proposal maintenance

I. PENDAHULUAN

I.1 LATAR BELAKANG

Kemajuan teknologi informasi saat ini dirasakan sudah begitu besar memberikan manfaat untuk dapat mendukung segala aspek kegiatan agar mendapat hasil yang optimal. Hal ini terlihat dari perkembangan teknologi bidang aplikasi, hardware dan infrastruktur yang semakin memberikan kemudahan dalam mengakses informasi serta meniadakan batasan tempat, jarak dan waktu untuk mendapatkan informasi. Sistem komputer dan jaringan data yang menjadi bagian dari teknologi informasi menjadi salah satu bidang yang saat ini dikembangan dengan cepat sejalan dengan kebutuhan sebagai media untuk arus informasi baik pada skala lokal (LAN) maupun skala luas (MAN & WAN). Sistem jaringan data yang lebih dikenal sebagai jaringan Intranet (LAN) dan jaringan Internet (WAN) sudah menjadi salah satu aspek utama dalam menunjang kerja dan bisnis suatu organisasi atau perorangan. Terutama dalam era globalisasi saat ini yang menuntut kemudahan untuk mengakses atau mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Namun disisi lain, penggunaan teknologi informasi juga menuntut adanya pengelolaan yang mudah dan effesien sejalan dengan kebutuhan. Hal ini ditujukan agar dalam operasionalnya tidak menjadi masalah yang membebani pengguna sistem informasi. Tingginya penggunaan jaringan komputer pada suatu lembaga memberikan satu gambaran tentang efektifitas kerja yang telah berjalan dengan baik. Sehingga, gangguan atau kerusakan perangkat yang terjadi tanpa terdeteksi, dapat mengakibatkan terganggunya rutinitas pekerjaan atau pelayanan yang harus diberikan.

Dengan kondisi tersebut, aspek pemeliharaan (layanan SLA) menjadi hal yang sangat penting dalam menjaga tingkat ketersediaan dan kehandalan sistem informasi yang dibutuhkan untuk menunjang operasional kerja. Maintenance atau pemeliharaan yang berkelanjutan akan memberikan perlindungan terhadap aset-aset sistem informasi terutama hardware terminal dan perangkat jaringan dalam rangka menjaga stabilitas sistem. Disamping itu, untuk menjaga agar komputer dan jaringan yang ada mampu memberikan kinerja yang baik, serta mencegah biaya perbaikan yang lebih mahal perlu dilakukan perawatan secara berkala dan teratur (regular maintenance).

Outsource maintenance komputer dan jaringan adalah salah satu alternatif bagi Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi, Departemen Komunikasi dan Informasi (DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO) untuk

Proposal Maintenance Hardware

meminimalkan resiko beban kerja, sehingga dapat memfokuskan diri pada TUPOKSI – nya. Dengan demikian permasalahan-permasalahan yang terjadi seperti rusaknya aplikasi atau hardware yang ada pada komputer dan terputusnya koneksi antar komputer tidak lagi menjadi satu kendala yang menghambat pekerjaan di DITJEN-POSTEL.

Sejalan dengan kebutuhan tersebut, kami PT. Swadharma Duta Data yang telah berpengalaman pada implementasi dan pemeliharaan jaringan pada beberapa lembaga bisnis besar akan membantu DITJEN-POSTEL untuk dapat memenuhi rencana DITJEN-POSTEL dalam rangka meningkatkan kualitas dan kemampuan jaringan dan perangkat Sistem Informasi pada Kantor DITJEN-POSTEL.

PT. Reka Piranti Pratama dalam melaksanakan pekerjaan Pemeliharaan Jaringan SIMPOSTEL akan menerapkan Framework metodologi IT-IL (Information Technology Infrastructure Library) yang telah menjadi standar (Best Practice) IT Service Management yang diakui di seluruh dunia dalam mengorganisasikan layanan Service Delivery dan Service Support untuk informasi dan teknologi, dengan memberikan panduan berupa kerangka kerja yang efisien, fleksibel dan adaptif.

Sebagai perusahaan jasa penyedia solusi IT yang telah berpengalaman khususnya dibidang implementasi system otomasi, ditunjang oleh tenaga ahli teknis bersertifikat (terlampir dalam dokumen), serta dukungan dari para Principal sebagai mitra usaha, PT. RPP akan memberikan solusi terbaik kepada DITJEN-POSTEL agar dapat memenuhi tuntutan TUPOKSI DITJEN-POSTEL.

I.2 TUJUAN MAINTENANCE

1. Membantu DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO dalam menjaga komitmen kerja dan layanan sistem informasi yang memiliki tingkat ketersediaan (availability) dan kehandalan (reliability) yang tinggi.

2. Memberikan layanan SLA sesuai dengan nilai yang disepakati sehingga dapat menunjang operasional kerja dan layanan.

3. Memberikan kontribusi dalam usaha DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO untuk meningkatkan kerja layanannya dengan menghimpun, mengelola serta melaporkan data keadaan perangkat dan availibilitas jaringan serta tingkat penggunaannya secara periodik.

4. Mendukung pengembangan sistem teknologi informasi DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO dalam melakukan perubahan, perbaikan


dan penyempurnaan sistem informasi pada saat ini dan masa mendatang.

II. RUANG LINGKUP / CAKUPAN PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan Pemeliharaan Jaringan Simpostel yang mengacu kepada IT-IL Frame Work yang diajukan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Lokasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi Departemen Komunikasi dan Informatika yang berada di Gedung Sapta Pesona Jl. Medan Merdeka Barat No.17 Jakarta Pusat 10110.

2. Perangkat Jaringan Simpostel yang masuk dalam ruang lingkup layanan adalah :a. PC / Workstationb. Serverc. Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall, Switch)d. Infrastruktur (Cabling System : Fiber Optic, Cooper & Grounding

Perangkat)

3. Cakupan layanan :

a. Layanan pemeliharaan atau Services Desk dengan acuan Service Level Agreement (SLA) sebesar 99 % dengan cakupan sebagai berikut :- Layanan Service Desk 5 x 14 jam selama hari kerja.- Layanan On Call 7 x 24 jam.


- Respons time terhadap permasalan yang diterima pada jam kerja (office hour) adalah maksimum 60 menit untuk permasalahan : PC / Workstation Server Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall, Switch) Infrastruktur (Cabling System : Fiber Optic, Cooper &

Grounding Perangkat)- Respon time Next Business Day (NBD) untuk permasalan yang

diterima diluar jam kerja

b. Layanan Incident Management, sebagai kegiatan untuk memberikan solusi yang tercepat hingga operasional jaringan simpostel dapat berjalan kembali :- Menerima dan mencatat seluruh permasalahan PC / Workstation,

Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur yang terjadi.- Melakukan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi.- Melakukan diagnosa permasalahan dalam rangka problem solving

PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur.- Melakukan klasifikasi permasalahan dalam rangka problem solving

PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur.- Memberikan panduan dalam rangka problem solving PC /

Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur- Melakukan onsite support apabila permasalahan PC / Workstation,

Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur tidak bisa diselesaikan dengan remote support

c. Layanan Problem Management, dalam rangka memberikan solusi yang paling tepat/permanen dalam rangka penyelesaian incident yang terjadi di customer merupakan bagian dari tanggung jawab PT. RPP atau Supervisor dengan kegiatan sebagai berikut :- Melakukan kontrol terhadap problem yang terjadi dengan melakukan

identifikasi, klasifikasi, investigasi dan diagnosa permasalahan.- Secara rutin melakukan analisa problem-problem yang akan terjadi

dengan membuat analisa dari problem-problem yang terjadi.- Melakukan Post Implementation Review (PIR) dari solusi yang

digunakan untuk penyelesaian problem berkoordinasi dengan unit lainnya.

- Membuat review dari major problem yang terjadi untuk mencari solusi yang paling tepat dan permanen

d. Layanan Release Management, sebagai kegiatan yang melakukan perbaikan dan penggantian atas permintaan atau persetujuan Sekretariat Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi sebagai berikut :


- Melakukan penggantian perangkat jaringan simpostel sesuai permintaan atau kondisi dilapangan.

- Melakukan penggantian spare part atau modul perangkat jaringan simpostel.

- Mencatat semua perubahan Configuration Item (CI) untuk kebutuhan Configuration Management Database (CMDB)

e. Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga yaitu pihak-pihak yang terkait dengan Jaringan Simpostel akan tetapi diluar area atau cakupan pekerjaan PT. RPP dalam rangka menjaga availability perangkat apabila di perlukan

4. Fasilitas pendukung Services Desk :

a. On Call Support 24 jam.b. On Site Support 10 Jam (07:00 s/d 17:00)

selama hari kerja.c. Toll Management Aset dan Infrastruktur.d. Reporting.

5. Preventive Maintenance.

Melakukan Maintenance Rutin yang dilakukan 2 (Dua) cycle dalam 6 Bulan atau setiap 3 (tiga) bulan yang juga berfungsi mencatat Configuration Item Atributes untuk kebutuhan Configuration Management Database dan Capacity Management .Aktivitas maintenance rutin yang dilakukan sebagai berikut :

a. Workstation :- Pembersihan fisik rutin.- Pengecekan Operating System & Aplikasi Office- Scan Virus, Install/Update Anti Virus- Scan Disk & Defragmentasi.- Pengecekan serial number & IP Address.- Kapasitas media penyimpanan/hardisk- Melakukan Trobleshoting- Perapihan kabel jaringan LAN.- Pengecekan kabel power- Pengukuran nilai tegangan

Netral – Phasa = standar 200 v s/d 240 vNetral – Grounding = standar ≤ 0,8 v

- Pengecekan power Outlet


- Dan lain-lain sesuai kebutuhan.

b. Server :- Pembersihan fisik rutin- Pengecekan Operating System & Running Services- Scan Virus, Install/Update Anti Virus- Scan Disk & Defragmentasi.- Pengecekan serial number & IP Address.- Kapasitas media penyimpanan/hardisk- Melakukan Trobleshoting- Perapihan kabel jaringan LAN.- Pengecekan kabel power- Pengukuran nilai tegangan

Netral – Phasa : standar 200 v s/d 240 vNetral – Grounding : standar ≤ 0,8 v

- Pengecekan power Outlet- Dan lain-lain sesuai kebutuhan.

c.Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall & Switch)- Melakukan proses pemeriksaan fisik- Melakukan pendataan kembali configurasi - Melakukan proses troubleshooting bila terjadi gangguan tiba - tiba

pada jaringan yang di perlihara.- Pengecekkan semua kabel Power untuk perakat- Pengecekkan Outlet Power untuk perangkat.- Pengecekkan nilai-nilai tegangan

Netral – Phasa : min 200 V s/d max 240 VNetral – Grounding : ≤ 0,8 V

- Membuat dokumentasi

d. Infrastruktur (Fiber Optic, UTP dan Elektrikal) :- Melakukan proses pemeriksaan kualitas kabel sesuai dengan

EIA/TIA- Menjaga agar kabel dapat di gunakan user sesuai 10/100/1000 Mbps- Melakukan proses pemeriksaan fisik- Melakukan proses pemeriksaan terhadap labeling koneksi fiber optic- Melakukan proses terminasi bila terjadi kerusakkan pada jaringan

fiber optic- Melakukan proses troubleshooting bila terjadi gangguan tiba - tiba

pada jaringan yang di perlihara.- Perapihan kabel (dalam rak/di user)- Pengecekkan semua kabel Power untuk perakat


- Pengecekkan Outlet Power untuk perangkat.- Pengecekkan nilai-nilai tegangan

Netral – Phasa : min 200 V s/d max 240 VNetral – Grounding : ≤ 0,8 V

- Membuat dokumentasi

6. Back Up Terminal Kerja (PC Workstation, Server dan Printer)

Dalam menjaga tingkat ketersediaan layanan (SLA) dan menjalankan fungsi Release Management , tentunya perangkat back-up dan spare part perlu disediakan dengan jumlah yang disesuaikan secara rasio Terminal Kerja dengan spesifikasi yang setara dengan perangkat yang terpasang sebagai berikut :

a. Back Up Terminal PC sebanyak 16 Unit dengan spesifikasi :- Processor Intel Pentium IV 2,8 – 3,0 Ghz- Memory 512 MB DDR- 40 GB HDD- Integrated Network Interface Card 10/100- 128 MB Video Grafik Card- CD-RW- Monitor 14”- Windows XP (Menggunakan yang Existing)- MS Office (Menggunakan yang Existing)

b. Back Up Server sebanyak 1 Unit.


- Processor Intel Xeon 3,0 Ghz- Memory 1024 MB DDR- 3 x 36 GB SCSI HDD- Integrated Network Interface Card 10/100- 128 MB Video Grafik Card- CD-RW- Monitor 14”- Windows 2003 (Menggunakan yang Existing)

c. Back Up Perangkat Switch sebanyak 1 Unit- Switch 24 Port 10/100 Mbps- Manageble- Support VLAN- Stackable

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam melaksanakan penyediaan back-up perangkat yang rusak (Management Back Up Unit) adalah sebagai berikut :

a. Penempatan back-up terminal kerja (PC Workstation, Server, dan Printer) di Sekretariat Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi Departemen Komunikasi dan Informatika yang berada di Gedung Sapta Pesona Jl. Medan Merdeka Barat No.17 Jakarta Pusat 10110 atau di Service Point PT. RPP.

b. Penggantian terminal kerja/perangkat yang terpasang dengan back-up unit hanya akan dilakukan bilamana perangkat yang terpasang mengalami kerusakan atau tidak berkerja sesuai fungsinya dan tidak dapat lagi digunakan dengan perkiraan waktu perbaikan melebihi 2 jam agar tidak terlalu menggangu operasional sehari-hari.

c. Permintaan penggantian dengan perangkat back-up unit dilakukan oleh petugas (Engineer/Teknisi) yang melakukan pengecekan terhadap perangkat yang rusak tersebut dan mendapat persetujuan pihak Sekretariat Ditjen Postel.

d. Perangkat yang rusak akan diperbaiki untuk kemudian dipasang lagi ditempat semula.

7. Pengadaan Suku Cadang (Spare Part)


Dalam rangka menjaga tingkat ketersediaan layanan (SLA) dibutuhkan pengadaan suku cadang (spare part) untuk perbaikan/repair dari masing-masing terminal kerja sesuai IT-IL Frame Work (Release Management).

Suku Cadang Perangkat Terminal (PC Workstation, Server, Peragkat Jaringan Data dan Infrastruktur) dimaksud adalah seluruh spare part dari perangkat kerja tersebut.

III. METODELOGI PENANGANAN MASALAH

Untuk mencapai ketersediaan layanan (SLA) yang kami tawarkan, berikut ini disampaikan metodelogi penanganan masalah sebagai berikut :

1. PT. Reka Piranti Pratama mempunyai Help Desk yang akan mensupport Sekretariat Ditjen Postel dalam 5 x 10 jam selama hari kerja dalam rangka menjalankan fungsi incident management dengan kegiatan sebagai berikut :

a.Help Desk menerima dan mencatat deskripsi problem yang terjadi ke dalam System Report, catatan tersebut berisi mengenai status setiap problem, contact person, serta monitoring waktu resolusi.

b. Penanganan masalah akan dilakukan secara On-Call kepada user.

c.Untuk masalah yang tidak dapat disupervisi/diselesaikan melalui On-Call, maka help desk akan meneruskan problem tersebut ke System Support On-Duty yang bertugas.

d. Selanjutnya mengumpulkan semua data problem yang masuk dan memonitor eskalasi problem yang telah diserahkan ke System Support.

2. System Support dengan kegiatan sebagai berikut :

a. Menerima “Problem Assignment” dari Help Desk

b. Menganalisa problem yang masuk, untuk menentukan penyelesaian masalahnya. Bila masuk dalam ruang lingkup pekerjaan maka akan diselesaikan sesuai kebutuhan. Bila tidak masuk ruang lingkup maka permasalahan tersebut dikembalikan ke Customer atau dilanjutkan ke pihak lain yang terkait untuk koordinasi penyelesaian masalah.


3. Penyelesaian masalah (problem solving) akan dilakukan dengan beberapa cara :

a. Proses analisa permasalahan serta usaha perbaikan secara “Remote Support”.

b. Bila tidak dapat diselesaikan dengan remote support, maka dilakukan on-site support untuk penanganan masalah yang memerlukan kunjungan ke lokasi.

c. Bila dengan on-site support tidak selesai karena kerusakan perangkat, maka dilakukan penggantian PC Workstation, Server dan Printer dengan back up unit (release management).

d. Jika problem masih belum selesai walaupun dilakukan penggantian, maka akan di eskalasi ke second level support atau principal (problem management).

4. Membuat laporan pekerjaan yang telah dilakukan.

5. Meminta persetujuan user pada laporan pekerjaan bahwa problem telah diselesaikan.

6. Membuat laporan progress dan problem reporting untuk pekerjaan yang telah dilakukan.


IV. REPORTING

Untuk evaluasi terhadap kinerja maintenance dan target pencapaian maintenance dibutuhkan beberapa laporan secara berkala sebagai berikut :

1) Laporan Harian, berisi status dan point-point permasalahan yang terjadi selama 1 hari waktu kerja maintenance. Laporan harian ini hanya masuk pada database report di System Support dan database report di PT. Swadharma Duta Data. Laporan harian bisa disampaikan bila diperlukan


Help Desk

System Support

Problem Identification,

Solving Problem On Site

Repairing Center

Second LevelSupport Or Principle

END

Report

diagnosa klasifikasiIncident Management

(Release Management)

(Problem Management)

Yes

No

Yes

No

melalui PT. Reka Piranti Pratam dalam bentuk hardcopy berupa laporan kerja.

2) Laporan Bulanan, berisi data status dan statistik dari pemeliharaan, penanganan, perbaikan dan penggantian perangkat PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan Data & Infrastruktur (Cabling System). Laporan disampaikan dalam bentuk Softcopy dan Hardcopy.

3) Laporan Tahunan, berisi data status, statistik, dan evaluasi dari kinerja maintenance selama 1 tahun kontrak, juga berisi laporan perkembangan teknologi perangkat yang di maintenance serta masukan-masukan untuk perbaikan atau perubahan (upgrade) serta kompatibilitas dengan perangkat teknologi pendukung lainnya yang ada. Laporan disampaikan dalam bentuk Softcopy dan Hardcopy.

4) Laporan Preventive, berisi data status dan statistik dari pemeliharaan, penanganan, perbaikan dan penggantian perangkat PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan Data & Infrastruktur (Cabling System) yang diserahkan secara berkala sesuai waktu preventive yang disepakati (per 3 bulan). Laporan disampaikan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

V. PEMBENAHAN STRUKTUR JARINGAN

Untuk melakukan tata ulang struktur jaringan hal-hal yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :


Skenario yang digunakan adalah sebagai berikut :1. Melakukan Assestment infrastruktur maupun perangkat jaringan.

a. Pengetesan infrastruktur menggunakan instrument alat ukur yang bertujuan untuk mengetahui apakah infrastruktur yang terpasang sudah sesuai dengan standard.Apabila tidak sesuai dengan standar maka akan dilakukan terminasi ulang dan/atau penarikan kabel baru.

b. Pengecekan konfigurasi perangkat jaringan disesuaikan dengan kebutuhan misalnya : kapasitas bandwidth, pembagian segmentasi.Apabila tidak sesuai dengan kebutuhan, maka akan dilakukan reconfigure dan atau melakukan tunning untuk mencapai kondisi jaringan yang optimal sekaligus meminimalisir beban jaringan. Sedangkan bila bandwidth jaringan tidak memenuhi tuntutan kebutuhan (aplikasi / content), maka diperlukan peningkatan performa jaringan dengan mengupgrade perangkat.

2. Dalam melaksanakan tata ulang struktur jaringan hal-hal lain yang akan dilakukan a. Membuat skenario upgrade dan/atau migrasi perangkat jaringanb. Membuat skenario down time yang paling minimum untuk menghindari

gangguan operasionalc. Membuat skenario pengecekan koneksi seluruh perangkat, sehingga menjamin

seluruh perangkat terkoneksi dengan baik

3. Membuat dokumentasi struktur jaringan baru sebagai laporan kerja.


VI. DUKUNGAN SDM

Dalam rangka mendukung layanan Maintaince yang kami tawarkan dalam proposal ini, kami sampaikan bahwa kami didukung oleh team yang profesional dengan daftar Certifikasi sebagai berikut :

1. Microsoft Certified System Engineer (MCSE)2. Microsoft Certified Professional (MCP)3. Cisco Certified Network Associates (CCNA)4. Cisco Certified Design Associates (CCDA)5. Cisco Certified Network Professional (CCNP)6. Cisco Certified Internet Expert (CCIE)7. Cisco Certified Security Associates (CCSA)8. Cisco Certified Security Profesional (CCSP)9. Checkpoint Certified Security Engineer (CCSE)10. Checkpoint Certified Security Administrator (CCSA)11. Certified Information System Security Professional (CISSP)12. Red Hat Certified Engineer (Linux Certified)13. Certified Lotus Spesialis (CLS)14. Certified Lotus Profesional (CLP)15. IBM DB2 Spesialist16. IBM DB2 Certified Profesional17. IBM Tivoli Certified

VII. PENGALAMAN MAINTENANCE

PT. Reka Piranti Pratam telah mempunyai pengalaman maintenance sebagai berikut :

No Nama Pekerjaan Lokasi Nilai Tahun Status1 Penyedian/Pengadaan

Jasa Sewa Jaringan Intranet (Cisco System) berikut Infrastruktur Penunjang Lainnya Serta Perangkat Komputer (PC) dan Peripheral

Bank Sumsel US$ 1.006.684danRp 1.577.102.868

2004 Masih Berjalan

2 Pengadaan Perangkat Network dan Maintenance Perangkat Icons BNI

Kantor Pusat TVRI dan 5 Stasiun Daerah lainya.

US$ 6.249.643 2005 Masih Berjalan

3 Pengadaan Upgrade LAN/Backbone dan

Kantor Besar BNI US$ 4.557.253 2005 Masih Berjalan


Maintenance Kantor Besar BNI

VIII.LAMPIRAN

Contoh Laporan


proposal maintenance

Documents