pusat keunggulan pengadaan barang/jasa dan pengenalan ... fileukpbj pusat keunggulan pengadaan...

31
UKPBJ Pusat Keunggulan Pengadaan Barang/Jasa dan Pengenalan Model Kematangan Organisasi Oleh : TATANG RUSTANDAR WIRAATMADJA Direktur Pengembangan Profesi dan Kelembagaan

Upload: lamque

Post on 15-Apr-2019

278 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

UKPBJPusat Keunggulan Pengadaan Barang/Jasa

dan Pengenalan Model Kematangan Organisasi

Oleh :TATANG RUSTANDAR WIRAATMADJA

Direktur Pengembangan Profesi dan Kelembagaan

(1) Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah membentuk UKPBJ.(2) UKPBJ berbentuk struktural dan ditetapkan sesuai dengan

ketentuan dalam peraturan perundang-undangan.

Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat UKPBJadalah unit kerja di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang

menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.

KELEMBAGAAN PBJMenurut Perpres 16/2018

ULP UKPBJ

a.pengelolaan pengadaan barang/jasa;b.pengelolaan fungsi layanan pengadaan secara elektronik;c.pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan pengadaan barang/jasa;d.pelaksanaan pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknispengadaan barang/jasa; dane.pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/KepalaDaerah yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.

Tugas pengelolaan fungsi layanan pengadaan secara elektronik dapatdilaksanakan oleh unit kerja terpisah.

UKPBJ juga dapat ditugaskan menjadi Agen Pengadaan.

TUGAS UKPBJ

Fungsi UKPBJ :• inventarisasi paket pengadaan barang/jasa;• pelaksanaan riset pasar barang/jasa;• penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;• penyiapan dan pengelolaan dokumen pengadaan beserta dokumen pendukung

lainnya dan informasi yang dibutuhkan oleh Pokja Pemilihan;• pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa;• pengelolaan katalog elektronik dalam rangka pelaksanaan katalog elektronik

lokal/sektoral;• monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah; dan• perencanaan dan pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa pemerintah bagi

unit kerja pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah berdasarkankebijakan pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

• pembinaan relasi dengan para pemangku kepentingan.

TUGAS PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA

Fungsi UKPBJ :

•pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa daninfrastrukturnya;•pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh sistem informasipengadaan barang/jasa;•pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan;•pelayanan informasi pengadaan barang/jasa pemerintah kepada masyarakat luas;•pengelolaan informasi kontrak;•mengumpulkan dan mendokumentasikan data aset; dan•mengelola informasi manajemen aset.

TUGAS PENGELOLAAN FUNGSI LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

Fungsi UKPBJ :

•fasilitasi pembinaan terhadap Pengelola Pengadaan Barang/Jasa;•fasilitasi pembinaan kompetensi SDM pengadaan barang/jasa pemerintah;•pengukuran dan pengelolaan tingkat kematangan UKPBJ;•pelaksanaan analisis beban kerja, kebutuhan personil dan insentif;•pengelolaan kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah;•pengelolaan pengetahuan pengadaan barang/jasa pemerintah; dan•penerapan standarisasi layanan pengadaan secara elektronik.

TUGAS PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN KELEMBAGAAN PBJ

Fungsi UKPBJ :•bimbingan teknis dan/atau pendampingan penyusunan Rencana Umum Pengadaan;•bimbingan teknis dan/atau pendampingan penyusunan Rencana PersiapanPengadaan;•konsultasi pengelolaan kontrak;•konsultasi pelaksanaan serah terima pekerjaan;•konsultasi dan/atau pendampingan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di desa;•bimbingan teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa terhadap pelaku usaha;•konsultasi dan/atau bimbingan teknis penggunaan seluruh sistem informasipengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev,SIKaP dan lain-lain;•konsultasi substansi hukum dan/atau teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasapemerintah; dan•layanan alternatif penyelesaian sengketa kontrak melalui mediasi.

TUGAS PENDAMPINGAN, KONSULTASI DAN/ATAU BIMBINGAN TEKNIS PBJ

Perangkat organisasi UKPBJ sebagai unit kerja struktural terdiri atas:a.Kepala UKPBJ.b.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan PBJ.c.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan fungsi LPSE.d.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pembinaan sumber dayamanusia dan kelembagaan PBJ.e.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pelaksanaan pendampingan,konsultasi dan/atau bimbingan teknis PBJ.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud huruf ddan e dapat digabung menjadi sebuah unit kerja pembinaan dan advokasipengadaan barang/jasa.Unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan fungsi layananpengadaan secara elektronik dapat terpisah dari UKPBJ.Selain unit kerja struktural, di UKPBJ terdapat Kelompok Jabatan Fungsional.

STRUKTUR ORGANISASI UKPBJ

FUNGSI DAN UKPBJFungsi pembinaan PBJPTugas :a.Melaksanakan strategi pengadaan :•Perencanaan dan penyusunan strategi PBJP•Pengelolaan kinerja PBJP;•Pengembangan kapasitas kelembagaan PBJP•Monitoring dan evaluasi pelaksanaan PBJP;•Pelayanan hukum bagi personil PBJP;•Pelayanan informasi PBJP kepada masyarakatluas.b.Melaksanakan fasillitasi/bimbingan teknisdan/atau pelatihan;c.Melaksanakan konsultasi dan/ataupendampingan, termasuk pemberianrekomendasi;d.Melaksanakan fasilitasi pembinaan SDM.

Fungsi pelaksanaan PBJPTugas :a. Melaksanakan pemilihan penyedia B/J

melalui pelelangan, seleksi, penunjukanlangsung dan/atau pengadaanlangsung;

b. Melaksanakan pemilihan penyediaB/Jmelalui mekanisme KPBU;

c. Melaksanakan pemilihan penyedia B/Jyang dananya bersumber daripinjaman/hibah luar negeri;

d. Melaksanakan pemilihan penyedia B/Jdalam katalog elektronik sektoral;

e. Perencanaan dan pelaksanaan kontrakPBJP bagi K/L/D/I yang tidak memilikiSDM yang berkompeten.

Fungsi pengelola sistem informasiPBJP.Tugas :a.Menyelenggarakan sistem informasidan transaksi elektronik PBJP melaluiSPSE;b.Membantu pelayanan PBJP secaraelektronik, termasuk SIRUP, e-katalog,e-monev, SIKaP, dll.c.Memandu pelaksanaan registrasi danmelaksanakan verifikasi penggunaseluruh sistem informasi PBJP;d.Melaksanakan pengembangan sisteminformasi yang dibutuhkan oleh UKPBJ;e.Melaksanakan fungsi informasimanajemen aset.

STRUKTUR ORGANISASI UKPBJ

KEPALA BAGIANPBJ

POKJAPOKJA

SUB-BAGIANPELAKSANAANPENGADAAN

SUB-BAGIANPEMBINAAN DAN

ADVOKASI PBJ

SUB-BAGIANPENGELOLAAN SISTEM

INFORMASI PBJ

Admin Agency &TU

Admin Sistem

Admin PPE

Verifikator

Helpdesk

Advokasi/Training

Monev & BangJF PBJP

LPSE ULP

UKPBJ

UKPBJsebagai

CoEPBJP

Menjadi lembaga yang mandiri,permanen dan struktural1

4 Memiliki anggaran yang memadai

2Sebagian besar atau seluruh anggota kelompokkerja telah diangkat sebagai Pejabat FungsionalPPBJ dan/atau memiliki kompetensi PBJ

3Perluasan peran : tidak saja terbatas sebagaipenyelenggara proses pemilihan penyedia,namun mampu menjadi pembina stakeholderdan sebagai pusat informasi PBJP

UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)

UKPBJ wajib menyusun dan menerapkan kode etik di lingkungan UKPBJ.Kode etik ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah.

Kode etik berisi ketentuan tentang kewajiban, larangan, pembentukan majelispertimbangan kode etik, dan prosedur penegakan kode etik.

Bagi Aparatur Sipil Negara di lingkungan UKPBJ yang menjabat sebagai pejabatfungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, maka kode etik yang diterapkanadalah Kode Etik Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa yangditetapkan oleh LKPP.

UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)

Untuk meningkatkan transparansi dan mengurangi terjadinya intervensipelaksanaan tugas di lingkungan UKPBJ maka wajib disusun standar proseduroperasional pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan UKPBJ.

Standar prosedur operasional disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan tugas danfungsi UKPBJ.

Standar prosedur operasional di lingkungan UKPBJ ditetapkan oleh SekretarisJenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris Daerah.

Standar prosedur operasional wajib disosialisasikan kepada seluruh pemangkukepentingan UKPBJ.

UKPBJ SEBAGAI PUSAT UNGGULAN (COE)

Alternatif Penggabungan Kelembagaan

ULP Ad Hoc

LPSE Ad Hoc

ULP Permanen

LPSE Ad Hoc

LPSEPermanen

ULP Permanen

Bagian PBJ

Badan/BiroPBJ

Biro/BagianPBJ

PROVINSI KABUPATEN/KOTA

ULP Ad Hoc

LPSE Ad Hoc

ULP Permanen

LPSE Ad Hoc

LPSE Permanen

ULP Permanen

Badan/BagianPBJ

Model Kematangan OrganisasiUKPBJ

TEORI KEMATANGAN ORGANISASI

Dikutip dari Henry Mintzberg, Structure in Fives: DesigningEffective Organization, 1983, Hal 170.

DefinisiGambaran tentang tingkat kematanganproses pelaksanaan aktivitas dalamorganisasi yang bertujuan untuk mengukurkemampuan suatu organisasi dalammelaksanakan proses produksi

MetodeMenggunakan Capability Maturity Model(CMM)

Tujuan Sebagai peta jalan atau kerangka kerja

yang menjadi acuan untuk mencapai suatutujuan

Sebagai suatu ukuran pengembangansistem

MeasureUnderstand

Control

Improve

If you can’t measure it, you can’t understand itIf you can’t understand it, you can’t control itIf you can’t control it, you can’t improve it

PEMAHAMAN TEORI CAPABILITY MATURITY MODEL (CMM)

5.Optimized4.Managed

3.Defined2.Repeatable

1. Initial

CMM model bertingkat (stages model):• Setiap langkah dilakukan secara

berjenjang, yang artinya setiaptingkat/level dapatdicapai (bergerak naik dari satu tingkatanke tingkatan berikutnya).

• Karakteristik proses kematanganorganisasi tingkat/leveldibawahnya harus sudahdilakukan secara bertahap (tanpamelewati salah satu tingkatan).

TRANSFORMASI FUNGSI UKPBJ

Tahap 1

PanitiaPanitia Tahap 2Tahap 3

PermanenPermanen

Tahap 1 :• Proses pemilihan penyedia dikerjakan

panitia masing2 SKPD• PA/KPA, PPK, Panitia Pengadaan, dan

PPHP berada dalam satu organisasi

Tahap 2 :• Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan

oleh POKJA di ULP Adhoc• Telah memiliki kantor dan sekretariat ULP namun

belum struktural/permanen• SDM ULP belum penuh waktu

Tahap 2 :• Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan

oleh POKJA di ULP Adhoc• Telah memiliki kantor dan sekretariat ULP namun

belum struktural/permanen• SDM ULP belum penuh waktu

Tahap 3 :•Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakanoleh POKJA di ULP Permanen•SDM ULP sudah penuh waktu•Memiliki kantor dan sekretariat yangpermanen dan mandiri

Tahap 3 :•Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakanoleh POKJA di ULP Permanen•SDM ULP sudah penuh waktu•Memiliki kantor dan sekretariat yangpermanen dan mandiri

Adhoc/exofficioAdhoc/

exofficioTahap 4

Center ofExcellenceCenter of

Excellence

Tahap 4 :•Pembinaan PBJP•Pelaksanaan PBJP•Pengelolaan Sistem Informasi PBJP

Tahap 4 :•Pembinaan PBJP•Pelaksanaan PBJP•Pengelolaan Sistem Informasi PBJP

PERGESERAN ORIENTASI UKPBJSEBAGAI CENTER OF EXCELLENCE PBJP

KONDISI IDEAL KELEMBAGAAN DAN SDM PENGELOLA PBJPSEBAGAI CENTER OF EXELLENCE PBJP

Kelembagaan dan personilpermanen

Mandiri/independen daripengaruh kepentingan

dan intervensi

Mampu membina SDMPBJP (JFT PPBJ &Kompetensi PBJ)Mampu memberikan

pelayanan hukum bagipengelola PBJP

Pelaksanaan lebih fokuskarena tidak ada perangkapanjabatan/ kegiatan lain, serta

ada jaminan peningkatankarier di bidang PBJP

Akumulasi keahlian,pengalaman, dan

keterampilan pelaksanalebih efektif

Mampu menyusunstrategi & pemantauan/

evaluasi PBJP

Mampu memberikanbimtek, konsultasi &pendampingan bagi

stakeholder PBJP

Kemampuan dan kompetensipersonil berjenjang sesuai

kualifikasi, sertaprofesionalitas lebih terjamin dan

terukur

Mampu melaksanakanPBJP sesuai Tata Nilai

Pengadaan

Mampu mengelola sisteminformasi & database PBJP

KARAKTER KELEMBAGAAN PBJP SEBAGAICENTER OF EXELLENCE PBJP

StrategisMewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalammencapai tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaranserta pengelolaan sumber daya yang efektifS

KOP

Per

KolaboratifMemupuk kolaborasi dan sinergi di antara pemangku kepentingan agarkinerja fungsi pengadaan optimal

Orientasi KinerjaMembangun budaya berbasis kinerja untuk meningkatkan nilai tambah di 4area (waktu proses, biaya, kualitas, dan tingkat layanan pengadaan)

ProaktifMenciptakan pergeseran paradigma dalam rantai pengadaan barang dan jasayang berorientasi pada pelanggan

Perbaikan BerkelanjutanSecara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagaiorganisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan

Se-koper | a Briefcase

Menggambarkan wadah berisiberbagai alat bantu (paradigma,pengetahuan, kemampuan, dan

lainnya) yang merupakanenabler dalam penciptaan nilai

tambah dan manfaat dalamkegiatan pengadaan B/J di

Indonesia

Model KematanganULP

• Unsur (4) : Organisasi,Manajemen, Tata Laksana,SDM

• Level Kematangan :– Initial– Repeatable– Defined– Managed– Optimized

• Unsur (4) : Institutional,Managemen, Operational,SDM

• Level Kematangan :– Reaktif– Compliant– Proaktif– Strategis– Inovatif

Model Kematangan PBJPMM/CoE

TINGKAT KEMATANGAN ULP/UKPBJ

VARIABEL DAN SUB VARIABEL DALAM PENGUKURANTINGKAT KEMATANGAN ULP/UKPBJ

Sub Variabel Tata Laksana1. Pemilihan Penyedia B/J2. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan

Penyedia3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan

Penyedia B/J kepada Unit Kerja/SKPD4. Penyusunan Laporan Pelaksanaan

Pemilihan Penyedia B/J

Sub Variabel Manajemen1. Manajemen Resiko2. Manajemen Informasi3. Perencanaan Kegiatan4. Pengawasan Kegiatan5. Sarana Prasarana

Sub Variabel SDM1. Status Kepegawaian Anggota ULP2. Pengembangan Kompetensi3. Kinerja Pegawai4. Kinerja Organisasi/ULP

Sub Variabel Organisasi1. Struktur2. Tugas & Fungsi3. Budaya

VariabelVariabel

4 Variabel dan 16 Sub Variabel

RENCANA AKSI NASIONALPENCEGAHAN & PEMBERANTASAN KORUPSI

Dasar Hukum

Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun2015 tentang Aksi Pencegahan danPemberantasan Korupsi Tahun 2015

Instruksi Presiden Nomor 10 Tahun2016 tentang Aksi Pencegahan danPemberantasan Korupsi Tahun 2016dan 2017

Penerapan PMMMelanjutkan Program Modernisasi Pengadaan yang telahdijalankan MCAI.• Menetapkan lk.35 ULP menjadi rujukan modernisasi

pengadaan di Indonesia• Mendorong UKPBJ Provinsi berperan sebagai pembina

modernisasi PBJ di daerahnya.• Mendorong kerjasama antara kab/kota (sistering) untuk

mempercepat modernisasi PBJ.

SISTERING COE ULP

Kota Jayapura :1. Kab. Merauke2. Kab. Keerom3. Kab. Jayapura4. Kab. Raja Ampat

ITB :1. Provinsi Jawa Barat2. UNPAD3. Institut Teknologi Sumatera4. LAPAN5. Politeknik Batam

Kota. Sukabumi :1. Kota Pontianak2. Kota Jambi3. Kota Medan4. Kota Baubau5. Kota Ternate6. Komnas HAM

Kab. Sukabumi :1. Kota Semarang2. Kota Tanggerang Selatan3. Kab. Bekasi4. Kab. Cianjur5. Kab. Pekalongan

Kab. Pasuruan :1. Kota Pasuruan2. Kota Probolinggo

Kab. Bone Bolango :1. Kota Gorontalo2. Kab Gorontalo Utara3. Kab. Boalemo

Kab. Lombok Tengah :1. Kota Mataram

Kab. Badung

STATUS KELEMBAGAAN PBJP DAN JF PPBJDI PROVINSI BALI

NO PEMERINTAH DAERAH DASAR HUKUM STATUS KELEMBAGAANSTATUS

JUMLAHJABFUNG

STATUS PENGISIANSELF

ASSESSMENT ROADMAP

1 PROVINSI BALIPeraturan Gubernur Bali Nomor 53Tahun 2009, Peraturan Gubernur BaliNomor 36 Tahun 2011

Biro Administrasi PengadaanBarang/Jasa 11 Sudah Belum

2 Kabupaten Badung Peraturan Bupati Nomor 70 Tahun 2012 Bagian Pengadaan Barang/Jasa 39 Sudah Belum

3 Kabupaten Bangli Peraturan Bupati Nomor 61 Tahun 2012 Adhoc - Bagian AdministrasiPembangunan 0 Sudah Sudah

4 Kabupaten Buleleng Peraturan Bupati Nomor 54 Tahun 2012 Bagian Layanan Pengadaan 1 Sudah Belum

5 Kabupaten GianyarPeraturan Bupati Nomor 47 Tahun2011, Peraturan Bupati Nomor 55Tahun 2012

Bagian Pengadaan 7 Sudah Sudah

6 Kabupaten Jembrana Peraturan Bupati Nomor 58 Tahun 2012 Adhoc - Bagian Perlengkapan 0 Belum Belum

7 Kabupaten Karangasem Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2013 Adhoc - Bagian PengendalianPembangunan 0 Belum Belum

8 Kabupaten Klungkung Perda Nomor 9 Tahun 2016, PeraturanBupati Nomor 35 Tahun 2016

Bagian Layanan PengadaanBarang/Jasa 0 Sudah Belum

9 Kabupaten Tabanan Peraturan Bupati Nomor 40 tahun 2016 Bagian Layanan PengadaanBarang/Jasa 0 Sudah Sudah

10 Kota Denpasar Peraturan Bupati Nomor 11 Tahun 2012 Bagian Pengadaan Barang/Jasa 0 Sudah Belum

SKEMA RAPAT KOORDINASIRakornas UKPBJ

Provinsi

Rakornas UKPBJK/L/I

Rakornas PBJProvinsi

Rakornas PBJKabupaten/Kota

Rakornas PBJ

TERIMAKASIHDirektorat Pengembangan Profesi dan Kelembagaan

Kedeputian Pengembangan dan Pembinaan SDM

Gedung LKPP Lantai 4, Kompleks Rasuna EpicentrumJl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Jakarta Selatan,

DKI Jakarta, Telp: (021) 299 12 450 ext 0405Email: [email protected]

Website: lkpp.go.idppsdm.lkpp.go.id