presentasi kelompok2.pptx

47
Modul V Pendelegasian dan Pemberdayaan Presentasi Kelompok II

Upload: api-291083040

Post on 12-Dec-2015

35 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Modul V Pendelegasian dan

Pemberdayaan

Presentasi Kelompok II

PENDELEGASIANApa itu pendelegasian?Memercayakan tugas kepada orang lain namun

tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)

Manfaat Pendelegasian

• Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya

• Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan• Pemberian pelatihan dan pengalaman• Terampil memecahkan masalah• Awal tepat mempersiapkan pengganti

sementara• dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)

Cara Efektif Pendelagasian Tugas

• Delegasikan pekerjaan yang disukai• Delegasikan tugas secara bertanggung

jawab• Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada

karyawan yang paling mampu• Percayalah kepada karyawan• Tekankan pada sasaran bukan prosedur

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)

Sisi Atasan:• Belum ada waktu untuk melatih• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa

bantuan orang lain• Meragukan Kemampuan Karyawan• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka

sama tidak punya pekerjaan• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14 )

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:• Karyawan takut memikul tanggung jawab

memutuskan sesuatu• Karyawan takut dikritik jika membuat

kesalahan• Ketidaktersedian waktu• Kurangnya motivasi• Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian

• Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan didelegasikan

• Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi

• Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi

• Membuat persetujauan dan mendelegasikan• Memantau pekerjaan yang didelegasikan

Langkah-Langkah Mendelegasikan Tugas dan Wewenang

• Adanya persetujuan antara kedua belah pihak tentang hasil penyelesaian tugas

• Pengawasan tetap dilakukan oleh atasan • Kepercayaan pimpinan untuk mendelegasikan harus

ditunjang oleh tingkat kemampuan karyawan dibandingkan dengan tingkat kesulitan persoalan dalam tugas

Kapan atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?

• Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah jangka panjang

• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan

• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul

• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target

• Persolaan sepele menghambatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi

1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut

2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan3. Pembinaan dan pelatihan4. Monitoring dan evaluasi

Peranan Pendelegasiaan (1)

1. Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya.

Lima Peranan Karyawan(Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)

Peranan Pendelegasiaan (2)

2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang.- Pelatihan yang unik- Memperluas keterampilan karyawan- Kekuatan pendorong partisipasi- Pencetus tumbuhnya inisiatif- Meningkatan kepuasan kerja- Mengidentifikasikan berbagai kebutuhan pelatihan- Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)

OtoriterWewenang karyawan dibatasi hanya pada

pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan

Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk

menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)Bebas Memberikan kebebasan yang besar kepada

karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian

• Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap

• Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan

• Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan

• dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)

Pemberdayaan

DefinisiMemaksimalkan pemberian wewenang

kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan

• Prinsip Subsidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah

• Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan.

• Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan

Karyawan yang “berdaya” adalah mereka yang berbagai kebutuhan dasarnya telah terpenuhi sehingga memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi.

Nilai tambah:• Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan

keputusan• Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai

keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas• Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan

dan manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan

• Pemberdayaan karyawan adalah hasil dari pengembangan kompetensi dari dalam diri karyawan itu sendiri

• Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas.

• Pada akhirnya berfungsi untuk mendapatkan kepercayaan dan manajemen.

• Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)

Lingkungan kerja yang kondusif: • Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan • Terdapat komitmen karyawan terhadap visi, core belief,

dan core value suatu perusahaan• Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan

wewenang kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb

• Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi

• Sistem penghargaan harus berbasis kinerja (performance-based reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi

• Organisasi lebih datar• Arus informasi bergerak dari arah vertikal

ke arah horizontal• Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan• Meminimalisasi distorsi Informasi• Meningkatnya komitment karyawan untuk

melakukan perbaikan kinerja• dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)

Proses Pemberdayaan

• Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

• Mengidentifikasi kompetensi bawahan

• Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan

• Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan

Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan

Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan

• Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk mencapai kinerja yang terbaik

• Dengarkanlah mereka• Ubah tindakan mereka, bukan orangnya• Tunjukan keteladanan kepada Karyawan• Perlakukan setiap orang berbeda• dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)

Modul VI

Pengawasan

PENGAWASAN

DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk

menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko (1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASANSuatu tindakan manajemen dalam memonitor

aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler)

Key Point:- Adanya standar kinerja- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak- Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan

Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?• Perubahan• Kompleksitas• Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan

wewenang• Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control) didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

Jenis dan Tipe Pengawasan (3)

4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses PengawasanMenetapkan standard prestasi &

Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Apakah prestasi sesuai dengan standar

Tidak ada Perubahan

Melakukan perbaikan-perbaikan atau

mengevaluasi kembali standard prestasi dan

pengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus PengawasanFOKUS PENGAWASAN DESKRIPSI CONTOH1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang

dihasilkanMemproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja

2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas

Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa

Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu

4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran

Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasiBesar Formal, impersonal, sistem pengendalian

berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan Tingkat

Tinggi Banyak KriteriaRendah Sedikit Kriteria

Tingkat Desentralisasi

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas KendaliRendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya Organisasi

Terbuka dan mendukung

Informal, pengendalian mandiri

Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan

Pentingnya suatu kegiatan

Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luasRendah Pengendalian yang longgar dan informal

StandarDefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik

acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area) aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting

dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif2. Management by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu)Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi

faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu

Contoh Audit Kualitas/Mutu;Manajemen Kualitas secara Total (TQM)Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan KuantitaifAnggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang

sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi

- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan KuantitaifAnalisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam

keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas) Memberikan pengukuran yang objektif untuk

mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan

Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif

Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC

juga memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);

Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

3 Proses Bisnis Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll

4 Pembelajaran dan Pertumbuhan

- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat2. Tepat waktu3. Ekonomis4. Fleksibel5. Objektif dan bisa dipahami6. Kriteria yang masuk akal7. Penempatan yang Strategis8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi9. Disesuaikan dengan Manajer10. Tindakan perbaikan