BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Persada Motor adalah Bengkel yang berlokasi di Jl Persada Asri. Sampai saat ini

kegiatan operasional pada bengkel ini masih dilakukan secara manual seperti pencatatan

informasi penjualan dan persediaan barang dengan menggunakan bon, nota, buku pencatatan dan

kertas laporan yang semua ditulis tangan. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan harus

mencari satu per satu nota yang telah disimpan. sesuai dengan urutan tanggal transaksi.

Demikian juga dengan pemeriksaan transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya, harus

mengumpulkan seluruh nota penjualan

Salah satu informasi yang dibutuhkan pada bengkel Persada Motor mengenai persediaan barang.

yaitu barang masuk, barang keluar, dan barang yang ada digudang atau biasa disebut stok

barang. Hal ini membutuhkan ketelitian supaya dalam setiap laporan tidak terjadi kesalahan yang

lebih besar. hal tersebut dapat dihindarkan dengan menggunakan suatu sistem aplikasi berbasis

web agar dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, efisien, dan akurat. Sehingga dapat

memudahkan dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data,

Melihat akan pentingnya persediaan dan penjualan barang pada bengkel Persada Motor maka

dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tertarik untuk meninjau permasalahan dari

sudut ilmu yang penulis peroleh dari perkuliahan di Institut Teknologi Nasional untuk

mengadakan penelitian mengenai persediaan dan penjualan barang dengan judul sebagai

berikut :

“SISTEM INFORMASI INVENTORY BARANG BERBASIS WEB PADA BENGKEL

PERSADA MOTOR”.

1.2 Rumusan Masalah

1) Bagaimana merancang sistem informasi yang dapat menunjang proses pengelolaan

persediaan dan penjualan barang pada Bengkel Persada Motor

2) Bagaimana merancang suatu sistem informasi yang dapat memberikan laporan yang

sesuai dengan kebutuhan pemilik Bengkel Persada Motor secara cepat dan berkala.

1

1.3 Batasan Masalah

1) Membangun aplikasi inventory barang berbasis web pada Bengkel Persada Motor

2) Sistem aplikasi berbasis web ini hanya melakukan proses pembelian, persediaan, dan

penjualan barang (barang masuk, stok barang dan barang keluar), layanan service dan

laporan berdasarkan batasan tanggal bulan dan tahun.

3) Sistem web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan Adobe

Dreamweaver CS3 sebagai alat bantu dalam mendesign antar muka situs web, serta

MySQL sebagai olah datanya.

4) Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karna aplikasi ini hanya untuk

Bengkel Persada Motor

1.4 Maksud Dan Tujuan

1) Meningkatkan Efisiensi Penulisan Data dari sistem Komputerisasi.

2) Mampu menyajikan informasi yang cepat dan akurat.

3) Mampu menampilkan persediaan dan penjualan barang pada Bengkel Persada Motor

1.5 Metode Pengumpulan Data

1) Wawancara (Interview)

2) Pengamatan Langsung (Observasi)

3) Perpustakaan (library)

4) Studi Dokumentasi

1.6 Sistematika Penulisan

1) BAB I : PENDAHULUAN

2) BAB II : PROFILE PERUSAHAAN

3) BAB III : ANALISI DAN PERANCANGAN SISTEM

4) BAB IV : PEMBAHASAN

5) BAB V : PENUTUP

2

BAB II

PROFILE PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Persada Motor adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan penjualan

sparepart. Persada Motor sendiri berasal dari nama komplek mereka yang berada di Komplek

Persada Asri. Awalnya pada tahun 2010 pemilik bengkel mempunyai hobi mengoleksi motor tua

dan memodifikasi motor. Setelah lulus dari Sekolah Menengah Kejuruan, dua saudara ini

memiliki ide untuk membuka bengkel. Awalnya bengkel kecil dan mereka mulai merintis

usahanya dari nol. Setelah sekian lama, mereka memiliki ide untuk memperluas usahanya

dengan membuka bengkel yang lumayan besar dan mempromosikan kepada rekan dan kerabat

mereka. Setelah berjalan satu tahun lebih, banyak pabrik pabrik sparepart dan oli sepeda motor

yang mempercayai mereka dan menjadi supplier dan bengkel ini pun masih bertahan karena

kualitasi dan kejujuran bereka dalam berbisnis

2.2 Struktur Organisasi

3

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

Analisis merupakan penelaahan atau penelitian dengan melakukan suatu percobaan yang

menghasilkan kesimpulan dari penguraian suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-

bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi segala

permasalahan yang timbul, hambatan yang terjadi serta kesempatan dan kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan yang dapat membangun dan

mempertinggi sistem kerja alat yang akan dibuat.

3.1.1 Analisis Sistem yang sedang berjalan

Bengkel di bandung masih menggunakan metode yang konvensional dalam proses

pengelolaan data yaitu dalam pencatatan data-data transaksi pembelian onderdil serta Sparepart

yang masih dicatat dalam sebuah buku atau arsip sehingga pencatatannya membutuhkan waktu

yang lama, pengarsipan dokumen-dokumen barang yang belum ada, schedule time yang belum

ada, dsb. Oleh karena itu Bengkel tersebut memerlukan suatu sarana dalam penyimpanan data

yang terintegrasi yang bisa diwujudkan melalui sistem informasi atau perangkat lunak terpadu

yang dapat memudahkan dalam pengelolaan datanya.

3.1.2 Analisis Dokumen Yang digunakan

Didalam sistem yang saat ini berjalan terdapat beberapa dokumen yang digunakan

sebagai arsip untuk menyimpan segala data hasil dari proses transaksi pembelian dan

penjualan onderdil dan sparepart. Berikut adalah beberapa dokumen yang digunakan :

1. Data Mengenai barang, meliputi kode barang, nama barang, serta kualitas barang tersebut.

2. Data mengenai barang digudang (inventory), meliputi tanggal masuk barang, lama barang

tersebut disimpan.

3. Buku arsip barang yang terjual

4. Buku arsip barang yang masuk stok gudang.

4

3.1.2.1 Analisis Prosedur/Flowmap yang berjalan

Dalam menganalisa prosedur pembelian, penjualan dan persediaan pada perusahaan,

kami menggunakan alat bantu berupa flow of document (FOD). Kami menyajikan gambaran atas

prosedur tersebut sebagai berikut.

Berikut adalah penjelasan dari prosedur tersebut :

1. Pembelian

Bagian pembelian membuat data pembelian yang diberikan ke supplier. Selanjutnya atas

transaksi pembelian yang terjadi, supplier memberikan faktur pembelian kebagian

pembelian. Dari faktur tersebut, bagian pembelian mencatat nilai transaksi dan dihasilkan

laporan pembelian yang akan diberikan kebagian persediaan logistik/gudang lalu

diserahkan langsung ke asisten dan pemilik.

2. Penjualan

Bagian penjualan menerima data order penjualan dari customer. Atas pesanan tersebut,

dibuatlah faktur penjualan yang akan dikirimkan ke customer bersamaan dengan

penyerahan barang. Kemudian bagian penjualan mencatat transaksi penjualan yang

terjadi dan dihasilkan laporan penjualan yang akan diserahkan kebagian persediaan

logistik/gudang lalu diserahkan langsung ke asisten dan pemilik.

3. Persediaan

Dari laporan pembelian dan laporan penjualan yang diterima masing-masing dari bagian

pembelian dan penjualan, dibuatlah laporan persediaan logistik/gudang lalu diserahkan

langsung ke asisten dan pemilik.

5

Gambar 3.1 Flowmap sistem informasi penjualan dan pembelian

3.1.3 Analisis Permasalahan

Dari beberapa analisis diatas dapat ditemukan berbagai masalah yaitu :

1. Pada umumnya bengkel-bengkel dibandung masih menggunakan pencatatan manual,

untuk menyimpan data ,baik itu data keuangan, data barang, dan masih banyak lagi data

lainnya.

2. Sistem pengelolaan databasenya masih sangat sederhana, sehingga dapat menimbulkan

kerancuan dalam pemberian informasi yang berasal dari database yang ada.

3. Pada umumnya bengkel-bengkel di bandung, tidak mempunyai information backup untuk menanggulangi jika pada suatu saat terjadi sesuatu terhadap data master.

3.1.4 Solusi Permasalahan

Dari permasalahan yang dihadapi oleh Bengkel tersebut. Ada beberapa solusi yang

baiknya diterapkan untuk menanggulangi masalah tersebut yaitu :

6

1. Pembuatan Aplikasi database yang dapat menampung serta menyimpan informasi,

mengenai data-data yang berhubungan dengan perbengkelan.

2. Pembuatan Laporan terstruktur, untuk menyediakan akses informasi bagi para pekerja

di bengkel

3.1.5 Analisis sistem yang akan dibangun

Pengelolaan pada bengkel sudah secara otomatis, dimana pengelolaan penjualan barang

atau onderdil ini mencatat segala informasi yang ada diperusahaan dalam sebuah Database.

Berikut ini adalah mekanisme kerja yang sedang berjalan

1. Pertama membuka aplikasi penjualan dan pembelian.

2. Pengguna atau user masuk ke menu. Pada menu tersebut terdapat beberapa form yaitu

form data barang, data konsumen, data supplier, data transaksi penjualan dan pembelian.

3. Kemudian setelah itu pengguna memilih form apa yang akan dijalankan.

4. Kemudian pengguna tinggal mengklik apa ingin membuat data baru, menyimpan atau

menghapus data, setelah pengguna tersebut memilih form apa yang akan dijalankan

5. Setelah mengisi form maka database yang ada akan segera terupdate.

3.2 Context Diagram

Diagram Konteks merupakan suatu teknik untuk menggambarkan pemodelan sistem

secara global menggunakan notasi–notasi grafis yang menunjukan aliran informasi Dan

perubahannya yang diterapkan sebagai perubahan atau perpindahan data dari masukan (input)

menjadi keluaran (output). Atau menurut pengertian lain diagram yang menggambarkan level

teratas (top level) dari DFD (Data Flow Diagram) yang merupaka alat untuk structured analysis .

Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar

(top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (lower level).

Adapun diagram yang telah dirancang adalah sebagai berikut :

7

. Gambar 3.2 Contex Diagram Informasi Pembelian

3.3 Data Flow Diagram

Untuk Mendukung perancangan system pembelian dan penjualan pada Bengkel di

bandung, Kami menggambarkan Data Flow Diagram pada Bengkel untuk dijadikan model yang

nantinya akan digunakan dalam membuat program.

8

Gambar 3.4 DFD Level 1 System Inventory Bengkel

9

3.4 Use Case Diagram

10

3.5 Sequence Diagram

1. Pengelelolaan Supplier

Gambar 3.5 Pengelolaan Supplier

2. Pengelolaan Customer

Gambar 3.6. Pengelolaan Customer

11

3. Pengelolaan Pemilik

Gambar 3.7 Pengelolaan Pemilik

4. Pengelolaan Laporan

Gambar 3.7 Pengelolaan Laporan

12

3.6 Collaboration Diagram

1. Pengelolaan Supplier

2. Pengelolaan Customer

3. Pengelolaan Pemilik

13

4. Pengelolaan Laporan

14

3.7 Activity Diagram

1. Pembayaran

15

2. Barang

16

3. Karyawan

17

4. Laporan

18

BAB IVStruktur Aplikasi

4.1. Form Utama

Gambar 1 Form Utama

19

AboutWindowsTransaksi

PenjualanRetur PenjualanPembelianRetur Pembelian

DataData barangData JenisData SatuanData Data SupplierData Stok

Server

Log inLog out

Menu Utama

Server Data Transaksi Windows About

Supplier Konsumen Barang Jenis Satuan Penjualan Pembelian

4.2. Form Data Barang

Gambar 2 Form Data Barang

4.3. Form Data Supplier

Gambar 3 Form Data Supplier

20

Kode brg

Jenis brg

Nama Brg

Posisi stok barang

Bengkel

Gudang A

Gudang B

Baru

Koreksi

hapus

Simpan

BatalCari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

Pengaturan stok

Mutasi Barang

Kode supplier

Nama

Alamat

Baru

Koreksi

hapus

Simpan

BatalCari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

4.4. Form Data Bengkel

Gambar 4 Form Data Konsumen

4.5. Form Data Satuan

Gambar 5 Form Data Satuan

21

BaruKode Bengkel

Nama

Alamat

Koreksi

hapus

Simpan

BatalCari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

Kode Satuan

Keterangan

Baru Koreksi hapus Simpan

BatalCari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

4.6. Form Data Jenis

Gambar 6 Form Data Jenis

22

Kode Satuan

Keterangan

Baru Koreksi hapus Simpan

BatalCari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

4.7. Form Data Stok

Gambar 7 Form Data Stok

4.8. Form Data Pembelian

23

Kode Barang

Nama

No urut

Tanggal

Keterangan

Simpan Batal

Cari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

No Pembelian

Tanggal

Jatuh Tempo

Baru

Koneksi

hapus

Simpan

Batal

Cari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

Gambar 8 Form Data Pembelian

4.9. Form Data Penjualan

Gambar 9 Form Data Penjualan

24

No Penjualan

Tanggal

Jatuh Tempo

Baru

Koneksi

hapus

Simpan

Batal

Cari data

Cari berdasarkan

Berdasarkan

Total

Grand total

Total Modal

Total Laba

BAB VI

PENUTUP

Demikian yang dapat kami jelaskan dalam isi laporan ini. Penulis meminta maaf

dikarenakan masih banyak kekurangan yang ada didalam isi laporan ini dikarenakan referensi

dan keterbatasan waktu penulis.

Penulis berharap banyak kepada para pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang

membangun kepada penulis demi kesempurnaan laporan ini dan penulisan laporan di kemudian

hari. Semoga laporan ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca pada

umumnya.

25