Review Materi MS Excel © Ari Wibowo 2009

1

Microsoft Excel

Microsoft Excel (MS Excel) adalah sebuah program yang terdapat dalam paket Microsoft

Office yang digunakan untuk memanipulasi lembar kerja elektronis. MS Excel banyak

digunakan dalam pengelolaan informasi terutama data yang bertipe numerik (angka) untuk

penghitungan, proyeksi, analisis, presentasi, pembuatan lembar kerja, grafik, dan

manajemen database. Sampai saat ini, MS Excel merupakan salah satu aplikasi spreadsheet

yang paling diminati, baik dari segi kemampuan, kemudahan, dan fleksibilitasnya.

Sel

Ketika kita mendengar kata “sel” pasti yang terlintas di otak kita adalah pelajaran biologi

yang pernah kita peroleh saat kita duduk di bangku sekolah dasar atau menengah dulu.

Ketika menggunakan MS Excel kita akan mulai berinteraksi

dengan sel-sel yang merupakan perpotongan antara baris dan

kolom. Sel B3 berarti perpotongan antara kolom B dengan

baris 3 dan seterusnya. Untuk memastikan letak suatu sel,

kita tidak perlu menarik garis lurus ke atas dan ke kiri, cukup

kita lihat pada Name Box (kotak nama sel). Pada setiap

sheetnya MS Excel menyediakan kolom sebanyak 256 dan

baris sebanyak 65536. Dengan demikian MS Excel tidak mampu untuk mengolah data

yang berukuran lebih besar dari kolom dan baris maksimal yang sudah disediakan tersebut.

Gridlines

Sel pada layar MS Excel dibatasi oleh

gridlines, yaitu garis-garis vertikal dan

horisontal pada layar MS Excel yang

sedang aktif. Untuk tidak menampakkan

gridlines atau memberikan warna lain

pada gridlines dapat dilakukan dengan

cara sebagai berikut.

Tools � Options � Pilih kategori View

(pada bagian Window options buanglah

tanda cek pd Gridlines untuk tidak

menampakkan atau klik pada Gridlines

Color untuk memilih warna gridlinesnya).

Name box

Review Materi MS Excel © Ari Wibowo 2009

2

Worksheet

Ketika kita membuka MS Excel, secara otomatis akan disediakan 3 buah Worksheet yang

dapat kita gunakan. Kita dapat mengelola data dalam 3 Worksheet tersebut kemudian

menyimpannya hanya dengan menggunakan nama 1 file saja. Secara defaultnya, file

tersebut akan berekstensikan *.xls.

Sehingga muncul satu pertanyaan,

bagaimana jika kita ingin membuka

MS Excel dan secara otomatis telah

disediakan 10 Worksheet?

Untuk mengubahnya menjadi 10

Worksheet Anda dapat melakukan

perintah berikut.

Tools � Options � Pilih kategori

General � Ubah Sheets in new

WorkBook

Beberapa menu untuk mengelola Worksheet

Ketika kita mengarahkan pointer dengan menggunakan

mouse ke penunjuk nama Worksheet tertentu, kemudian

kita klik kanan, maka akan muncul beberapa menu seperti

tampak pada gambar berikut.

Manfaat masing-masing menu tersebut adalah:

Insert : untuk menyisipkan WorkSheet baru.

Delete : untuk menghapus WorkSheet yang dipilih.

Rename : untuk memberi nama/ mengganti nama WorkSheet yang dipilih.

Move or Copy : untuk menyalin dan memindah WorkSheet pada file yang sama,

file berbeda yang sedang aktif, atau file baru.

Select All Sheets : memilih semua WorkSheet.

TabColor : untuk memberi warna pada Sheet yang dipilih.

Untuk mengubah posisi suatu Worksheet diantara Worksheet yang lain dapat dilakukan

sebagai berikut.

Klik kiri pada Worksheet yang ingin Anda ubah posisinya dan jangan dilepas, kemudian

Anda drag (geser) pada posisi yang Anda inginkan.

Review Materi MS Excel © Ari Wibowo 2009

3

Tipe Data

MS Excel akan membaca dan menyimpan data yang kita masukkan hanya ke dalam 2 tipe

data, yaitu tipe numerik (angka) dan tipe string (huruf/ karakter). Tipe yang terlihat secara

visual pada layar MS Excel belum tentu sama dengan tipe data yang dibaca oleh MS Excel.

Perhatikan ilustrasinya pada tabel berikut.

Tipe Data Data Cara Entri Data

Terlihat Dibaca MS Excel

27 Saya ketik langsung Numerik Numerik

27 Hari Saya ketik 27 kemudian saya ubah FormatCell-nya *)

String Numerik

27 Hari Saya ketik langsung String String

Rp 27.00 Saya ketik 27 kemudian saya tambahkan simbol Rp pada FormatCell-nya **)

String Numerik

27 Sebelum mengetik 27, saya ketik tanda petik satu (')

Numerik String

*) Menambahkan teks Hari: Format � Cells � Pilih Kategori Custom � Dibawah kotak

Type pilihlah 0 kemudian tambahkan teks “Hari” setelahnya (0 “Hari”).

**) Menambahkan simbol Rp: Format � Cells � Pilih Kategori Accounting � Pilih sim-

bol Rp Indonesian � Berilah 2 tempat desimal.

Untuk mengetahui tipe data yang dibaca oleh MS Excel apakah bertipe numerik atau string

dapat dilakukan melalui 3 cara berikut.

o Klik kiri selnya kemudian lihat yang tertulis pada FormulaBar

o Klik kiri selnya 2X secara berurutan

o Klik kiri selnya 1X � Tekan tombol F2 pada keyboard

Paste Special

Toolbar Paste pada MS Excel lebih banyak pilihannya daripada toolbar Paste pada MS

Word. Pada MS Excel terdapat Paste Special (paste khusus), maksudnya apakah yang akan

dipaste adalah all, value, formula, format, dst. Pada Paste Special juga terdapat pilihan

Transpose yaitu untuk mengubah baris menjadi kolom atau pun sebaliknya.

FormulaBar

Review Materi MS Excel © Ari Wibowo 2009

4

Alamat Sel Absolut

Pada MS Excel formula/ rumus dari suatu sel yang kita copy ke sel yang lain akan selalu

berubah posisi baris maupun kolomnya, kecuali sel yang kita copy kita kunci dengan

menjadikannya sel absolut. Alamat sel absolut adalah referensi alamat sel yang tidak akan

mengalami perubahan meskipun kita copy ke sel yang lain. Cara membuat sebuah refernsi

alamat sel absolut adalah dengan menyisipkan karakter $ di depan nama kolom dan nomor

baris. Sedangkan cara lainnya adalah dengan menekan F4 pada keyboard satu kali jika

yang diabsolutkan baris dan kolom, dua kali jika yang diabsolutkan baris, atau tiga kali jika

yang diabsolutkan kolom. Yang terpenting untuk dipahami adalah tidak hanya sel yang

posisinya dapat dikunci, melainkan posisi baris, posisi kolom, maupun posisi tabel data

tertentu juga dapat dikunci. Penjelasannya akan Anda temui pada materi praktikum MS

Excel.

Formula/ Rumus

Penggunaan fasilitas rumus pada MS Excel dapat dikategorikan ke dalam 3 cara sebagai

berikut.

1. Dengan cara mengetik langsung pada selnya (dimulai dengan tanda "=")

2. Dengan menekan toolbar Insert Function (fx) di sebelah kiri FormulaBar

3. Dengan menekan Insert pada menubar kemudian memilih function