1) Pengertian

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan

atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu

tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

2) Susunan

a) Kepala

Kepala surat kuasa terdiri atas:


(2) judul surat kuasa;

(3) nomor surat kuasa.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat kuasa, memuat materi yang

dikuasakan.

c) Kaki

Bagian kaki Surat Kuasa memuat tanggal, bulan, dan tahun

pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang

berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai dengan

peraturan perundang-undangan. Khusus untuk Surat Kuasa

dalam bahasa Inggris tidak menggunakan materai.

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Lampiran 34.

j. Surat...

- 39 -

j. Surat Keterangan

1) Pengertian

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi

mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.


Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat keterangan terdiri atas:


(2) judul Surat Keterangan;

(3) nomor Surat Keterangan.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat yang

menerangkan dan pegawai yang diterangkan, serta maksud

dan tujuan diterbitkannya Surat Keterangan.

c) Kaki

(1) Bagian kaki Surat Keterangan memuat tanggal, bulan,

tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat

yang membuat Surat Keterangan tersebut.

(2) Tembusan surat keterangan, apabila diperlukan, dikirim

kepada pejabat/pegawai yang terkait.

Contoh format Surat Keterangan dapat dilihat pada Lampiran 35

dan 36.

k. Surat Pengantar

1) Pengertian

Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan

untuk mengantar/menyampaikan naskah dan atau barang.


Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai


3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Pengantar terdiri atas:

(1) kop...

- 40 -


(2) nomor, sifat (dicantumkan dalam kode jenis naskah

dinas), lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf

awal kapital di sebelah kiri di bawah kop Surat Dinas;

(3) tanggal pembuatan surat (tidak perlu didahului nama

kota, kecuali jika pada kepala surat tidak

mencantumkan nama kota), yang diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

(4) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan

nama penerima surat (nama jabatan atau nama orang),

jika penerima surat lebih dari satu, nama penerima

surat ditulis dibawah kata Yth. dan diberi nomor urut;

Sebutan Bapak, Ibu, atau Saudara hanya digunakan

di depan nama orang. Namun, jika gelar orang ditulis

di belakang nama, maka boleh didahului sebutan

Bapak, Ibu, atau Saudara. Sebutan Bapak atau Ibu

digunakan sebagai tanda penghormatan kepada atasan

atau yang dianggap lebih senior, diikuti dengan nama

pejabat tersebut dan bukan nama jabatannya.

(5) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth., cukup ditulis

nama kota dan didahului dengan kata depan di.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom

terdiri atas:

(1) nomor urut;

(2) jenis yang dikirim;

(3) banyaknya naskah/barang;

(4) keterangan.

c) Kaki

Bagian kaki Surat Pengantar terdiri atas:

(1) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

(a) nama jabatan pembuat pengantar;

(b) tandatangan;

(c) nama dan NIP;

(d) stempel jabatan/instansi.

(2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

(a) nama jabatan penerima;

(b) tanda tangan...

- 41 -

(b) tanda tangan;

(c) nama dan NIP;

(d) cap instansi instansi;

(e) nomor telepon/faksimile;

(f) tanggal penerimaan.


Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

5) Penomoran

Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran Surat

Dinas.

Contoh format Surat Pengantar dapat dilihat pada Lampiran 37.

l. Pengumuman

1) Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat

pemberitahuan, ditujukan kepada semua pejabat/pegawai

dalam suatu instansi atau perseorangan dan golongan di dalam

atau di luar instansi.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai


3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala pengumuman terdiri atas:


(2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi,

yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara

simetris dan nomor pengumuman dicantumkan

di bawahnya;

(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris;

(4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh Pengumuman hendaknya memuat:

(1) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;

(2) peraturan...

- 42 -

(2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki Pengumuman terdiri atas:

(1) tempat dan tanggal penetapan;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis


koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

(5) cap dinas.


a) tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada

kelompok/golongan tertentu.

b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat

cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Contoh format Pengumuman dapat dilihat pada Lampiran 38.

m. Surat Peringatan

1) Pengertian

Surat Peringatan adalah surat yang sifatnya mengingatkan

bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau sesuatu

hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan

maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana

mestinya.


Surat Peringatan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai


3) Susunan

Susunan surat peringatan adalah sebagai berikut:

a) Kepala

Bagian kepala surat peringatan terdiri atas:


(2) kata Yth., diikuti dengan nama penerima surat (nama

jabatan atau nama orang), jika penerima surat lebih dari

satu...

- 43 -

satu, nama penerima surat ditulis dibawah kata Yth. dan

diberi nomor urut;

(3) judul surat peringatan;

(4) nomor surat peringatan.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh surat peringatan hendaknya memuat:

(1) alasan tentang perlunya dibuat peringatan;

(2) peraturan yang menjadi dasar penerbitan surat

peringatan;

c) Kaki

Bagian kaki surat peringatan terdiri atas:

(1) tanggal penerbitan;

(2) nama jabatan pejabat yang membuat, yang ditulis


koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menerbitkan;

(4) nama lengkap yang menandatangani, ditulis dengan

huruf awal kapital;

(5) cap dinas.

Contoh format Surat Peringata

salinan perka_4_2013-tnd_1.pdf

Documents