progress ai terbaru

AUDIT KEPATUHAN DAN PENGENDALIAN INTERNALDosen Pengampu: Taufikur Rahman, SE., MBA., Akt.

FINAL REPORTRUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Disusun oleh:Dian SaputraJP021319 (Lead Auditor)Ahmad Syahrir Maulana JP021298Risma Dwi AryantiJP021358

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI TERAPANFAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNISUNIVERSITAS GADJAH MADA2015

INTERNAL AUDIT REPORT

Mekanisme Pengeluaran KasRUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Juni 2015Report No . 2015 -06

Daftar IsiTransmittal Letter........................................................................................................................Executive Summary....................................................................................................................Profile Audite ................................................................................................................................Audit Scope and Methodology....................................................................................................Kesimpulan..................................................................................................................................Finding and Recommendations ............................................................................

Transmittal Letter

24 Juni 2015

Kepada YthDrs. Haryono, Ak., M.Com, Direktur Keuangan dan Administrasi UmumGamping, Sleman, Yogyakarta 55291

Kami telah menyelesaikan pelaksanan audit atas pengelolaan keuangan disisi bagian pengeluaran kas pada Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada (RS UGM). Kami meninjau informasi yang berkaitan dengan mekanisme pengeluaran kas pada RS UGM dari 1 Juni 2015 - 18 Juni 2015.

Kami telah menyelesaikan pelaksanaan audit sesuai dengan pedoman Standar Profesional Audit Internal. Standar tersebut mengharuskan kami merencanakan dan melaksanakan audit untuk memperoleh cukup bukti yang tepat untuk memberikan dasar memadai untuk temuan kami dan kesimpulan berdasarkan pada tujuan audit kami. Kami percaya bahwa bukti yang diperoleh memberikan dasar memadai untuk temuan kami dan kesimpulan berdasarkan pada tujuan audit kami.

Bagian keuangan merupakan unit struktural dari RS UGM yang dikelola oleh kepala bagian keuangan dan beroperasi dibawah Direktur Keuangan. Bagian keuangan bertugas dalam pengelolaan asset serta keuangan dari sisi pengeluaran, sedangkan sisi penerimaan dikelola langsung oleh Direktur Keuangan. Namun per tanggal 5 juni 2015 Bagian Keuangan telah mengelola keuangan dari anggaran, penerimaan, pengeluaran, dan pelaporan. Sedangkan asset dikelola oleh bagian administrasi.

Audit telah dilaksanakan sepanjang bulan juni dengan tujuan untuk mendokumentasikan pengendalian internal atas mekanisme pengeluaran kas RS UGM. Pekerjaan kami terbatas pada analisa risiko yang timbul pada bagian pengeluaran kas dan sub unitnya, observasi aktivitas pengendalian, prosedur operasional, serta pendokumentasian.

Secara umum kami menemukan bahwa proses operasional pengeluaran kas telah terlaksana cukup baik, namun masih memiliki kekurangan di beberapa bagian. Standar Operasional pengeluaran untuk Bagian Keuangan masih dalam berbentuk draft sehingga proses pengeluaran kas saat ini masih mengikuti Standar Operasional Keuangan UGM. Kami menilai Anggaran untuk kas kecil terlalu besar. Kekurangan tenaga karyawan juga menjadi problem yang signifikan. Pada bagian akuntansi ditemukan belum ada staff yang mengisi sehingga data masih menumpuk pada setiap bagian. Hal ini membuat proses pelaporan menjadi terhambat.

Kami mengakui bahwa pihak RS UGM sangat kooperatif dalam menyediakan data yang dibutuhkan. Kami juga menyampaikan penghargaan kami kepada staff Bagian Keuangan untuk bantuan dan kerjasama mereka selama audit.

Dian Saputra SE, AkLead Auditor

Audit Team:Responsible Management Team:

Ahmad Syahrir Maulana S.E.,AkRisma Dwi Aryanti S.E.,Akdrg. Indah Suhertanti, S.E. , Kepala Bagian Keuangan

Executive Summary

Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian internal Bagian Keuangan Rumah Sakit Akademik UGM sudah cukup efektif, namun belum memadai.Namun demikian, kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan pengendalian internal. Selain itu, dengan semakin berkembangnya kegiatan transaksi yang terjadi, diperlukan dukungan dari struktur pengendalian intern yang lebih baik lagi.Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan yang menurut pendapat kami memerlukan perhatian dari manajemen Rumah Sakit UGM.Secara lebih terperinci, dalam halaman lain dari laporan yang kami buat ini, disampaikan temuan-temuan pemeriksaan yang mencakup kondisi, kriteria, dampak, penyebab, dan rekomendasi.SUBBAGIAN PERBENDAHARAAN RSA UGM memiliki total kas kecil 100 juta. Jumlah tersebut dinilai terlalu besar untuk pengeluaran tunai. Hal ini dapat dilihat dari rata-rata pengeluaran rutinnya yang hanya sebesar 2 juta per minggu.Di subbagian perbendaaraan, penugasan yang diberikan kepada pegawai belum sesuai dengan kapasitas dan keahlian yang mereka miliki berdasarkan latar belakang pendidikan pegawai, serta masih banyak kekosongan tempat yang semestinya diisi oleh pegawai yang lebih memiliki kompetensi. Di lingkungan kerja bagian keuangan belum dilengkapi dengan pemakaian CCTV sebagai pengawas kemanan tambahan sehingga tindakan berisiko yang berdampak merugikan sangat berpotensi tinggi untuk terjadi.Pada prosedur pengeluaran secara definitif harus melalui mekanisme verifikasi ulang sesuai RKAT. Proses tersebut kerap terjadi adanya kesalahan dalam pemberkasan. Minimnya pengendalian terhadap kas kecil terkhusus pada pemegang password brankas lebih dari satu orang, terlebih orang tersebut memiliki tugas sebagai pencatat. Hal ini dapat meningkatkan resiko penyelewengan penggunaan atau bahkan sampai pada pencurian terhadap kas kecil tersebut.BAGIAN AKUNTANSIDi subbagian akuntansi tidak adanya staf yang bertugas menyebabkan terjadi penumpukan data transaksi secara terus menerus. Proses pelaporan dilakukan ketika adanya mahasiswa magang dari Akuntansi FEB UGM atau dari mahasiswa Vokasi FEB UGM.

Profil Auditee

Rumah Sakit Akademik UGM merupakan rumah sakit yang didirikan sebagai rumah sakit pendidikan bagi mahasiswa UGM. Selain itu, RSA UGM juga memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat umum. Rumah sakit ini terletak di Jl. Kabupaten (Ring Road), Dusun Kronggahan, Desa Trihanggo, Gamping, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55291, Indonesia.Bagian keuangan RSA UGM merupakan salah satu bagian yang berada di bawah Direktur Keuangan. Bagian keuangan ini dibagi menjadi dua subbagian yaitu subbagian perbendaharaan dan subbagian akuntansi. Bagian keuangan terdiri dari 8 orang pegawai, termasuk diantaranya seorang caraka (pengantar surat). Berikut adalah struktur organisasi di bagian keuangan:

RUMAH SAKIT AKADEMIK UNIVERSITAS GADJAH MADADIREKTUR KEUANGAN DAN ADMINISTRASI UMUM(Drs. HARYONO, M.Com)

POMK DAMAS DEFINITIF(RINA ROSADI, S.E.)POMK BOPTN TUNAI(WIDIA Y., S.Kep., Ners)POMK DAMAS TUNAI(DIANA, S.Kep., Ners)

PENGGAJIAN(HERLINA)CARAKA(SULAIMAN AHADI)PENATA JASA(BELLA)

POMK BOPTN DEFINITIF(RINA DYAH UTAMI S.E.)INSTALASISUBBAGIAN AKUNTANSISUBBAGIAN PERBENDAHARAANKEPALA BAGIAN ADMINISTRASI UMUMKEPALA BAGIAN KEUANGAN(Drg. INDAH SUHERTANTI, S.E.)

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Tujuan dan fungsi Bagian Keuangan RSA UGM adalah sebagai berikut:1. Menyelenggarakan pengelolaan pengeluaran kas1. Melaksanakan pembukuan keuangan 1. Melaksanakan kegiatan administrasi1. Melaksanakan kegiatan perbendaharaan dan verifikasi1. Melayani kebutuhan informasi keuangan RSA UGMKeuangan yang ada di RSA UGM berasal dari dua sumber dana. Sumber-sumber dana tersebut antara lain ada yang berasal dari dana masyarakat (damas) dan ada yang berasal dari BOPTN (Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri). Damas (Dana Masyarakat) adalah sumber dana yang berasal dari masyarakat misalnya dana yang berasal dari pasien dan mahasiswa UGM. BOPTN (Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri) adalah bantuan dana dari pemerintah, yang bersumber dari anggaran BOPTN Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, untuk keperluan operasional di Rumah Sakit Akademik UGM.Masing-masing dari sumber dana tersebut, terdapat dua cara pembayaran/pengeluaran yang dilakukan yaitu cara pembayaran tunai dan pembayaran devinitif. Pembayaran tunai adalah pembayaran yang dilakukan secara tunai dengan menggunakan kas kecil yang ada di RSA UGM untuk keperluan membiayai kegiatan operasional sehari-hari dan membiayai pengeluaran yang tidak dapat dilakukan melalui mekanisme pembayaran definitif. Pembayaran definitif adalah pembayaran yang dilakukan dengan cara transfer langsung atau pemindahbukuan dari rekening UGM kepada rekening bank rekanan/vendor/penerima hak lainnya yang mempunyai hak tagih kepada UGM atau RSA UGM atas dasar perjanjian kerja, surat keputusan, surat tugas atau surat perintah kerja lainnya.Audit Scope and MethodologyUnit kerja audit kami adalah Bagian Keuangan RSA UGM. Sebelum tanggal 5 juni 2015 Bagian keuangan hanya mengelola keuangan dari sisi pengeluaran saja, sedangkan penerimaan berada di bawah tanggung jawab langsung Direktur Keuangan. Pelaksanaan audit dilakukan pada masa transisi peraturan lama dan baru. Pada peraturan baru, penerimaan sudah dikelola oleh bagian keuangan. Objek audit kami adalah mekanisme pengeluaran, dikarenakan peraturan baru masih dalam masa sosialisasi.Tahapan-tahapan yang kami lakukan dalam audit ini antara lain dengan melakukan On-Site Tour. On-Site Tour merupakan kegiatan observasi pada area operasi Bagian Keuangan RSA UGM. Selain on-site tour, kegiatan yang kami lakukan adalah wawancara kepada beberapa key personal di Bagian Keuangan RSA UGM dengan menyisipkan beberapa pertayaan terkait internal control questionnaire (ICQ). Wawancara tersebut kami lakukan untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian terhadap risiko yang ada di Bagian Keuangan. Kami juga membuat flowchart dari aktifitas operasi di Bagian Keuangan RSA UGM.Untuk melihat fungsi pengendalian internal yang ada di Bagian Keuangan, kami melakukan procedural walkthourgh. Procedural walkthourgh dilakukan dengan cara menelusuri input yang masuk pada bagian keuangan hingga keluarnya output. Inspeksi juga dilakukan terhadap dokumen pendukung seperti form order serta objek fisik pengendalian seperti CCTV dan brankas.Kesimpulan dan Hambatan

Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian internal Bagian Keuangan Rumah Sakit UGM sudah cukup efektif, namun belum memadai. Akan tetapi, kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan pengendalian internal. Selain itu, dengan semakin berkembangnya kegiatan transaksi yang terjadi, diperlukan dukungan dari struktur pengendalian intern yang lebih baik lagi.Adapun hambatan yang dialami selama melakukan proses audit di lingkungan Bagian Keuangan RS UGM adalah status magang menjadi hambatan utama dalam pengumpulan data yang dibutuhkan untuk proses audit. Pelaksanaan audit ini dilakukan pada masa transisi dari peraturan lama ke peraturan baru yang masih dalam tahap sosialisasi, sehingga objek audit kami terbatas pada mekanisme pengeluaran.

Finding Sheet and Recommendations

DOKUMENTASI TEMUANDAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 1

Kertas Kerja Nomor: KK-F1Disiapkan Oleh: DS, RD tanggal :Direview Oleh: TRtanggal : Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C1, KK-C5

Kondisi:Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui:1. belum adanya staf yang bertugas di subbagian akuntansi. Tugas tersebut masih dikerjakan oleh mahasiswa magang dari Akuntansi FEB UGM dan mahasiswa Vokasi pada tahun 2014.1. latar belakang staf PUMK DAMAS dan PUMK BOPTN pada bagian pengeluaran operasional bukan berasal dari latar belakang ekonomi tetapi berasal dari latar belakang kesehatan.1. adanya rangkap jabatan oleh salah seorang staf yaitu sebagai staf PUMK BOPTN dan sebagai kasir (Mbak W).

Kriteria:Profesionalisme kerja

Dampak:1. Belum adanya staf akuntansi yang seharusnya bertugas di bagian pelaporan, terjadi penumpukan data transaksi yang belum diproses sejak januari 2015 sampai saat ini.1. Penempatan yang tidak berdasarkan latar belakang yang sesuai dengan bidangnya, dapat meningkatkan risiko terjadinya kesalahan dalam melakukan pengklasifikasian transaksi yang khusus diketahui oleh staf yang berlatar belakang pendidikan ekonomi.1. Adanya peningkatan risiko kecurangan yang dapat menyebabkan kemungkinan dilakukannya transaksi fiktif.

Penyebab:Hal ini disebabkan karena pihak SDM Rumah Sakit UGM masih memprioritaskan ketersediaan tenaga dokter dan perawat sebagai hal yang utama, kemudian tenaga alat medis, dan terakhir adalah tenaga di bagian keuangan.

Rekomendasi:

DOKUMENTASI TEMUANDAN KOMENTAR AUDITEETemuan 2

Kertas Kerja Nomor: KK-F2Disiapkan Oleh: DS, RD tanggal :Direview oleh: TRtanggal : Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C1

Kondisi :Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui bahwa password brankas tidak hanya diketahui oleh seorang Kasir Pengeluaran saja (PUMK BOPTN), tetapi juga diketahui oleh staf lainnya yaitu PUMK DAMAS.

Kriteria:Kerahasiaan

Dampak:1. Peningkatan risiko terjadinya pencurian.2. Terjadinya bias dalam pertanggungjawaban atas isi brankas.

Penyebab:1. Ketika terjadi pergantian wewenang tugas sebagai kasir, password yang digunakan masih menggunakan password dari kasir sebelumnya dan kasir yang baru tidak melakukan perubahan atas password tersebut.1. Sebagai tindakan antisipasi jika kasir utama berhalangan hadir atau melakukan cuti.

Rekomendasi:



Kondisi :Berdasarkan wawancara diketahui anggaran kas yang dialokasikan untuk pengeluaran tunai adalah 100 juta rupiah di rekening dan dialokasikan setiap 25 juta rupiah ke brankas. Setiap SPJ yang dikirim ke UGM dan diterima, setalah itu rekening kas akan diisi kembali. Total kas kecil 100 juta rupiah dinilai terlalu besar untuk pengeluaran tunai yang dilihat dari rata-rata pengeluaran rutinnya sebesar 2 juta rupiah per minggu.

Kriteria:Pengeluaran rutin rata-rata

Dampak:1. Meningkatkan risiko keterlambatan pengembalian SPJ karena total kas masih dirasa cukup.1. Menyebabkan adanya risiko pengeluaran yang tidak terkontrol.

Penyebab:Aturan UGM yang menganggarkan 100 juta untuk kas pengeluaran tunai.

Rekomendasi:


Kertas Kerja Nomor: KK-F4Disiapkan Oleh: DS, AS tanggal :Direview oleh: TRtanggal :Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-E1

Kondisi :Berdasarkan observasi di lapangan, diketahui: 1. bahwa tidak terdapat CCTV di sudut ruangan sebagai pengawas tambahan di bagian keuangan, terkhusus pada keamanan brankas sebagai penyimpanan kas kecil dan pengawasan terhadap segala aktivitas staf Bagian Keuangan.2. tidak adanya tindakan inspeksi terhadap kas kecil yang ada di brankas oleh pihak terkait.

Kriteria:Elemen Monitoring

Dampak:Meningkatkan risiko pencurian dan tindakan lain seperti lapping yang merugikan..

Penyebab:1. Luputnya perhatian pihak manajemen terhadap elemen pengawasan tambahan bagian keuangan.2. Luputnya perhatian dalam melakukan inspeksi kas kecil karena tingginya volume aktifitas kepala bagian keuanggan.

Rekomendasi:


Temuan 5

Kertas Kerja Nomor: KK-F5Disiapkan Oleh: DS, AS tanggal :Direview oleh: TRtanggal : Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C3, KK-C4

Kondisi :Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, kerap terjadi pengembalian form order yang diserahkan oleh bagian pengadaan.

Kriteria:Standar Operasional (SOP)

Dampak:Lamanya proses pembayaran kepada rekanan.

Penyebab:Ketidaklengkapan atau terdapat kesalahan dalam penulisan dalam form order.

Rekomendasi:


Temuan 6 (Temuan Positif)


Kondisi :Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui bahwa aturan yang ditetapkan oleh kepala bagian keuangan mengenai transaksi pengeluaran lebih diarahkan secara definitif.

Kriteria:SOP Pengeluaran

Dampak:Sistem pengeluaran menjadi lebih transparan dan terkontrol.

Penyebab:Transaksi tunai lebih berisiko.

TEMUAN DAN REKOMENDASIRUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Disusun oleh:Dian SaputraJP021319 (Lead Auditor)Ahmad Syahrir Maulana JP021298Risma Dwi AryantiJP021358

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI TERAPANFAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNISUNIVERSITAS GADJAH MADA2015

progress ai terbaru

Documents