1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut Wolper dan Pena dalam Azwar (1996) rumah sakit adalah

tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran

serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran,

perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan. Rumah

sakit merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan mempunyai

kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam medis

pasien. Hal ini sesuai dengan Permenkes 269 tahun 2008 pasal 7 yaitu

sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan

dalam rangka penyelenggaraan rekam medis.

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes 269, 2008). Setiap

rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan

maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti

tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seorang pasien, juga

mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan,

rumah sakit, dokter, dan tenaga kesehatan lainnya, apabila di kemudian

2

hari terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu

sendiri.

Rekam medis sangat penting dalam mengemban mutu pelayanan

medik yang diberikan rumah sakit. Salah satu faktor dalam peningkatan

mutu dan pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah di bagian

penyimpanan, karena penyimpanan berkas rekam medis yang baik akan

menunjang penyelenggaraan rekam medis yang bermutu pada suatu rumah

sakit. Pengelolaan rekam medis khususnya di bagian penyimpanan tidak

terlepas dari sarana yang tersedia seperti rak penyimpanan, sampul berkas

dan petunjuk keluar (outguide), serta peralatan lainnya. Menurut Hatta

(2008), outguide atau kartu petunjuk atau yang sering disebut dengan

tracer adalah kartu yang digunakan untuk mengganti berkas rekam medis

yang diambil untuk berbagai keperluan. Tracer berisi tentang tanggal

peminjaman, nama peminjam, unit pengguna, serta keperluan peminjam.

Kartu ini harus diisi sebelum rekam medis dipinjam sebagai pengganti

rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Penggunaan tracer

bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menelusuri keberadaan

rekam medis yang tidak berada di rak penyimpanan. Dengan adanya

tracer, proses pencarian jejak atau kontrol terhadap rekam medis pasien

akan lebih mudah untuk ditelusuri sehingga apabila berkas rekam medis

yang dibutuhkan tidak berada di rak penyimpanan, maka dengan mudah

petugas dapat mengetahui keberadaan berkas tersebut dengan bantuan

tracer.

3

Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap”

Yogyakarta pada tanggal 21 Maret 2013, petugas di bagian penyimpanan

rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta hanya

berjumlah 2 (dua) orang. Petugas yang pertama datang pada pukul 08.00

WIB dan petugas yang kedua datang pada pukul 11.00 WIB. Jadi kalau

masuk shift pukul 08.00 WIB, maka petugas filing tersebut akan

mencarikan berkas dan mendistribusikan berkas rekam medis sendiri

sampai pukul 11.00 WIB.

Di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta akan dilaksanakan

sertifikasi akreditasi, namun petugas rekam medis tidak menggunakan

tracer pada waktu mengambil berkas rekam medis. Penggunaan tracer

adalah salah satu hal yang dinilai oleh tim akreditasi. Oleh sebab itu,

peneliti mengambil judul Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak

Menggunakan Tracer Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah

Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah “Apa saja faktor-faktor penyebab dan dampak tidak

menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di

Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta ?”

4

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui pelaksanaan pengambilan dan penyimpanan kembali

berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui apa saja faktor-faktor penyebab tidak menggunakan

tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit

Mata “Dr. Yap” Yogyakarta.

b. Mengetahui apa saja dampak tidak menggunakan tracer di bagian

penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap”

Yogyakarta.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

Peneliti dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dengan

mengetahui permasalahan yang diteliti serta menerapkan teori yang di

dapat di perguruan tinggi.

2. Bagi Institusi Pendidikan

Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber

pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa D3 rekam medis.

3. Bagi Rumah Sakit

Sebagai masukan dan sumbangan pemikiran dalam hal penggunaan

tracer.

5

E. Keaslian Penelitian

Menurut sepengetahuan peneliti, penelitian mengenai Faktor-Faktor

Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer Di Bagian Penyimpanan

Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta belum

pernah dilakukan sebelumnya. Namun beberapa penelitian yang serupa

pernah dilakukan antara lain :

1. Mahendra (2011), dengan judul “Pemanfaatan Tracer di Penyimpanan

Berkas Rekam Medis di UPT Puskesmas Wonosari 1”. Hasil

penelitian Mahendra (2011) bahwa saat petugas penyimpanan di UPT

Puskesmas Wonosari 1 sebelum menggunakan tracer mengalami

banyak kendala, antara lain: berkas tidak ditemukan, banyak misfile.

Setelah menggunakan tracer masalah-masalah tersebut teratasi.

Dengan adanya tracer di penyimpanan Berkas Rekam Medis UPT 1

Puskesmas Wonosari 1 dapat mengurangi berkas misfile. Persamaan

penelitian ini dengan penelitian Mahendra terletak pada metode

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yaitu melihat

langsung saat penelitian. Sedangkan perbedaan terletak pada waktu,

tempat, dan tujuan penelitian. Penelitian Mahendra dilakukan pada

tahun 2011 di UPT Puskesmas Wonosari 1 yang bertujuan untuk

mengetahui pelaksanaan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam

medis sebelum dan sesudah menggunakan tracer. Sedangkan

penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2013 di Rumah Sakit Mata

“Dr. Yap” Yogyakarta dengan tujuan mengetahui faktor-faktor

6

penyebab dan dampak tidak menggunakan tracer di bagian

penyimpanan berkas rekam medis Rumah Sakit Mata “Dr. Yap”

Yogyakarta.

2. Suryaningsih (2006), dengan judul “Penggunaan Tracer (Outguide)

Dalam Pengambilan (Retrieval) Dan Penyimpanan Berkas Rekam

Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Wates”. Hasil penelitian ini

menunjukkan tracer mempunyai peranan yang sangat penting dalam

pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis. Persamaan

penelitian ini dengan penelitian Suryaningsih sama-sama tentang

tracer. Perbedaanya adalah penelitian Suryaningsih bertujuan untuk

mengetahui peranan tracer dalam pelaksanaan pengambilan dan

penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah

Wates. Sedangkan penelitian ini bertujuan mengetahui faktor-faktor

penyebab dan dampak tidak menggunakan tracer di bagian

penyimpanan berkas rekam medis Rumah Sakit Mata “Dr. Yap”

Yogyakarta.

3. Wulandari (2006) dengan judul “Efektifitas Penggunaan Tracer di

bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Prof Dr.

Soeroyo Magelang”. Hasil penelitian Wulandari (2006) bahwa

penggunaan tracer di bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Rumah Sakit Jiwa Prof Dr. Soeroyo Magelang sudah efektif. Petugas

di bagian penyimpanan sudah menggunakan tracer saat pelaksanaan

pengambilan berkas rekam medis. Dengan adanya tracer dapat

7

membantu petugas filing dalam melaksanakan kegiatan di bagian

penyimpanan berkas rekam medis. Persamaan penelitian ini dengan

penelitian Wulandari terletak pada metode penelitian deskriptif

dengan pendekatan kualitatif yaitu melihat langsung saat penelitian.

Sedangkan perbedannya Wulandari meneliti keefektifan penggunaan

tracer dan apa saja faktor yang mempengaruhi efektifitas pelaksanaan

penggunaan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis.

Penelitian ini meneliti tentang faktor-faktor penyebab dan dampak

tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam

medis Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta.

F. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Rumah Sakit Mata “Dr.Yap” Yogyakarta

Berdasarkan buku 80 tahun RS. Mata Dr. YAP (1923), terdapat

gambaran umum tentang Rumah Sakit Mata “Dr.Yap” Yogyakarta yang

menyebutkan bahwa Rumah Sakit Mata “Dr. Yap “ Yogyakarta adalah

rumah sakit khusus penyakit mata yang juga melakukan tindakan bedah

mata milik yayasan Yap Prawirohusodo. Rumah Sakit Mata “Dr. Yap”

Yogyakarta terletak di Jl. Cik Ditiro no 5 Yogyakarta 55223, telp/fax

(0274)562054, 547448, 550380. Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta

sekarang telah mengalami perkembangan dalam segi fasilitas dalam

perawatan maupun fasilitas penunjang lainnya seperti laboratorium dan

lainnya.

8

Berdasarkan sertifikat akreditasi rumah sakit no HK.03.01/C.

III/SK/970/2010 Rumah Sakit Mata “Dr. Yap“ Yogyakarta adalah rumah

sakit swasta yang berjenis khusus dan bertipe B.

2. Performance Rumah Sakit Mata “Dr.Yap” Yogyakarta

Tabel 1. Performance RS. Mata “Dr.Yap” (Januari-Februari 2013)

No. Performance Januari Februari

1 Kunjungan rawat jalan 6340 Orang 6191 Orang

2 Pasien One Day care (ODC) 21 Orang 12 Orang

3 BOR (Bed Occupation Rate) 35,30% 43,61%

4 LOS (Length of Stay) 2,5 Hari 2,44 Hari

5 BTO (Bed Turn Over) 4,02 Kali 4,9 Kali

6 TOI (Turn Over Interval) 4,99 Hari 3,22 Hari

7 Jumlah pasien operasi 366 Orang 433 Orang

Sumber: Laporan bulanan Inst. Rekam Medis RS Mata “Dr. Yap” Yogyakarta

(2013)

3. Jenis Pelayanan di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta

Pelayanan yang dilakukan adalah pelayanan khusus penyakit mata terdiri

dari pelayanan rawat jalan, rawat inap, tindakan bedah dan pelayanan gawat

darurat khusus mata buka 24 jam. Kemudian terdapat pelayanan sub

spesialistik sebagai berikut:

a. Layanan Sub Spesialistik :

1) Refraksi dan Lensa Kontak

9

2) Kornea dan infeksi mata luar

3) Uvea dan immunologi

4) Lensa dan katarak

5) Glaukoma

6) Vitreoretina

7) Neuro oftalmologi dan Genetika Oftalmologi

8) Okuloplasti dan Rekonstruksi

9) Strabismus dan PO

10) Onkologi Mata

11) Low Vision

b. Layanan Penunjang Diagnostik :

1) Refrakto keratometri

2) Pachimetri dan Orbscan mata

3) Tonometri non katarak

4) MTI Fotosceener

5) Biometri mata

6) Mobile Retina Camera (Retcam)

7) Perimetri statik

8) Perimetri kinetik

9) CT scan mata (OCT)

10) Foto fundus/foto fundus angiografi (FFA)–USG

11) Specular endotel

10

12) Pro Optic Pediatric Refractometer

c. Tindakan Unggulan :

1) Laser glaukoma dan laser retina

2) Lasik

3) Bedah plastik dan rekonstruksi mata

4) Bedah refraktif dan phakoemulsifikasi

5) Vitrektomi

6) Bedah orbita

d. Pelayanan Penunjang :

1) Farmasi rumah sakit

2) Laboratorium

3) Protesa mata

4) Kacamata/optik

11

11