PRAKATA

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat dan hidayah-Nya kami

telah berhasil menyusun Modul “E-Arsip Sederhana” untuk mendukung pelaksanaan kegiatan

pelatihan E-Arsip secara sederhana.

Modul ini berhasil diselesaikan oleh Tim KKN UNNES Lokasi Tahap II Desa Jatirejo,

Kecamatan Ampelgading, Kabupaten Pemalang.

Dalam penulisan modul ini penulis menyadari masih banyak kekurangan-kekurangan baik

pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk

itu kritik dan saran dari seua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan pembuatan

modul E-Arsip Sederhana ini.

Penyusunan modul ini, tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Kami berharap

sumbangsih kecil ini bisa bermanfaat bagi peningkatan Kinerja Perangkat Desa Jatirejo.

Pemalang, 16 Oktober 2019

Penulis

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT E-ARSIP SEDERHANA

BY : KKN UNNES 2019 DESA JATIREJO

1. MEMBUAT DATABASE BARU

Cara membuat database baru pada Microsoft acces yaitu :

1.Klik Start, pilih Microsoft Office, klik Microsoft office Acces. Tampilan halaman Getting Started

with Microsoft Office Access seperti berikut ini.

2.Klik Blank Database.

3.klin nama file yang akan dibuat pada bagian file yang akan dibuat nama. Dalam contoh ini, file

Name diberi nama E-Arsip Desa Jatirejo

4.Untuk mencari penyimpanan database, klik browser.

5. Tampilan kotak dialog File New Database. Tentukan lokasi pentimpanan database, lalu klik OK.

6. Setalah menentukan lokasi penyimpanan database, jendela Getting Strated With Microsoft

Access kembali tampil.

7.Klik Create secara otomatis akan terbentuk sebuah tabel dengan tampilan data Sheet View.

8.Jika ingin membuat tabel dengan datasheet view. Maka klik View.

2. MEMBUAT TABEL DENGAN DESIGN VIEW

Agar tabel yang kita buat dapat menyimpan data sesuai dengan kebutuhan , ada beberapa hal yang

harus disiapkan terlebih dahulu, yaitu :

1. Tentukan jumlah dan jenis field, sehingga semua data dapat dismpan dalam field yang sesuai.

2. Tentukan data type masing-masing field, sehingga data dapat disimpan dalam field yang sesuai

dengan jenisnya.

3. Tentukan field size masing-masing field, sehingga semua dapat tersimoan dalam field karena

tidak ada data yang melebihi ukurn atau kapasitas field.

4. Tentukan primery key untuk tiap tabel, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi data

serta menghindari terjadinya duplikasi data.

5. Simpan dan beri nama tabel, sehingga memudahkan kita utuk keperluan selanjutnya.

Membuat tabel dengan design view memungkinkan kita lebih leluasa mengatur dan

menentukan semua property yang diperlukan sehingga kita dapat membuat tabel yang lebih

kompleks. Sebagai contoh, kita akan membuat tabel surat masuk. Caranya klik tab Creat, lalu

klik table design.

1. Maka tampilan design tabel sebagai berikut

2. Pada baris pertama, Field Name kita di isi dengan nomor. Data Type kita pilih Autonumber

description kita isi dengan nomor urut, sebagaimana gambar berikut.

3. Selanjutnya, ketik struktur sebagaimana tampak seperti dibawah ini

4. Setalah mengisi jendela table Design, tentukanlah field name yang akan dijadikan Primary

Key. Primary Key adalah Field yang bersifat unik dan berfungsi sebagai identifikasi agar

koneksi antar tabel dapat terjalin.

5. Misalnya, field nomor kita jadikan Primary Key, caranya letakan pointer di Field Nomor,

lalu klik icon Primary Key pada Tab Design.

6. Simpan tabel tersebut dengan nama Tsurat masuk. Caranya klik icon save, lalu table name,

klik Tsurat Masuk, lalu klik OK.

7. Penjelasan mengenai properties.

Keterangan :

Field size diisi dengan jumlah karkter yang dibutuhkan, misalnya untuk field NIP

tersebut diatas membutuhkan 4 karakter, Field nama Karyawan membutuhkan 20,

demikian seterusnya.

Format berfungsi dalam menentukan format tampilan dari suatu field.

Input mask menentukan tampilan ketika menuliskan data di layar.

Decimal places menentukan jumlah angka decimal yang kita butuhkan.

Caption meletakkakn keterangan judul kolom, form, atau laporan.

Default value meletakkan data yang sering dipakai atau data yang sama pada field

tertentu supaya selalu dimunculkan ulang pada pengisian record berikutnya.

Validation rule mengontrol masuknya data pada field yang sudah ditentukan.

Validation text menampilkan keterangan jika data yang kita masukkan tidak

cocok dengan batasan data yang sudah ditentukan pada suatu field.

Required mengatur boleh tidaknya suatu field dikosongkan ketika record baru

diisi.

Allow zero length menentukan definisi nilai blank (“ “) serta membedakannya

dengan nilai null.

Indexed membuat indeks pada field yang sedang aktif.

3. MENGISI DATA PADA TABEL SURAT MASUK

Setelah membuat desain tabel dan menyimpannya dengan nama Tsurat Masuk, isilah tabel tersebut

dengan cara sebagai berikut.

1. Pada home, klik view. Pilih data sheet view maka akan tampil gambar sebagai berikut.

2. Kemudian isilah Tsurat masuk tersebut dengan data-data yang diperlukan. Dalam mengisi data

tabel, untuk berpindah dalam satu field ke field lain atau mengisi jenis data tertentu, gunakanlah

panduan berikut ini.

Tab unutk memindahkan dari suatu field ke field berikutnya.

Shift Tab (Tekan Shift dan Tab bersamaan) untuk memindahkan dari suatu field ke

field sebelumnya.

Ctrl; (Tekan Ctrl dan ; bersamaan) untuk memasukkan data tanggal sekarang.

Ctrl: (tekan Ctrl, Shift dan : bersamaan) untuk memasukkan data waktu sekarang.

Ctrl’ ( Ctrl dan ‘ bersamaan) untuk mengisi data dengan data yang sama, seperti record

sebelumnya pada field atau kolom yang sama.

Home untuk memindahkan ke field awal pada record yang sama.

End untuk memindahkan ke field paling akhir pada record yang sama.

Anak Panah Atas untuk memindahkan ke record sebelumnya di field yang sama.

Anak Panas Bawah untuk memindahkan ke record berikutnya di field yang sama.

Ctrl Home (tekan Ctrl dan Home bersamaan) untuk memindahkan ke record pertama

pada field pertama.

Ctrl End (tekan Ctrl dan End bersamaan) untuk memindahkan ke record paling akhir

pada field terakhir.

3.Setelah selesai mengisi data, tutuplah tabel karyawan dengan mengklik tanda (X) dikanan atas

jendela tabel yang sedang aktif. Secara otomatis office Access 2010 akan menyimpan data tabel

karyawan tersebut.

4. TABEL SURAT KELUAR

1. Setelah mengisi data, buatlah tabel kedua dengan membuat tabel baru, klik menu creat, klik

tabel

2. Kemudian pilih view klik desaign view, maka muncul save as, kemudia diberi nama Tsurat

Keluar, pilih ok.

3. Isilah data design view Sebagaimana tabel dibawah ini

4. Klik view, pilih data sheet kemudian isi sebagimana tabel berikut ini.

5. QUERY (SUMBE DATA)

Berikut ini terdapat beberapa tahapan dalam membuat Query.

1. Buka database Tsurat Masuk. Klik Tab Creat, lalu klik tombol query design.

2. Tampilan kotak dialog show tabel yang berisi tabel-tabel akan diikut sertakan seperti berikut

ini.

3. Klik nama table yang akan diikut sertakan klik add. Jika memilih lebih dari satu tabel, maka

tabel-tabel yang terpilih sudah harus saling berkaitan dalam relationship. Selanjutnya klik

close.

4. Jika ingin menampilkan kembali kotak dialog show table, klik icon show table.

5. Masukan nama tabel dan field kedalam kolom yang sudah disediakan oleh query dengan

mengklik dua kali field yang ada pada tabel.

6. Selanjutnya, klik nama tabel dan field yang lainnya. Dalam contoh ini kita ambil table Tsurat

Keluar dengan field nama. Tabel surat masuk dengan field nama, petugas, dan tanggal

penyimpanan. Aturlah urutan pengambilan fieldnya degan urutan petugas, tanggal

penyimpanan, nama, nama, petugas, tanggal penyimpanan. Simpan query tersebut dengan

mengeklik tombol save. Ketiklah query name, misalnya Q Tanggal Simpan, klik Ok.

7. Untuk mendapatkan informasi dari query tersebut, jalankan query dengan cara mengklik

tombol Run.

6. MEMBUAT FORM SEDERHANA

1. Buka file database Tsurat Masuk, pada navigation panah, klik tabel atau query yang akan kita

gunakan dalam form.

2. Klik tab Creat, lalu klik Form.

3. Hasilnya tampak seperti tampilan berikut.

7. MEMBUAT FORM MENGGUNAKAN WIZARD

1. Buka file database Tsurat Masuk, klik tab Creat, klik form wizard.

2. Tampilkan kotak dialog form wizard. Pilih tabel atau query yang akan digunakan dalam form.

Dalam hal ini yang dipilih adalah table : Surat Masuk.

3. Untuk memilih satu persatu field yang akan ditampilkan di form, klik tanda >. Untuk memlih

seluruh field, klik tanda >>, lalu klik next.

4. Tentukan Layout Form yang akan kita buka, misalnya klik pilihan columnar lalu klik next.

5. Tentukan stle form yang akan kita buat, misalnya klik pilihan Oriel, kemudian klik next. Ketik

judul form yang dibuat, misalnya FSurat Masuk, lalu klik finish.

6. Muncul form yang sudah diisi sebagai berikut

8. MEMBUAT DAN MERENOVASI KOLOM FORM

Form merupkan salah satu komponen database yang berfungsi untuk memasukan, menampilkan,

serta mengambil data dari suatu tabel dengan bentuk tampilan foemulir yang telah dirancang kita

sendiri. Untuk membuat form, gunakan Group Form yang terdapat tab Creat.

9. FORM CONTROL

Sebelum kita membuat command Button atau Combo Box, mari kita mengenal form control yang

terdapat pada tab design. Form control adalah objek pada form yang digunakan untuk menampilkan

data, memberi keterangan pada form, serta melengkapi dan memperindah tampilan form. Pada

Acces pada sebelumnya, form control lebih dikenal dengan nama Toolbox. Form control terbagi

alam 3 jenis.

1. Bound Control, yaitu control yang terakiat dengan field pada tabel atau query. Bound control

digunakan untuk menampilkan nilai yang berasal dari field dalam database. Nilai pada control

tersebut dapat berupa tab, tanggal, angka. Yes/no dan grafik. Contoh control ini adalah text box

yang menampilkan data dari field dalam tabel, misalnya nama, alamat, dan lain sebagainnya.

2. Unbound Control yaitu control yang tidak terkait dengan data dalam tabel atau query. Unbound

control digunakan untuk menampilkan informasi, memberikan keterangan pada form,

membuat objek garis, kotak, dan gambar. Contok control ini adalah label yang digunakan untuk

membuat judul ada form, line, rectangle dan lain-lain.

3. Calculated Control, yaitu control yang memiliki sumber data yang berasal dari expresi atau

ruus. Sebuah expresi dapat berupa kombinasi dari operator ( seperti = dan +), nama control,

nama field , fungsi , dan constanta.

10. PENGERTIAN LAYOUT VIEW DAN DESIGN VIEW

Layout view adalah alah satu fiture dari fitur baru Offices Acces 2007 yang digunakan untuk

menmpilkan dan sekaligus memodifikasi form. Dengan layout view, kita dapat melihat data seperti

pada tampilan form view, juga dapat melakukan perubahan tampilan form, seperi merubah warna,

jenis dan ukuran font, menambahkan judul dan logo form, mengubah latar belakang form,

mengubah tampilan format form, dan lain sebagainya. Cara menampilkan form dalam bentuk

layout view : Klik nama form pada navigation paint, allu klik tab home, dan klik layout view.

Design view adalah bentuk tampilan yang memperlihatkan struktur form secara lebih terperinci.

Design view tidak menampilkan data seperti pada layout view, tetapi hanya digunakan untuk

memodifikasi struktur dan tampilan form. Cara menampilkan form dalam bentuk design view :

nama form pada navigation pane, lalu klik tab home, dan klik design view.

11. MENAMBAH JUDUL FORM

1. Menampilkan form mrnggunakan layout view, klik tab format, klik tombol title pada group

control.

2. Klik ketik judul form. Jika judul lebih dari satu baris, maka untuk pindah kebaris berikutnya,

tekan tombol ctrl + enter.

3. Jika ingin nemambahkan sub judul, maka dapat menggunakan label yang ada pada menu

design.

4. Hasilnya tampak seperti berikut ini.

12. MENAMBAH LOGO FORM

1. Tampilkan form dengan menggunakan layout view, klik tab format, klik icon logo pada group

controls

2. Pada kotak dialog inset picture, cari lokasi penyimpanan logo, klik file gambar yang akan

digunakan untuk logo perushaan, lalu klik Ok.

3. Logo judul secara otomatis menenmpati diposis standart, yaitu disebelah kiri judul seperti

tampilan berikut ini.

13. MERUBAH JENIS, UKURAN, DAN WARNA FRONT

1. Tampilkan form menggunakan layout view, seleksi semua field yang akan diganti warna, jenis,

dan ukuran frontnya.

2. Ukuran mengganti jenis, ukuran, front, dan warna dengan menggunakan group front yang

terdapat di tab format seperti gambar dibawah ini.

14. MENAMPILKAN TANGGAL DAN WAKTU

1. Pada database form surat masuk. Pada panel Nvigation Pane, klik kanan pilih Design View.

Pilih menu Design klik Date and Time.

2. Maka akan tampil gambar seperti berikut ini, kemudian pilih format Time and Date.

3. Hasilnya akan tampak sebagai berikut.

15. COMMOD BUTTON

Microsoft Office Access menyediakan fasilitas Commond Button yang langsung kita aplikasikan

untuk menjalankan suatu aksi atau perintah. Sebelum kita gunakan Commond Button Wizard,

pastikan terlebih dahulu bahwa Control Wizard harus dalam keadaan aktif.

Cara membuat tombol navigasi recode adalah sebagai berikut.

1. Buka database form surat masuk, lalu pada tombol Navigation pane, klik kanan form surat

masuk, kemudia klik kanan Design View.

2. Klik tombol Commond Button, lalu klik diarea form footer.

3. Setelah tampil Commond button Wizard, pada bagian Categories klik Recode Navigation.

Kemudian, pada bagian Action klik Go To First Recode, selanjutnya klik next.

4. Selanjutnya, tentukan apakah tombol yang kita buat menggunakan teks atau gambar. Dalam

contoh ini akan menggunakan gambar, oleh karena itu klik pilihan Picture, lalu klik Next.

5. Ganti nama untuk tombol yang kita buat, atau kita dapat mengabaikan langkah ini dan langsung

klik finish.

6. Tampilkan form setelah tombol First Recode jadi, maka tampilan akan seperti dibawah ini.

16. MEMBUAT TOMBOL OPERASIONAL RECORD

Tombol operasi Recode yang akan kita buat melipurti Delet Recode dan New Recode.cara

membuat tombol operasi Recode adalah :

1. Klik tombol Commond Button, lalu klik diarea Form Footer

2. Setelah tampil Command Button Wizard, pada bagian categories, klik Recode Operations. Pada

bagian Actions, klik Add New recode, kemudian klik Next.

3. Tombol yang kita buat akan menggunakan gambar, maka klik Picture lalu klik next.

4. Gantilah nama untuk tombol yang kita buat, atau kita dapat mengabaikan langkah ini dan

langsung klik finish. Hasilnya akan seperti ini.

Untuk membuat tombol delet, lakukan hal ang sama seperti langkah-langkah tersebut di atas, pada

bagian Actions, klik delet Recode. Berikut cara membuat tombol operasi form (Close Form).

1. Klik tombol Commond Button, lalul klik di area Form Footer.

2. Setelah tampil Cummond Button Wizard, pada bagian Categoris klik form Operations,

pada bagian actions, klik close form, kemudian klik next.

3. Oleh karena tombol yang kita buat, akan menggunakan gambar, maka klik pilihan picture,

lalu next.

4. Gantkan nama untuk tombol yang kita buat, atau kita dapat mengabaikan langkah inni dan

langsung klik finish.

5. Tampilan form setelah tombol close form jadi akan menjadi seperti berikut ini.

17. MEMBUAT REPORT MENGGUNAKAN WIZARD

Report merupakan fasilitas Acces yang berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan. Membuat

report menggunakan wizard sangant mudah karena dipandu oleh langkah-langkah yang secara

otomatis tampil ketika menggunakan report wizard.

1. Buka database surat masuk.klik tab Creat, lalu klik report wizard.

2. Tampilan kotak dialog report Wizard menjadi seperti berikut ini.

3. Klik nama tabel atau query yang kita perlu gunakan pada tombol daftar pilihan tables atau

queries, dalam contoh ini kita pilih Tsurat Masuk.

4. Untuk memilih field yang kita perlukan klik >, untuk membatalkannya klik < , dan jika

memerlukan semua field yang tersedia klik >>, kemudian klik next.

5. Klik salah satu field untuk mengelompokkan laporan, misalnya field nomor, lalu klik >,

selanjutnya klik next.

6. Pilih nama field yang akan kita jadikan dasar pengurutan, misalnya nama, alamat, tanggal

penyimpanan, dan petugas. Lalu klik next.

7. Klik salah satu alternative bentuk tampilan laporan, misalanya kita memilih stepped, klik

potrait jika ingin menampilkanlaporan tercetak vertical, atau klik landscape jika ingin

menampilkan laporan terletak horizontal. Selanjutnya, klik next.

8. Ketik judul report yang kita buat, misalanya Lsurat Masuk, lalu klik finish.

9. Hasilnya sebagai berikut.

18. MENAMBAHKAN LOGO DAN TITLE PADA REPORT

1. Buka database Lsurat Masuk. Pada navigation pane, klik kanan nama report yang akan

diperbaiki, klik design view.

2. Untuk menambahkan logo atau gambar pada lapaoran, klik icon logo.

3. Cari lokasi penyimpanan logo atau gambar, klik file logo, dan klik OK.

4. Setelah menanmbahkan label dan logo, hasilnya seperti berikut ini.

5. Untuk mengedit judul buku pilih title.

6. Kemudian kita ketik berdasarkan judul yang akan kita tuliskan. Jika akan menambahakan sub

judul, maka klik label, kemudian ditambahkan dibawah title tersebut.

7. Untuk menampilkan tanggal dan waktu, klik date and Time.

DAFTRA PUSTAKA

Kuswantoro, A. 2014. Pendidikan Administrasi perkantoran Berbasis IT. Jakarta. Salemba

Infotek.