MANAJEMEN OPERASIONALTERHADAP PENDEKATAN

KEPENDIDIKAN SEKOLAH

Dosen IBAY BARIYAH, M.Pd.

MATERI 02

PENGERTIAN MANAJEMEN OPERASIONAL (MO)

Manajemen Operasional (MO) merupakan suatu ilmu yang dapat diterapkan pada berbagai jenis bidang menghasilkan produk yang bisa berupa barang maupun jasa, yang mana untuk kegiatan proses produksinya yang efektif dan efisien memerlukan berbagai konsep, peralatan serta berbagai cara mengelola operasinya. Sehingga manajemen operasional terkait dengan produktivitas kerja

PENTINGNYA MO

1. Manajemen Operasi merupakan salah satu fungsi utama yang harus ada disemua jenis organisasi.

2. Dengan mempelajari Manajemen Operasi, kita dapat mengetahui seluk beluk dan berbagai hal yang berkaitan dengan cara memproduksi barang maupun jasa

3. Dengan mempelajari Manajemen Operasi, kita dapat memahami dan mengerti dengan benar apa yang seharusnya dilakukan oleh manajer operasional.

4. Karena Manajemen Operasi merupakan bagian yang paling mahal dalam organisasi.

Ada berbagai hal yang bisa dikemukakan dan menjadikan alasan pentingnya mempelajari Manajemen Operasi diantaranya adalah:

FUNGSI KONSEP MANAJERIAL DALAM MANAJEMEN OPERASI

Perencanaan

Suatu perencanan merupakan langkah awal agar dapat melaksanakan aktivitas karena perencanaan ini merupakan dasar penentuan bagi manajer dalam rangka usahanya mencapai tujuan. Dengan adanya perencanaan produksi yang baik diharapkan nantinya aktivitas produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Pelaksanaan (Pengoperasian)

Pengoprasian adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui seberapa efektif dan efisienkan semua proses fungsi manajemen operasi yang dilakukan .

Evaluasi

Pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Tujuan dari pengawasan adalah untuk menjamin hasil-hasil operasi akan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Pengawasan

STRATEGI OPERASIONAL DALAM LINGKUNGAN PENDIDIKAN

Untuk mengembangkan strategi operasional, harus menggunakan metode yang sama yaitu mempelajari kekuatan dan kelemahan, peluang dan tantangan yang ada dalam mengoperasionalisasikan kebijakan yang datang dari hirarki yang lebih tinggi. Kembangkan dulu berbagai strategi baru pilih dan putuskan mana yang paling sesuai.

PENDEKATAN STRATEGI

1. Konsentrasi pelaksanaan program belajar. Hal ini berarti menghindari pemerataan dan penjatahan yang membuat program tidak berhasil dan berdaya guna, pemerataan cenderung asal ada.

2. Mendorong tumbuhnya kesadaran masyarakat untuk mewujudkan pusat-pusat kegiatan belajar masyarakat. Memanfaatkan sarana-sarana yang ada di masyarakat yang memungkinkan digunakan untuk kegiatan pembelajaran. Memberikan pengertian kepada masyarakat, sehingga mereka menjadikan pendidikan merupakan suatu kebutuhan.

3. Membuat peta situasi dimana program akan dilakukan, hal seperti ini dapat dilakukan dengan analisis lingkungan. Apa potensi yang belum disentuh dan mungkin untuk dimanfaatkan.

4. Mendorong tumbuhnya lembaga belajar atau organisasi kemasyarakatan yamg bergerak pada jalur pendidikan, dan mendorong mereka menjadi pengelola pusat kegiatan belajar masyarakat tersebut, dengan harapan lembaga ini lebih cepat tumbuh di masyarakat dan menyerap aspirasi yang tumbuh di masyarakat tersebut.

5. Melatih pengelola pusat kegiatan belajar masyarakat, keberhasilan pendidikan masyarakat akan banyak ditentukan oleh kemampuan mengelola program yang dilaksanakan oleh masyarakat. Karena itu perlu dilengkapi dengan seperangkat pengetahuan operasonal, sebagaimana layaknya tentara yang akan bertempur dan menginginkan kemenangan mereka perlu dilengkapi dengan peralatan militer yang memadai.

6. Membentuk jaringan informasi dan pemasaran, hal ini erat kaitannya dengan penyalur hasil-hasil dari program belajar di masyarakat.

MANAJEMEN OPERASIONALPENDIDIKAN

Dosen IBAY BARIYAH, M.Pd.

MATERI 03

PENGERTIAN MANAJEMEN OPERASIONAL PENDIDIKAN

MANAJEEMEN OPERASIONAL SEKOLAH Pengertian manajemen operasional sekolah tidak terlepas dari pengertian manajemen pada umumnya, yaitu mengandung unsur adanya kegiatan yang dilakukan dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya untuk suatu mencapai tujuan tertentu.

MANAJEMEN OPERASIONAL PENDIDIKANManajemen operasional pendidikan adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi–fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya sekolah secara efisien dalam rangkan mencapai tujuan.

UNSUR-UNSUR POKOK MANAJEMEN OPERASIONAL PENDIDIKAN

Efesien Manajemen operasional sekolah meru-pakan kegiatan yang  menekanan-kan  penggunaan  sumber daya  seminimal mungkin (high utulization). 

Ouput KontinyuHasil akhir  mutu pengelolaan  lembaga pendidikan dapat dilihat pada keuntungan yang diperoleh pengelola lembaga. Manajer dituntut untuk mempunyai kemampuan bekerja secara efisien agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sehingga kegiatan manajemen operasi harus mempunyai tujuan, yaitu menghasilkan suatu keluaran sesuai dengan yang direncanakan, yaitu barang atau jasa.

Output EfisienSegala pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan sebaik–baiknya, serta mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Kegiatan manajemen operasional sekolah memerlukan pengetahuan yang luas karena mencakup berbagai fungsi menejemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.

Dalam pelaksanaannya semua sumber daya seperti manusia, material, modal, mesin, manajemen atau metoda, energi dan informasi diintegrasikan untuk menghasilkan barang atau jasa. Namun produk utama  sekolah adalah  pelayanan jasa pendidikan.  Integrasi tersebut menggabung-gabungkan  dua atau lebih sumber daya dalam berbagai kombinasi yang terbaik.

Sumber daya  dalam menagement  operasional:Modal (money), metoda (method),  mesin (machine) , manajerial, manusia (man) dengan motivasinya,  informasi (management information system- MIS), mutu , serta kemampuan  organisasi  melihat peluang pasar (market).

KontinyuManajemen operasional sekolah bukan suatu kegiatan yang berdiri sendiri. Keputusan manajemen tidak merupakan tindakan sesaat, melainkan tindakan yang berkelanjutan atau merupakan suatu proses yang kontinyu.

FUNGSI MANAJEMEN

Untuk pengelolaan sumber daya  sehingga menghasilkan  jasa pendidikan  yang diharapkan, maka kegiatan dalam manajemen operasional sekolah mencakup penggunaan fungsi manajemen.

PerencanaanDalam perencanaan (planning), manajer operasi menentukan tujuan dari subsistem operasi dari organisasi dan mengembangkan program, kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Tahapan ini mencakup penentuan peranan dan fokus dari operasi.  Pihak pengelola sekolah  atau manajemen  harus dapat melakukan   perencanaan dengan matang dan baik.

PengorganisasianDalam pengorganisasian (organizing) manajer operasi menentukan struktur individu, grup, seksi, bagian, divisi atau departemen dalam subsistem operasi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer operasi juga menentukan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan operasi serta mengatur wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan dalam melaksanakannya.

PenggerakanFungsi penggerakan (directing / actuating) dilaksanakan dengan memimpin, mengawasi, memotivasi guru untuk melaksanakan tugasnya. Efektifitas  dan efisiensi   penggerakkan  sangat   diperlukan  dalam    melakukan transformasi   sumber daya. Pengelola  sekolah harus  menerapkan   fungsi penggerakan pada  seluruh  kegiatan dengan  sebaik-baiknya.

Fungsi pengendalianFungsi pengendalian (evaluating / Controling) dilakukan dengan mengembangkan standar dan jaringan komunikasi yang diperlukan agar pengorganisasian dan penggerakan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan.

Proses TransformasiKegiatan operasi merupakan bagian dari kegiatan organisasi yang melakukan proses transformasi dari masukan (input) menjadi keluaran (output), masukan berupa semua sumber daya yang diperlukan. Proses ini biasanya dilengkapi dengan kegiatan umpan balik untuk memastikan bahwa keluaran yang diperoleh sesuai dengan yang dikehendaki.

SUMBER  INPUT

Adalah   lokasi  dimana  sumber daya  input lembaga  dibutuhkan. Contoh   lokasi sumber  daya untuk jenis manusia berupa guru umumnya  berasal dari fakultas keguruan  di universitas. Sedangkan  sumber  input keuangan   dapat diperoleh  dari investor,   bank Syariah  atau bank konvensional. Keadaan input sangat dipengaruhi oleh keadaan ekonomi secara umum,  perkembangan teknologi, pengetahuan , masyrakat dan kondisi social politik.

BAHAN INPUT

Seluruh kegiatan dalam manajemen operasi memerlukan input dari sumber di luar sekolah. Sumber daya dayang diperlukan  sebagai input dapat berupa:

1. Manusia, yaitu meliputi: siswa, guru, pihak manajemen, pegawai administrasi dll2. Kurikulum atau manhaj tarbiyah, yaitu meliputi   kurikulum dan seperangkat peraturan

tentang kurikulum baik dari sekolah  mapun berasal dari luar sekolah.3. Media  pendidikan, yaitu  media seperti papan tulis, overhead projector, papan tulis dll4. Metode mengajar, yaitu   strategi  proses belajar mengajar  yang     telah dikembangkan 

sehinga dapat digunakan oleh guru.5. Material, yaitu meliputi buku, pulpen, spidol, penggaris dll6. Modal , yaitu  segala  yang berhubungan dengan modal dan keuangan yang dibutuhkan

untuk mengoperasikan sekolah.7. Informasi, yaitu  segala bentuk informasi    yang digunakan  untuk menjalankan sekolah

sehingga  dapat   menghasilkan  output  yang dapat   memuaskan pelanggan.

Bahan Input Sumber Tak Langsung Karena   bahan  input   dari sumber  tidak langsung  digunakan    dalam proses transformasi,  maka seringkali   dilakukan  proses  penyesuaian (konversi), sehingga  organisasi   harus melakukan  seleksi  untuk menyakinkan  input dari sumber berkualitas baik dan siap digunakan. Contoh perlunya   penyesuaian  input dari sumbernya, yaitu tidak semua lulusan perguruan tingi langsung kita terima. Berarti  organisasi  sekolah harus mampu membuat filter  dan system seleksi input yang baik.

Umpan Balik Kegiatan umpan balik dilakukan dengan melakukan pengecekan pada beberapa titik kunci dan membandingkannya dengan standar atau acuan yang telah ditetapkan apabila terjadi perbedaan antara hasil (keluaran) dan standar maka diperlukan tindakan koreksi yang dapat berupa perbaikan dalam komponen masukan atau penyempurnaan dalam proses produksi sehingga keluarannya dapat sesuai dengan yang diharapkan. 

KOMPONEN SISTEM ORGANISASI KEPENDIDIKAN

Dosen IBAY BARIYAH, M.Pd.

MATERI 04

KOMPONEN SISTEM ORGANISASI

Untuk melakukan   proses  transformasi, maka organisasi   memerlukan   system yang organisasi meliputi:

Tujuan Tujuan  yang ingin  dihasilkan  dalam   teknologi transformasi harus jelas. Organisasi harus memutuskan hasil apakah yang diharapan,  kemudian  baru  mentukan  jenis input apakah   yang akan digunakan. Variasi  untuk jenis input  dapat dari dua  atau lebih  jenis sumber  input. Semakin banyak bahan yang dibutuhkan dalam sebuah proses  transformasi  maka semakin rumit sistemnya. Disetiap organisasi memiliki   arah pendidikana yang berbeda. Ada sekolah yang menekankan aspek  agama, kesenian  dan ilmu pengetahuan. Atau sebuah sekolah didesain untuk  kalangan menenggah  ke atas. Semua  adalah    tergantung segmentasi  organisasi   dalam  memperoleh pasar   yang lebih  luas.

KulturKultur yaitu  budaya  dan  kondisi  yang  dianut dalam   organisasi. Setiap organisi memiliki  budaya yang berbeda dan unik,  setiap manusia  yang masuk dalam sebuah sekolah pasti akan beradaptasi dengan budaya  dan kebiasaan  organisasi yang telah ada.

StrukturStruktur   organisasi yang  digunakan untuk mengelola sekolah tersebut.  Ada organisasi  yang menekankan  pada  fungsi dan ada  organisasi yang  menekankan pada hirarki. Desain organisasi sangat dipengaruhi oleh  kultur  dan paradigma yang   dimiliki oleh   pengelola  lembaga.

Sistem Sistem yaitu  seperangkat  peraturan, pedoman, kebijakan dan  prosedur   yang digunakan untuk  mengatur  bagaimana sekolah harus  dijalankan.

ProsesProses yaitu tahapan0tahap system  pengelolaan  yang  akan dilalui oleh input  sehingga menjadi aoutput yang diharapkan.  

Keenam  komponen  system tersebut   digunakan untuk mengolah  input menjadi output, sehingga menjadi   jasa pendidikan  yang  dibutuhkan masyarakat.

OUTPUT   TRANSFORMASI

Dalam organisasi sekolah, maka output utamanya berupa jasa pendidikan.  Sedangkan   output   yang bersifat  barang seperti    media  yang dibuat  oleh guru, namun  itu bukanlah  output  utama.  Karena  yang  dinikmati oleh pasien adalah  penggunaan medianya. Jadi output paling utama  sekolah yaitu  sejauhmana  kopetensi murid  yang   telah lulus    dibandingkan dengan  tujuan kurikulum yang telah ditetapkan.

INDIKATOR MENGUKUR OUTPUT

Indikator yang paling mudah untuk mengukur output adalah:1. Jumlah siswa yang lulus2. Jumlah siswa yang naik kelas3. Nilai rata-rata sekolah4. Nilai tertinggi sekolah5. Nilai dari hasil  kejuaraan sebuah kopetisi  yang diperoleh sekolah atau murid 

dalam sebuah regional   atau  nasional6. Jumlah   murid  yang  dapat menghafal quran  atau berapa banyak ayat Al Quran 

yang telah di hafal oleh siswa  pada akhir program (misal : pada sekolah yang menekankan  agama) 

7. Output   dari proses  transformasi  ini seringkali  juga tidak dapat langsung   digunakan oleh pengguna, sehingga  diperlukan   adaptasi pada lingkungan pengguna (interface).

PENGGUNA (CUSTOMER)

1. Nilai-nilai yang dianut  masyarakat2. Nilai-nilai   yang dianut individu3. Nilai-nilai organisasi  professional4. Kondisi  lingkungan  teknologi, polii dan ekonomi. Setelah  pengguna   merasakan hasil keluaran sekolah, kemudia memberikan

umpan balik  ke sekolah atau ke  sumber input yang   mempengaruhi input  sekolah.

Pada akhirnya   penggunalah yang menilai  apakah sekolah telah berhasil  atau tidak. Pengguna   menilai keberhasilan  system pendidikan dengan membandingkan    hasil tersebut dengan standar yang terdapat  pada:

AKTIFITAS  ADMINISTRASI MANAJEMEN SEKOLAH, TUGAS DAN KEWAJIBAN BIDANG OPERASINAL PENDIDIKAN

Dosen IBAY BARIYAH, M.Pd.

MATERI 05

Dengan memperhatikan proses dan fungsi manajemen pada mata kuliah sebelumnya, maka yang dimaksud dengan manajemen sekolah adalah proses manajemen dari segala komponen yang dilaksanakan di sekolah. Manajemen sekolah tidak dapat dilepaskan dari kedudukan administrasi  pendidikan dalam sistem pendidikan di sekolah.

Arah kegiatan organisasi  dalam melakukan  kegiatannya, maka   sekolah  berfikir  jauh kedepan untuk memenuhi  arah kebutuhan pasien. Sementara  organisasi  bertindak dari  yang kecil menuju yang besar.  Dalam kaidah manajemen  disebut  dengan berfikir besar  dan mulai  dari yang  kecil-kecil  dan mulai sekarang juga. (big think, start small, act now)

AKTIFITAS  ADMINISTRASI MANAJEMEN SEKOLAH

TUGAS DAN KEWAJIBAN BIDANG OPERASINAL PENDIDIKAN

Tugas dan kewajiban administratif mengenai bidang–bidang operasional di sekolah dapat dikelompokkan dalam beberapa komponen, yaitu:

Kegiatan UmumSebagai komponen umum dalam manajemen sekolah, salah satu tugas garapannya terletak pada para pejabat  dan kepala sekolah.  Kegiatan  perkantoran  atau administrasi manajemen pada setiap organisasi sekolah, yaitu  untuk mengkoordinasikan usaha orang–orang kearah tercapainya tujuan pendidikan pengajaran di sekolah dengan efektif dan efisien. Tujuan ini berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar. 

Struktur organisasi   sekolah disesuaikan sesuai dengan kebutuhan sekolah dan daya dukung    staf, kelembagaan, pekerjaan yang ada.Kegiatan  umum dari aspek kepemimpinan akan dibahas sendiri pada   bab   tersendiri.   

KurikulumSekolah pada semua tingkatannya telah menysun program pendidikan yang dibangun diatas bidang – bidang pengetahuan yang berdiri sendiri.

Segi kurikulum dari program itu meliputi hal – hal seperti : mata pelajara mana yang hendak disajikan dan untuk maksud instruksional khusus apa, dan pengetahuan lain yang langsung bertalian dengan pengajaran.

Penyusunan suatu program pendidikan di sekolah tergantung pada asas, pertimbangan, nilai dan teori yang bertalian dengan:1. Tujuan pendidikan  secara umum2. Sifat dan penggunaan pengetahuan3. Konsep dan teknologi tentang belajar4. Ketenagaan

AdministrasiTugas bidang garapan administrasi ketenagaan :1. Memperlancar program supervisi pendidikan2. Membantu pengisian identitas kepegawaian3. Memperlancar kebijaksanaan dalam kepegawaian seperti : kenaikan pangat dll.

KesiswaanTugas dan kewajiban Pengadministrasian kesiswaan meliputi :1. Mengatur  proses belajar  mengajar (PMB)2. Mempertimbangkan syarat kenaikan kelas atau kelulusan3. Menyusun tata tertib sekolah4. Mengawasi dan membimbing organisasi siswa5. Pelaksanaan kegiatan upacara sekolah

Ketatausahaan sekolahTugas  bagaian ketatausahaan ini meliputi:1. Perencanaan penggunaan ruang belajar2. Menyusun kalender pendidikan3. Notulen rapat sekolah4. Pengelolaan perpustakaan sekolah5. Kegiatan persuratan6. Program kesejahteraan personil7. Sarana dan prasarana pendidikan8. Inventarisasi alat – alat peraga, Olah raga, kesenian, PKK, dll.9. Merencanakan dan mengusahakan buku pegangan untuk guru dan siswa10.Pengaturan penggunaan laboratorium11.Kegiatan / penertiban lingkungan

Keuangan dan pembiayaan sekolahTugas  umum bagian  keuangan dan pembiayaan adalah sebagai berikut:1. Penyusunan  rencana  anggran pendapatan dan belanja 2. Pengaturan segala dana / biaya rutin ataupun SPP,dll

Hubungan sekolah dan masyarakatFungsi hubungan sekolah dengan  masyarakat  adalah:1. Adanya koordinasi2. Pengabdian masyarakat3. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan / gerakan kebersihan, keindahan, dll4. Pertemuan dengan BP3 atau orang tua murid.

Pengawasan dan evaluasiTugas  dan  fungsi   bagian  pengawasan  dan evaluasi adalah:1. Pembinaan dari seluruh kegiatan PBM2. Pembinaan dan peningkatan profesi mengajar3. Pengawasan melekat4. Penilaian yang kontinu dari segala kegiatan (edukatif dan non edukatif)

IMPLEMENTASI DALAM MERANCANG STRATEGIC OPERASIONAL DALAM DUNIA PENDIDIKAN

Hal ini dilakukan setelah analisis lingkungan, lembaga pendidikan diharapkan mampu memperoleh gambaran yang cukup utuh mengenai kondisi eksternal dan kondisi internalnya. Dengan demikian faktor-faktor yang merupakan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman sudah mampu terdefenisi dengan jelas. Berdasarkan hal ini, suatu institusi pendidikan kemudian dapat menentukan dan menetapkan arah yang ingin dituju dimasa depan.

Masa depan bagi lembaga pendidikan pada hakikatnya tidak hanya harus dibayangkan, melainkan juga harus dibangun. Untuk itu dibutuhkan seorang seorang arsitek strategi dan operasi yang mampu memimpikan sesuatu yang belum diciptakan. Untuk membangun arsitektur strategi dan operasi bukanlah pekerjaan yang mudah.

Manajemen puncak suatu institusi pendidikan harus mempunyai perspektif meneganai manfaat baru tentang fungsionalitas, tentang apa yang akan ditawarkan kepada objek pendidikan dan masyarakat dimasa depan. Perspektif mengenai apa sesungguhnya kompetensi inti baru yang akan dibutuhkan untuk menciptakan manfaaat baru. Arsitektur strategi dan operasi harus mampu mengidentifikasikan apa yang harus dilakukan sekarang untuk memotong masa depan, harus mengetahui kompetensi-kompetensi apa yang harus akan dibangun sekarang, sehingga nantinya suatu institusi pendidikan bbisa meraih bagian yang cukup besar dari masa depan di arena peluang yang sedang bermunculan.