1. 47 BAB 3 DESKRIPSI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU 3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi 3.1.1 Sejarah Singkat PT. Suryaraya Rubberindo Industries PT. Suryaraya Rubberindo Industries didirikan pada tanggal 26 Agustus 1991, berdasarkan akta notaris Ny. Rukmasanti Hardjasatya SH No. 49, sedangkan produksi perdana pada Agustus 1994. Kantor pusat dan pabrik PT. SRI berlokasi di Komplek Industri Menara Permai Jalan Raya Narogong KM 23,8 Cileungsi, Bogor. Jumlah tenaga kerja PT. SRI sebanyak 1.149 orang (per Oktober 2005). PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah perusahaan joint-venture dengan status MA antar PT. Astra Honda Motor dan Yokohama Rubber Co. Ltd dengan jumlah modal dasar sebesar US $ 27,000,000, dan pembagian sahamnya adalah: 1. PT. Astra Honda Motor 85 % 2. Yokohama Rubber Co. Ltd 15 % PT. Suryaraya Rubberindo Industries memproduksi ban luar dan ban dalam untuk sepeda bermotor. Hasil produksi PT. SRI mempunyai brand Federal dan FDR. Tipe dari Federal adalah 701S, 701D, SF135F, FR135, FD137, 200D, 603, FR126, 261 dan 711. Tipe dari FDR adalah DRAX, Duromax, Citypro, Cityrunner, Citypower, Sport XT, Sport XP-R, Duro Force dan Zeo. Hasil produksi sebagian dikirim ke PT. Astra Honda Motor untuk dirakit pada sepeda motor Honda. Sebagian lagi dijual sebagai

2. 48 Replacement Market. Negara tujuan ekspor adalah negara-negara di Eropa, Asia, Timur Tengah, Australia dan Afrika. 3.1.2 Bidang Usaha PT. Suryaraya Rubberindo Industries PT. Suryaraya Rubberindo Industries bergerak pada bidang produksi ban luar dan ban dalam untuk sepeda motor. 3.1.3 Visi dan Misi Visi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah menjadi yang terbesar sebagai perusahaan ban sepeda motor di Indonesia. Misi dari PT. Suryaraya Rubberindo Industries adalah menyediakan ban yang memiliki Quality, Cost, Delivery, Development, Morale terbaik di pasar domestik dan Honda Worldwide Operation . 3.1.4 Struktur Organisasi PT. Suryaraya Rubberindo Industries Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk mengatur kegiatannya secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematis mengenai hubungan kerjasama antara orang-orang yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Oleh sebab itu, struktur organisasi harus disusun secara jelas mengenai pemisahan fungsi, tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian kepada pimpinan. Struktur Organisasi PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.1. Bagian yang diarsir adalah bagian yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku. 3. 49 Board of Directors Comitee Corporate Plan Advisor Marketing Marketing Sales I Sales II Sales III Product & Promotion Distr & Tech Support Material Purchase Engine Purchase Purchasing Purchasing E & M Purchase EXIM & Gen. Purchase Manufakturing QAQC Plant Plant Engineering QA QC PPC Prod. Control MP / IC Material WH & SFG Maintenance Industrial Engineering R & D HRD & GA HRD & GAR & D Finance Acc. IT Finance Acc. IT Finance IT Prod. I Prod. II Process I Process II Engineering Product Design HRD GA Audit Departemen Direktorat Seksi Sub Departemen Bagian yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SRI Sumber: PT. SRI 4. 50 3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggungjawab Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-masing. 1. Board of Directors Mengadakan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan dan pekerjaan para manajer. Bertanggungjawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya perusahaan. 2. Audit Melakukan evaluasi dan analisis baik aset maupun keuangan. Bertanggungjawab dalam melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap aset-aset perusahaan. 3. Corporate Plan Melakukan review management secara berkala dan mendokumentasikannya. Bertanggungjawab dalam menyelenggarakan, mengendalikan siklus dari segi perencanaan dan pencapaiannya serta sebagai penghubung dengan group Astra lainnya. 4. Comitee Menyusun rancangan konsep yang terkait dengan kualitas manajemen,keamanan, peningkatan, community affair, proses bisnis dan olahraga. Bertanggungjawab memberikan masukan pada Dewan Direksi. 5. 51 5. Advisor Memberikan saran-saran yang ada pada tingkatan operasional. 6. Direktorat Marketing Melakukan perencanaan atas produk yang akan dijual dan mengatur segala kegiatan pemasaran. Bertanggungjawab langsung kepada Dewan Direksi atau BOD atas bidang pemasaran produk yang dihasilkan. 7. Direktorat Purchasing Bertanggungjawab dalam hal pengadaan baik kebutuhan produksi maupun penunjang produksi baik lokal maupun dari luar. 8. Direktorat Manufakturing Melakukan quality control baik kualitas yang dihasilkan maupun prosesnya. Bertanggungjawab terhadap perencanaan atau proses produksi. 9. Direktorat R & D Membuat desain produk dan material. Bertanggungjawab dalam hal pengembangan produk. 10. Direktorat HRD & GA Bertanggungjawab terhadap pengelolaan sistem ketenagakerjaan, penggajian, legal dan hubungan industri, masalah-masalah umum dan keamanan. 6. 52 11. Direktorat Finance Acc. IT Bertanggungjawab terhadap pengadaan dana, pengelolaan, pengendalian dan pelaporannya. Bertanggungjawab dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan teknologi informasi. 12. Sub Departemen E&M Purchase Melakukan survei market, negosiasi, ordering dan klaim. Bertanggungjawab terhadap pembelian dan pengadaan bahan baku untuk kebutuhan tire, tube, tools dan suku cadang mesin. 13. Sub Departemen PPC Bertanggungjawab dalam hal operasional perencanaan produksi melalui pendekatan 3M (Material, Machine, Man Power). 14. Sub Departemen Finance & Accounting Membuat perencanaan budget dan non budget. Melakukan kontrol terhadap keuangan dan sumbersumber dana. Bertanggungjawab dalam menentukan dana sesuai dengan kebutuhan. Bertanggungjawab dalam aktivitas perbankan. 15. Sub Departemen IT Membuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di perusahaan. Bertanggungjawab terhadap software dan hardware yang ada di perusahaan. 7. 53 16. Seksi Material Purchase Bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku untuk kebutuhan tire dan tube. 17. Seksi MPIC Melakukan perhitungan permintaan pembelian bahan baku. Bertanggungjawab terhadap ketersediaan bahan baku, sparepart order dan proses entry penimbangan bahan baku. 18. Seksi Material Warehouse & SFG Bertanggungjawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran bahan baku. 3.2 Ruang Lingkup Sistem 3.2.1 Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. SRI adalah: 1. Internal Entity a. Seksi MPIC b. Seksi Material Purchase c. Seksi Material Warehouse & SFG 2. External Entity a. Finance Acc. b. Marketing c. Management d. Production 8. 54 e. Quality Control f. Supplier 3.2.2 Dokumen-dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi persediaan bahan baku PT. SRI adalah: 1. PP (Permintaan Pembelian). 2. DST (Delivery Schedule Tentative). 3. PO (Purchase Order). 4. DSF (Delivery Schedule Final). 5. Surat Jalan. 6. BPB+ (Bukti Penerimaan Barang). 7. PBS (Pengeluaran Barang Sementara). 8. BPB- Retur. 9. BPB- (Bukti Pengeluaran Barang). 3.2.3 Laporan-laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi persediaan bahan baku PT. SRI adalah: 1. Laporan permintaan pembelian bahan baku. 2. Laporan pembelian bahan baku. 3. Laporan penerimaan bahan baku. 4. Laporan retur pembelian bahan baku. 5. Laporan pengeluaran bahan baku. 9. 55 3.2.4 Prosedur Persediaan Bahan Baku PT. SRI 1. Seksi MPIC Berdasarkan konfirmasi kebutuhan pasar dari Marketing, Seksi MPIC menghitung kebutuhan bahan baku dengan membandingkan stock sekarang dengan rencana produksi satu bulan kedepan. Kemudian Seksi MPIC memasukkan data ke dalam Form Entry Permintaan Pembelian (Tr_PPS) dan Form Maintenance Delivery Schedule Tentative (Tr_DSPPS) dengan melakukan read pada tabel Ms_Parts. Selanjutnya Seksi MPIC mencetak dokumen PP (Permintaan Pembelian) sebanyak 2 rangkap dan dokumen Delivery Schedule Tentative (DST) sebanyak 2 rangkap, dokumen DST digunakan untuk memperkirakan jadwal pengiriman barang sementara. Seksi MPIC memberikan PP rangkap 1 dan 2 serta DST rangkap 1 dan 2 pada Seksi Material Purchase. Pada akhir bulan seksi MPIC membuat laporan permintaan pembelian bahan baku dan diserahkan kepada management. 2. Seksi Material Purchase Seksi Material Purchase mempersiapkan dokumen PP dan dokumen DST. Kemudian memasukkan data ke dalam Form Entry Purchase Order (Tr_POS) dan Form Maintenance DS Final (Tr_DSPOS) dengan melakukan read pada tabel Ms_Suppliers dan Ms_SPL_Prices. Seksi material Purchase mencetak dokumen Purchase Order (PO) sebanyak 2 rangkap dan dokumen Delivery Schedule Final (DSF) sebanyak 2 rangkap. Dokumen PO rangkap 1 dan DSF rangkap 1 kemudian diberikan pada supplier. Seksi Material Purchase mengarsip PP rangkap 10. 56 1 dan 2, DST rangkap 1 dan 2, PO rangkap 2 dan DSF rangkap 2. Pada akhir bulan Seksi Material Purchase membuat laporan pembelian bahan baku dan diserahkan kepada management. 3. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima bahan baku dari supplier yang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good melakukan pengecekan fisik untuk memeriksa apakah bahan baku yang dikirimkan sesuai dengan yang tertera pada Surat Jalan. Apabila tidak sesuai maka dikembalikan pada supplier. Apabila bahan baku yang diterima sesuai dengan PO, maka Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry Bukti Penerimaan Barang (BPB+) (Tr_BPB_Ins) berdasarkan nomor PO yang ada pada Surat Jalan dan secara otomatis menambah Tr_Stock. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good mencetak dokumen BPB+ sebanyak 2 rangkap. BPB+ rangkap 1 diberikan pada Sub Departemen Finance Acc, Surat Jalan rangkap 1 diarsip pada Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good, BPB+ rangkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2 diberikan pada Departemen Purchasing dan mengembalikan Surat Jalan rangkap 3 dan 4 pada supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menerima konfirmasi kualitas barang dari Seksi Quality Controls yang sebelumnya telah melakukan pemeriksaan kualitas barang. Apabila material goods secara kualitas memenuhi standar maka barang siap dipakai. Jika secara kualitas tidak memenuhi standar (NG) maka seksi Material Warehouse 11. 57 and Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry BPB- Retur (Tr_BPB_Out_Returs) yang secara otomatis mengurangi Tr_Stock dan Form Entry Pengembalian Barang Claim (Tr_PBS) sesuai dengan barang yang NG. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good mencetak dokumen BPB- Retur sebanyak 2 rangkap dan PBS sebanyak 3 rangkap. BPB- Retur rangkap 1 dan PBS rangkap 1 diberikan pada Sub Departemen Finance Acc, BPB- Retur rangkap 2 diberikan kepada Sub Departemen E&M Purchase. PBS rangkap 2 diberikan pada supplier dan PBS rangkap 3 diberikan untuk security tetapi yang memberikannya adalah supplier. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good menyimpan bahan baku apabila bahan baku telah melalui proses Quality Control dan dinyatakan siap pakai. Pada saat Sub Departemen Production I atau Sub Departemen Production II meminta bahan baku berdasarkan kebutuhan produksi maka Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good memasukkan data ke dalam Form Entry Bukti Pengeluaran Barang (Tr_BPB_Outs) berdasarkan bahan baku yang diminta dan secara otomatis mengurangi Tr_stock. Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good mencetak dokumen BPB- sebanyak 2 rangkap dan mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan. BPB- rangkap 1 diberikan pada Sub Departemen Finance Acc dan mengarsip BPB- rangkap 2. Pada akhir bulan Seksi Material Warehouse and Semi Finish Good membuat laporan penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku dan retur pembelian bahan baku yang kemudian diserahkan kepada management. 12. 58 3.2.5 Data Flow Diagram Pada Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. SRI Penulis menganalisa sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Diagram konteks dan diagram nol pada sistem persediaan bahan baku PT. SRI dapat dilihat pada gambar 3.2 dan 3.3. Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT SRI Supplier Management QC Production Finance Acc Lap_penerimaan_bahan_baku Lap_pengeluaran_bahan_baku Lap_pembelian_bahan_baku Konfirmasi_bahan_baku Konfirmasi_bahan_baku_NG Konfirmasi_bahan_baku_G Permintaan_bahan_baku Dok_SJ Dok_PO Dok_DSF Copy_of_Dok_SJ Konfirmasi_bahan_baku_invalid Dok_BPB+ Dok_BPB-_Retur Dok_BPB- Copy_of_Dok_PBS Marketing Konfirmasi_kebutuhan_pasar Lap_retur_pembelian_bahan_baku Lap_permintaan_pembelian_bahan_baku Dok_PBS Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. SRI Sumber : Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005) 13. 59 1.0 Permintaan pembelian bahan baku (MPIC) 2.0 Pembelian bahan baku (MP) 3.0 Menerima bahan baku (MW&SFG) 4.0 Membuat BPB- Retur dan PBS (MW&SFG) 5.0 Menyimpan bahan baku (MW&SFG) Management Dok_PP Dok_DST Tr_PPS Tr_DSPPS Ms_Parts Ms_Spl_prices Ms_Supplier Tr_DSPOS Tr_POS Supplier Dok_PO Dok_DSF Dok_SJ Konfirmasi_bahan_baku_invalid Copy_of_Dok_SJ QCKonfirmasi_bahan_baku Tr_Stock Tr_BPB_ins Konfirmasi_bahan_baku_NG Copy_of_Dok_PBS Tr_BPB_out_returs Tr_PBS Tr_Stock Konfirmasi_bahan_baku_G Production Permintaan_bahan_baku Tr_BPB_outs Tr_Stock Finance Acc Dok_BPB-Dok_BPB-_Retur Finance Acc Dok_BPB+ Lap_pembelian_bahan_baku Lap_pengeluaran_bahan_baku Lap_penerimaan_bahan_baku Management Lap_retur_pembelian_bahan_baku Lap_permintaan_pembelian_bahan_bakuMarketing Konfirmasi_kebutuhan_pasar PBS Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Sumber: Dikembangkan dari wawancara terhadap PT. SRI (Oktober 2005) 14. 60 Keterangan gambar: MPIC : Material Production Inventory Control MP : Material Purchase MW&SFG : Material Warehouse and Semi Finish Good QC : Quality Control PP : Permintaan Pembelian DST : Delivery Schedule Tentative PO : Purchase Order DSF : Delivery Schedule Final BPB+ : Bukti Penerimaan Barang BPB- Retur : Bukti Pengeluaran Barang Retur BPB- : Bukti Pengeluaran Barang SJ : Surat Jalan PBS : Pengeluaran Barang Sementara NG : Not Good G : Good 15. 61 Dok : Dokumen Lap : Laporan Ms : Master Tr : Transaction