protocolo especial para visitas oficiales

DIRECCIÓNASUNTOS INTERNACIONALESP O D E R J U D I C I A L R E P Ú B L I C A D E C H I L E

PROPUESTA PROTOCOLO ESPECIAL PARA VISITAS OFICIALES, DE TRABAJO Y PRIVADAS AL PODER JUDICIAL DE CHILE


I. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El presente protocolo se considerará para las visitas oficiales, de trabajo y privadas que realicen al Poder Judicial de Chile algunas de las siguientes autoridades y visitas extranjeras:

a) Presidente o ministros de Cortes o Tribunales Supremos.

b) Presidente o ministros de Cortes de Apelaciones o su análogo.

c) Magistrados y funcionarios judiciales de tribunales especiales y cualquier otro tipo de tribunales de justicia. d) Presidentes y miembros de los Consejos de la Magistratura o cualquiera sea el nombre que ostente el órgano de Gobierno Judicial.

e) Académicos y expertos extranjeros invitados a participar a algún Seminario, Congreso o a cualquier otro evento realizado por el Poder Judicial

f) Otras personas cuya visita se coordine en virtud de un convenio internacional suscrito por el Poder Judicial.

El tratamiento especial que se otorgue en virtud de este protocolo a las personas comprendidas en él, será determinado en cada ocasión por la Dirección de Asuntos Internacionales, en conjunto con la Dirección de Comunicaciones.

En todo aquello que no se encuentre regulado en el presente Protocolo, serán plenamente aplicables las reglas contenidas en el Manual de Ceremonial Público y Protocolo para Ceremonias a cargo del Poder Judicial, aprobadas en el Acta n° 93-2007.

II. TIPOS DE VISITAS.

Existen diversas clases de visitas, de las cuales dependerá el tratamiento que recibirán los visitantes y las actividades a realizar:

1. VISITA OFICIAL:

Es aquella que realiza alguna de las personas contempladas en el numeral anterior, producto de una invitación de una autoridad del Poder Judicial chileno.

a) Presidente o ministros de Cortes o Tribunales Supremos.

b) Presidente o ministros de Cortes de Apelaciones o su análogo.

c) Magistrados y funcionarios judiciales de tribunales especiales y de cualquier otro tipo tribunales de justicia.

d) Presidentes y miembros de los Consejos de la Magistratura o cualquiera sea el nombre que ostente el órgano de Gobierno Judicial.

e) Académicos y expertos extranjeros invitados a participar a algún Seminario, Congreso o a cualquier otro evento realizado por el Poder Judicial.

La responsabilidad de la organización y coordinación será de cargo de cada tribunal invitante, sin perjuicio de ello, toda visita que tenga el carácter de oficial, cualquiera sea el Tribunal que haya emitido la invitación, debe ser informada a la Dirección de Asuntos Internacionales, específicamente a su Área de Relaciones Internacionales con el objeto de registrar, hacer el seguimiento y difundir las visitas.


1.1. GESTIÓN DE LA INVITACIÓN:

En el caso que la iniciativa de invitación surja de un Tribunal de primera instancia se requiere que a lo menos con 2 meses de anticipación envíe oficio a la Corte de Apelaciones respectiva solicitando la aprobación de la invitación, junto con ello debe enviarse copia escaneada del oficio a la Dirección de Asuntos Internacionales y breve informe que contenga la siguiente información:

a) Nombre del invitado, cargo y país de procedencia;

b) Objetivos de la visita;

c) Fecha tentativa de la visita;

d) Propuesta de Programa de actividades a realizar y,

e) Nombre, teléfono y correo electrónico de la persona que el Tribunal establecerá como punto de contacto con la Dirección de Asuntos Internacionales.

f) Identificación de los costos y recursos que asumirá el Poder Judicial.

La Corte de Apelaciones respectiva hará envío de oficio a la Corte Suprema, que determinará la aprobación de la actividad.

En el caso que la iniciativa de invitación surja de la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones, debe enviarse a la Dirección de Asuntos Internacionales copia escaneada de la invitación y programa tentativo, además de señalar un punto de contacto con la Dirección de Asuntos Internacionales.

APOYO EN LA GESTIÓN DE RECURSOS.

Una vez aprobado por los superiores la pertinencia de la realización de la invitación y los recursos asociados, el tribunal invitante deberá nombrar una comisión organizadora y designar a una persona como punto de contacto con la Dirección de Asuntos Internacionales. Esta comisión será la encargada de toda la coordinación del evento y de las comunicaciones con la Corporación Administrativa del Poder Judicial para coordinar la contratación de servicios aprobados.

Para proceder a la compra de pasajes aéreos y contratación de hotelería, traslados, alimentación u otros servicios cada Tribunal debe coordinarlo directamente con la respectiva Corporación Administrativa Zonal o con Corporación Administrativa Central, según corresponda. En caso de dudas, puede contactarse directamente con el Área de Relaciones Internacionales de la Dirección de Asuntos Internacionales de la Corte Suprema. En caso de invitados de la Corte Suprema, la Dirección de Asuntos Internacionales se ocupará de la coordinación de la adquisición de los servicios requeridos.


INVITACIÓN OFICIAL

La invitación debe ser redactada siguiendo lo establecido en el capítulo N° XXXXX sobre REDACCIÓN PROTOCOLAR, y debe enviarse con a lo menos 30 días hábiles de anticipación, para permitir al destinario recibirla oportunamente y coordinar su viaje. La invitación debe ser firmada por la máxima autoridad del Tribunal correspondiente y se enviará vía correo tradicional junto con una copia escaneada al correo electrónico del invitado o de la institución.

La invitación deberá señalar si se contempla el pago de los pasajes aéreos, hotelería, traslados internos y alimentación.A la invitación debe adjuntarse, a lo menos, una copia de la agenda preliminar de dicho evento, especificándole cuáles son las actividades que se espera que asista y sus horarios.

Una vez definida, se le remitirá la agenda definitiva, con las menciones señaladas. Se debe especificar el tipo de vestuario para cada una de las actividades y si la visita no está familiarizada con el clima de la región, es conveniente proporcionarle información de utilidad (lluvia, calor, frío, paraguas, impermeable, etc.), y en general, proporcionarle al visitante el máximo de literatura sobre las actividades del lugar.

Tanto de la invitación como del programa tentativo se debe hacer envío a la Dirección de Asuntos Internacionales.

En el caso que la iniciativa de invitación surja de la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones, debe enviarse a la Dirección de Asuntos Internacionales copia escaneada de la invitación y programa tentativo, además de señalar un punto de contacto con la Dirección de Asuntos Internacionales.

1.2. RECEPCIÓN Y ACTIVIDADES DE VISITA OFICIAL:

1.2.1. VISITA OFICIAL INVITADA POR TRIBUNALES DE PRIMERA INSTANCIA Y CORTES DE APELACIONES DEL PAÍS:

Una vez confirmada la visita, el Tribunal debe designar un comité de recepción y bienvenida, compuesto por las personas que estime pertinente o puede tratarse de las mismas personas encargadas de la organización general de la visita. Este comité debe recepcionar al invitado en el aeropuerto o lugar al cual arribare y coordinar sus traslados Debe entregarle la agenda impresa de las actividades, detallando los horarios, forma de traslado y vestimenta requerida en cada una de ellas y los datos de contacto del responsable en caso de emergencias.

En el caso que el visitante arribare al Aeropuerto Arturo Merino Benítez y la investidura de su cargo amerite el uso de los Salones Protocolares del aeropuerto, debe darse aviso a la Dirección de Asuntos Internacionales de manera que coordine y reserve el uso de tales de salones, sin perjuicio de ello la recepción, alojamiento y traslado debe organizarse por parte del Tribunal.

Los organizadores de la visita del Tribunal correspondiente deberán enviar vía correo electrónico a Dirección de Asuntos Internacionales el Programa de actividades organizadas para el invitado, nombre del Hotel en el cual se hospedará la visita y el contacto del encargado de la organización de la visita.


Dentro de las actividades que se recomienda considerar en el Programa se encuentran las siguientes:

a) Reunión con el Presidente y/o Ministros de Corte de Apelaciones respectiva.

b) Reunión con los jueces, funcionarios judiciales, administradores de Tribunal dependiendo del área de interés del visitante.

c) Visita guiada por las dependencias del Tribunal.

d) Desayuno, almuerzo y/o cena en honor de la visita.

e) Programa de visita cultural y turística por la ciudad o sus alrededores, en caso que la visita se extienda por más de un día.

f) Intercambio de condecoraciones, obsequios, o material institucional, según correspondiere. Ver anexo 5.

g) Si el invitado requiere una reunión con el Presidente o Ministros de la Corte Suprema, deberá solicitarse a Presidencia, a través de la Dirección de Asuntos Internacionales, la cual estará

Para efectos de despedir a las visitas, el tribunal se encargará de todos los detalles relacionados con el transporte y confirmación del vuelo, y acordará junto a ellas la hora en que se recogerá el equipaje y la del traslado al aeropuerto.

1.2.2. VISITA OFICIAL CORTE SUPREMA:

Una vez confirmada la visita oficial, debe informarse al Área de Relaciones Internacionales de la Dirección de Asuntos Internacionales de la Corte Suprema, a efectos de gestionar la recepción en el aeropuerto de Santiago, y el traslado , y en caso que la investidura y seguridad de la autoridad extranjera lo amerite coordinar el uso de los salones de protocolo del Aeropuerto Arturo Merino Benítez, coordinar la llegada de la visita al país con Policía de Investigaciones y el Servicio de Aduanas, y con Carabineros de Chile para efectos del desplazamiento desde el Aeropuerto.

La visita o delegación extranjera será recibida en el aeropuerto por el/la Jefe de Protocolo de la Corte Suprema y/o el Jefe del área de Relaciones Internacionales de la Dirección de Asuntos Internacionales del Poder Judicial o por la delegación designada por la Dirección de Comunicaciones y la Dirección de Asuntos Internacionales. Las personas que conforman el comité de recepción vestirán ropa formal y portarán el distintivo correspondiente a su cargo.

Si lo amerita la investidura del invitado y conforme a las reglas de uso de los Salones Protocolares del Aeropuerto, se debe recibir a la autoridad a la salida del avión.

Efectuadas las presentaciones y los trámites de aduana, se debe conducir a la autoridad al automóvil que lo trasladará a su hotel. En caso contrario, se debe determinar con antelación el punto de encuentro.

Con anticipación a la llegada de la visita al hotel, es conveniente inspeccionar la habitación, con el objeto de subsanar cualquier detalle o inconveniente.

Es recomendable proporcionarle los periódicos locales u otras publicaciones similares; y entregarle una agenda y/o programa detallado, comentándolo con él o fijando una cita para tal efecto.


En caso de ser necesario, la Dirección de Asuntos Internacionales asignará a uno o dos asistentes, si se trata de varias visitas, para que se desempeñen como anfitriones de tiempo completo. El asistente deberá revisar y acordar el programa en detalle con las autoridades visitantes.

Deberá establecerse con anticipación a qué hora se le va a recoger y recordarles el vestuario requerido, si es del caso. Es importante que la programación considere un tiempo de descanso prudente entre una y otra actividad.

1.2.3. ACTIVIDADES VISITA OFICIAL DE CORTE SUPREMA:

La Dirección de Asuntos Internacionales considerando el motivo de la invitación, la investidura del invitado y sus áreas de interés, determinará las actividades y reuniones que formarán parte del Programa o Agenda de actividades.Dentro de ellas se pueden contemplar las siguientes: • Reunión con el Presidente y un Ministro de la Corte Suprema designado para tal efecto, o el Pleno de la Corte Suprema si así se decidiere.

• Reunión con el Presidente o Ministro de la Corte de Apelaciones Ministros de Corte de Apelaciones.

• Reunión con jueces de Primera instancia, funcionarios judiciales, administradores de Tribunales.

• Visita a Tribunales de Primera Instancia de Santiago, Centro de Justicia de Santiago.

• Visita guiada por el Palacio de Tribunales Reunión con Director, Jefes de Departamentos y funcionarios de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.

• Visitas o reuniones, según el área de interés del invitado, con representantes del Tribunal Constitucional, Cortes de Apelaciones, tribunales de primera instancia, Fiscalía Nacional, Ministerio de Justicia, Defensoría Nacional u otro organismo auxiliar de justicia que sea de su interés.

• Almuerzo o cena ofrecida por parte del Presidente de la Corte Suprema o Ministro designado por el Pleno para tal efecto. • Recorrido cultural por Santiago.

• Intercambio de condecoraciones, obsequios, o material institucional, según correspondiere.

Para efectos de despedir a las visitas, el Área de Relaciones Internacionales se encargará de todos los detalles relacionados con el transporte y confirmación del vuelo, y acordará junto a ellas la hora en que se recogerá el equipaje y la del traslado al aeropuerto.

2. VISITA DE TRABAJO

Es aquella que realiza alguna de las personas contempladas en el número 1 del presente protocolo, por su propia iniciativa.

Por parte del interesado debe existir una solicitud formal, en la que se requiera la visita, mencione los objetivos y fecha probable de la visita.


SOLICITUD DE VISITA DE TRABAJO A TRIBUNALES PRIMERA INSTANCIA Y CORTE DE APELACIONES:

Esta solicitud debe ser enviada directamente al correo electrónico de la Dirección de Asuntos Internacionales, quien se encargará de su tramitación. En el caso que la solicitud haya sido dirigida directamente al Tribunal de Primera instancia, éste deberá enviar un oficio informando esta solicitud a la Corte de Apelaciones respectiva, se debe enviar una copia de este oficio al correo electrónico de la Dirección de Asuntos Internacionales. La Corte de Apelaciones lo remitirá al pleno de la Corte Suprema a fin de que señale si existen o no inconvenientes en que se lleve a efecto esa actividad.

Una vez aprobada la visita, se debe dar aviso al solicitante y se debe designar a una persona como coordinador de visita del Tribunal, quien se establecerá como punto de contacto con la visita y que estará a cargo de coordinar la visita, agendar las actividades, comunicarse con el visitante y con la Dirección de Asuntos Internacionales.

Para la programación de actividades, se procurará realizar las solicitadas por la visita, según sus áreas de interés, las cuales estarán sujetas a la disponibilidad de las autoridades y funcionarios requeridos. (Se debe utilizar el Modelo de Programa que se encuentra en el anexo n° xx). El Programa tentativo debe ser enviado con la anticipación suficiente al visitante y a la Dirección de Asuntos Internacionales.

En el caso que el visitante solicite colaboración con aspectos logísticos de su visita, el coordinador designado por el Tribunal o Corte de Apelaciones respectiva, podrá otorgar como sugerencia o recomendación Hoteles, servicio de traslado y de alimentación, para ello puede hacerse asesorar por la Corporación Administrativa Zonal respectiva.

En el caso de traslado de la visita, considerando la investidura del cargo de la persona, debe coordinarse su traslado desde el aeropuerto o lugar al cual arribare.

Para su recepción en el Tribunal o en la Corte de Apelaciones se precisa que sea recibido por el coordinador de visita o por un comité de recepción que designe el Tribunal.

Dentro de las actividades que se sugieren están:

a) Recorrido por dependencias de los Tribunales,

b) Reunión con Ministros y Jueces sobre asuntos de su interés,

c) Reunión con funcionarios, administradores de Tribunal, Jefes de Unidades Administrativas, entre otros.

d) Entrega de regalo e información institucional.

e) En caso de solicitud de reunión con el Presidente o algunos Ministros de la Corte Suprema, debe ser solicitada a Presidencia, a través de la Dirección de Asuntos Internacionales.

f) Dependiendo de la duración de la visita y de la investidura del cargo del visitante, puede ofrecerse un desayuno o almuerzo.

Las pasantías que se desarrollen en virtud de un convenio suscrito por el Poder Judicial se considerarán visitas de trabajo y serán objeto de un tratamiento especial que será determinado en cada ocasión por la Dirección de Asuntos Internacionales, en coordinación con el o los Ministros que estuvieran a cargo de dicha pasantía. Ver anexo Protocolo Especial de Pasantías Internacionales.


SOLICITUD DE VISITA DE TRABAJO CORTE SUPREMA:

En el caso de la Corte Suprema, la solicitud debe ser enviada a la Dirección de Asuntos Internacionales, que se encargará de su tramitación en Presidencia.

La Dirección de Asuntos Internacionales se establecerá como punto de contacto y coordinador para las visitas de trabajo de la Corte Suprema.

Una vez aprobada la visita se procederá a coordinar la agenda de actividades.

En cuanto a la recepción en el aeropuerto y traslado de las visitas, la Dirección de Asuntos Internacionales evaluará según la solicitud y de acuerdo a la investidura del cargo, la forma en que ésta se realizará, es decir, si está se hará a través de un comité de recepción en el aeropuerto, si se utilizarán salones protocolares o si se contratarán los servicios de una empresa de transporte.

Dentro de las actividades que se sugieren para el Programa:

a) Recorrido por dependencias del Palacio de Tribunales.

b) Reunión con el Presidente o algunos Ministros de la Corte Suprema*,

c) Reunión con Ministros de Corte de Apelaciones y Jueces sobre asuntos de su interés*,

d) Reunión con funcionarios, administradores, Jefes de Unidades Administrativas de diversos Tribunales reformados no reformados*.

e) Reunión con Director, Jefes de Departamento de la Corporación Administrativa de la Poder Judicial*.

*Las reuniones con las autoridades y funcionarios mencionados se sujetarán a la disponibilidad de agenda de las mismas.

f) Visitas a Tribunales reformados, Centro de Justicia de Santiago, Centros de Familia de Santiago, Centro de Notificación de Santiago, Unidad de Apoyo a los Tribunales Civiles, entre otros.

g) Entrega de regalo e información institucional.

h) Dependiendo de la duración de la visita y de la investidura del cargo del visitante, puede ofrecerse un desayuno o almuerzo.

3. VISITA PRIVADA

Es aquella que realiza cualquiera de las personas contempladas en el número 1 del presente protocolo con un propósito ajeno al marco oficial.

Las actividades que se pueden programar en razón de las visitas privadas están sujetas a la disponibilidad de agenda de las autoridades solicitadas. En todo caso se sugieren las siguientes:

a. Recorrido por dependencias de los Tribunales,

b. Reunión con Ministros, Jueces y Funcionarios sobre asuntos de su interés,

c. En caso de solicitud de reunión con el Presidente o algunos Ministros de la Corte Suprema, debe ser solicitada a Presidencia, a través de la Dirección de Asuntos Internacionales.

d. Entrega de regalo institucional.


PROPUESTA PROTOCOLO ESPECIAL PARA VISITAS OFICIALES, DE TRABAJO Y PRIVADAS AL PODER JUDICIAL DE CHILE

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