.,

Menimbang

Mengingat

BUPATI MUSI BANYUASINPROVINSI SUMATERA SELATAN

PERATURANDAERAHKABUPATENMUSI BANYUASIN

NOMOR 20 TAHUN2016

TENTANG

PENYELENGGARAANKEARSIPAN

DENGANRAHMATTUHANYANGMAHAESA

BUPATIMUSIBANYUASIN,

a. bahwa Kearsipan diseIenggarakan sebagai upaya dalam

mendukung kinerja pemerintahan dan pembangunan serta

dalam menyeIamatkan memori koIektif bangsa;

b. bahwa Kearsipan perlu diselenggarakan secara

komprehensif, terpadu. dan berkesinambungan untuk

kepentingan generasi yang akan datang sebagai sumber

informasi dan mendukung penyelenggaraan adminitrasi

pemerintahan di Kabupaten ;

c. bahwa pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin perlu

memiliki perangkat dasar hukum sebagai pedoman dan

kepastian hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan, guna

mewujudkan tertib Arsip dan peningkatan kualitas

peIayanan informasi kepada masyarakat dalam. bentuk

Peraturan Daerah;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan

Peraturan Daerah tentang PenyeIenggaraan Kearsipan;

1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1959

tentang Pembentukan Daerah Tingkat II dan Kotapraja di

Sumatera SeIatan (Lembaran Negara Rebuplik Indonesia

- 2 -

Tahun 1959 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara ,

Republik Indonesia Nomor 1821);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor

152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerlntahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah

beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang

Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas

Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang

Pemerlntahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

5. Peraturan Pemerlntah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012

tentang Materl Muatan Peraturan Daerah Tentang

Penyelenggaraan Kearsipan.

Dengan Persetujuan Bersama

DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAH KABUPATENMUSI BANYUASIN

dan

BUPATIMUSI BANYUASIN

MEMUTUSKAN:

Menetapkan PERATURAN

KEARSIPAN.

DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN

- 3 -

BABIKETENTUANUMUM

Pasall

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:1. Kabupaten adalah Kabupaten MusiBanyuasin.

2. Pemerintah Kabupaten adalah Bupati dan Perangkat Daerahsebagai unsur penyelenggaraPemerintahan Kabupaten.

3. Bupati adalah Bupati MusiBanyuasin.

4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkatDPRDadalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

MusiBanyuasin.

5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkatSKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten

Musi Banyuasin.

6. Badan Usaha MilikDaerah yang selanjutnya disingkat BUMDadalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besarmodalnya dimilikioleh pemerintah Daerah.

7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.

8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.

9. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatanmeliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaanArsip dalam suatu sistem Kearsipan Nasional yang didukungoleh Sumber Daya Manusia, prasarana dan sarana, sertasumber daya lainnya.

10.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsungdalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka

waktu tertentu.

11.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakanpersyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta

- 4 -

Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabilarusak atau hilang.

12.ArsipAktifadalah Arsipyang frekuensi penggunaannya tinggidan/ atau terus menerus.

13.Arsip In Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun.

14.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsipkarena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisretensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telahdiverifikasibaik secara langsung maupun tidak langsung oleh

ArsipDaerah.

15.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengankeberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yangharus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

16.Arsipumum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori

arsip terjaga.

17.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil darikewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaansarana bantu untuk mempermudah penemuan dan

pemanfaatan arsip.

18.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formaldan/ atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan sertamempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan

kegiatan Kearsipan.

19.Arsip Daerah adalah bidang kearsipan daerah pada DinasPerpustakaan dan Arsip Daerah' yang melaksanakan tugaspemerintahan di bidang Kearsipan di Daerah.

20. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandiriandan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaanArsipdinamis.

21.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yangmempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua Arsipyang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di

lingkungannya.

.5-

22. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsipyangmempunyai tugas dan tanggung jawab dalampenyelenggaraan Kearsipan.

23. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalahdaftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktupenyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yangberisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsipdimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yangdipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan

penyelamatan arsip.

24. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsipdengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah keunit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilaiguna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Daerah.

25. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsipdinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputipenciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan

Arsip.

26. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsipstatis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan danpelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan Daerah.

27. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD

adalah suatu sistem yang membentuk pola hubunganberkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsidan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lainyang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan

Daerah.

28. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnyadisingkat SIKD adalah sistem informasi arsip daerah yangdikelola oleh Dinas yang menggunakan sarana jaringaninformasi kearsipan Daerah.

29. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnyadisingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan saranapelayanan arsip di Daerah yang dikelolaoleh Dinas.

kegiatan pemeliharaan,terhadap berbagai unsur

- 6 -

30.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanahArsip statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakanmelalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hakpengelolaannya dari pencipta Arsip kepada LembagaKearsipan Daerah.

31. Preservasi arsip statis adalahperawatan serta penjagaan arsipperusak arsip.

Pasal2

PenyelenggaraanKearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

a. kepastian hukum ;b. keautentikan dan keterpercayaan ;c. keutuhan;d. asal usul (principleof proverence);e. aturan asli (principleof original order);f. keamanan dan keselamatan;g. keprofesionalan;h. keresponsifan;1. keantisipatifan;J. kepartisipatifan;k. akuntabilitas;1. kemanfaatan;m.aksesibilitas;n. kepentingan umum;o. kontinuitasp. kearifan lokal

Pasal3

Pengaturan Bidang Penyelenggaraan Kearsipan Daerahdimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalamPenye1enggaraanKearsipan Daerah.

Pasal4

PenyelenggaraanKearsipan Daerah bertujuan untuk:a. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya

sebagai alat bukti yang sah;

-7 -

b. menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan Arsipyang andal;

c. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hakkeperdataan masyarakat serta masyarakat adat melaluipengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang auntentik danterpercaya;

d. mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan nasional dandaerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

e. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai buktipertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara;

f. menjamin keselamatan aset Daerah; dang. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaandan pemanfaatan Arsipyang autentik dan terpercaya.

Pasal5

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a. penyelenggaraanKearsipan;b. pengelolaanArsipDinamis;C.' pengelolaanArsipStatis;d. autentikasie. sistem informasi kearsipan daerah dan jaringan informasi

kearsipan daerah;f. pembinaan, pengawasan, dan evaluasi;g. larangan;

h. sanksi.

BABIIPENYELENGGARAANKEARSIPAN

BagianKesatuUmum

Pasal 6

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawabPemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh SKPD yangmenyelenggarakanurusan pemerintah di bidang kearsipan.

-8 -

Pasal7

Pemerintah Daerah menetapkan kebijakan PenyelenggaraanKearsipan, meliputi:a. pengelolaanarsip;b. penyelenggaraan sistem kearsipan;c. organisasi kearsipan;d. pengembangan sumber daya manusia;e. prasarana dan sarana;f. perlindungan dan penyelarnatan arsip;g. sosialisasi kearsipan;h. kelja sarna; dani. pendanaan.

Bagian KeduaPengelolaanArsip

Pasal8

(1) Pengelolaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksuddalarn Pasal 7 huruf b, dilakukan terhadap Arsip Dinarnis

dan ArsipStatis;(2) PengelolaanArsipDinarnis sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) meliputi :a. arsip aktif;b. arsip in aktif;c. arsip statis.

(3) PengelolaArsip Dinarnis sebagaimana dimaksud pada ayat(1)menjadi tanggungjawab PenciptaArsip;

(4) PengelolaArsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)menjadi tanggungjawab ArsipDaerah.

Bagian KetigaPenyelenggaraanSistem Kearsipan

Pasal9

(1) Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah dilakukan dalarnsuatu sistem Kearsipan;

(2) Bupati sesuai kewenangannya bertanggung jawabmenyelenggarakansistem Kearsipan di Daerah.

.9-

Pasall0

(1) Arsip Daerah menyelenggarakan Kearsipan yangkomprehensif dan terpadu melalui SKD untuk menjagaautentisitas dan keutuhan Arsip;

(2) SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku untukPengelolaanArsip Dinamis dan PengelolaanArsip Statis.

Pasalll

SKDsebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 berfungsi untuk:a. mengidentifikasi keberadaan Arsipyang memilikiketerkaitan

informasi disemua organisasi Kearsipan;b. menghubungkan keterkaitan Arsip sebagai satu keutuhan

informasi; danc. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik. utuh. dan

terpercaya.

Sagian KeempatOrganisasi Kearsipan

Pasal12

(1) Organisasi Kearsipan terdiri atas :a. unit kearsipan pada pencipta arsip; dan

b. arsip daerah.(2) SKPDdan SUMDberkewajiban membentuk unit Kearsipan.(3) Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (1)huruf a. memilikifungsi :a. pengelolaan Arsip In aktif dari unit pengolah

dilingkungannya;b. pengolahan Arsip dan penyajian Arsipmenjadi informasi;c. pemusnahan Arsipdi lingkungan lembaganya;d. penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip

kepada ArsipDaerah; dane. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.(4)Unit Kearsipan pada Pemerintah Daerah berada di

lingkungan SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah

memilikitugas :

- 10 -

a. melaksanakan Pengelolaan Arsip Inaktif dari unit

pengolah SKPDdan penyelenggara Pemerintahan Daerah;

b. melaksanakan pemusnahan Arsip dari lingkungan SKPD

dan penyelenggara Pemerintahan Daerah;

c. mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh plmpman

SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah kepada

Arsip Daerah; dan

d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.

(5)Arsip Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b

berkewajiban melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang

diterima dari :

a. skpd dan penyelenggara pemerintahan daerah;

b. desa atau yang disebut dengan nama lain;

c. perusahaan;

d. organisasi politik;

e. organisasi kemasyarakatan; dan

f. perseorangan.

(6)Pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD.

Bagian Kelima

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pasal13

(1) Pengembangan sumber daya manUSla sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 7 huruf e, terdiri atas Arsiparis dan

sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan

profesionalitas di bidang Kearsipan;

(2) Dalam hal Arsip Daerah atau Unit Kearsipan belum memiliki

Arsiparis maka pengelola Arsip Daerah dapat dilaksanakan

oleh pengelola Arsip atau fungsional umum di bidang

Kearsipan;

(3) Pemerintah Daerah melaksanakan pengembangan sumber

daya manusia Kearsipan, melalui :

a. usulan pengadaan Arsiparis;

b. pengembangan kompetensi' dan profesionalitas dibidang

Kearsipan;

- 11 -

c. penyediaan makanan daya tahan tubuh dan tunjangan

profesi untuk sumber daya Kearsipan.

Bagian Ketujuh Prasarana dan sarana

Pasal14

Pemerintah Daerah mengembangkan prasarana dan sarana

Kearsipan dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal15

(1)Pencipta Arsip dan Arsip Daerah menyediakan prasarana dan

sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan untuk

Pengelolaan Arsip Dinamis dan Arsip Statis;

(2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

meliputi :

a. gedung;

b. ruangan; dan

c. peralatan.

(3) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

memenuhi persyaratan pengaturan lokasi, kontruksi, tata

ruangan gedung, dan ruangan penyimpanan Arsip serta

spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip.

(4)Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan

teknologi informasi dan komunikasi.

Bagian Ketujuh

Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Pasal16

(1) Pemerintah Daerah menyelenggarakan pelindungan dan

penyelamatanarsip;

(2) Dalam hal terjadi bencana alam dan bencana sosial,

pelindungan dan penyelamatan arsip dilaksanakan oleh

Lembaga Kearsipan berkoordinasi dengan pencipta arsip,

SKPD yang membidangi penanggulangan bencana di daerah

dan instansi terkait lainnya;

/

- 12 -

(3) Dalam hal teIjadi penggabungan danl atau pembubaran

SKPD atau BUMD, penyelamatan arsip dilaksanakan oleh

Lembaga Kearsipan bersama SKPD atau BUMD yang

bersangkutan, sejak penggabungan danl atau pembubaran

ditetapkan.

Bagian Kedelapan

Sosialisasi Kearsipan

Pasal 17

(1)Arsip Daerah menggiatkan sosialisasi Kearsipan dalam

mewujudkan masyarakat sadar Arsip;

(2)Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan dan

penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media

komunikasi dan informasi;

(3)Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditujukan kepada Pencipta Arsip;

(4)Arsip Daerah menyediakan layanan informasi Arsip,

konsultasi dan bimbingan bagi pengelolaan Arsip masyarakat.

Bagian Kesembilan

KeIjasama

Pasal18

(1)Arsip Daerah dapat mengadakan keIja sama dengan Pencipta

Arsip;

(2)KeIja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

Bagian Kesepuluh

Pendanaan

Pasal19

(1) Pendanaan penyelenggaraan kearsipan dibebankan kepada:

a. anggaran pendapatan dan belanja daerah; dan

b. sumber pendanaan lain yang sah dan tidak mengikat.

- 13 -

(2) Selain pendanaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana ,

dimaksud pada ayat (1), Pemerintah Kabupaten dapat

menerima pendanaan penyelenggaraan kearsipan dari

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

Pasal20

(1) Pendanaan perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat I

bencana yang teIjadi di Daerah yang tidak dinyatakan

sebagai bencana nasional, menjadi tanggung jawab

Pemerintah Daerah;

(2) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan penyelamatan

Arsip akibat bencana menjadi tanggung jawab Arsip Daerah

dan Pencipta Arsip;

(3) Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi

pencegahan bencana, penyelamatan dan pemulihan akibat

bencana.

Pasal21

Arsip Daerah mengalokasikan pendanaan untuk penghargaan

dan Iatau imbalan kepada anggota masyarakat atau lembaga

yang berperan serta dalam kegiatan perlindungan dan

penyelamatan Arsip.

BABIII

PENGELOLAANARSIPDINAMIS

Bagian Kesatu

Umum

Pasal22

Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh Pencipta Arsip

yang meliputi:

a. SKPD;

b. BUMD;

c. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya

dibiayai oleh Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah; dan

d. pihak ketiga yang diberi pekeIjaan berdasarkan peIjanjian

keIja dengan Pemerintah Kabupaten atau BUMD.

- 14 -

Pasal23

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan untuk menjamin

ketersediaan Arsip dalam Penyelenggaraan Kearsipan sebagai

bahan akuntabilitas kineIja dan alat bukti yang sah

berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

a. andal;

b. sistematis;

C. utuh;

d. menyeluruh; dan

e. sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.

(2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) meliputi:

a. penciptaan Arsip;

b. penggunaan Arsip;

c. pemeliharaan Arsip; dan

d. penyusutan Arsip.

(3) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Pemerintah Daerah dan

BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem Kearsipan nasional.

Bagian Kedua

Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis

Paragraf 1

Penciptaan

Pasa124

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal23 ayat

(2) huruf a, meliputi kegiatan:

a. pembuatan Arsip; dan

b. penerimaan Arsip.

(2) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas,

klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses

Arsip.

Pasal25

(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat

(1) huruf a, harus diregistrasi;

ayat (2)

dengan

- 15 -

(2)Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak

yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta

aman;

(3) Pendistribusian Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

diikuti dengan tindakan pengendalian.

Pasal26

(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24

ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima oleh petugas

atau pihak yang berhak menerima;

(2) Penerima Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harns

diregistrasi oleh pihak yang menerima;

(3)Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada

didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti

tindakan pengendalian.

Paragraf2

Pengguna Kearsipan

Pasal27

(1) Penggunaan Arsip Dinamis diperuntukan bagi kepentingan

Pemerintah Daerah dan masyarakat;

(2) Ketersediaan dan autentisitas Arsip dinamis menjadi

tanggung jawab Pencipta Arsip;

(3) Pencipta Arsip berkewajiban menyediakan Arsip Dinamis bagi

kepentingan pengguna Arsip yang berhak;

(4) Pencipta Arsip pada Pemerintah Daerah dan SUMD membuat

daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu

Arsip terjaga dan Arsip umum;

(5) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3)

berkewajiban menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan

Arsip Dinamis yang masuk dalam katagori Arsip terjaga.

Pasal28

(1) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap

ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip Vital dan Arsip

Aktif;

- 16 -

(2) Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap

ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif untuk

kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;

(3) Dalam rangka ketersediaan Arsip untuk kepentingan akses,

Arsip Dinamis dapat dilakukan alih media.

Paragraf3

Pemeliharaan Arsip

Pasal29

(1) Pencipta Arsip dapat menutup akses atas Arsip dengan

alasan apabila Arsip dibuka untuk umum dapat:

a. menghambat proses penegakan hukum;

b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas

kekayaan intelektual dan pelindungan dari persOOngan

usaha tidak sehat;

c. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi

dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali

kepada yang berhak secara hukum;

d. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

e. mengungkapkan surat-surat yang menurut sifatnya perlu

dirahasiakan.

(2) Pencipta Arsip harus menjaga kerahasiaan Arsip tertutup

sebagOOmanadimaksud pada ayat (1);

(3) Pencipta Arsip berkewajiban menentukan prosedur

berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan

fasilitas untuk kepentingan pengguna Arsip.

Pasal30

(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk menjaga

keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip;

(2) Pemeliharaan Arsip dinamis meliputi pemeliharaan Arsip

Vital, Arsip Aktif dan Arsip Inaktif book yang termasuk dalam

katagori Arsip teIjaga maupun Arsip umum;

(3) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan :

a. pemberkasan Arsip Aktif;

b. penataan Arsip Inaktif;

- 17 -

c. penyimpanan Arsip; dan

d. alih media Arsip.

Pasal31

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan

Unit Pengolah;

(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala

Unit Kearsipan.

Paragraf4

Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Pasal32

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23

ayat( 2) huruf d, dilaksanakan oleh Pencipta Arsip;

(2) Penyusutan Arsip yang dilaksanakan oleh Pemerintah.

Daerah, dan BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan

memperhatikan kepentingan Pencipta Arsip serta

kepentingan masyarakat dan Daerah.

Pasal33

(1)Pemerintah Daerah serta BUMDberkewajiban memiliki JRA;

(2)JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh

Bupati serta BUMD;

(3)Ketentuan lebih Ianjut mengenai JRA sebagaimana dimaksud

pada ayat (1)diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal34

(1)Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23

ayat (2)huruf d meliputi :

a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan;

b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensi dan yang tidak

memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan; dan

c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Arsip

Daerah.

- 18 -

(2) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,

diatur oleh pimpinan Pencipta Arsip;

(3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf b, dilakukan terhadap Arsip yang:

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan

berdasarkan JRA;

c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;

dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

(4) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3)

wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar;

(5) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan

ayat (4) pada Pencipta Arsip merupakan tanggung jawab

pimpinan Pencipta Arsip yang bersangkutan.

BABIV

PENGELOLAANARSIP STATIS

Bagian Kesatu

Umum

Pasal35

(1) Setiap SKPD, BUMD, dan desa yang memiliki arsip statis

berkewajiban menyerahkan kepada Arsip Daerah;

(2)Arsip Daerah berkewajiban melaksanakan pengelolaan Arsip

Statis untuk menjamin keselamatan Arsip sebagai

pertanggungjawaban Daerah bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara;

(3) Pengelola Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

meliputi:

a. akuisisi Arsip Statis;

b. pengolahan Arsip Statis;

c. preservasi Arsip Statis; dan

d. akses Arsip Statis.

- 19 -

Bagian Kedua

Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Statis

Paragraf 1

Akuisisi Arsip Statis

Pasa136

(1)Akuisisi Arsip Statis dilakukan melalui verifikasi secara

langsung maupun tidak langsung;

(2)Verifikasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

menjadi tanggungjawab Arsip Daerah;

(3)Apabila dalam melakukan verifikasi terhadap Arsip yang

tidak memenuhi kriteria sebagai Arsip Statis, Arsip Daerah

berhak menolak Arsip yang akan diserahkan.

Pasal37

(1)Dalam rangka penyelamatan Arsip Statis, Pemerintah Daerah

dapat memberikan penghargaan atau imbalan kepada

masyarakat;

(2) Penghargaan atau imbalan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) ditetapkan oleh Bupati sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Paragraf2

Pengolahan Arsip Statis

Pasal38

(1)Pengolahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal

35 ayat (3) huruf b, dilaksanakan berdasarkan asas asal usul

dan asas aturan asH;

(2) Pengolahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan berdasarkan standar deskripsi Arsip Statis.

Paragraf3

Preservasi Arsip Statis

Pasal39

(1)Preservasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal

35 ayat (3) huruf c, dilakukan untuk menjamin keselamatan

dan kelestarian Arsip Statis;

- 20-

(2)Preservasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan secara preventif dan kuratif;

(3) Preservasi Arsip Statis dengan cara preventif sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan:

a. penyimpanan;

b. pengendalian hama terpadu;

c. reproduksi; dan

d. perencanaan dan menghadapi bencana.

(4)Preservasi Arsip Statis dengan cara kuratif sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui perawatan Arsip

Statis dengan memperhatikan kebutuhan informasi yang

dikandung dalam Arsip Statis.

Paragraf4

Akses Arsip Statis

Pasa140

(1)Akses Arsip Statis untuk kepentingan pengguna Arsip

dijamin oleh Arsip Daerah;

(2)Untuk menjamin kepentingan akses Arsip Statis Arsip Daerah

menyediakan prasarana dan sarana;

(3)Akses Arsip Statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan :

a. prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip

Statis; dan

b. sifat keterbukaan dan ketertutupan Arsip sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. perubahan sifat Arsip dan jangka waktu sesuai ketentuan

perundang-undangan;

(4)Akses Arsip Statis dapat dilakukan secara manual dan/atau

secara elektronik.

Pasal41

(1)Apabila akses terhadap Arsip Statis yang berasal dari

Pencipta Arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan

sesuai dengan persyaratan dari Pencipta Arsip yang memiliki

Arsip tersebut;

(2)Persyaratan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

.21 -

Pasal42

Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan Arsip, Pencipta

Arsip dan Arsip Daerah dapat melakukan alih media dan

autentikasi Arsip yang dikelolanya.

Pasal43

Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan Arsip Statis akan

diatur dalam Peraturan Bupati.

BABV

AUTENTIKASI

Pasal44

(1)Autentikasi Arsip Statis dilakukan terhadap Arsip Statis

maupun Arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan

Arsip;

(2)Autentikasi terhadap Arsip hasil alih media sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda

tertentu yang diletakkan, terasosiasi atau terkait dengan

Arsip hasil alih media;

(3)Dalam menetapkan autentikasi suatu Arsip Statis, Arsip

Daerah dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai

kemampuan dan kompetensi.

BAa VI

SISTEM INFORMASIKEARSIPANDAERAHDAN

JARlNGANINFORMASIKEARSIPANDAERAH

Bagian Kesatu

Sistem Informasi Kearsipan Daerah

Pasa145

(1) Untuk mendukung pengelolaan arsip dalam rangka

memberikan informasi yang autentik dan utuh, pemerintah

Daerah bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKD

yang dilaksanakan oleh Arsip Daerah;

(2) Pembangunan SIKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan untuk mendukung SKD dan merupakan

kelanjutan dari Sistem Kearsipan Nasional.

- 22 -

Pasa146

(1) Pembangunan SIKD sebagaimana dimaksud da1am Pasa1 45

dilaksanakan melalui :

a. penetapan Kebijakan SIKD;

b. penyelenggaraan SIKD.

(2) Penetapan Kebijakan SIKD sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) huruf a meliputi :

a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan

b. kebijakan da1am penggunaan informasi kearsipan.

Bagian Kedua

Jaringan Informasi Kearsipan Daerah

Pasa147

(3) Da1am me1aksanakan fungsi SIKD, Arsip Daerah membentuk

JIKD dengan:

a. pusat jaringan diselenggarakan oleh Arsip Daerah;

b. anggota Jarmgan pengelolaan arsip dinamis

diselenggarakan oleh SKPD;dan

c. anggota jaringan pengelolaan arsip statis diselenggarakan

oleh Arsip Daerah

Pasa148

(1) JIKD merupakan sistem jaringan informasi dan sarana

pe1ayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis;

(2) Tanggung jawab JIK sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

meliputi:

a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun da1am

daftar arsip dinamis dan arsip statis;

b. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan

arsip statis dalam JIKD;

c. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan mela1ui

JIKD; dan

d. eva1uasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKD.

- 23-

Pasa149

(I) JIKD digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan

untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat;

(2) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

bersifat terbuka sesuai ketentuan perundang-undangan.

Pasal50

Ketentuan lebih lanjut mengenai Teknik SIKD dan JIKD

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 sampai dengan Pasal 49

diatur dengan Peraturan Bupati.

BAS VII

PEMBINAAN,PENGAWASAN,DANEVALUASI

Pasal51

(1) Pembinaan terhadap penyelenggaraan kearsipan dilakukan

oleh Bupati;

(2) Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

dilakukan oleh Arsip Daerah terhadap Pencipta Arsip di

lingkungan Pemerintah Daerah;

(3) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan

terhadap SKPD, BUMD, dan Dinas Perpustakaan dan Arsip

Daerah meliputi:

a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

b. penyusunan pedoman kearsipan;

c. pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi

pelaksanaan kearsipan;

d. sosialisasi kearsipan;

e. pendidikan danf atau pelatihan, bimbingan teknis,

pendampingan kearsipan; dan

f. perencanaan, pemantauan dan evaluasi.

Pasal52

(1) Pengawasan Kearsipan meliputi pengawasan atas

pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan dan penegakan

peraturan perundang-undangan di bidang Kearsipan;

.24.

(2) Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilaksanakan oleh lembaga dan/atau unit Kearsipan

bekeIja sama dengan lembaga atau unit yang

menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah

kewenangannya;

(3) Pengawasan Kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah

dilaksanakan secara terkoordinasi dengan kementerian yang

menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal53

•(1)Arsip Daerah dapat mengikutsertakan masyarakat dalam

kegiatan pengawasan Kearsipan;

(2) Ketentuan lebih Ianjut mengenai tata Cara pengawasan

Kearsipan diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal54

(1) Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai tanggung

jawab melakukan monitoring dan evaluasi;

(2)Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip melakukan evaluasi

dalam Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.

BABVIII

LARANGAN

Pasal55

Setiap orang dilarang, dengan sengaja:

a. menguasai danl atau memiliki arsip Kabupaten;

b. menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang

tidak berhak;

c. tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip

kabupaten;

d. tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup;

e. memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar;

f. mempeIjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki

nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah

ditentukan.

- 25 -

BABIX

SANKSIADMINISTRASI

Pasal 56

Pejabat dan/atau peIaksana yang meIanggar ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1) dan Pasal 34

ayat (5)dikenai sanksi administratif berupa:

a. teguran tertulis;

b. penundaaan kenaikan gaji berkala paling lama 1 (satu) tahun

apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan;

c. penundaaan kenaikan pangkat paling lama 1 (satu) tahun

apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan

perbaikan.

BABX

KETENTUANPENYIDlKAN

Pasal 57

(1)Penyidik Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah

Daerah diberi wewenang khusus untuk melakukan

penyidikan atas pelanggaran Peraturan Daerah ini;

(2)Wewenang Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

meliputi:

a. menerima, mencari, mengumpulkan, dan meneliti

keterangan atau laporan berkenaan dengan tindak pidana

agar keterangan atau laporan tersebut menjadi lebih

lengkap dan jelas;

b. meneliti, mencari, dan mengumpulkan keterangan

mengenai orang pribadi atau Badan tentang kebenaran

perbuatan yang dilakukan sehubungan dengan tindak

pidana Penyelenggaraan Kearsipan;

c. meminta keterangan dan barang bukti dari orang pribadi

atau Badan sehubungan dengan tindak pidana

Penyelenggaraan Kearsipan;

d. memeriksa buku, catatan, dan dokumen lain berkenaan

dengan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan;

- 26-

e. melakukan penggeledahan untuk mendapatkan barangbukti pembukuan, pencatatan, dan dokumen lain, sertamelakukan penyitaan terhadap barang bukti tersebut;

f. meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka pelaksanaantugas penyidikan tindak pidana PenyelenggaraanKearsipan.

g. menYUrUh berhenti dan/ atau melarang seseorangmeninggalkan ruangan atau tempat pada saatpemeriksaan sedang berlangsung dan memeriksa identitasorang, benda, dan/ atau dokumen yang dibawa;

h. memotret seseorang yang berkaitan dengan tindak pidanaPenyelenggaraanKearsipan;

i. memanggil orang untuk didengar keterangannya dandiperiksa sebagai tersangka atau saksi;

j. menghentikan penyidikan;dan/atauk. melakukan tindakan lain yang perlu untuk kelancaran

penyidikan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipansesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(3)Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)memberitahukan dimulainya penyidikan dan menyampaikanhasil penyidikannya kepada Penuntut Umum melaluiPenyidik pejabat Polisi Negara Republik Indonesia, sesuaidengan ketentuan yang diatur dalam Undang-UndangHukum AcaraPidana.

BABXI

KETENTUANPIDANA

Pasal58

(1) Setiap orang yang melanggar ketentuan sebagaimanadimaksud dalam Pasal 55 dipidana dengan pidana kurunganpaling lama 3 (tiga) bulan dan/ atau pidana denda palingbanyak Rp 50.000.000,00 (limapuluh juta rupiah);

(2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)merupakan pelanggaran.

.27 -

BAB XII

KETENTUAN PENUTUP

Pasa159

Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Af!jll setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya

dalam Lembaran Daerah Kabupaten Musi Banyuasin.

Ditetapkan di Sekayupada tanggal 30 \IIov€mber 2016

Plt. HUP:=: BANYUASIN,Q;:;}'---DAVID BJ SIREGAR

Diundangkan di Sekayupada tanggal 'bO NOVQMber 2016

SEKRETARIS DAERAH

KABUPATEN MUSI BANYUASIN,

-r"H. SOHAN MAJID

LEMBARAN DAERAH KABUPATEN MUSI BANYUASINTAHUN 2016 NOMOR '20

NOMOR REGISTER: (15/MUBA/2016j

" ---- ----~: -