BAB 1

1.1 Latar Belakang

Matakuliah Analisis Sistem Informasi (2 sks) merupakan matakuliah wajib bagi mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Unpar dengan peminatan di bidang Teknologi Informasi Bisnis. Melalui matakuliah ini, mahasiswa dalam kelompoknya harus menyusun dokumen proposal dan dokumen analisis sebagai kegiatan awal pembangunan sistem informasi berbasis komputer. Untuk kegiatan tugas kelompok di semester Ganjil 2012/2013 ditetapkan topik yang harus diteliti adalah : Sistem Informasi Akademik Sekolah Menengah Kejuruan di kota Bandung.

TUJUANKerangka Acuan Kerja disusun untuk menjadi pedoman bagi kelompok mahasiswa saat mengerjakan tugas kelompok sehingga :

1. Kelompok mahasiswa berhasil mendapatkan sebuah sekolah menengah kejuruan di kota Bandung.

2. Kelompok mahasiswa berhasil mengumpulan fakta saat kini melalui pengumpulan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang paling tepat.

3. Kelompok mahasiswa berhasil menganalisis fakta/informasi yang diperoleh dan memodelkannya dengan format pemodelan yang sesuai.

4. Kelompok mahasiswa berhasil melakukan studi kelayakan terhadap rencana pengembangan sistem akademik SMK.

5. Kelompok mahasiswa berhasil menyimpulkan kebutuhan akan pengembangan sistem akademik SMK menjadi suatu rencana pembangunan sistem usulan, setelah melihat kelemahan pada sistem kini, dan memodelkannya dengan format pemodelan yang sesuai

6. Kelompok mahasiswa berhasil menetapkan kebutuhan perangkat lunak, basisdata, pengguna sistem, perangkat keras, dan sistem jaringan/komunikasi data untuk sistem usulan.

BENTUK KEGIATAN1. Membentuk kelompok tugas, setiap kelompok memuat 5 mahasiswa dan seorang anggota

menjadi koordinator kelompok2. Penetapan sekolah menengah kejuruan yang akan diteliti. 3. Penetapan jadwal kegiatan kelompok4. Mempelajari pustaka terkait dengan sekolah menengah kejuruan 5. Menyusun dokumen Proposal dan menyerahkan sesuai jadwal6. Mempresentasikan hasil kegiatan (dokumen proposal), pada jadwal yang telah ditentukan, hadir

tepat waktu dan semua anggota kelompok harus hadir.7. Mengatur jadwal kunjungan ke SMK dan menyiapkan peralatan pendukung8. Melakukan pengumpulan data sesuai jadwal dan perjanjian dengan pihak pimpinan SMK 9. Menyusun dokumen Analisis Sistem dan menyerahkan sesuai jadwal10. Mempresentasikan hasil kegiatan (dokumen analisis), pada jadwal yang telah ditentukan, hadir

tepat waktu dan semua anggota kelompok harus hadir.

LINGKUP PENGEMBANGAN SISTEM AKADEMIK SMK Sub sistem penerimaan siswa baru Sub sistem administrasi akademik siswa (kehadiran, ulangan, praktikum, rapor semester) Sub sistem komunikasi dengan orangtua siswa dan perusahaan magang/pengguna lulusan Sub sistem perpustakaan

Berdasarkan topik yang disediakan, SMK Negeri 10 terpilih untuk dianalisis sistem informasinya. SMK yang berdiri sejak 1 Oktober 1958 ini berada di Jalan Cijawura Hilir No. 339 Kelurahan Margasenang Kecamatan Margacinta, Bandung. Jurusan yang tersedia adalah Seni Karawitan, Seni Tari, Seni Teater, Seni Musik, dan Teknik Broadcast. Penyelenggaraan pendidikan di SMKN 10 bandung menggunakan sistem Competencies Based Training yaitu penyelengaraan pendidikan latihan berorientasi pada pencapaian pengetahuan dan sikap yang dipersyaratkan dan berlaku di dunia usaha atau industri pertunjukan. Berdirinya SMKN 10 Bandung agar tamatan menjadi pelaku seni pertunjukan yang profesional untuk mengisi kebutuhan dunia kerja atau dunia seni pertunjukan di dalam dan luar negeri melalui paket keahlian sebagai pelaku, pelatih, penata dan pengelola seni pertunjukan.

Penelitian difokuskan sistem penerimaan siswa baru, sistem administrasi akademik siswa, sistem komunikasi antara sekolah dengan orangtua siswa, dan sistem perpustakaan. Secara keseluruhan, sistem-sistem tersebut masih dilakukan secara manual, namun sedikit-sedikit sekolah ini mulai menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Misalnya, pada pengembangan perpustakaan, mereka sedang membuat sistem yang bisa mencari letak buku dalam rak lewat komputer. Sementara itu, penerimaan mahasiswa baru masih melalui tes tertulis dan juga bakat yang dinilai secara lisan. Sistem komunikasi dengan orangtua melalui telepon, dan sistem akademik siswa seperti kehadiran, ulangan, dan rapor masih dilakukan secara manual oleh guru-guru yang terlibat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil survey, maka dapat dirumuskan permasalahan dalam penelitian yang telah dilakukan pada SMKN 10 Bandung adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana profil SMKN 10 pada tahun 2012?2. Apa saja masalah dan kebutuhan yang dihadapi dalam mengelola SMKN 10?3. Bagaimana penggunaan sistem inforrmasi yang diterapkan di SMKN 10?4. Bagaimana model analisis kebutuhan sistem akademik siswa/i SMKN 10 yang berbasis

komputer?

1.3 Tujuan

Dari penelitian terhadap informasi, diharapkan kelompok mahasiswa mampu menganalisis informasi yang diperoleh dan memodelkannya dengan format yang tepat. Dari hasil yang didapat, mahasiswa juga mampu belajar untuk melakukan studi kelayakan terhadap rencana pengembangan sistem akademik, dan menyimpulkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam proses pengembangan sistem tersebut. Setelah itu, mahasiswa mendapat peluang untuk menjadi kreatif dengan memberikan usulan-usulan yang efektif dan efisien bagi sistem informasi sekolah, dan menetapkan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem usulan itu sendiri.

BAB 2

2.1 Metodologi Penelitian

1. Sasaran, waktu dan lokasi penelitianYang menjadi sasaran penelitian ini adalah seluruh siswa/i SMKN 10. Rencana dan

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian ini selama kurang lebih 4 bulan, mulai dari bulan Agustus 2012 dan berakhir pada bulan Desember 2012. Penelitian ini bertempat di SMKN 10, Jalan Cijawura Hilir No. 339 Bandung.

2. Teknik Pengumpulan DataUntuk mendapatkan data yang berkaitan dengan kegiatan analisis sistem informasi di

SMKN 10 maka peneliti menggunakan teknik langsung terjun ke lapangan yang berupa survey dan questioner. Karena dengan metode pengumpulan data semacam ini peneliti rasa data yang dikumpulkan akan lebih akurat apabila dengan mengamati sendiri apa yang terjadi di lapangan tersebut.

3. Analisis Fakta dan Informasi

Berdasarkan fakta di lapangan, SMKN 10 belum mempunyai database siswa/i yang dapat digunakan sebagai data pembuatan sistem informasi akademik, seperti penilaian rapor, sistem pendataan pelanggaran siswa/i. Sedangkan untuk sistem informasi berbasis web, seperti e-learning hingga saat ini masih dalam tahap pengembangan. Sistem informasi yang digunakan di dalam perpustakaan masih secara manual, namun mereka sudah memasuki tahap perancangan sistem yang terkomputerisasi. Berikut format modelnya (sistem diagram flow chart).

4. Studi Kelayakan Terhadap Rencana Pengembangan Sistem Akademik SMKPeneliti telah mendapatkan rancangan untuk pengembangan sistem akademik di SMKN

10 berupa pembuatan database siswa/i agar dapat mengethaui apakah kelangsungan proses pembelajaran sudah berjalan secara efektif dan efisien.

5. Sistem UsulanSebaiknya sistem yang digunakan adalah dengan web sederhana dengan bahasa

pemrograman php. Alasannya, agar database mahasiswa lebih rapi, proses penghitungan cepat dan akurat, dan hanya memerlukan sedikit memory. Halaman web didesain secara simpel, dan berisi menu-menu penting yang berhubungan dengan kedisiplinan siswa. Terutama, menu untuk menginput data siswa, penghitungan keseluruhan pelanggraran yang dilakukan siswa, melihat pelanggaran yang pernah dilakukan sebelumnya, dan link untuk pembuatan surat peringatan. Sistem ini berikutnya hanya akan ditangani oleh bagian kemahasiswaan.

6. Kebutuhan untuk Sistem Usulan Perangkat keras yang diperlukan adalah PC untuk membuat program. Perangkat lunak

yang dibutuhkan adalah XAMPP untuk menguji prototype web, dan notepad untuk membuat halaman web dan juga membuat database.

2.2 Batasan dan Lingkup Penelitian

Penelitian ini merupakan studi yang bertujuan untuk menganalisa sistem informasi akademik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Peneliti membatasi ruang lingkup penelitian dengan tujuan agar penelitian dapat dilakukan secara terarah dan hasil yang diperoleh dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya, dan pembatasan penelitian digunakan untuk menciptakan keefektifan waktu. Oleh karena itu, ruang lingkup penelitian dibatasi pada pemilihan metodologi yang meneliti sistem database siswa/i yang ada di SMKN 10.

2.3 Jadwal Kegiatan

BAB 3

3.1 Penutup

Demikian proposal mengenai Analisis Sistem Informasi SMKN 10 Bandung. Peneliti telah melakukan penelitian dan analisis data dengan rentang waktu yang cukup lama dan sebaik-baiknya. Keseluruhan fakta dan informasi yang peneliti dapat telah disusun dengan baik tanpa mengurangi data yang ada. Berikut akan dilampirkan beberapa dokumen yang terkait dengan penelitian ini. Akhir kata, Peneliti harap proposal ini dapat diterima dengan baik dan dapat dijadikan acuan untuk membangun dan atau mengembangkan sistem informasi lebih baik lagi.

3.2 Lampiran

3.2.1 Tanya jawab

(ket: N = Narasumber; P = Pewawancara)

P : Bagaimana profil SMKN 10?

N : SMKN 10 merupakan sekolah kejuruan yang mempunyai program keahlian di bidang seni pertunjukan. Berlokasi di Jalan Cijawura Hilir No. 339 Bandung. SMKN 10 didirikan pada tanggal 1 Oktober 1958. Awalnya bernama KOKAR yang merupakan cabang KOKAR Surakarta. Tahun 1961 KOKAR mempunyai gedung sendiri yang terletak di Jalan Buahbatu 212, kegiatan sekolah dimulai pukul 7.30 s.d. 13.00. Saat itu, kurikulum yang digunakan adalah mengenai penekanan pada karawitan sunda dan bahasa sunda. Pada tahun 1972, nama KOKAR beganti menjadi SMKI di ikuti dengan perubahan kurikulum. Pada tahun 1975, SMKI yang mulanya mempunyai satu jurusan mulai bertahap membuka jurusan Tari. Pada tanggal 8 Juni 1987, SMKI menempati bangunan di Komplek Sekolah Menengah Kesenian dan Industri Kerajinan yang bertempat di Kampung Beberut Cijawura, Kabupaten Bandung. Kemudian selanjutnya mulai dibuka jurusan Teater dan jurusan Musik. SMKN 10 terus berkembang hingga saat ini dan dipimpin oleh Drs. Ontahari sebagai Kepala Sekolah. Selain itu, SMKN 10 sudah terakreditasi A.

P : Bagaimanakah sistem penerimaan siswa/i baru di SMKN 10?

N : Untuk penerimaan siswa/i baru di SMKN 10, hal pertama yang dilakukan sebelumnya adalah dengan melakukan promosi ke beberapa sekolah (SMP). Karena SMKN 10 ini sudah RSBI (Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional) maka pada bulan Maret sudah mulai penerimaan siswa/i baru. Formulir pendaftaran dibagikan secara gratis dan dapat diambil langsung di SMKN 10 (tidak ada sistem online). Setelah melakukan pemdaftaran dan menyerahkan formulir, siswa/i akan tersebut akan melakukan beberapa tes (tes minat & bakat serta tes kesehatan). Setelah itu, akan diproses dan diberikan penilaian terhadap tes. Setelah dinyatakan lulus tes, siswa/i baru akan mengikuti MPLS (Masa Pelatihan

Lingkungan Sekolah) dan dimasukkan ke sekolah prajurit (dari pemerintah) untuk pembinaan. Selain itu, siswa/i baru juga akan mengikuti LKS (Latihan Kepemimpinan Siswa) yang berlangsung rutin setiap tahun.

P : Bagaimana sistem informasi akademik di SMK 10 ini?

N : Sejauh ini, sistem informasi yang digunakan masih manual dan disimpan di dalam Microsoft Excel karena belum ada database untuk penyimpanan data siswa/i.

P : Bagaimanakah kegiatan akademik/belajar mengajar di SMKN 10?

N : Kehadiran siswa/i adalah 90%. Keterlambatan siswa/i maksimal adalah 20 menit. Pengajar masih menggunakan papan tulis untuk mengajar karena In Focus yang tersedia belum mencapai target yang seharusnya. Dari 30 ruangan kelas, hanya ada 8 ruang kelas yang menggunakan In Focus dan In Focus digunakan secara bergantian. Untuk tahun 2013-2014, SMKN 10 ini sedang merencanakan pengadaan whiteboard touchscreen untuk menunjang kegiatan belajar mengajar. Walaupun belum bisa di pasang whiteboard touchscreen di seluruh ruang kelas tetapi minimal ada satu ruang kelas yang bisa digunakan secara bergiliran. Selain itu, rencana selanjutnya adalah ketika ujian sekolah siswa/i hanya tinggal memijit tombol yang disediakan untuk menjawab soal-soal yang diberikan, soal-soal tersebut akan ditampilkan di layar. Sehingga dapat mempermudah para guru untuk menilai jawaban siswa/i dengan cepat. Kalender akademik di simpan di papan khusus (seperti mading). Jika ada event tertentu, akan di umumkan langsung kepada seluruh siswa/i. Untuk pengumuman lain-lainnya, masih disimpan di mading sekolah, belum terkomputerisasi. Rencana untuk bulan Oktober yaitu akan ada bis pertunjukkan yang panjangnya kira-kira 12m, di dalamnya sudah ada peralatan yang menunjang seperti gamelan, sound system, toilet, ruang tata rias, dll. Salah satu samping bis dapat dibuka dan diperlebar sebagai panggung sehingga siswa/i hanya tinggal melakukan pertunjukkan saja di bis tersebut. Di tahun 2012 ini juga minimal guru-guru di SMKN 10 sudah mengenal dan bisa mengoperasikan komputer (mengingat ada beberapa guru yang kurang bisa mengoperasikan komputer).

P : Bagaimana sistem yang diterapkan untuk pembayaran SPP setiap bulannya?

N : Pembayaran dapat dilakukan secara tunai ataupun transfer melalui bank BNI. Untuk uang DSP (Bagi siswa/i baru) dikenakan biaya Rp 4.500.000 (empat juta lima ratus ribu rupiah) dan bisa diangsur selama satu tahun. Siswa/i juga harus membayar SPP sebesar Rp 150.000,- (seratus lima puluh ribu rupiah) per bulan. Ada sanksi yang dikenakan jika siswa/i tersebut telat melakukan pembayaran. Sementara itu, jika orangtua siswa/i tidak sanggup membayar SPP harus ada surat dari RT/RW yang menyatakan tidak mampu, sehingga pihak SMKN 10 akan memberikan keringanan.

P : Bagaimana sistem absensi yang diterapkan di SMKN 10?

N : Absensi masih menggunakan sistem yang manual. Setiap hari di masing-masing kelas sudah ada siswa/i sebagai sekretaris yang mencatat daftar kehadiran. Lalu sekretaris tersebut harus menyerahkan daftar kehadiran kepada petugas piket untuk diproses selanjutnya. Petugas piket bertugas untuk mencatat dan mendata kehadiran seluruh siswa/i (dari kelas X s.d. kelas XII). Siswa/i diberlakukan sistem poin, yaitu jika ada siswa/i yang melanggar peraturan sekolah maka siswa/i tersebut akan mendapat poin khusus sesui dengan pelanggaran yang dilakukan. Jika siswa/i terlambat datang lebih dari 20 menit maka

tidak diperkenankan untuk mengikuti kegiatan belajar karena gerbang sekolah sudah di kunci. Sementara itu, sistem absensi para guru sama seperti siswa/i.

P : Bagaimana sistem pencatatan nilai bagi siswa/i di SMKN 10?

N : Untuk ujian sekolah pemeriksaan lembar jawaban menggunakan scanner. Untuk memasukkan nilai ke dalam rapor masih menggunakan sistem manual. Untuk rapor bayangan, siswa/i yang nilainya di bawah KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) , yaitu 7,8 masih diberikan kesempatan untuk memperbaiki. Tidak ada ujian susulan bagi siswa/i yang tidak hadir saat ujian berlangsung, kecuali ada alasan yang jelas dan masuk akal. Jika ada dua mata pelajaran yang di bawah KKM tetapi nilainya di atas 4,0 maka siswa/i tersebut masih bisa naik kelas.

P : Bagaimana sistem informasi untuk perpustakaan di SMKN 10?

N : Untuk perpustakaan, sudah ada bidang IT yang menghandle sistem informasinya tetapi belum sempurna. Baru tahun 2012 ini database disimpan. Ada dua komputer di dalam perpustakaan yang digunakan untuk mencari buku. Tetapi itu pun hanya sebatas itu saja, mengenai penjelasan lebih lanjut tentang isi buku dan lain-lainnya belum ada.

P : Apakah SMKN 10 mempunyai website dan e-learning?

N : Ya, SMKN 10 ini sudah memiliki website sendiri. Untuk website, tahun ini baru diperbaiki karena website yang lama bandwithnya kecil. Ada admin dari bagian IT yang sering mengupdate informasi yang ada di dalam webiste tersebut. Untuk e-learning masih dalam tahap pengembangan dan baru akan ditetapkan sekitar tahun 2013.

3.2.2 Foto

Gambar 1.a Profil Sekolah SMKN 10 Bandung

Gambar 1.b Struktur Organisasi SMKN 10 Bandung

Gambar 1.c Sasaran Mutu SMKN 10 Bandung

Gambar 1.d Proses Pembelajaran SMKN 10 Bandung

3.2.3 Questioner

Questioner sebanyak 40 sampel akan dilampirkan di akhir laporan proposal.

3.2.4 Evaluasi

Menurut hasil survey dan questioner, dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan sistem informasi akademik SMKN 10 belum terkomputerisasi, artinya masih menggunakan sistem yang manual. Walaupun sudah ada sistem informasi akademik yang terkomputerisasi atau sistem informasi akademik berbasis web namun pengembangannya masih belum sempurna. Kendala utama yang di hadapi SMKN 10 ini adalah dengan tidak adanya database siswa/i dan tenaga ahli khusus yang mampu menyelesaikan permasalahan tersebut secara tuntas.

Dengan adanya sistem pendataan pelanggaran siswa dengan web, sistem akan menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi tidak berat, sehingga dapat dengan cepat menghitung pelanggaran siswa. Adanya database siswa yang membuat proses ini menjadi lebih mudah dan terorganisir. Resiko akibat esalahan yang terjadi dalam perhitungan poin pelanggaran menjadi lebih kecil.