rencana strategis - lpmu.upj.ac.id1).pdf · arsitektur tik sebagai acuan tentang arah pengembangan...

i

RENCANA STRATEGIS BAGIAN ICT

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA

TAHUN 2015-2020

JANUARI 2016

ii

LEMBAR PENGESAHAN

RENCANA STRATEGIS BAGIAN ICT


TAHUN 2015-2020 Tangerang Selatan, 19 Januari 2016

Menyetujui, Denny Ganjar Purnama, MTI Leenawaty Limantara, Ph.D. Kepala Bagian ICT Rektor

Mengetahui, Edmund Sutisna Presiden

iii

RINGKASAN EKSEKUTIF

Rencana Strategis Bagian ICT Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) merupakan dokumen perencanaan jangka pendek untuk periode lima tahun, yang merupakan rencana strategis ICT untuk mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran Bagian ICT secara khusus dan visi, misi, tujuan dan sasaran UPJ secara umum, yang berpedoman pada Rencana Strategis dan Program Kerja UPJ serta Rencana Induk Pengembangan (RIP) UPJ 2015-2035.

Renstra Bagian ICT ini menjadi arah kebijakan dan pengambilan keputusan dalam pengelolaan dan pengembangan program kerja ICT, yang prosesnya dilakukan dengan memperhatikan perkembangan UPJ serta isu-isu strategis lainnya. Renstra Bagian ICT menjadi dasar penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian ICT untuk lima tahun mendatang dalam kurun waktu tahun 2015 - 2020.

Penyusunan Program Kerja Periode 2015 – 2020 didasarkan pada situasi kondisi ICT periode 2011 – 2015 berikut capaiannya dan masukkan dari para stakeholder akan kebutuhan dukungan layanan TI di masa depan yang mana terlebih dahulu dilakukan Analisis SWOT terkait dengan Bagian ICT. Sasaran Rencana Strategis Bagian ICT ini adalah jangka pendek 2015-2020, yang merupakan paruh pertama dari Rencana Induk Pengembangan (RIP) UPJ 2015-2035 yakni Unggul dalam melaksanakan tata kelola Universitas yang baik (Good University Governance) dengan keunggulan khusus UPJ.

Ruang Lingkup Renstra Bagian ICT ini dibatasi pada Program Renstra Tahun 2015-2020 yang terdiri atas: Shortcut & Acceleration : Percepatan implementasi aplikasi bisnis; Modification & Interfacing Enterprise : Melakukan modifikasi dan integrasi dari core application; Dashboard Management : Menyusun data warehouse berikut dashboard parameter management di dalam pengambilan keputusan para pimpinan; Monitoring & Enhancement : Menyusun Business Intelligence untuk tujuan analisis bisnis.

Renstra ini menjabarkan Profil Bagian ICT yakni visi, misi, tujuan dan sasarannya. Jabaran terkait Analisis Situasi internal dan eksternal, Kompetensi Bagian ICT, Struktur Organisasi Bagian ICT, serta Kondisi Umum, Kondisi yang diharapkan, dan Analisis Kesenjangan yang menjadi kiblat dalam menyusun arah kebijakan dan strategi Bagian ICT. Renstra ini juga menjadi pedoman dalam penyusunan Indikator Performansi Kerja dan Program Kerja Bagian ICT.

Kata kunci: ICT, Analisis SWOT, Rencana Induk Pengembangan (RIP), isu strategis, Rencana Strategis (Renstra), indikator Performansi Kerja, Program Kerja (Proker).

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya penyusunan Rencana Strategis (Renstra) ICT - Universitas Pembangunan Jaya Tahun 2015-2020. Rencana Strategis (Renstra) ICT ini secara umum juga dikenal sebagai IT Master Plan – Universitas Pembangunan Jaya. Penyusunan Renstra ICT atau IT Master Plan ini dilaksanakan untuk mendukung kebutuhan operasional UPJ yang tertuang dalam RIP UPJ 2015-2035. Renstra ICT ini dijadikan acuan bagi Bagian ICT UPJ untuk melaksanakan dukungan teknis dan dukungan rencana strategis Fakultas, Prodi dan Unit, serta rencana pengembangan dan program kerjanya selama lima tahun kedepan. Di dalam pelaksanaan Rencana Strategis (Renstra) ICT atau IT Master Plan ini, tidak mustahil akan terjadi perubahan di dalam pelaksanaannya, hal ini dikarenakan kebutuhan bisnis dan operasional UPJ yang bersifat sangat dinamis sesuai perkembangan kondisi yang berjalan, namun setidaknya ICT UPJ sudah memiliki IT Blue Print yang termaktub di dalam Rencana Strategis (Renstra) ICT atau IT Master Plan ini. Tidak lupa penghargaan dan ucapan terima kasih disampaikan kepada seluruh sivitas akademika yang telah memberikan saran dan ide kreatifnya, khususnya jajaran Pimpinan UPJ, para Dosen di lingkungan UPJ dan nara sumber lainnya. Semoga usaha dan rencana penerapan program kerja ICT di lingkungan UPJ dengan berlandaskan Rencana Strategis (Renstra) ICT atau IT Master Plan ini dapat lebih menjadikan ICT sebagai business enabler terhadap proses bisnis yang dijalankan. Bintaro, 19 Januari 2016 Universitas Pembangunan Jaya Kepala Bagian ICT, Denny Ganjar Purnama, MTI

v

DAFTAR ISI halaman Lembar Pengesahan ii Ringkasan Eksekutif iii Kata Pengantar iv Daftar Isi v Daftar Tabel vi Daftar Gambar vi 1. Pendahuluan 1 1.1. Latar Belakang 1 1.2. Tujuan 1 1.3. Ruang Lingkup 2 1.4. Hasil Kajian 2 2. Arsitektur SI Kampus UPJ 3 2.1. Tujuan Penarapan TIK 3 2.1.1. Perspektif Bisnis 3 2.1.2. Perspektif Pendidikan 4 2.1.3. Perspektif Risiko 5 2.2. Proses Bisnis 5 2.3. Arsitektur Sistim Informasi 6 2.3.1. Prinsip-prinsi Arsitektur Sistem Informasi 6 2.3.2. Arsitektur Informasi 7 2.4. Arsitektur Aplikasi 10 2.4.1. Persyaratan Arsitektur Aplikasi 10 2.4.2. Arsitektur Aplikasi 11 2.5. Arsitektur Teknologi Informasi 11 2.5.1. Persyaratan Arsitektur Teknologi Informasi 11 2.5.2. Ketentuan Rancangan Arsitektur Teknologi 13 2.5.2.1. Ketentuan Infrastruktur Jaringan 13 2.5.2.2. Ketentuan Infrastruktur Server & Storage 13 2.5.2.3. Fasilitas Data Center 14 2.5.2.4. Perangkat Komputer Personal 15 2.5.3. Portofolio Perangkat Infrastruktur 15 2.5.4. Konfigurasi Perangkat jaringan 16 2.5.5. Standar Teknologi 18 2.6. Struktur Organisasi Pengelola 19 2.6.1. Prinsip Pengelolaan TIK 19 2.6.2 Fungsi Pengelola 20 3. Masterplan SI Kampus UPJ 22 3.1. Portofolio Kegiatan 22 3.2. Pentahapan 23

vi

Lampiran

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2.1. Perspektif Bisnis 3 Tabel 2.2. Perspektif Pendidikan 4 Tabel 2.3. Perspektif Resiko 5 Tabel 2.4. Prinsip-prinsip Arsitektur Sistem Informasi 6 Tabel 2.5. Kewenangan Akses 5 Tabel 2.6. Pertukaran Data Yang Terjadi 8 Tabel 2.7. Persyaratan Arsitektur Aplikasi 10 Tabel 2.8. Kriteria Infrastruktur IT UPJ 12 Tabel 2.9. Ketentuan Infrastruktur Jaringan 13 Tabel 2.10. Ketentuan Infrastruktur Server & Storage 13 Tabel 2.11. Fasilitas Data Center 14 Tabel 2.12. Perangkat Komputer Personal 15 Tabel 2.13. Persyaratan teknis kategori layanan 15 Tabel 2.14. Spesikasi minimal perangkat jaringan 17 Tabel 2.15. Standar Teknologi 18 Tabel 2.16. Prinsip Pengelolaan TIK 19 Tabel 2.17 Fungsi Pengelola 20 Tabel 2.15. Standar Teknologi 18 Tabel 3.1. Portofolio Kegiatan 22 Tabel 3.1. Kegiatan Pengembangan Ke Depan 23 Tabel 3.3. Program kerja Tahunan 24

vii

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Arsitektur Aplikasi 11 Gambar 2.2. Infrastruktur IT 15 Gambar 2.3. Topologi Jaringan 17

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA U P J

Masterplan Teknologi Informasi dan Komunikasi | Versi 1.0 1

MASTERPLAN TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

2015 - 2020


1. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Sebagaimana layaknya suatu perguruan tinggi yang baru berkembang, Universitas Pembangunan

Jaya (UPJ) membutuhkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), setidak-tidaknya untuk

mendukung berbagai proses-proses administrasi demi kelancaran operasional universitas.

Dewasa ini, layanan akses informasi bagi civitas academia (warga kampus) sudah dianggap

sebagai fasilitas standar yang harus disediakan. Baik akses informasi melalui internet, informasi

internal di lingkungan univeristas, maupun pertukaran informasi antar individu. Sebagai lembaga

pendidikan tinggi yang baru berdiri, UPJ harus segera membangun fasilitas TIK yang dapat

memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan, termasuk mahasiswa, dosen, staf

administrasi, manajemen, maupun Yayasan Pendidikan Jaya sebagai pemilik.

Untuk membangun TIK yang sesuai dengan kebutuhan ini perlu dirancang blueprint atau

arsitektur TIK sebagai acuan tentang arah pengembangan TIK di UPJ dalam jangka panjang.

Berdasarkan arsitektur TIK tersebut, kemudian disusun suatu masterplan (rencana induk) yang

merinci strategi dan tahapan implementasi arsitektur tersebut, serta kerangka acuan teknis dari

setiap tahapan kegiatan dalam masterplan tersebut.

Dalam pembahasan selanjutnya, arsitektur dan masterplan TIK UPJ akan disebut sebagai

Arsitektur Sistem Informasi (SI) Kampus dan Masterplan SI Kampus. Istilah ‘SI Kampus‘ dipilih

untuk tidak memberikan kesan terbatas hanya pemanfaatan TIK untuk mendukung bisnis

perguruan tinggi, melainkan seluruh kegiatan civitas academia termasuk proses belajar dan

mengajar.

1.2 TUJUAN

Penyusunan Masterplan Pangembangan SI Kampus bertujuan untuk menghasilkan suatu

dokumen Arsitektur Umum SI Kampus UPJ yang dapat dijadikan acuan bagi UPJ dalam

mengadakan, mengembangkan dan mengimplementasikan komponen-komponen SI Kampus,

baik yang berupa software (sistem dan aplikasi) maupun perangkat hardware (komputer,



penyimpanan data, dan jaringan), secara bertahap dalam rentang waktu beberapa tahun ke

depan. Berdasarkan dokumen arsitektur tersebut, kemudian disusun suatu rencana umum

pengembangan yang merumuskan pentahapan, ruang lingkup, persyaratan teknis dari kegiatan-

kegiatan pengembangan yang akan dilakukan. Adanya kedua dokumen ini sebagai acuan untuk

membantu manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengelolaan kegiatan

pengembangan, dengan tetap menjaga keselarasan antara keputusan-keputusan yang diambil

dengan strategi penerapan TIK yang menjadi landasan dari kedua dokumen acuan tersebut.

1.3 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari Arsitektur SI Kampus dan Masterplan meliputi aplikasi pendukung proses-

proses administrasi akademis, kepegawaian, keuangan, keperpustakaan, pembelajaran online,

dan sarana akses informasi kampus.

1.4 HASIL KAJIAN

Kajian ini akan menghasilkan dua acuan sebagai berikut:

1. Arsitektur SI Kampus

Mendeskripsikan struktur aset-aset TIK dalam SI Kampus UPJ dari perspektif pengelolaan.

Dokumen arsitektur ini juga merumuskan prinsip-prinsip serta standar-standar teknologi

yang harus dipatuhi untuk memastikan dapat direalisasikannya solusi-solusi TIK yang

dibutuhkan UPJ.

Dokumen arsitektur juga memuat rancangan struktur organisasi pengelolaan TIK yang

dibutuhkan untuk dapat mengelola layanan SI Kampus yang akan dibangun.

2. Masterplan Pengembangan SI Kampus

Mendeskripsikan strategi implementasi Arsitektur SI Kampus dalam bentuk pentahapan

kegiatan, serta persyaratan teknis yang memastikan ditaatinya prinsip dan standar yang

telah disepakati dalam penyusunan Arsitektur SI Kampus.



2. ARSITEKTUR SI KAMPUS UPJ

Arsitektur SI Kampus adalah cetak biru (blueprint) atau rancangan struktur aset-aset Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK) UPJ yang meliputi:

Alur informasi dalam proses-proses bisnis (rangkaian kegiatan) utama yang akan

didukung oleh TIK di UPJ

Struktur informasi yang disimpan, diolah dan dihasilkan melalui penerapan TIK

Komposisi aplikasi dan keterhubungan antar aplikasi

Infrastruktur teknologi

Struktur organisasi pengelola dan kompetensi pengelolanya.

Rancangan arsitektur ini diarahkan oleh seperangkat prinsip-prinsip yang diturunkan dari

kebutuhan strategis UPJ dan mengadopsi praktek-praktek yang baik (best practice) di organisasi-

organisasi sejenis.

2.1 TUJUAN PENERAPAN TIK

Prinsip-prinsip penerapan TIK di kampus UPJ diturunkan dari strategi dan kebutuhan UPJ sebagai

entitas bisnis dan UPJ sebagai entitas pendidikan. Dengan digunakannya pendekatan yang

memanfaatkan solusi TIK sebagai sarana untuk memenuhi kebutuhan UPJ, maka tidak dapat

diabaikan faktor risiko yang mungkin terjadi sebagai konsekuensi dari diandalkannya TIK sebagai

strategic enabler bagi organisasi.

2.1.1 Perspektif Bisnis

Sebagai entitas bisnis UPJ perlu memastikan sustainability UPJ dari perspektif bisnis.

Sustainability ini menuntut:

Tabel 2.1

No Kriteria Bisnis Sasaran

BR-1 Efisiensi dalam kegiatan operasional.

Mengendalikan biaya operasional yang dikeluarkan untuk menggaji karyawan yang melaksanakan suatu kegiatan. Ini dapat dicapai dengan, sejauh memungkinkan, mengotomasi proses-proses rutin sehingga dapat menekan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan, mempercepat penyelesaian pekerjaan, dan meminimalkan kesalahan yang harus dikerjakan ulang.

Memanfaatkan fasilitas elektronik untuk mempercepat dan memudahkan proses komunikasi dan koordinasi antar karyawan serta dengan pihak luar UPJ, sehingga dapat menekan biaya transport maupun kebutuhan ATK.



No Kriteria Bisnis Sasaran

BR-2 Optimasi pengelolaan sumber daya.

Tersedianya informasi yang akurat dan tepat waktu untuk memonitor penggunaan dan kebutuhan sumber daya, baik berupa sarana, prasarana, SDM, maupun anggaran; sehingga dapat merencanakan alokasi sumber daya secara lebih akurat dan tepat sasaran.

BR-3 Efektivitas pengendalian dan pengawasan.

Tersedianya informasi yang akurat dan tepat waktu untuk memonitor pelaksanaan kegiatan, sehingga dapat melakukan upaya perbaikan secara dini jika ditemui permasalahan.

Tersedianya informasi yang komprehensif dan tepat waktu untuk mengevaluasi kinerja di berbagai bagian, sehingga dapat menerapkan mekanisme reward & punishment secara tepat sasaran, atau mendapatkan informasi untuk mencari solusi atas hambatan pada kinerja bagian atau organisasi secara keseluruhan.

Dimungkinkannya pembakuan prosedur kerja melalui penerapan aplikasi, sehingga penyimpangan dapat dihindari dan catatan pelaksanaan kegiatan tersimpan dalam sistem untuk keperluan audit dan penelusuran.

2.1.2 Perspektif Pendidikan

Untuk dapat bersaing dengan lembaga pendidikan tinggi lain, UPJ harus sekurang-kurangnya

memiliki layanan yang memadai dan sesuai dengan ekspektasi customer (mahasiswa dan

orangtuanya) terhadap suatu perguruan tinggi. Layanan dasar ini adalah:

Tabel 2.2

No Layanan Dasar Manfaat

ER-1 Fasilitas publikasi online informasi akademis dan administratif yang komprehensif dan terkini.

Komunikasi secara luas untuk civitas academia dapat dilakukan dengan cepat (dapat diakses kapan saja dan dari mana saja) dan efisien.

ER-2 Fasilitas self-service bagi mahasiswa untuk mengurus administrasi akademis dan kemahasiswaan.

Proses administrasi kemahasiswaan lebih efisien dan akurat karena data dimasukkan hanya satu kali oleh masing-masing mahasiswa (sumber datanya langsung) .

ER-3 Fasilitas forum diskusi online yang memungkinkan segenap civitas academia berkolaborasi secara online.

Proses kolaborasi antar civitas academia mudah diciptakan karena tidak membutuhkan pertemuan tatap muka, dan interaksi secara otomatis terdokumentasi.

ER-4 Fasilitas akses ke materi ajar multimedia. Penyebaran materi pengajaran dapat dilakukan dengan cepat (dapat diakses kapan saja dan dari mana saja) serta efisien (bukan dokumen fisik)

ER-5 Fasilitas audio-visual untuk sesi pembelajaran jarak jauh.

Proses belajar-mengajar tidak dibatasi oleh pertemuan tatap-muka secara



No Layanan Dasar Manfaat

langsung, terutama jika pengajar berada di lokasi lain.

ER-6 Fasilitas email untuk berkomunikasi antar mahasiswa, dengan dosen, maupun dengan pihak luar.

Korespondensi baik antar civitas academia maupun dengan pihak luar mudah dan efisien, termasuk pertukaran dokumen elektronik.

ER-7 Fasilitas akses internet dengan kapasitas yang memadai untuk mendukung kegiatan studi mandiri.

Memfasilitasi pencarian materi-materi yang dapat memperkaya proses belajar-mengajar maupun penelitian.

2.1.3 Perspektif Risiko

Menerapkan TIK sebagai strategic enabler bagi UPJ juga berarti menghadirkan risiko-risiko baru

seperti terjadinya manipulasi data dalam sistem-sistem aplikasi yang menimbulkan kerugian bagi

UPJ, bocornya data ke pihak yang tidak memiliki otorisasi mengaksesnya, terhentinya layanan TIK

karena tindakan yang merusak sistem, dsb. Untuk mengantisipasi risiko-risiko tersebut, SI

Kampus harus dapat mengendalikan risiko-risiko dasar:

Tabel 2.3

No Risiko Mekanisme Pengendalian

RR-1 Adanya manipulasi, penyimpangan atau perubahan data lainnya pada sistem.

Pengaturan hak akses ke sistem-sistem dalam lingkungan SI Kampus bagi setiap user.

RR-2 Adanya penyusupan ke dalam sistem atau jaringan internal yang memiliki tujuan mengganggu layanan.

Pengamanan fasilitas SI Kampus dari akses oleh pihak yang tidak mendapat otorisasi.

RR-3 Adanya software berbahaya yang, baik secara disengaja atau tidak, masuk ke dalam sistem atau jaringan internal.

Kemampuan mendeteksi dan membasmi software yang merusak sistem-sistem dalam SI Kampus.

RR-4 Kerusakan atau hilangnya data, baik karena gangguan teknis sistem maupun ulah manusia.

Kemampuan memulihkan kerusakan pada data yang tersimpan dalam sistem-sistem SI Kampus.

RR-5 Terhentinya layanan TIK karena gangguan yang disebabkan oleh kerusakan, kesalahan pengguna, atau insiden lainnya.

Kemampuan memonitor dan melacak gangguan pada SI Kampus.

2.2 PROSES BISNIS

Berdasarkan tujuan bisnis yang telah diuraikan sebelumnya, proses-proses bisnis utama UPJ yang

ideal untuk didukung oleh TIK adalah sebagai berikut:

Administrasi Akademis

Layanan Pembelajaran Elektronik

Layanan Perpustakaan



Manajemen Kepegawaian

Manajemen Aset dan Persediaan

Manajemen Fasilitas atau Sarana Prasarana

Manajemen Keuangan

Data Warehouse

Decision Support System dan Executive Information System

2.3 ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Arsitektur informasi SI Kampus menggambarkan pengorganisasian data lintas berbagai aplikasi

dalam suatu struktur yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan UPJ.

2.3.1 Prinsip-prinsip Arsitektur Sistem Informasi

Untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis UPJ, maka data SI Kampus harus diorganisasikan

berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

Tabel 2.4

No Persyaratan Kebutuhan Bisnis

RI-1 Setiap unit data dimasukkan ke aplikasi-aplikasi SI Kampus hanya satu kali pada suatu aplikasi yang mengelola entitas data tersebut (tidak ada pemasukan data ulang di aplikasi lain).

Untuk meniadakan duplikasi pekerjaan pemasukkan data dan memastikan konsistensi data lintas aplikasi.

RI-2 Data acuan tentang entitas yang dipakai oleh lebih dari satu (lintas) aplikasi tersimpan dalam satu master data yang dikelola secara terpusat untuk dipakai bersama (shared) di antara aplikasi-aplikasi yang membutuhkannya.

Untuk memastikan konsistensi data lintas aplikasi dan memudahkan menjaga integritas data.

RI-3 Aplikasi yang menyimpan duplikat data acuan lintas aplikasi harus dapat melakukan sinkronisasi secara otomatis dengan master data, dan semua perubahan pada entitas data acuan lintas aplikasi harus dilakukan pada master data dengan menggunakan aplikasi yang dirancang untuk menambah dan menghapus entitas data tersebut.

Untuk memastikan konsistensi data lintas aplikasi dan memudahkan menjaga integritas data.

RI-4 Data aplikasi-aplikasi harus tersimpan dalam teknologi Data Base Management System yang menerapkan open standard.

Untuk memastikan bahwa sharing (berbagi-pakai) data lintas aplikasi dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi yang didukung secara luas oleh berbagai bahasa pemrograman.

RI-5 Setiap record/instance data harus memiliki elemen data (field) tanggal terakhir diubah dan field nama user yang melakukan perubahan terakhir.

Untuk memastikan bahwa semua perubahan data dapat dilacak untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban.



2.3.2 Arsitektur Informasi

Dua tipe data yang disimpan dalam sistem:

1. Master Data

Yaitu data acuan (referensi) yang bersifat statis, atau yang perubahannya relatif jarang,

dan dipakai oleh beberapa aplikasi. Misalnya data mahasiswa dan pegawai.

2. Transactional Data

Yaitu data operasional yang mencatat setiap transaksi, seperti transaksi pembayaran SPP,

pengambilan mata kuliah oleh mahasiswa, dsb. Data transaksional mencantumkan kode

identitas dari entitas yang terlibat dalam transaksi. Kode entitas ini mengacu pada data

profil entitas yang tersimpan dalam Master Data.

Berikut ini adalah daftar entitas data master utama:

Mahasiswa

Mata kuliah

Pegawai (dosen dan karyawan lain)

Aset tetap

Bahan habis pakai

Katalog pustaka

Mata anggaran.

Berikut ini adalah aturan kewenangan akses yang dimiliki oleh masing-masing layanan sistem

informasi (SI) terhadap master data. Tipe kewenangan aksesnya adalah Menambah/Create (C),

Membaca/Read (R), Mengubah/Update (U), dan Menghapus/Delete (D). Aplikasi yang memiliki

kewenangan akses C dan D adalah pemilik dari suatu entitas data, dan unit organisasi yang

memiliki atau mengoperasikan aplikasi tersebut adalah pemilik entitas data tersebut.

Tabel 2.5

MASTER DATA BAGIAN

Data Maha-siswa

Data Mata Kuliah

Data Dosen

Data Karya-wan

Data Bahan Habis Pakai

Data Aset

Tetap

Katalog Pustaka

Mata Anggaran

Program Studi (Dosen)

- R - - R R R -

Administrasi Akademis

CRUD CRUD R - R R R ‐

Pembelajaran Elektronik

R R R R R R R ‐

Kepegawaian - - CRUD CRUD R R R ‐



MASTER DATA BAGIAN

Data Maha-siswa

Data Mata Kuliah

Data Dosen

Data Karya-wan

Data Bahan Habis Pakai

Data Aset

Tetap

Katalog Pustaka

Mata Anggaran

Persediaan ‐ R ‐ ‐ CRUD R R ‐

Sarana Prasarana ‐ R - - R CRUD R ‐

Perpustakaan R R R R R R CRUD ‐

Marketing R R - - R R R -

ICT - R - - R R R -

Keuangan R R R R R R R CRUD

Secara garis besarnya, pertukaran data yang terjadi diantara layanan-layanan SI tersebut adalah

sebagai berikut.

Tabel 2.6

Tujuan:

Sumber:

Program

Studi

(Dosen)

Adminis-

trasi

Akademis

Pembela-

jaran

Elektronik

Kepega-

waian

Persedia-

an

Sarana &

Prasarana

Perpusta-

kaan

Marketing ICT Keuangan

Prodi (Dosen)

-

Silabus

kuliah, Materi kuliah, Deskripsi tugas mahasiswa

Silabus

kuliah, Materi kuliah, Deskripsi tugas mahasiswa

-

-

-

Usulan kebutuhan buku baru

Materi tentang Prodi untuk kebutuhan marketing

Usulan kebutuhan aplikasi

Usulan anggaran

Adminis-

trasi

Akademis

Silabus

kuliah, Peserta kuliah, Tugas mengajar

-

Silabus

kuliah, Peserta kuliah, Tugas mengajar, Status dosen, Status mahasiswa

Tugas

mengajar

Jadwal

kuliah

Jadwal

kuliah

Status

mahasiswa

-

Jadwal kuliah, Usulan kebutuhan aplikasi

Kewajiban bayar mhs., Tugas mengajar dosen, Kehadiran dosen, Usulan anggaran

Pembela-

jaran

Elektronik

Aktivitas Pembela-jaran online untuk mahasiswa

Aktivitas Pembela-jaran online untuk mahasiswa

-

-

-

-

-

-

Aktifitas update content, Usulan kebutuhan aplikasi

Usulan anggaran

Perpusta-

kaan

-

Peminjam-an oleh mhs dan dosen

Katalog materi ajar

Peminjam-an oleh karyawan

-

-

-

-


Biaya pembelian, Usulan anggaran



Tujuan:

Sumber:

Program

Studi

(Dosen)

Adminis-

trasi

Akademis

Pembela-

jaran

Elektronik

Kepega-

waian

Persedia-

an

Sarana &

Prasarana

Perpusta-

kaan

Marketing ICT Keuangan

Kepega-

waian

-

Status dosen

Status dosen

-

Status dosen, Status karyawan



-


Status pegawai, Besarnya gaji, honor dan tunjangan, Usulan anggaran

Persediaan Daftar persediaan& aturan kewenang-an pemakaian

Daftar persediaan & aturan kewenangan pemakaian


Daftar persediaan & aturan kewenang-an pemakaian

-



Daftar persedi-aan & aturan kewe-nangan pemakaian

Daftar persediaan & aturan kewe-nangan pemakai-an, Usulan kebutuhan aplikasi

Daftar persediaan& aturan ewenang-an pemakai-an, Biaya pembeli-an, Usulan anggaran

Sarana &

Prasarana

Daftar fasilitas & aturan kewe-nangan pemakaian

Daftar fasilitas & aturan kewenangan Pemakaian

Daftar fasilitas & aturan kewenangan pemakaian

Daftar fasilitas & aturan kewena-ngan pemakaian

Daftar fasilitas & aturan Kewe-nangan pemakaian


-


Daftar fasilitas & aturan kewe-nangan pemakaian, Usulan kebutuhan aplikasi

Kontrak pengadaan, Kontrak pemeliharaan, Biaya pembelian, Biaya pemeliharaan, Usulan anggaran.

Marketing Sosialisasi program marketing

Sosialisasi program marketing






-

Sosialisasi program marketing, Usulan kebutuhan aplikasi

Kontrak jasa konsultan, Kontrak SDM outsource, Usulan anggaran.

ICT Sosialisasi aplikasi, Pemberitahuan gangguan fasilitas ICT

Sosialisasi aplikasi, Pemberita-huan gangguan fasilitas ICT







-

Kontrak pengadaan, Kontrak pemeliharaan, Biaya pembelian, Biaya pemeliharaan, Usulan anggaran

Keuangan Anggaran, Status pembayar-an honor dosen tidak tetap, dll.

Anggaran, Status pembayaran kontrak dll., Status pembayaran mahasiswa

Anggaran, Status pembayaran SDM outsource, dll.

Anggaran, Status pembayar-an SDM outsource, dll.

Anggaran, Status Pembayar-an kontrak dll.

Anggaran, Status pembayaran kontrak dll.

Anggaran, Status Pemba-yaran buku, dll.

Anggaran, Status pembayaran jasa konsultan, SDM outsource, dll.

Anggaran, Status pemba-yaran kontrak dll.

-



2.4 ARSITEKTUR APLIKASI

Arsitektur aplikasi SI Kampus menggambarkan komposisi aplikasi-aplikasi SI Kampus UPJ,

hubungan antar aplikasi, dan struktur komponen-komponen utama beserta mekanisme integrasi

antar aplikasinya.

2.4.1 Persyaratan Arsitektur Aplikasi

Untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis UPJ, maka aplikasi-aplikasi SI Kampus UPJ harus

memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:

Tabel 2.7

No Persyaratan Kebutuhan Bisnis

RA-1 Setiap aplikasi enterprise (bukan personal) harus menerapkan arsitektur aplikasi minimal 3-tier, dengan masing-masing tier adalah: database, aplikasi, dan client (fasilitas interaksi dengan user).

Untuk memudahkan pengaturan hak akses yang berbeda antara data, aplikasi, dan client; baik oleh user maupun pengembang dan administrator.

RA-2 Sejauh memungkinkan, setiap aplikasi enterprise harus dapat diakses melalui server web dengan web browser standar.

Untuk memudahkan deployment (penggelaran) aplikasi, tanpa membutuhkan pekerjaan instalasi di sisi user, serta memungkinkan akses secara luas dari mana dan kapan saja.

RA-3 Setiap aplikasi enterprise harus menggunakan mekanisme autentikasi user, minimal dengan mekanisme password, dan menerapkan otorisasi kewenangan user untuk mengakses fungsi-fungsi aplikasi yang dapat diatur oleh administrator berwenang mengelolanya.

Untuk memastikan bahwa kewenangan menjalankan fungsi-fungsi aplikasi dapat diatur sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing user, berdasarkan ketentuan organisasi.

RA-4 Setiap aplikasi enterprise transaksional harus mencatat nama user dan waktu (tanggal dan jam) untuk setiap pemasukan dan pengubahan data aplikasi pada kolom-kolom/fields dalam database yang diubah, atau mancatat nama user, waktu dan deskripsi perubahan yang dilakukan pada suatu log file.

Untuk memastikan bahwa semua perubahan data dapat dilacak untuk keperluan audit dan pertanggungjawaban.

RA-5 User, baik secara langsung atau melalui aplikasi personal (client), tidak diijinkan untuk mengakses database aplikasi-aplikasi enterprise.

Untuk menghindari pengubahan data tanpa melalui aplikasi resmi yang dikendalikan oleh administrator yang berwenang.



2.4.2 Arsitektur Aplikasi

Dengan adanya kebutuhan integrasi antar aplikasi, terutama dalam bentuk sharing data lintas

aplikasi, serta akses oleh user melalui portal web tunggal, maka dibutuhkan arsitektur aplikasi

sebagaimana digambarkan berikut ini:

Gambar 2

Untuk alasan keamanan akses ke database, konfigurasi aplikasi selain yang ditunjukkan di atas

(misalnya, client application langsung terkoneksi dengan DBMS atau melalui ODBC) harus

dihindari.

2.5 ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

Berdasarkan Arsitektur SI yang telah diuraikan sebelumnya, disusun Arsitektur Teknologi atau

Infrastruktur TI yang dibutuhkan untuk mendukung Arsitektur SI tersebut.

2.5.1 Persyaratan Arsitektur Teknologi Informasi

DBMS

Data WarehouseMaster Databases Transactional Databases

Applications

Web Services

ODBC/JDBC

Single Sign On

Servlet Servlet ServletServlet

ClientBrowserBrowserBrowserBrowserThin Client App.



Mengacu kepada persyaratan bisnis pemanfaatan TI di UPJ, maka infrastruktur TI SI Kampus UPJ

harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

Tabel 2.8

Nomor Persyaratan Kebutuhan Bisnis

RT-1 Memiliki kapasitas yang memadai untuk menjalankan aplikasi-aplikasi campus-wide yang direncanakan dan beban layanan SI yang disediakan kepada staf maupun mahasiswa di lingkungan UPJ.

Lingkungan kampus memiliki jumlah user yang relative besar, sehingga kapasitas infrastruktur untuk layanan umum yang sifatnya online harus cukup besar untuk tidak menghambat kegiatan administrasi.

RT-2 Memiliki ketersediaan layanan yang dapat diterima, terutama pada jam-jam dimana aktivitas kampus UPJ berjalan.

Terhentinya layanan karena gangguan selain dapat menghambat kegiatan administrasi universitas, juga melumpuhkan komunikasi elektronik (baik yang sifatnya interaktif maupun publikasi) yang sudah menjadi kebutuhan penting di suatu lingkungan perguruan tinggi.

RT-3 Memiliki pengamanan yang memadai untuk menutup layanan SI Kampus dari gangguan kerahasiaan data, integritas informasi, dan ketersediaan layanan.

Bocornya data rahasia universitas dapat berpotensi dieksploitasi oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sehingga merugikan individu civitas academia UPJ. Perubahan yang tidak sah atau perusakan terhadap data organisasi dapat melumpuhkan pengelolaan dan pengendalian kegiatan universitas sehingga menyebabkan kesalahan administrative maupun manajerial yang merugikan universitas. Gangguan ketersediaan layanan akibat sabotase atau kerusakan dapat menghambat produktivitas universitas sebagaimana kebutuhan bisnis untuk prinsip RT-2.

RT-4 Memiliki fasilitas untuk memudahkan administrasi dan pengawasan semua layanan SI Kampus secara terpusat.

Dengan keterbatasan SDM pengelola TI, adanya fasilitas pengendalian secara terpusat dan terpadu akan menjadikan pengendalian (administrasi, pengawasan, dan perbaikan) infrastruktur dapat dilakukan secara efisien.

RT-5 Adanya standarisasi pilihan teknologi untuk memudahkan pengelolaan infrastruktur, termasuk administrasi dan pemeliharaannya.

Standarisasi teknologi akan memaksimalkan kompatibilitas antar perangkat sehingga memudahkan pengelolaannya secara terpadu, mengurangi keragaman keahlian SDM yang dibutuhkan, dan menghindari penggunaan teknologi yang belum teruji/mapan.

RT-6 Adanya pelabelan dan pencatatan aset beserta konfigurasinya untuk memudahkan pemeliharaan.

Dengan keterbatasan SDM pengelola infrastruktur, aset yang terlabel dan tercatat konfigurasinya akan sangat meningkatkan efisiensi pelacakan kesalahan dan memudahkan perbaikannya.



2.5.2 Ketentuan Rancangan Arsitektur Teknologi

Untuk memenuhi persyaratan teknis yang diuraikan sebelumnya, arsitektur teknologi informasi

SI Kampus harus memenuhi beberapa spesifikasi dasar. Untuk tiap kategori infrastruktur,

spesifikasi dasarnya adalah sebagai berikut:

2.5.2.1 Ketentuan Infrastruktur Jaringan

Tabel 2.9

Nomor Ketentuan Persyaratan Bisnis dan Teknis

DTJ-1 Kapasitas perangkat jaringan dapat menampung minimal kebutuhan koneksi data sebanyak jumlah mahasiswa dan staf UPJ.

Persyaratan RT-1.

DTJ-2 Kapasitas bandwidth jaringan mampu mengakomodasi kebutuhan komunikasi data untuk video conference maksimum 3 sesi secara bersamaan.

Persyaratan RT-1.

DTJ-3 Memiliki koneksi internet dengan satu cadangan yang disediakan melalui jalur yang berbeda.

Persyaratan RT-2.

DTJ-4 Memiliki fasilitas untuk menutup akses-akses tertentu ke jaringan internal UPJ dari luar (internet).

Persyaratan RT-3.

DTJ-5 Memiliki fasilitas manajemen bandwidth untuk mengalokasikan dan memonitor penggunaan kapasitas jaringan sesuai ketentuan manajemen.

Persyaratan RT-4.

DTJ-6 Memiliki fasilitas untuk mengalokasikan dan mengelola koneksi perangkat komputer ke jaringan secara otomatis dan terpusat.

Persyaratan RT-4.

2.5.2.2 Ketentuan Infrastruktur Server dan Storage

Tabel 2.10


DTS-1 Kapasitas server dapat menampung beban aplikasi-aplikasi yang direncanakan akan diimplementasikan dalam 3 tahun ke depan, ditambah 20% kapasitas cadangan.

Persyaratan RT-1 dan siklus pengadaan perangkat TI yang umum: 3 tahunan, dan antisipasi lonjakan beban.

DTS-2 Kapasitas data storage dapat menampung jumlah data organisasi, baik yang berupa data aplikasi maupun data multimedia, yang diproyeksikan dalam 3 tahun ke depan, ditambah 20% kapasitas cadangan.

Persyaratan RT-1 dan siklus pengadaan perangkat TI yang umum: 3 tahunan, dan antisipasi lonjakan beban.

DTS-3 Memiliki server yang berbeda untuk layanan Web/email, Aplikasi enterprise, Database,

Persyaratan RT-3, dengan pemisahan server pengaturan hak akses terhadap



Pengembangan aplikasi, dan Pengendalian infrastruktur.

aplikasi dan data yang berbeda lebih mudah dilakukan.

DTS-4 Setiap server memiliki fasilitas untuk menulis dan membaca ke/dari media backup.

Persyaratan RT-2: meminimalkan terhentinya layanan karena kerusakan data; RT-3: meminimalkan ganguan integritas data akibat kerusakan data.

DTS-5 Menggunakan platform operating system yang sama untuk semua server.

Persyaratan RT-5. Platform yang sama juga memungkinkan penggunaan salah suatu server sebagai cadangan bagi server lain yang rusak.

2.5.2.3 Fasilitas Data Center

Efisiensi dan keamanan menjadi pertimbangan utama dalam merancang data center di gedung

kampus UPJ yang baru. Rancangan dibuat sesederhana mungkin namun memenuhi persyaratan

pengamanan, terutama dari gangguan fisik, termasuk akses oleh pihak yang tidak berwenang ke

perangkat dan kerusakan bangunan, maupun gangguan pada pasokan daya.

Tabel 2.11


DTF-1 Memiliki perangkat catu daya tanpa interupsi atau uninterruptable power supply (UPS) yang dapat melindungi server-server layanan web, aplikasi, database dan jaringan dari matinya pasokan listrik utama secara tiba-tiba. Kapasitas minimal 10 KVA.

Persyaratan RT-2.

DTF-2 Memiliki fasilitas pembangkit listrik cadangan (genset) yang memadai untuk memasok kebutuhan listrik data center jika pasokan listrik utama mati.

Persyaratan RT-2.

DTF-3 Memiliki dua set pendingin suhu ruangan (AC) dengan salah satunya sebagai cadangan.

Persyaratan RT-2.

DTF-4 Memiliki fasilitas detektor asap dan alarm kebakaran. Persyaratan RT-3.

DTF-5 Memiliki lemari penyimpanan media backup yang tahan api/panas dan kedap air.

Persyaratan RT-3.

DTF-6 Memiliki pintu yang dapat dikunci dengan fasilitas akses (PIN, sidik jari atau kartu akses).

Persyaratan RT-3

DTF-7 Penataan ruang yang ringkas dengan satu rak server ukuran 45U untuk server tipe rackmount, dan cable tray untuk perkabelan yang terpisah untuk lintasan kabel daya dan lintasan kabel data.

Persyaratan RT-4



2.5.2.4 Perangkat Komputer Personal

Tabel 2.12


DTC-1 Memiliki platform operating system berlisensi/legal yang diseragamkan.

Persyaratan RT-5.

DTC-2 Memiliki software anti virus yang senantiasa terupdate.

Persyaratan RT-3.

DTC-3 Memiliki software produktivitas yang berlisensi atau legal.

Persyaratan RT-1.

2.5.3 Portofolio Perangkat Infrastruktur

Secara umum, kelengkapan minimal infrastruktur TIK yang dibutuhkan dapat digambarkan dalam

diagram portofolio berikut ini:

Gambar 2.1

Persyaratan teknis dari masing-masing kategori layanan tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 2.13

Kategori Persyaratan Teknis

Access Channels Mengutamakan (berdasarkan urutan prioritas) client yang berbasis web browser, web browser dengan applet, dan aplikasi ringan (hanya user interface dan komunikasi ke server). Access melalui web memungkinkan penggunaan PDA atau smartphone untuk menjalankan aplikasi.

IT INFRASTRUCTURE ARCHITECTURE

DATA

SERVICES

NETWORK

SERVICES

SECURITY

SERVICES

ACCESS

CHANNELS

PLATFORM

SERVICES

COMMON

SYSTEM

SERVICES

Switching

Routing

Server Operating

System

Desktop Operating

System

HTTP

Email

Printing

DNS

Extract, Transform

& Load ToolsOLAP Tool

DBMS

Database

Connectivity

Data

Warehouse

ServerStorage

Device

Antivirus &

Anti-Malware

Public Key

Infrastructure

Web

BrowserPC

Thin

Client

Web

ThinClent

Video

Confer-ence

File Sharing

Wireless Access Point

Time Service

Database

Synchronization

Metadata

Repository

DHCP

Web Proxy & Cache

Firewall

Bandwidth management

Master Data

Management

Anti Email Spam

Network Access

Control

Backup

Tool

Directory &

Identity Management Single Sign On



Kategori Persyaratan Teknis

Data Services Menyediakan database untuk di pakai bersama (shared) oleh beberapa aplikasi dengan protokol open standard.

Common System Services

Menyediakan fasilitas online umum multiguna.

Network Services Menyediakan perangkat minimal jaringan untuk memenuhi kebutuhan koneksi secara optimal, serta memonitor dan mengatur penggunaannya.

Platform Services Menyediakan sarana dasar untuk menjalankan aplikasi enterprise dan personal, serta sarana backup data.

Security Services Menyediakan fasilitas dasar untuk mengamankan sistem dengan mengatur akses ke jaringan dan layanan online.

2.5.4 Konfigurasi Perangkat Jaringan

Pertimbangan utama dalam perancangan infrastruktur jaringan adalah efisiensi dan kapasitas.

Kapasitas dimaksudkan untuk memastikan bahwa kapasitas sambungan dan bandwidth jaringan

dapat mengakomodasi kebutuhan komunikasi data di lingkungan kampus yang relatif tinggi.

Konfigurasi perangkat jaringan yang distandarkan adalah sebagai berikut:

Menggunakan fiber optic (FO) tipe outdoor - multimode sebagai backbone yang

menghubungkan antar bangunan dan antar lantai, dan berujung pada distribution switch

di setiap lantai. FO dipilih karena alasan kapasitas dan ketahanan terhadap gangguan

interferensi (RFI).

Core switch berada di ruang data center, distribution switch di setiap lantai, dan access

switch di setiap ruangan.

Distribusi di setiap lantai dari distribution switch ke access switch di ruangan

menggunakan kabel Unshilded Twisted Pair (UTP) dengan spesifikasi Category 6 untuk

mengantisipasi kebutuhan transmisi data high speed.

Koneksi internet diperoleh dengan berlangganan ke provider internet komersial berbasis

cable ke ruang data center.

Wireless Access Point disediakan di selasar tiap lantai dan tiap gedung untuk akses

jaringan bagi perangkat mobile (notebook atau netbook PC dan PDA) di kelas dan ruang

kantor.

Firewall untuk menyaring paket-paket yang masuk dari internet dipasang antara edge

router di sisi internet (WAN) dan internal router di sisi intranet (LAN).

Akses langsung dari intranet ke internet tidak dibuka, semua akses web (HTTP service) ke

luar hanya melalui proxy server.



Gambaran umum dari topologi jaringan data yang dibangun adalah sebagai berikut:

Gambar 2.2

Spesifikasi minimal perangkat jaringannya adalah sebagai berikut:

Tabel 2.14

Perangkat Spesifikasi Minimal

Router Minimal 1 port WAN dan 1 port Gigabit Ethernet

Core Switch Network switch dengan kapasitas agregasi (core switch) dengan kapabilitas switching di layer 3 (L3). Minimal 16 port Gigabit Ethernet

Distribution Switch Manageable switch untuk memudahkan optimasi dan pengelolaan. Minimal 1 port Gigabit Ethernet dan 16 port 10/100 Ethernet

Access Switch Dapat digunakan tipe yang unmanaged.

Wireless Access Point Memiliki area cakupan yang luas dengan protocol IEEE 802.11b/g/n.



2.5.5 Standar Teknologi

Beberapa teknologi ditetapkan sebagai standar organisasi berdasarkan persyaratan teknis

maupun pertimbangan kelayakan teknisnya.

Tabel 2.15

Aset Spesifikasi Standar Pertimbangan Teknis

Protokol Jaringan

TCP/IP TCP/IP adalah standar de facto untuk jaringan data.

Platform OS Web, Email dan Proxy Server

Berbasis opensource : Linux SUSE / Redhat atau Berbasis : Cloud Server atau Microsoft Product

Linux sangat efisien menggunakan sumber daya komputasi server dan memiliki kerentanan rendah terhadap ancaman security, seperti virus/malware.

Platform OS Application dan Database Server

Berbasis opensource : Linux atau Microsoft Windows Server 2008

Untuk mengakomodasi sebagian besar aplikasi yang sudah ada yang dibangun dengan platform Windows.

Platform OS Komputer Personal

Microsoft Windows 7 Windows dipilih karena lebih banyak dikenal dan biasa digunakan oleh user. Saat ini versi 7 dinilai sudah stabil dan masih layak digunakan.

Software Anti Virus

Untuk PC, menggunakan paket gratis, dapat dipilih antara: AVG, Avast!, Microsoft Security Essentials, Comodo, Avira atau Smadav

Software anti virus gratis sudah cukup efektif, terutama jika automatic update dijalankan minimal sekali sehari.

DBMS Relational (RDBMS), dapat menerima perintah SQL standar. Berbasis opensource : MySQL atau PostgreSQL

RDBMS dapat mengakomodasi volume data besar dengan efektif dan perubahan pada struktur data mudah dilakukan.

Konektivitas Database

Open Database Connectivity (ODBC) dan turunannya, misalnya Java Database Connectivity (JDBC) dan OLE-DB (Microsoft Object Linking & Embedding).

ODBC merupakan protokol akses yang umum digunakan untuk mengakses RDBMS.

Platform Hardware Server

Spesifikasi minimum:

Processor: 64-bit, 4 core

RAM: 8 GB

Harddisk: SATA drive, kapasitas sesuai kebutuhan.

Internal tape drive untuk backup data dan aplikasi.

Rackmount

Mengutamakan kapasitas komputasi yang memadai untuk kebutuhan 3 tahun ke depan.

Untuk efisiensi biaya, software untuk pengelolaan/administrasi sistem, seperti WAP

management dan Single Sign On, diutamakan menggunakan opensource.



2.6 STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLA

Peningkatan aset Sistem dan Teknologi Informasi UPJ harus diimbangi dengan peningkatan

kemampuan dan kapasitas pengelolanya.

2.6.1 Prinsip Pengelolaan TIK

Efisiensi adalah salah satu kriteria utama bagi manajemen UPJ. Atas dasar kriteria tersebut

beberapa prinsip utama yang dapat digunakan dalam merancang organisasi pengelolaan TIK

adalah:

Tabel 2.16

Nomor Prinsip Pertimbangan

RO-1 Outsourcing untuk pekerjaan teknis pengembangan software, instalasi hardware, perbaikan hardware dan pemeliharaan hardware.

Meminimasi kebutuhan tenaga ahli dan pelatihan di bidang teknis pengembangan, perbaikan dan pemeliharaan.

RO-2 Adanya keahlian internal dan prosedur dalam mengelola hubungan dengan vendor/kontraktor/outsourcer, termasuk memantau dan mengevaluasi kinerjanya.

Meningkatnya ketergantungan pada pihak ketiga karena kebijakan outsourcing harus diimbangi dengan kemampuan memilih, memantau kinerja, dan mengelola hubungan dengan pihak ketiga.

RO-3 Adanya keahlian internal dan prosedur dalam mengendalikan (administrasi, monitoring, dan diagnosa masalah) pengoperasian aplikasi dan infrastruktur TIK.

Untuk menjaga keamanan informasi dan sistem, serta kecepatan respon terhadap kebutuhan bisnis, peran-peran pengoperasian harian harus dimiliki sendiri.

RO-4 Adanya staf khusus yang dilengkapi dengan prosedur dan dokumentasi yang lengkap untuk menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan teknis untuk menyelesaian permasalahan pengguna yang bersifat rutin.

Beban kerja untuk memberikan dukungan kepada user pada umumnya tinggi, dan ini dapat mengganggu produktivitas tugas-tugas pengelolaan TIK lainnya. Adanya staf yang dilatih dan dilengkapi dengan prosedur kerja yang memadai akan membebaskan staf yang lebih ahli dari beban yang tidak membutuhkan keahlian tinggi tetapi frekuensinya sangat tinggi ini.

RO-5 Adanya otorisasi akses data dan pengawasannya oleh pejabat di Divisi / Direktorat TIK.

Kewenangan untuk mengelola suatu data, termasuk mengatur hak aksesnya, harus diserahkan kepada unit organisasi pemilik data atau oleh pejabat di Divisi / Direktorat TIK. Ini dibutuhkan untuk memastikan ditaatinya aturan tentang tugas dan tanggung-jawab yang telah digariskan organisasi.



2.6.2 Fungsi Pengelola

Berdasarkan prinsip dan kebutuhan pengelolaan yang diuraikan di atas, maka fungsi-fungsi

organisasi pengelolaan TIK UPJ minimal yang harus ada, beserta deskripsi tugasnya, adalah

sebagai berikut:

Tabel 2.17

Fungsi Uraian Tugas Jumlah Keterangan

Kepala Divisi / Direktorat TIK

Mengkoordinasikan dan menyetujui penyusunan rencana kerja dan anggaran.

Mengkoordinasikan pelaksanaan rencana kerja dengan para manajer.

Mengevaluasi kinerja staf unit dan pihak ketiga.

Mengelola kontrak dengan pihak ketiga.

1 orang Prinsip RO-2.

Bertanggung jawab kepada Rektor atau Wakil Rektor Non-Akademis atas pengelolaan TIK UPJ.

Staf Administrasi

Mendukung tugas Kepala Divisi / Direktorat TIK, Manajer Infrastruktur dan Manajer Aplikasi dalam administrasi persuratan dengan pihak luar.

1 orang Prinsip RO-2, RO-3.

Manajer Infrastruktur

Melakukan administrasi konfigurasi perangkat infrastruktur (server dan jaringan).

Melakukan diagnosa awal pada masalah infrastruktur.

Memonitor status operasional infrastruktur.

Memonitor kinerja kontraktor pemeliharaan dan perbaikan infrastruktur.


Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi / Direktorat TIK atas pengelolaan infrastruktur TIK.

Manajer Aplikasi

Melakukan administrasi aplikasi-aplikasi (instalasi, setup, konfigurasi dan aktivasi / deaktivasi).

Memfasilitasi administrator database

Melakukan diagnosa awal pada masalah aplikasi.


Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi / Direktorat TIK atas pengelolaan aplikasi.




Memonitor status operasional aplikasi-aplikasi.

Memonitor kinerja kontraktor pengembangan aplikasi.

Melakukan backup data dan aplikasi sesuai jadwal.

Dalam keterbatasan SDM, jabatan ini dapat dirangkap oleh Kepala Divisi / Direktorat TIK.

Staf Technical Support / Helpdesk

Menerima pertanyaan dan pengaduan user.

Membantu pemecahan masalah teknis yang dihadapi oleh user berdasarkan dokumentasi teknis yang dimiliki.

Mengkoordinasikan pemecahan masalah dengan manajer infrastruktur dan manajer aplikasi.

Mencatat status pemecahan masalah dan melaporkannya kepada user.

Mensosialisasikan perubahan-perubahan dan ketentuan kepada user.

1-2 orang Untuk lingkup layanan yang disediakan, rasio 1 staf tetap per 50 user maksimum dapat digunakan.

Prinsip RO-4. Dapat menggunakan staf tetap atau paruh waktu (part-time) yang dilatih.

Administrator Database

Mengatur hak akses user atau aplikasi pada database yang menjadi tanggung-jawabnya.

Melakukan pemeliharaan (penambahan, pengubahan, penghapusan data) pada database yang menjadi tanggung-jawabnya berdasarkan permintaan dari pemilik data.

Melakukan ekstraksi data pada database yang menjadi tanggung-jawabnya berdasarkan permintaan dari pemilik data.

Melakukan back up database secara rutin dan periodik

2 orang :

Database bagian akademis

Database Bagian non-akademis

Prinsip RO-5.

Analis Programmer

Merancang aplikasi dan database bisnis yang dibutuhkan oleh user

Melakukan pemrograman sesuai dengan rancangan yang telah disepakati dengan user

Melakukan dokumentasi aplikasi dan database yang telah dihasilkan

4 orang :

2 orang : Aplikasi dan Database bagian akademis

2 orang : Aplikasi dan

Prinsip RO-4, RO-5. Dapat menggunakan staf tetap atau outsourcing.




database bagian non-akademis

3. MASTERPLAN SI KAMPUS UPJ

Rencana pengembangan SI Kampus UPJ disusun berdasarkan Arsitektur TIK yang telah diuraikan

sebelumnya dan kondisi aset TIK beserta pengelolaannya saat ini. Untuk menutup kesenjangan

antara kondisi saat ini dengan kondisi ideal sesuai arsitektur SI Kampus yang dibuat, maka

diidentifikasi kegiatan-kegiatan pengembangan yang harus dilaksanakan dalam lima tahun ke

depan.

Dari kegiatan-kegiatan yang telah diidentifikasi tersebut, selanjutnya dirumuskan pentahapan

pelaksanaannya berdasarkan strategi implementasi yang dinilai sesuai dengan konteks di UPJ.

3.1 Portofolio Kegiatan

Pada saat ini, UPJ sudah memiliki beberapa aplikasi tingkat enterprise, a.l. : SisfoKampus yang

digunakan untuk mengelola sistem informasi akademik, kemudian Accurate untuk mengelola

sistem informasi akuntansi serta SLiMS untuk mengelola sistem informasi perpustakaan.

Perangkat infrastruktur juga sudah diterapkan, dengan mengacu pada draft arsitektur yang telah

dibuat sebelumnya, bersamaan dengan pembangunan gedung kampus baru. Unit organisasi

pengelola TIK-nya juga sudah memiliki struktur namun pengisian personalia yang masih belum

lengkap. Secara ringkas kondisi TIK UPJ saat ini dapat diringkas pada tabel di bawah ini.

Tabel 3.1

Bidang Nomor Kegiatan

Jaringan EJ-1 Instalasi perkabelan (FO dan UTP) dan perangkat jaringan (switches, WiFi, dsb.), serta konfigurasi jaringan (routing, dsb.)

EJ-2 Instalasi dan setting layanan jaringan (DNS, DHCP, Time server, dsb.) serta pengamanannya (Firewall, NAC, dsb.)

Data Center EDC-1 Pengadaan dan instalasi prasarana fisik data center (AC, pengamanan akses, dsb.)

EDC-2 Pengadaan, instalasi dan setup perangkat data center (server, storage, UPS, dsb.)

EDC-3 Penyediaan layanan Web dan Email secara internal.

Aplikasi EA-1 Penerapan aplikasi sistem informasi akademik (SisfoKampus) EA-2 Penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi (Accurate) EA-3 Penerapan aplikasi sistem informasi perpustakaan (SLiMS) EA-4 Penerapan aplikasi sistem informasi presensi dosen & staf



Bidang Nomor Kegiatan EA-5 Penerapan aplikasi open course ware (OCW) EA-6 Penerapan aplikasi digital signage (XIBO) EA-7 Penerapan content management system website (CMS) EA-8 Penerapan cloud email system (Office365) EA-9 Penerapan evaluasi dosen oleh mahasiswa (e-EDOM)

Client Computing

EC-1 Pengadaan dan instalasi desktop PC

Organisasi PO-1 Pembentukan struktur organisasi pengelola TIK dan penunjukkan pejabatnya.

PO-2 Penyusunan SOP dan pelatihan staf

Berdasarkan kondisi terkini dan kebutuhan di masa datang, maka kegiatan-kegiatan

pengembangan yang masih harus dilaksanakan ke depan adalah :

Tabel 3.2

Bidang Nomor Kegiatan

Jaringan PJ-1 Perluasan hotspot akses WiFi dan peningkatan kecepatan akses internet PJ-2 Peningkatan akses keamanan jaringan melalui penerapan web login

berdasarkan MAC Address PJ-3 Tambahan instalasi perkabelan (FO dan UTP) dan perangkat jaringan

(switches, WiFi, dsb.), serta konfigurasi jaringan (routing, dsb.)

Data Center PDC-1 Peningkatan prasarana fisik data center (luas, raised floor, AC, pengamanan akses, dsb.)

PDC-2 Pengadaan, instalasi dan setup perangkat data center (server, storage, UPS, dsb.)

PDC-3 Pembangunan Colocation data center dengan pemanfaatan cloud server

Aplikasi PA-1 Pengembangan dan implementasi aplikasi sistem informasi sumber daya manusia dan penggajian / payroll; serta interfacing-nya dengan sistem informasi akademik dan sistem presensi

PA-2 Pengembangan aplikasi Asset Management; serta interfacing-nya dengan sistem informasi akademik

PA-3 Pengembangan dan implementasi document center PA-4 Pengembangan dan implementasi layanan pembelajaran online PA-5 Peningkatan keamanan buku perpustakaan dengan pemasangan RFID

System PA-6 Pengembangan dan implementasi aplikasi online approval PA-7 Pengembangan dan implementasi data warehouse dan dashboard

management PA-8 Pengembangan dan modifikasi SisfoKampus agar dapat mengadopsi

Program JSDP, Open to All, dlsb PA-9 Pengembangan dan implementasi database alumni



Bidang Nomor Kegiatan PA-10 Pengembangan dan implementasi Single Sign On

PA-11 Pengembangan dan implementasi business intelligence

Client Computing

PC-1 Pengadaan dan instalasi desktop PC, perangkat Video Conference beserta monitor layar lebar, perangkat multimedia / audio visual perpustakaan

Organisasi PO-1 Penyempurnaan dan pengembangan struktur organisasi pengelola TIK dan penunjukkan pejabatnya.

PO-2 Penyusunan SOP dan pelatihan staf

3.2 Pentahapan

Sebagai universitas yang relatif baru berdiri, UPJ sudah memiliki beberapa aplikasi enterprise

guna mendukung kegiatan operasional baik akademik maupun non akademik. Strategi penting

yang diambil dalam upaya implementasi TIK UPJ adalah dengan mengambil “jalan pintas”, yakni

menggunakan solusi-solusi opensource yang bersifat best practice namun dapat memenuhi

kebutuhan pengguna dalam waktu singkat dan dengan biaya yang minimal. Di tahun-tahun

mendatang akan dilakukan pengembangan layanan aplikasi TIK dengan strategi yang hampir

sama dengan tahun sebelumnya yaitu “jalan pintas” ditambah dengan strategi “percepatan”

melalui outsourcing, tergantung tingkat urgensi dan kompleksitasnya. Diharapkan tahun

2018/2019 akan menjadi tahun Dashboard Management dengan pemanfaatan layanan aplikasi

TIK.

Program kerja tahunan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Tabel 3.3

2015/2016 Shortcut

2016/2017 Acceleration

2017/2018 Modification &

Interfacing Enterprise

2018/2019 Dashboard

Management

2019/2020 Monitoring & Enhancement

Tambahan instalasi perkabelan (FO dan UTP) dan perangkat jaringan (switches, WiFi, dsb.), serta konfigurasi jaringan (routing, dsb.) (PJ-3)

Pengembangan dan implementasi document center (PA-3)

Pengembangan dan implementasi layanan

Perluasan hotspot akses WiFi dan peningkatan kecepatan akses internet (PJ-1)

Peningkatan akses keamanan jaringan melalui penerapan web login berdasarkan MAC Address (PJ-2)

Pengadaan, instalasi dan setup perangkat data center (server,

Peningkatan prasarana fisik data center (luas, raised floor, AC, pengamanan akses, dsb.) (PDC-1)

Pengembangan dan modifikasi SisfoKampus agar dapat mengadopsi Program Open to All (PA-8)

Interfacing aplikasi sistem informasi sumber daya

Pembangunan Colocation data center dengan pemanfaatan cloud server (PDC-3)

Pengembangan dan implementasi data warehouse dan dashboard management (PA-7)

Pengembangan dan implementasi business intelligence (PA-11)



pembelajaran online (PA-4)

Pengembangan dan modifikasi SisfoKampus agar dapat mengadopsi Program JSDP (PA-8)

Pengembangan dan implementasi database alumni (PA-9)

Penyempurnaan dan pengembangan struktur organisasi pengelola TIK dan penunjukkan pejabatnya (PO-1)

Penyusunan SOP dan pelatihan staf (PO-2)

storage, UPS, dsb.) (PDC-2)

Pengembangan dan implementasi aplikasi sistem informasi sumber daya manusia dan penggajian / payroll; serta interfacing-nya dengan sistem informasi akademik dan sistem presensi (PA-1)

Pengembangan dan implementasi aplikasi aset dan persediaan; serta interfacing-nya dengan sistem informasi akademik (PA-2)

Peningkatan keamanan buku perpustakaan dengan pemasangan RFID System (PA-5)

Pengembangan dan implementasi aplikasi online approval (PA-6)

Pengembangan dan implementasi Single Sign On (PA-10)

Pengadaan dan instalasi desktop PC, perangkat Video Conference beserta monitor layar lebar, perangkat multimedia / audio visual perpustakaan (PC-1)

manusia dan penggajian / payroll dengan sistem informasi akademik dan sistem presensi (PA-1)

Interfacing aplikasi aset dan persediaan dengan sistem informasi akademik (PA-2)

Catatan: program kerja tahun 2018/2019 dan 2019/2020 dapat digabungkan, akan tetapi jika

kompleksitas relasi-relasi database yang dibangun pada kegiatan PA-7 cukup tinggi, akan lebih

baik jika kegiatan PA-11 ditunda sampai tahun 2019/2020.

rencana strategis - lpmu.upj.ac.id1).pdf · arsitektur tik sebagai acuan tentang arah pengembangan...

Documents