s t i & k 2011-2015 -...

RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI 2011-2015

Ringkasan Eksekutif

1

Tim Konsultan: Arrianto Mukti Wibowo, Rifki Shihab, Budi Yuwono, Abdul Muthalib, Rein Nusa, M. Sattar, Suhendro,Dewi Puspa, Fitri, Rismawati Sunarya, Pusilkom UI (2010)

DAFTAR

ISI

Pendahulaun

Assessment TIK Saat Ini

Cetak Biru TIK Masa Depan

Roadmap & Strategi Implementasi

1

6

8

22

2

Dibuat: 5-Des-10 (AMW, BY, MRS, RN, MS, SH, DP, FI). Penyuntingan terakhir: 6-Jul-11

PENDAHULUAN

3

PEN

DAHULU

ANLatar BelakangTujuan PekerjaanDeleted

Permasalahan

Permasalahan utama yang dihadapi oleh KemenXYZsaat ini adalah masalah data yang kurang dapatdihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dankurang akurat. Tidak terselesaikannya masalah iniakan mengurangi kemampuan KemenXYZ dalampengambilan keputusan. Selain itu, masalah ini jugamengurangi kemampuan kolaborasi dan koordinasiantara eselon I.Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalahefisiensi sumber daya TIK, termasuk pula didalamnya mengenai anggaran dan keahlian.

Maksud Dokumen Ini

Dokumen ini menjelaskan secara singkat namunmenyeluruh seluruh pekerjaan yang telah dilakukanterkait jasa konsultasi penyusunan cetak biru TIKKemenXYZ 2011-2015. Penjelasan mendalamterdapat dalam dokumen-dokumen lain yang dibuatsesuai kerangka acuan kerja pekerjaan.

Tujuan Pekerjaan

Tujuan utama dari pekerjaan ini dalah menyusunCetak Biru TIK KemenXYZ, sebagai acuanselanjutnya dalam menyusun program kerjaimplementasi TIK di seluruh KemenXYZ.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup pekerjaan konsultasi mencakupseluruh KemenXYZ, termasuk semua eselon I yangbernaung di bawahnya.

4

PEN

DAHULU

ANMetodologi

5

Program & Project PortfoliosPriorities & Schedules

Business ArchitectureLayer

Information SystemsArchitecture Layer

Information TechnologyArchitecture Layer

IS/IT Management& Organization





Gap

Ana

lysi

s





Vision & MissionOrganization & Business Strategy,

Policies, Objectives

Assessment of Current IS/IT Future IS/IT Blueprint Roadmap & Implementation Plan

Penjelasan

Metodologi ‘IT-Plan UI’ (Wibowo & Yuwono, 2006) ini dipergunakan untuk menghasilkan cetak biru danstrategi TIK. Proses dimulai dengan tahapan assessment keadaan saat ini, kemudian proses penyusunan visi,misi dan strategi, dan dilanjutkan dengan menetapkan cetak biru masa depan. Kemudian, dilakukan analisakesenjangan antara keadaan saat ini dengan kebutuhan masa depan, yang pada akhiirnya menjadi dasardalam menyusun roadmap dan rencana implementasi. Pada bagian akhir ini dapat disusun rencana programkerja serta portofolio proyek.

5

ASSESSMENT TIK SAAT INI

6

ASSESSM

ENTTIK SAATIN

ILokasi Assessment

Proses Assessment

Assessment dimulai segera setelah dimulainyaproyek pada bulan …, dn dilakukan terus menerussecara iteratif sampai seluruh data yang dibutuhkandalam menyusun cetak biru dan roadmapterpenuhi.Assessment dilakukan dengan menyebarkanformulir isian, studi dokumen, observasi sertawawancara mendalam yang terekam atau dicatat.Umpan balik didapatkan pula melalui meeting 2mingguan. Interviewee mencakup businessmnnagers, manajer terkait TIK dan staf TIK darieselon 1, serta jajaran unit TIK pusat.

Ringkasan Hasil Assessment

•Kesulitan mendapatkan data dari eselon I lain terkait masalahizin dan kewenangan

•Kurangnya kendali saat data entri dar source document yangakan mengurangi kualitas data

•Siklus pelaporan yang berbeda antar eselon I menghalangipertukaran data karena laporan belum diperiksa/disahkan padawaktu yang dibutuhkan eselon I lain

Isu terkait proses bisnis

•Aplikasi antar eselon I tidak terintegrasi dan data terkadang di-entry ulang ke sistem lain

•Model yang dianut saat ini, yakni pertukaran data, tidakmenjamin konsistensi data antar eselon I

•Belum adanya referensi bersama atas data utama, seperti kodesatuan kerja

Isu terkait sistem informasi

•Kurangnya standar TIK yang disepakati bersama antar eselon I•Kurang handalnya layanan e-mail dan masalah keamanan

server yang dititipkan di unit TIK pusat

Isu terkait teknologi informasi

•Kesulitan komunikasi & koordinasi perencanaan TIK antareselon I

•Sistem anggaran yang mengizinkan setiap eselon Imerencanakan TIK sendiri tanpa persetujuan unit TIK pusat

•Munculnya harapan agar unit TIK pusat lebih proaktif melayanipengguna dari eselon I lain

Isu terkait manajemen & organisasi

7

CETAK B IRU TIK

8

CETAKB

IRUTIK

Visi Unit TIK KemenXYZMenjadi unit TIK KemenXYZ berstandarinternasional yang secara proaktif melayanikebutuhan seluruh satuan kerja dan menjadichampion pemanfaatan TIK dalam menjalankankebijakan Kementerian XYZ.

Arahan Strategis KemenXYZ

Berdasarkan peta strategi KemenXYZ, beberapasasaran strategis yang ingin dicapai antara lain:

deletedDalam rangka mencapai sasaran-sasaran di atas,maka KemenXYZ membutuhkan suatu sisteminformasi yang bisa memantau kinerja, mendukungpengambilan keprtusan, serta mendukung fungsiKemenXYZ dalam melayani negara dan masyarakat.

Misi TIKKemenXYZSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSSS• Mendukung kepentingan pengambilan

keputusan.• Mendukung integrasi, kolaborasi dan kerja antar

eselon I Kementerian XYZ.

Proses Penyusunan

Pengembangan dan penyusunan cetak biru TIKdilakukan isu-isu dari tahap assessmentteridentifikasi. Pengmbangan dilakukan secaraiteratif sampai akhir masa pekerjaan. Tim konsultanmempertimbangkan banyak aspek, sepertii visipimpinan KemenXYZ, strategi & sasaran KemenXYZ,peraturan perundangan yang ada (termasuk KMK),best practice dan tentunya hasil assessment. Drafcetak biru TIK secara berkala didiskusikan denganjajaran pimpinan TIK KemenXYZ, jajaran projectmanagement office dan perwakilan dari setiapeselon I secara berkala (2 mingguan) maupunsecara khusus.

9

CETAKB

IRUTIK

Prinsip-prinsip Utama Manajemen & Organisasi

• TIK Kementerian XYZ dikelola dan dioperasikanoleh unit TIK Kementerian XYZ, denganmemberikan jaminan layanan kepada pengguna(eselon I).

• Investasi TIK harus efektif dan efisien, danmanfaat/realisasinya terukur, serta dapatdimonitor dan dievaluasi.

• Standar TIK mengadopsi teknologi mapan, legaldan tersedia umum di pasaran, dengan tujuanmeminimalkan biaya integrasi, pelatihan,pemeliharaan dan perubahan.

Intisari Solusi

Prinsip-prinsip Utama Sistem & Teknologi Informasi

• Seluruh data dalam lingkungan Kementerian XYZadalah milik Kementerian XYZ kecuali ditentukanberbeda oleh peraturan perundangan.

• Eselon I yang menghasilkan data/ mengolahdata spesifik disebut data producer yangberperan pula sebagai data steward (pengasuhdata).

• Data di-share, bukan dipertukarkan.• Data dikelola dengan prinsip TRUST (compleTe,

Reliable, Up to date, Secure, accuraTe).• Re-use atau common use untuk meminimalkan

dan menghindari duplikasi data dan proses TI.• Arsitektur sistem harus adaptif dalam merespon

perubahan peraturan perundangan danlingkungan bisnis yang dinamis.

• Setiap subsistem dalam arsitektur sisteminformasi/ teknologi informasi KemenXYZ harusbisa diintegrasikan dengan subsistem lain yangdiperlukan.

• Pengembangan arsitektur sistem informasiberorientasi pada layanan/service.

• Pengembangan arsitektur sistem harus scalable,serviceable, managable dan menjaminketersediaan layanan.

• Sistem yang ada harus dapat diaudit

10

•Membangun sistem informasi yang bisa menghasilkan informasi yangakurat, tepat waktu, aman dan handal dengan konsep data sharing.

Integrasi Sistem InformasiIntegrasi Sistem Informasi

•Menstandarkan dan memadukan pengelolaan teknologi informasidemi penggunaan sumber daya TIK yang lebih efisien.

Konsolidasi Teknologi InformasiKonsolidasi Teknologi Informasi

•Sebagai implikasi alami dari kedua butir di atas, maka pengelolaan TIKdi KemenXYZ dikelola oleh unit TIK KemenXYZ secara terpusat.

Manajemen SI/TI TerpusatManajemen SI/TI Terpusat

Operational ScorecardOperational Scorecard Development ScorecardDevelopment Scorecard

MeningkatkanEfisiensi

Anggaran TI

MendukungIntegrasi Sistem

di KemenXYZ

MendukungPengambilan

Keputusan

FinancialPerspective

StakeholderPerspective

Learning andGrowth Perspective

Operational Perspective

MengembangkanKompetensi SDM TI

Menyediakan peralatandan teknik TI yang

meningkatkan fungsi TI

MengembangkanSistem Informasi

PengambilanKeputusan

MengembangkanSistem

AdministrasiKementerianTerintegrasi

MengelolaKetersediaan Layanan

TI secara efektif

Mengelola KapasitasLayanan dan

Infrastruktur TI secaraefektif dan efisien

Mengelola Insidenyang terjadi secaraefektif dan efisien

Mengendalikan ManajemenPerubahan secara efektif

MengembangkanSistem Informasi

Pengukuran Kinerja

MenciptakanStruktur Organisasi TI

yang Optimal

MengembangkanSistem InformasiKeuangan Negara

TerintegrasiMengelolaInfrastruktur TI

yang aman

Mengelolakehandalan

layanan

MengelolaResiko TI

secara efektif

Mengelola LayananPihak ke tiga

szecara efektif

Mengelola investasiTI secara efektif &

efisien

CETAKB

IRUTIK

IS/IT Strategy Maps

127/6/2011 Kementrian KeuanganRepublik Indonesia

ARSITEKTUR S ISTEM INFORMASI

12

CETAKB

IRUTIK

Dalam mendukung strategi TIKKementerian XYZ yang telah dijelaskanpada bab sebelumnya, tim konsultanmengusulkan beberapa solusi yangmemungkinkan eksekusi dari strategitersebut dari segi sistem informasi. Hasilusulan tersebut kami gambarkan dalambentuk arsitektur sistem informasiKementerian XYZ di masa depan sebagaiberikut.

Mekanisme Integrasi

Seluruh sistem informasi yang terdapat pada tiapunit eselon I Kementerian XYZ di masa mendatangdiarahkan untuk dapat berintegrasi antar satudengan yang lainnya dengan menggunakanpendekatan yang berorientasi layanan / (ServiceOriented Architecture).Service Oriented Architecture (SOA) mendukungintegrasi bisnis sebagai suatu link, pekerjaan yangberulang, atau service. Kumpulan service dapatsaling berkomunikasi, berupa perpindahan data darisuatu service ke service lain, atau berupa koordinasibeberapa service dalam melakukan suatuaktivitas/proses.

Motivasi Zonasi Sistem Informasi

Arsitektur sistem informasi (SI) mendekomposisiberagam aplikasi-aplikasi menjadi zona-zona danbagian yang lebih mudah dikelola. Setiap zonamenjalankan suatu fungsi tertentu yang spesifik.Zonasi sistem informasi juga memungkinkanpembangunan aplikasi pada satu bagian, danmenyediakan layanan dari aplikasi itu kepadaaplikasi pada zona lain yang membutuhkan melaluiservice.

Zona-zona Sistem Inforrmasi

1. XYZ Core Information Systems2. Ministry Administration Systems3. Revenue Systems (ada dalam kasus XYZ)4. Business Intelligence Zone5. Enterprise Service Bus & Componentwares6. Audit Systems (milik internal audit)7. Access Channels8. External Partner Conncectivity9. Special zone (kalau ada)

13

CETAKB

IRUTIK

Arsitektur Sistem Informasi

14

ESB &Componentwares

BusinessProcess

Modeling

BusinessProcess

Rules

BusinessProcess

Monitoring

CollaborationTools

DocumentManagement

System

Others(incl. security

service)

Dictionary &Taxonomy

ServiceDirectory

DevelopmentFrameworks

Portal /Website

Call Center &Service Desk

Access Channel

MobileGateway

External Parties

BI

BPS

Bank

other gov agencies

other partner agencies

Bloom/Rts

ReportWriters OLAP Performance

Mgt / BSC Tool Forecasting Search DataMining EIS

Business Intelligence

Data Mart Unstructured DBIndexingEngineData Warehouse

AuditSystem

SpecialSystem

Ministry Administration & Support System

Kepegawaian AsetPengadaan Kesekretariatan

Keuangan Learning Management System

System A

System

System B

RevenueSystem

Ministry XYZ Core Information System

Ini semua tergantung pada kegiatan operasikementrian itu


ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

15

CETAKB

IRUTIK

Infrastruktur teknologi informasi merupakan lapisan paling dasar yangmemberikan dukungan dan layanan-layanan yang dapat digunakan olehlapisan-lapisan di atasnya, terutama lapisan sistem informasi.Demi kemudiahan pengelolaan, infrastruktur teknologi informasi jugasebaiknya dibagi menjadi zona-zona memudahkan pembangunan danpemeliharaan teknologi informasi itu

Zona-zona Teknologi Informasi

1. Internet2. De-Militerized Zone3. Core Swiaatch Backbone Zone4. Server Farm / Data Centre Zone5. Intranet (khususnya area Lapangan Banteng)6. Wide Area Network7. Extranet8. Disaster Recovery Centre9. Command Centre

16

CETAKB

IRUTIK

Arsitektur Teknologi Informasi

17

Internet

Bloom/Rts

EDI

Internet Internet

Internet

Core Switch

BI

BANK OtherGovernment

Agencies

OtherPartner

Agencies

DRC

Ekstranet

DataProxyServer

Terminal

Terminal

Server Farm

Storage network

VPNGateway

DMZ Internet

Gd. LapBan 1

Gd. LapBan 3 Gd. LapBan 4

Gd. LapBan 2

Intranet

ISP #1

ISP #2

GPRS/3G/4G

DSL Dial-UpDNSProxy

Server Farm

StorageNetwork

LAN

Gd.PjkGatSu

Gd.BCRM

Gd.BPPKPrnwarmn

Gd. unitvertikal

WAN

Seluler Opr SMS

MobileGateway

Webportal

Gd.unitvertikal

VPN

Fibre OpticCat6 Cable

Network AccessMgt

WLAN Mgt

IPS IDS

Backhaul

Leased Line

Command Center

Call Center

UnifiedCommunication


MANAJEMEN & ORGANISASI SI/TI

18

CETAKB

IRUTIK

Landasan Organizational Functional Imperatives

ITFunction

& Process

Strategy &PLanning

Strategy &PLanning

Acquisition &Transition

Acquisition &Transition

Delivery &Support

Delivery &Support

Evaluation &ImprovementEvaluation &Improvement

Centralized IS/IT Management

• Pengelolaan sistem informasi diKemenXYZ akan dikelola secara terpusat.

• Tanggung jawab pengelolaan sisteminformasi spesifik eselon I dikelola olehunit TIK KemenXYZ melalui fungsi-fungsikhusus solusi sistem informasi, meskipundata produced & data steward tetapberada di eselon I pengguna.

• Tidak ada lagi unit TIK di tiap eselon I,melainkan yang ada adalah fungsi businessanalyst. Business analyst bertanggungjawab melakukan analisa kebutuhan bisnisdan menterjemahkan kedalam spesifikasikebutuhan sistem informasi.

Catatan: Penyusunan Struktur Organisasi BaruPembahasan detail (termasuk strategi pembentukan unitTIK KemenXYZ, uraian jabatan, ukuran kinerja individu,jenjang karir, standar kompetensi) berada di luar ruanglingkup pekerjaan/kontrak, dan akan diserahkan kepadapihak yang kompeten (unit SDM, Ortala dan/ataukonsultan SDM/organisasi).

19

CETAKB

IRUTIK

Fungsi-fungsi Yang Diperlukan Dalam Centralized IS/IT Manamgement (‘Functional Imperatives’)

1. IT Strategy Committee, yang melibatkan MenteriKeuangan dan jajaran pejabat eselon I beserta stafkhusus TIK.

2. IT Steering Committee yang melibatkan ITmanagers, business managers dan mungkinperwakilan pengguna dari eselon I.

3. Kesekretariatan Unit TIK KemenXYZ• SDM & Kompetensi• Anggaran• Pengadaan• Project Management Office

4. Perencanaan & Kebijakan• Strategi & Perencanaan• Kebijakan & Prosedur• Arsitektur SI/ TI• Resiko & Keamanan TIK• Quality Assurance & Performance

Monitoring• IT Library, Archiving & Documentation

5. Operasional Teknologi Informasi• Data Center & Disaster Recoverey Centre

Management• Network & Infrastructure Operations• Dukungan Teknis (Help Desk)• Delivery / access channel management• Systems software, ESB & componenetwares

management

6. Solusi Sistem Informasi Keuangan NegaraTerintegrasi

• Budgeting Solutions• Treasury Solutions• Asset & Auction Mgt Solutions• Debt Mgt Solutions• Transfer Solutions• Investment Management• Payroll & Pension Solutions

7. Solusi Sistem Informasi Collection System• Tax Solutions• Customs & Excise Solutions• PNBP & Other Solutions

8. Sistem Informasi Administrasi & SupporingKementerian

• Human Resource Solution• Procurement Solution• Accounting & Finance Solution• MoF Asset Management Solution• Solusi-solusi Kesekretariat• Training & Learning Solution

9. Speciality System• Business Intelligence Solution• Audit System Solution• Bapepam-LK System Solution

20

CETAKB

IRUTIK

Mekanisme Tatakelola Lainnya

Guna menjamin respon yang tinggi dankinerja yang baik, maka fungsi organisasi unitTIK KemenXYZ juga dilengkapi denganmekanisme tatakelola lainnya (komunikasi,relasional & proses) seperti:• Mutasi dan rotasi staf TI-bisnis• IT to Business Liaison• Business-led IT projects (proyek berbasis

TI yang dipimpin pimpro dari eselon Idengan wakil dari unit TIK KemenXYZ)

• Proporsi credit point yang lebih besarbagi staf unit TIK KemenXYZ yangmemberikan pelayanan kepada eselon Ilainnya (juga dalam rangka pengukurankinerja)

• Service Level Agreement• IT Infrastructure Library, ISO 20000 dan

ISO 27000• Knowledge systems• Cross functional teamworks, seperti saat

ini yang dikerjakan dalam project SPANmisalnya.

Masalah Unit Vertikal

Terdapat tantangan pengelolaan pada unit eselon I yangmemiliki kantor unit vertikal. Terkait hal ini maka dalamdokumen utama telah diusulkan dan dibahas secaramendetail solusi multi-tiered help desk yang dbangunmenggunakan modul service desk serta aplikasi knowledgemanagement, serta didukung perangkat teknologiinformasi penunjang seperti remote control software.Selain itu ditunjang pula dengan SLA yang mengikat antaraunit TIK KemenXYZ dan unit eselon I terkait.

321

MekanismeTata Kelola

StrukturStruktur

MekanismeRelasionalMekanismeRelasional

ProsesProses

MekanismeKomunikasiMekanismeKomunikasi

ROADMAP & STRATEGI IMPLEMENTASI

22

RO

ADMAP&

STRATEGIIMPLEM

ENTASI

Proses Penyusunan & Gap Analysis

Proses penyusunan roadmap dimulai denganmelakukan tabulas gap analysis, yang memetakankeadaan saat ini dengan kebutuhan masa depanuntuk setiap lapisan. Dari analisa kesenjangan,dapat ditentukan kandidat proyek-proyek/pekerjaan yang harus dilakukan, baik yangbersifat upgrading, pembangunan sistem baru,retirement, replace atau membiarkan sistemberjalan apa adanya (continue as is). Tabel analisakesenjangan dapat dirujuk pada dokumen utama.Patut disadari pula bahwa pemunculan kandidat-kandidat proyek tidak hanya berasal dari tabelanalisa kesenjangan saja, namun kandidat-kandidatproyek dapat dimunculkan berdasarkan arahanbaru pimpinan, kebutuhan bisnis dan operasional,persyarataan peraturan perundangan baru, adanyateknologi enabler baru, atau usulan yang bersifatbottom up dariunit manapun.

.

Program Kerja

Kandidat Proyek-proyek yang saling berkaitan danmenuju pada suatu sasaran yang sama, akandikelompokkan dalam satu program kerjaProgram-program itu juga disusun berdasarkansuatu strategi pentahapan yang filosofinya dapatdilihat pada gambar di bawah ini.

23

Strategi Pentahapan

Kick Start•Setup central

core team andchangemanagement

•Consolidateinfrastructure

Provide Basics•New organization

running (‘Unit TIKKemenXYZ’)

•Gain trust andconfidence throughsatisfactory basicservices

•Develop singleintegrated system

Enable Business•Migrate data and

run new system•Provide

internationalstandard-compliant ITservice

StrategicFlexibility•Maintaining

stable andreliable systems

•Providerobustness andadaptivity,coping withchangingregulations andenvironment

RO

ADMAP&

STRATEGIIMPLEM

ENTASI

Ringkasan Gantt Chart Program Kerja

24

No Program Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q41 Pembentukan ad-hoc central core team l intas eselon I x x x x2 Konsolidasi infrastruktur TI eselon I ke Unit TIK Kemenkeu tahap awal x x x x x x3 Penyempurnaan fungsi organisasi SI/TI x x x x x x4 Penyediaan layanan dasar yang handal (e-mail, browsing, co-location & hosting) x x x x x x5 Pengembangan SI Keuangan Negara Terintegrasi tahap 1 x x x x x x x x6 Pengembangan SI Keuangan Negara Terintegrasi versi lanjutan x x x x x x x x x x7 Pengembangan, upgrade collection systems serta koneksinya pada MPN x x x x x x x x x x x8 Pengembangan SI Administrasi Kementerian Terintegrasi x x x x x x9 Penyiapan strategic flexibility dengan arsitektur SI yang lebih lengkap sesuai cetak biru x x x x x x

10 Penyiapan strategic flexibility dengan arsitektur TI yang lebih lengkap sesuai cetak biru x x x x x x11 Pengembangan Speciality Systems Terintegrasi x x x x x x x x x x12 Penyempurnaan Kebijakan, SOP & SLA SI/TI x x x x x x x x x x x x

Year 3 Year 4 Year 5Year 1 Year 2

Catatan

• Daftar kandidat proyek-proyek berikut program-program kerjautama terkait roadmap TIK ini dalam bentuk gantt chart yangmendetail dapat dirujuk pada lampiran dokumen utama. Padadokumen ini hanya digambarkan ringkasan

• Deleted• Deleted

Intentionally hidden

RO

ADMAP&

STRATEGIIMPLEM

ENTASI

Strategi Implementasi

Karena besarnya skala perubahan,implementasi cetak biru itu mungkinakan menemui hambatan, terutamaresistensi dari berbagai kalangan diKemenXYZ akibat persepsi ketidak-pastian akan masa depan pascaperubahan maupun ketidak-nyamananakibat hilangnya kemapanan (statusquo) saat ini.Oleh karena itu, diusulkan suatuchange management strategy yangdisebut strategi Partisipatif-Koordinatif.Inti strategi ini adalah berusahamenggalang kebersamaan dalammerumuskan dan membangunkemampuan TIK Kementerian XYZ yangdiinginkan, dibawah koordinasi KomitePengarah TIK (IT Steering Committee)KemenXYZ.Di samping strategi di atas, beberaparekomendasi lainnya adalah:1. Menyegerakan penunjukkan Chief

Information Office sesuai amanatKMK

2. Membentuk unit TIK KemenXYZsetingkat eselon I (badan).

Manajemen Perubahan ‘Partisipatif-Koordinatif’

• Cetak biru TIK ini adalah rumusan arsitektur terpadu di tingkatKementerian. Cetak biru ini harus dijabarkan dan dilengkapi denganperancangan arsitektur proses bisnis dan sistem informasi di tingkatmasing-masing unit eselon I. Berdasarkan hal ini, baru kemudian dapatditentukan layanan teknologi informasi yang dibutuhkan. Kebutuhanakan layanan teknologi informasi ini kemudian akan disediakan olehunit TIK KemenXYZ secara terkonsolidasi. Dengan cara ini, diharapkantidak ada unit eselon I yang merasa kebutuhan dan strategipemanfaatan TIK-nya terabaikan

Konsolidasi Cetak Biru TIKKonsolidasi Cetak Biru TIK

• Kandidat-kandidat proyek diseleksi dan direncanakan bersama denganmelibatkan semua perwakilan dari unit-unit eselon I, dan disetujui sertadisahkan oleh Komite Pengarah TIK . Melalui proses ini, diharapkantidak ada unit eselon I yang merasa prioritas pelaksanaanpembangunan kapablitias TIK yang dibutuhkannya dinomorduakan

Konsolidasi Roadmap TIKKonsolidasi Roadmap TIK

• Dalam pelaksanaan program-program kerja, dapat munculpermasalahan, seperti konflik dalam alokasi sumber daya, perubahanurutan prioritas dan sebagainya. Untuk itu perlu adanya monitoringdan pengendalian atas pelaksanaan program-program kerja tersebut.Untuk memastikan bahwa penyelesaian atas segala permasalahandapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan, makadiperlukan suatu fungsi PMO (Program Management Office) yangmelibatkan perwakilan dari semua unit eselon I dan diawasi oleh KPTIK.Dalam roadmap, fungsi ini dilaksanakan oleh ad-hoc central core team.Melalui proses ini diharapkan tidak ada unit eselon I yang merasa tidakdilibatkan dalam mengawasi pelaksanaan implementasi cetak biru.

Pengelolaan Portofolio Program KerjaPengelolaan Portofolio Program Kerja

25

RO

ADMAP&

STRATEGIIMPLEM

ENTASI

Ringkasan Analisa Resiko Roadmap

Dalam dokumen utama, dijabarkan secara mendalam mengenai analisa resiko terkait implementasi roadmap.Beberapa resiko yang setelah dianalisis ternyata dapat dikategorikan kritikal (penting), berikut strategipenanggulangan atau mitigasinya, dapat dilihat pada tabel analisa resiko yang telah disederhankan di bawah ini.

26

Kesimpulan

Kerentanan & ancaman Penanggulangan

Banyak data-data yang belum didefinisikan klasifikasikerahasiaannya, sehingga ada kemungkinan data rahasiadapat diakses oleh pihak yang tidak berhak

Pengkategorian data yang termasuk publik, private, danconfidential.

Penentuan hak akses untuk tiap-tiap jenis data.

Belum jelasnya proses transisi menuju pembentuk unit TIKKemenXYZ dengan konsep centralized IS/IT management,dapat menimpulkan perasaan insecure bagi para karyawanTIK dari banyak eselon I mengenai masalah golongan,jabatan, jenjang karir, mutasi/rotasi, credit point, IKU danrenumerasi

Segera memulai program kerja terkait organizational &human resource change management, terkait pembentukancentralized IS/IT management

Belum adanya penanggung jawab umum implementasicetak biru TIK secara struktural birokrasi pada tingkat eselonI KemenXYZ, bisa berdampak pada isu IT leadership.

• Penetapan CIO dengan segera• Menyegerkan pengusulan pembentuk unit TIK

KemenXYZ setingkat eselon I

Pemahaman terhadap cetak biru TIK yang tidak sama dantidak menyeluruh di tiap eselon I, dapat menimbulkanresistansi dari beberapa kalangan.

• Menjalaknkan manajemen perubahan partisipatifkoordinatif

• Menyegerakaan pembentukan ad-hoc core central team,yang salah satu fungsinya adalah untuk senantiasamengkomunikasikan visi serta program kerja dalam cetakbiru TIK.

Beberapa modul aplikasi telahada/dimiliki/diimplementasikan, namun berada dalamplatform yang berbeda-beda, sehngga ada resiko kesulitanintegrasi antar modul.

Pemanfaatan Service Oriented Architecture untuk integrasike depan

RO

ADMAP&

STRATEGIIMPLEM

ENTASI

Kesimpulan

Masalah utama yang ingin diselesaikan di siniadalah masalah data yang kurang dapatdihandalkan, tersebar, sulit pengaksesannya dankurang akurat. Oleh karena itu, diusulkan suatustrategi dan arsitektur sistem informasi yang bisamenghasilkan informasi yang memenuhi kaidahTRUST (compleTe, Reliable, Up to date, Secure,accuraTe atau lengkap). Secara umum, masalah diatas dipecahkan dengan adanya integratedinformation systems dengan konsep sharing data,bukan pertukaran data.Pada gilirannya, informasi yang sesuai kaidah TRUSTtersebut dapat dijadikan dasar untuk pengambilankeputusan dan pelaksanaan fungsi KemenXYZdengan lebih baik lagi.Isu lainnya yang ingin diselesaikan adalah masalahefisiensi sumber daya (termasuk anggaran),sehingga memunculkan solusi consolidatedinformation technology (IT) dan integratedinformation systems (IS).Masih terkait dengan masalah efisiensi sumberdaya, kebijakan untuk menerapkan centralized IS/ITmanagement juga bisa menjadi solusipermasalahan di atas.

Tindak Lanjut

Program-program kerja roadmap implementasicetak biru, dapat ditahapkan mulai dari tahap kick-start, tahap penyediaan layanan dasar yang handal(provide basics), tahap memutar fungsi Kemekeudengan sistem informasi yang sudah terintegrasi(enable business), serta pencapaian tahap strategicflexibility.Secara ringkas direkomendasikan segera untukmenyusun ad-hoc central core team yang berfungsisebagai Program Management Office, penunjukkanChief Information Officer.

27

s t i & k 2011-2015 -...

Documents