procedimiento para el trÁmite del nit procedimiento … · las cámaras de comercio que lo estimen...

Carrera 13 No. 27 – 47 Of. 502, Bogotá D.C. - Tel. 3 46 70 55 Fax. 3 46 70 26, www.confecamaras.org.co

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DEL NIT PROCEDIMIENTO MUISCA

(Vigente a partir del 1 de febrero de 2005) (Modificación del procedimiento original)

¡!! ACLARACION ¡!! El día 1 de febrero de 2005, la DIAN HABILITO UNA NUEVA OPCION en su página web de inscripción al RUT. Esta nueva opción se denomina:

Nuevos comerciantes que aún no cuentan con el NIT (Número de identificación tributaria) y que requieren el registro mercantil.

A través de este servicio puede diligenciar el formulario que le permite hacer la solicitud de inscripción en el Registro Único Tributario, una vez impreso el formulario éste debe llevarse a Cámara de Comercio como anexo tributario para gestionar el registro mercantil.

Esta es la opción que deben utilizar los comerciantes para diligenciar su formulario de inscripción al RUT y luego llevarla a la Cámara de Comercio. En caso de que el comerciante utilice la opción INSCRIBIR RUT (que es la primera opción que aparece en la página de la DIAN), tendrá que remitirse posteriormente a la DIAN para que allí le formalicen su inscripción. Por favor en sus instructivos realizar esta aclaración. Atentamente José Iván Nieto Tabares Jefe de Sistemas Confecámaras


A partir del 1 de febrero de 2005 el procedimiento para la asignación del nit a nuevos comerciantes es el siguiente: 1. La persona (persona natural, persona jurídica o Entidad sin Animo de Lucro) que

requiera matricularse/inscribirse, ANTES DE PRESENTARSE EN LA CAMARA DE COMERCIO deberá ingresar a la página web de la DIAN www.dian.gov.co y tramitar la solicitud correspondiente. Este paso es RESPONSABILIDAD DEL FUTURO CONTRIBUYENTE, la Cámara de Comercio no tienen responsabilidad alguna en realizar este trámite por él o en colaborarle en el mismo.

Las Cámaras de Comercio que lo estimen conveniente podrán habilitar computadores con acceso a Internet para que el comerciante realice este trámite, entendiéndose que proveer las herramientas para hacerlo no significa que se adquiera responsabilidad alguna en relación con los datos que el comerciante diligencie. El futuro contribuyente y comerciante, sea persona natural, jurídica o Entidad Sin Animo de Lucro SOLO DILIGENCIARA EN LA WEB DE LA DIAN LA PRIMERA PAGINA DEL FORMULARIO DE INSCRIPCION AL RUT.

Los pasos son los siguientes: 1.1. Ingresar a la página web de la DIAN, www.dian.gov.co, aparece la

siguiente pantalla, en la cual debe seleccionarse el link “Nuevo RUT”.

1.2. Al seleccionar “nuevo RUT” aparece una pantalla en donde explica todos los trámites que pueden hacerse por el sitio web, para los nuevos, debemos seleccionar la opción “Nuevos Comerciantes que aún no cuentan con el NIT y que requiere Registro Mercantil”.


1.3. Aparece el formulario de inscripción al RUT

En este formulario deben diligenciarse todos los datos obligatorios dependiendo del contribuyente que esté haciendo el trámite (Sea Persona Natural o Persona Jurídica).


Los campos obligatorios aparecen desmarcados y los campos bloqueados aparecen en gris. Para acceder a la ayuda de un campo específico, se debe digitar doble-click en el campo correspondiente.

Datos de Identificación. - 5. Número e identificación tributaria Nit. Si el futuro comerciante ya

tenía un Nit asignado por la DIAN (antes del 19 de octubre de 2004), deberá diligenciarlo al igual que el dígito de verificación. En caso de ser una persona que nunca ha tenido nit, dejar esta casilla en blancos.

- 24. Tipo de contribuyente. Oprima doble click en esta casilla para

seleccionar una de las dos opciones permitidas, 1.- personas jurídicas y 2.- para personas naturales o sucesiones iliquidas.

- 25. Tipo de documento. Oprima doble-click en esta casilla para

seleccionar una de las opciones (códigos permitidos). Para el caso de cédula de ciudadanía es 13.

- 26. Número de Identificación. Indique el número del documento de

identidad (si es persona natural), no coloque puntos ni comas de separación.

- 27. fecha de Expedición. Oprima click en el botón con la interrogación

y seleccione el año, mes y día de la misma.

- 29. Departamento de Expedición. Oprima doble-click en el campo departamento y seleccione de la lista el código del departamento que corresponde al lugar de expedición del documento de identidad.

- 30. Ciudad de expedición. Oprima doble-click en este campo para

seleccionar la ciudad en la cual se expidió el documento de identidad.

- 31 al 34. Apellidos y nombres. Indique Primer Apellido, Segundo Apellido o de casada, Primer Nombre, Otros Nombres, respectivamente en cada campo. En cualquier caso, los apellidos y nombres deben ser indicados EXACTAMENTE COMO APAREZCAN EN EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD.


- 35. Razón Social. Solamente si es Persona Jurídica, en tal caso se

diligencia este campo y no los campos del 31 al 34.

- 36. Nombre Comercial. Indique el nombre comercial (como aparezca en la escritura de constitución), si es una persona natural coloque el nombre del establecimiento de comercio.

- 37. Sigla. Solo en caso de Personas Jurídicas.

Datos de Ubicación. - 38. País. Aparecerá Colombia - 39 y 40. Departamento y ciudad. Oprima doble-click y seleccione de

la lista que aparece el departamento de su ubicación geográfica y la ciudad.

- 41. Dirección. Oprima el botón con la interrogación y seleccione los

datos propios de la dirección.

Por ejemplo para la dirección Transversal 85 No 40 A – 59 casa 63, hágalo de la siguiente manera: Seleccione el botón Transversal Seleccione los números 85


Oprima el botón Número (#) Seleccione los números 4 0 A Oprima el botón guión Seleccione los números 5 9 Oprima el botón Casa (la página web indica si tiene o no nombre,

en tal caso digitar S) Seleccione los números 6 3 Finalmente oprima el botón “Dirección Completa”. El sistema retorna a la pantalla anterior.

- 42. Email. Indique el e-mail si lo tiene. - 43. Apartado Aéreo. Indíquelo si lo tiene.

- 44 y 45. Teléfonos. EL número telefónico (1), campo 44, ES

OBLIGATORIO. Recuerde que con doble-click en este campo se desplegará la ayuda correspondiente.

Datos de actividad económica

- 46. Actividad Económica principal. Oprima doble-click en este campo,

luego el código de la actividad o indique la palabra clave que se desea buscar. Esta consulta en la página de la DIAN ES MUY DEFICIENTE, por lo tanto pueden guiarse por la cartilla de auto clasificación de la Cámara de Comercio.

- 47. Fecha de inicio de la actividad comercial. Oprima el botón con la

interrogación y seleccione el año, mes y día de inicio de actividades.

- 48 y 49. Similares a los campos anteriores (46 y 47) pero con la actividad secundaria.

- 50. Otras actividades. Seleccione los códigos en caso de reportar

otras actividades. Oprimiendo doble-click en la casilla 50.1 o 50.2 y utilizando el mismo mecanismo de búsqueda.

- 51. Ocupación. Oprima doble-click e indique la palabra que desea

buscar. SEA LO MAS EXACTO POSIBLE EN LA PALABRA A BUSCAR ya que de lo contrario los resultados serán demasiado extensos.

- 52. Número de establecimientos de comercio. Indique el número de

establecimientos de comercio que posee a nivel nacional.

Responsabilidades


- 53. Responsabilidades. RESPONSABILIDAD PLENA DEL CONTRIBUYENTE, debe seleccionar los códigos oprimiendo doble-click en cada casilla y seleccionando el régimen o la responsabilidad a la que corresponda. Puede seleccionar más de una si es del caso.

Usuarios Aduaneros

- 54. Usuarios Aduaneros. RESPONSABILIDAD PLENA DEL

CONTRIBUYENTE, debe seleccionar los códigos oprimiendo doble-click en cada casilla y seleccionando el régimen aduanero al que corresponda. Puede seleccionar más de una si es del caso. Estas casillas no se activan en todos los casos ni para todas las actividades económicas.

- 55. Forma – Exportadores. Oprima doble-click en la casilla

correspondiente y seleccione de las opciones que aparezcan disponibles. Esta casilla no se activa en todos los casos ni para todas las actividades económicas.

- 56. Tipo – Exportadores. Oprima doble-click en la casilla


- 57. Modo – Exportadores. Oprima doble-click en la casilla


- 58. CPC – Exportadores. Oprima doble-click en la casilla


1.4. Oprima el botón “Enviar a la Cámara de Comercio” que aparece en la

parte inferior izquierda del formulario y espere. 1.5. Aparece entonces una pantalla en la que se le pregunta al usuario

confirme si está correcta la información. Para la confirmación seleccione Si o No de la lista desplegable que aparece en pantalla y finalmente oprima el botón que aparece en la parte inferior derecha.


1.6. Aparece finalmente otra pantalla indicando nuevamente el número del formulario con una serie de recomendaciones.

1.7. Aparece una pantalla en la que indica que se está generando el PDF (archivo de impresión).

1.8. Se muestra el formulario diligenciado en PDF.


1.9. El formulario puede ser guardado (oprimiendo click en el disquette). 1.10. Imprime al menos dos (2) copias del formulario, una que deberá

allegarse a la Cámara de Comercio y otra que quede para su soporte.

1.11. Firme ambas copias. El formulario quedará marcado “PARA TRAMITE EN CAMARA DE COMERCIO”.

2. El futuro comerciante deberá dirigirse entonces a la Cámara de Comercio de su

jurisdicción con los siguientes documentos.


2.1. Solicitud de inscripción al nuevo RUT. (paso 1 del presente instructivo),

debidamente firmado. En caso de que quien realice el trámite ante la Cámara de Comercio no sea la persona natural o el representante legal, deberá allegarse autenticada la firma ante notario público.

2.2. Anexo DIAN – Cámara de Comercio. Este documento (Anexo no. 1 del

presente instructivo) deberá estar firmado por la persona natural o representante legal. No requiere autenticación ante notario en caso de no ser presentado en forma personal.

2.3. Carátula Única. Cuando se trate de persona natural o jurídica deberá

diligenciar la Carátula Única exigida por el Planeación Nacional.

2.4. Anexo Registro Mercantil. Formulario de matrícula en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio.

2.5. En caso de personas jurídicas deberá anexar el documento en el que

conste la constitución, sea acta de asociados o Escritura pública de constitución.

3. La Cámara de Comercio procede a realizar la liquidación de los derechos de

matrícula correspondientes. 4. Se procede a la inscripción del documento de constitución y a la digitación del

formulario de matrícula.

La Cámara de Comercio debe igualmente digitar los datos indicados en el anexo DIAN de la Cámara de Comercio para completar la información que se envía a la DIAN en la solicitud del Nit. Debe revisarse CON SUMO CUIDADO los datos básicos del comerciante, como son Identificaciones, Apellidos y nombres, etc. ya que de tener un error es los mismos implica un proceso de anulación del Nit ante la DIAN y por ende demasiadas complicaciones operativas. Debe digitarse con sumo cuidado el número del formulario DIAN (los trece dígitos finales del documento que se diligencia a través del sitio web) y el primer número telefónico del comerciante.


Como puede apreciarse en la imagen, son los últimos 13 dígitos del número del formulario. Para nuestro ejemplo 0014004820095 Recuerde que en la digitación de los formularios de registro mercantil y de los vínculos (Representantes legales, socios, contador, junta directiva) ES OBLIGATORIA LA SEPARACION DE NOMBRES Y APELLIDOS. Al igual que el reporte de las identificaciones DE TODOS ESTOS VINCULADOS CON LA PERSONA NATURAL O JURIDICA. Ello quiere decir que en caso de recibir escrituras de constitución donde no consten los números de identificación SE TENDRA PROBLEMAS PARA EL POSTERIOR REPORTE A LA DIAN.

5. Ingresar al menú de información MUISCA (RMBMUI99) y ejecutar la opción EXPORTAR MATRICULAS (2005/02/01). Este proceso genera un archivo texto con todas las matrículas nuevas en un rango de tiempo determinado. El archivo generado queda almacenado en /home/sag/muisca con el siguiente nombre: CCAAAAMMDDHHMM.txt donde CC es el código de la Cámara de Comercio, AAAA el año de generación, MM el mes de generación, DD el día de generación, HH la hora de generación y MM el minuto de generación.

6. Pase en modo ASCII este archivo a la máquina Windows con la cual se conecta

a Internet. 7. Procesa a firmar el archivo que se enviará al MUISCA, utilice el mismo

procedimiento que hasta la fecha se ha utilizado para firmar el archivo que se envía atualmente.

8. Ingrese a la página de la Cámara de Comercio de Bogotá,

http://aplica.ccb.org.co/wsmuisca


9. Indique el usuario, “camaraXX” donde XX es el número de la Cámara de

Comercio; igualmente indique la clave asignada para la Cámara de Comercio. Oprima el botón ingresar. Aparecerá la siguiente pantalla

10. Seleccione Ingreso de Archivos. Aparece la siguiente pantalla:

Busque, con el botón EXAMINAR el archivo que será enviado a la DIAN, posteriormente oprima el botón procesar.


El sistema de la Cámara de Comercio de Bogotá revisará detalladamente la forma como está conformado el archivo que se anexa, de presentarse algún error en el formato, indicará este hecho.

11. Enviado el archivo a través de la página de Web de la ccb. ES

RESPONSABILIDAD DE LA CAMARA DE COMERCIO VERIFICAR CON CIERTA PERIODICIDAD EL ESTADO DE CADA ENVIO, para hacer esta verificación se ingresa a la misma página indicada en el numeral 8 y se selecciona la opción “consultar procesos”

Al seleccionar esta opción se despliega una relación de los envíos hechos por la Cámara de Comercio, ordenados del más nuevo al más antiguo.

Es responsabilidad de cada usuario asignado por la Cámara de Comercio estar verificando el estado de cada uno de los envíos.


12. Al seleccionar un envío en particular, la página de la ccb genera un archivo para descargar, en este archivo vendrán reportadas las inconsistencias generadas por la DIAN y/o los nits asignados.

Oprima entonces el botón.

13. Aparece en pantalla la opción de descargar el archivo plano

El archivo se descarga oprimiendo el botón derecho del Mouse sobre el link “descargar” y guardando el archivo en el disco C del computador correspondiente.


Recomendamos guardarlo con un nombre que permita identificar el envío de una manera clara para subirlo posteriormente al sistema de registro. El archivo tiene la siguiente estructura:

• Número de matrícula: 10 dígitos • Guiones en caso de error (3 guiones) y la relación del error • En caso de que esté correcto, el Nit, el dígito de verificación y la

administración.

Ejemplo: 0001444009--- error:3. Descrip: Persona no reportada - NIT no existe. 0001444003--- error:126. Descrip: el numero de establec no concuerda con items de la pág. 6.

14. Ingresando a la opción correspondiente al MENU MUISCA (RMBMUI99),

proceda a importar el archivo descargado desde la página Web. 15. Terminada la importación se generará un resumen matrícula a matrícula en el

cual se muestran los Nits Asignados y los errores generados. En caso de errores, el sistema automáticamente generará una corrección al expediente indicado.

NO REPITA EL PROCESO MÁS DE UNA VEZ PARA CADA ARCHIVO, SI SE HACE, EL SISTEMA GENERARA NUEVAMENTE LAS CORRECCIONES A LOS EXPEDIENTES QUEDANDO ESTAS DOBLES.

16. Proceda entonces a realizar las correcciones correspondientes por el módulo de correcciones del Sistema de Registro.

17. Realizada la corrección vuelva a generar un nuevo archivo para el MUISCA y

repita el proceso de encripción, envío y consulta. 18. Finalmente y para los clientes (comerciantes que así lo exijan), deberá

procederse con la impresión de la CERTIFICACION DEL RUT, paso que es también realizado a través de la página DIAN, Nuevo Rut, utilizando el usuario y el password asignado por la DIAN.

procedimiento para el trÁmite del nit procedimiento … · las cámaras de comercio que lo estimen...

Documents