prosedur operasional baku pengelolaan …new.pamsimas.org/download/kumpulan...

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

TINGKAT KABUPATEN/KOTA

PROGRAM PAMSIMAS TAHUN 2018

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA 2018

i


ii

DAFTAR ISI

1. LATAR BELAKANG........................................................................................................ 1

2. TUJUAN DAN PENGGUNA PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) ................... 2

2.1 Tujuan ....................................................................................................................... 2

2.2 Pengguna .................................................................................................................. 2

3. PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN KEUANGAN ........................................................ 2

4. BENTUK DUKUNGAN PROGRAM PAMSIMAS KEPADA ASOSIASI ........................ 3

4.1 Workshop Keberlanjutan dan Pengembangan Asosiasi di Tingkat

Kabupaten/Kota ........................................................................................................ 3

4.1.1 Ketentuan Umum: ......................................................................................... 3

4.1.2 Tujuan: ........................................................................................................... 3

4.1.3 Mekanisme: ................................................................................................... 3

4.2 Pelatihan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota di

Provinsi ...................................................................................................................... 4

4.2.1 Ketentuan Umum .......................................................................................... 4

4.2.2 Tujuan ............................................................................................................ 4

4.2.3 Mekanisme .................................................................................................... 4

4.3 Bantuan Program Penguatan Dasar Asosiasi .......................................................... 4

4.3.1 Ketentuan Umum .......................................................................................... 4

4.3.2 Pemanfaatan Bantuan Program Penguatan Dasar ...................................... 5

5. PERENCANAAN DAN PENCAIRAN DANA PROGRAM PENGUATAN DASAR ....... 8

5.1 Pembukaan Rekening ............................................................................................... 8

5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) .................................................... 8

5.3 Permintaan Pencairan Dana ..................................................................................... 9

5.4 Besaran dan Tahapan Pencairan Dana ................................................................... 9

5.5 Prosedur Pencairan Dana ...................................................................................... 10

6. ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN BANTUAN ........................................................ 14

6.1 Ketentuan Umum .................................................................................................... 14

6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi ................................................................. 15

7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN ............................................................................. 17

7.1 Pemantauan oleh Asosiasi Tingkat Pusat dan Provinsi ......................................... 17

7.2 Pemantauan oleh OPD Pembina Asosiasi Tingkat Kabupaten/Kota .................... 18

7.3 SIM Dan Smartsight ................................................................................................ 18

7.4 Pelaporan ................................................................................................................ 18


iii

Lampiran

Lampiran 1 : Contoh Format RPD ........................................................................................... 19

Lampiran 2 : Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana ....................................................... 21

Lampiran 3: Contoh Format Lembar Verifikasi ...................................................................... 22

Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan ........................................................................................ 23

Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS ................................................................ 24

Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana .................. 25

Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank ................................................................................. 27

Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran ........................................ 28

Lampiran 9: Contoh Format Buku Kas ................................................................................... 29

Lampiran 10: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) ........................... 30

Lampiran 11: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)................................................................ 31

Lampiran 12: Tahapan Penggunaan Dana Program Penguatan Dasar Asosiasi ................ 32

Lampiran 13: Format Laporan Kegiatan (Untuk Per Tahapan Pencairan Dana) ................. 33

Lampiran 14: Format Rencana Kerja dan Anggaran ............................................................. 34


1

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

TINGKAT KABUPATEN/KOTA

1. LATAR BELAKANG

Salah satu strategi Program Pamsimas dalam penguatan keberlanjutan penyediaan

layanan air minum dan sanitasi adalah memperkuat peran dan fungsi Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan. Asosiasi ini memiliki peran utama sebagai wadah

berbagi pengetahuan dan diskusi mengenai pemeliharaan dan operasional sarana

SPAMS terbangun. Disamping itu Asosiasi juga menjadi wadah koordinasi sekaligus

kolaborasi diantara anggota (KPSPAMS), termasuk berkoordinasi dengan Pemerintah

Daerah untuk membangun dukungan dari pemerintah daerah dan pihak lain yang

peduli dengan pengembangan air minum dan sanitasi perdesaan.

Saat ini sudah terbentuk 226 dari 233 Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat

Kabupaten/Kota peserta Pamsimas I dan II. Sedangkan pada Pamsimas III akan

terbentuk lagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota pada

kab./kota baru. Jadi seluruh kabupaten/kota Pamsimas akan membentuk Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota yang akan mendampingi

27.000 desa sasaran (KPSPAMS) penerima Program Pamsimas.

CPMU PAMSIMAS akan menyelenggarakan Program Penguatan Dasar bagi Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota, sebagai bentuk dukungan

Program Pamsimas kepada Asosiasi untuk menjalankan peran dan fungsinya.

Program Penguatan Dasar Asosiasi ini melekat pada kontrak ROMS Provinsi. Program

ini akan memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi asosiasi,

termasuk kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk workshop dan pelatihan.

Buku Prosedur Operasional Baku (POB) ini disusun dalam rangka menjamin

akuntabilitas pemanfaatan bantuan dukungan Program Pamsimas kepada Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota, agar pelaksanaannya

mencapai hasil yang maksimal.


2

2. TUJUAN DAN PENGGUNA PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

(POB)

2.1 TUJUAN

Prosedur Operasional Baku (POB) Pengelolaan Keuangan Asosiasi ini disusun dengan

tujuan untuk:

a) Menjadi acuan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota

dalam mencatatkan penerimaan dan pengeluaran keuangan secara transparan

dan bertanggungjawab khususnya yang bersumber dari Program Penguatan

Dasar.

b) Mengoptimalkan pelaksanaan peran dan tugas Asosiasi dalam peningkatan kinerja

KPSPAMS/KPSPAMS.

c) Menjadi alat untuk pengembangan kapasitas Asosiasi Kabupaten/Kota dalam

pengelolaan keuangan.

Asosiasi juga dapat memanfaatkan POB Pengelolaan Keuangan ini sebagai acuan

untuk pencatatan pengelolaan keuangan dari sumber lainnya selain bantuan

Pamsimas sepanjang memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh donor atau

anggota.

2.2 PENGGUNA

Pedoman pengelolaan keuangan ini akan digunakan oleh:

a) Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan: sebagai panduan pengelolaan keuangan

untuk pemanfaatan dan pencatatan bantuan pelaksanaan kegiatan dari Program

Pamsimas.

b) Konsultan ROMS Provinsi dan Kabupaten: sebagai acuan dalam memverifikasi

pengajuan permintaan pencairan dana dari Asosiasi

c) Pemerintah Kabupaten/Kota (OPD) : sebagai acuan untuk memantau pertanggung

jawaban dan penggunaan dana melalui laporan Asosiasi

3. PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN KEUANGAN

Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi adalah sebagai berikut:

1. Konsisten: Penggunaan Dana Program Penguatan Dasar Asosiasi mengacu

kepada Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah disusun oleh Asosiasi.

2. Mengikuti standar akuntansi


3

3. Akuntabel: akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota.

4. Transparan: penggunaan dan pertanggungjawaban dana yang dikelola oleh

Asosiasi harus disepakati oleh seluruh anggotanya.

4. BENTUK DUKUNGAN PROGRAM PAMSIMAS KEPADA

ASOSIASI

4.1 WORKSHOP KEBERLANJUTAN DAN PENGEMBANGAN ASOSIASI DI TINGKAT

KABUPATEN/KOTA

4.1.1 Ketentuan Umum:

Workshop ini dilaksanakan 1 kali dalam setahun, selama 3 tahun (tahun 2018-2020)

4.1.2 Tujuan:

a) Untuk memberikan pemahaman kepada pengurus Asosiasi tentang kebijakan

Pamsimas dan kondisi pengelolaan keberlanjutan layanan air minum dan sanitasi

di desa-desa sasaran Pamsimas.

b) Bagi Kabupaten/Kota yang telah terbentuk Asosiasinya, maka kegiatan ini

digunakan untuk evaluasi dan membahas isu-isu khusus terkait peran Asosiasi.

c) Bagi Kabupaten/Kota yang belum terbentuk Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaannya, kegiatan workshop ini juga menjadi media untuk pembentukan

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota;

4.1.3 Mekanisme:

a) Tim ROMS Kabupaten/Kota berkoordinasi dengan DPMU/OPD Pembina,

merumuskan KAK dan mengajukan ke NMC;

b) NMC akan melakukan verifikasi terhadap KAK (terkait materi, biaya, peserta);

c) Tim ROMS Kabupaten/Kota mengkoordinir pelaksanaan kegiatan workshop

d) Tim ROMS Kabupaten/Kota menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Workshop dan menyampaikannya ke PPK Pembinaan Pelaksanaan Wilayah,

DPMU, ROMS Provinsi dan NMC.

Penjelasan lebih rinci dapat dilihat pada

POB Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dan Pertemuan (EGM/Lokakarya) Kontrak ROMS

Provinsi dan Kabupaten/Kota


4

4.2 PELATIHAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT

KABUPATEN/KOTA DI PROVINSI

4.2.1 Ketentuan Umum:

Pelatihan ini dilaksanakan 1 kali dalam setahun, selama 3 tahun (tahun 2018-2020)

4.2.2 Tujuan:

Meningkatkan kapasitas pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat

Kabupaten/Kota dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dan disesuaikan dengan

hasil penilaian kebutuhan pelatihan (Training Need Assessment, TNA).

4.2.3 Mekanisme:

a) Tim ROMS Provinsi melakukan kajian kebutuhan pelatihan bagi Pengurus

Asosiasi Kabupaten/Kota;

b) Tim ROMS Provinsi berkoordinasi dengan PPMU/OPD Pembina, merumuskan

KAK dan mengajukan ke NMC;

c) NMC akan melakukan verifikasi terhadap KAK (terkait materi, biaya, peserta);

d) Tim ROMS Provinsi mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelatihan

e) Tim ROMS Provinsi menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dan

menyampaikannya ke PPK Pembinaan Pelaksanaan Wilayah, PPMU dan NMC.

Penjelasan lebih rinci dapat dilihat pada

POB Pelaksanaan Kegiatan Pelatihan dan Pertemuan (EGM/Lokakarya) Kontrak

ROMS Provinsi dan Kabupaten/Kota

4.3 BANTUAN PROGRAM PENGUATAN DASAR ASOSIASI

4.3.1 Ketentuan Umum

Program Penguatan Dasar Asosiasi adalah program yang diberikan oleh Pamsimas

kepada Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota untuk dapat

menjalankan perannya memfasilitasi peningkatan kinerja KPSPAMS dan anggotanya,

dalam bentuk dukungan pendanaan yang sumbernya dari Pinjaman Luar Negeri IBRD

8578.

Pamsimas akan memberikan bantuan dukungan pendanaan bagi Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota untuk pelaksanaan sebagian kegiatan

seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah mereka

susun. Dana ini merupakan stimulan dan tidak dimaksudkan sebagai sumber utama

pembiayaan kegiatan asosiasi.


5

Tenaga Financial Management Specialist (FMS) ROMS bertanggungjawab melakukan

reviu dan verifikasi terhadap RKA dan juga dokumen-dokumen pengajuan pencairan

dana yang diajukan oleh Asosiasi.

Dana Program Penguatan Dasar Asosiasi ini tersedia didalam Kontrak ROMS dan

akan diteruskan kepada Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat

Kabupaten/Kota oleh Manajemen ROMS berdasarkan SK CPMU Program

PAMSIMAS.

1. Untuk Asosiasi yang terbentuk pada Program Pamsimas I (terdapat 110 Asosiasi)

dan Pamsimas II (terdapat 123 Asosiasi) akan mendapatkan bantuan sebesar

maksimal Rp 50 juta per tahun selama 3 (tiga) tahun, yaitu tahun 2018-2020;

2. Untuk Asosiasi Kabupaten/kota yang terbentuk pada Program Pamsimas III akan

mendapat bantuan sebesar Rp 25 juta pertahun selama 2 (dua) tahun, yaitu 2019-

2020.

Jumlah Asosiasi yang telah terbentuk sampai dengan September 2017 dan memenuhi

syarat menerima Program Penguatan Dasar Asosiasi adalah 219 Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota. Pada tahun 2018, diperkirakan akan

bertambah/ terbentuk Asosiasi pada Kabupaten baru peserta Pamsimas III.

4.3.2 Pemanfaatan Bantuan Program Penguatan Dasar

1. Bantuan dukungan pelaksanaan kegiatan yang disediakan dimaksudkan untuk

membantu Asosiasi dalam pelaksanaan peran dan fungsinya yang telah disusun

dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Asosiasi untuk satu tahun pelaksanaan

(tertanggal sesuai dengan jadwal kegiatan yang termuat dalam RKA, dan disetuji

oleh OPD Pembina).

2. Pembiayaan untuk satu kegiatan yang berasal dari beberapa sumber dana dapat

dilakukan selama pertanggungjawaban terhadap pengeluaran dan hasil

kegiatannya jelas.

3. Target output setiap kegiatan Program Penguatan Dasar juga harus disepakati

bersama antara Asosiasi dengan OPD Pembina.

4. Proporsi Penggunaan dana Program Penguatan Dasar Asosiasi:

5. Berikut ini adalah perkiraan komposisi atau proporsi alokasi penggunaan dana

Program Penguatan Dasar, yaitu:

Operasional Sekretariat : 15 %

Kegiatan : 80 %

Pelaporan : 5 %

6. Rencana Penggunaan Dana (tentative):

Termin I : maksimal bulan Mei

Termin II : maksimal bulan Agustus

Termin III : maksimal bulan November


6

Kegiatan minimal yang harus dilakukan Asosiasi:

No Asosiasi di Kabupaten Baru Asosiasi di Kabupaten/Kota Lama Hasil Yang diharapkan Pendamping

1 Pengelolaan Data:

Menyusun Buku Profil Asosiasi dan KPSPAMS

Pengelolaan Data:

Update Buku Profil Asosiasi dan KPSPAMS

Tersusunnya Buku Profil Asosiasi dan KPSPAMS

Co DC

Memantau dan memastikan kelengkapan data SIM (Keberlanjutan)

Memantau kualitas data SIM (Keberlanjutan) Tersusunnya data kinerja pengelolaan SPAMS yang valid (SIM); DMA

Menyiapkan daftar penerima Sambungan Rumah (SR)

Menyiapkan daftar penerima Sambungan Rumah Tersedianya data MBR untuk Program HAMP; Co DC / WSS

Menyusun Usulan Pengembangan SPAMS dari DAK

Menyusun Usulan Pengembangan SPAMS dari DAK Tersedianya data untuk Program DAK; Co DC / WSS

Menyusun identifikasi penyebab dan rumusan tindaklanjut Peningkatan Keberfungsian SPAM

Tersedianya data untuk Program HKP; DC / Co DC

2 Pelaksanaan Kegiatan pembelajaran bersama KPSPAMS anggota Asosiasi :

Pelaksanaan Kegiatan pembelajaran bersama KPSPAMS anggota Asosiasi :

a) Penetapan Iuran a) Evaluasi penerapan Iuran Seluruh masyarakat penerima manfaat membayar iuran;

Meningkatnya jumlah desa yang menerapkan iuran diatas BOP dan memenuhi biaya pemulihan/CR;

FMA

b) Kinerja Keberfungsian SPAM b) Evaluasi penyediaan dukungan keberfungsian SPAM SPAMS terbangun berfungsi secara optimal. Co DC

c) Kesadaran untuk melakukan Pembukuan c) Kualitas pengelolaan keuangan Dana atau Iuran yang terkumpul dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

FMA

d) Pentingnya Sambungan Rumah d) Peningkatan Jumlah Sambungan Rumah Seluruh penerima manfaat dilayani dengan SR. CoDC / FMA

e) Rencana pengembangan e) Rencana pengembangan Bertambahnya jumlah KPSPAMS yang mempunyai rencana pengembangnan layanan sesuai dengan RKM menuju 100% akses

CoDC / WSS

f) Fasilitasi terhadap akses kredit kepada lembaga keuangan

Tersedianya data KPSPAMS yang berpotensi, layak dan berminat akses pembiayaan dari lembaga keuangan

Bertambahnya jumlah KPSPAMS yang mendapatkan bantuan pendanaan dari lembaga keuangan

FMA

3 Monitoring hasil pembelajaran bersama KPSPAMS

Monitoring hasil pembelajaran bersama KPSPAMS Laporan kegiatan Monitoring CoDC

4 Laporan akhir pelaksanaan kegiatan Laporan akhir pelaksanaan kegiatan Laporan Kegiatan Program Penguatan Dasar (setiap tahun) CoDC

Catatan: setiap target HASIL harus terukur dan disepakati bersama dengan OPD Pembina


7

Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Penguatan Dasar

Asosiasi adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan Pengelolaan Sekretariat (misal: pembelian ATK, fotocopy dan penjilidan,

penggandaan laporan, materi rapat, data, pembuatan atau update profil Asosiasi/

KPSPAMS, bantuan biaya komunikasi, bantuan transpot pengurus rapat di luar

kantor)

2. Kegiatan Pemantauan dan Evaluasi (Monev) Kinerja KPSPAMS dan Identifikasi

pengembangan kapasitas anggota .

3. Kegiatan Pemetaan kapasitas dan kebutuhan:

a) Kinerja anggota

b) Kebutuhan pengembangan

c) Ketersediaan sumber daya terkait keberlanjutan pengelolaan air minum dan

sanitasi perdesaan

d) Pengelola air minum perdesaan non-Pamsimas

4. Kegiatan Pendampingan untuk peningkatakan pelayanan terkait dengan upaya

untuk peningkatan kinerja anggota, misal dari berfungsi sebagian menjadi

berfungsi (sesuai dengan target yang tertulis dalam RKA).

5. Kegiatan berbagi pengalaman dan pengetahuan sesama anggota dan narasumber

yang kompeten, pembelajaran melalui praktik (hands-on learning) untuk anggota,

dan sejenisnya.

6. Kegiatan Pelatihan dengan mendatangkan narasumber dari pihak luar (selain

anggota dan pengurus asosiasi).

7. Rapat Kerja Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat

Kabupaten/Kota.

Contoh komponen pembiayaan yang dapat ditagihkan melalui dana bantuan

pelaksanaan kegiatan Pamsimas, yaitu:

1. Konsumsi untuk kegiatan pertemuan, pelatihan, rapat.

2. Bantuan transport Pembiayaan narasumber/tenaga ahli (bukan Pokja

AMPL/DPMU atau PNS dari OPD Pembina atau Tenaga ROMS)

3. Bantuan Biaya Komunikasi dengan anggota (KPSPAMS), diberikan kepada

pengurus yang ditunjuk bertanggungjawab untuk mendistribusikan dan meminta

informasi.

4. Bantuan transport bagi pengurus asosiasi untuk menghadiri rapat atau pertemuan

dengan anggota dan pihak lainnya yang terkait dengan program serta pendukung

kegiatan (jika diadakan di luar lingkungan kantor/sekretariat asosiasi).


8

5. Biaya Perjalanan Dinas (transport dan konsumsi sesuai dengan Standar Biaya di

Kabupaten/Kota yang bersangkutan) dalam rangka pelaksanaan kegiatan,

monitoring, pendampingan, advokasi.

6. Penggandaan materi, laporan dan dokumentasi.

7. Pembuatan Papan Nama.

Daftar penggunaan dana yang tidak diperbolehkan (negative list) untuk

dibiayai dengan dana bantuan pelaksanaan kegiatan Asosiasi melalui program

Pamsimas, meliputi:

1. Pembayaran honor anggota asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan

dengan Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit

(PPMU)/District Project Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator.

2. Penggunaan dana bantuan yang tidak ada di dalam Rencana Kerja dan tidak

sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD).

3. Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya).

4. Bantuan transport bagi anggota dan pengurus asosiasi dalam rapat anggota.

5. Pembayaran sewa kantor/sekretariat.

5. PERENCANAAN DAN PENCAIRAN DANA PROGRAM

PENGUATAN DASAR

5.1 PEMBUKAAN REKENING

Asosiasi harus membuka rekening tabungan atas nama Asosiasi sebagai prasyarat

untuk menerima transfer dana bantuan. Selain itu, rekening ini juga dapat digunakan

untuk menyimpan iuran anggota, bantuan Pamsimas, dan bantuan dari donor lainnya.

Untuk menjaga terjadinya penyalahgunaan wewenang maka rekening dibuka dengan

tiga spesimen tanda tangan: (1) Ketua Asosiasi, (2) Bendahara Asosiasi dan (3)

Perwakilan Pengurus Asosiasi.

5.2 PENYUSUNAN RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)

1. Asosiasi membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD akan mencakup

rencana kegiatan besar dan rencana setiap kegiatan secara detail. Format RPD

dapat dilihat pada Lampiran 1.

2. RPD menjadi dokumen utama bagi asosiasi untuk permintaan penarikan dana dari

anggaran asosiasi.


9

3. Penyusunan RPD mengacu kepada RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) Asosiasi.

RPD yang memuat kegiatan-kegiatan yang tidak termasuk atau tidak ada di dalam

RKA tidak akan diterima untuk diproses lebih lanjut.

5.3 PERMINTAAN PENCAIRAN DANA

1. Asosiasi dapat melakukan penarikan dana bantuan Pamsimas dengan mengajukan

permintaan pencairan dana kepada ROMS. Surat Permintaan Pencairan Dana

dapat dilihat pada Lampiran 2.

2. Jumlah dana yang dimintakan harus sesuai dengan kegiatan yang terdapat

didalam Rencana Penggunaan Dana (RPD). Bersama dengan RPD, permintaan

penarikan dana ini harus diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten/Kota. Lembar

verifikasi dapat dilihat pada Lampiran 3.

3. Berdasarkan hasil verifikasi, Koordinator Kabupaten/Kota dapat menyampaikan

surat tagihan kepada ROMS untuk mentransfer dana kepada asosiasi. Lembar

surat tagihan dapat dilihat pada Lampiran 4.

4. RKA Asosiasi yang sudah ditandatangani oleh SKPD pembina Asosiasi menjadi

Lampiran RPD untuk permintaan pencairan dana tahap I. Setiap RPD yang tidak

disertai dengan RKA tidak dapat diproses untuk pencairan dana. Hal ini berlaku

untuk seluruh asosiasi.

5.4 BESARAN DAN TAHAPAN PENCAIRAN DANA

Besar dana yang akan diberikan setiap tahun oleh Program Pamsimas adalah:

Rp 25 juta untuk Asosiasi Kabupaten/Kota baru pada Pamsimas III, selama 2

tahun;

Rp 50 Juta untuk Asosiasi Kabupaten/Kota pada Pamsimas I dan II, selama 3

tahun.

Penarikan Dana Program Penguatan Dasar Asosiasi dilakukan dalam 3 (tiga) tahap,

yaitu:

Tahap I sebesar 40%

Tahap II sebesar 40%

Tahap III sebesar 20%

ROMS akan meneruskan dana Bantuan Penguatan Dasar Asosiasi yang ada dalam

kontrak ROMS berdasarkan syarat-syarat sebagai berikut:

1. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah menyusun

RKA yang sudah diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten/Kota serta diketahui oleh

OPD Pembina Asosiasi.

2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota/Kota telah

memiliki rekening bank atas nama Asosiasi.


10

3. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota/Kota mengirimkan

surat pemberitahuan kesiapan menerima dana hibah kepada Provincial

Coordinator (PC) dan Manajemen ROMS masing-masing Provinsi.

4. FMS ROMS memastikan pengajuan kesiapan penerimaan dana yang diajukan

Asosiasi dengan melampirkan lembar pengesahan RKA sebagaimana dimaksud

dalam butir bukti No.1 di atas, dan copy rekening bank Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota/kota.

5. FMS ROMS membuat hasil verifikasi terhadap RKA, rekening Bank, dan RPD

yang diajukan oleh Asosiasi dan meneruskannya kepada manajemen ROMS.

Setiap dana yang diterima oleh Asosiasi harus dilengkapi dengan kuitansi dari ROMS.

Format kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 5.

5.5 PROSEDUR PENCAIRAN DANA

Prosedur pencairan masing-masing tahap dijelaskan sebagai berikut:

A. Pencairan Tahap I

Langkah-langkah pencairan dana tahap I dari ROMS kepada Asosiasi adalah

sesuai Tabel berikut.

Tabel 2. Langkah-langkah Pencairan Dana Tahap I

Program Penguatan Dasar Asosiasi

Langkah Uraian Persyaratan Pelaku

Mengajukan permintaan pencairan dana tahap I

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada ROMS melalui Koordinator Kabupaten/Kota.

SPPD (Lampiran 2) tahap I dilengkapi: 1. RKA yang sudah ditandatangani

SKPD pembina 2. Rencana Penggunaan Dana

(RPD) tahap I (Lampiran 1) 3. Fotokopi No.Rekening Bank

Asosiasi 4. Kuitansi (Lampiran 5)

Asosiasi

Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap I

Koordinator Kabupaten/Kota memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan membuat surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS bilamana telah memnuhi syarat.

Lembar Verifikasi (Lampiran 3), SPPD tahap I (Lampiran 2) dan kelengkapan lainnya.

Koordinator Kabupaten/Kota dan DFMA

Pencairan dana tahap I

Dana bantuan tahap I ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan. Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten/Kota. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS

Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3).

Manajemen ROMS


11


Pemberitahuan pencairan dana tahap I

Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada SKPD pembina dan asosiasi. Koordinator Kabupaten/Kota meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I. Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS.

1. Fotokopi bukti transfer 2. Kuitansi bermaterai asli

(Lampiran 5)

Koordinator Kabupaten/Kota

Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan

Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap I, fotokopi SPPD I, dan fotokopi Rekening Bank asosiasi. Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb. Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I dan Laporan Kegiatan kepada Koordinator Kabupaten/Kota.

LPPD tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh SKPD pembina)

Pengurus Asosiasi

Melakukan pengecekan laporan

DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, Koordinator Kabupaten/Kota memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh SKPD pembina.

LPPD tahap I yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan diketahui oleh SKPD pembina (Lampiran 6)

DFMA, Koordinator Kabupaten/Kota, dan SKPD pembina

B. Pencairan Tahap II

Syarat pencairan tahap II adalah dana tahap I telah digunakan minimal sampai

dengan 90%.

Tabel 3. Langkah-langkah Pencairan Dana Tahap II Program Penguatan Dasar Asosiasi


Mengajukan permintaan pencairan dana tahap II

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada Koordinator Kabupaten/Kota.

1. SPPD (Lampiran 2) tahap II dilengkapi:

2. Ringkasan RKA

3. Rencana Penggunaan Dana (RPD - Lampiran 1) tahap II

4. Fotokopi rekening Bank asosiasi

5. LPPD tahap I yang menyatakan 90% dana tahap I telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan)

Pengurus Asosiasi


12


Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap II

Koordinator Kabupaten/Kota membuat dan mengajukan surat tagihanpembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap II dan Lampirannya


Pencairan dana tahap II

Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten/Kota. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS.

Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap II dan Lampirannya

Manajemen ROMS

Pemberitahuan pencairan dana tahap II

Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada SKPD pembina dan asosiasi.

Koordinator Kabupaten/Kota meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II.

Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS.

1. Fotokopi bukti transfer

2. Kuitansi bermaterai asli



Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap II, fotocopy SPPD II, fotocopy rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan reviu, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II dan Laporan Kegiatan kepada Koordinator Kabupaten/Kota

LPPD tahap II dilengkapi dengan dokumen pendukung (bukti-bukti pengeluaran dan laporan kegiatan (yang diketahui oleh SKPD pembina)

Pengurus Asosiasi


DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap II, Koordinator Kabupaten/Kota memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh SKPD pembina

LPPD tahap II yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan diketahui oleh SKPD pembina



13

C. Pencairan Tahap III

Persyaratan utama pencairan Tahap III adalah dana tahap II yang telah dicairkan, telah

digunakan minimal sampai dengan 90%. LPPD terakhir dari tahap III merupakan laporan

100% penggunaan dana.

Tabel 4. Langkah-langkah Pencairan Dana Tahap III Program Penguatan Dasar


Mengajukan permintaan pencairan dana tahap III

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap III kepada Koordinator Kabupaten/Kota

1. SPPD (Lampiran 2) tahap III dilengkapi:

2. Ringkasan RKA

3. Rencana Penggunaan Dana (RPD – Lampiran 1) tahap III

4. Fotokopi rekening Bank asosiasi

5. LPPD tahap II yang menyatakan 90% dana tahap II telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan)

Pengurus Asosiasi

Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap III

Koordinator Kabupaten/Kota membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan

Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap III dan Lampirannya


Pencairan dana tahap III

Dana bantuan tahap III ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten/Kota. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS

Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap III dan Lampirannya

Manajemen ROMS

Pemberitahuan pencairan dana tahap III

Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada SKPD pembina dan asosiasi

Koordinator Kabupaten/Kota meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap III.

Koordinator Kabupaten/Kota mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS.

1. Fotocopy bukti transfer

2. Kuitansi bermaterai asli



Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap III, fotokopi SPPD III, fotokopi rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap III

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi

LPPD tahap III dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh SKPD pembina)

Pengurus Asosiasi


14


sebagai arsip untuk keperluan reviu, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap III dan Laporan Kegiatan kepada Koordinator Kabupaten/Kota


DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap III, Koordinator Kabupaten/Kota memberikan persetujuan atas LPPD tahap III dengan diketahui oleh SKPD pembina

LPPD tahap III yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan diketahui oleh SKPD pembina


Penjelasan lebih rinci mengenai mekanisme Pembayaran dari Manajemen ROMS kepada Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan dapat dilihat pada

SOP Pelaporan Keuangan dan Akuntabilitas untuk Jasa Kontraktual dan Swakelola

6. ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN BANTUAN

6.1 KETENTUAN UMUM

1. Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi untuk pengelolaan dan

pembukuan keuangan Asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I

ditandatangani. Coaching dilakukan oleh CoDC/DFMA kepada Asosiasi dengan

biaya operasional ROMS Kabupaten/Kota.

2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai

sejak diterimanya dana bantuan.

3. Pemeriksaan pembukuan Asosiasi dilakukan oleh CoDC/DFMA setiap bulan

sebagai bagian dari rangkaian uji petik Pengukuran Kinerja Pengelolaan

Keuangan.

4. Kegiatan administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan

akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas

dan cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.

5. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan diwajibkan menyimpan seluruh dokumen

setiap tahapan proses baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan

selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.

6. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan harus menyusun Laporan Keuangan

Bulanan setiap bulan dan diumumkan melalui papan informasi (lihat Lampiran

10) pada Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat

Kabupaten/Kota atau Kantor Bappeda/DPMU, serta menyampaikan salinan

ringkasan LPPD kepada anggota.


15

7. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan mempertanggungjawabkan penggunaan

dana kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat

dipertanggungjawabkan, sebelum melakukan pengajuan pencairan dana

bantuan tahap/termin berikutnya.

8. Transaksi diatas Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah) harus dilakukan melalui

mekanisme Transfer.

9. Uang tunai di Kas Bendahara Asosiasi tidak boleh lebih dari Rp 2.000.000,- (dua

juta rupiah) dan mengendap terlalu lama, maksimal 5 (lima) hari.

10. Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup

pengeluaran yang dibiayai dari dana Bantuan Pamsimas dan tidak perlu

mencakup pengeluaran dari sumber pembiayaan lainnya.

6.2 PROSEDUR PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan

Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank (RPDB)

(Lampiran 1)

RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan.

RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan.

Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan diverifikasi oleh DFMA (dengan paraf).

RPD dilampiri dengan RKA yang sudah ditandatangani oleh SKPD pembina. Tanpa RKA tersebut maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD.

RPDB disusun sesuai dengan kebutuhan biaya pada pelaksanaan kegiatan dan dibuat bersamaan dengan penyusunan RPD pada setiap tahap.

Untuk dapat melakukan penarikan dana pada bank, Ketua Satlak Pamsimas harus terlebih dahulu menyusun RPDB dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan diverifikasi oleh DFMA (dengan paraf).

1. RPD merupakan dokumen yang memuat rincian penggunaan dana setiap tahap pencairan dengan uraian jumlah total sesuai RAB ke Manajemen ROMS

2. RPDB merupakan dokumen untuk penarikan dana pada Bank yang memuat rincian sesuai dengan yang ada pada RPD setiap tahap pencairan jumlah total sesuai RPDB

Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD

(Lampiran 2)

SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan

SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana

SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS

Lembar Verifikasi

(Lampiran 3)

Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan

Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS


16


Surat Tagihan

(Lampiran 4)

Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan.

Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD

Surat tagihan merupakan surat pengantar yang dibuat oleh Koordinator Kabupaten/Kota dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS

Kuitansi

(Lampiran 5)

Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS

Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen ROMS dan fotokopi kuitansi disimpan oleh asosiasi dan Koordinator Kabupaten/Kota.

Salinan kuitansi dikirimkan kepada SKPD pembina.

Kuitansi merupakan tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS

Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana

(Lampiran 6)

LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota dengan diketahui oleh SKPD pembina.

LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya.

LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap.

LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang diketahui oleh SKPD pembina

Salinan LPPD wajib disampaikan kepada seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat.

LPPD merupakan dokumen pertanggunjawaban asosiasi atas penggunaan dana bantuan Pamsimas

LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya

Buku Bank

(Lampiran 7)

Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank

Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank, Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi

Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten/Kota

Slip setor, fotokopi bukti transfer, fotokopi kuitansi

Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan

Tanda bukti harus diberi nomor urut

Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer

Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran)

(Lampiran 8)

Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in-cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku Kas (penerimaan dan pengeluran). Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi.

Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan.

Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi:


17


Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapat Fasilitator Senior (FS) dengan DPMU dan Konsultan Kabupaten/Kota/kota pada akhir bulan.

Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, DFMA, dan Koordinator Kabupaten/Kota.

Buku Kas Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat.

nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko.

Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi.

Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir.

Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat Perintah Tugas (SPT - Lampiran 10), laporan kunjungan lapangan dan bukti pengeluaran perjalanan.

Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9)

Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh Bendahara asosiasi setiap akhir bulan setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua Asosiasi untuk ditempel pada papan informasi.

Laporan Keuangan Bulanan merupakan kumulasi dari seluruh penerimaan dan pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan oleh Asosiasi, berdasarkan kategori kegiatan sesuai RKA.

Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan wajib disampaikan kepada seluruh anggota, baik dalam rapat anggota atau disampaikan melalui surat.

Laporan Keuangan Bulanan dibuat dan dipublikasikan setiap bulan

7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

7.1 PEMANTAUAN OLEH ASOSIASI TINGKAT PUSAT DAN PROVINSI

Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Pusat melakukan

pemantauan terhadap penggunaan dana bantuan pelaksanaan Program Penguatan

Dasar oleh Asosiasi Tingkat Kabupaten/Kota, yaitu:

1) Penyusunan Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)

2) Pengelolaan data keberlanjutan

3) Pelaksanaan kegiatan pembelajaran bersama

Mekanisme pemantauan dilakukan melalui SIM Pamsimas, aplikasi Smartsight, dan

komunikasi atau kunjungan lapangan. Laporan hasil pemantauan oleh Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Pusat dilaporkan kepada CPMU Pamsimas.

Sedangkan Laporan hasil pemantauan oleh Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

Tingkat Provinsi dilaporkan kepada PPMU Pamsimas.


18

7.2 PEMANTAUAN OLEH OPD PEMBINA ASOSIASI TINGKAT KABUPATEN/KOTA

OPD Pembina Asosiasi Tingkat kabupaten/kota melakukan pemantauan terhadap

pelaksanaan Program Penguatan Dasar oleh Asosiasi, yaitu hasil kegiatan

pembelajaran bersama seperti:

1) Peningkatan jumlah KPSPAMS yang menerapkan iuran

2) Peningkatan jumlah KPSPAMS yang SPAMS terbangunnya berfungsi secara

optimal

3) Peningkatan jumlah KPSPAMS yang meningkat kualitas pengelolaan keuangannya

4) Setiap KPSPAMS memiliki data pemanfaat dan data potensi SR.

5) Pencairan dana

Mekanisme pemantauan dapat dilakukan melalui SIM Pamsimas, Rapat Evaluasi,

aplikasi Smartsight, dan kunjungan lapangan. Laporan hasil pemantauan di sampaikan

kepada DPMU/Pokja AMPL Kab. sebagai bahan pembinaan kepada Asosiasi.

7.3 SIM DAN SMARTSIGHT

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pamsimas menyediakan Modul Pemantauan hasil

pelaksanaan Program Penguatan Dasar bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

Tingkat Kabupaten/Kota. Pengisian data SIM adalah tanggungjawab DC atau CoDC.

Pemantauan pencairan atau transfer dana bantuan untuk Program Penguatan Dasar

Asosiasi tahap I s/d III dari Management ROMS kepada Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan Tingkat Kabupaten menggunakan Aplikasi SMARTSIGHT.

7.4 PELAPORAN

Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat kabupaten/kota wajib

membuat laporan kegiatan per tahapan pencairan dana, dan laporan tahap ketiga

sekaligus merupakan laporan akhir. (Lampiran 13)

-------o0o------


19

Lampiran 1: Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)

PROGRAM PENGUATAN DASAR

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

NAMA ASOSIASI:

KAB./KOTA:

Penarikan dana tahap : I II III

Jumlah penarikan tahap

ini : Rp.

Jumlah dana bantuan : Rp.

Sisa Dana : Rp.

Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir.

Disusun oleh: Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Diajukan oleh: Ketua Asosiasi


Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)

District FMA (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Koordinator Kabupaten (Nama Lengkap dan Tanda

Tangan)

Mengetahui,

FMS

(Nama Lengkap dan Tandatangan)

TEMPAT TGL BLN TAHUN


20

DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP:….. NAMA ASOSIASI: ….. KAB./KOTA:…..

(jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan Koordinator Kabupaten)

No.

Rujukan kepada RKA Perkiraan Kebutuhan Dana

Keterangan Nama Kegiatan Sumber Dana

Alokasi Anggaran

(Rp.)

Komponen Pembiayaan

Jml Unit Harga Satuan (Rp.)

Jumlah Dana (Rp.)

1.

Pemetaan dan pengkajian kondisi SPAMS Desa

Bantuan Pamsimas

1,000,000

Transportasi 5 Kali 100,000 500,000

Fotocopy 50 Lembar 200 10,000

Uang makan 2 Kali 30,000 60,000

Total 1,000,000 570,000

2.

Monitoring kinerja dan pelayanan untuk KP SPAMS

Bantuan Pemda

500,000 Transportasi 5 Kali 100,000 500,000 Tidak termasuk kedalam

penarikan dana Pamsimas

Bantuan Pamsimas

750,000 Komunikasi (voucher telepon)

1 Buah 100,000 100,000

Total 1,250,000 600,000

3. Kegiatan…

TOTAL 2,250,000 1,170,000

TOTAL hanya untuk BANTUAN PAMSIMAS

1,750,000 670,000

Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi

Diajukan oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap & Tanda Tangan)

Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)

District FMA

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun) Koordinator Kabupaten


Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

FMS ROMS…





21

Lampiran 2 : Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana

SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA

Nomor : ..........................................

Kepada Yth.

Direktur PT........................ (ROMS......)

Di Tempat

Dengan memperhatikan Surat Keputusan Ketua CPMU Pamsimas Nomor..........tahun

...............tentang Penetapan Bantuan Pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

Tingkat Kabupaten/Kota Program Pamsimas Tahun 2018-2020, Tahap I, bersama ini kami

mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Dana Bantuan Program Dasar sebagai berikut:

a) Dana Bantuan :........................................................................

b) Tahun Anggaran :........................................................................

c) Dasar pengeluaran : SK/Surat......./.......................................................

d) Jumlah Dana Bantuan : Rp.....................................................

(terbilang............................................................)

e) Jumlah Sisa Dana :....................................................................

f) Jumlah Dana yang diminta:

Tahap........ sebesar :

Rp............................................................

g) Nama dan nomor rekening Asosiasi: …………………………………………

……………………………..,…………………………2018

Ketua Asosiasi

(……………………………………………..)

Diverifikasi oleh:

District FMA Kabupaten ..………

(…………………………………………..)

Koordinator Kabupaten…………

(……………………………………….)

FMS ROMS ..………

(…………………………………………..)


22

Lampiran 3: Contoh Format Lembar Verifikasi

LEMBAR VERIFIKASI

DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS

Nama Asosiasi :........................................

Kabupaten/Kota :........................................

Provinsi :........................................

A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen

No. Item Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen

Keterangan/Catatan YA TIDAK

1 Kelengkapan RPD: RKA yang sudah ditandatangani Kepala Bappeda/OPD Pembina

2 RPD memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan Pamsimas

3 LPPD Dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap komponen pembiayaan

4 LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/beritaacara kegiatan yang ditandatangani Kepala Bappeda

5 SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan)

6 Surat undanganPelatihan dan daftar hadir (jika ada)

B. Rekomendasi Verifikator

No. Level Nama, Tanda Tangan & Cap

Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan

1 Province FMS

2 District FMA

3 Koordinator Kabupaten

Catatan:

1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk kegiatan program dasar Asosiasi.

2) Yang melakukan verifikasi ditingkat Provinsi adalah FMS ROMS;

3) Yang melakukan verifikasi ditingkat Kabupaten adala District FMA dan disetujui Koordinator Kabupaten. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 (satu) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan).

4) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan program dasar Asosiasi oleh ROMS adalah 2 (dua) hari kerja terhitung sejak persetujuan KoordinatorKabupaten.


23

Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan

SURAT TAGIHAN

Kepada Yth

Bpk/Ibu Direktur PT……………………………….(ROMS……………)

Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana Nomor…………………tanggal……………,

dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada:

Nama Asosiasi : ……………………………..

Sebesar : Rp……………………………

(terbilang………………………………………………………………………)

Ke Nomor Rekening : …………………….…..a.n……………………………………..

………………......,……………………….201x

Koordinator Kabupaten………………………..

(………………………………………………..)

#1 diverifikasi dengan paraf District FMA

#2 diketahui dengan paraf FMS


24

Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS

KUITANSI

Telah terima dari : PT ...................................(ROMS)

Jumlah uang : Rp......................................

(terbilang..........................................................................................)

Untuk keperluan : pembayaran Tahap ... (...............) dana bantuan Program Penguatan

Dasar Asosiasi Pamsimas tahun..................., untuk Asosiasi

Kab/Kota...........................

....................., tanggal.....................201x

Ketua Asosiasi........................

Materai

(..............................................)

#1 diverifikasi dengan paraf District FMA #2 diketahui dengan paraf FMS


25

Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana,

lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN DANA (LPPD)

PROGRAM PENGUATAN DASAR ASOSIASI PENGELOLA SPAMS

PERDESAAN

NAMA ASOSIASI:

KAB./KOTA:

Laporan Penggunaan Dana Tahap

: I II III

Jumlah dana yang

dipertanggungjawabkan

: Rp.

Jumlah dana yang sudah ditarik : Rp.

Jumlah dana bantuan yang sudah

ditarik (akumulasi)

: Rp.

Jumlah dana bantuan : Rp.

Sisa Dana Bantuan : Rp.

Daftar kegiatan dan pertanggungjawaban dana terlampir.

Disusun oleh:

Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan TandaTangan)

Diajukan oleh:

Ketua Asosiasi


Diverifikasi oleh:

(tanggal/bulan/tahun)

District FMA


Disetujui oleh:


Koordinator Kabupaten


# diketahui dengan paraf FMS

TEMPAT TGL BLN TAHUN


26

DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP: …..

NAMA ASOSIASI:….. KAB./KOTA: …..

(jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC)

No.

Rujukan dalam RKA Dana yang

sudah ditarik (Rp.)

Penggunaan Dana Sisa

Penggunaan Dana (Rp.)

Sisa Alokasi Anggaran (Rp.) Jenis Kegiatan

Sumber Dana

Alokasi Anggaran

(Rp.)

Komponen Pembiayaan (*)

Jumlah Dana (Rp)

Dokumen Pertanggung jawaban

(dilampirkan)

1 2 3 4 5 6 7 8 9=(5-7) 10=(4-7)+9

1.

Pemetaan dan

pengkajian kondisi

SPAMS Desa

Bantuan

Pamsimas 1,000,000 570,000

Transportasi 500,000 Kwitansi untuk masing-masing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan

10,000 450,000 Uang makan 50,000

Fotocopy 10,000

Sub Total 1,000,000 570,000 560,000 10,000 450,000

2 Monitoring kinerja dan pelayanan untuk KP SPAMS

Bantuan

Pemda 500,000 500.000 Transportasi 250,000

Kwitansi, laporan hasil kunjungan

250,000 250,000

Bantuan

Pamsimas 750,000 100.000

Komunikasi

(voucher telepon) 100,000

Bon pembelian voucher, laporan hasil kegiatan

0 650,000

Sub Total 1,250,000 600,000 350,000 250,000 850,000

Total 2,250,000 1,170,000 910,000 260,000 1,300,000

Total hanya untuk Bantuan Pamsimas 1,750,000 670,000 660,000 10,000 1,100,000

Disusun oleh:


Diajukan oleh:


Diverifikasi oleh:


Disetujui oleh:

(tanggal/bulan/tahun) BendaharaAsosiasi


KetuaAsosiasi

(Nama Lengkap dan T Tangan)

District FMA

(Nama Lengkap dan TT)

KoordinatorKabupaten


#diketahui dengan paraf FMS


27

Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank

Asosiasi : ………………………….

Buku Bank :

No. Rek : ……………………..

Periode :

Kabupaten/Kota :

No Urut Tanggal Uraian No Bukti Penerimaan Pengeluaran Saldo

1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6}

Saldo Awal 2.500.000 1 12 Mei 2014 Penerimaan T1 Prog. Dasar 001/2018 5.000.000 7.500.000 2 15 mei 2014 Bunga bank 003/2018 20.000

7.520,000

3 15Mei 2014 Admin bank 001/pengl/2018

5,000 7.515,000 4 15Mei 2014 Tarik tunai - RPD 1

4.000.000 3.515.000

Jumlah 5.020.000 4.005,000 3.515.000

………………., ……. /……. / …… (tempat, tanggal/bulan/tahun)

Disusun oleh: Bendahara Asosiasi


Diajukan oleh: Ketua Asosiasi


Diverifikasi oleh:


District FMA (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Koordinator Kabupaten (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)



28

Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Disusun oleh:


Diajukan oleh:


Diverifikasi oleh:


Disetujui oleh:


Bendahara Asosiasi


Ketua Asosiasi


District FMA





Iuran

Anggota

Bantuan

Pamsimas

(BP)

Bantuan

PemdaIn-Kind

Lainnya

(ditambahkan

kolomnya sesuai

dengan jumlah

donor)

BO P

Kegiatan

1

(Assessm

ent)

Kegiatan

2

(Pelatihan)

Kegiatan

3

(Monitor

ing)

Lainnya

(ditambahkan

kolomnya sesuai

dengan jumlah

kegiatan)

Jumlah

Pengeluaran

Kumulatif

PengeluaranSaldo

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1 30/04/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 1,000,000 - 001/IURAN/2014 - - - - - - - -

2 30/05/2014 Terima transfer tahap I - 5,000,000 - - - 15,000,000 - 001/BP/2014 - - - - - - - -

3 30/05/2014 Terima transfer Pemda - - 5,000,000 - - 20,000,000 - 001/PEMDA/2014 - - - - - - - -

4 30/05/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 21,000,000 002/IURAN/2014 - - - - - - - -

5 01/06/2014 Tarik Tunai 5 juta - - - - - 21,000,000 5,000,000 001/KAS/2014 - - - - - - - 5,000,000

6 01/06/2014 Sewa Kantor - - - - - 21,000,000 - 002/KAS/2014 250,000 - - - - 250,000 250,000 4,750,000

7 05/06/2014 Transport perjalanan dinas - - - - - 21,000,000 - 003/KAS/2014 - 100,000 - 100,000 - 200,000 450,000 4,550,000

8 20/06/2014 Sewa ruangan pelatihan - - - - - 21,000,000 - 004/KAS/2014 - - 500,000 - - 500,000 950,000 4,050,000

9 20/06/2014Penerimaan sumbangan

konsumsi snack pelatihan - - - 300,000 - 21,300,000 - 001/INKIND/2014 - - - - - - - 4,350,000

10 20/06/2014Pengeluaran sumbangan

konsumsi snack pelatihan - - - - - 21,300,000 -

001/INKIND/U/20

14- - 300,000 - - 300,000 1,250,000 4,050,000

11 20/06/2014 Honor narasumber - - - - - 21,300,000 - 005/KAS/2014 - - 600,000 - - 600,000 1,850,000 3,450,000

12 20/06/2014 Penggandaan dan dokumentasi - - - - - 21,300,000 - 006/KAS/2014 - - 450,000 - - 450,000 2,300,000 3,000,000

13 20/06/2014 Konsumsi pelatihan - - - - - 21,300,000 - 007/KAS/2014 - - 1,200,000 - - 1,200,000 3,500,000 1,800,000

14 25/06/2014 Terima transfer PT xxx - - - - 6,000,000 27,300,000 - 001/DONOR/2014 - - - - - - - 1,800,000

15 27/06/2014 Tarik Tunai - - - - - 27,300,000 6,000,000 008/KAS/2014 - - - - - - - 7,800,000

16 27/06/2014 Pembelian komputer - - - - - 27,300,000 - 009/KAS/2014 5,500,000 - - - - 5,500,000 5,500,000 2,300,000

17 27/06/2014 Pembelian ATK sekretariat - - - - - 27,300,000 - 010/KAS/2014 200,000 - - - - 200,000 200,000 2,100,000

18 30/06/2014 Terima transfer tahap 2 - 10,000,000 - - - 29,300,000 - 002/BP/2014 - - - - - - - 2,100,000

dan seterusnya ….

Jumlah 1,000,000 15,000,000 5,000,000 300,000 10,000,000 Jumlah 5,950,000 100,000 3,050,000 100,000 - 9,200,000

29,000,000

29,300,000

(25) Total Pengeluaran Kas

300,000

8,900,000

3,150,000 (26) Total Pengeluaran yang dibiayai oleh Bantuan PAMSIMAS

(27) Saldo Kas 2,100,000

(22) Total Penerimaan dalam bentuk kas dan in-kind(4+6+7+8+9)

9,200,000 (23) Total Pengeluaran (Kas dan Non-Kas)

(24) Total Pengeluaran Non-Kas / in kind

Kas yang

ditarik dari

Bank (Rp)

Pengeluaran Rp.)

No.Kumulatif

PenerimaanNomor Bukti

Penerimaan (Rp.)

(21) Total Penerimaan dalam bentuk kas (4+6+8+9)

Tanggal Uraian


29

Lampiran 9: Contoh Format Buku KAS

Asosiasi : …………………………. Buku KAS :

NO TGL. URAIANPENERIMAAN

(Rp)

PENGELUARAN

(Rp)NO. BUKTI

JUMLAH

PENGELUARAN

KUMULATIF

(Seluruh Belanja)

SALDO

1 31-May-18 Terima Iuran Anggota 1.000.000 - 001/IURAN/2018 - 1.000.000

2 05-Jun-18 Terima Bantuan Pamsimas 5.000.000 - 001/BP/2018 - 6.000.000

3 07-Jun-18 Transport 750.000 001/KAS/2018 750.000 5.250.000

4 10-Jun-18 Sewa Ruangan 3.500.000 002/KAS/2018 4.250.000 1.750.000

5 15-Jun-18 Terima Bantuan Pemda 5.000.000 - 001/PEMDA/2018 - 6.750.000

6 20-Jun-18 Pembelian Komputer 5.000.000 003/KAS/2018 9.250.000 1.750.000

7 25-Jul-18Penerimaan Sumbangan

utk Konsumsi 500.000 - 001/INKIND/2018 - 2.250.000

8 08-Aug-18 Terima Bantuan dari PT. XX 7.000.000 - 001/DONOR/2018 - 9.250.000

JUMLAH 18.500.000 9.250.000

Disusun oleh:


Diajukan oleh:


Diverifikasi oleh:


Disetujui oleh:


Bendahara Asosiasi


Ketua Asosiasi


District FMA





30

Lampiran 10: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Asosiasi……………….

Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Periode…………………

(*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan

Disusun oleh:


Disetujui oleh:

(tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi


Ketua Asosiasi



A. Saldo Tanggal ____________________

Bank Rp ……………………………………………………..

Kas Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

B. Penerimaan

Iuran Anggota Rp ……………………………………………………..

Bantuan Pamsimas Rp ……………………………………………………..

Bantuan Pemda Rp ……………………………………………………..

Donor Lain (Sebutkan) Rp ……………………………………………………..

Jumlah Penerimaan Rp ……………………………………………………..

C. Jumlah Kas dan Bank (A+B) Rp ……………………………………………………..

D. Penggunaan

1. Kegiatan dalam RKA

Kegiatan (1) Assessment Rp ……………………………………………………..

Kegiatan (2) Pelatihan Rp ……………………………………………………..

Kegiatan (3) Monitoring Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

2. Kegiatan non RKA

Honor Rp ……………………………………………………..

Sewa kantor Rp ……………………………………………………..

Pembelian Peralatan Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

Jumlah (1+2) Rp ……………………………………………………..

E. Sisa Dana Penggunaan (C-D) Rp ……………………………………………………..

F. Saldo Bank Rp ……………………………………………………..

Saldo Kas di Bendahara Rp ……………………………………………………..

Jumlah Saldo Kas dan Bank Rp ……………………………………………………..

G. Selisih (E-F)(*) Rp ……………………………………………………..


31

Lampiran 11: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)

SURAT PERINTAH TUGAS (SPT)

Nomor…………

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ………………

Jabatan : Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kab/Kota……….

Memerintahkan kepada:

1. Nama : ……..

Jabatan di Asosiasi : ……..

2. Nama : ……..

Jabatan di Asosiasi : ……..

Untuk melakukan kegiatan…….(merujuk kepada RKA) pada tanggal…sampai dengan

tanggal …….., ke :

1. KP-SPAMS…….Desa……, tanggal:

2. KP-SPAMS…….Desa……, tanggal:

dan menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan…… kepada Ketua Asosiasi

selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini.

Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan.

Ibukota Kab/Kota,…………20xx

Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kab/Kota….

Nama……….

PARAF KOORDINASI:

LOKASI: Tiba Pulang Diketahui:

Desa A … ……………….. ……………… (Kades/Ketua BP-SPAMS)


32

Lampiran 12: TAHAPAN PENGGUNAAN DANA PROGRAM PENGUATAN DASAR ASOSIASI

TAHAPAN PENGGUNAAN DANA

PROGRAM PENGUATAN DASAR ASOSIASI

ASOSIASI ROMS KABUPATEN/KOTA / OPD ROMS PROVINSI

TAHAP I (40%)/ TAHAP II (40%)/ TAHAP III (20%)

Mengajukan Permintaan Pencairan Dana Tahap

I/II/III

Verifikasi kelengkapan

dokumen

Surat Tagihan kepd Manajemen ROMS

Verifikasi kelengkapan

dokumen

Rekening Asosiasi

Pencairan

Pembelanjaan (Pengarsipan / LPPD)

FC bukti transfer ke SKPD dan Asosiasi

FC bukti transfer ke DC

Verifikasi LPPD

Dana Tahap I/II/III ditransfer


33

Lampiran 13: Format Laporan Kegiatan (untuk per tahapan pencairan dana)

LAPORAN TAHAP KE-…

PROGRAM PENGUATAN DASAR ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

Bab I. PENDAHULUAN Berisi penjelasan kondisi saat ini di wilayah kerja Asosiasi sehingga perlu (masih perlu) ada kegiatan-kegiatan tersebut.

BAB II. KEGIATAN DAN HASIL YANG DICAPAI Berisi uraian tentang pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dalam periode/tahap yang dilaporkan atau hasil atau dampak dari kegiatan pada tahap sebelumnya, yaitu:

Tujuan Kegiatan

Lokasi pelaksanaan

Peserta / Pelaku

Hasil yang sudah dicapai sampai akhir penggunaan dana tahap ini.

Kendala yang dihadapi dan upaya yang perlu dilakukan

BAB III. PENUTUP Kesimpulan dan Rekomendasi

LAMPIRAN:

Foto kegiatan

Daftar hadir (bila ada kegiatan pertemuan)

Notulensi(bila ada kegiatan pertemuan)

Data-data capaian hasil kegiatan


34

Lampiran 14: Format Rencana Kerja dan Anggaran

RENCANA KERJA

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN ............................................................

KABUPATEN/KOTA :

PROVINSI :

TAHUN


35

KATA PENGANTAR

Contoh:

Dengan mengucapkan puji syukur ke hadirat Allah SWT, penyusunan Rencana Kerja Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan ............................... Kabupaten/Kota ......................... dapat terselesaikan dengan baik.

Penyusunan Rencana Kerja dilakukan bersama-sama oleh Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

berdasarkan hasil Pemantauan Kinerja KP SPAMS Anggota .

Melalui Rencana Kerja ini diharapkan dapat membantu KP SPAMS menjadi mandiri dan dapat memenuhi

kebutuhan sarana air minum dan sanitasi, serta perubahan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat yang berkelanjutan.

Pada kesempatan ini kami mengucapkan rasa terima kasih kepada seluruh pihak-pihak yang telah banyak

membantu sehingga dapat terselesaikannya Rencana Kerja Asosiasi ini.

............,....................... 20...

Penyusun,

Asosiasi................................

Nama

Mengetahui:

Pembina Asosiasi

Kepala Dinas…..

Nama……….


36

RINGKASAN RENCANA KERJA ASOSIASI

1. INFORMASI UMUM

Jumlah KP SPAMS Anggota Asosiasi

Jumlah KP SPAMS dengan status Kinerja Rendah Sedang Tinggi

Jumlah KP SPAMS dengan Kinerja Iuran Tidak

ada

< BOP = BOP > BOP+CR

Jumlah KP SPAMS dengan Status Keberfungsian Tidak

Berfungsi

Berfungsi

Sebagian

Berfungsi

Baik

Jumlah KP SPAMS dengan Rencana Kemitraan

Akses aman terhadap air minum KK Jiwa

Akses aman terhadap sanitasi KK Jiwa

2. KEGIATAN

Rapat dan Koordinasi

1. Rapat Pengurus Kali dalam setahun

2. Koordinasi dengan PEMDA Kali dalam setahun

Kegiatan Penguatan

Materi Metode

3. Penguatan Kelembagaan 1.......................... KP SPAMS

2.......................... KP SPAMS

3.......................... KP SPAMS

4. Peningkatan Iuran 1.......................... KP SPAMS

2.......................... KP SPAMS

3.......................... KP SPAMS

5. Peningkatan Keberfungsian 1.......................... KP SPAMS

2.......................... KP SPAMS

3.......................... KP SPAMS

6. Peningkatan Pelayanan 1.......................... KP SPAMS

2.......................... KP SPAMS

3.......................... KP SPAMS

Peningkatan Jejaring Kerjasama/Kemitraan

1. KP SPAMS Menyusun Profil

2. KP SPAMS Menyusun Proposal Kemitraan

3. Asosiasi/KP SPAMS melakukan ekpose

4. Asosiasi/KP SPAMS melakukan talkshow

5. Asosiasi/KP SPAMS melakukan workshop


37

3. TARGET

Setelah pelaksanaan Rencana Kerja, Asosiasi dapat meningkatkan status kinerja KP SPAMS dengan jumlah:

Penguatan Kelembagaan

KP SPAMS dengan Kinerja Rendah .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Kinerja Sedang .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Kinerja Tinggi .............. KP SPAMS

Peningkatan Kinerja Iuran

KP SPAMS dengan status tidak ada iuran .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan status iuran < BOP saat ini .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan status iuran = BOP .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan status iuran > BOP + CR .............. KP SPAMS

Peningkatan Keberfungsian

KP SPAMS dengan Status berfungsi sebagian .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Status berfungsi baik .............. KP SPAMS

Peningkatan Pelayanan

Jumlah akses aman terhadap air minum ............ Jiwa ...... KK

Jumlah akses aman terhadap sanitasi ............ Jiwa ...... KK

Jejaring Kerja Sama

KP SPAMS dengan Rencana Kemitraan .............. KP SPAMS

KP SPAMS yang merealisasikan Rencana

Kemitraan .............. KP SPAMS


38

I. PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Sesuai dengan hasil pemantauan kinerja KP SPAMS....

Diisi sesuai dengan hasil analisis pengukuran kinerja

Sehingga diperlukan kegiatan peningkatan kapasitas dari KP SPAMS untuk meningkatkan kinerjanya

dalam pelayanan air minum dan sanitasi

.

Asosiasi pengelola SPAMS perdesaan sebagai wadah KP SPAMS dalam peningkatan pelayanan air

minum dan sanitasi melalui Rencana Kerja akan melakukan kegiatan untuk meningkatkan kapasitas BP

SPAMS.

2. TUJUAN DAN SASARAN

Penyusunan Rencana Kerja Asosiasi ............................... Kabupaten/Kota ......................tahun

20............ bertujuan untuk menyediakan panduan pelaksanaan:

2.1. Kegiatan Penguatan Kelembagaan

KP SPAMS dengan Kinerja Rendah saat ini .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Kinerja Sedang saat ini .............. KP SPAMS

Setelah Pelaksanaan Rencana Kerja Menjadi :

KP SPAMS dengan Kinerja Rendah .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Kinerja Sedang .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Kinerja Tinggi .............. KP SPAMS

(diisi dengan KP SPAMS yang berkinerja rendah, sedang dan tinggi sampai dengan hasil pemantauan terakhir dan

rencana jumlah KP SPAMS dengan kinerja rendah, sedang dan tinggi setelah rencana kerja dilaksanakan)

2.2. Kegiatan Peningkatan Kinerja Iuran

KP SPAMS dengan status tidak ada iuran saat ini .............. KP SPAMS


KP SPAMS dengan status iuran = BOP saat ini

.............. KP SPAMS


KP SPAMS dengan status tidak ada iuran .............. KP SPAMS


KP SPAMS dengan status iuran = BOP .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan status iuran > BOP + CR

.............. KP SPAMS

(diisi dengan KP SPAMS yang berstatus iuran kurang dari dan sama dengan BOP sampai dengan hasil pemantauan

terakhir dan rencana jumlah KP SPAMS dengan status iuran sama dengan dan lebih dari BOP ditambah dengan cost

recovery setelah rencana kerja dilaksanakan)


39

2.3. Kegiatan Peningkatan Keberfungsian

KP SPAMS dengan Status tidak Berfungsi saat ini .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Status berfungsi sebagian saat ini .............. KP SPAMS


KP SPAMS dengan Status tidak Berfungsi .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Status berfungsi sebagian .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Status berfungsi baik .............. KP SPAMS

(diisi dengan KP SPAMS yang berstatus keberfungsian tidak berfungsi dan berfungsi sebagian sampai dengan hasil

pemantauan terakhir dan rencana jumlah KP SPAMS dengan status keberfungsianberfungsi sebagian dan berfungsi

baik setelah rencana kerja dilaksanakan)

2.4. Kegiatan Peningkatan Pelayanan

Jumlah akses aman terhadap air minum saat ini ............ Jiwa ...... KK

Jumlah akses aman terhadap sanitasi saat ini ............ Jiwa ...... KK


Jumlah akses aman terhadap air minum ............ Jiwa ...... KK

Jumlah akses aman terhadap sanitasi ............ Jiwa ...... KK

(diisi dengan jumlah penduduk yang terlayani air minum dan sanitasi aman yang dilayani KP SPAMS anggota Asosiasi

sampai dengan hasil pemantauan terakhir dan rencana penambahan jumlah penduduk terlayani air minum dan

sanitasi aman setelah rencana kerja dilaksanakan)

2.5. Kegiatan Peningkatan Jejaring Kerja Sama

KP SPAMS yang belum mempunyai rencana Kemitraan saat ini .............. KP SPAMS

KP SPAMS dengan Rencana Kemitraan saat ini .............. KP SPAMS

KP SPAMS yang merealisasikan Rencana Kemitraan .............. KP SPAMS


KP SPAMS dengan Rencana Kemitraan .............. KP SPAMS

KP SPAMS yang merealisasikan Rencana Kemitraan .............. KP SPAMS

(diisi dengan KP SPAMS yang telah merencanakan dan merealisasikan jejaring kerjasama sampai dengan hasil

pemantauan terakhir dan rencana jumlah KP SPAMS dengan rencana dan realisasi jejaring kerjasama setelah

rencana kerja dilaksanakan)


40

II. KEGIATAN

...........

1. RAPAT PENGURUS

Rapat pengurus Asosiasi yang akan dilaksanakan :

Rapat Persiapan & pelaksanaan rencana kerja tahun berjalan Empat bulan pertama

Rapat evaluasi pertama Empat bulan kedua

Rapat evaluasi tahunan dan penyusunan rencana kerja tahun

berikutnya

Empat bulan ketiga

Keluaran yang diharapkan

Empat bulan pertama

Empat bulan kedua

Empat bulan ketiga

2. KOORDINASI DENGAN SKPD PEMBINA

a. Metode Koordinasi dengan SKPD

1. Rapat

2. Audiensi

3. Komunikasi Personal

4. ........................Lainnya sebutkan

(Metode koordinasi dengan SKPD Pembina dipilih satu atau lebih sesuai dengan kebutuhan Asosiasi)

b. Peserta kegiatan koordinasi dengan SKPD Pembina

Pengurus Asosiasi ....... Orang

Koordinator Wilayah ....... Orang

BAPEDA ....... Orang

BPMPD/BAPERMAS ....... Orang

Dinas Kesehatan ....... Orang

Dinas Pekerjaan Umum ....... Orang

POKJA AMPL ....... Orang

#Diisi dengan jumlah dan peserta koordinasi disesuikan dengan jumlah pilihan metode#


41

c. Agenda Koordinasi

Koordinasi hasil pemantauan kinerja KP SPAMS

Strategi peningkatan kinerja kelembagaan

Strategi peningkatan kinerja iuran

Strategi peningkatan kinerja keberfungsian

Strategi peningkatan kinerja pelayanan

Strategi peningkatan jejaring kerja sama

................................................................. lainnya

#Agenda koordinasi dengan SKPD Pembina dipilih satu atau lebih sesuai dengan kebutuhan Asosiasi dan

disesuikan dengan jumlah pilihan metode##

d. Keluaran yang diharapkan

3. PENGUATAN KELEMBAGAAN KP SPAMS

3.1 Rincian Pelaksanaan Kegiatan

1. Materi Peningkatan Kualitas Admisistrasi Pembukuan

KP SPAMS Sasaran

Pengurus KP SPAMS yang diundang

Orang Ketua Orang Orang Unit Teknis

Bendahara/Sekretaris

Orang Unit Kesehatan Orang HUMAS Orang............. lainnya

#Diisi dengn jumlah KP SPAMS dan jumlah peserta kegiatan#

Kegiatan dilaksanakan dengan metode

Coaching Study Banding Diskusi .................... Lainnya

# Metode kegiatan dipilih satu atau lebih sesuai dengan kebutuhan Asosiasi#

1) ......................

2) ......................

3) ......................


42

Kegitan ini dilaksanakan di ................................................

Keluaran yang diharapkan

2. Materi Penataan Organisasi

KP SPAMS Sasaran










Keluaran yang diharapkan:

3. Materi Peningkatan Kemampuan Teknis KP SPAMS

KP SPAMS Sasaran






1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


43






4. Peningkatan Kemampuan OPP

KP SPAMS Sasaran











3.2 Pelaksana Kegiatan

a. Penanggung jawab kegiatan dari Pengurus Asosiasi :

No Jabatan di Asosiasi Jumlah Personil

1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

# Diisi dengan penanggung jawab kegiatan dari pengurus Asosiasi #

1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


44

b. Narasumber/Pemandu

No Instansi/Lembaga Jumlah Personil

1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

# Diisi dengan jumlah dan narasumber yang digunakan #

4. PENINGKATAN KINERJA IURAN


1. Materi Strategi Penentuan Iuran

KP SPAMS Sasaran











2. Materi Penerapan Iuran

KP SPAMS Sasaran






1) ......................

2) ......................

3) ......................


45






3. Materi Peningkatan Jumlah SR

KP SPAMS Sasaran











4. Materi Tata Cara Pengelolaan

KP SPAMS Sasaran






1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


46






a. Penanggung jawab kegiatan dari Pengurus Asosiasi :


1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang


4.3 Narasumber/Pemandu


1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang


5. PENINGKATAN KINERJA KEBERFUNGSIAN

5.1 Gambaran Keberfungsian SPAMS

Jumlah KP SPAMS dengan SPAMS :

Berfungsi Baik .......... KP SPAMS

Berfungsi Sebagian .......... KP SPAMS

Tidak Berfungsi .......... KP SPAMS

#Diisi dengan jumlah KP SPAMS dengan status keberfungsian#


47


1. Materi Operasional SPAMS

KP SPAMS Sasaran











2. Pemeliharaan SPAMS

KP SPAMS Sasaran










1. ......................

2. ......................

3. ......................


48

3. Perbaikan SPAMS

KP SPAMS Sasaran











4. Operasional dan Perawatan Pompa

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


49

5. Operasional dan Perawatan Sumur Bor

KP SPAMS Sasaran











6. Operasional dan Perawatan SPL/SIPAS

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


50


Penanggung jawab kegiatan dari Pengurus Asosiasi :


1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang


5.4 Narasumber/Pemandu


1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang


6. PENINGKATAN PELAYANAN

6.1 Peningkatan Kualitas Air

1. Materi Pengolahan Air Gambut

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................


51

2. Materi Pengolahan air dengan kandungan Fe dan Mn tinggi

KP SPAMS Sasaran











3. Materi Pengolahan air dengan kekeruhan tinggi

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


52

4. Materi Operasional dan perawatan pompa

KP SPAMS Sasaran









Kegitan ini dilaksanakan di ...............................................


5. Pelaksana Kegiatan



1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

6. Narasumber/Pemandu


1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

1) ......................

2) ......................

3) ......................


53

6.2 Peningkatan Kuantitas Air

1. Materi PDTA

KP SPAMS Sasaran











2. Materi Biopori

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................

1) ......................

2) ......................

3) ......................


54

3. Materi pengelolaan sumber air secara bersama oleh beberapa desa

KP SPAMS Sasaran














1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang



1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

1) ......................

2) ......................

3) ......................


55

6.3 Peningkatan Kontinuitas Pelayanan

1. Materi Prosedur menjaga kuantitas distribusi

KP SPAMS Sasaran











2. Materi Penggunaan SR

KP SPAMS Sasaran











1) ......................

2) ......................

3) ......................

1. ......................

2. ......................

3. ......................


56




1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang



1. ............ Orang

2. ............ Orang

3. ............ Orang

4. ............ Orang

5. ............ Orang

7. PEMANTAUANN KINERJA

a. Pelaksanaan Pemantauan Kinerja KP SPAMS

Jumlah KP SPAMS Anggota Asosiasi .......... KP SPAMS

Jumlah Pembagian Wilayah Kerja Asosiasi ........... Wilayah

Jumlah Pengurus Asosiasi yang ditugaskan ........... Orang

b. Koordinasi Hasil Pemantauan Kinerja dengan SKPD Pembina

Peserta yang mengikuti koordinasi hasil Pengukuran Kinerja KP SPAMS

SKPD Pembina ........ Orang

Pengurus Asosiasi ........ Orang

District Coordinator dan FK ........ Orang

Pokja AMPL Kabupaten Kota ........ Orang


57

8. PENINGKATAN JEJARING KERJA SAMA

a. Koordinasi Identifikasi Mitra Potensial

Sumber Informasi Mitra Potensial, diperoleh dari:

BAPPEDA PU DISNAKERTRANS ................ Lainnya

BPMD DINKES KADIN

b. Komunikasi Asosiasi/KP SPAMS kepada Mitra Potensial

1. Penyusunan Profil Asosiasi/KP SPAMS

2. Ekpose melalui media

3. Talkshow

4. Workshop

5. .............................................. lainnya

9. FASILITASI PENANGANAN MASALAH (INSIDENTIL/KONDISIONAL)

1. Fasilitasi Kegiatan Teknik Kali dalam setahun

2. Pendampingan Kegiatan Pemberdayaan Kali dalam setahun

3. Pendampingn Kegiatan Kelembagaan Kali dalam setahun

4. ............................. Lainnya Kali dalam setahun


58

LAMPIRAN RK


59

FORM PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BIAYA

No Kegiatan Estimasi Biaya

(Rp) Sumber Dana

I Rapat Pengurus

II Rapat Koordinasi dengan SKPD Pembina

III Peningkatan Kinerja Kelembagaan

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

IV Peningkatan kinerja Iuran

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

V Peningkatan Kinerja Keberfungsian

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

VI Peningkatan Kinerja Pelayanan

- Peningkatan Kualitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

- Peningkatan Kuantitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

- Peningkatan Kontinuitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. ............. dst

VII Peningkatan Jejaring Kerja Sama

Identifikasi Mitra Potensial

Promosi Asosiasi/KP SPAMS

Expose program kerja Asosiasi/KP SPAMS

VIII Pengukuran Kinerja KP SPAMS

JUMLAH BIAYA

Kabupaten/Kota ......,.................... 20......

Asosiasi ............................... Ketua

( ................................................. )


60

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

I Rapat Pengurus

II Rapat Koordinasi dengan SKPD Pembina

II Peningkatan Kinerja Kelembagaan

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

IV Peningkatan kinerja Iuran

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

V Peningkatan Kinerja Keberfungsian

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

VI Peningkatan Kinerja Pelayanan

- Peningkatan Kualitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

- Peningkatan Kuantitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

- Peningkatan Kontinuitas Air

1. Coaching

2. Study Banding

3. Diskusi

4. ............. dst

VII Peningkatan Jejaring Kerja Sama

Identifikasi Mitra Potensial

Promosi Asosiasi/BP SPAMS

Expose program kerja Asosiasi/BP SPAMS

VIII Pengukuran Kinerja BP SPAMS

SKPD Pembina

..........................................

....................................

NIP

OktoberMaret November Desember

RENCA PELAKSANAAN

RENCANA KERJA ASOSIASI .................................................

KABUPATEN/KOTA ...............................

TAHUN .................

KeteranganKegiatanNo Januari Februari April Mei

Waktu Pelaksanaan

Juni Juli Agustus September

Kabupaten/Kota ..................................

.........., ......................., 20..........

Asosiasi ...................................

...........................................

Ketua


61

prosedur operasional baku pengelolaan …new.pamsimas.org/download/kumpulan...

Documents