rancang bangun sistem informasi ...gambar 3.53 desain tampilan arsip surat keluar ..... 91 gambar...

205
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN PADA SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NTB BERBASIS WEB Tugas Akhir Untuk memenuhi sebagi persyaratan Mencapai derajat Sarjana S 1 Program Studi Teknik Informatika Oleh: SUMIATI F1D012079 PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MATARAM 2017

Upload: others

Post on 21-Sep-2020

5 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

iii

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT DAN

KEARSIPAN PADA SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NTB

BERBASIS WEB

Tugas Akhir

Untuk memenuhi sebagi persyaratan

Mencapai derajat Sarjana S – 1 Program Studi Teknik Informatika

Oleh:

SUMIATI

F1D012079

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MATARAM

2017

Page 2: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

ii

Page 3: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

iii

Page 4: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

iv

PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Saya yang bertanda tangan dibawah ini bahwa dalam Skripsi ini tidak terdapat

karya yang pernah di ajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan

Tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang ditulis oleh orang lain atau diterbitkan

oleh orang lain, kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar

pustaka.

Mataram, 2017

Sumiati

Page 5: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

v

PRAKATA

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang

atas segala berkat, bimbingan, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelsaikan

penyusunan Tugas Akhir dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan

Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB)”.

Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk merancang dan membangun suatu sistem

pengelolaan surat dan arsip yang dapat diakses dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga

dapat mengatasi beberapa kelemahan yang dimiliki sistem pengelolaan saat ini (sistem

manual). Tugas Akhir ini juga merupakan salah satu persyaratan kelulusan guna mencapai

gelar kesarjanaan di Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Mataram.

Penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak

kekurangan, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun

sehingga membantu untuk menjadi lebih baik di waktu yang akan datang.

Mataram, Maret 2017

Penulis

Page 6: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

vi

UCAPAN TERIMA KASIH

Tugas Akhir ini dapat diselsaika berkat bimbingan dan dukungan ilmiah maupun

material dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan

ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :

1. Ibu Ir. Sri Endang Anjarwani, M.Kom., selaku dosen pembimbing utama yang telah

memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir

ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.

2. Bapak Moh. Ali Albar, S.T., M.Eng, selaku dosen pendamping yang telah

memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir

ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.

3. Bapak I Gede Pasek Suta Wijaya, ST.,M.T.,D.Eng., Bapak I Wayan Agus

Arimbawa, ST.,M.Eng., dan Bapak Andy Hidayat Jatmika, ST.,Mkom. selaku

dosen penguji yang memberikan berbagai masukan yang membantu penulis dalam

menyempurnakan Tugas Akhir

4. Pegawai Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip, Biro Umum, Sekretariat Daerah Provinsi

NTB atas bantuan materi yang telah diberikan selama penelitian Praktek Kerja

Lapangan sampai dengan penyusunan Tugas Akhir.

5. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dorongan, motivasi, dan do’a untuk

dapat menyelsaikan Tugas Akhir ini.

6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah

memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelsaikan Tugas Akhir ini.

7. Mahasiswa Teknik Informatika, yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas

Akhir ini

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan yang setimpal atas bantuan

yang diberikan kepada penulis

Page 7: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN TIM PEMBIMBING ......................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR .......................................... iii

PRAKATA ............................................................................................................................ iv

UCAPAN TERIMA KASIH ................................................................................................ v

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................................ ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ xi

DAFTAR CUPLIKAN SOURCE CODE ........................................................................ xvi

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... xvii

INTISARI ......................................................................................................................... xviii

ABSTRACT ........................................................................................................................ xix

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah .......................................................................................... 2

1.4 Tujuan ......................................................................................................... 3

1.5 Manfaat ....................................................................................................... 3

1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI .................................................... 5

2.1 Tinjauan Pustaka ........................................................................................ 5

2.2 Landasan Teori ............................................................................................ 7

2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum ......................................................... 7

2.2.2 Surat .................................................................................................... 8

2.2.3 Fungsi Surat ........................................................................................ 9

2.2.4 Tujuan Surat ........................................................................................ 9

2.2.5 Surat Masuk ........................................................................................ 9

2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk ................................................... 10

Page 8: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

viii

2.2.7 Surat Keluar ...................................................................................... 12

2.2.8 Prosedur Penanganan Surat Keluar ................................................... 12

2.2.9 Arsip .................................................................................................. 13

2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat ................................................................ 13

2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan .................................................... 13

2.2.12 Sistem Informasi ............................................................................. 15

2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web ...................................................... 15

2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and

Design / OOAD) ............................................................................. 16

2.2.15 Unified Modelling Language (UML) ............................................. 17

A. Tujuan Utama Perancangan UML ............................................ 17

B. Diagram-diagram dalam UML .................................................. 17

2.2.16 Database dan My Structure Quuery Language (MySQL) .............. 23

2.2.17 Web Server ...................................................................................... 24

2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor) ....................................................... 24

2.2.19 Codeigniter .................................................................................... 25

2.2.20 Metode Waterfall ........................................................................... 26

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................................... 28

3.1 Alat dan Bahan ................................................................................................ 28

3.2 Diagram Allir Penelitian .................................................................................. 28

3.2.1 Studi Literartur ....................................................................................... 29

3.2.2 Pengumpulan Data .................................................................................. 30

3.2.3 Analisa Sistem ........................................................................................ 30

A. Analisa Sistem Berjalan ..................................................................... 30

B. Analisa Sistem Usulan ....................................................................... 34

C. Analisa Kebutuhan Sistem ................................................................. 38

3.2.4 Perancangan (Design) ............................................................................. 40

A. Use Case Diagram ............................................................................. 40

B. Entity Relationship Diagram (ERD) .................................................. 42

C. Struktur Tabel .................................................................................... 43

Page 9: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

ix

D. Class Diagram ................................................................................... 47

E. Sequence Diagram ............................................................................. 49

F. Activity Diagram ................................................................................ 83

G. Perancangan antarmuka (Design Interface)....................................... 85

3.2.5 Coding atau Implementasi .................................................................... 106

3.2.6 Pengujian .............................................................................................. 106

3.2.7 Dokumentasi ......................................................................................... 106

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................................... 107

4.1 Implementasi .................................................................................................. 107

4.1.2 Implementasi Database .............................................................................. 107

4.1.2 Implementasi Class Sistem .................................................................. 112

4.1.3 Implementasi Interface Sistem .................................................................. 114

4.2 Pengujian Sistem ............................................................................................ 137

4.2.1 Hasil Pengujian Metode Black Box ...................................................... 137

4.2.2 Hasil Pengujian Metode Mean Opinion Score (MOS) ......................... 155

BAB V PENUTUP ............................................................................................................ 160

5.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 160

5.2 Saran ................................................................................................................ 160

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Page 10: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

x

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ...................................................................... 11

Tabel 2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ...................................................................... 12

Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram ................................................................................... 18

Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD) .............................................................. 19

Tabel 2.5 Simbol Class Diagram ......................................................................................... 21

Tabel 2.6 Simbol Squence Diagram ..................................................................................... 22

Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram ...................................................................................... 23

Tabel 3.1 Tabel Admin ......................................................................................................... 43

Tabel 3.2 Tabel Pegawai ....................................................................................................... 43

Tabel 3.3 Tabel Surat Masuk ................................................................................................ 44

Tabel 3.4 Tabel Surat Keluar ................................................................................................ 44

Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi Surat ......................................................................................... 45

Tabel 3.6 Tabel Arsip Surat Masuk ...................................................................................... 45

Tabel 3.7 Tabel Arsip Surat Keluar ...................................................................................... 45

Tabel 3.8 Tabel Disposisi ..................................................................................................... 46

Tabel 3.9 Tabel Bagian ......................................................................................................... 46

Tabel 4.1 Tabel Pengujian Black box fungsi login administrator ...................................... 138

Tabel 4.2 Pengujian Black box fungsi edit data pegawai ................................................... 139

Tabel 4.3 Pengujian Black box fungsi delete data pegawai. ............................................... 139

Tabel 4.4 Pengujian Black box fungsi tambah data surat masuk.. ...................................... 140

Tabel 4.5 Pengujian Black box fungsi edit data surat masuk. ............................................. 141

Tabel 4.6 Pengujian Black box fungsi disposisi data surat masuk ...................................... 142

Tabel 4.7 Pengujian Black box fungsi tambah data arsip surat masuk ............................... 143

Tabel 4.8 Pengujian Black box fungsi edit data arsip surat masuk .................................... 144

Tabel 4.9 Pengujian Black box fungsi delete data surat masuk .......................................... 144

Tabel 4.10 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar ..................................... 145

Tabel 4.11 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar ............................................ 146

Page 11: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xi

Tabel 4.12 Pengujian Black box fungsi tambah data arsip surat keluar ............................. 147

Tabel 4.13 Pengujian Black box fungsi edit data arsip surat keluar ................................... 147

Tabel 4.14 Pengujian Black box fungsi cetak data laporan surat masuk ............................ 148

Tabel 4.15 Pengujian Black box fungsi cetak laporan data surat keluar ............................. 149

Tabel 4.16 Pengujian Black box fungsi tambah klasifikasi surat ....................................... 149

Tabel 4.17 Pengujian Black box fungsi delete data klasifikasi surat ..................................... 150

Tabel 4.18 Pengujian Black box fungsi login user ............................................................. 151

Tabel 4.19 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar. ..................................... 151

Tabel 4.20 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar. ........................................... 152

Tabel 4.21 Pengujian Black box fungsi delete data surat keluar ............................................ 153

Tabel 4.22 Pengujian Black box fungsi terima, disposisi dan tolak ..................................... 154

Tabel 4.23 Hasil pengujian pada staff Ekspedisis dan Arsip meggunakan Mean Opnion

Score (MOS) ............................................................................................................. 157

Tabel 4.24 Hasil pengujian pada mahasiswa meggunakan Mean Opnion Score (MOS) ... 158

Page 12: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB ................... 7

Gambar 2.2 Cardinality One to One ..................................................................................... 20

Gambar 2.3 Cardinality One to Many .................................................................................. 20

Gambar 2.4 Cardinality Many to Many ................................................................................ 20

Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada Codeigniter ....................................................................... 26

Gambar 2.6 Waterfall Model ................................................................................................ 26

Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian .................................................................................... 29

Gambar 3.2 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan ................ 31

Gambar 3.3 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan ................. 33

Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan .......................... 35

Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan ........................... 37

Gambar 3.6 Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ......... 41

Gambar 3.7 ERD Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ................................ 42

Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ................ 47

Gambar 3.9 Sequence Diagram Login Pencatat Kearsipan (Admin) ................................... 51

Gambar 3.10 Sequence Diagram Login Pencatat Biro ......................................................... 52

Gambar 3.11 Sequence Diagram Menambah Surat Masuk .................................................. 53

Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengubah Surat Masuk ................................................... 54

Gambar 3.13 Sequence Diagram Mencari Surat Masuk ...................................................... 55

Gambar 3.14 Sequence Diagram Menghapus Surat Masuk ................................................. 56

Gambar 3.15 Sequence Diagram Melihat Surat Masuk ....................................................... 57

Gambar 3.16 Sequence Diagram Disposisi Surat Masuk ..................................................... 58

Gambar 3.17 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Masuk ........................................ 59

Gambar 3.18 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Masuk ......................................... 60

Gambar 3.19 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Masuk ............................................ 61

Gambar 3.20 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Masuk ............................................. 62

Gambar 3.21 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Masuk ................................. 63

Page 13: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xiii

Gambar 3.22 Sequence Diagram Menambah Surat Keluar .................................................. 65

Gambar 3.23 Sequence Diagram Mengubah Surat Keluar ................................................... 66

Gambar 3.24 Sequence Diagram Mencari Surat Keluar ...................................................... 67

Gambar 3.25 Sequence Diagram Menghapus Surat Keluar ................................................. 68

Gambar 3.26 Sequence Diagram Melihat Surat Keluar ....................................................... 69

Gambar 3.27 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Keluar ........................................ 70

Gambar 3.28 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Keluar ......................................... 71

Gambar 3.29 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Keluar ............................................ 72

Gambar 3.30 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Keluar ............................................. 73

Gambar 3.31 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Keluar ................................. 74

Gambar 3.32 Sequence Diagram Menambah Pegawai ........................................................ 75

Gambar 3.33 Sequence Diagram Mengubah Pegawai ......................................................... 76

Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencari Pegawai ............................................................. 77

Gambar 3.35 Sequence Diagram Menghapus Pegawai ........................................................ 78

Gambar 3.36 Sequence Diagram Melihat Peegawai ............................................................ 79

Gambar 3.37 Sequence Diagram Menambah Klasifikasi ..................................................... 81

Gambar 3.38 Sequence Diagram Menghapus Klasifikkasi .................................................. 82

Gambar 3.39 Sequence Diagram Melihat Klasifikasi .......................................................... 82

Gambar 3.40 Activity Diagram ............................................................................................. 84

Gambar 3.41 Form Login ..................................................................................................... 86

Gambar 3.42 Notifikasi Menginputkan Username dan Password Salah ............................. 86

Gambar 3.43 Desain Tampilan Home Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) .............. 87

Gambar 3.44 Desain Tampilan Menu Data Surat Masuk ..................................................... 87

Gambar 3.45 Desain Tampilan Form Surat Masuk .............................................................. 88

Gambar 3.46 Desain Tampilan Detail Surat Masuk ............................................................. 88

Gambar 3.47 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih

Dalam Proses ................................................................................................ 89

Gambar 3.48 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Telah Terdisposisi ................. 89

Gambar 3.49 Desain Tampilan Form Arsip Surat Masuk .................................................... 90

Gambar 3.50 Desain Tampilan Hapus Data Surat Masuk .................................................... 90

Page 14: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xiv

Gambar 3.51 Desain Tampilan Menu Data Surat Keluar ..................................................... 90

Gambar 3.52 Desain Tampilan Detail Surat Keluar ............................................................. 91

Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar .............................................................. 91

Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ........................................... 92

Gambar 3.55 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Masuk ................................................... 93

Gambar 3.56 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Keluar ........................................... 93

Gambar 3.57 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Keluar ................................................... 94

Gambar 3.58 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Masuk ....................................... 95

Gambar 3.59 Desain Tampilan Laporan Surat Masuk ......................................................... 95

Gambar 3.60 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Keluar ...................................... 96

Gambar 3.61 Desain Tampilan Laporan Surat Keluar ......................................................... 96

Gambar 3.62 Desain Tampilan Menu Data Laporan Grafik Surat ....................................... 97

Gambar 3.63 Desain Tampilan Form Klasifikasi Surat ....................................................... 97

Gambar 3.64 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ............................................... 98

Gambar 3.65 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ..... 98

Gambar 3.66 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk ................................... 99

Gambar 3.67 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian atau Biro .......................................... 99

Gambar 3.68 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses

Sistem ........................................................................................................... 100

Gambar 3.69 Desain Tampilan Detail Data Pegawai ......................................................... 100

Gambar 3.70 Desain Tampilan Home User (Pegawai Bagian atau Biro) ......................... 101

Gambar 3.71 Desain Tampilan Data Surat Masuk ............................................................. 101

Gambar 3.72 Desain Tampilan Detail Surat Masuk .......................................................... 102

Gambar 3.73 Desain Tampilan Proses Disposisi Surat Masuk .......................................... 102

Gambar 3.74 Desain Tampilan Data Surat Keluar ............................................................ 103

Gambar 3.75 Desain Tampilan Form Surat Keluar ............................................................ 103

Gambar 3.76 Desain Tampilan Detail Surat Keluar ........................................................... 104

Gambar 3.77 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ............................................. 104

Gambar 3.78 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima Dan Tolak Data Surat Masuk .. 105

Gambar 3.79 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk .................................. 105

Page 15: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xv

Gambar 4.1 Implementasi Database Surat. ........................................................................ 107

Gambar 4.2 Field-Field Dalam Tabel Admin. ................................................................... 108

Gambar 4.3 Field-Field Dalam Tabel Arsip Surat Keluar ................................................. 108

Gambar 4.4 Field-Field Dalam Tabel Arsip Surat Masuk. ................................................ 109

Gambar 4.5 Field-Field Dalam Tabel Bagian .................................................................... 109

Gambar 4.6 Field-Field Dalam Tabel Disposisi. ................................................................ 110

Gambar 4.7 Field-Field Dalam Tabel Klasifikasi Surat. .................................................... 110

Gambar 4.8 Field-Field Dalam Tabel Pegawai. ................................................................. 111

Gambar 4.9 Field-Field Dalam Tabel Surat Keluar ........................................................... 111

Gambar 4.10 Field-Field Dalam Tabel Surat Masuk. ........................................................ 112

Gambar 4.11 Implementasi Class Pada Model. .................................................................. 113

Gambar 4.12 Implementasi Class Pada Controller. ........................................................... 113

Gambar 4.13 Implementasi Class Pada View ..................................................................... 114

Gambar 4.14 Interface Login Administrator ..................................................................... 115

Gambar 4.15 Notifikasi Menginputkan Username Dan Password Salah. ......................... 115

Gambar 4.16 Interface Home Administrator (Staff Ekspedisi Dan Arsip) ......................... 117

Gambar 4.17 Interface Data Surat Masuk .......................................................................... 118

Gambar 4.18 Interface Form Surat Masuk. ........................................................................ 119

Gambar 4.19 Interface detail surat masuk ......................................................................... 119

Gambar 4.20 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih Dalam

Proses ............................................................................................................. 120

Gambar 4.21 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Telah

Terdisposisi. ................................................................................................... 120

Gambar 4.22 Interface Hapus Data Surat Masuk .............................................................. 120

Gambar 4.23 Interface Form Arsip Surat Masuk. .............................................................. 121

Gambar 4.24 Interface Menu Data Surat Keluar. ............................................................... 123

Gambar 4.25 Interface Detail Surat Keluar ....................................................................... 123

Gambar 4.26 Interface Arsip Surat Keluar ........................................................................ 124

Gambar 4.27 Interface Data Arsip Surat Masuk ................................................................ 124

Page 16: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xvi

Gambar 4.28 Interface Detail Arsip Surat Masuk .............................................................. 125

Gambar 4.29 Interface Data Arsip Surat Keluar ................................................................ 125

Gambar 4.30 Interface Detail Arsip Surat Keluar .............................................................. 126

Gambar 4.31 Interface Menu Data Laporan Surat Masuk .................................................. 126

Gambar 4.32 Interface Laporan Surat Masuk .................................................................... 127

Gambar 4.33 Interface Menu Data Laporan Surat Keluar .................................................. 127

Gambar 4.34 Interface Laporan Surat Keluar .................................................................... 128

Gambar 4.35 interface Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar Dalam Bentuk Grafik ..... 128

Gambar 4.36 Interface Data Klasifikasi Surat ................................................................... 129

Gambar 4.37 Interface Data Disposisi Bagian Umum ...................................................... 129

Gambar 4.38 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ................ 130

Gambar 4.39 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk .............................................. 130

Gambar 4.40 Interface Data Pegawai Bagian atau Biro .................................................... 131

Gambar 4.41 Interface Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses Sistem

Informasi Pengelolaan Surat Dan Kearsipan ................................................. 131

Gambar 4.42 Interface Detail Pegawai Bagian atau Biro .................................................. 132

Gambar 4.43 Interface Home User Pegawai Bagian Atau Biro. ....................................... 133

Gambar 4.44 Interface Data Surat Masuk Pegawai Bagian .............................................. 133

Gambar 4.45 Interface Detail Surat Masuk Pegawai Bagian ............................................ 134

Gambar 4.46 Interface Proses Disposisi Surat Masuk ...................................................... 134

Gambar 4.47 Interface Data Surat Keluar Pegawai Bagian .............................................. 135

Gambar 4.48 Interface Detail Surat Keluar Pegawai Bagian ............................................ 135

Gambar 4.49 Interface Data Disposisi Surat Masuk ......................................................... 136

Gambar 4.50 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ............... 136

Gambar 4.51 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk .............................................. 136

Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden staff Ekspedisi

dan Arsip ..................................................................................................... 158

Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden Mahasiswa ................ 159

Page 17: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xvii

DAFTAR CUPLIKAN SOURCE CODE

Cuplikan source code 4.1 controller login administrator .................................................. 116

Cuplikan source code 4.2 controller cari surat masuk ....................................................... 117

Cuplikan source code 4.3 controller arsip surat masuk ...................................................... 121

Cuplikan source code 4.4 controller disposisi surat masuk ............................................... 137

Page 18: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pengujian Metode Blck Box ........................................................................... 129

Lampiran 2. Pengujian Metode Mean Opinion Score ........................................................ 146

Page 19: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xix

INTISARI

Pada pembangunan “Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada

Kantor Gubernur Nusa Tenggara Barat” dilatarbelakangi oleh proses pengelolaan surat

yang masih menggunakan cara kerja manual dalam proses disposisi, pengarsipan,

pencarian, ataupun proses rekapitulas lapora surat masuk dan surat keluar bulanan. Tujuan

dari pembangunan sistem ini adalah untuk membantu dalam proses pengelolaan dan

pengarsipan surat sehingga staff pada sub bagian Ekspedisi dan Arsip dapat mengelola

surat dan pengarsipan dengan cepat dan tepat.

Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP

yang menggunakan framework CodeIgniter. Teknik pengujian yang digunakan adalah

Mean Opinion Score. Hasil pengujian yang didapatkan bahwa fungsi setiap menu yang

disediakan dalam sistem informasi ini dapat berjalan dengan sempurna sesuai dengan

fungsinya. Alur kerja dari sistem informasi ini sudah sesuai dengan alur kerja yang ada

disetiap unit kerja dikantor Gubernur Nusa Tenggara Barat.

Kata kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Surat dan Kearsipan, Framework CodeIgniter,

Mean Opinion Score.

Page 20: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

xx

ABSTRACT

The development in Information System of Mail and Archives Management at the

Governor Office of West Nusa Tenggara is still supported by manual process off

disposition, archiving, search, and mail recapitulation report process. The aim at

developing this system is to help the managing and archiving mail so staff in subsection

Expedition and Archives can manage mailing and archiving quickly and precisely.

This system is developed based on programming language of HTML and PHP using

Framework CodeIgniter. It is examined through Black boxtechnique. The result is that

every menu provided functions perfectly. The workflow of the information system has been

suitable with the workflow of every work unit in the governor office of West Nusa

Tenggara.

Keywords: Information system, Mail and Archives Management, Framework CodeIgniter,

Mean Opinion Score.

Page 21: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi seperti saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian

informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi

yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah.

Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan

suatu instansi, surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang

sangat penting, jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat tersebut

harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip. Apabila

penanganan dari arsip-arsip ini tidak ditangani dengan baik, maka dikhawatirkan

informasi yang terkandung didalam surat atau arsip itu akan hilang. Kehilangan arsip

merupakan kesalahan besar dalam kegiatan persuratan atau ketatalaksanaan suatu kantor

atau instansi.

Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB khususnya pada sub bagian ekspedisi dan

arsip yang menangani proses pengelolaan dan pencatatan data-data surat masuk dan

surat keluar seperti tanggal terima, tanggal kirim, tanggal surat, nomor surat, isi surat

atau perihal, penerima, pengirim, dan jenis surat masih menggunakan prosedur-prosedur

kerja manual yaitu menggunakan buku besar dan excel serta akan dikhwatirkan data-

data surat akan mudah rusak atau hilang, tulisan sulit dibaca oleh pegawai-pegawai lain

dan kadang terjadi kekeliruan atau kesalahan pada lembar disposisi sehingga sulit untuk

mencerna maksud dari isi disposisi dan akibatnya penginputan kolom disposisi surat

menjadi terhambat.

Proses pengelohan data surat menggunakan microsof excel masih memiliki

kendala yaitu keamanan data yang kurang terjamin, proses disposisi surat memerlukan

banyak waktu dan tenaga karena jarak ruangan antara penerima surat dengan ruangan

Ekpedisi dan Arsip yang cukup jauh, selain itu pada proses disposisi surat di Sekretariat

Daerah Provinsi NTB pengirim surat akan mencari sendiri disposisi keberadaan surat

yang dikirm. Pada proses penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih

menggunakan berkas-berkas yang kemudian disimpan kedalam map besar dan disusun

didalam rak-rak buku akan menyebabkan kurangnya keamanan data sehingga dapat

Page 22: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

2

terjadi kehilangan data ketika sewaktu-waktu data surat diperlukan dan rusak termakan

usia, selain itu pada proses pencarian surat membutuhkan waktu yang lama karena harus

membongkar arsip surat untuk dapat menemukan surat yang diperlukan. Proses

pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar masih merasa kesulitan hal ini

disebabkan karena harus membuka kembali buku agenda yang ada sehingga pekerjaan

menjadi kurang efektif. Maslah-masalah yang terjadi khusunya pada sub bagian

Ekspedisi dan Arsip disebabkan oleh tidak adanya sistem yang mampu mengelolah dan

menyimpan surat dalam jumlah yang besar secara cepat.

Berdasarkan kekurangan-kekurangan yang ada pada Sekretariat Daerah Provinsi

NTB mengharuskan pegawai terus melakukan perubahan dan terobosan menyesuaikan

dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi tugas-tugas yang ada, agar dapat

memberikan pelayanan yang lebih memadai bagi masyarakat. Oleh karena itu sistem

informasi pengolahan surat dan kearsipan dibangun untuk dapat mempermudah dalam

proses pengelohan data surat masuk dan surat keluar, proses disposisi surat masuk,

proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar, proses pencarian data surat masuk dan

surat keluar, proses rekapitulasi surat masuk an surat keluar bulanan serta menjadi

solusi yang tepat untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan cepat serta

informasi-informasi yang dihasilkan lebih akurat.

1.2 Rumusan Masalah

Bedasarkan dari latar belakang permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka

dapat diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana rancang bangun sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan berbasis web yang dapat melakukan proses

pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan

surat keluar bulanan.

1.3 Batasan Masalah

Penelitian dilaksanakan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB. Penelitian

dibatasi pada proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan

surat masuk dan surat keluar bulanan menggunakan framework codeigniter dan MySQL

sebagai database.

Page 23: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

3

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dalam membuat sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan yaitu dapat melakukan proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan

memudahkan dalam rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan sesuai

dengan kebutuhan pengguna pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan

sebagai berikut :

1. Akademis

Manfaat yang didapatkan dalam penyusun laporan tugas akhir ini adalah

mendapatkan banyak ilmu di bidang sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan dan pengalaman membangun aplikasi berbasis web dengan

mempraktekkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh.

2. Instansi

Manfaat yang didapatkan bagi instansi dalam pembuatan sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan yang dilakukan adalah dapat memudahkan dalam

proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan dan memudahkan dalam

pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui gambaran ringkas mengenai isi laporan Tugas Akhir ini dan

mempermudah pemahamannya, maka pembahasannya dibagi menjadi beberapa bab

yang terdiri dari:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan mengenai obyek Tugas Akhir yang meliputi latar

belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian,

manfaat penelitian, dan sistematika penulisan laporan.

Page 24: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI

Bab ini menguraikan tentang tinjauan pustaka dan dasar teori yang

digunakan dalam melakukan analisis, perancangan dan implementasi

tugas akhir yang dilakukan pada bab-bab selanjutnya.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menguraikan tentang subyek penelitian, tempat dan waktu

penelitian, ruang lingkup penelitian, materi penelitian, alat penelitian,

prosedur penelitian, metode-metode pengembangan sistem yang

berkaitan dalam perancangan sistem.p

BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL

Bab ini menguraikan tentang analisa masalah, perancangan sistem,

struktur database yang digunakan, perancangan menu, perancangan

input dan perancangan output, pengembangan dan persiapan

implementasi sistem yang telah dibuat, serta pelaksanaan implementasi

sistem.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan,

dan saran-saran yang diusulkan untuk perbaikan dari sistem yang sedang

berjalan menjadi sistem yang dirancang serta rancanganan usulan dalam

pengembangan lebih lanjut sehingga mendapatkan hasil yang lebih baik.

Page 25: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka

Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan telah banyak dibangun dan

diimplementasikan. Salah satu penelitian yang telah mengimplementasikan sistem

informasi pengelolaan surat dan kearsipan adalah penelitian dengan judul “Sistem

Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala Desa Tridadi Kecamatan Sleman

Kabupaten Sleman Berbasis Visual Basic” (Hidayat, 2014). Visual basic merupakan

program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah,

penggunaan visual basic untuk membangun sistem sederhana sampai aplikasi kompleks

atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi

dengan sistem yang lebih besar. Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor

kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system

(flowchart) dan Logical model (data flow diagram). Sistem Informasi Kearsipan Surat

Keluar dan Surat Masuk berbasis visual basic ini dapat mempermudah pencarian data

pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta pengklasifikasiannya sehingga

memudahkan dalam temu balik arsip, serta nantinya dapat membantu dalam pembuatan

laporan terhadap atasan

Penelitian lainnya yang telah mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan

surat dan kearsipan adalah penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Arsip

Surat Menyurat Di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySql”

(Junidar, 2012). Pada perancangan sistem informasi kearsipan di Universitas U’Budiyah

Indonesia, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart)

dan Entity Relation Diagram (ERD). Pengujian sistem dengan cara sosialisasi aplikasi

merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan aplikasi pengarsipan surat menyurat

Universitas U’Budiyah Indonesia secara online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi

yang telah selesai di buat dan diletakkan pada server Universitas U’Budiyah Indonesia,

dengan adanya sistem informasi arsip surat menyurat ini, mahasiswa dapat melakukan

proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi kepada pihak akademik tanpa harus

mendatangi pihak akademik langsung.

Page 26: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

6

Selain itu sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang berjudul

“Perancangan Sistem Infromasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar Di

Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung” (Permana, 2014). Pada perancangan sistem

informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model

dalam bentuk Entity Relation Diagram (ERD) dan logical model (data flow diagram).

Metode pengujian menggunakan metode black box untuk menguji menguji fungsi-fungsi

didalam sistem dan untuk menentukan fungsi-fungsi didalam sistem sudah berjalan sesuai

harapan atau tidak. Sistem informasi administrasi surat masuk dan surat keluar di

Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung telah diimplementasikan dengan hasil

memudahkan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar serta dokumentasi yang lebih

tertata rapi.

Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa yaitu penelitian dengan

judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme Programming”

(Setyawan, 2014). Pada perancangan sistem, penulis menggunakan desain model dalam

bentuk use case diagram, entity relation diagram, class diagram, sequence diagram dan

activity diagram. Metode pengujian sistem menggunakan metode black box dengan

membagikan kuisioner kepada pegawai-pegawi Tata Usaha dengan hasil fungsi-fungsi

pada sistem telah berjalan dengan baik. Pada penelitian ini bertujuan untuk merancang

dan membangun sistem informasi surat secara terpusat yang dapat memudahkan pegawai

dalam proses administrasi persuratan.

Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa pernah dilakukan

sebelumnya, yaitu pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul “Analisa dan

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Sub Bagian

Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB” (Sumiati, 2015).

Sistem informasi pengolahan surat dan kearsipan pada PKL hanya pada ruang lingkup

Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan hanya

melakukan proses mengolah surat masuk serta rekapitulasi laporan surat masuk bulanan.

Penelitian ini menggunakan metode terstruktur dan sistem informasi pengelolaan surat

dan kearsipan sebatas analisa dan perancangan sistem. Penelitian ini akan dilanjutkan

menjadi sebuah SKRIPSI yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan

Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB”.

Page 27: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

7

Pada penelitian menjadi sebuah SKRIPSI ruang lingkup sistem diperluas menjadi

Sekretariat Daerah NTB selain itu penelitian ini melakukan proses pengelohan surat

masuk dan surat keluar, proses disposisi surat, proses pengarsipan dan proses rekapitulasi

laporan surat masuk dan surat keluar bulanan atau tahunan. Metode yang digunakan pada

penelitian ini yaitu metode berorientasi objek yang terdiri dari use case diagram, entity

relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. Metode

pengujian sistem menggunakan metode black box untuk menguji fungsi-fungsi yang ada

pada sistem, dan Mean Opinion Sore (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif

terhadap hasil citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia,

sehingga baik buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif

masing-masing koresponden.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NB Nomor 1 Tahun 2012 tentang

Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Provinsi NTB bahwa Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat

mempunyai susunan organisasi dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah

Provinsi Nusa Tenggara Barat

Page 28: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

8

Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan unsur staff

Pemerintah Daerah, dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Gubernur. Sekretariat Daerah terdiri dari Sekretaris Daerah,

tiga Asisten dan sembilan Biro, masing-masing Biro terdiri dari Bagian-Bagian dan

masing-masing Bagian terdiri dari tiga Sub Bagian serta Jabatan Fungsional. Biro Umum

Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat berada dibawah koordinasi Asisten

Administrasi Umum dan Kesejahteraan, terdiri dari lima Bagian dan Lima Belas Sub

Bagian.

Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan salah

satu unit kerja pendukung (supporting unit) dan unit koordinator (coordinating unit)

dalam memberikan pelayanan kepada Pimpinan dalam pelaksanaan tugas Pemerintahan.

Biro Umum memiliki bagian-bagian yaitu salah satunya bagian Kesekretariatan dan PDE

memiliki sub-sub bagian yang salah satunya yaitu sub bagian ekspedisi dan arsip yang

bertugas sebagai berikut :

1. Penanganan surat masuk di Sekretariat Daerah Provinsi NTB

2. Pemberian informasi umum proses penanganan surat masuk

3. Penatausahaan nomor surat keluar

2.2.2 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan

kepada pihak lain untuk menyampaikan warta, setiap bentuk catatan tertulis atau

bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat

orang untuk membantu ingatannya dan menyampaikan informasi atau pernyataan dari

satu pihak kepada pihak lain (Sedarmayanti, 1997).

Surat memiliki kelebihan tersendiri dikarenakan surat merupakan sarana yang

dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan

ekonomis. Beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah

alat komunikasi yang berisi informasi tertulis maupun bergambar yang hendak

disampaikan kepada pihak bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal

kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.

Definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak ang

ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

Page 29: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

9

2.2.3 Fungsi Surat

Surat sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis suatu instansi atau

organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Fungsi surat antara lain (Barthos,

2003).

1. Wakil dari pengirim atau penulis

2. Bahan bukti

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sarana memperpendek jarak

Penjelasan diatas mengenai fungsi surat dapat disimpulkan bahwa surat

digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak

lain.

2.2.4 Tujuan Surat

Surat memiliki tujuan bagi organisasi atau instansi dengan tujuan niaga atau

dagang dan surat pribadi atau individu yaitu :

1. Sebagai pemberitahuan.

2. Sebagai surat perintah.

3. Sebagai surat peringatan.

4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.

5. Sebagai surat pengantar.

6. Sebagai surat perjanjian.

7. Sebagai surat laporan.

8. Sebagai surat keputusan.

9. Sebagai surat panggilan

10. Sebagai surat susulan.

2.2.5 Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada

pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang

diterima dari instansi atau perorangan melalui pos maupun dari kurir dengan

Page 30: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

10

mempergunakan buku pengiriman. Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam

instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991).

1. Surat penting

Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang

memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian

tujuan organisasi.

2. Surat rutin atau biasa

Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak

lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

3. Surat rahasia

Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan (orang yang

bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh

dibuka oleh penerima surat.

4. Surat pribadi

Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,

walaupun disertai jabatan formalnya.

2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan

kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun

penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai (Herijanto, 1994).

Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara

Barat dapat dilihat pada Tabel 2.1 (Ekspedisi dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB,

2013).

Page 31: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

11

Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk

UNIT KEARSIPAN UNIT KERJA ( BIRO – BIRO)

PENERIMA

SURAT

PENGARAH

SURAT

PENGENDALI

SURAT

PENCATAT

SURAT

PENYIMPAN

KARTU

KENDALI

TU. UNIT KERJA (BIRO-

BIRO) KEPALA BIRO

Surat diterima dan

disortir menjadi

surat rahasia, surat

pribadi dan surat

dinas, kemudian

surat dibuka dan

diberikan ke

pengarah surat.

Surat diarahkan

sesuai dengan

masalah surat ke

unit kerja yang akan

memproses surat

tersebut.

Surat diberikan

nomor kendali

sesuai dengan kode

masalah dan biro

yang memproses

surat.

Surat dicatat di

lembar penerus

rutin dan kartu

kendali untuk

menaikkan

surat penting

atau segera.

Penyimpan kartu

kendali dan

lembar penerus

rutin untuk

menaikkan surat.

Surat ditrerima oleh TU biro

dengan menandatangani lembar

kesatu yaitu penerus rutin,

lembar kedua yaitu kartu

kendali, dan lembar ketiga kartu

kendali yang disimpan oleh TU

biro.

Surat diproses oleh

kepala biro - biro di

Lingkup Sekretariat

Daerah Provinsi

NTB.

2

SURAT

SURAT

SURAT SURAT SURAT SURAT

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

Page 32: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

12

KONSEP

SURAT

NET

SURAT

KONSEP

SURAT

NET

SURAT

NET

SURAT

2.2.7 Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yaitu bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain (Wursanto, 1991).

2.2.8 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat dilihat pada Tabel 2.2 (Ekspedisi dan

Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB, 2013).

Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk

UNIT KERJA ( BIRO – BIRO ) UNIT KEARSIPAN

PENGOLAH

SURAT PENCATAT SURAT

PENGENDALI

SURAT

PENGARAH

SURAT PENYIMPAN KARTU KENDALI

TU. UNIT

KEARSIPAN

PENYIMPAN

KARTU

KENDALI

Surat dikonsep

oleh pengolah.

Surat dicatat dan

diketik oleh petugas

TU biro.

Surat diberi

nomor kendali.

Surat dikirim

Surat masuk difotocopy menjadi

arsip surat dan kartu kendali

disimpan oleh TU biro

Pemberian

nomor Surat

keluar oleh unit

kearsipan

Menyimpan

Kartu kendali

lembar ketiga

KONSEP

SURAT SURAT

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

ARSIP

SURAT

Page 33: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

13

2.2.9 Arsip

Arsip adalah setiap catatan, record, warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan

dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai

bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan

kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah

naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau

organisasi. Naskah tersebut disimpan secara sistematis ditempat yang telah disediakan

sehingga lebih mudah dalam proses pencarian apabila dibutuhkan kembali (Amsyah,

2005).

2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat

Sistem pengarsipan adalah sistem informasi pencatatan surat-menyurat dan

pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate

Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan untuk organisasi

pemerintah maupun swasta. E-arsip membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan

surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain-

lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan

cepat dan real time (Amsyah, 2005).

2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan

Sistem pengarsipan ada empat macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan

arsip secara logis dan sistematis yaitu terdiri dari

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling Sistem)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan

menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan

terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda

dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama pengirim (surat masuk) dan nama

alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda

dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk

memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Page 34: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

14

2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman

pada perihal surat atau pokok isi surat.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor ada empat macam yaitu :

a. Sistem Nomor Menurut Dewey (Sistem Desimal atau Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat

yang bersangkutan. Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua

kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor.

b. Sistem Nomor Menurut Terminal Digit

Sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem

penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada

nomor urut dalam buku arsip.

c. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal dewey dan sistem

nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang

berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan

kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan

surat yang kesekian didalam map. Sistem ini kode angka harus berjumlah enam,

sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka

dibelakang jika angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol

di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan

sistem nomor terminal digit.

d. Sistem Nomor Soundex (Phonetic Sistem)

Sistem soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan

nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Sistem ini

nama-nama diganti dengan kode atau notasi yang terdiri dari satu huruf dan tiga

angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan

nomor.

4. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat diterima

(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Page 35: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

15

2.2.12 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2002).

Komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut:

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat

berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi

yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan

dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara

keseluruhan.

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu

kesatuan, jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada maka sistem informasi

tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan menghasilkan

informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.

2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web

Web pada dasarnya adalah kumpulan informasi yang tersedia di komputer yang

bisa diakses karena adanya jaringan yang tersedia di komputer tersebut. Defenisi web

menurut para ahli sebagai berikut :

Page 36: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

16

1. Menurut Suwanto Raharjo, web merupakan salah satu layanan internet yang paling

banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau

bahkan email.

2. Menurut Wahana Komputer, web adalah formulir komunikasi interaktif yang

digunakan pada sutu jaringan komputer.

3. Menurut A. Taufiq Hidayatullah, web adalah bagian paling terlihat sebagai jaringan

terbesar dunia, yakni internet.

4. Menurut Yuhefizar, web adalah suatu metode untuk menampilkan informasi di

internet, berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai

kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya

(hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser .

2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and Design /

OOAD)

OOAD adalah metode pengembangan sistem yang lebih menekankan objek

dibandingkan dengan data atau proses. Metode OOAD melakukan pendekatan terhadap

masalah dari perspektif obyek, tidak pada perspektif fungsional seperti pada

pemrograman terstruktur. Pada saat ini penggunaan OOAD meningkat dibandingkan

dengan pengunaan metode pengembangan software dengan metode tradisional. Hal

tersebut untuk memenuhi peningkatan kebutuhan akan pendekatan berorientasi obyek

pada aplikasi bisnis. Tahap perancangan dimulai dengan hasil keluaran yang dihasilkan

tahapan analisis dan aktivitas yang dilakukan secara perlahan bergeser tekanannya dari

domain aplikasi atau persoalan atau masalah menuju ke domain komputasi.

Metodologi pengembangan sistem berorientasi objek mempunyai tiga

karakteristik utama sebagai berikut :

a) Encapsulation

Encapsulation merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program

terhadap data yang diproses. Data dan fungsi dikemas bersama-sama dalam suatu objek,

sehingga fungsi lain dari luar tidak dapat mengaksesnya.

Page 37: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

17

b) Inheritance

Inheritance adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi

data atau atribut dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek induk

diturunkan kepada anak objek.

c) Polymorphism

Polymorphism yaitu konsep yang menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat

mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. Kemampuan objek-objek yang berbeda untuk

melakukan metode yang pantas dalam merespon message yang sama.

2.2.15 Unified Modelling Language (UML)

UML adalah sebuah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem

berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan

visual yang memungkinkan bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru atas

visi mereka dalam bentuk baku, mudah di mengerti dan dilengkapi dengan mekanisme

efektif untuk berbagi serta mengkomunikasikan rancangan (Nugroho, 2005).

A. Tujuan utama perancangan UML adalah :

1. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk

mengembangkan dan pertukaran model-model yang berarti.

2. Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas konsep

inti.

3. Mendukung spesifikasi independen bahasa pemograman dan proses

pengembangan tertentu.

4. Menyediakan basis formal untuk pemahaman bahasa pemodelan.

5. Mendorong pertumbuhan pasar berorientasi objek.

6. Mendukung konsep-konsep pengembangan level lebih tinggi seperti komponen,

kolaborasi, framework dan pattern.

B. Diagram-diagram dalam UML

Diagram-diagran dalam UML sebagai berikut :

1. Use Case Diagram.

Use case diagram mendiskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih

aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat untuk mengetahui fungsi yang ada

Page 38: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

18

di dalam sebuah sistem informasi dan pengguna yang berhak menggunakan fungsi-

fungsi tersebut.

Tujuan utama pemodelan use case diagram adalah :

1. Memutuskan dan mendiskripsikan kebutuhan fungsional sistem.

2. Memberikan deskripsi jelas dan konsisten aktivitas yang dilakukan. Mmodel use

case diagram digunakan diseluruh proses pengembangan untuk komunikasi dan

menyediakan basis dalam pemodelan berikutnya yang mengacu pada sistem harus

memberikan fungsionalitas yang dimodelkan para use case diagram.

3. Menyediakan basis data untuk melakukan pengujian sistem yang memverifikasi

sistem.

4. Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsionalitas menjadi kelas-kelas

dan operasi-operasi aktual di sistem untuk menyederhanakan perubahan dan

ekstensi ke sistem dengan mengubah model use case diagram dan kemudian

melacak use case diagram yang dipengaruhi ke perancangan dan implementasi

sistem. Syarat penamaan use case diagram adalah nama didefenisikan

sesederhana mungkin dan dapat dipahami.

Simbol dari Use Case Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.3.

Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram

Simbol Deskripsi

Use Case

Fungsionalitas yang disediakan sistem

sebagai unit-unit yang tertukar pesan antar

unit atau aktor biasanya dinyatakan dengan

menggunakan kata kerja diawal di awal

frase nama use case

Aktor

Orang, proses atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi yang

akan dibuat, jadi walaupun simbol dari

aktor adalah gambar dari orang, tapi aktor

belum tentu merupakan orang biasanya

dinyatakan menggunakan kata benda

diawal frase nama aktor.

Page 39: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

19

Association

Komunikasi antar aktor dan use case yang

berpartisipai pada use case atau use case

memiliki interaksi dengan actor

Extend

<<extend>>

Relasi use case tambahan ke sebuah use

case dimana use case yang di tambahkan

dapat berdiri sendiri walau tanpa use case

tambahan seperti prinsip inheritance.

Extend merupakan perilaku use case

memperluas perilaku use case yang lain

Generalization

Hubungan generalisasi dan spesialisasi

(umum ke khusus) antara dua buah use

case dimana fungsi yang satu adalah fungsi

yang lebih umum dari lainnya,

include

Include berarti use case tambahan yang

akan selalu melakukan pengecekan apakan

use case yang ditambahkan telah

dijalankan. Include merupakan perilaku

use-case dan bagian dari use case yang

lain.

2. Entity Relation Diagram (ERD)

ERD adalah salah satu teknik pemodelan data dengan cara menentukan data

terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity. Simbol dari ERD dapat dilihat

pada Tabel 2.4.

Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD)

Simbol Nama Keterangan

Entity Entity adalah data yang ada didalam

sistem, nyata maupun abstrak dan dimana

data tersimpan.

Relationship Relationship merupakan hubungan

alamiah yang terjadi antara entitas.

login

login

Page 40: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

20

Atribut

Atribut sifat, karakteristik, atau elemen

dari tiap entitas maupun relationship

Link

Link menghubungkan antara entitas satu

dengan entitas lainnya.

Kardinalitas relasi adalah tingkat hubungan yang terjdai antara entity didalam

sistem. Tiga macam kardinalitas relasi sebagai berikut :

1. One to one

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas

pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas ke dua,

atau sebaliknya.

Gambar 2.2 Cardinality One to One

Gambar 2.2 merupakan kardinalitas relasi one to one. Seorang direktur dapat

memimpin satu kantor, demikian pula dengan sebuah kantor dipimpin oleh satu

direktur.

2. One to Many atau Many to One

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu.

Gambar 2.3 Cardinality One to Many

Gambar 2.3 merupakan kardinalitas relasi one to many atau many to one. Seorang

dosen dapat mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata

kuliah diajari oleh satu dosen.

3. Many to Many

Tingkat hubungan banyak ke banyak adalah entitas pertama mempunyai banyak

hubungan dengan entitas ke dua, atau sebaliknya.

Gambar 2.4 Cardinality Many to Many

Direktur

Dosen Mengajar

Kantor Memimpin

Mata Kuliah

1 1

1 M

Dosen Mengajar Mata Kuliah M M

Page 41: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

21

Gambar 2.4 merupakan kardinalitas relasi many to many. Banyak dosen dapat

mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata kuliah diajari

oleh banyak dosen.

3. Class Diagram

Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi

class serta hubungannya antara class. Class diagram mirip ERD pada perancangan

database, bedanya pada ERD tidak terdapat operasi atau metode tapi hanya atribut.

Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.5.

Tabel 2.5 Simbol Class Diagram

Simbol Nama Deskription

Class

Class adalah sebuah objek yang menggambarkan

sebuah keadaan nyata. Class memiliki nama kelas

, atribut , dan method

Association

Garis yang menghubungkan antara dua kelas atau

lebih dan menunjukkan bahwa kelas yang

terhubung menunjukkan sebuah relasi seperti :

one-to-one (1 – 1) , one-to-many (1 – M) , many-to

many (M – M)

Composition Menggambarkan sebuah relasi dari sebuah class

yang tidak bisa berdiri sendiri

Aggregation Menujukkan sebuah bagian relasi agregasi

Dependency Menunjukkan operasi sebuah class yang

menggunakan sebuah class lain.

Page 42: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

22

4. Sequence Diagram

Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar

sistem termasuk pengguna dan display berupa message yang digambarkan terhadap

waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi (horizontal)

terhadap objek–objek yang terkait.

Simbol dari Sequence Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.6.

Tabel 2.6 Simbol Sequence Diagram

Simbol Nama Keterangan

Lifeline Objek entity, antarmuka yang saling

berinteraksi.

Time Active Menyatakan objek dalam keadaan aktif.

Mesagge Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang

memuat informasi-informasi tentang aktifitas

yang terjadi

Object Simbol yang menggambarkan suatu objek

yang saling berinteraksi.

5. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah sistem.

Diagram aktivitas digunakan untuk mendefenisikan hal-hal berikut:

1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan merupakan

proses bisnis sistem yang didefenisikan.

2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem atau user interface dimana setiap

aktivitas di anggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan.

3. Rancangan tampilan dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian

yang perlu di defenisikan kasus ujinya.

Page 43: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

23

Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.7.

Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram

Simbol Nama Deskripsi

Actifity

Memperlihatkan bagaimana masing-masing

kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama

lain.

Decision Menujukkan sebuah pilihan.

Line Connector

Menghubungkan antara simbol yang satu dan

yang lainnya.

Initial Node Bagaimana objek dibentuk atau diawali.

Actifity Final

Node Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan.

Fork Node Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah

menjadi beberapa aliran.

Join Node Banyak aliran yang pada tahap tertentu

berubah menjadi satu aliran

2.2.16 Database dan My Structure Query Language (MySQL)

Basis Data (Database) merupakan salah satu komponen yang paling penting

di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi

pemakai. Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai

dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil

data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data

yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat

terpenuhi dengan baik (Virgi, 2011).

Page 44: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

24

MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data

(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management Sistem).

Berbeda dengan basis data konvensional MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat

multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribusikan

secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi

komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya (Virgi, 2011).

2.2.17 Web server

Web server adalah sebuah aplikasi yang berfungsi menyediakan layanan akses

kepada pengguna melalui protocol HTTP ataupun HTTPS kepada layanan yang terdapat

pada suatu web kemudian mengirimkannya kembali kepada pengguna dalam bentuk

halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML. Terdapat beberapa jenis web

server diantaranya adalah Apache Web Server, Apache Tomcat, Zeus Web Server (Virgi,

2011).

2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor)

PHP merupakan akronim dari hypertext preprocessor yang merupakan bahasa

pemrograman server side artinya script-nya terintegrasi dengan HTML dan berada dalam

server. PHP banyak digunakan pada sistem web yang bersifat dinamis walaupun tidak

menutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain (Virgi, 2011).

PHP adalah bahasa yang sederhana namun kuat dirancang untuk membuat konten

HTML. Sejak dimulai pada tahun 1994, PHP telah mampu menyaingi bahasa web karena

keunggulan popularitas bahasa dan kemudahan penggunaan. Kelebihan dari PHP

dibanding bahasa pemrograman lainnya yang sejenis seperti ASP, JSP sebagai berikut :

1. Kegunaaan maksimum.

2. Dapat dihubungkan dengan banyak sistem database.

3. Lisensi bebas.

4. Mudah untuk dipelajari dan digunakan.

5. Dapat dijalankan pada banyak sistem operasi.

Page 45: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

25

2.2.19 Codeigniter

Codeigniter adalah salah satu framework PHP yang banyak digunakan dalam

mengembangkan aplikasi berbasis web. Framework merupakan kumpulan potongan-

potongan program kelas dan fungsi yang disusun dan diorganisasaikan sedemikian rupa,

sehingga dapat digunakan kembali untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus

mebuat semua kode dari awal. Framework codeigniter ini pertama kali dibuat oleh Rick

Ellis, yang merupakan ceo dari Ellislab, Inc. (Virgi, 2011).

Codeigniter memiliki beberapa kelebihan diantaranya sebagai berikut:

1. Codeigniter bersifat open source artinya dapat didapatkan secara gratis.

2. Codeigniter termasuk framework sederhana dengan ukuran kecil namun

berkemampuan besar.

3. Codeigniter menerapkan model MVC (Model View Controller).

4. Codeigniter menyediakan library dan helper yang cukup lengkap.

5. Dokumentasi codeigniter lengkap dan jelas.

Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa codeigniter menerapkan model MVC

(Model-View-Controller) yang merupakan sebuah pendekatan untuk memisahkan

aplikasi menjadi tiga bagian yaitu sebagai berikut:

1. Model adalah representasi data yang digunakan pada aplikasi. Misalnya database,

RSS dan aksi yang melibatkan operasi Create, Read, Update, Delete (CRUD) data.

2. View adalah informasi yang ditampilkan kepada user browser melalui web browser

biasanya view ini berupa file HTML atau PHP yang menyusun tempalate untuk

sebuah website.

3. Controller adalah bussines logic yang berfungsi sebagai jembatan antara Model dan

View. Controller akan merespon HTTP Request yang datang dari user melalui

browser, dari request tersebut controller akan menetukan apa yang harus dilakukan.

Contoller akan memanggil model untuk mengolah data, bahkan memanggil view

untuk menampilkan data hasil olahan model kemudian mengirim kembali ke halaman

hasil olah data ke browser. Ilustrasi proses dari model MVC (Model View Controller)

dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Page 46: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

26

Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada codeigniter

2.2.20 Metode Waterfall

Metode waterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang

sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem sampai pada

analisis, desain, kode, test, dan pemeliharaan (Fahrurrozi, 2010).

Terdapat lima tahapan pada waterfall model, yaitu requirement analysis and

definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and

system testing, dan operation and maintenance (Jogiyanto, 1999).

Tahapan-tahapan pada waterfall model dapat dilihat pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 Waterfall Model

Page 47: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

27

Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan tersebut :

1. Requirement Analysis and Definition merupakan tahapan penetapan fitur, kendala dan

tujuan sistem melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Semua hal tersebut akan

ditetapkan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.

2. System and Software Design merupakan tahapan yang akan membentuk suatu

arsitektur sistem berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan dan juga

mengidentifikasi dan menggambarkan abstraksi dasar sistem perangkat lunak dan

hubungan-hubungannya.

3. Implementation and Unit Testing yaitu tahapan yang merupakan hasil dari desain

perangkat lunak dan akan direalisasikan sebagai satu set program atau unit program.

Setiap unit akan diuji apakah sudah memenuhi spesifikasinya.

4. Integration and System Testing merupakan tahapan dimana setiap unit program akan

diintegrasikan satu sama lain dan diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk

memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan yang ada. Setelah itu sistem akan

dikirim ke pengguna sistem.

5. Operation and Maintenance merupakan tahapan yang akan melakukan penginstalan

sistem dan mulai digunakan. Selain itu juga memperbaiki error yang tidak ditemukan

pada tahap pembuatan. Dalam tahap ini juga dilakukan pengembangan sistem seperti

penambahan fitur dan fungsi baru.

Page 48: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

28

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Alat dan Bahan

Alat yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan ini antara lain sebagai berikut:

1. Asus tegangan 100-240V AC dengan spesifikasi processor Intel inside dan clock

frekuensi 50-60Hz, Kapasitas RAM 2 GB.

2. Sistem operasi Windows 8 Pro-16-bit.

3. Microsoft Visio 2013 untuk mendisain sistem.

4. Menggunakan Framework PHP yaitu Codeigniter.

5. Menggunakan XAMPP sebagai Web Service.

6. MySql Phpmyadmin sebagai server database-nya.

7. Sublime Text 3 sebagai text editor.

3.2 Diagram Alir Penelitian

Berikut merupakan diagram alir dari proses pembuatan sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsiapan pada kantor Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Barat

dari tahap awal hingga tahap akhir. Pada diagram alir penelitian ini terdapat beberapa

tahapan yaitu studi literatur, pengumpulan data, analisa, desain sistem, implementasi,

pengujian dan pelaporan seperti pada Gambar 3.1.

Pada Gambar 3.1 merupakan diagram alir penelitian yang digunakan untuk

melihat alur perencanaan proses pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan. Adapun urutan dalam diagram alir penelitian diantaranya start, studi literatur,

pengumpulan data, analisa sistem, desain sistem, implementasi, pengujian, pada tahap

pengujian sistem terdapat kondisi untuk pengambilan keputusan yaitu jika sistem tidak

sesuai dengan harapan maka akan kembali ketahap analisa sistem dan apabila sistem

sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna maka akan akan dilanjutkan ke tahap

pelaporan. Kebutuhan pengguna yaitu apabila sistem telah dapat melakukan input data

surat masuk dan surat keluar sesuai dengan sistem yang telah berjalan pada kantor

Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Barat.

Page 49: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

29

Mulai

Studi Literatur

Desain Sistem ImplementasiPengujian

Dokumentasi Selesai

Pengumpulan Data

Apakah sistem sudah

susai dengan kebutuhan

pengguna

Ya

Analisa Sistem

Tidak

Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian

3.2.1 Studi Literatur

Studi literatur dilakukan dengan mempelajari dan memahami literatur yang

berkaitan dengan penelitian. Studi literatur yang digunakan untuk membantu penulisan

tugas akhir ini. Studi literatur mempelajari hal-hal yang terkait dengan pengembangan

sistem menggunakan metode waterfall serta mempelajari perancangan sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan, framework Codeigniter dan twitter bootstrap yang

digunakan dalam membangun sistem.

Page 50: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

30

3.2.2 Pengumpulan Data

Pada tahap pengumpulan data dilakukan studi kasus pada kantor Gubernur

Provinsi Nusa Tenggara Barat dengan berapa metode diantaranya :

1. Metode wawancara

Pada metode wawancara dilakukan wawancara kepada staff bagian kearsipan untuk

mendapatkan informasi mengenai sistem pengelolaan surat dan arsip yang digunakan

saat ini dan informasi mengenai sistem yang diharapkan. Proses wawancara bertujuan

untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan berupa data surat masuk, data surat keluar, klasifikasi

surat, data pegawai bagian atau biro, dan data staff Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip.

2. Metode observasi

Pada metode observasi dilakukan peninjauan secara langsung pada Sub Bagian

Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB untuk mengetahui

proses sistem yang sedang berjalan.

3.2.3 Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang

menjadi pondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan

nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang akan

dibangun.

A. Analisa Sistem yang berjalan

Secara umum sistem yang sedang berjalan di kantor Gubernur Provinsi Nusa

Tenggara Barat terdiri dari sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan dan

sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan

Page 51: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

31

1. Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan

Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada sub bagian Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan

pada Gambar 3.2.

EKSPEDISI DAN ARSIP UNIT KERJA (BIRO-BIRO)

Penerima Surat Pengarah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat TU. BIRO Kepala BIROPenyimpan Kartu Kendali

Surat Masuk

Periksasurat

masuk

Sortir Surat Masuk

Surat Masuk

Start

Surat Masuk

Periksasurat

masuk

Mengarahkan surat sesuai

dengan masalah

Surat Masuk

Memberikan No. kendali

Surat Masuk Surat Masuk

Mencatat Surat

Surat Masuk

Kartu Kendali Ke-1

Kartu Kendali Ke-2

Lembar Penerus Rutin

Kartu Kendali ke-1

Periksa Surat Masuk

Paraf kartu kendali dan lembar

penerus rutin tanda terima surat

Kartu Kendali ke-2

Menyimpan kartu

kendali

Penerus Rutin

Kartu Kendali ke-2

Penerus RutinKartu

Kendali ke-2

Surat Masuk

Surat Masuk

End

Gambar 3.2 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan

Page 52: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

32

Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah

Nusa Tenggara sebagai berikut :

a. Surat masuk yang dikirim oleh instansi atau perusahaan diluar Sekretariat

Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh penerima surat

b. Penerima surat menerima dan menyortir surat menjadi surat rahasia, surat

pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan diberikan ke pengarah

surat.

c. Pengarah surat mengarahkan surat sesuai dengan masalah surat ke unit kerja

atau biro-biro yang akan memproses surat masuk kemudian dikendalikan oleh

pengendali surat

d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan

biro yang memproses surat dan selanjutnya dicatat oleh pencatat surat

e. Pencatat surat mencatat surat dilembar penerus rutin dan kartu kendali untuk

menaikkan surat penting atau segera kemudian mengirimkan ke unit kerja atau

biro-biro.

f. Tata Usaha Unit Kerja atau Biro-Biro menerima, memeriksa kembali dan

menandatangani lembar kesatu yaitu penerus rutin, lembar kedua yaitu kartu

kendali, dan lembar ketiga kartu kendali yang disimpan oleh TU biro dan

diserahkan ke kepala biro.

g. Kepala Biro akan memproses surat masuk yang diterima.

Page 53: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

33

2. Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan

Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan pada sub bagian Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan

pada Gambar 3.3.

UNIT KERJA (BIRO-BIRO) EKSPEDISI DAN ARSIP

Pengolah Surat Pencatat Surat Pengendali Surat Pengarah Surat TU. KEARSIPAN Penyimpan Kartu KendaliPenyimpan Kartu Kendali

Surat Keluar

Pengonsepan Surat

Surat Keluar

Start

Surat Keluar

Mencatat dan mengetik

surat

Surat Keluar

Memberikan No. kendali

Surat Keluar Surat Keluar

Penerus RutinKartu

Kendali ke-1

Periksa Surat Keluar

Memberikan No. surat keluar

Kartu Kendali ke-2

Menyimpan kartu

kendali

Kartu Kendali ke-2

Penerus Rutin Kartu Kendali ke-1

Mencatat Surat

Kartu Kendali Ke-1

Kartu Kendali Ke-2Penerus Rutin

Kartu Kendali ke-2

Surat Keluar Surat Keluar

Fotocopy surat keluar

Menyimpan Arsip dan kartu

kendali

Memberikan Sampul

Surat Keluar

Surat Keluar

Mengirim Surat Keluar

End

Arsip Surat Keluar

Gambar 3.3 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan

Page 54: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

34

Sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah

Nusa Tenggara Barat sebagai berikut :

a. Surat keluar yang dikirim oleh unit kerja atau biro-biro pada Sekretariat

Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh instantsi atau perusahaan

diluar Sekretariat Daerah terlebih dahulu dikonsepkan oleh pengolah surat.

b. Pengolah surat mengonsepkan surat keluar yang akan dikirim keluar

Sekretariat Daerah NTB dan dicatat oleh pencatat surat

c. Pencatat surat mencatat dan mengetik surat kemudian dikendalikan oleh

pengendali surat.

d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan

biro yang memproses surat kemudian mengarahkan surat ke bagian Tata

Usaha Ekspedisi dan Arsip.

e. Tatat Usaha sub bagian Ekspedisi dan Arsip memberikan nomor Surat keluar

dan menyimpan kartu kendali, kemudian TU. Kearsipan menyerahka kembali

ke pengarah surat.

f. Pengarah surat mengirim surat keluar ke instansi atau perusahaan lain diluar

Sekretariat Daerah NTB.

B. Analisa Sistem Usulan

Pada analisa sistem yang di usulkan sistem yang akan dibangun yaitu sistem

berbasis website karena memudahkan pengguna dalam mengakses aplikasi dimanapun

dan kapanpun dengan cara pengguna harus terhubung dengan internet dan memiliki

browser serta dapat dijalankan pada sistem operasi manapun, penggunaan website pada

sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sangat membutuhkan database.

Database merupakan bagian terpenting dari suatu sistem yang akan dibangun sebagai

tempat penyimpanan data surat masuk dan surat keluar, sebelum sistem menampilkan

menu-menu yang akan menampilkan proses pengelolaan surat.

Page 55: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

35

1. Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan

Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.4.

EKSPEDISI DAN ARSIP UNIT KERJA (BIRO-BIRO)

Penerima Surat Pengarah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat TU. BIRO (Pencatat) Kepala BIRO

Surat Masuk

Periksasurat

masuk

Sortir Surat Masuk

Surat Masuk

Surat Masuk

Periksasurat

masuk

Mengarahkan surat sesuai

dengan masalah

Surat Masuk

Memberikan No. kendali

Surat Masuk

Surat Masuk

Surat Masuk

Start

Login Login Pencatat Surat

Menu Utama

Login TU Biro

Login Kepala Biro

Ya

Tidak

Tidak

Database

Data Surat Masuk

Data Arsip Surat Masuk

Verifikasi Surat Masuk

Ya

Laporan Surat Masuk

Data Disposisi

Login

Menu Utama

Ya

Tidak

End

Logout Logout Logout

Login

Menu Utama

Ya

Input data surat masuk

Input data arsip surat masuk

Lihat detail surat masuk

Lihat detail surat masuk

Terima / disposisi surat masuk

Tambah data disposisi

Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan

Page 56: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

36

Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah

Nusa Tenggara sebagai berikut :

a. Surat masuk yang dikirim oleh instansi atau perusahaan diluar Sekretariat

Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh penerima surat

b. Penerima surat menerima dan menyortir surat menjadi surat rahasia, surat

pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan diberikan ke pengarah

surat.

c. Pengarah surat mengarahkan surat sesuai dengan masalah surat ke unit kerja

atau biro-biro yang akan memproses surat masuk kemudian dikendalikan oleh

pengendali surat

d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan

biro yang memproses surat.

e. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses

sistem, selanjutnya pencatat surat menginputkan data-data surat masuk,

setelah data surat masuk diinputkan pencatat mengarsipkan surat masuk

kedalam sistem.

f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat

mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat masuk yang

dikirimkan oleh bagan Ekspedisi dan Arsip.

g. Kepala Biro melakukan proses login untuk dapat mengakses sistem,

selanjutnya kepala Biro menerima dan melihat detail data-data surat masuk,

pada sistem pengelolaan surat dan kearsipan kepala biro melakukan proses

verifikasi surat masuk, jika surat diterima dan didisposisi ke biro-biro lain

maka sistem akan menampilkan status terima dan pesan disposisi pada sistem,

apabila surat tidak diterima maka akan menampilkan status tolak pada sistem.

h. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau

keluaran yaitu data surat masuk, monitoring disposisi surat masuk,

mengarsipkan surat masuk dan laporan surat masuk bulanan atau tahunan,

setelah pengguna telah selesai mengakses sistem, pengguna dapat melakukan

proses logout.

Page 57: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

37

2. Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan

Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.5.

UNIT KERJA (BIRO-BIRO) EKSPEDISI DAN ARSIP

Pengolah Surat Pengendali Surat Pengarah Surat TU. Bagian Kearsipan (Pencatat)Pencatat Surat

Surat Keluar

Pengonsepan Surat

Surat Keluar

Memberikan No. kendali

Surat Keluar

Surat Keluar

Memberikan Sampul

Surat Keluar

Surat Keluar

Mengirim Surat Keluar

Surat Keluar

Surat Masuk

Login

Menu Utama

Logout

Start

Login Pencatat Surat

Login TU Kearsipan

Tidak

Database

Data Surat Keluar

Data Arsip Surat keluar

Laporan Surat Keluar

End

Data surat keluar

Login

Menu Utama

Logout

Input data surat keluar

Input data surat keluar

Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan

Page 58: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

38

Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa

Tenggara Barat sebagai berikut :

a. Surat keluar yang dikirim oleh unit kerja atau biro-biro pada Sekretariat Daerah

Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh instantsi atau perusahaan diluar

Sekretariat Daerah terlebih dahulu dikonsepkan oleh pengolah surat.

b. Pengolah surat mengonsepkan surat keluar yang akan dikirim keluar

Sekretariat Daerah NTB dan dikendalikan oleh pendali surat.

c. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan

biro yang memproses surat kemudian dicatat oleh pencatat surat.

d. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses

menu-menu sesuai dengan hak akses masing-masing, selanjutnya pencatat

surat menginputkan data-data surat keluar kedalam sistem. Surat masuk yang

telah diinputkan kedalam sistem, selanjutnya akan dikirimkan oleh pengarah

surat

e. Pengarah surat mengirim surat keluar ke instansi atau perusahaan lain diluar

Sekretariat Daerah NTB dengan memberikan sampul pada surat.

f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat

mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat keluar yang dikirim

oleh biro-biro pada Sekretariat Daerah NTB melalui sistem pengelolaan surat

dan kearsipan. Data surat keluar yang diterima akan diarsipkan dengan

menginputkan data-data arsip kedalam sistem.

g. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau

keluaran yaitu data surat keluar, mengarsipkan surat keluar dan laporan surat

keluar bulanan atau tahunan, setelah pengguna telah selesai mengakses sistem,

pengguna dapat melakukan proses logout untuk keluar dari sistem.

C. Analisa Kebutuhan Sistem

Analisa kebutuhan dari suatu sistem membutuhkan data masukan (input), proses

yang dilakukan oleh sistem mulai dari awal hingga mendapatkan output atau keluaran,

sehingga dapat direpresentasikan dalam pemodelan UML (Unified Modeling Language).

Tahapan pemodelan dalam analisis UML antara lain pembuatan use case diagram, entity

relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram.

Page 59: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

39

Kebutuhan data yang digunakan untuk membangun sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:

1. Data surat masuk

Data surat masuk terdiri dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,

nomor surat, perihal, klasifikasi surat dan scan surat.

2. Data surat keluar

Data surat keluar terdiri dari : tanggal kirim, penerima, pengirim, tanggal surat, nomor

surat, perihal, klasifikasi surat, dan scan surat.

3. Data arsip surat masuk

Data arsip surat masuk terdiri dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,

nomor surat, perihal, klasifikasi surat, scan surat, nomor bok, nomor rak, dan nomor

fisis.

4. Data arsip surat keluar

Data arsip surat keluar teridir dari : tanggal terima, pengirim, penerima, tanggal surat,

nomor surat, perihal, klasifikasi surat, scan surat, nomor bok, nomor rak, dan nomor

fisis.

5. Data bagian atau biro terdiri dari : kode bagian dan nama bagian.

6. Data klasifikasi surat yang terdiri dari : kode klasifikasi dan nama klasifikasi.

7. Data pegawai bagian atau biro yang terdiri dari : nip, nama, alamat, bagian, jenis

kelamin, TMT (Terhitung Mulai Tanggal) golongan terakhir, golongan, jabatan,

agama, pendidikan terakhir.

8. Proses pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:

a. Mengelola surat masuk dan keluar

b. Mengarsipkan surat masuk dan keluar

c. Monitoring disposisi surat masuk

9. Informasi yang dihasilkan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yaitu:

a. Mengetahui status disposisi dan keberadaan surat masuk

b. Membuat laporan surat masuk dan keluar bulanan

Kebutuhan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang akan

dibangun yaitu dapat menginputkan data-data surat masuk dan surat keluar, setelah data-

data surat diinputkan selanjutnya melakukan proses pendisposisian surat masuk dan

Page 60: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

40

proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar, dan menghasilkan laporan surat masuk

dan surat keluar bulanan atau tahunan.

3.2.4 Perancangan (Design)

Tahap design merupakan tahap perancangan atau penggambaran suatu sistem

yang akan dikembangkan. Pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan

menggunakan Unified Modeling Langauage (UML) sebagai metode pemodelan sistem

untuk merancang aplikasi berorientasi objek. Bentuk UML yang digunakan dalam

perancangan sistem adalah use case diagram, entity relation diagram, class diagram,

sequence diagram dan activity diagram. Berikut merupakan perancangan sistem

informasi pengelolaan surat dan kearsipan :

A. Use Case Diagram Sistem Informasi Kenaikan Pangkat

Use case diagram sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan digunakan

untuk menjelaskan kegiatan dari aktor yang dapat dilakukan oleh petugas Ekspedisi dan

Arsip dan pegawai Biro Gubernuran pada sistem

Gambar 3.2 Rancangan interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem

informasi yang akan dibangun dapat menggunakan use case diagram. Pencatat Staff

Ekspedisi dan Arsip surat memiliki beberapa wewenang yaitu login ke sistem untuk dapat

mengelola data pegawai, mengelola surat masuk, melihat dan mencari surat keluar,

mengarsipkan surat masuk, mengarsipkan surat keluar dan megelola klasifikasi surat.

Pegawai Biro sebagai pencatat surat memiliki wewenang untuk login ke sistem,

melihat dan mencari surat masuk, dan mengelola surat keluar, sedangkan kepala biro

memiliki wewenang untuk login ke sistem dan bertugas untuk verifikasi surat masuk.

Perancagan use case diagaram sistem pengelolaan surat dan kearsipan dapat

dilihat pada Gambar 3.6.

Page 61: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

41

Mengelola Surat masuk

MengelolaSurat keluar

Mengarsipkan Surat masuk

Mengarsipkan Surat keluar

Mengahapus SK

Mencari SK

Mengubah SK

Menambah SK

Mencari ASK

MengubahASK

Menambah ASK

Melihat ASM

Menambah ASM

Mencari ASMMengubah ASM

Menambah SMMencari SM

Mengubah SM

Melihat SM

Melihat SK

Melihat ASK

Menghapus SM

ValidasiLogout

Mengelola Data Pegawai

Menambah pegawai

Menghapus pegawai

Mencari pegawai

Mengubah pegawai

Melihat pegawai

Memeriksa Status Login

Menerbitkan Laporan SM

Menerbitkan Laporan SK

<<include>>

Mengelola Klasifikasi

Menambah klasifikasi

Menghapus klasifikasi

Melihat klasifikasi

Login Pencatat Biro

Login Pencatat Ekspedisi dan Arsip

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

Pencatat Ekspedisi dan Arsip

Kepala Biro

Login Kepala Biro

Pencatat Biro

Verifikasi SM

Disposisi SM

Gambar 3.6 Use case diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Page 62: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

42

B. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan model yang menjelaskan hubungan antar data dalam database

berdasarkan objek–objek dasar data. Perancagan ERD sistem pengelolaan surat dan

kearsipan dapat dilihat pada Gambar 3.7.

Surat Keluar

Menjadi

Klasifikasi SuratSurat

Masuk

Perihal

No_Surat

Id_SM

Tgl_SuratTgl_terima

Scan_surat Perihal

No_Surat

Tg_Surat

Tgl_kirim

Scan_surat

Penerima Pengirm

Nama_KSId_KS

Menjadi

Memiliki 1

Id_bagianId_bagianId_KS

Id_KS

Memiliki 21

User/Admin

Passwaord Username

1

Arsip Surat Masuk

Id_SM

No_rakNo_bok Id_ASM

Arsip Surat Keluar

No_rakId_ASKId_SKNo_bok

BagianDisposisi

m

m

Id_bagian Nama

m

Id_bagian

Id_SMStatus

Memiliki 3 Pegawai1

Id_KSId_KS

Id_SM Id_SK

Id_bagian

NIP

Nama

Golongan

Tmt_golongan_terakhir

Jabatan Pendidikan_terakhir

Jenis_kelaminAlamat

Agama

Id_bagian

Id_disposisiPengirim_disposisi

Pesan

No_fisis

No_fisis

Level

Gambar 3.7 merupakan ERD sistem infromasi pengelolaan surat dan kearsipan

yang memiliki penjelasan sebagai berikut :

a. Seorang admin dapat mengelola semua data yang ada seperti surat masuk, surat

keluar, klasifikasi surat, bagian, arsip surat masuk, arsip surat keluar, disposisi dan

pegawai.

b. Banyak surat masuk memiliki satu klasifikasi surat, satu arsip surat masuk dan banyak

disposisi kebagian dan satu bagian memiliki banyak pegawai.

c. Banyak surat keluar memiliki satu kalasifikasi surat, dan satu arsip surat.

Gambar 3.7 ERD Sistem Informasi Pengolahan Surat dan Kearsipan

Page 63: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

43

C. Struktur Tabel

Pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dapat melakukan

kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan dan memudahkan

sistem komputer. Berdasarkan gambar 3.7 dapat dirumuskan data-data pada database

dengan struktur tabel dari Tabel 3.1 sampai dengan Tabel 3.9 sebagai berikut :

a. Tabel Admin

Nama Tabel : Admin

Primary Key : id_admin

Keterangan : tabel data-data admin

Tabel 3.1 Tabel Admin

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 NIP Varchar 18 Primary Key

2 Password Varchar 32 Kata kunci dari pegawai

3 Level Int 2 Tingkatan hak akses dari pegawai

b. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIP

Keterangan : tabel data-data pengguna

Tabel 3.2Tabel Pegawai

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 NIP Varchar 18 Primary Key

2 Nama Varchar 25 Nama pegawai

3 Alamat Varchar 50 Alamat pegawai

4 Id_bagian Varchar 2 Penomoran pada bagian (Foreign

Key)

5 Jenis_kelamin Varchar 1 Jenis Kelamin

6 Tmt_golongan

_terakhir

Date Terhitung Mulai Tanggal

golongan terakhir

7 Golongan Varchar 15 Pangkat golongan pegawai

8 Jabatan Varchar 20 Jabatan pegawai

9 Agama Varchar 8 Agama pegawai

10 Pendidikan_ter

akhir

Varchar 8 Pendidikan terakhir pegawai

Page 64: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

44

c. Tabel Surat Masuk

Nama Tabel : Surat Masuk

Primary Key : Id_SM

Keterangan : tabel data-data surat masuk

Tabel 3.3 Tabel Surat Masuk

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 Id_SM Varchar 5 Primary Key

2 Tgl_terima Date Tanggal terima surat

3 No_Surat Varchar 20 Nomor surat

4 Tgl_Surat Date Tanggal surat

5 Pengirim Varchar 50 Pengirim surat

6 Perihal Text Perihal

7 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign

Key)

8 Id_KS Varchar 1 Penomoran dari klasifikasi surat

(Foreign Key)

9 Scan_surat Text Scan atau foto surat masuk

d. Tabel Surat Keluar

Nama Tabel : Surat Keluar

Primary Key : id_SK

Keterangan : tabel data-data surat keluar

Tabel 3.4 Tabel Surat Keluar

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 Id_SK Varchar 4 Primary Key

2 Tgl_kirim Date Tanggal kirim surat

3 No_Surat Varchar 20 Nomor surat

4 Tgl_Surat Date Tanggal surat

5 Penerima Varchar 50 Instansi atau perusahaan luar

6 Perihal Text Perihal atau isi surat

7 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign

Key)

8 Id_KS Varchar 1 Penomoran dari klasifikasi surat

(Foreign Key)

9 Scan_surat Text Scan surat

Page 65: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

45

e. Tabel Klasifikasi Surat

Nama Tabel : Klasifikasi Surat

Primary Key : Id_KS

Keterangan : tabel data-data klasifikasi surat masuk

Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi Surat

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 Id_KS Varchar 1 Primary Key

2 Nama_KS Varchar 8 Nama klasifikasi surat

f. Tabel Arsip Surat Masuk

Nama Tabel : Arsip Surat Masuk

Primary Key : id_ASM

Keterangan : tabel data-data arsip surat masuk

Tabel 3.6 Tabel Arsip Surat Masuk

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 Id_ASM Varchar 4 Primary Key

2 Id_SM Varchar 4 Penomoran dari surat masuk

(Foreign Key)

3 No_Bok Varchar 3 Nomor bok

4 No_Rak Varchar 2 Nomor rak

5 No_Fisis Varchar 4 Nomor map

g. Tabel Arsip Surat Keluar

Nama Tabel : Arsip Surat Keluar

Primary Key : id_ASK

Keterangan : tabel data-data arsip surat keluar

Tabel 3.7 Tabel Arsip Surat Keluar

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

2 Id_ASK Varchar 4 Primary Key

1 Id_SK Varchar 4 Penomoran dari surat keluar

(Foreign Key)

5 No_Bok Varchar 3 Nomor bok

4 No_Rak Varchar 2 Nomor rak

5 No_Fisis Varchar 4 Nomor map

Page 66: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

46

h. Tabel Disposisi Surat

Nama Tabel : Disposisi Surat

Primary Key : Id_disposisi

Keterangan : tabel data-data disposisi surat

Tabel 3.8 Tabel Disposisi

No Nama Field Tipe

Data

Panjang

Data

Keterangan

1 Id_disposisi Varchar 2 Primary Key

2 Id_SM Varchar 4 Penomoran dari surat masuk

(Foreign Key)

3 Status Varchar 1 Status surat apakah surat diterima,

diproses atau ditolak

4 Id_bagian Varchar 2 Penomoran dari bagian (Foreign

Key)

5 Pesan Text Pesan disposisi dari bagian

6 Pengirim_

Disposisi

Varchar 3 Bagian yang mengirim disposisi

ke bagian yang lain.

i. Tabel Bagian

Nama Tabel : Bagian

Primary Key : Id_bagian

Keterangan : tabel data-data bagian

Tabel 3.9 Tabel Bagian

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1 Id_bagian Varchar 2 Primary Key

2 Nama Varchar 20 Nama bagian atau biro

pada gubernur NTB

Page 67: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

47

D. Class Diagram

Class diagram pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat

dilihat pada Gambar 3.8.

Model:M_Login

+user()+cek_user()+insert_user()+delete_user()+pegawai()+update_pegawai()+detail_pegawai()+cari_user()+return_query()

+NIP(varchar 18) Primary Key+Password(varchar 32)+Level(int 2)

Controller:Home

+function_construction()+index()+do_login()+logout()

Controller:Umum

+function_construct()+index()+surat_masuk()+klasifikasi_surat()+arsip_surat_masuk()+arsip_surat_keluar()+add_surat()+detail_surat()+update_surat()+delete_surat()+cari_surat()

Controller:Bagian

+function_construct()+index()+surat_keluar()+disposisi()+add_surat()+detail_surat()+update_surat()+cari_surat()+delete_surat()

Controller:Admin

+function_construct()+index()+pegawai()+detail_pegawai()+edit_pegawai()+add_user()+cari_user+hapus_user()

View:Umum/V_surat_masuk

+Pesan()+Arsip()+Disposisi()

View:Bagian/V_surat_keluar

+Pesan()+Arsip()

View:Admin/V_Pegawai

+Pesan

View:Umum/V_Arsip_surat_masuk

+pesan

View:Umum/Arsip_surat_keluar

+Pesan

Model:M_surat_masuk

+insert_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+cetak_data()+return_query()

+Id_SM(int 3)primary key+Tgl_terima(date)+No_surat(varchar 20)+Tgl_surat(date)+Pengirim(varchar 50)+Perihal(text)+Id_bagian(int 2)+Id_KS(int 1)+Scan_surat(text)+Id_ASM(int 4) Primary Key+Id_SM(int 4)+No_bok(varchar 3)+No_rak(varchar 2)+No_fisis(varchar)

Model:M_surat_keluar

+insert_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+cetak_data()+return_query()

+Id_SK(int 3)primary key+Tgl_kirim(date)+No_surat(varchar 20)+Tgl_surat(date)+Penerima(varchar 50)+Perihal(text)+Id_bagian(int 2)+Id_KS(int 1)+Scan_surat(text)+Id_ASK(int 4) Primary Key+Id_SK(int 4)+No_bok(varchar 3)+No_rak(varchar 2)+No_fisis(varchar

Model:M_surat

+add_data()+update_data()+delete_data()+detail_data()+cari_data()+return_query()

+Id_KS(int 1) Primary Key+Nama_KS(varchar 8)+Id_disposisi(int 2) Primary Key+Id_SM(int 4)+status(varchar 1) +id_bagian(intr 2)+Pesan(text)+Pengirim_disposisi(varchar 3)

View:V_home

+pesan_login()

View:Umum/V_Klasifikasi_surat

+Pesan

View:Bagian/V_Disposisi

+Lanjutdisposisi()+Aksi()

1

1

1

1

11

1

1

1

1

11

1

1

11

1

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1*

1 1*

1

1

1*

11*

1*

1

1*

1*

1*1

1

1*

1

1

1*

1

Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Keasrsipan

Page 68: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

48

Class diagram merupakan diagram yang menunjukkan class-class yang ada di

sistem dan hubungannya secara logic. Class diagram yang dibuat pada tahap desain ini

merupakan deskripsi lengkap dari class-class yang ditangani oleh sistem. Masing-masing

class telah dilengkapi dengan atribut dan operasi yang diperlukan.

Gambar 3.8 merupakan Class Diagram sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan yang memiliki penjelasan sebagai berikut :

a. Class diagram terdiri dari 16 class yaitu class view home, class view

umum/surat_masuk, class view bagian/surat_keluar, class view

umum/klasifikasi_surat, class view umum/arsip_surat_masuk, class view

umum/arsip_surat_keluar, class view bagian/disposisi, class view

admin/pegawai, class controller home, class controller bagian, class controller

umum, class controller admin, class model login, class model surat_masuk, class

model surat_keluar dan class model surat.

b. Class view yang terdiri class view home, class view umum/surat_masuk, class view

bagian/surat_keluar, class view umum/klasifikasi_surat, class view

umum/arsip_surat_masuk, class view umum/arsip_surat_keluar, class view

bagian/disposisi dan class view admin/pegawaimemiliki hubungan satu ke satu

dengan class controller home, class controller bagian, class controller umum dan

class controller admin

c. Class controller yang tediri dari class controller home, class controller bagian, class

controller umum, dan class controller admin memiliki hubungan satu ke banyak

dengan class model login, class model surat_masuk, class model surat_keluar

dan class model surat.

d. Class model login, class model surat_masuk, class model surat_keluar dan class

model surat memiliki hubungan satu ke banyak dengan class model login, class

model surat_masuk, class model surat_keluar dan class model surat.

Page 69: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

49

E. Sequence Diagram

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar

sistem (termasuk pengguna dan display) berupa message yang digambarkan terhadap

waktu. Pada sequence diagram akan mengambarkan interaksi antar objek yang ada pada

framework codeigniter yaitu interaksi antara model, view dan controller (MVC) pada

codeigniter dan penerapannya pada sistem.

Pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari beberapa

sequence diagram sebagai berikut :

1. Sequence diagram login sistem terdiri dari

a. Sequence diagram login admin pada Gambar 3.9.

b. Sequence diagram login pencatat biro pada Gambar 3.10.

2. Sequence diagram kelola surat masuk yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah surat masuk pada Gambar 3.11.

b. Sequence diagram mengubah surat masuk pada Gambar 3.12.

c. Sequence diagram mencari surat masuk pada Gambar 3.13.

d. Sequence diagram menghapus surat masuk pada Gambar 3.14.

e. Sequence diagram melihat surat masuk pada Gambar 3.15.

f. Sequence diagram disposisi surat masuk pada Gambar 3.16.

3. Sequence diagram kelola asip surat masuk yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah arsip surat masuk pada Gambar 3.17.

b. Sequence diagram mengubah arsip surat masuk pada Gambar 3.18.

c. Sequence diagram mencari arsip surat masuk pada Gambar 3.19.

d. Sequence diagram melihat arsip surat masuk pada Gambar 3.20.

e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk pada Gambar 3.21.

4. Sequence diagram kelola surat keluar yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah surat keluar pada Gambar 3.22.

b. Sequence diagram mengubah surat keluar pada Gambar 3.23.

c. Sequence diagram mencari surat masuk pada Gambar 3.24.

d. Sequence diagram menghapus surat keluar pada Gambar 3.25.

e. Sequence diagram melihat surat keluar pada Gambar 3.26.

Page 70: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

50

5. Sequence diagram kelola asip surat keluar yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah arsip surat keluar pada Gambar 3.27.

b. Sequence diagram mengubah arsip surat keluar pada Gambar 3.28.

c. Sequence diagram mencari arsip surat keluar pada Gambar 3.29.

d. Sequence diagram melihat arsip surat keluar pada Gambar 3.30.

e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar pada Gambar 3.31.

6. Sequence diagram kelola data pegawai yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah pegawai pada Gambar 3.32.

b. Sequence diagram mengubah pegawai pada Gambar 3.33.

c. Sequence diagram mencari pegawai pada Gambar 3.34.

d. Sequence diagram menghapus pegawai pada Gambar 3.35.

e. Sequence diagram melihat pegawai pada Gambar 3.36.

7. Sequence diagram kelola data klasifikasi yang terdiri dari

a. Sequence diagram menambah klasifikasi pada Gambar 3.37.

b. Sequence diagram menghapus klasifikasi pada Gambar 3.38.

c. Sequence diagram melihat klasifikasi pada Gambar 3.39.

1. Sequence Diagram Login Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Sequence diagram login pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan

teridir dari Sequence diagram login admin (Pencatat Kearsipan) dan Sequence

diagram login pegawai bagian.

a. Sequence diagram login Admin (Pencatat Kearsipan)

Sequence diagram login admin merupakan sequence diagram yang menjelaskan

tentang proses login dari admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index()kemudian sistem akan menampilkan halaman login

dengan mengakses link V_home dan method atau fungsi do_login() pada

controller home. Pada halaman class view v_home admin menginputkan data login

yaitu username dan password, data login yang telah diinputkan akan masuk

kedalam database melalui class model login dengan fungsi add_user(),

kemudian data login yang ada pada database akan dicek kembali dengan fungsi

cek_user()dan data login akan dikembalikan kembali pada class controller

home. Jika data login yang diinputkan benar maka proses login berhasil dan admin

Page 71: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

51

akan diarahkan pada halaman dashboard admin dengan method atau fungsi

umum(), dan jika data login yang diinputkan salah maka admin akan diarahkan

pada halaman login kembali dengan pesan kombinasi username dan password

salah pada view V_home. Rincian aktifitas sequence diagram login admin dapat

dilihat pada Gambar 3.9.

Controller:HomePencatat Kearsipan

Model: Login View:V_home

1.index()

4. add_user() NIP Password

7. login berhasil : Umum()

8. login gagal : pesan_login()

3. do_login()

6. return_query()

2. V_home

5.Cek_user()

Gambar 3.9 Sequece diagram login admin (Pencatat Kearsipan)

b. Sequence diagram login pencatat biro

Sequence diagram login pencatat biro bagian merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses login yang dilakukan oleh pencatat biro. Hal pertama

yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index() kemudian sistem

akan menampilkan halaman login dengan mengakses link V_home dan method atau

fungsi do_login() pada controller home. Pada halaman class view v_home

pencatat biro menginputkan data login yaitu username dan password, data login

yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class model login

dengan fungsi add_user(), kemudian data login yang ada pada database akan

Page 72: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

52

dicek kembali dengan fungsi cek_user(), selanjutnya data login akan

dikembalikan kembali pada class controller home. Jika data login yang diinputkan

benar maka proses login berhasil dan pencatat biro akan diarahkan pada halaman

dashboard pegawai biro dengan method atau fungsi bagian(), dan jika data login

yang diinputkan salah maka pencatat biro akan diarahkan pada halaman login

kembali dengan pesan kombinasi username dan password salah pada view V_home.

Rincian aktifitas sequence diagram login pencatat Biro dapat dilihat pada Gambar

3.10.

Controller:HomePencatat

BiroModel: Login View:V_home

1.index()

4. add_user() NIP Password

7. login berhasil : Bagian()

8. login gagal : pesan_login()

3. do_login()

6. return_query()

2. V_home

5. cek_user()

Gambar 3.10 Sequece diagram login Pencatat Biro

2. Sequence diagram kelola surat masuk

Sequence diagram kelola surat masuk merupakan Sequence diagram yang mengelola

proses-proses surat masuk seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus,

melihat dan mendisposisi surat masuk.

Page 73: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

53

a. Sequence diagram menambah surat masuk

Sequence diagram menambah surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses tambah data surat masuk yang dilakukan oleh pencatat

kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses

fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan

mengakses link Umum/surat_masuk dan method atau fungsi add_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin

menginputkan data surat masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat,

Tgl_surat, Pengirim, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data

surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class

model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat

masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data surat

masuk yang diinputkan benar maka proses menambahkan surat berhasil dan

menampilkan pesan data surat masuk berhasil ditambahkan pada view

Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram menambah surat

masuk dapat dilihat pada Gambar 3.11.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. insert_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. add_surat()

5. return_query()

2. Umum/surat_masuk

6. Menambahkan Surat : Pesan()

Gambar 3.11 Sequece diagram menambah surat masuk

Page 74: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

54

b. Sequence diagram mengubah surat masuk

Sequence diagram mengubah surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses update atau ubah data surat masuk yang dilakukan oleh

admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Umum/surat_masuk dan method atau fungsi update_surat() pada controller

Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin mengubah data surat

masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,

Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data surat masuk yang telah

diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_masuk dengan

fungsi update_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan kembali

pada class controller Umum. Jika data surat masuk yang diubah benar maka proses

mengubah surat berhasil dan menampilkan pesan data surat masuk berhasil diubah

pada view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah

surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.12.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. update_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. update_surat()

5. return_query()

2. Umum/surat_masuk

6. Mengubah Surat : Pesan()

Gambar 3.12 Sequece diagram mengubah surat masuk

Page 75: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

55

c. Sequence diagram mencari surat masuk

Sequence diagram mencari surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pencarian data surat masuk yang dilakukan oleh admin.

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Umum/surat_masuk dan method atau fungsi cari_surat() pada controller Umum.

Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin mencari data surat masuk

yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim, Perihal,

Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, yang telah tersimpan didalam database

melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi cari_data(), selanjutnya data

surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data surat

masuk yang dicari tersedia maka data surat masuk yang dicari akan ditampilkan

pada halaman class view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence

diagram mencari surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.13.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. cari_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. cari_surat()

5. return_query()

2. Umum/surat_masuk

6. Mencari Surat : Surat_masuk()

Gambar 3.13 Sequece diagram mencari surat masuk

Page 76: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

56

d. Sequence diagram menghapus surat masuk

Sequence diagram menghapus surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses hapus data surat masuk yang dilakukan oleh admin. Hal

pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index() kemudian

sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Umum/surat_masuk dan method atau fungsi delete_surat() pada controller

Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin menghapus data surat

masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,

Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, data surat masuk yang telah

dihapus akan terhapus juga didalam database melalui class model M_surat_masuk

dengan fungsi delete_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan

kembali pada class controller Umum. Jika data surat masuk yang dihapus benar maka

proses hapus surat berhasil dan menampilkan pesan data surat masuk berhasil

dihapus pada view Umum/V_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram

menghapus surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. delete_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. delete_surat()

5. return_query()

2. Umum/surat_masuk

6. Menghapus Surat : Pesan()

Gambar 3.14 Sequece diagram menghapus surat masuk

Page 77: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

57

e. Sequence diagram melihat surat masuk

Sequence diagram melihat surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data surat masuk yang dilakukan oleh

admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Umum/surat_masuk dan method atau fungsi detail_surat() pada controller

Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_masuk admin melihat detail data

surat masuk yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim,

Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, yang telah tersimpan kedalam

database melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi detail_data(),

selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller

Umum. Jika data surat masuk yang akan dilihat tersedia maka sistem akan

menampilkan detail dari data surat masuk pada view Umum/V_surat_masuk.

Rincian aktifitas sequence diagram melihat surat masuk dapat dilihat pada Gambar

3.15.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. detail_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. detail_surat()

5. return_query()

2. Umum/surat_masuk

6. Melihat Surat : Detail_surat()

Gambar 3.15 Sequece diagram melihat surat masuk

Page 78: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

58

f. Sequence diagram disposisi surat masuk

Sequence diagram disposisi surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pendisposisian surat masuk yang dilakukan oleh kepala

biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Bagian/Disposisi dan method atau fungsi disposisi() pada controller Bagian.

Pada halaman class view Bagian/Disposisi kepala biro mendisposisi surat masuk

dengn menginputkan yaitu id_disposisi, Id_SM, status, Id_bagian, pesan

dan pengirim_disposisi, data disposisi yang telah diinputkan akan tersimpan

kedalam database melalui class model M_surat dengan fungsi

lanjut_disposisi(), selanjutnya data disposisi akan dikembalikan kembali pada

class controller Umum dengan fungsi return_query(). Jika data disposisi yang

dinputkan benar dan telah trdisposisi maka sistem akan menampilkan pesan surat

telah didisposisi pada halaman class view umum/surat_masuk. Rincian aktifitas

sequence diagram disposisi surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.16.

Controller:BagianKepala Biro Model:M_suratView:Bagian/V_Disposisi

1.index()

4. lanjut_disposisi() Id_disposisi Id_SM status id_bagian Pesan Pengirim_disposisi

3. disposisi()

5. return_query()

2. Bagian/Disposisi

6. Menambahkan Disposisi : Pesan()

Gambar 3.16 Sequece diagram disposisi surat masuk

Page 79: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

59

3. Sequence diagram kelola arsip surat masuk

Sequence diagram kelola arsip surat masuk merupakan Sequence diagram yang

mengelola proses-proses arsip surat masuk seperti proses menambah, mengubah,

mencari, melihat dan meneribitkan laporan surat masuk.

a. Sequence diagram menambah arsip surat masuk

Sequence diagram menambah arsip surat masuk merupakan sequence diagram

yang menjelaskan tentang proses tambah data arsip surat masuk yang dilakukan

oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram menambah

arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.17.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_Arsip_surat_masuk

1.index()

4. insert_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3.add_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_masuk

6. Menambahkan Surat : Pesan()

Gambar 3.17 Sequece diagram menambah arsip surat masuk

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Umum/V_Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi add_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/Arsip_surat_masuk admin

Page 80: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

60

menginputkan data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak,

dan No_fisis, data arsip surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam

database melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(),

selanjutnya data arsip surat masuk akan dikembalikan kembali pada class

controller Umum. Jika data arsip surat masuk yang diinputkan benar maka proses

menambahkan arsip surat berhasil dan menampilkan pesan data arsip surat masuk

berhasil ditambahkan pada view Umum/V_Arsip_surat_masuk.

b. Sequence diagram mengubah arsip surat masuk

Sequence diagram mengubah arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses update atau ubah data arsip surat masuk yang dilakukan

oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah

arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.18.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_Arsip_surat_

masuk

1.index()

4. update_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. update_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_masuk

6. Mengubah Surat : Pesan()

Gambar 3.18 Sequece diagram mengubah arsip surat masuk

Page 81: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

61

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses

link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi update_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin

mengubah data surat masuk yaitu id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan

No_fisis, data arsip surat masuk yang telah diubah akan masuk kedalam database

melalui class model M_surat_masuk dengan fungsi update_data(), selanjutnya

data arsip surat masuk akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika

data arsip surat masuk yang diubah benar maka proses mengubah arsip surat

berhasil dan menampilkan pesan data arsip surat masuk berhasil diubah pada view

Umum/V_Arsip_surat_masuk.

c. Sequence diagram mencari arsip surat masuk

Sequence diagram mencari arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pencarian data arsip surat masuk yang dilakukan oleh

pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mencari surat

masuk dapat dilihat pada Gambar 3.19.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_Arsip_surat_masuk

1.index()

4. cari_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. cari_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_masuk

6. Mencari Surat : Arsip_Surat_masuk()

Gambar 3.19 Sequece diagram mencari arsip surat masuk

Page 82: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

62

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses

link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi cari_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin

mencari data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak, dan

No_fisis, yang telah tersimpan didalam database melalui class model

M_surat_masuk dengan fungsi cari_data(), selanjutnya data arsip surat masuk

akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat masuk

yang dicari benar maka data surat masuk yang dicari akan ditampilkan pada

halaman class view Umum/V_arsip_surat_masuk.

d. Sequence diagram melihat arsip surat masuk

Sequence diagram melihat arsip surat masuk merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data arsip surat masuk yang dilakukan

oleh pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat

arsip surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.20.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_Arsip_surat_

masuk

1.index()

4. detail_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. detail_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_masuk

6. Melihat Surat : Detail_surat()

Gambar 3.20 Sequece diagram melihat arsip surat masuk

Page 83: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

63

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip surat masuk dengan mengakses

link Umum/Arsip_surat_masuk dan method atau fungsi detail_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_Arsip_surat_masuk admin

melihat detail data arsip surat masuk yaitu id_ASM, Id_SM, No_bok, No_rak,

dan No_fisis yang telah tersimpan kedalam database melalui class model

M_surat_masuk dengan fungsi detail_data(), selanjutnya data arsip surat masuk

akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat masuk

yang akan dilihat tersedia maka sistem akan menampilkan detail dari data arsip

surat masuk pada view Umum/V_Arsip_surat_masuk.

e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk

Sequence diagram menerbitkan laporan surat masuk merupakan sequence diagram

yang menjelaskan tentang proses mencetak laporan data surat masuk yang

dilakukan oleh pencatat surat atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram

menerbitkan laporan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.21.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_masuk

View:Umum/V_surat_masuk

1.index()

4. insert_data() Id_SM Tgl_terima No_surat Tgl_surat Pengirim Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. add_surat()

5. return_query()

2. Umum/laporan_surat_masuk

6. Mencetak Surat : Cetak_data()

Gambar 3.21 Sequece diagram menerbitka laporan surat masuk

Page 84: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

64

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman laporan surat masuk dengan

mengakses link Umum/laporan_surat_masuk dan method atau fungsi

add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Umum/V_surat_masuk admin mencetak data surat masuk ada didalam database

yaitu id_SM, Tgl_terima, No_surat, Tgl_surat, Pengirim, Perihal,

Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat, melalui class model M_surat_masuk

dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat masuk akan dikembalikan

kembali pada class controller Umum. Jika data laporan surat masuk yang akan

dicetak telah tersedia maka admin akan diarahkan pada halaman class view

umum/V_surat_masuk dan admin melakukan proses cetak laporan surat masuk.

4. Sequence diagram kelola surat keluar

Sequence diagram kelola surat keluar merupakan Sequence diagram yang mengelola

proses-proses surat keluar seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus

dan melihat surat keluar.

a. Sequence diagram menambah surat keluar

Sequence diagram menambah surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses tambah data surat keluar yang dilakukan oleh pencatat

biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi add_surat() pada controller

Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro

menginputkan data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,

Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat. data

surat masuk yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class

model M_surat_masuk dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data surat

keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Bagian. Jika data surat

keluar yang diinputkan benar maka proses menambahkan surat berhasil dan

menampilkan pesan data surat keluar berhasil ditambahkan pada view

Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram menambah surat

keluar dapat dilihat pada Gambar 3.22.

Page 85: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

65

Controller:BagianPencatat

Biro

Model:M_surat_keluar

View:Bagian/V_surat_keluar

1.index()

4. insert_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat

3. add_surat()

5. return_query()

2. Bagian/surat_keluar

6. Menambahkan Surat : Pesan()

Gambar 3.22 Sequece diagram menambah surat keluar

b. Sequence diagram mengubah surat keluar

Sequence diagram mengubah surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses update atau ubah data surat keluar yang dilakukan oleh

pencatat biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi

index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan

mengakses link Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi update_surat()

pada controller Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar

pencatat biro mengubah data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,

Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, data surat keluar yang

telah diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_keluar

dengan fungsi update_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan

kembali pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang diubah benar

maka proses mengubah surat berhasil dan menampilkan pesan data surat keluar

Page 86: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

66

berhasil diubah pada view Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence

diagram mengubah surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.23.

Controller:BagianPencatat

Biro

Model:M_surat_keluar

View:Bagian/V_surat_keluar

1.index()

4. update_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat

3. update_surat()

5. return_query()

2. Bagian/surat_keluar

6. Mengubah Surat : Pesan()

Gambar 3.23 Sequece diagram mengubah surat keluar

c. Sequence diagram mencari surat keluar

Sequence diagram mencari surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pencarian data surat keluar yang dilakukan pencatat

biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan mengakses link

Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi cari_surat() pada controller

Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro mencari

data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat, Tgl_surat, Penerima,

Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat yang telah tersimpan didalam

database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi cari_data(),

selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller

Umum. Jika data surat keluar yang dicari tersedia maka data surat keluar yang dicari

Page 87: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

67

akan ditampilkan pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar. Rincian

aktifitas sequence diagram mencari surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.24.

View:Bagian/surat_keluar

Pegawai Controller:BagianModel:M_surat_

keluar

1. T_suratkeluar()

2. Cari data: Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat

4. cek_data_surat_keluar()

5. Mencari Surat : T_suratkeluar()

3. cari_proses()

Gambar 3.24 Sequece diagram mencari surat keluar

d. Sequence diagram menghapus surat keluar

Sequence diagram menghapus surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses hapus data surat keluar yang dilakukan oleh pencatat

biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman surat masuk dengan mengakses link

Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi delete_surat() pada controller

Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar pencatat biro

menghapus data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat, Tgl_surat,

Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, data surat keluar yang telah dihapus

akan terhapus juga didalam database melalui class model M_surat_keluar dengan

fungsi delete_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali

pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang dihapus benar maka

proses hapus surat berhasil dan menampilkan pesan data surat keluar berhasil

Page 88: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

68

dihapus pada view Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram

menghapus surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.25.

Controller:BagianPencatat

Biro

Model:M_surat_keluar

View:Bagian/V_surat_keluar

1.index()

4. delete_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat

3. delete_surat()

5. return_query()

2. Bagian/surat_keluar

6.Menghapus Surat : Pesan()

Gambar 3.25 Sequece diagram menghapus surat keluar

e. Sequence diagram melihat surat keluar

Sequence diagram melihat surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data surat keluar yang dilakukan oleh

pencatat biro. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi

index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat keluar dengan

mengakses link Bagian/surat_keluar dan method atau fungsi detail_surat()

pada controller Bagian. Pada halaman class view Bagian/V_surat_keluar

pencatat biro melihat detail data surat keluar yaitu id_SK, Tgl_kirim, No_surat,

Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat yang

telah tersimpan kedalam database melalui class model M_surat_keluar dengan

fungsi detail_data(), selanjutnya data surat keluar akan dikembalikan kembali

pada class controller Bagian. Jika data surat keluar yang akan dilihat tersedia maka

Page 89: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

69

sistem akan menampilkan detail dari data surat keluar pada view

Bagian/V_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram melihat surat keluar

dapat dilihat pada Gambar 3.26.

Controller:BagianPencatat

Biro

Model:M_surat_keluar

View:Bagian/V_surat_keluar

1.index()

4. detail_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS Scan_surat

3. detail_surat()

5. return_query()

2. Bagian/surat_keluar

6. Melihat Surat : Detail_surat()

Gambar 3.26 Sequece diagram melihat surat keluar

5. Sequence diagram kelola arsip surat keluar

Sequence diagram kelola arsip surat keluar merupakan Sequence diagram yang

mengelola proses-proses arsip surat keluar seperti proses menambah, mengubah,

mencari, melihat dan meneribitkan laporan surat keluar.

a. Sequence diagram menambah arsip surat keluar

Sequence diagram menambah arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses tambah data arsip surat keluar yang dilakukan oleh oleh

pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman surat

masuk dengan mengakses link Umum/V_Arsip_surat_keluar dan method atau

fungsi add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Page 90: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

70

Umum/Arsip_surat_keluar admin menginputkan data arsip surat keluar yaitu

yaitu id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis data arsip surat keluar

yang telah diinputkan akan masuk kedalam database melalui class model

M_surat_keluar dengan fungsi insert_data(), selanjutnya data arsip surat

keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat

keluar yang diinputkan benar maka proses menambahkan arsip surat berhasil dan

menampilkan pesan data arsip surat keluar berhasil ditambahkan pada view

Umum/V_Arsip_surat_masuk. Rincian aktifitas sequence diagram menambah

arsip surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.27.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_keluar

View:Umum/V_Arsip_surat_

keluar

1.index()

4. insert_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. add_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_keluar

6. Menambahkan Surat : Pesan()

Gambar 3.27 Sequece diagram menambah arsip surat keluar

b. Sequence diagram mengubah arsip surat keluar

Sequence diagram mengubah arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses update atau ubah data arsip surat keluar yang dilakukan

oleh pencatat surat atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip

surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau

fungsi update_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Umum/V_Arsip_surat_keluar admin mengubah data surat keluar yaitu id_ASK,

Page 91: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

71

Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis, data arsip surat keluar yang telah

diubah akan masuk kedalam database melalui class model M_surat_keluar

dengan fungsi update_data(), selanjutnya data arsip surat keluar akan

dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data arsip surat keluar yang

diubah benar maka proses mengubah arsip surat berhasil dan menampilkan pesan

data arsip surat keluar berhasil diubah pada view Umum/V_Arsip_surat_keluar..

Rincian aktifitas sequence diagram mengubah arsip surat keluar dapat dilihat pada

Gambar 3.28.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_keluar

View:Umum/V_Arsip_surat_

keluar

1.index()

4. update_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. update_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_keluar

6. Mengubah Surat : Pesan()

Gambar 3.28 Sequece diagram mengubah arsip surat keluar

c. Sequence diagram mencari arsip surat keluar

Sequence diagram mencari arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pencarian data arsip surat keluar yang dilakukan oleh

pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip

surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau

fungsi cari_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Page 92: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

72

Umum/V_Arsip_surat_keluar admin mencari data arsip surat keluar yaitu

id_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis yang telah tersimpan didalam

database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi cari_data(),

selanjutnya data arsip surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller

Umum. Jika data arsip surat keluar yang dicari benar data surat keluar yang dicari

akan ditampilkan pada halaman class view Umum/V_arsip_surat_keluar. Rincian

aktifitas sequence diagram mencari arsip surat keluar dapat dilihat pada Gambar

3.29.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_keluar

View:Umum/V_Arsip_surat_

keluar

1.index()

4. cari_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. cari_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_keluar

6. Mencari Surat : Arsip_Surat_Keluar()

Gambar 3.29 Sequece diagram mencari arsip surat keluar

d. Sequence diagram melihat arsip surat keluar

Sequence diagram melihat arsip surat keluar merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data arsip surat keluar yang dilakukan

oleh pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman arsip

surat keluar dengan mengakses link Umum/Arsip_surat_keluar dan method atau

fungsi detail_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Page 93: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

73

Umum/V_Arsip_surat_keluar admin melihat detail data arsip surat keluar

yaituid_ASK, Id_SK, No_bok, No_rak, dan No_fisis yang telah tersimpan

kedalam database melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi

detail_data(), selanjutnya data arsip surat keluar akan dikembalikan kembali

pada class controller Umum. Jika data arsip surat keluar yang akan dilihat tersedia

maka sistem akan menampilkan detail dari data arsip surat keluar pada view

Umum/V_Arsip_surat_keluar. Rincian aktifitas sequence diagram melihat arsip

surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.30.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_keluar

View:Umum/V_Arsip_surat_

keluar

1.index()

4. detail_data: Id_ASK Id_SK No_bok No_rak

No_fisis

3. detail_surat()

5. return_query()

2. Umum/Arsip_surat_keluar

6. Melihat Surat : Detail_surat()

Gambar 3.30 Sequece diagram melihat arsip surat keluar

e. Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar

Sequence diagram menerbitkan laporan surat keluar merupakan sequence diagram

yang menjelaskan tentang proses mencetak laporan data surat keluar yang

dilakukan oleh pencatat surat atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah

sistem akan mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan

halaman laporan surat masuk dengan mengakses link

Umum/laporan_surat_keluar dan method atau fungsi add_surat() pada

Page 94: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

74

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_surat_keluar admin mencetak

data surat keluar ada didalam database yaitu id_ASK, Tgl_kirim, No_surat,

Tgl_surat, Penerima, Perihal, Id_bagian, Id_KS, dan Scan_surat

melalui class model M_surat_keluar dengan fungsi insert_data(), selanjutnya

data surat keluar akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data

laporan surat keluar yang akan dicetak telah tersedia maka admin akan diarahkan

pada halaman class view umum/V_surat_keluar dan admin melakukan proses

cetak laporan surat keluar. Rincian aktifitas sequence diagram menerbitkan laporan

surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.31.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat_keluar

View:Umum/V_surat_keluar

1.index()

4. insert_data() Id_SK Tgl_kirim No_surat Tgl_surat Penerima Perihal Id_bagian Id_KS

Scan_surat

3. add_surat()

5. return_query()

2. Umum/laporan_surat_keluar

6. Mencetak Surat : Cetak_data()

Gambar 3.31 Sequece diagram menerbitka laporan surat keluar

6. Sequence diagram kelola pegawai

Sequence diagram kelola pegawai merupakan Sequence diagram yang mengelola

proses-proses pegawai seperti proses menambah, mengubah, mencari, menghapus dan

melihat pegawai.

Page 95: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

75

a. Sequence diagram menambah pegawai

Sequence diagram menambah pegawai merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses tambah data pegawai yang dilakukan oleh pencatat

kearsipan atau admin. . Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses

fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan

mengakses link Admin/V_pegawai dan method atau fungsi add_user() pada

controller Admin. Pada halaman class view Admin/V_pegawai admin

menginputkan data surat masuk yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian,

jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan

pendidikan_terakhir, data pegawai yang telah diinputkan akan masuk kedalam

database melalui class model M_login dengan fungsi insert_user(), selanjutnya

data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin. Jika data

pegawai yang diinputkan benar maka proses menambahkan pegawai berhasil dan

menampilkan pesan data pegawai berhasil ditambahkan pada view

Admin/V_Pegawai. Rincian aktifitas sequence diagram menambah pegawai dapat

dilihat pada Gambar 3.32.

Controller:AdminPencatat Kearsipan

Model: LoginView:Admin/

V_Pegawai

1.index()

4. insert_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir

6. Menghapus Pegawai: Pesan()

2. Admin/V_Pegawai

5. return_query()

3. add_user()

Gambar 3.32 Sequece diagram menambah pegawai

Page 96: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

76

b. Sequence diagram mengubah pegawai

Sequence diagram mengubah pegawai merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses update atau ubah pegawai yang dilakukan oleh staff

pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mengubah

pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.33.

Controller:AdminPencatat Kearsipan

Model: LoginView:Admin/

V_Pegawai

1.index()

4. update_pegawai() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir

6. Mengubah Pegawai: Pesan()

2. Admin/V_Pegawai

5. return_query()

3. edit_pegawai()

Gambar 3.33 Sequece diagram mengubah pegawai

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link

Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi edit_pegawai() pada controller

Admin. Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin mengubah data pegawai

yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin,

tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan

pendidikan_terakhir, data pegawai yang telah diubah akan masuk kedalam

database melalui class model M_login dengan fungsi update_pegawai(),

Page 97: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

77

selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin.

Jika data pegawai yang diubah benar maka proses mengubah pegawai berhasil dan

menampilkan pesan data pegawai berhasil diubah pada view Admin/V_Pegawai.

c. Sequence diagram mencari pegawai

Sequence diagram mencari pegawai merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses pencarian data pegawai yang dilakukan oleh staff

pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram mencari

pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.34.

Controller:AdminPencatat Kearsipan

Model: LoginView:Admin/

V_Pegawai

1.index()

4. cari_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir

2. Admin/V_Pegawai

5. return_query()

3. cari_user()

6. Mencari Pegawai : Pegawai()

Gambar 3.34 Sequece diagram mencari pegawai

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link

Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi cari_user() pada controller Admin.

Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin mencari data pegawai yaitu

NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir,

Page 98: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

78

golongan, jabatan, agama dan pendidikan_terakhir yang telah tersimpan

didalam database melalui class model M_login dengan fungsi cari_user(),

selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada class controller Admin.

Jika data pegawai yang dicari tersedia maka data pegawai yang dicari akan

ditampilkan pada halaman class view Admin/V_Pegawai.

d. Sequence diagram menghapus pegawai

Sequence diagram menghapus pegawai merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses hapus data pegawai yang dilakukan oleh pencatat

kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram menghapus pegawai

dapat dilihat pada Gambar 3.35.

Controller:AdminPencatat Kearsipan

Model: LoginView:Admin/

V_Pegawai

1.index()

4. delete_user() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir

6. Menghapus Pegawai: Pesan()

2. Admin/V_Pegawai

5. return_query()

3. hapus_user()

Gambar 3.35 Sequece diagram menghapus pegawai

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan halaman pegawai dengan mengakses link

Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi hapus_user() pada controller Admin.

Page 99: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

79

Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin menghapus data pegawai yaitu

NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin, tmt_golongan_terakhir,

golongan, jabatan, agama dan pendidikan_terakhir data pegawai yang telah

dihapus akan terhapus juga didalam database melalui class model M_login dengan

fungsi delete_user(), selanjutnya data pegawai akan dikembalikan kembali pada

class controller Admin. Jika data pegawai yang dihapus benar maka proses hapus

pegawai berhasil dan menampilkan pesan data pegawai berhasil dihapus pada view

Admi/V_Pegawai.

e. Sequence diagram melihat pegawai

Sequence diagram melihat pegawai merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data pegawai yang dilakukan oleh

pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat pegawai

dapat dilihat pada Gambar 3.36.

Controller:AdminPencatat Kearsipan

Model: LoginView:Admin/

V_Pegawai

1.index()

4. detail_pegawai() NIP nama alamat id_bagian jenis_kelamin tmt_golongan_terahir golongan jabatan agama pendidikan_terakhir

6. Melihat pegawai : Detail_pegawai()

2. Admin/V_Pegawai

5. return_query()

3. detail_pegawai()

Gambar 3.36 Sequece diagram melihat pegawai

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan pegawai dengan mengakses link

Page 100: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

80

Admin/V_Pegawai dan method atau fungsi detail_pegawai() pada controller

Admin. Pada halaman class view Admin/V_Pegawai admin melihat detail data

pegawai yaitu NIP, nama, alamat, id_bagian, jenis_kelamin,

tmt_golongan_terakhir, golongan, jabatan, agama dan

pendidikan_terakhir yang telah tersimpan kedalam database melalui class

model M_login dengan fungsi detail_pegawai(), selanjutnya data pegawai akan

dikembalikan kembali pada class controller Admin. Jika data pegawai yang akan

dilihat tersedia maka sistem akan menampilkan detail dari data pegawai pada view

Admin/V_Pegawai.

7. Sequence diagram kelola klasifikasi

Sequence diagram kelola klasifikasi merupakan Sequence diagram yang mengelola

proses-proses klasifikasi seperti proses menambah dan menghapus klasifikasi.

a. Sequence diagram menambah klasifikasi

Sequence diagram menambah klasifikasi merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses tambah data klasifikasi yang dilakukan oleh staff

pencatat kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan

mengakses fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman

klasifikasi dengan mengakses link Umum/klasifikasi_surat dan method atau

fungsi add_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Umum/V_klasifikasi_surat admin menginputkan data klasifikasi surat yaitu

Id_KS, dan nama_KS, data klasifikasi yang telah diinputkan akan masuk kedalam

database melalui class model M_surat dengan fungsi insert_data(), selanjutnya

data klasifikasi akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data

klasifikasi yang diinputkan benar maka proses menambahkan klasifikasi berhasil

dan menampilkan pesan data klasifikasi berhasil ditambahkan pada view

Umum/V_klasifikasi_surat.Rincian aktifitas sequence diagram menambah

klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.37.

Page 101: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

81

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat

View:Umum/V_klasifikasi_

surat

1.index()

4. insert_data: Id_KS Nama_KS

3. add_surat()

5. return_query()

2. Umum/klasifikasi_surat

6. Menambahkan Surat : Pesan()

Gambar 3.37 Sequece diagram menambah klasifikasi

b. Sequence diagram menghapus klasifikasi

Sequence diagram menghapus klasifikasi merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses hapus data klasifikasi yang dilakukan oleh pencatat

kearsipan atau admin. Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses

fungsi index() kemudian sistem akan menampilkan halaman klasifikasi surat

dengan mengakses link Umum/klasifikasi_surat dan method atau fungsi

delete_surat() pada controller Umum. Pada halaman class view

Umum/V_klasifikasi_surat admin menghapus data pegawai yaitu Id_SK dan

nama_KS data klasifikasi yang telah dihapus akan terhapus juga didalam database

melalui class model M_surat dengan fungsi delete_data(), selanjutnya data

klasifikasi akan dikembalikan kembali pada class controller Umum. Jika data

klasifikasi yang dihapus benar maka proses hapus klasifikasi berhasil dan

menampilkan pesan data klasifikasi berhasil dihapus pada view

Umum/V_klasifikasi_surat. Rincian aktifitas sequence diagram menghapus

klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.38.

Page 102: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

82

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat

View:Umum/V_klasifikasi_

surat

1.index()

4. delete_data: Id_KS Nama_KS

3. delete_surat()

5. return_query()

2. Umum/klasifikasi_surat

6. Menghapus Surat : Pesan()

Gambar 3.38 Sequece diagram menghapus klasifikasi

c. Sequence diagram melihat klasifikasi

Sequence diagram melihat klasifikasi merupakan sequence diagram yang

menjelaskan tentang proses melihat detail data klasifikasi yang dilakukan oleh staff

pencatat kearsipan atau admin. Rincian aktifitas sequence diagram melihat

klasifikasi dapat dilihat pada Gambar 3.39.

Controller:UmumPencatat Kearsipan

Model:M_surat

View:Umum/V_klasifikasi_

surat

1.index()

4. detail_data: Id_KS Nama_KS

3. detail_surat()

5. return_query()

2. Umum/klasifikasi_surat

6. Melihat Surat : Detail_surat()

Gambar 3.39 Sequece diagram melihat klasifikasi surat

Page 103: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

83

Hal pertama yang dilakukan adalah sistem akan mengakses fungsi index()

kemudian sistem akan menampilkan klasifikasi dengan mengakses link

Umum/klasifikasi_surat dan method atau fungsi detail_surat() pada

controller Umum. Pada halaman class view Umum/V_klasifikasi_surat admin

melihat detail data klasifikasi yaituId_KS, dan nama_KS yang telah tersimpan

kedalam database melalui class model M_surat dengan fungsi

detail_klasifikasi(), selanjutnya data kalsifikasi akan dikembalikan kembali

pada class controller Umum. Jika data klasifikasi yang akan dilihat tersedia maka

sistem akan menampilkan detail dari data klasifikasi pada view

Umum/V_klasifikasi_surat.

F. Activity diagram

Activity diagram menggambarkan alur kerja sebuah urutan aktivitas pada suatu

proses.

Pada Gambar 3.40 merupakan activity diagram dari sistem informasi pengelolaan

surat dan kearsipan yang mengambarkan aliran kerja atau aktifitas dari sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan

memiliki dua aktor yaitu staff Ekspedisi dan Arsip atau admin dan pegawai Bagian atau

Biro. Aktor melakukan pendaftaran untuk melakukan proses login jika berhasil maka

akan menampilkan menu sesuai dengan hak akses dari masing-masing aktor. Aktor Staff

Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan aktifitas mengelola data surat masuk, monitoring

status disposisi surat masuk kemudian mengarsipan surat masuk, dan membuat laporan

surat masuk sedangkan pada surat keluar, staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan

aktifitas mengelola surat keluar, mengarsipkan surat keluar dan membuat laporan surat

keluar. Aktor pegawai dapat melakukan aktifitas mendisposisi surat masuk dan

mengelola surat keluar, setelah aktor selesai melakukan aktifitas didalam sistem sesuai

dengan hak akses masing-masing selanjutnya aktor akan melakukan proses logout untuk

keluar dari sistem.

Page 104: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

84

Activity diagram sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat dilihat

pada Gambar 3.40

Staff Ekspedisi dan Arsip

Pegawai

Login

Daftar

Menampilkan Menu

A

[Berhasil]

[Gagal]

disposisi surat masuk

Mengelola Surat Keluar

Logout

Mengelola Surat Masuk

Monitoringi Disposisi Surat

Masuk

Mengarsipkan Surat Masuk

Menbuat Laporan Surat Masuk

Mengelola Surat Keluar

Mengarsipkan Surat Keluar

Menbuat Laporan Surat Keluar

Gambar 3.40 Activity Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Page 105: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

85

3.2.5 Perancangan antarmuka (design interface)

Perancangan antarmuka dibuat sebagai gambaran mengenai user interface yang

akan dibuat, sistem informasi pengelolaan suat dan kearsipan terdiri dari interface

administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) dan interface user (pegawai bagian atau biro).

Pada interface administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) terdiri dari form login,

desain home staff Ekspedisi dan Arsip, desain tampilan menu data surat masuk, desain

tampilan form surat masuk, desain tampilan detail surat masuk, desain tampilan

monitoring disposisi surat masuk, desain tampilan form arsip surat masuk, desain

tampilan hapus surat masuk, desain tampilan menu data surat keluar, desain tampilan

detail surat keluar, desain tampilan form arsip surat keluar, desain tampilan menu data

arsip surat masuk, desain tampilan detail arsip surat masuk, desain tampilan menu data

arsip surat keluar, desain tampilan detail arsip surat keluar, desain tampilan menu data

laporan surat masuk, desain tampilan cetak laporan surat masuk, desain tampilan laporan

surat keluar, desain tampilan cetak laporan surat keluar, desain tampilan laporan surat

masuk dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik, desain tampilan form klasifikasi

surat, desain tampilan data disposisi surat masuk, desain tampilan menu data pegawai

Bagian atau Biro.

Pada interface user (pegawai bagian atau biro) terdiri dari desain tampilan detail

surat masuk, desain tampilan disposisi surat masuk, desain tampilan menu data surat

keluar, desain tampilan form surat keluar, desain tampilan detail surat keluar, desain

tampilan hapus surat keluar, dan desain tampilan data disposisi surat masuk. Tampilan

dari rancangan antarmuka “Sistem Infomasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada

Sekretariat Daerah Provinsi NTB” sebagai berikut :

1. Desain Interface Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)

a. Desain Tampilan Login Administrator

Form login digunakan sebagai pengamanan sistem dari penyalahgunaan hak

akses, sehingga keamanan data dapat terjamin. Pada halaman login user diminta

untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk kedalam sistem.

Tampilan form login dapat dilihat pada Gambar 3.41.

Page 106: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

86

Login

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

SURAT DAN KEARSIPAN

Username

Password

Gambar 3.41 Form Login

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip (admin) atau pegawai bagian menginputkan

username dan password tidak sesuai atau salah maka akan menampilkan notifikasi

dapat dilihat pada Gambar 3.42.

Login

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

SURAT DAN KEARSIPAN

Username

Password

Kombinasi Username dan Password Salah

Gambar 3.42 Notifikasi menginputkan username dan password salah

b. Desain Tampilan Home Administrator

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip telah berhasil login maka akan tampil halaman

home administrator yang terdapat jumlah data surat masuk, jumlah data surat

keluar, jumlah data disposisi surat masuk dan proses cari surat. Pada sistem

infromasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari menu-menu yaitu menu

surat, arsip surat, laporan, klasifikasi, disposisi surat selain itu terdapat logout

yang berfungsi untuk keluar dari sistem. Tampilan home Staff Ekspedisi dan Arsip

dapat dilihat pada Gambar 3.43.

Page 107: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

87

SIPAS

Dashboard

Surat

Arsip

Laporan

Selamat Datang di Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Klasifikasi

Logout

Jumlah Data Surat Masuk

Jumlah Data Surat Keluar

Jumlah Data Disposisi Surat

Masuk

Inputkan Nomor Surat Untuk Mencari Surat

Cari Surat

Disposisi

Gambar 3.43 Desain Tampilan Home Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)

c. Desain Tampilan Menu Surat

Menu surat pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu desain tampilan surat masuk dan desain tampilan surat keluar.

1. Desain tampilan surat masuk

Gambar 3.44 merupakan desain tampilan menu dari data surat masuk, pada

tabel surat masuk terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, tambah

data, detail, disposisi, arsip dan hapus surat masuk.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Surat Masuk

Klasifikasi

Logout

DashboardTambah Surat

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Disposisi Arsip

Detail Disposisi Arsip

Hapus

Hapus

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Gambar 3.44 Desain tampilan menu data surat masuk

Page 108: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

88

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses tambah surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data-data surat masuk yaitu nomor

surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.

Tampilan form surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.45.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Surat Masuk Surat Keluar

Disposisi

No. Surat

Foto Surat

Tanggal Surat

Telusuri

Simpan

...

Pengirim

Perihal

Penerima

Klasifikasi

......

Surat Masuk

Tidak ada berkas dipilih

Kembali

Gambar 3.45 Desain tampilan form surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor

surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan

detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah

data-data surat masuk. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar

3.46

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

No. Surat XXXXX

Tanggal Surat XXXXX

Foto

Simpan

...

Pengirim XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima XXXXX

...

Detail Surat Masuk

Edit

Gambar 3.46 Desain tampilan detail surat masuk

Page 109: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

89

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi surat maka akan

menampilkan notifikasi surat masih dalam proses artinya surat telah sampai

pada penerima atau tujuan surat tetapi penerima surat belum melakukan proses

disposisi ke bagian-bagian lain. Tampilan monitoring disposisi surat masuk

dengan status masih dalam proses dapat dilihat pada Gambar 3.47

Disposisi Surat

Masih Dalam ProsesKeluar

Gambar 3.47 Desain tampilan monitoring disposisi surat dengan status surat

masih dalam proses

Tampilan monitoring disposisi surat masuk dengan status surat telah

terdisposisi ke bagian-bagian lain dan verifkikasi surat diterima atau ditolak

dapat dilihat pada Gambar 3.48

Disposisi Surat

Keluar

Surat Terdisposisi Ke Bagian :Bagian 1 Pesan : Status :

Bagian 2 Pesan : Status :

Gambar 3.48 Desain tampilan monitoring disposisi surat telah terdisposisi

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat masuk yaitu nomor

bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat masuk dapat

dilihat pada Gambar 3.49.

Page 110: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

90

No. Surat

XXXXX

No. Bok

Simpan

Arsip Surat Masuk

XXXXX

No. Rak

XXXXX

No. Fisis

XXXXX

Gambar 3.49 Desain tampilan form arsip surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses hapus surat maka akan

menampilkan notifikasi data surat telah terhapus. Tampilan notifikasi hapus

surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.50.

Berhasil Menghapus Surat Masuk

Gambar 3.50 Desain tampilan hapus data surat masuk

2. Desain tampilan surat keluar

Gambar 3.51 merupakan desain tampilan menu dari data surat keluar, pada

tabel surat keluar terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan

arsipkan surat keluar.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Surat Keluar

Klasifikasi

Logout

Dashboard

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Arsip

Detail Arsip

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Gambar 3.51 Desain tampilan menu data surat keluar

Page 111: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

91

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat,

tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail

surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip tidak dapat melakukan proses ubah data-

data surat keluar. Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.52.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

No. Surat XXXXX

Tanggal Surat XXXXX

Foto

Simpan

...

Pengirim XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima XXXXX

...

Detail Surat Keluar

Kembali

Gambar 3.52 Desain tampilan detail surat keluar

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat keluar yaitu nomor

bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat keluar dapat

dilihat pada Gambar 3.53.

No. Surat

XXXXX

No. Bok

Simpan

Arsip Surat Keluar

XXXXX

No. Rak

XXXXX

No. Fisis

XXXXX

Gambar 3.53 Desain tampilan arsip surat keluar

Page 112: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

92

d. Desain Tampilan Menu Arsip

Menu arsip pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu desain tampilan arsip surat masuk dan desain tampilan arsip

surat keluar.

1. Desain Tampilan Arsip Surat Masuk

Gambar 3.54 merupakan desain tampilan menu dari data arsip surat masuk,

pada tabel arsip surat masuk terdapat proses detail surat dan cari surat yang

telah diarsipkan.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Arsip Surat Masuk

Klasifikasi

Logout

Dashboard

No. Surat Bagian Prihal Tgl Surat No FisisXXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Surat

Detail Surat

Arsip Surat Masuk

Arsip Surat Keluar

Disposisi

No.XXXXX

XXXXX

No BokXXXXX

XXXXX

No RakXXXXX

XXXXX

Gambar 3.54 Desain tampilan menu data arsip surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat masuk yang telah diarsipkan seperti nomor surat,

pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor

map dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip

dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor

rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat masuk dapat dilihat pada

Gambar 3.55.

Page 113: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

93

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Disposisi

No. Surat XXXXX

XXXXX

Foto

Simpan

Pengirim

XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima

XXXXX

Detail Arsip Surat Masuk

Kembali

No. Bok

XXXXXNo. Rak

XXXXXNo. Fisis

Arsip Surat Masuk

Arsip Surat Keluar

Gambar 3.55 Desain tampilan detail arsip surat masuk

2. Desain Tampilan Arsip Surat Keluar

Gambar 3.56 merupakan desain tampilan menu dari data arsip surat keluar,

pada tabel surat arsp surat keluar terdapat proses detail surat dan cari surat

yang telah diarsipkan.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Arsip Surat Keluar

Klasifikasi

Logout

Dashboard

No. Surat Bagian Prihal Tgl Surat No FisisXXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Surat

Detail Surat

Arsip Surat Masuk

Arsip Surat Keluar

Disposisi

No.XXXXX

XXXXX

No BokXXXXX

XXXXX

No RakXXXXX

XXXXX

Gambar 3.56 Desain tampilan menu data arsip surat keluar

Page 114: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

94

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat keluar yang telah diarsipkan seperti nomor surat,

pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor

map dan foto surat. Pada tampilan detail surat kelaur staff Ekspedisi dan Arsip

dapat melakukan proses ubah data arsip surat kelaur yaitu nomor bok, nomor

rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat keluar dapat dilihat pada

Gambar 3.57.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Disposisi

No. Surat XXXXX

XXXXX

Foto

Simpan

Pengirim

XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima

XXXXX

Detail Arsip Surat Keluar

Kembali

No. Bok

XXXXXNo. Rak

XXXXXNo. Fisis

Arsip Surat Masuk

Arsip Surat Keluar

Gambar 3.57 Desain tampilan detail arsip surat keluar

e. Desain Tampilan Menu Laporan Surat

Menu laporan pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu desain tampilan laporan surat masuk, desain tampilan laporan

surat keluar dan laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik.

1. Desain tampilan laporan surat masuk

Gambar 3.58 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat masuk,

pada tabel laporan surat masuk terdapat proses cari surat, filter dan cetak

laporan.

Page 115: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

95

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Laporan Surat Masuk

Klasifikasi

Dashboard

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Disposisi

Laporan Grafik

Logout

Registrasi No Surat Perihal Tgl Surat

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Pengirim PenerimaXXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Pilih Tahun Pilih Bulan Filter Cetak

Gambar 3.58 Desain tampilan menu data laporan surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat

laporan dari surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 3.59.

Gambar 3.59 Desain tampilan laporan surat masuk

Page 116: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

96

2. Desain tampilan laporan surat keluar

Gambar 3.60 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat keluar,

pada tabel laporan surat keluar terdapat proses cari surat, filter dan cetak

laporan.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Laporan Surat Keluar

Klasifikasi

Dashboard

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Disposisi

Laporan Grafik

Logout

Registrasi No Surat Perihal Tgl Surat

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Pengirim PenerimaXXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Pilih Tahun Pilih Bulan Filter Cetak

Gambar 3.60 Desain tampilan menu data laporan surat keluar

Saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat

laporan dari surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar 3.61.

Gambar 3.61 Desain tampilan laporan surat keluar

Page 117: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

97

3. Desain tampilan laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik

Gambar 3.62 merupakan desain tampilan menu dari data laporan surat masuk

dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Laporan Grafik Surat Masuk dan Surat Keluar Bulanan

Klasifikasi

Dashboard

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Keluar

Disposisi

Laporan Grafik

Logout

Gambar 3.62 Desain tampilan laporan grafik surat

f. Desain Tampilan Menu Klasifikasi

Menu klasifikasi pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan berfungsi

untuk melakukan proses tambah data klasifikasi surat yaitu nama klasifikasi dank

kode klasifikasi. Tampilan desain klasifikasi surat terlihat pada Gambar 3.63.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Nama Klasifikasi: SimpanKode Klasifikasi:

Klasifikasi Surat

Klasifikasi

Logout

Dashboard

Kode

1. XXXXX

2. XXXXX

Nama Klasifikasi

XXXXX

XXXXX

Tools

Hapus

HapusDisposisi

Gambar 3.63 Desain tampilan form klasifikasi surat

Page 118: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

98

g. Desain Tampilan Menu Disposisi

Menu disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah didisposisi

oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat verifikasi surat yaitu

terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi surat terlihat pada Gambar

3.64.

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Disposisi Surat Masuk

Klasifikasi

Logout

Dashboard

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Terima Tolak Disposisi

Disposisi

Terima Tolak Disposisi

Gambar 3.64 Desain tampilan data disposisi surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses verifikasi surat yaitu terima

maka proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak

ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima dan

proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi data

disposisi surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat pada

Gambar 3.65

SIPAS

Surat

Arsip

Laporan

Data Disposisi Surat Masuk

Klasifikasi

Logout

Dashboard

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Terima

Disposisi

Tolak

Gambar 3.65 Desain tampilan proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk

Page 119: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

99

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi maka staff Ekspedisi

dan Arsip menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi.

Tampilan proses disposisi seperti yang terlihat pada Gambar 3.66.

Penerima

Pesan

Simpan

Disposisi Surat

Pesan

Pilih Bagian Penerima Disposisi ...

Gambar 3.66 Desain tampilan proses disposisi data surat masuk

h. Desain Tampilan Data Pegawai

Gambar 3.67 merupakan desain tampilan menu dari data pegawai bagian atau biro

yang akan menerima surat, mengelola surat keluar, dan memberikan verifikasi

status surat masuk, pada tabel pegawai terdapat proses cari pegawai, add pegawai

dan edit.

SIPAS

Pegawai

Data Pegawai

Logout

Dashboard

No. NIP Nama Jabatan Bagian

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Add User Edit

Add User Edit

Gambar 3.67 Desain tampilan data pegawai Bagian atau Biro

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses add user maka pegawai yang

ditambahkan mempunyai hak akses untuk masuk kedalam sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan. Pegawai yang telah ditambahkan oleh staff

Page 120: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

100

Ekspedisi dan Arsip akan terdapaftar pada tampilan dashboard pegawai.

Tampilan dashboard pegawai seperti yang terlihat pada Gambar 3.68.

SIPAS

Pegawi

Data Pegawai Yang Dapat Mengakses Sistem

Logout

Dashboard

No. NIP Id Bagian Bagian

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Hapus

Hapus

Gambar 3.68 Desain tampilan data pegawai Bagian atau Biro yang dapat

mengakses sistem

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses edit maka akan menampilkan

data-data pegawai yang telah diinputkan dan melakukan proses ubah data pegawai

yaitu nama, alamat, bagian, jenis kelamin, golongan, jabatan, agama, dam

pendidikan terkahir. Tampilan detail data pegawai dapat dilihat pada Gambar 3.69.

SIPAS Logout

NIP XXXXX

XXXXX

Simpan

Nama

XXXXX

Bagian XXXXX

Alamat

XXXXX

Detail Data Pegawai

Jenis Kelasmin

XXXXXTMT golongan Terakhir

XXXXXGolongan

Pegawi

Dashboard

Jabatan

Agama

Pendidikan Terakhir

...

......

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Gambar 3.69 Desain tampilan detail data pegawai

Page 121: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

101

2. Desain Interface user (Pegawai Bagian atau Biro)

a. Desain Tampilan Home User

Pada saat pegawai bagian atau biro telah berhasil login maka akan tampil halaman

home user yang terdapat jumlah data surat masuk dan jumlah data surat keluar,

dan jumlah data disposisi surat masuk. Pada sistem infromasi pengelolaan surat

dan kearsipan terdiri dari menu-menu yaitu menu surat masuk, surat keluar,

disposisis surat selain itu terdapat logout yang berfungsi untuk keluar dari sistem.

Tampilan home pegawai bagian atau biro dapat dilihat pada Gambar 3.70.

SIPAS

Dashboard

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi Surat

Selamat Datang di Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Logout

Jumlah Data Surat Masuk

Jumlah Data Surat Keluar

Jumlah Data Disposisi Surat

Masuk

Gambar 3.70 Desain Tampilan Home User (Pegawai Bagian atau Biro)

b. Desain Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 3.71 merupakan desain tampilan menu dari data surat masuk yang

diterima oleh bagian yang akan diproses oleh pegawai bagian. Pada tabel surat

masuk terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan disposisi surat

masuk.

SIPAS

Dashboard

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi Surat

Logout

Data Surat Masuk

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Disposisi

Detail Disposisi

Gambar 3.71 Desain tampilan data surat masuk

Page 122: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

102

Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan

data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,

pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk

pegawai bagian tidak dapat melakukan proses ubah data surat masuk karena

pegawai tidak mempunyai wewenang untuk mengubah data dari surat masuk

yang diterima. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.72.

SIPAS Logout

No. Surat XXXXX

Tanggal Surat XXXXX

Foto

Simpan

...

Pengirim XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima XXXXX

...

Detail Surat Masuk

Kembali

Dashboard

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi Surat

Gambar 3.72 Desain tampilan detail surat masuk

Pada saat pegawai bagian memilih proses disposisi maka pegawai bagian

menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan

proses disposisi surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 3.73.

Penerima

Pesan

Simpan

Disposisi Surat

Pesan

Pilih Bagian Penerima Disposisi ...

Gambar 3.73 Desain tampilan proses disposisi surat masuk

Page 123: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

103

Gambar 3.74 merupakan desain tampilan menu dari data surat keluar, pada

tabel surat keluar terdapat beberapa proses yaitu proses cari surat, detail, dan

hapus surat keluar.

SIPAS

Surat Masuk

Surat Keluar

Data Surat Keluar

Disposisi

Logout

DashboardTambah Surat

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Detail Hapus

Detail Hapus

Gambar 3.74 Desain tampilan data surat keluar

Pada saat pegawai memilih proses tambah surat maka akan menampilkan form

untuk menginputkan data-data surat keluar yaitu nomor surat, tanggal surat,

tanggal kirim, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.

Tampilan form surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.75.

SIPAS Logout

No. Surat

Foto Surat

Tanggal Surat

Telusuri

Simpan

...

Pengirim

Perihal

Penerima

Klasifikasi

......

Surat Keluar

Tidak ada berkas dipilih

Kembali

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Dashboard

...Tanggal Kirim

Gambar 3.75 Desain tampilan form surat keluar

Page 124: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

104

Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan

data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,

pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat keluar

staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah data-data surat keluar.

Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.76.

SIPAS Logout

No. Surat XXXXX

Tanggal Surat XXXXX

Foto

Simpan

...

Pengirim XXXXX

Perihal XXXXX

Penerima XXXXX

...

Detail Surat Keluar

Kembali

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Dashboard

Gambar 3.76 Desain tampilan detail surat keluar

c. Desain Tampilan Menu Disposisi

Menu disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah

didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat

verifikasi surat yaitu terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi

surat terlihat pada Gambar 3.77.

SIPAS

Data Disposisi Surat Masuk

Logout

Tambah Surat

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Terima

Tolak

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Dashboard

Tolak Disposisi

Tolak Disposisi

Gambar 3.77 Desain tampilan data disposisi surat masuk

Page 125: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

105

Pada saat pegawai bagian memilih proses verifikasi surat yaitu terima maka

proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak

ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima

dan proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi

data disposisi surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat

pada Gambar 3.78.

SIPAS

Data Disposisi Surat Masuk

Logout

Tambah Surat

No. Surat Tgl. Surat Pengirim Perihal Penerima XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

XXXXX

Search:

Tools

Terima

Tolak

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Dashboard

Gambar 3.78 Desain tampilan proses verifikasi terima dan tolak

data surat masuk

Pada saat pegawai memilih proses disposisi maka pegawai menginputkan

penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan proses disposisi

seperti yang terlihat pada Gambar 3.79.

Penerima

Pesan

Simpan

Disposisi Surat

Pesan

Pilih Bagian Penerima Disposisi ...

Gambar 3.79 Desain tampilan proses disposisi data surat masuk

Page 126: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

106

3.2.5 Coding atau Implementasi

Tahapan selanjutnya adalah proses implementasi rancangan sistem yang sudah

dilakukan ke dalam bentuk bahasa pemrograman (coding). Pada pembuatan sistem

informasi pengelolaan surat dan kearsipan menggunakan codeigniter sebagai framework-

nya dan untuk pengaplikasiannya menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP.

Seluruh perancangan yang telah dilakukan, akan ditransformasikan ke dalam bentuk

model, view, controller sesuai dengan kerangka dari codeIgniter.

3.2.6 Pengujian

Setelah tahap coding atau implementasi selesai, maka tahap selanjutnya adalah

melakukan pengujian terhadap sistem. Pengujian dilakukan dengan melihat keseluruhan

fungsi-fungsi yang telah selesai dan membandingkan dengan rancangan yang dibuat

sebelumnya. Metode yang digunakan dalam tahap pengujian ini adalah metode black box

dan Mean Opinion Score (MOS).

Metode black box merupakan pengujian yang berfokus pada pengujian

persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input

yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.

Mean Opinion Score (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif terhadap hasil

citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia, sehingga baik

buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif masing-masing

koresponden. Adapun untuk penilaian kualitatif dapat ditinjau dari segi pengamatan

mata manusia atau Mean Opinion Score (MOS).

3.2.7 Dokumentasi

Tahap dokumentasi dilakukan setelah sistem berfungsi sesuai dengan tujuan dan

rancangan yang telah dibuat, maka akan dilanjutkan ke tahap dokumentasi sistem dengan

pembuatan laporan. Laporan yang akan dibuat terdiri dari latar belakang, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, landasan teori, rancangan interface,

implementasi rancangan ke dalam coding bahasa pemprogram dan pengujian sistem.

Page 127: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

107

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi

Pada bab ini, akan menjelaskan mengenai implementasi rancangan sistem,

implementasi database sistem dan implementasi interface sistem. Selain itu, pada bab IV

ini juga akan membahas mengenai hasil dari sistem yang telah dibuat dan pengujian

terhadap sistem.

4.1.1 Implementasi Database

Database yang digunakan merupakan hasil dari perancangan pada bab

sebelumnya, dimana database yang dibuat yaitu surat terdiri dari tabel_admin,

tabel_arsip_surat_keluar,tabel_arsip_surat_masuk,tabel_bagian,tabel_di

sposisi,tabel_klasifikasi_surat,tabel_pegawai,tabel_surat_keluar,dan

tabel_surat_masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1. Implementasi database surat

Page 128: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

108

Pada Gambar 4.1 terdapat tabel yang terdiri dari beberapa field-field untuk

menampung data-data yang diperlukan. Berikut merupakan rincian dari field-field dari

Gambar 4.1 seperti pada Gambar 4.2 tabel admin, Gambar 4.3 tabel arsip surat

keluar, Gambar 4.4 tabel arsip surat masuk, Gambar 4.5 tabel bagian, Gambar 4.6

tabel disposisi, Gambar 4.7 tabel klasifikasi surat, Gambar 4.8 tabel pegawai,

Gambar 4.9 tabel surat keluar, dan Gambar 4.10 tabel surat masuk.

1. Tabel admin

Tabel admin merupakan tabel hak akses dari masing-masing user berdasarkan

kelompok atau level dari user yang menggunakan sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2. Field-field dalam tabel admin

2. Tabel arsip surat keluar

Tabel arsip surat keluar merupakan tabel yang berisi field-field mengenai

arsip surat keluar. Tabel arsip surat keluar berfungsi untuk

mengarsipkan surat keluar yang telah diinputkan oleh pegawai-pegawai

bagian dan diarsipkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip seperti yang terlihat pada

Gambar 4.3.

Gambar 4.3. Field-field dalam tabel arsip surat keluar

Page 129: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

109

3. Tabel arsip surat masuk

Tabel arsip surat masuk merupakan tabel yang berisi field-field mengenai

arsip surat masuk. Tabel arsip surat masuk berfungsi untuk mengarsipkan

surat masuk yang telah diinputkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip, pada tabel

arsip surat masuk terdapat nomor bok dan nomor rak yang berfungsi

sebagai letak penyimpanan surat sehingga mempermudah dalam proses

pencarian surat yang telah diarsipkan seperti yang terlihat pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4. Field-field dalam tabel arsip surat masuk

4. Tabel bagian

Tabel bagian merupakan tabel yang berisi field-field mengenai bagian atau

biro-biro yang terdapat pada kantor Gubernur Nusa Tenggara Barat. Pada

sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan biro-biro atau bagian yang

berfungsi sebagai penerima surat yang akan diproses oleh pegawai bagian

atau biro masing-masing seperti yang terlihat pada Gambar 4.5.

Gambar 4.5. Field-field dalam tabel bagian

Page 130: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

110

5. Tabel disposisi

Tabel disposisi merupakan tabel yang berisi field-field mengenai disposisi

surat. Tabel disposisi berfungsi untuk mengetahui proses disposisi surat

masuk atau keberdaan surat masuk sebelum diterima oleh penerima surat,

selain itu pada tabel disposisi terdapat status sebagai verifikasi surat masuk

dari pegawai bagian seperti yang terlihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6. Field-field dalam tabel disposisi

6. Tabel klasifikasi surat

Tabel klasifikasi surat merupakan tabel yang berisi field-field mengenai

klasifikasi surat atau jenis surat yang ada pada kantor Gubernur Nusa

Tenggara Barat seperti yang terlihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.7. Field-field dalam tabel klasifikasi surat

7. Tabel pegawai

Tabel pegawai merupakan tabel yang berisi field-field mengenai data diri dari

pegawai bagian. Pegawai bagian pada sistem informasi pengelolaan surat dan

Page 131: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

111

kearsipan ini mempunyai wewenang untuk memproses surat masuk yang

diterima ataupun mengirim surat keluar kepada instansi atau perusahaan diluar

Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat, selain itu pegawai bagian

mempunyai wewenang untuk memverifikasi status dari surat masuk seperti

yang terlihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8. Field-field dalam tabel pegawai

8. Tabel surat keluar

Tabel surat keluar merupakan tabel yang berisi field-field mengenai surat

keluar yang akan diinputkan oleh pegawai bagian kedalam sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar 4.9.

Gambar 4.9. Field-field dalam tabel surat keluar

Page 132: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

112

9. Tabel surat masuk

Tabel surat masuk merupakan tabel yang berisi field-field mengenai surat

masuk yang diinputkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip kedalam sistem

informasi pengelolaan surat dan kearsipan seperti yang terlihat pada Gambar

4.10.

Gambar 4.10. Field-field dalam tabel surat masuk

4.1.2 Implementasi Class Sistem

Berdasarkan rancangan class diagram yang telah dibuat pada bab sebelumnya

implementasi dari class telah sesuai dengan perancangan tersebut. Perancangan class

dibangun berdasarkan struktur pada framework CodeIgniter yang terdiri dari MVC

(Model, View, Controller). Berikut merupakan implementasi class dari sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan pada kantor Gubernur Nusa Nusa Tenggara Barat seperti

yang terlihat pada Gambar 4.11 implementasi class pada model, Gambar 4.12

implementasi class pa da controller dan Gambar 4.13 implementasi class pada view.

1. Implementasi class pada model

Model digunakan untuk melakukan pengolahan database agar dapat saling

terhubung dengan sistem yang akan dibangun. Pada model juga berisi perintah-

perintah untuk memanipulasi data seperti insert, update, delete, dan search. Pada

sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdapat empat model yaitu

Page 133: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

113

M_login, M_surat, M_surat_keluar, dan M_surat_masuk seperti yang

terlihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4.11. Implementasi class pada model

2. Implementasi class pada controller

Controller merupakan penghubung antara model dengan view. Pada controller

terdapat class yang dapat memproses permintaan dari view pada struktur database

yang terdapat di model. Pengimplementasian controller pada sistem informasi

pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari empat class yang memiliki fungsinya

masing-masing yaitu controller Admin.php, Bagian.php, Home.php,

Umum.php seperti yang terlihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12. Implementasi class pada controller

3. Implementasi class pada view

View merupakan bagian yang akan menyajikan tampilan user interface pada

sebuah website pada pengguna, dimana pada sistem informasi pengelolaan surat

dan kearsipan view dibagi menjadi empat kelompok yaitu view admin, bagian,

umum dan V_home. View admin terdiri dari view Sidebar_admin.php,

V_detailpegawai.php, V_halamanDepan.php, V_pegawai.php, view bagian

terdiri dari view Sidebar_Bagian.php, V_detailsk.php, V_disposisi.php,

V_halamanDepan.php, V_Surat_keluar.php, V_suratmMasuk.php, view

umum terdiri dari Sidebar_Umum.php, V_ArsipSurat_keluar.php,

V_ArsipSurat_masuk.php, V_cetak.php, V_cetaksk.php,

V_DetailASK.php, V_Detail_ASM.php, V_detailsk.php,

Page 134: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

114

V_detailsm.php, V_disposisi.php, V_grafik, V_halamanDepan.php,

V_KlasifikasiSurat.php, V_Laporan.php, V_Laporansk.php,

V_Surat_keluar.php, dan V_Surat_masuk.php seperti yang terlihat pada

Gambar 4.13.

Gambar 4.13. Implementasi class pada view

4.1.3 Implementasi Interface Sistem

Interface sistem merupakan antar muka yang berinteraksi secara langsung dengan

pengguna. Dalam implementasi interface sistem informasi pengelolaan surat dan

kearsipan, telah dikembangkan berdasarkan perancangan pada bab sebelumnya. Pada

interface sistem informasi pengelolaan suat dan kearsipan terdiri dari interface

administrator, user dan halaman user. Berikut merupakan rincian dari tiap-tiap interface:

Page 135: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

115

1. Interface Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)

a. Login Administrator

Interface Login Administrator merupakan suatu interface yang digunakan oleh

admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dan pegawai bagian untuk masuk ke dalam

sistem dengan melakukan proses login. Saat admin dan pegawai bagian

melakukan proses login di perlukan data-data berupa NIP sebagai username dan

password seperti yang terlihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 interface login administrator

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip (admin) atau pegawai bagian menginputkan

username dan password tidak sesuai atau salah maka akan menampilkan notifikasi

dapat dilihat pada Gambar 4.15.

Gambar 4.15 Notifikasi menginputkan username dan password salah

Page 136: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

116

Cuplikan source code 4.1 controller login administrator

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

public function do_login(){

$data = array('NIP' => $this->input->post('username',

TRUE),

'password' => md5($this->input-

>post('password', TRUE)),

);

$this->load->model('m_login');

$hasil = $this->m_login->cek_user($data);

if ($hasil->num_rows() == 1) {

foreach ($hasil->result() as $sess) {

$sess_data['NIP'] = $sess->NIP;

$sess_data['level'] = $sess->Level;

$this->session-

>set_userdata($sess_data);

}

if ($this->session->userdata('level')=='0') {

$this->session >set_userdata('user0','TRUE');

redirect('Admin');

}elseif($this->session->userdata('level')=='16') {

$this->session->set_userdata('user2','TRUE');

redirect('Umum');

}else{

$this->session->set_userdata('user3','TRUE');

redirect('Bagian');

}

}else{

$this->session->set_flashdata('pesan_login','<div

class="alert alert-danger">Kombinasi Username dan Password

Salah</div>');

redirect();

}

}

Pada cuplikan source code 4.1 adalah souce code controller login yang terdapat variable

$data untuk menampung informasi NIP sebagai username dan password sebagai kata

sandi yang diinput dan disubmit oleh staff Ekspedisi dan Arsip dan pegawai melalui form

login. Pada baris ke-6 dan ke-7 merupakan fungsi dari model m_login yang digunakan

untuk mengecek atau mengambil data user pada database admin saat proses login. Pada

baris ke-14 sampai dengan baris ke-22 merupakan suatu kondisi proses login user

berdasarkan level atau tingkatan hak akses, jika proses login dengan tingkatan atau level

0 maka user mengakses sistem dengan hak akses sebagai administrator, dan jika proses

login dengan tingkatan atau level 16 maka user mengakses sistem dengan hak akses

sebagai staff Ekspedisi dan Arsip yang berada pada bagian umum, sedangkan proses login

tidak adanya level atau tingkat hak akses maka user mengakses sistem dengan hak akses

sebagai pegawai bagian atau biro lain. Setelah data diproses dan jika data tersedia, proses

selanjutnya adalah mencocokan password user dari inputan form dengan password yang

Page 137: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

117

ada pada database. Sebelum mencocokan data password, terlebih dahulu password yang

diinput user dari form dilakukan proses enkripsi menggunakan metode md5(). Jika

username dan password benar maka proses login berhasil dan user akan dialihkan ke

halaman dashboard administrator, sebaliknya jika password tidak cocok maka akan

dialihkan ke kembali ke form login dengan menyampaikan pesan bahwa username dan

password salah.

b. Interface home administrator

Setelah admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) berhasil login ke dalam sistem maka

akan terlihat tampilan halaman home administrator yang terdapat jumlah surat

masuk, jumlah surat keluar, jumlah disposisi surat masuk yang masuk kebagian

admin selain itu pada halaman home administrator juga terdapat menu-menu yang

terdiri dari menu surat, menu arsip surat, laporan surat, klasifikasi surat, dan

disposisi surat seperti yang terlihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4.16 interface home administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip)

Cuplikan source code 4.2 controller cari surat masuk

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

public function cari_surat(){

$no=$this->input->post('no_surat');

$data=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(' where

No_surat="'.$no.'"');

$row=$data->row();

if (isset($row)) {

$ds['surat']=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(' where

No_surat="'.$no.'"');

$ds['dis']=$this->M_surat->disposisi2(' where

disposisi.Id_SM="'.$row->Id_SM.'"');

$this->load->view('Umum/V_cari_surat',$ds);

Page 138: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

118

12.

13.

14.

15.

16.

17.

}else{

echo '<div class="alert alert-danger"><i

class="fa fa-check fa-fw"></i> <strong> Surat Tidak Di

temukan</strong></div>';

}

}

Pada cuplikan source code 4.2 adalah souce code controller cari surat masuk sesuai dengan

kebutuhan pengirim surat. Pada baris ke-1 dan baris ke-2 terdapat variabel $no untuk

menampung informasi nomor surat masuk, dan terdapat model M_surat_masuk untuk

mengambil data surat masuk dan disimpan pada variabel $data. Pada baris ke-6 sampai

dengan baris ke-10 terdapat suatu kondisi jika nomor surat yang dicari ditemukan maka

akan menampilkan data surat masuk dengan mengambil data surat masuk dari model

model M_surat_masuk dan akan menampilkan data disposisi surat masuk dengan

mengambil data dari model M_surat. Apabila nomor surat yang dicari tidak ditemukan

maka akan menampilkan pesan data surat tidak ditemukan.

c. Interface Menu Surat

Menu surat pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu Interface surat masuk dan Interface surat keluar.

1. Interface surat masuk

Halaman data surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data dari

surat masuk yang terlihat pada interface data surat masuk. Pada halaman ini,

admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat melakukan beberapa proses yaitu

proses cari surat, tambah data, detail, disposisi, arsip dan hapus surat masuk

seperti yang terlihat pada Gambar 4.17

Gambar 4.17 interface data surat masuk.

Page 139: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

119

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses tambah surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data-data surat masuk yaitu nomor

surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat.

Tampilan form surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.18.

Gambar 4.18 interface form surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor

surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan

detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip dapat melakukan proses ubah

data-data surat masuk. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar

4.19.

Gambar 4.19 Interface detail surat masuk

Page 140: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

120

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi surat maka akan

menampilkan notifikasi surat masih dalam proses artinya surat telah sampai

pada penerima atau tujuan surat tetapi penerima surat belum melakukan proses

disposisi ke bagian-bagian lain. Tampilan monitoring disposisi surat masuk

dengan status masih dalam proses dapat dilihat pada Gambar 4.20

Gambar 4.20 Interface monitoring disposisi surat dengan status surat masih

dalam proses

Tampilan monitoring disposisi surat masuk dengan status surat telah

terdisposisi ke bagian-bagian lain dan verifikasi surat diterima atau ditolak

dapat dilihat pada Gambar 4.21

Gambar 4.21 Interface monitoring disposisi surat dengan status surat telah

terdisposisi

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses hapus surat maka akan

menampilkan notifikasi data surat telah terhapus. Tampilan notifikasi hapus

surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Interface hapus data surat masuk

Page 141: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

121

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat masuk yaitu nomor

bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat masuk dapat

dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4.23 Interface form arsip surat masuk

Cuplikan source code 4.3 controller arsip surat masuk

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

public function tampil_SuratMasuk($id){

$arsip=$this->M_surat_masuk->cek_arsip(" where

Id_SM='".$id."'");

$r = $arsip->row();

if (isset($r))

{

echo '<div class="row">

<div class="col-lg-12">

<div class="alert alert-success">

<i class="fa fa-check fa-fw"></i>

<strong> data telah diarsipkan</strong>

</div>

</div>

</div>';

}else{

$t=$this->M_surat_masuk->ModelSurat(" where

surat_masuk.Id_SM='".$id."'");

$row = $t->row();

echo '<form role="form" action="Do_arsipSM"

method="POST">';

echo'<div class="row">

<div class="col-lg-12">

<div class="form-group">

<label>No Surat</label>

<input class="form-control" name="No_surat"

type="text" readonly="" value="'.$row->No_surat.'">

<input class="form-control" name="Id_SM"

type="hidden" value="'.$row->Id_SM.'">

</div>

Page 142: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

122

30.

31.

32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

45.

46.

47.

48.

49.

50.

51.

<div class="form-group">

<label>No Bok</label>

<input class="form-control" name="No_bok"

type="text" >

</div>

<div class="form-group">

<label>No Rak</label>

<input class="form-control" name="No_rak"

type="text">

</div>

<div class="form-group">

<label>No Fisis</label>

<input class="form-control" name="No_fisis"

type="text">

</div>

<button type="submit" class="btn btn-

primary">Simpan</button>

</div>

</div>

</form>';

}

}

Pada cuplikan source code 4.2 adalah souce code controller arsip surat masuk. Pada baris

ke-2 terdapat variabel $arsip untuk menampung informasi arsip yang diambil dari model

M_surat_masuk dengan melakukan pengecekan data arsip menggunakan Id_SM (id surat

masuk). Pada baris ke-5 sampai dengan baris ke-14 merupakan suatu kondisi jika data-

data dari sura masuk telah diarsipkan. fungsi dari model m_login yang digunakan untuk

mengecek atau mengambil data user pada database admin saat proses login. Pada baris

ke-15 sampai dengan baris ke-18 merupakan suatu kondisi jika surat masuk belum

diarsipkan maka terdapat variabel $t untuk menampung data-dat surat masuk yang akan

diarsipkan dengan proses mengambil data surat masuk pada model M_surat_masuk.

Pada baris ke-19 sampai dengan baris ke-46 merupakan proses untuk membuat form arsip

yang berisi data-data arsip yaitu No_surat, Id_SM, No_bok, No_rak, No_fisis dan

melakukan proses submit data untuk menyimpan data-data arsip surat masuk.

2. Interface surat keluar

Halaman data surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data dari

surat keluar yang terlihat pada interface data surat keluar. Pada halaman ini,

admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat melakukan proses cari surat, detail,

disposisi, dan arsip surat masuk dengan menuju link dari masing- masing

Page 143: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

123

proses yang ada pada tabel surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar

4.24.

Gambar 4.24 Interface menu data surat keluar

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat keluar yang telah diinputkan seperti nomor surat,

tanggal surat, pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail

surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip tidak dapat melakukan proses ubah data-

data surat keluar. Tampilan detail surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.25

Gambar 4.25 Interface detail surat keluar

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses arsip surat maka akan

menampilkan form untuk menginputkan data arsip surat keluar yaitu nomor

bok, nomor rak, dan nomor fisis surat. Tampilan form arsip surat keluar dapat

dilihat pada Gambar 4.26.

Page 144: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

124

Gambar 4.26 Interface arsip surat keluar

d. Interface Menu Arsip

Menu arsip pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu interface arsip surat masuk dan interface arsip surat keluar.

1. Interface Arsip Surat Masuk

Halaman data arsip surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data

dari surat masuk dengan menampilkan nomor rak, nomor bok dan nomor fisis

untuk mempermudah proses pencarian surat secara fisisk seperti terlihat pada

Gambar 4.27.

Gambar 4.27 Interface data arsip surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat masuk yang telah diarsipkan seperti nomor surat,

pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor

map dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk staff Ekspedisi dan Arsip

Page 145: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

125

dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor

rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat masuk dapat dilihat pada

Gambar 4.28.

Gambar 4.28 Interface detail arsip surat masuk

2. Interface Arsip Surat Keluar

Halaman data arsip surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data

dari surat keluar dengan menampilkan nomor rak, nomor bok dan nomor fisis

untuk mempermudah proses pencarian surat secara fisisk seperti terlihat pada

Gambar 4.29.

Gambar 4.29 Interface data arsip surat keluar

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses detail surat maka akan

menampilkan data-data surat keluar yang telah diarsipkan seperti nomor surat,

pengirim, penerima, perihal, nomor bok, nomor rak, nomor fisis atau nomor

Page 146: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

126

map dan foto surat. Pada tampilan detail surat keluar staff Ekspedisi dan Arsip

dapat melakukan proses ubah data arsip surat masuk yaitu nomor bok, nomor

rak, dan nomor fisis. Tampilan detail arsip surat keluar dapat dilihat pada

Gambar 4.30.

Gambar 4.30 Interface detail arsip surat keluar

e. Interface Menu Laporan

Menu laporan pada sistem Informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdiri dari

sub-sub menu yaitu interface laporan surat masuk, interface laporan surat keluar

dan interface laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik.

1. Interface laporan surat masuk

Halaman data laporan surat masuk adalah halaman yang berisi data-data surat

masuk yang akan menjadi laporan surat masuk bulanan atau tahunan. Pada

tabel data laporan surat masuk terdapat proses cari surat, filter dan cetak

laporan.

Gambar 4.31 Interface menu data laporan surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat

laporan dari surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.32.

Page 147: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

127

Gambar 4.32 Interface laporan surat masuk

2. Interface laporan surat keluar

Halaman data laporan surat keluar adalah halaman yang berisi data-data surat

keluar yang akan menjadi laporan surat keluar bulanan atau tahunan. Pada

tabel data laporan surat keluar terdapat proses cari surat, filter dan cetak

laporan.

Gambar 4.33 Interface menu data laporan surat keluar

Page 148: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

128

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses cetak maka akan terlihat

laporan dari surat keluar seperti yang terlihat pada Gambar 4.34.

Gambar 4.34 Interface laporan surat keluar

3. Interface laporan surat masuk dan keluar dalam bentuk garafik

Halaman laporan garfik merupakan halaman yang berisi jumlah data surat

masuk dan surat keluar perbulan yang ditampilkan dalam bentuk grafik

Gambar 4.35 interface laporan surat masuk dan surat keluar dalam bentuk grafik

Page 149: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

129

f. Interface Menu Klasifikasi Surat

Halaman klasifikasi surat adalah halaman yang berisi data-data dari

klasifikasi surat yaitu nama klasifiaksi dan kode klasifiaksi seperti yang

terlihat pada Gambar 4.36.

Gambar 4.36 interface data klasifikasi surat

g. Interface Menu Disposisi Bagian Umum

Halaman disposisi bagian umum merupakan halaman yang berisi data-data

surat masuk yang telah didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data

disposisi terdapat verifikasi surat yaitu terima, tolak, dan disposisi.

Gambar 4.37 interface data disposisi bagian umum

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses verifikasi surat yaitu

terima maka proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak

berfungsi atau tidak ada, dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak

maka proses terima dan proses disposisi tidak berfungsi atau tidak ada.

Page 150: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

130

Tampilan proses verifikasi data disposisi surat masuk yaitu proses terima

dan tolak seperti yang terlihat pada Gambar 4.38.

Gambar 4.38 Interface proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses disposisi maka staff

Ekspedisi dan Arsip menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan

disposisi. Tampilan proses disposisi seperti yang terlihat pada Gambar 4.39

Gambar 4.39 Interface proses disposisi data surat masuk

h. Interface data pegawai bagian atau biro

Halaman pegawai bagian atau biro adalah halaman yang berisi data-data dari

pegawai bagian atau biro yang dapat mengakses kedalam sistem sesuai

dengan hak akses dari masing-masing bagian atau biro. Pada tabel pegawai

terdapat proses cari pegawai, add pegawai dan edit seperti yang terlihat pada

Gambar 4.40.

Page 151: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

131

Gambar 4.40 interface data pegawai bagian atau biro

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses add user maka

pegawai yang ditambahkan mempunyai hak akses untuk masuk kedalam

sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan. Pegawai yang telah

ditambahkan oleh staff Ekspedisi dan Arsip akan terdapaftar pada

tampilan dashboard pegawai. Tampilan dashboard pegawai seperti yang

terlihat pada Gambar 4.41.

Gambar 4.41 Interface data pegawai Bagian atau Biro yang dapat

mengakses sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan

Page 152: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

132

Pada saat staff Ekspedisi dan Arsip memilih proses edit maka akan

menampilkan data-data pegawai yang telah diinputkan dan melakukan proses

ubah data pegawai yaitu nama, alamat, bagian, jenis kelamin, golongan,

jabatan, agama, dam pendidikan terkahir. Tampilan detail data pegawai dapat

dilihat pada Gambar 4.42.

Gambar 4.42 interface detail pegawai bagian atau biro.

2. Interface User (Pegawai Bagian atau Biro)

Interface user adalah interface yang digunakan oleh pegawai bagian atau biro sebagai

pengguna untuk berinteraksi dengan sistem saat akan melakukan proses menerima

surat, memberikan verifikasi terhadap surat yang diterima dan melakukan proses

menginputkan data-data surat keluar.

a. Interface home user

Setelah berhasil melakukan proses login, maka pegawai bagian atau biro akan di

rujuk ke halaman user yang terdapat jumlah surat masuk, jumlah surat keluar,

jumlah disposisi surat masuk serta beberapa menu yaitu menu surat masuk, menu

surat keluar dan disposisi surat seperti yang terlihat pada interface home user

seperti yang terlihat pada gambar 4.43.

Page 153: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

133

Gambar 4.43 interface Interface home user pegawai bagian atau biro.

b. Interface data surat masuk dan detail surat masuk

Halaman data surat masuk adalah halaman yang berisi tentang data-data dari surat

masuk berdasarkan bagian atau biro yang terlihat pada interface data surat masuk.

Pada tabel surat masuk terdapat proses detail dan disposisi surat masuk seperti

yang terlihat pada Gambar 4.44

Gambar 4.44 interface data surat masuk pegawai bagian

Pada saat pegawai bagian memilih proses detail surat maka akan menampilkan

data-data surat masuk yang telah diinputkan seperti nomor surat, tanggal surat,

pengirim, perihal, penerima, dan foto surat. Pada tampilan detail surat masuk

pegawai bagian tidak dapat melakukan proses ubah data surat masuk karena

pegawai tidak mempunyai wewenang untuk mengubah data dari surat masuk yang

diterima. Tampilan detail surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.45.

Page 154: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

134

Gambar 4.45 interface detail surat masuk pegawai bagian

Pada saat pegawai bagian memilih proses disposisi maka pegawai bagian

menginputkan penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan

proses disposisi surat masuk seperti yang terlihat pada Gambar 4.46.

Gambar 4.46 Interface proses disposisi surat masuk

c. Interface data surat keluar dan detail surat keluar

Halaman data surat keluar adalah halaman yang berisi tentang data-data dari surat

keluar terdiri dari nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, penerima,

klasifikasi surat, dan foto surat yang akan diinputkan oleh pegawai bagian atau

biro seperti terlihat pada interface data surat keluar. Pada halaman ini, pegawai

bagian atau biro dapat melihat detail datat-data dari surat keluar dengan menuju

link lihat detail surat keluar seperti terlihat pada interface detail surat masuk.

Page 155: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

135

Gambar 4.47 interface data surat keluar pegawai bagian

Pada saat pegawai memilih proses tambah surat maka akan menampilkan form

untuk menginputkan data-data surat keluar yaitu nomor surat, tanggal surat,

tanggal kirim, pengirim, perihal, penerima, klasifikasi, dan foto surat. Tampilan

form surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.48.

Gambar 4.48 interface detail surat keluar pegawai bagian

d. Interface Menu Disposisi

Halaman disposisi merupakan tampilan data-data surat masuk yang telah

didisposisi oleh bagian-bagian lain. Pada tabel data disposisi terdapat verifikasi

Page 156: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

136

surat yaitu terima, tolak, dan disposisi. Tampilan desain disposisi surat terlihat

pada Gambar 4.49.

Gambar 4.49 Interface data disposisi surat masuk

Pada saat pegawai bagian memilih proses verifikasi surat yaitu terima maka

proses tolak dan proses disposisi secara otomatis tidak berfungsi atau tidak ada,

dan jika memilih proses verifikasi surat yaitu tolak maka proses terima dan proses

disposisi tidak berfungsi atau tidak ada. Tampilan proses verifikasi data disposisi

surat masuk yaitu proses terima dan tolak seperti yang terlihat pada Gambar 4.50.

Gambar 4.50 Interface proses verifikasi terima dan tolak data surat masuk

Pada saat pegawai memilih proses disposisi maka pegawai menginputkan

penerima disposisi berikutnya dan pesan disposisi. Tampilan proses disposisi

seperti yang terlihat pada Gambar 4.51.

Gambar 4.51 Interface proses disposisi data surat masuk

Page 157: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

137

Cuplikan source code 4.4 controller disposisi surat masuk

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

public function do_disposisi(){

$pengirim= $this->session->userdata('level');

$data = array('Id_SM' => $this->input->post('Id_SM'),

'Id_bagian' => $this->input->post('Id_bagian'),

'Pengirim_disposisi' => $pengirim,

'Pesan' => $this->input->post('pesan'),);

$res=$this->M_surat->insert_disposisi($data);

if($res >= 1){

$dat= array('status' => '3',);

$where = array('Id_SM' => $this->input->post('Id_SM'),

'Id_bagian'=>$pengirim,

);

$res=$this->M_surat->update_disposisi($dat,$where);

$this->session->set_flashdata('pesan','<div class="alert

alert-success"><i class="fa fa-check fa-fw"></i> <strong> Berhasil

Menambahkan Disposisi</strong></div>');

redirect ("Bagian/disposisi");

}

}

Pada cuplikan source code 4.3 adalah souce code controller disposisi surat masuk ke

bagian-bagian lain. Pada baris ke-2 terdapat variabel $pengirim untuk menampung

informasi disposisi berdasarkan level atau tingkatan bagian yang mendisposisi surat. Pada

baris ke-3 sampai dengan baris ke-6 terdapat variabel $data untuk menampung data-data

disposisi yaitu Id_SM, Id_bagian, Pengirim_disposisi, dan Pesan. Pada baris ke-

7 terdapat variabel $res untuk menampung data yang diambil dari model M_surat

dengan fungsi insert_disposisi. Pada baris ke-13 sampai dengan bari ke-17 terdpat

variabel $res untuk menampung data yang diambil dari model M_surat dengan fungsi

update_disposisi, jika proses tambah dan mengubah data disposisi berhasil dilakukan

maka akan menampilkan pesan data disposisi berhasil ditambahkan.

4.2 Pengujian Sistem

Tahap pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui sistem telah berjalan sesuai

dengan sistem yang telah diusulkan. Pengujian sistem yang digunakan adalah dengan

metode black box dan Mean Opinion Score (MOS)

4.2.1 Hasil Pengujian Metode Black Box

Metode pengujian black box merupakan metode pengujian yang menguji fungsi-

fungsi didalam sistem untuk menentukan apakah fungsi-fungsi tersebut sudah berjalan

sesuai harapan atau tidak. Berikut merupakan penjabaran fungsi-fungsi didalam Sistem

Page 158: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

138

Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB yang

akan diuji menggunakan metode black box.

1. Fungsi pada Administrator

a. Fungsi login administrator

Fungsi login administrator dilakukan untuk menguji apakah fungsi pada proses

login admin telah berjalan dengan baik dan benar. Pengujian proses login admin

akan dijelaskan pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Pengujian black box fungsi login administrator.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

tidak sesuai

Proses login gagal dan

akan menampilkan

kembali halaman login

admin.

Sesuai Valid

2. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

sesuai dengan

database

Proses login berhasil

dan admin dapat masuk

kehalaman admin.

Sesuai Valid

Pada pengujian Tabel 4.1 terdapat beberapa variasi dalam input data yaitu apabila data

yang di input tidak sesuai maka admin tidak dapat login ke dalam sistem dan dirujuk ke

halaman login sedangkan bila data yang di input sesuai dengan database maka admin

akan dapat login ke dalam sistem.

b. Fungsi edit data pegawai

Fungsi edit data pegawai merupakan fungsi yang dilakukan untuk merubah data

profil dari pegawai yang sudah ada dan merubah data di database. Pengujian

proses edit data profil pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.2.

Page 159: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

139

Tabel 4.2 Pengujian black box fungsi edit data pegawai

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Salah satu atau lebih

form pegawai diubah

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data pegawai dapat

dilakukan dan ada

notifikasi “data

pegawai berhasil

diubah”.

Sesuai Valid

2. Semua form diisi dengan

data yang lengkap

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data pegawai berhasil

dan tersimpan pada

database.

Sesuai Valid

3. Belum melakukan

perubahan terhadap data

pegawai kemudian

menekan tombol simpan.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data.

Sesuai Valid

c. Fungsi Delete Data Pegawai Bagian atau Biro

Fungsi delete data pegawai merupakan fungsi untuk menghapus data dari pegawai

yang ada didalam database. Admin (Staff Ekspedisi dan Arsip) dapat menekan

tombol delete yang ada pada setiap baris nama dari pegawai. Pengujian proses

delete data pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Pengujian black box fungsi delete data pegawai.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete ditekan

pada salah satu data

pegawai

Terdapat notifikasi

“data pegawai berhasil

dihapus”

Sesuai Valid

Page 160: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

140

d. Fungsi tambah data surat masuk

Fungsi tambah data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari surat masuk yang diterima oleh staff Ekspedisi dan

Arsipi. Pengujian proses tambah data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Pengujian black box fungsi tambah data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil

ditambahkan”.

Sesuai Valid

2. Data file surat berupa

foto atau scan surat

masuk dikosongkan

dan menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat masuk tidak

dapat dilakukan dan

terdapat notifikasi

“pilih berkas”.

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan staff

Ekspedisi dan Arsip

akan dirujuk ke

halaman surat masuk

Sesuai Valid

Pada pegujian surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat

masuk diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal

maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan staff atau petugas

Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman surat masuk.

Page 161: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

141

e. Fungsi edit data surat masuk

Fungsi edit data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah

data dari surat masuk yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses

edit data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.5.

Tabel 4.5 Pengujian black box fungsi edit data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dant

terdapat notifikasi

“data telah berhasil

diubah”.

Sesuai Valid

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat masuk

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

masuk diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan staff

Ekspedisi dan Arsip

akan dirujuk ke

halaman surat masuk

Sesuai Valid

Pada pegujian surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat

masuk diedit, kosong seluruhnya dan sebagian diedit, kemudian menekan tombol

batal maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan staff atau petugas

Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman surat masuk.

Page 162: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

142

f. Fungsi disposisi data surat masuk

Fungsi disposisi data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

mendisposisi surat dari bagian atau biro yang satu ke bagian atau biro lainnya.

Pengujian proses disposisi data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Pengujian black box fungsi disposisi data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol disposisi

ditekan pada salah

satu data surat masuk.

Terdapat pilihan

bagian-bagian yang

akan menerima

disposisi surat masuk

dan pesan disposisi.

Sesuai Valid

2. Telah melakukan

disposisi data surat

masuk kemudian

menekan tombol

simpan.

Terdapat notifikasi

“Surat telah

terdisposisi ke bagian ”

Sesuai Valid

3. Belum melakukan

disposisi surat masuk

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat masuk.

Sesuai Valid

Pada pegujian disposisi surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika data surat

masuk telah melakukan disposisi dan kemudian menekan tombol simpan maka terjadi

proses pendisposisian surat masuk kebagian-bagian lain dengan menambahkan pesan

disposisi. Data disposisi surat masuk akan dimonitoring oleh staff atau petugas

Ekspedisi dan Arsip.

g. Fungsi tambah data arsip surat masuk

Fungsi tambah data arsip surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari arsip surat masuk yang dilakukan oleh staff Ekspedisi

Page 163: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

143

dan Arsip. Pengujian proses tambah data arsip surat masuk akan dijelaskan pada

Tabel 4.7

Tabel 4.7 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data telah diarsipkan.

Sesuai Valid

2. Seluruh form arsip

surat masuk diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol keluar.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat masuk dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

masuk

Sesuai Valid

Pada pegujian arsip surat masuk terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form

arsip surat masuk diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan

tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data arsip arsip surat masuk dan

staff atau petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman arsip surat masuk.

h. Fungsi edit data arsip surat masuk

Fungsi edit data arsip surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

merubah data dari arsip surat masuk yang sudah ada dan tersimpan di database.

Pengujian proses edit data arsip surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.8.

Page 164: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

144

Tabel 4.8 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database.

Sesuai Valid

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

arsip surat masuk

Sesuai Valid

3. Seluruh form arsip

surat masuk diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat masuk dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

masuk

Sesuai Valid

i. Fungsi hapus data surat masuk

Fungsi hapus data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus

data surat masuk akan dijelaskan pada Tabel 4.9.

Tabel 4.9 Pengujian black box fungsi delete data surat masuk

NO. Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete ditekan

pada salah satu data

surat masuk

Terdapat notifikasi

“data surat masuk

berhasil dihapus”

Sesuai Valid

Page 165: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

145

j. Fungsi tambah data surat keluar

Fungsi tambah data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari surat keluar yang diinputkan oleh pegawai bagian.

Pengujian proses tambah data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.10.

Tabel 4.10 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil menambahkan

surat masuk”.

Sesuai Valid

2. Data file surat

berupa foto atau

scan surat keluar

dikosongkan dan

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar tidak

dapat dilakukan dan ada

notifikasi “pilih berkas”.

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat keluar dan pegawai

akan dirujuk ke halaman

surat masuk

Sesuai Valid

Pada pegujian surat kelaur terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat

keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal

maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan pegawai akan dirujuk ke

halaman surat masuk.

Page 166: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

146

k. Fungsi edit data surat keluar

Fungsi edit data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah

data dari surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses

edit data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

Sesuai Valid

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat keluar

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

keluar diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

keluar.

Sesuai Valid

l. Fungsi tambah data arsip surat keluar

Fungsi tambah data arsip surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari arsip surat keluar yang dilakukan oleh staff Ekspedisi

dan Arsip. Pengujian proses tambah data arsip surat keluar akan dijelaskan pada

Tabel 4.12.

Page 167: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

147

Tabel 4.12 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data telah diarsipkan.

Sesuai Valid

2. Seluruh form arsip

surat keluar diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol keluar.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat keluar dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

keluar

Sesuai Valid

Pada pegujian arsip surat keluar terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form

arsip surat keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan

tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data arsip arsip surat keluar dan

staff atau petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman arsip surat keluar.

m. Fungsi edit data arsip surat keluar

Fungsi edit data arsip surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

merubah data dari arsip surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database.

Pengujian proses edit data arsip surat kelaur akan dijelaskan pada Tabel 4.13.

Tabel 4.13 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau

semua form diubah

Proses penyimpanan Sesuai Valid

Page 168: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

148

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

arsip surat keluar.

Sesuai Valid

3. Seluruh form arsip

surat keluar diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat keluar dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

keluar.

Sesuai Valid

n. Fungsi cetak laporan data surat masuk

Fungsi cetak laporan data surat masuk merupakan fungsi yang digunakan untuk

membuat atau mencetak laporan dari surat masuk yang akan diserahkan kepada

pimpinan Biro Umum Sekretatriat Daerah Provinsi NTB. Pengujian proses

mencetak laporan surat masuk dijelaskan pada Tabel 4.14.

Tabel 4.14 Pengujian black box fungsi cetak data laporan surat masuk

NO Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol cetak ditekan

pada halaman laporan

surat masuk

Proses cetak laporan

surat masuk dapat

dilakukan dan dapat

tersimpan dalam

bentuk PDF.

Sesuai Valid

Page 169: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

149

o. Fungsi cetak laporan data surat keluar

Fungsi cetak laporan data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

membuat atau mencetak laporan dari surat keluar yang akan diserahkan kepada

pimpinan Biro Umum Sekretatriat Daerah Provinsi NTB. Pengujian proses

mencetak laporan surat keluar dijelaskan pada Tabel 4.15.

Tabel 4.15 Pengujian black box fungsi cetak laporan data surat keluar

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol cetak ditekan

pada halaman laporan

surat keluar

Proses cetak laporan

surat keluar dapat

dilakukan dan dapat

tersimpan dalam

bentuk PDF.

Sesuai Valid

p. Fungsi tambah data klasifikasi surat

Fungsi tambah data klasifikasi surat merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari klasifikasi surat yang dilakukan oleh staff Ekspedisi dan

Arsip. Pengujian proses tambah data klasifikasi surat akan dijelaskan pada Tabel

4.16.

Tabel 4.16 Pengujian black box fungsi tambah klasifikasi surat

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data klasifikasi surat

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil

menambahkan

klasifikasi”.

Sesuai Valid

Page 170: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

150

2. Seluruh form

klasifikasi surat diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol batal.

Tidak terjadi proses

penyimpanan

klasifikasi surat dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman klasifikasi

surat

Sesuai Valid

Pada pegujian klasifikasi surat terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form

klasifikasi surat diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan

tombol batal maka tidak terjadi proses penyimpana data klasifikasi surat dan staff atau

petugas Ekspedisi dan Arsip akan dirujuk ke halaman klasifikasi surat.

q. Fungsi hapus data klasifikasi surat

Fungsi hapus data klasifikasi surat merupakan fungsi yang digunakan untuk

menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus

data klasifikasi surat akan dijelaskan pada Tabel 4.17.

Tabel 4.17 Pengujian black box fungsi delete data klasifikasi surat

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete

ditekan pada salah

satu data klasifiaksi

surat

Terdapat notifikasi

“data klasifikasi

berhasil dihapus”

Sesuai Valid

2. Fungsi pada User

a. Fungsi Login User (Pegawai Bagian atau Biro)

Fungsi Login User (Pegawai Bagian atau Biro) merupakan fungsi untuk masuk ke

dalam sistem dengan menginputkan nama pengguna dan kata sandi. Pengujian

proses login pegawai akan dijelaskan pada Tabel 4.18.

Page 171: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

151

Tabel 4.18 Pengujian black box fungsi login user

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Form pengguna dan

kata sandi diisi dengan

data yang tidak sesuai

Proses login gagal dan

akan menampilkan

kembali halaman login

pegawai

Sesuai Valid

2. Form pengguna dan

kata sandi diisi dengan

data yang sesuai

dengan database

Proses login berhasil

dan admin dapat masuk

kehalaman pegawai.

Sesuai Valid

Pada pengujian Tabel 4.18 terdapat beberapa variasi dalam input data yaitu apabila data

yang di input tidak sesuai maka admin tidak dapat login ke dalam sistem dan dirujuk ke

halaman login sedangkan bila data yang di input sesuai dengan database maka pegawai

akan dapat login ke dalam sistem.

a. Fungsi tambah data surat keluar

Fungsi tambah data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

menambah data-data dari surat keluar yang diinputkan oleh pegawai bagian.

Pengujian proses tambah data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.19.

Tabel 4.19 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil

Sesuai Valid

Page 172: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

152

menambahkan surat

masuk”.

2. Data file surat

berupa foto atau

scan surat keluar

dikosongkan dan

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar tidak

dapat dilakukan dan

ada notifikasi “pilih

berkas”.

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat keluar dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

masuk

Sesuai Valid

Pada pegujian surat kelaur terdapat beberapa kondisi yaitu ketika seluruh form surat

keluar diisi, kosong seluruhnya dan sebagian diisi, kemudian menekan tombol batal

maka tidak terjadi proses penyimpana data surat masuk dan pegawai akan dirujuk ke

halaman surat masuk.

b. Fungsi edit data surat keluar

Fungsi edit data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk merubah

data dari surat keluar yang sudah ada dan tersimpan di database. Pengujian proses

edit data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.20.

Tabel 4.20 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

Sesuai Valid

Page 173: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

153

kemudian menekan

tombol simpan.

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat keluar

Sesuai Valid

3. Seluruh form surat

keluar diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

keluar.

Sesuai Valid

b. Fungsi hapus data surat keluar

Fungsi hapus data surat keluar merupakan fungsi yang digunakan untuk

menghapus data yang sudah ada dan di dalam database. Pengujian proses hapus

data surat keluar akan dijelaskan pada Tabel 4.21.

Tabel 4.21 Pengujian black box fungsi delete data surat keluar

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete

ditekan pada salah

satu data klasifiaksi

surat

Terdapat notifikasi

“data klasifikasi

berhasil dihapus”

Sesuai Valid

c. Fungsi Terima, Proses dan Tolak Data Surat Masuk

Fungsi terima data surat masuk merupakan fungsi untuk menerima surat masuk

oleh bagian atau biro sebagai tujuan dari surat masuk, jika surat masuk dapat

ditangani oleh penerima surat, selanjutnya terdapat fungsi proses data surat masuk

yang berarti surat masuk sedang didisposisi ke biro-biro lain yang berada pada

kantor Gubernur NTB dan pada proses tolak data surat masuk, jika data surat

Page 174: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

154

masuk tidak diterima oleh bagian atau biro yang berada pada kantor Gubernur.

Pengujian fungsi terima, proses dan tolak data surat masuk dijelaskan pada Tabel

4.22.

Tabel 4.22 Pengujian black box fungsi terima, disposisi dan tolak

NO Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol terima

ditekan pada satu data

Surat masuk.

Tombol disposisi

dan tombol tolak

hilang atau tidak ada

Sesuai Valid

2. Tombol disposisi

ditekan pada satu data

Surat masuk.

Tombol terima dan

tombol tolak hilang

atau tidak ada

Sesuai Valid

3. Tombol tolak ditekan

pada satu data

Surat masuk.

Tombol terima dan

tombol disposisi

hilang atau tidak ada

Sesuai Valid

Berdasarkan pengujian black box yang telah dilakukan terhadap seluruh fungsi

yang ada didalam sistem, dapat dilihat pada tabel pengujian bahwa keseluruhan

fungsi telah sesuai dengan sistem yang diusulkan. Fungsi-fungsi tersebut telah

diuji dengan berbagai kondisi dan data masukan yang berbeda-beda, dengan hasil

pengujian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi

yang telah ada pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sudah

berjalan dengan baik yaitu sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dapat

melakukan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, proses pengarsipan

surat masuk dan pengarsipan surat keluar, proses pendisposisian surat masuk,

proses verifikasi surat masuk, proses rekapitulasi surat masuk dan surat keluar

bulanan ataupun tahunan, serta proses tracking surat yang berfungsi untuk

mempermudah admin dalam mencari disposisi surat yang dibutuhkan oleh

pengirim surat.

Page 175: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

155

4.2.2 Hasil Pengujian Metode Mean Opinion Score (MOS).

Metode Mean Opinion Score (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif

terhadap hasil citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia,

sehingga baik buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif

masing-masing koresponden.

Pengujian dilakukan pada beberapa user mencoba program yang telah dibuat,

kemudian user tersebut mengisi kuisioner. Kuisioner terdiri dari 2 macam yaitu kuisioner

untuk staff Ekspedisi dan Arsip dan kuisioner untuk mahasiswa. Jumlah responden untuk

staff Ekspedisi dan Arsip sebanyak 7 orang sedangkan responden untuk mahasiswa

berjumlah 23 orang.

Daftar parameter pengujian yang diberikan untuk staff Ekspedisi dan Arsip adalah

sebagai berikut:

1. Apakah desain interface tampilan dari sistem ini cukup menarik ?

2. Apakah hasil yang ditampilkan sesuai keinginan (output sistem valid) ?

3. Apakah sistem ini dapat melakukan proses monitoring disposisi surat masuk dan

proses verifikasi surat ?

4. Apakah sistem ini mudah digunakan dan mudah dalam proses pencarian surat

yang dibutuhkan oleh perngirim surat

5. Apakah pengguna terbantu dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat

keluar, pengarsipan surat masuk dan surat keluar, dan rekapitulasi laporan surat

masuk dan surat keluar bulanan ?

Daftar parameter pengujian yang diberikan untuk mahasiswa adalah sebagai berikut:

1. Apakah tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami ?

2. Apakah sistem ini mudah digunakan ?

3. Apakah sistem ini dapat mencetak laporan surat masuk dan surat keluar bulanan

ataupun tahunan

4. Apakah sistem ini dapat memberikan informasi tentang keberadaan surat atau

disposisi surat ?

5. Apakah fitur dalam sistem ini sudah mencukupi ?

Page 176: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

156

Lalu dari parameter pengujian tersebut, responden diminta untuk menjawab dengan nilai-

nilai tertentu, diantaranya:

1 = Baik

2 = Tidak tahu

3 = Buruk

Berdasarkan jawaban tersebut, langkah selanjutnya adalah menghitung persentase dari

setiap jawaban yang diberikan oleh pengguna di setiap pertanyaan. Rumus untuk

menghitung persentase nilai adalah sebagai berikut:

Berdasarkan data hasil kuisioner, dapat dicari persentase masing-masing jawaban dengan

menggunakan persamaan (4-1).

𝑌 =𝑃

𝑄∗ 100%

Dimana : P = Banyaknya jawaban tiap pertanyaan

Q = Jumlah responden

Y = Nilai persentasi

Untuk menghitung persentase rata-rata nilai dari setiap poin jawaban, perhitungan

digunakan perhitungan seperti pada persamaan (4-2) sebagai berikut.

𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 =𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 𝑘𝑒 − 1 + ⋯ + 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 𝑘𝑒 − 5

5

Hasil rekapitulasi data kuisioner dan persentase jawaban pengguna pada setiap

pertanyaan yang telah dihitung dengan menggunakan persamaan (4-1) dan (4-2)

dijabarkan sebagai berikut.

(4-2)

(4-1)

Page 177: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

157

Tabel hasil rekapitulasi pengujian sistem pada responden Staff Ekspedisi dan Arsip dapat

dilihat pada Tabel 4.23.

Tabel 4.23 Hasil pengujian pada staff Ekspedisi dan Arsip meggunakan

Mean Opnion Score (MOS)

No Pernyataan 1 2 3

1. Tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami 5 2 0

2. Hasil yang ditampilkan sesuai keinginan (output

sistem valid) 7 0 0

3. Sistem ini dapat melakukan proses monitoring

disposisi surat masuk dan proses verifikasi surat 7 0 0

4. Sistem ini mudah digunakan dan mudah dalam proses

pencarian surat yang dibutuhkan. 7 0 0

5. Pengguna terbantu dalam proses pengelolaan surat

masuk dan surat keluar, pengarsipan surat masuk dan

surat keluar, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan

surat keluar bulanan.

7 0 0

Total 33 2 0

Rata-rata (%) 94% 6% 0%

Keterangan:

1 = Baik

2 = Tidak Tahu

3 = Buruk

Berdasaran hasil pengujian kuisioner yang dilakukan, maka dapat dihitung total

keseluruhan dari pernyataan responden yaitu terdiri dari 33 jumlah pernyataan baik oleh

responden dengan jumlah rata-rata persentase 94%, dan 2 jumlah pernyataan tidak tahu

dengan jumlah rata-rata persentase 6% dari 5 jumlah pertanyaan dan 7 pada kuisioner

responden staff Ekspedisi dan Arsip. Adapun grafik jumlah persentase pernyataan rata-

rata responden dari kuisioner yang telah diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.52.

Page 178: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

158

Gambar 4.52 Grafik persentase rata-rata pernyataan responden staff Ekspedisi dan Arsip

Tabel hasil rekapitulasi pengujian sistem pada responden Mahasiswa dapat dilihat pada

Tabel 4.24.

Tabel 4.24 Hasil pengujian pada mahasiswa meggunakan

Mean Opnion Score (MOS)

No Pernyataan 1 2 3

1. Tampilan dan desain sistem mudah untuk dipahami 23 0 0

2. Sistem ini mudah digunakan 13 10 0

3. Sistem ini dapat mencetak laporan surat masuk dan

surat keluar bulanan ataupun tahunan 23 0 0

4. Sistem ini dapat memberikan informasi tentang

keberadaan surat atau disposisi surat 23 0 0

5. Apakah fitur dalam sistem ini sudah mencukupi 7 16 0

Total 89 26 0

Rata-rata (%) 77% 23% 0%

Keterangan:

1 = Baik

2 = Tidak Tahu

3 = Buruk

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

BAIK TIDAK TAHU BURUK

94.28

5.71 0DA

LAM

PER

SEN

(%

)

Axis Title

Page 179: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

159

Berdasaran hasil pengujian kuisioner yang dilakukan, maka dapat dihitung total

keseluruhan dari pernyataan responden yaitu terdiri dari 89 jumlah pernyataan baik oleh

responden dengan jumlah rata-rata persentase 77%, dan jumlah pernyataan tidak tahu

dengan jumlah rata-rata persentase 23% dari 5 jumlah pertanyaan yang ada pada kuisioner

Adapun grafik jumlah persentase pernyataan rata-rata responden dari kuisioner yang telah

diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.53.

Gambar 4.53 Grafik persentase rata-rata pernyataan responden mahasiswa

Dari hasil yang didapatkan dapat disimpulkan bahwa sistem ini memiliki tampilan yang

menarik, hasil yang ditampilkan sesuai keinginan, sistem dapat melakukan proses

monitoring disposisi surat masuk dan proses verifikasi surat, sistem ini mudah digunakan

dan mudah dalam proses pencarian surat yang dibutuhkan dan pengguna terbantu dalam

proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pengarsipan surat masuk dan surat

keluar, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

BAIK TIDAK TAHU BURUK

77.39

22.60

0DA

LAM

PER

SEN

(%

)

Axis Title

Page 180: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

160

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pembuatan sistem yang telah dilakukan, terdapat

beberapa kesimpulan yaitu:

1. Pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Kantor

Gubernur Nusa Tenggara Barat dapat digunakan untuk mempermudah staff

Ekspedisi dan Arsip dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar,

pengarsipan surat masuk dan surat keluar, rekapitulasi laporan surat masuk

dan surat keluar, monitoring disposisi surat masuk dan verifikasi status surat

masuk.

2. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan terdapat proses tracking

surat yang berfungsi untuk mempermudah admin dalam melakukan proses

pencarian surat serta mengetahui keberadaan atau posisi surat yang

dibutuhkan.

3. Hasil pengujian dengan metode black box seluruh fungsi telah sesuai dengan

sistem yang diusulkan dan diharapkan oleh pengguna sistem khususnya pada

sub bagian Ekspedisi dan Arsip.

4. Berdasarkan hasil pengujian metode Mean Opinion Score dapat disimpulkan

bahwa sebesar 94% responden staff Ekspedisi dan Arsip menyatakan

mendukung dan sebesar 23% responden mahasiswa menyatakan tidak tahu

dengan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan.

5.2 Saran

Beberapa saran yang dapat penulis sampaikan untuk pengembangan sistem lebih

lanjut diantaranya :

1. Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Kantor Gubernur

Nusa Tenggara Barat perlu dikembangkan atau diperluas scope dari sistem

sehingga instansi diluar Sekretariat Daerah Provinsi NTB dapat

menggunakan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan.

Page 181: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

161

2. Pada tools atau fitur disposisi diperlukan pengaman dalam proses disposisi

dan penyampaian pesan rahasia atau penting ke bagian yang menerima

disposisi surat

3. Pada fitur laporan surat masuk dan surat keluar bulanan dalam bentuk grafik,

rekapitulasi surat tidak hanya perbulan atau pertahun tetapi diperlukan

laporan berdasarkan penerima surat perbulannya, sehingga dapat diketahui

jumlah surat yang masuk ke biro-biro perbulan atau pertahun.

Page 182: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah., 2005, Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar, Bumi Aksara,

Jakarta

Barthos, B., 2003, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta

Fahrurrozi, I., Azhari, S.N., Proses Pemodelan Software Dengan Metode Waterfall dan

extreme Programming Studi Perbandingan, Yogyakarta, Indonesia

Herijanto, P., 1994, Modul Manajemen Kearsipan, Politeknik Universitas Brawijaya,

Malang

Hidayat, W. A., 2014, Sistem Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala

Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman Berbasis Visual

Basic, Jurusan informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

Komputer AMIKOM Yogyakarta

Junindar, 2012, Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Di Universitas

U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySql, jurusan teknik

informatika, STMIK U’budiyah Indonesia

Jogiyanto, H. M., 2002, Analisis dan Desain sistem Informasi, Andi, Yogyakarta

Nugroho, A., 2005, Pendekatan Teori Sistem Berorientasi Objek, Universitas Sebelas

Maret, Surakarta

Roger, S. P., 2002, Metode Pengembangan Perangkat Lunak dengan Menggunakan

Waterfall Model, Andy, Yogyakarta

Permana, R. M., 2014, Perancangan Sistem Infromasi Administrasi Surat Masuk dan

Surat Keluar Di Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung, Jurusan

Teknik Informatika, PKN LPKIA Bandung

Sedarmayanti, 1997, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, CV. Mandar Maju,

Semarang

Setyawan, D. F., 2014, Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Universitas Islam

Negeri Sunan Kalijaga Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan

Model Extreme Programming, Jurusan Teknik Informatika, Universitas

Islam Negeri Sunan Kalijaga

Sumiati, 2015, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB, Jurusan Teknik Informatika,

Universitas Mataram

Virgi, H., 2011, Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL, PT

Prestasi Pustakaraya, Jakarta

Wursanto, 1991, Prosdure Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar, Universitas

Negeri Yogyakarta, Yogyakarta

Page 183: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

LAMPIRAN

1. Lampiran Pengujian Metode Black Box

Tabel 4.1 Pengujian black box fungsi login administrator.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

tidak sesuai

Proses login gagal dan

akan menampilkan

kembali halaman login

admin.

2. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

sesuai dengan

database

Proses login berhasil

dan admin dapat masuk

kehalaman admin.

Tabel 4.2 Pengujian black box fungsi edit data pegawai

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Salah satu atau lebih

form pegawai diubah

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data pegawai dapat

dilakukan dan ada

notifikasi “data

pegawai berhasil

diubah”.

2. Semua form diisi

dengan data yang

lengkap kemudian

Proses penyimpanan

data pegawai berhasil

dan tersimpan pada

Page 184: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

menekan tombol

simpan.

database.

3. Belum melakukan

perubahan terhadap

data pegawai

kemudian menekan

tombol simpan.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data.

Tabel 4.3 Pengujian black box fungsi delete data pegawai.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete ditekan

pada salah satu data

pegawai

Terdapat notifikasi

“data pegawai berhasil

dihapus”

Tabel 4.4 Pengujian black box fungsi tambah data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil

ditambahkan”.

2. Data file surat berupa

foto atau scan surat

masuk dikosongkan

dan menekan tombol

Proses penyimpanan

data surat masuk tidak

dapat dilakukan dan

terdapat notifikasi

Page 185: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

simpan. “pilih berkas”.

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan staff

Ekspedisi dan Arsip

akan dirujuk ke

halaman surat masuk

Tabel 4.5 Pengujian black box fungsi edit data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dant

terdapat notifikasi

“data telah berhasil

diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat masuk

3. Seluruh form surat

masuk diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan staff

Ekspedisi dan Arsip

akan dirujuk ke

halaman surat masuk

Page 186: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.6 Pengujian black box fungsi disposisi data surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol disposisi

ditekan pada salah

satu data surat masuk.

Terdapat pilihan

bagian-bagian yang

akan menerima

disposisi surat masuk

dan pesan disposisi.

2. Telah melakukan

disposisi data surat

masuk kemudian

menekan tombol

simpan.

Terdapat notifikasi

“Surat telah

terdisposisi ke bagian ”

3. Belum melakukan

disposisi surat masuk

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat masuk.

Tabel 4.7 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data telah diarsipkan.

2. Seluruh form arsip

surat masuk diisi,

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

Page 187: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol keluar.

arsip surat masuk dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

masuk

Tabel 4.8 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat masuk.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

arsip surat masuk

3. Seluruh form arsip

surat masuk diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat masuk dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

masuk

Page 188: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.9 Pengujian black box fungsi delete data surat masuk

NO. Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete ditekan

pada salah satu data

surat masuk

Terdapat notifikasi

“data surat masuk

berhasil dihapus”

Tabel 4.10 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil menambahkan

surat masuk”.

2. Data file surat

berupa foto atau

scan surat keluar

dikosongkan dan

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar tidak

dapat dilakukan dan ada

notifikasi “pilih berkas”.

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat keluar dan pegawai

akan dirujuk ke halaman

surat masuk

Page 189: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.11 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat keluar

3. Seluruh form surat

keluar diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

keluar.

Tabel 4.12 Pengujian black box fungsi tambah data arsip surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data telah diarsipkan.

Page 190: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

2. Seluruh form arsip

surat keluar diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol keluar.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat keluar dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

keluar

Tabel 4.13 Pengujian black box fungsi edit data arsip surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau

semua form diubah

dengan data yang

diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data arsip surat masuk

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

arsip surat keluar.

3. Seluruh form arsip

surat keluar diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

arsip surat keluar dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman arsip surat

keluar.

Page 191: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.14 Pengujian black box fungsi cetak data laporan surat masuk

NO Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol cetak ditekan

pada halaman laporan

surat masuk

Proses cetak laporan

surat masuk dapat

dilakukan dan dapat

tersimpan dalam

bentuk PDF.

Tabel 4.15 Pengujian black box fungsi cetak laporan data surat keluar

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol cetak ditekan

pada halaman laporan

surat keluar

Proses cetak laporan

surat keluar dapat

dilakukan dan dapat

tersimpan dalam

bentuk PDF.

Tabel 4.16 Pengujian black box fungsi tambah klasifikasi surat

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data klasifikasi surat

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil

menambahkan

klasifikasi”.

Page 192: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

2. Seluruh form

klasifikasi surat diisi,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol batal.

Tidak terjadi proses

penyimpanan

klasifikasi surat dan

staff Ekspedisi dan

Arsip akan dirujuk ke

halaman klasifikasi

surat

Tabel 4.17 Pengujian black box fungsi delete data klasifikasi surat

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete

ditekan pada salah

satu data klasifiaksi

surat

Terdapat notifikasi

“data klasifikasi

berhasil dihapus”

Tabel 4.18 Pengujian black box fungsi login user

NO Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

tidak sesuai

Proses login gagal dan

akan menampilkan

kembali halaman login

pegawai

2. Form pengguna dan

kata sandi diisi

dengan data yang

sesuai dengan

database

Proses login berhasil

dan admin dapat masuk

kehalaman pegawai.

Page 193: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.19 Pengujian black box fungsi tambah data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Semua form diisi

dengan data yang

diperlukan kemudian

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“berhasil

menambahkan surat

masuk”.

2. Data file surat

berupa foto atau

scan surat keluar

dikosongkan dan

menekan tombol

simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar tidak

dapat dilakukan dan

ada notifikasi “pilih

berkas”.

3. Seluruh form surat

masuk diisi, kosong

seluruhnya dan

sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat keluar dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

masuk

Page 194: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.20 Pengujian black box fungsi edit data surat keluar.

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Sebagian atau semua

form diubah dengan

data yang diperlukan

kemudian menekan

tombol simpan.

Proses penyimpanan

data surat keluar

berhasil dan tersimpan

pada database dan

terdapat notifikasi

“data berhasil diubah”.

2. Belum melakukan

perubahan data

kemudian menekan

tombol kembali.

Proses penyimpanan

tidak berjalan dan

dirujuk ke halaman

surat keluar

3. Seluruh form surat

keluar diubah,

kosong seluruhnya

dan sebagian terisi

kemudian menekan

tombol kembali.

Tidak terjadi proses

penyimpanan data

surat masuk dan

pegawai akan dirujuk

ke halaman surat

keluar.

Tabel 4.21 Pengujian black box fungsi delete data surat keluar

NO. Skenario Pengujian Hasil yang diharapakan Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol delete

ditekan pada salah

satu data klasifiaksi

surat

Terdapat notifikasi

“data klasifikasi

berhasil dihapus”

Page 195: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan

Tabel 4.22 Pengujian black box fungsi terima, disposisi dan tolak

NO Skenario Pengujian Hasil yang

diharapakan

Hasil

pengujian

Kesimpulan

1. Tombol terima

ditekan pada satu data

Surat masuk.

Tombol disposisi

dan tombol tolak

hilang atau tidak ada

2. Tombol disposisi

ditekan pada satu data

Surat masuk.

Tombol terima dan

tombol tolak hilang

atau tidak ada

3. Tombol tolak ditekan

pada satu data

Surat masuk.

Tombol terima dan

tombol disposisi

hilang atau tidak ada

Penguji Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan

Mataram Maret 2017

Nama :

NIP :

Saran untuk pengembangan lebih lanjut

Page 196: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 197: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 198: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 199: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 200: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 201: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 202: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 203: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 204: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan
Page 205: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ...Gambar 3.53 Desain Tampilan Arsip Surat Keluar ..... 91 Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ..... 92 Gambar 3.55 Desain Tampilan