badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi … file• program reformasi birokrasi (permenpan no....
TRANSCRIPT
10/15/2015
1
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAHPROVINSI BANTEN
IMPLEMENTASI SIKP - JIKPDI LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN Disampaikan Oleh:
Dra. E. SUHAETI, M.SiKepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Banten
Pada Acara:Rapat Koordinasi Nasional SIKN-JIKN
Hotel Cosmo Amaroosa Jakarta, 8 Oktober 2015
10/15/2015
2
PEMBANGUNAN SIKP-JIKP DI PROVINSI BANTEN
10/15/2015
3
KENDALA IMPLEMENTASI SIKP-JIKPDI PROVINSI BANTEN
Belum semua SKPD memberkaskan arsipnya sesuai ketentuan Sarana prasarana pendukung sistem informasi belum lengkap Koneksi internet yang masih terbatas untuk pengelolaan sistem
informasi Belum terbentuknya Tim SIKD di lingkungan SKPD, sementara masih
dilakukan oleh Pengelola Arsip SKPD Sebagian Pimpinan SKPD yang belum responsif terhadap manfaat
Sistem Informasi Belum terbiasanya aparatur menggunakan teknologi informasi dalam
pelaksanaan tugas fungsi organisasi
10/15/2015
4
BAGAIMANA BPAD PROVINSI BANTEN MEMULAINYA…
10/15/2015
5
MENGACU KEPADA PERATURAN PERUNDANGAN DAN
KEBIJAKAN STRATEGIS DAERAH
10/15/2015
6
Berdasarkan Peraturan Perundangan• Penyelenggaraan Kearsipan (UU No. 43/2009 dan PP No.28/2012 )
• Penyelenggaraan E-Goverment Service ((UU No. 11/2008 ITE)
• Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008 KIP)
• Tuntutan Pelayanan Prima (UU No. 25/2009 PP)
• Profesionalisasi PNS (UU No. 5/2014 ASN)
• Program Reformasi Birokrasi (Permenpan No. 20/2010 RB)
• RPJMD Provinsi Banten 2012-2017 (Perda Provinsi Banten No.13/2012)
• Penyelenggaraan Kearsipan (Perda Provinsi Banten No. 4/2014)
• Tata Kelola Kearsipan (Pergub Banten No.75/2014)
Berdasarkan Kebijakan Strategis Daerah
10/15/2015
7
7
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
Visi :"Bersatu Mewujudkan Rakyat Banten
SejahteraBerlandaskan Iman dan Taqwa "
Misi Ke- 5 :Peningkatan mutu dan kinerja pemerintahandaerah yang berwibawa menuju tata kelola
pemerintahan yang baik dan bersih
10/15/2015
8
RENSTRABPAD PROVINSI BANTEN
V I S I PROFESIONAL DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN DANKEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
M I S I KE- 3
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAANKEARSIPAN
10/15/2015
9
Untuk apa arsip dikelola dan dikembangkan melalui sistem informasi kearsipan..?
• SUMBER INFORMASI
Mendukung Layanan Informasi Publik (PPID)
Layanan akomodasi informasi bagi stakeholders
• PENINGKATAN LAYANAN LEVEL PIMPINAN
Kemudahan, kecepatan dan akurasi informasi guna pembuat keputusan
Layanan informasi guna mendukung tugas dan fungsi organisasi
Sebagai bahan evaluasi dan perencanaan kegiatan organisasi
• SEBAGAI BACK UP DATA dan PEMELIHARAAN ARSIP
Penyimpanan arsip melalui otomasi dan alih media arsip konvensional
9
PERDA PEMERINTAH PROVINSI BANTEN NO.4 TAHUN 2014 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
10/15/2015
10
POLA STRATEGI DAN AKSI
PERENCANAAN STRATEGIS Menetapkan pembangunan SIKP-JIKP sebagai muatan lokal dalam PERDA KEARSIPAN
KESERIUSAN DALAM PERUBAHANMenyusun anggaran kegiatan Pengelolaan SIKP-JIKP dalam DPA APBD Banten
Mengusulkan insentif pengelolaan SIKP-JIKP pada SSH dan SBU
PENINGKATAN DAN PENYEBARAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN ARSIPPenetapan dan pengaturan peran kelembagaan dan fungsi Aparatur melaluiPERGUB TATA KEARSIPAN dan SOP Bidang Kearsipan
10/15/2015
11
S.O.P
PENCIPTAAN
DISTRIBUSI
PENGGUNAAN
SIMPAN AKTIF
PINDAH
SIMPAN INAKTIF
MUSNAH
SIMPAN PERMANEN
PENGELOLAANSIKP-JIKP REGULASITIM TEKNIS
HARDWARE
SOFTWARE
SERVERPC UNITSCANNERPRINTERMEDIA BACK UP DATAPERANGKAT TAMBAHAN LAIN
SISTEM OPERASIAPLIKASI SIKDJARINGAN INTRANETKONEKSI INTERNETEMAIL CLIENTSISTEM INFORMASI ARSIP
RECORD CENTER
SARANA BAKU
RUANGAN SERVERRUANG ALIH MEDIA ARSIPRUANG INPUT/ENTRY DATA
LEMARI , RAK ARSIPFILING CABINET
FOLDER, BOKS ARSIP
JADWAL RETENSI ARSIPLEMBAR DISPOSISIKARTU KENDALIBUKU AGENDA
KODE KLASIFIKASIKLASIFIKASI AKSES ARSIP
INSENTIF
GAMBARAN PEMBANGUNAN
SIKP-JIKPPROVINSI BANTEN
SARANA
10/15/2015
12
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) PROVINSI BANTEN
ANRI
SIKNJIKN
SIKPJIKP
10/15/2015
13
KOORDINASI TEKNISDANPENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
TAHUN BULAN KEGIATAN
2013 Oktober Koordinasi dalam rangka Penerapan SIKP-JIKP ke ANRI
November Kerjasama BPAD dengan Telkom untuk sewa storage SIKP-JIKPuntuk 3 bulan
Pelaksanaan In-house Training di BPAD oleh Tim SIKN-JIKN dariANRI
Desember Pengiriman 2 orang pegawai BPAD untuk pemagangan di ANRI
Pengiriman 1 orang peserta diklat SIKN-JIKN ke Pusdiklat ANRI diBogor
10/15/2015
14
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN BULAN KEGIATAN
2014 Januari Kerjasama lanjutan sewa storage dgn Telkom untuk 1 tahun
Maret Menyelenggarakan Workshop SIKP-JIKP dengan 30 peserta dari unsurPengelola Arsip SKPD Provinsi Banten
April-September Pelaksanaan Pengarahan teknis ke 30 SKPD Provinsi Banten
Mei-Juni Pengadaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Oktober Menyelenggarakan Workshop SIKD dengan 40 peserta dari unsurPengelola Arsip dan PPID Provinsi Banten
November Pelaksanaan instalasi software aplikasi SIKD ke SKPD
Desember Penyelenggaraan Workshop Jaringan Komunikasi SIKP-JIKP dengan 8 LKD
10/15/2015
15
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN BULAN KEGIATAN
2015 Januari Kerjasama lanjutan dgn Telkom Sewa Storage untuk 1 Tahun
Mei Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan pertama dgn 40 SKPD dan 8 LKD
Juni - Agustus Instalasi Aplikasi SIKP-JIKP ke SKPD dan LKD
Oktober Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan ke-dua dgn 40 SKPD dan 8 LKD
November Pembangunan Infrastruktur Jaringan Intranet dan Internet SistemInformasi Kearsipan Pemerintah Provinsi Banten
Desember Pembuatan Website Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Banten
10/15/2015
16
PENYEDIAN SARANA PRASANA dalam rangka
IMPLEMENTASI SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
10/15/2015
17
GEDUNG DEPO ARSIP BANTEN
LUAS BANGUNAN: 4.000 M2, 4 LANTAI
10/15/2015
18
SARANA PRASARANA SIKP-JIKP DI BPAD PROVINSI BANTENGEDUNG/RUANG VOL. LUAS LOKASI
Ruang Server SIKP-JIKP 1 3 x 4 = 12 M2 BPAD Provinsi Banten
Ruang Alih Media Arsip 1 4 x 6 = 24 M2 Depo Arsip
Genset 1 3 x 4 = 12 M2 BPAD Provinsi Banten
PERLENGKAPAN VOL. JENIS MERK
Komputer 6 PC Lenovo
Printer 3 Laserjet, Inkjet Cannon, Hp
Laptop 2 Portable Acer, Lenovo
Scanner 2 Otomatic Multipage Fujitsu
Server 1 Intelxeon 5017c-TF Super Micro Server
Router Board 1 MPC8533 Power PC
Swicth Hub 1 16 volt 32 GBPS Hewlet Pecker
UPS 1 1000 RM 12U HPC- sua
Aplikasi SIKD 1 CD Master -
10/15/2015
19
BANTUAN SARANA PRASARANA DALAM RANGKA IMPLENTASI SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
BARANG VOL. JENIS PERUNTUKAN
KOMPUTER 30 PC (set) Pengelolaan SIKD oleh 30 SKPD Provinsi
APLIKASI SIKD 40 CD Software Aplikasi Sistem Informasi KearsipanDinamis
BANTUAN TEKNIS VOL. KEPADA KETERANGAN
Instalasi AplikasiSIKD
40 SKPD Bantuan instalasi aplikasi untuk 40 SKPD Provinsi Banten
PendampinganTeknis
40 SKPD Pendampingan Teknis implementasiSIKD dan SIKP-JIKP untuk 40 SKPD Provinsi Banten
10/15/2015
20
REKAPITULASI DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG TELAH DIALIHMEDIAKAN
TAHUN INSTANSI URAIAN
SKPD PROVINSI BANTEN JENIS ARSIP JUMLAH
2014 - 2015 1 Badan Ketahanan Pangan Daerah Arsip Kegiatan 75 Lembar
2 Biro Administrasi Pembangunan Produk Hukum 500 Lembar
3 Biro Organisasi Produk Hukum 7.722 Lembar
4 Biro Pemerintahan Produk Hukum 29 Lembar
5 Dinas Perhubungan, Komunikasi Dan Informatika
Produk Hukum 6 Lembar
6 Dinas Perindustrian dan Perdagangan Produk Hukum 22 Lembar
7 Komisi Pemilihan Umum Daerah Arsip Pilgub 307 Lembar
2.811 Lembar
10/15/2015
21
N
N
O
Nama SKPDProvinsi Banten
Jumlah Arsip(Berkas)
Jumlah Arsip yang telah diinput
Jumlah Arsip yang telah divalidasi
Jumlah Arsip yang telah dipublish
1
1 KOMISI PEMILIHAN UMUM DAERAH
307 307 307 -
2
2
BIRO ADMINISTRASI 93 93 93 -
3
3
BADAN KETAHANAN PANGAN DAERAH
28 28 28 -
Jumlah Berkas 428 428 428 -
DAFTAR ARSIP IN AKTIF YANG TELAH DIINPUT DAN DIVALIDASI PADA APLIKASI SIKN-JIKN
10/15/2015
22
BPAD Provinsi Banten
INFO DATA PENGGUNA SIKN
10/15/2015
23
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : ARSIP MASUK
10/15/2015
24
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : ARSIP KELUAR
10/15/2015
25
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : KOMPONEN DATA
10/15/2015
26
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN
Jln. Raya Serang - Jakarta Km. 4 Pakupatan Serang – Banten
TERIMA KASIH
VISIT AND CONTACT US..