proses bisnis p2l perencanaan s/d pelaksanaan...

PROSES BISNIS P2L Perencanaan s/d Pelaksanaan Pengadaan

Oleh: Arief Se(awan B.N., Ph.D.

Kepala Pusat Pengadaan dan Logis4k

PERKEMBANGAN PERATURAN PRESIDEN

70 172 35 54 2010

Pengganti Keppres 80/2003

2011 2012 2014

4

2015

Tambahan Penunjukan Langsung Jasa Konsultan

Hukum di Pasal 44

Tambahan Penunjukan Langsung Pupuk dan Benih

Pasal 38

Penyempurnaan istilah, Penegasan Tupoksi, Perubahan Kriteria Pemilihan dan bukti

perjanjian dll

Penekanan eProc dan ePurchasing, penyederhaan prosedur dan perlindungan

pengelola PBJ dll

Rektor

WRSDMA

Kepala P2L

Kabag Pengadaan

Kasubbag ULP Kasubbag

Pelaksanaan Kontrak

Kabag LPSE dan Logis(k

Kasubbag LPSE Kasubbag Logis(k

Sruktur Organisasi P2L

GARIS BESAR PENGADAAN

Penyed

ia Pelelangan E-‐Tendering

Non Pelelangan

E-‐Purchasing

Penunjukan Langsung

Pengadaan Langsung

Subunit Input RUP

Review Kepala Unit

Review Bidang Logis4k P2L

Review Bidang Pengadaan Pengadaan Review Satgas Review Bidang Pengadaan

Proses Pengadaan UGM

SIMABEKA SIMKEU SIMPEL

www.simpel.ugm.ac.id INTEGRASI

Alur Pengadaan

USER -‐  Kantor Pusat (Unit, RS UGM) -‐  18 Fakultas -‐  2 Sekolah

ULP

Product

Penerimaan

Pelelangan

Pengadaan

Permohonan pengadaan (RUP)

Penyempurnaan pani;a

Unit Kerja

ya

Kepala P2L

Kabag PengadaanPermintaan

Pengadaan

Kasubbag ULP

Menunjuk PPK

Menunjuk Pokja disertai data HPS, KAK dan Draft

Kontrak

Mengirimkan data HPS, KAK/Spesifikasi Teknis dan

draft kontrak

POKJA

Proses Pelelangan di SPSE

Rekanan

PPK dibantu dg TPTK melakukan monitoring pekerjaan rekanan

Hasil Pekerjaan

PPHP

Serah terima pekerjaan PPK dan rekanan

Dokumen pembayaran

Permintan pembayaran ke keuangan

SatgasKasubbag Logistik

Perlu review?tidak

Kaji Ulang PPK dan POKJA

1

2

PPK

345

Admin Kontrak

TPTK

PUMK

6

Mendapatkan rekanan pemenang

Melaksanakan pekerjaan

Memeriksa hasil pekerjaan

Unit Kerja menerima barang/jasa

Pejabat Pengadaan

Proses Pengadaan Langsung

<200 juta -‐ non Konsultan< 50 juta -‐ Konsultan

Menetapkan PPHP

Kabag LPSE dan Logistik

Rencana Umum

Pengadaan (RUP)

Proses Pengadaan UGM

Jenis Pengadaan

Barang

Pekerjaan Konstruksi

Jasa Konsultansi

Jasa Lainnya

Alur pengadaan infrastruktur

USER -‐ Kantor Pusat -‐  18 Fakultas -‐  2 Sekolah

Proses konstruksi PPK (P2L), TPTK (Satgas), PPHP (P2L, DA, Unit), Admin

Kontrak (P2L), PMUK (P2L)

Hand over

Keuangan

RENBANG

LPSE (P2L), Pokja (P2L, DA, Unit)

KOMREN

DA

Satgas P2L

Product

pelelangan

Pembayaran term

in

Kawal Peren

canaan

Pengadaan

WR-‐SDMA

Proses Pengadaan

Proses Bisnis Pengadaan UGM

SIMKEU SIMABEKA

SIMP2L (sirencang-‐simpel-‐simonev)

Penyusunan/realokasi Rencana Anggaran Kegiatan Tahunan

(RKAT)

Budget locking

Usulan pengadaan

Perencanaan s/d Pelaksanaan PENGADAAN

Proses pembayaran (Defini4f/UMK-‐SPJ)

Pelaksanaan dan monitoring

Sistem Informasi terkait Pengadaan

• Administrasi Kontrak (Adminkon) • Tim Pengelola Teknis Kegiatan (TPTK)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

• à Pengadaan langsung

Pejabat Pengadaan (PP)

• à Lelang

Kelompok Kerja (Pokja)

Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)

Pejabat Pelaksana Pengadaan

Tugas Pokok PPK

1.  menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasayang melipu4: 1) spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) rancangan Kontrak.

2.  menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; 3.  menandatangani Kontrak; 4.  melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa; 5.  mengendalikan pelaksanaan Kontrak; Dalam pelaksanaan tugasnya PPK dapat dibantu TPTK dan Admin Kontrak:

1.  Membantu Kerja PPK dalam pengadaan 2.  Mensuport hal-‐hal teknis dan administra4ve terkait pengadaan

Tugas Pokok POKJA

1. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 2. menetapkan Dokumen Pengadaan; 3. menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran; 4. mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di

website menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;

5. melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;

6. menjawab sanggahan;

1.  melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan PengadaanBarang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak

2. menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/pengujian; dan

3. membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

Tugas Pokok PPHP

Kebutuhan SDM dalam pengadaan

Nilai

Buk( pembayaran Konstruksi/Barang/Jasa

lainnya Konsultansi

0 s/d 10jt Nota pembelian Kwitansi 10 s/d 50jt Nota Pembelian SPK (Pengadaan Langsung) 50 s/d 200jt SPK (Pengadaan Langsung) SPK (lelang sederhana)

200jt – 5M Kontrak

(Lelang sederhana/ Pemilihan langsung) Kontrak

(Lelang umum) 5M ke atas Kontrak

(Lelang umum)

Surat Pesanan à Pengadaan sistem daring (On-Line)

Kebutuhan SDM dalam pengadaan

Nilai

Kebutuhan SDM

Konsultansi Konstruksi/Barang/Jasa lainnya

PPK PP/Pokja PPHP PPK PP/Pokja PPHP 0 s/d 10jt Y/N 1 1 Pimp. buyer Y/N 10 s/d 50jt 1 1 1 Pimp. buyer Y/N 50 s/d 200jt 1 3 3 1 1 1 200jt – 1M 1 5 3 1 3 3 1M – 5M 1 7 5 1 5 5 5M ke atas 1 7 7 1 7 7

Suplai logis(k UGM

Kebutuhan logis4k Produk

Ketersediaan SDM P2L: PPK : 2 orang Pokja : 9 orang Admin kontrak : 4 orang

Kemampuan proses pengadaan

Mar-‐Sept Jan-‐Feb Okt-‐Des

Kendala Pengadaan

Perencanaan pengadaan yang 4dak bagus

Penyusunan HPS yang terlalu rendah

Spesifikasi terlalu 4nggi

Desain yang 4dak sempurna

Jadi concern siapa ini??

Spesifikasi pengadaan barang

Alat Tulis Kantor – Spesifikasi – Test berat – Test warna – Test 4nta – Test ketahanan (boardmarker, bolpoint) – Sistem pembelian/pengiriman

Obat-‐obatan –  Jenis – Sistem dan schedule pengiriman –  Inventory –  Jaminan expired


Alat Medis Habis Pakai –  Jenis – Sistem dan schedule pengiriman –  Inventory – Kualitas Merk


Alat laboratorium àspesifikasi

– Daya Listrik : –  Fungsi : – Dimensi : –  Custom : DED, spesifikasi, pagu à design-‐build? à beauty contest?

à Jaminan purna jual –  Spare part –  Jaminan bahan baku

à Long term contract?


Elektronik àspesifikasi

– Daya Listrik : – Fungsi : – Feature :

à Clausul an(sipasi discon(nue – Harga 4mpang atas-‐bawah – Perubahan spesifikasi lebih 4nggi tanpa merubah harga


Catering – Bahan Baku – Check proses pembuatan – Survey lokasi – Kemampuan ketenagakerjaan – Kemampuan peralatan


Jaket almamater/Toga/Kaos –  Jenis kain – Test uji – Ukuran baju – Mock up – Schedule pengiriman: – Syarat kerapihan produk??


Pengadaan Jasa Konstruksi

•  Struktur – Masihkah kita perlu membuat aturan mutu dengan menggunakan perbandingan campuran?

– Pondasi sumuran à harus dengan bor-‐auger atau boleh manual? à Kecelakaan kerja karena longsor tanggung jawab siapa?

– 


•  Arsitektur – Sampai dimanakah DED seharusnya?

•  Detail pertemuan antara komponen arsitektur •  Perlukah gambar 3D se4ap detail?

–  Perlukah sampai gambar komposit feasibilaty dari cross



– Sampai dimanakah DED seharusnya? •  Detail pertemuan antara komponen arsitektur •  Perlukah gambar 3D se4ap detail?

–  Perlukah sampai gambar komposit (clashed-‐compnent visibility)



Sistem informasi Pengadaan

•  SIMPEL (www.simpel.ugm.ac.id) PIC :

-‐ buyer -‐ PPK -‐ PP/Pokja -‐ PPHP

•  RUP (Sirencang)

Local: 10.13.249.94 PIC :

-‐ Perencana Pengadaan Unit Kerja (peng-‐ENTRY) -‐ Pimpinan Unit kerja (Approval)

Web LPSE UGM

User manual SIMPEL dan SiRENCANG

Rencana tatakelola keuangan pengadaan

Proses pembayaran pekerjaan dilakukan oleh

unit kerja.

Sistem honorarium untuk pelaksana pengadaan (PPK, Pokja/PP, PPHP)

terpusat d P2L

KEGIATAN yang BUKAN Pengadaan

Perjanjian Kerja Sama (PKS)

contoh : kerja sama perparkiran,

Konsinyasi

Obat pada rumah sakit

Sewa menyewa

Sewa bangunan untuk bank

Semoga ke depan akan lebih baik….. J

proses bisnis p2l perencanaan s/d pelaksanaan...

Documents