proposal sim penggajian karyawan

PROPOSAL

Sistem Informasi Penggajian &

Absensi Karyawan

Disiapkan untuk:

PT. Bestfood Nusantara

Proposal SIM Penggajian & Absensi Karyawan PT. Bestfood Nusantara 2012

Private and Confidential

DAFTARISI

Daftar isi …………………………………………………………………………………………..2

1 Latar Belakang ………………………………………………………………………………. 3

2 Pemahaman Kami Atas Kebutuhan PT. Bestfood Nusantara ………………………………… 4

3 Ruang Lingkup ……………………………………………………………………………….. 5

4 Metodologi …………………………………………………………………………………… 6

4.1 Review ………………………………………………………………………………. 6

4.2 Development …………………………………………………...……………………. 6

4.2 UAT …………………………………………………………………………………. 6

4.2 Go Live ………………………………………………………………………………. 6

5 Hasil Akhir …………………………………………………………………………………… 7

6 Estimasi Waktu Penugasan ……………………………………………………………………8

7 Biaya Jasa Operasional ……………………………………………………………………….. 9

8 Contoh Aplikasi …………..………………………………………………………………….. 10

9 Penutup ………………………………………………………………………………………. 30



1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman.

Sehubungan dengan hal ini, semua perusahaan yang bersaing berlomba-lomba untuk

menerapkan teknologi dan sistem informasi dalam proses bisnisnya. Salah satu contoh

penerapan teknologi dan sistem informasi dalam perusahaan yaitu penggunaan sistem informasi

penggajian karyawan / payroll yang didalamnya sudah terdapat modul absensi menggunakan

fingeprint dalam pengumpulan, pengolahan serta penyimpanan informasi dan pengambilan

kembali informasi yang dibutuhkan.

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya (resources) yang penting dalam

perusahaan sebagai tenaga penggerak. Oleh sebab itu perusahaan memilki kewajiban

memberikan imbalan atas kerja keras, waktu dan pemikiran dari karyawan dengan berupa gaji,

tunjangan, bonus yang sesuai dan tepat waktu. Hal ini dimaksudkan untuk menunjukkan

loyalitas dari perusahaan dan meningkatkan semangat karyawan perusahaan untuk tetap

produktif dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

PT. Bestfood Nusantara merupakan perusahaan bertaraf internasional yang bergerak di bidang

Food, Beverage & Hospitality yang memiliki banyak cabang di jakarta dan beberapa di luar

jakarta dan memiliki jumlah karyawan yang sudah cukup banyak yang terbagi kedalam beberapa

divisi. Terkait dengan sistem penggajian dan absensi karyawan perusahaan masih memiliki

beberapa kendala seperti: lamanya pengiriman data absensi dari masing-masing kantor cabang

ke kantor pusat, pembayaran gaji dengan jumlah yang tidak sesuai dengan yang seharusnya,

pembayaran gaji yang tidak tepat pada waktunya dikarenakan memerlukan waktu untuk

mengirim data absensi dari kantor cabang ke kantor pusat dimana keamanan dari data absensi

tersebut tidak sepenuhnya valid.



2. Pemahaman Kami Atas Kebutuhan Perusahaan

Dalam pelayanannya, PT. Bestfood Nusantara selalu menjaga komitmen akan kemandirian dan

integritasnya.Oleh sebab itu Sistem Informasi Manajemen Penggajian Karyawan dan Absensi

dalam pengelolaan informasi data harus sangat diperhatikan.

Berdasarkan kebutuhan dan lingkup pekerjaan dalam Pertemuaan yang diadakan pada hari

kamis, 9 Agustus 2012, lingkup pekerjaan yang dilakukan mencakup :

1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan

gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung

dibebankan pada perhitungan gaji .

2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi.

3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan.

4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan

yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan

SPT.

Sistem informasi yang dirancang memiliki pengendalian intern untuk pencatatan data,

penyimpanan data, otorisasi dan keterbatasan akses karyawan terhadap data tertentu serta data

tersimpan secara terpusat sehingga karyawan dapat melakukan absensi di seluruh kantor cabang

dan keamanan data sangat terjamin.



3. Ruang Lingkup

Berdasarkan pemahaman kami atas kebutuhan PT. Bestfood Nusantara, maka penugasan ini

memiliki ruang lingkup sebagai berikut:

1. Aktifitas penggajian meliputi: absensi karyawan integrasi dengan fingerprint, perhitungan

gaji bulanan, tunjangan, lembur, cuti, pinjaman serta pajak penghasilan yang langsung

dibebankan pada perhitungan gaji .

2. Aktifitas kepegawaian yaitu: kegiatan pembayaran gaji karyawan beserta bonus atau komisi.

3. Aktifitas pajak PPh pasal 21 yang dibebankan sebagai potongan atas gaji karyawan.

4. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan

yang mendetail unsur-unsur yang terkait didalamnya, laporan pinjaman, laporan klaim dan

SPT.



4. Metodologi

Berikut ini adalah pendekatan dan metodologi kami dalam merancangsistem:

Field Research Development User Testing Migration

& Training & Go Live

Penjelasan detil dari metodologi akan dijelaskan di bawah ini:

4.1 Field Research

Dengan melakukan survey langsung ke perusahaan dengan tujuan memperoleh data-data

primer seperti struktur organisasi perusahaan, pengendalian intern yang ada dalam

perusahaan, kebijakan pada prosedur penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam

penggajian.

4.2 Development

Pada tahap ini kami melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey yang

sudahdilakukan.

4.3 User Testing & Training

Pada tahap ini kami melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan training

hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang telah dibuat.

4.4 Migration & Go Live

Pada tahap ini kami melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke

sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan untuk operasional sehari-

harinya.



5. Hasil Akhir

Hasil akhir dari penugasan ini adalah sebagai berikut :

1. Modul Absensi:

- Fasilitas Pembagian Bagian dan Sub bagian yang fleksibel

- Fasilitas pengaturan Izin Pegawai (Sakit, Cuti, Alpha dan Dinas) yang fleksibel

- Fasilitas pengaturan shift jam masuk dan pulang karyawan yang fleksibel untuk karyawan,

staff dan security.

- Pengaturan hari kerja yang fleksibel

- Fasilitas pengaturan izin tidak masuk dan izin meninggalkan pekerjaan yang fleksibel.

- Pencatatan biodata karywan secara lengkap baik yang aktif maupun yang telah nonaktif.

- Pencatatan jam lembur pegawai.

2. Modul Penggajian:

- Pencatatan data gaji pokok dan tunjangan (uang makan, transport, premi target dll) yang

flexibel.

- Pencatatan transaksi potongan gaji (jamsostek, spsi, pinjaman dll) dapat disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan.

- Laporan data gaji/upah pegawai harian, bulanan dan periodik.

- Cetak slip gaji/upah.

- Laporan biaya lembur bulanan dan periodik sesuai dengan peraturan pemerintah.

- Cetak slip lembur pegawai.

- Laporan PPh 21 sesuai dengan peraturan pemerintah.

3. Dokumentasi



6. Estimasi Waktu Penugasan

Tahapan Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4

M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4

Field Research Melakukan kick off meeting X Observasi X X X

Interview X X X

Development Membuat standart modul-modul aplikasi X X X X X X X X User Testing & Training UAT X X Training X X Migration & Go Live Migration X X Go Live X X X X

Catatan: Jadwal tersebut diatas dengan asumsi bahwa data dan informasi yang kami terima secara tepat waktu, termasuk ketersediaan

waktupersonil dari pihak perusahaan yang terkait untuk dilakukan wawancara serta pengisian dokumen lainnya seperti kuesioner dan

lain-lain untuk menunjang informasi yang kami butuhkan dalam penugasan ini



7. Biaya Jasa Operasional

Berdasarkan ruang lingkup dari penugasan, maka biaya jasa profesional yang kami tawarkan

adalah sebagai berikut:

Professional Fee IDR Rp. 45.000.000,-

Discount

(after negotiation)

Rp 5.000.000,-

Total IDR Rp. 40.000.000,-

Investasi yang Kami tawarkan diatas tidak termasuk biaya akomodasi, penginapan dan biaya

makan apabila ke luar kota selama pekerjaan.

Termin pembayaran atas jasa professional ini kami tawarkan sebagai berikut:

Termin

Deskripsi (%)

1. Field Research

Melakukan survey, pengumpulan data dan informasi

perusahaan

10%

2. Development

melakukan pembuatan aplikasi/sistem berdasarkan survey

yang sudah dilakukan

60%

3. User Testing &

Training

melakukan testing kepada user dan kemudian memberikan

training hingga user mengerti menggunakan aplikasi yang

telah dibuat

15%

4. Migration &

Go Live

melakukan migrasi atau perpindahan data dari sistem lama ke

sistem baru dan selanjutnya sistem sudah bisa digunakan

untuk operasional sehari-harinya.

15%

- Untuk Termin 1, 3 dan 4 pembayaran dilakukan diawal (sebelum pekerjaan dilakukan).

Termin 2, pembayaran dilakukan setelah proses Development dilakukan.

- Datang ke kantor apabila kami memerlukan data, selebihnya kami akan mengerjakan dari luar

kantor.



8. Contoh SIM Penggajian yang pernah kami buat

Form :

1. Absen kedatangan

Gambar L.1 : User interface Absen kedatangan

2. Absen pulang

Gambar L.2: User interface Absen pulang



3. Absen apel

Gambar L.3: User interface Absen apel

4. Arsip Absensi (Form_Konfirmasi).



Gambar L.4: User interface Arsip absensi

5. Form Penugasan

Gambar L.5 : User interface From penugasan



6. Lihat Profil

Gambar L.6: User interface Lihat profil pegawai



7. Ms Pegawai

Gambar L.7 : User interface Ms pegawai



Clik button + akan keluar form new_pegawai



Gambar L.8 : User interface Form pegawai baru



8. Master absensi

Gambar L.9 : User interface Master absensi



9. Menu.

Gambar L.10 : User interface Menu



10. Pengajuan Cuti

Gambar L.11 : User interface Pengajua cuti



11. Verifikasi Cuti

Gambar L.12: User interface Verifikasi cuti

12. Verifikasi Absensi

Gambar L.13: User interface Verifikasi absensi



13. Verifikasi Cuti (Manajemen)

Gambar L.14: User interface Verifikasi cuti

14. Master gaji

Gambar L.15: User interface Master gaji



15. Master tunjangan

Gambar L.16: User interface Master tunjangan



16. Master potongan

Gambar L.17: User interface Master potongan

17. Form sanksi

Gambar L.18: User interface Form sanksi



18. Perhitungan PPh21

Gambar L.19: User interface Perhitungan PPH 21



19. Verifikasi pembayaran gaji

Gambar L.20: User interface Verifikasi pembayaran gaji



Report :

1. Laporan transaksi kehadiran pegawai

Gambar L.21: User interface Laporan transaksi kehadiran pegawai



2. Rekap bulanan. Bulan dan tahunnya bentuknya combobox.

Gambar L.22: User interface Rekap bulanan

3. Report data pegawai

Gambar L.23: User interface Report data pegawai



4. SK penugasan.

Gambar L.24: User interface SK penugasan

5. SK cuti

Gambar L.25: User interface SK cuti



6. Slip gaji

Gambar L.26: User interface slip gaji



9. Penutup

Demikian Penawaran Jasa ini ditawarkan untuk dapat memenuhi kebutuhan PT. Bestfood

Nusantara. Kami mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada kami dan

kami berharap dapat berlanjut dalam bentuk kerja sama yang baik. Jika ada hal-hal yang perlu

didiskusikan lebih lanjut, kami bersedia untuk memberikan penjelasan dan presentasi kepada

pihak manajemen PT. Bestfood Nusantara.

Hormat Saya,

M. Taufan Ardiansyah

IT Consultant

proposal sim penggajian karyawan

Documents