pemeliharaan arsip / arsip aktifarsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/3.-aktif...pemeliharaan...

50
PE MELIHARAAN ARSIP / ARSIP A KTIF DISAMPAIKAN PADA BIMBINGAN TEKNIS TATA ARSIP PERGURUAN TINGGI DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA OLEH ; DRA. SULISTYOWATI,MM SURABAYA, 13 SEPTEMBER 2019

Upload: others

Post on 28-Dec-2019

65 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

PEMELIHARAAN ARSIP /

ARSIP AKTIF

DISAMPAIKAN PADA

BIMBINGAN TEKNIS TATA ARSIP PERGURUAN TINGGI

DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

OLEH ; DRA. SULISTYOWATI,MM

SURABAYA, 13 SEPTEMBER 2019

BiodataNama : Dra.Sulistyowati, MM

TTL : Boyolali, 15 Februari 1965

Status : Menikah

Telp/ Email : 081311041043 atau

[email protected]

Riwayat Pekerjaan

1993 : CPNS ANRI (III/a)

1994 : PNS ANRI(III/a)

1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a)

1997 : Ajun Arsiparis ( III/b)

1999 : Arsiparis Pratama (III/c)( AK = 260,500)

Riwayat Pekerjaan

2000-2001 : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/c)

2001- 2003 : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/d)

2003-2007 : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d)

2007- 2011 : Kabag Kepegawaian (IV/a)

2001- 2014 : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b)

2014-20`6 : Kabid. Pelaksanaan dan KerjasamaDiklat(IV/b)

2016 - skrg : Kasubdit. Pusat III

Pengalaman Pekerjaan

– Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta

– Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta

– Menjadi Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, PerancangPeraturan Perundangan,

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

TERTIB ARSIP

1PENCIPTAAN

ARSIP

2

PENGGUNAAN ARSIP

3

PEMELIHARAAN ARSIP

4

PENYUSUTAN ARSIP

PP 28/2012 Ps. 30

DASAR HUKUM

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan;

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2012;

• Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang

Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;

• Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

PEMELIHARAAN ARSIP

1. UU 43/2009 Ps. 45 :

Dilaksanakan oleh pencipta arsip (dalam hal ini UNAIR) untuk menjamin keamanan informasi & fisik arsip

2. PP 28/2012 Ps. 40 :

Dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip

KONDISI KEARSIPAN

TERIMA KASIH

PEMELIHARAAN ARSIP (PP 28/2012 Ps. 40)

dilakukan melalui kegiatan:

1. Pemberkasan arsip aktif;2. Penataan arsip inaktif;

3.Penyimpanan arsip;4.Alih Media

Tujuan Pemeliharaan Arsip Dinamis:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip :

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan pencipta arsip;

2. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip;

3. Menjamin ketersediaan informasi arsip

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan ygdilakukan pencipta arsip dilakukan dengan cara :

menentukan arsip yang harus diciptakan dan

disimpan sebagai pelaksanaan fungsi dan

kegiatan pencipta arsip pada tahap perencanaan

pemberkasan ARSIP

Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dankeselamatan arsip dilakukan dengan cara :

- memastikan arsip yang tercipta atau yg akan tercipta dapat

diberkaskan sesuai dengan klasifikasi arsip;

- memastikan arsip yg diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan

dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan

tahap penyusutan;

- memastikan arsip yg diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat

dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip;

- memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

secara konsisten; dan

- memastikan arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan sapra

kearsipan sesuai standar

Menjamin ketersediaan informasi arsipdilakukan dengan cara :

memastikan ketersediaan daftar arsip aktif yang

disusun oleh unit pengolah dan disampaikan

kepada unit kearsipan sesuai ketentuan

perundanng undangan.

PEMBERKASAN & PENYIMPANAN

ARSIP AKTIF

PENGERTIAN PEMBERKASAN

Pasal 1 (7) PP 28/2012

Pemberkasan adalah penempatan naskah (item)

ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara

sistematis dan logis sesuai dengan konteks

kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena

memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau

kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

KETENTUAN TERHADAP PEMBERKASAN

Pasal 41 & 42 PP 28/2012

1. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuatdan diterima

2. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasiarsip

3. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan:

a. Tertatanya fisik arsip

b. Tertatanya informasi arsip

c. Tersusunnya daftar arsip aktif

Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isiberkas

4. Pemberkasan menjadi tanggung jawab unit pengolah

5. Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan

Daftar berkas

sekurang-kurangnya memuat:

Daftar isi berkas

sekurang-kurangnya memuat:

Unit Pengolah

Nomor Berkas

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Berkas

Kurun Waktu

Jumlah

Keterangan

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tanggal

Jumlah

Keterangan

NO.

BERKAS

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

WAKTU

JUMLAH KETERANGAN

DAFTAR BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

NO.

BERKAS

NO.

ITEM

ARSIP

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI

ARSIP

TANGGAL JML KET.

DAFTAR ISI BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

NO.

BERKAS

KODE

KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN

WAKTU

JUMLAH KETERANGAN

1. KP.05.02 Bimtek Tata Kelola Arsip Unair 9 juli sd 25

sept 2019

2 folder -

DAFTAR BERKAS

Pencipta arsip :…………….

Unit Pengolah :…………….

DAFTAR ISI BERKAS• Pencipta arsip : Arsip Nasional RI

• Unit Pengolah : Direktorat Kearsipan Pusat

NOMOR

BERKAS

NOMOR ITEM

ARSIP

KODE

KLASIFIKA

SI

URAIAN INFORMASI

BERKAS

TANGGAL JUMLAH KETERANGAN

1. 1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

1.8.dst

1.17

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

PK.05.02

Surat permohonan

narasumber dari Unair

ke ANRI

Disposisi Ka. ANRI ke

Debin

Disposisi Ka. Debin ke

Dir. KP

Disposisi Ka. Dir.KP ke

Kasubdit Pusat III

Balasan surat dari

ANRI ke Unair

Surat Perintah untuk

menjadi narasumber di

Unair

Laporan kegiatan

Bimtek Tata Kelola

Arsip Unair

9 Jul 2019

3 Agsts 2019

3 Agsts 2019

20 Agsts

2019

20 Agsts

2019

25 sept 2019

1 lembar

1 berkas

1 berkas

1 berkas

1 berkas

1 berkas

Pencipta arsip dihimbau untuk :

1. Masing masing unit pengolah untuk membentuk Sentral arsip aktif

( central file)

2. Sentral arsip aktif ( central file) dapat dibentuk pada unit pengolah

setingkat eselon II, III atau satuan kerja mandiri sesuai dengan

beban volume arsip yang dikelola.

Pemeliharaan arsip aktif

1. Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

pencipta arsip;

2. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan

penyimpanan arsip aktif ;

3. Pemeliharaan arsip aktif menggunakan sapra kearsipan sesuai standar;

4.Prasarana dan sarana kearsipan : Folder, Guide/ Sekat, Label, out

indikator, indeks, tumjuk silang, boks, filing kabinet/ rak arsip.

• PERANGKAT KERAS:

- FILING CABINET - SEKAT/GUIDE

- FOLDER

• PERANGKAT LUNAK:

- KLASIFIKASI

- INDEKS

- TUNJUK SILANG

SARANA PEMBERKASAN

A.A

DIKLAT

B

KEUANGAN

A

KEPEGAWAIAN

A.A.A

DIKLAT

FUNGSIONAL

A.A.A

Diklat Fungsional

2017

GUIDE 1GUIDE 2

GUIDE 3

FOLDER

850

DIKLAT

900

KEUANGAN

800

KEPEGAWAIAN

855

DIKLAT

FUNGSIONAL

855

Diklat Fungsional

2017

GUIDE 1GUIDE 2

GUIDE 3

FOLDER

KP.05

DIKLAT

KU

KEUANGAN

KP

KEPEGAWAIAN

KP.05.02

DIKLAT

FUNGSIONAL

KP.05.02 Diklat

Fungsional 2017

GUIDE 1GUIDE 2

GUIDE 3

FOLDER

Diklat Fungsional 2017

KP.05. 02.

Diklat Fungsional

KP.05.02. Diklat Fungsional, 2017

Indeks :

Kode : KP.05.02

Folder

ditempel

KLASIFIKASI

Arsip :

CONTOH KLASIFIKASI

KP (KEPEGAWAIAN)

01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG

02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN

03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI;

01. TETAP; 02. KESEHATAN;

02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN;

04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN

01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

02. IJIN/DISPENSASI;

03. ABSENSI;

04. SURAT PERINTAH

05. DIKLAT

01. KEPEMIMPINAN;

02. FUNGSIONAL;

03. TEKNIS;

06. PEMBINAAN

01. PENILAIAN;

02. PENGHARGAAN;

03. HUKUMAN;

CONTOH PENGGUNAAN

FORMULIR TUNJUK SILANG

Indeks :

Kementerian Kelautan dan

Perikanan

Kode: PK.02.04 Tahun : 2015

Lihat : folder 30

Indeks :

Kementerian Pertanian dan

Perikanan

Kode : PK.02.04 Tahun : 2014

LANGKAH LANGKAH PEMBERKASAN

1.Baca/ pelajari arsip/dokumen untuk menentukan masalahnya

2. Tentukan/buat indeks untuk menemukan kode

3. Cek uraian kode ke dalam pola klasifikasi

4. Arsip/dokumen dibubuhi kode dan indeks

5. Arsip/dokumen yang berkode sama disusun menurut indeks dihimpun dlm 1

berkas

6. Berkas dimasukkan dalam folder , 1 folder untuk 50 lembar

7. Folder diberi label sesuai dengan kode dan indeks berkas

8. Siapkan sekat primer, sekunder, tertier dengan dibubuhi kode

9. Sekat disusun tegak berdiri secara berurut,

10. Folder berisi berkas diletakkan setelah sekat tertier.

11. Membuat daftar arsip aktif

12. Menyimpan berkas dalam filing kabinet dengan susunan berkas dan

sekat/guide sesuai dengan klasifikasi arsip

PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

• Penyimpanan

arsip dilakukan

sesuai dengan

kelompoknya.

HAL–HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN ::

a. Dalam hal arsip aktif yang disimpan di unit pengolah yg telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, unit pengolah harus melaksanakan pemindahan ke unit kearsipan;

b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dengan Berita Acara yang ditandatanganni oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan disertai daftar arsip yg akan dipindahkan;

TINGKAT PEMAKAIAN ARSIP

YANG DISIMPAN

PEMAKAIAN

JUMLAH ARSIP

X 100%

UNTUK ARSIP INAKTIF MAX 5 %

UNTUK ARSIP AKTIF 15 – 20 %

PEMINDAHAN ARSIP

INAKTIF DI UP

PUSAT ARSIP

(RECORDS CENTER) DI UK

Alih media❖ Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih

media

❖ Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi

❖ Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkaan ketentuan perundang-undangan

❖ Dibuat BA dan Daftar Arsip yg dialih media

❖ Pelaksanaan alih media ditetapkan oleh pimpinan

❖ Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai ketentuan perundang-undangaan

LAYANAN PEMINJAMAN

ARSIP AKTIF

HAL–HAL YANG PERLU DIATUR DALAM PEMINJAMAN:

a. Siapa yg diberi akses utk menggunakan arsip(sesuaikan dengan SKKAD)

b. Siapa yg berwenang memberikan ijinpeminjaman

c. Berapa lama jangka waktu peminjaman

d. Untuk kepentingan apa arsip dipinjam

(kepentingan dinas, tdk blh menambah ataumengurangi arsip, perpanjangan waktu seijinpetugas, hrs mengembalikan arsip tepat waktu)

e. Semua peminjaman arsip hrs dicatat(lembar/buku peminjaman)

HAL- HAL YG PERLU DILAKUKAN DALAM

PENEMUAN KEMBALI ARSIP

a. memahami, menelaah apa yg diminta

b. menentukan indeks dr materi arsip yg

diminta

c. menemukan tempat penyimpanan arsip

(sesuai klasifikasi arsip)

d. menemukan arsip yg diminta

e. mengisi lbr/buku peminjaman

f. jika arsip yg diminta tdk ditemukan :

meneliti lbr disposisi, meneliti lbr tunjuk silang,

meneliti lbr/buku peminjaman

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP

1. Permintaan/peminjaman arsip

- melalui telp / pegawai

- permintaan berdsrkan masalah, asal pengirim, tanggal atauinformasi lain sesuai kepentingannya

2. Pencarian arsip

- menggunakan daftar arsip tempat penyimpanan arsip

3. Penemuan kembali arsip (Retrieval)

- mengeluarkan arsip dilengkapi sarana out indikator

4. Penulisan di sarana peminjaman

- buku peminjaman / formulir

5. Kontrol & Pengembalian

waktu kembali, cek kelengkapan, kondisi, mngeluarkan out indikator, cek paraf/ttd pengembalian

6. Penempatan kembali arsip

FORMULIR PEMINJAMAN

INDEKS :

…………………………

…………………………

…………………………

Tanggal Kembali :

………………………..

Tanggal Perpanjangan:

………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : ………………..

…………………………

Tanggal Peminjaman

…………………………

Media : ………………… Kode Lokasi :

…………………………

Paraf Peminjaman

Peminjam Petugas

………… …………

Paraf Pengemablian

Peminjam Petugas

………… …………

BUKU PEMINJAMAN

NO PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP

TGL PINJAM

PARAF TGL KEMBALI

PARAF

OUT INDIKATOR

OUT

NO INDEKS PEMINJAM PARAF NO INDEKS PEMINJAM PARAF

semoga bermanfaat ...