pondasi operasi yang lancar - act operasi yang lancar untuk bisa menjalankan kegiatan sehari-hari...

Download Pondasi Operasi yang Lancar - act Operasi yang Lancar Untuk bisa menjalankan kegiatan sehari-hari di…

Post on 10-Mar-2019

212 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Pondasi Operasi yang Lancar

Untuk bisa menjalankan kegiatan sehari-hari di sebuah perusahaan dengan lancar dan baik, maka

manajemen perusahaan harus membangun dan menerapkan sistem yang baku, sehingga semua

anggota tim dilatih dan harus mengerjakan kegiatan mereka sesuai sistem tersebut.

Di bagian ini terkumpul artikel dari pengalaman penulis mengenai pembangunan sistem yang baik

tersebut.

Dalam menjalankan bisnis sehari-hari biasanya pelaku usaha terjebak dalam kegiatan rutin yang

sangat menyita waktu, sehingga mereka sudah tidak sempat memikirkan strategi yang lebih baik

untuk membawa bisnisnya berkembang ke tingkat yang lebih hebat.

Apa itu Sistem?

Sering juga orang keliru mengartikan istilah SYSTEM tersebut, yang cenderung dikaitkan ke

sistim peranti lunak (software), sehingga karena merasa usahanya masih kecil belum perlu

menerapkan system tersebut.

Sebenarnya SYSTEM adalah suatu prosedur standard yang tentunya sudah teruji dan terakam

dengan baik dalam catatan atau dalam bentuk audio visual, dimana semua orang dengan mempelajari

sistem tersebut dalam waktu relatif singkat sudah bisa mengerjakan tugas sesuai prosedur dan

menghasilkan hasil yang sesuai dengan standard! Dalam bahasa Inggris SYSTEM itu pun dianggap

akronim dari Save Yourself Time Energy and Money, artinya dengan menjalankan sistem, maka ada

penghematan diri Anda, Waktu, Tenaga dan juga Duit. Jadi, system bukanlah sekedar software

computer yang hanya diperlukan oleh perusahaan besar, tapi semua kegiatan rutin yang harus

dikerjakan dalam proses bisnis dan dibuatkan prosedur pelaksanaannya yang standard. Itulah yang

disebut sebagai STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP), itulah sistem yang setiap

perusahaan harus memilikinya - tentu ini berlaku bagi yang sungguh-sungguh mau keluar dari

kekacauan pekerjaan sehari-hari.

Tujuan utama sistemizing adalah menghilangkan kekacauan dan memudahkan pekerjaan sehari-hari!

Dalam setiap kegiatan bisnis, bila Anda ukur waktu yang diperlukan dalam kegiatan bisnis

tersebut, pasti muncul Paretto Ratio, dimana 80% kegiatan adalah rutin, yaitu sesuatu kegiatan yang

sama praktis setiap hari dikejarkan. Itulah yang paling utama untuk dibuatkan sistem, sehingga orang

yang melakukan kegiatan rutin tersebut menjadi jelas dan mengerjakannya dengan lancar. Lantaran

sering mengerjakan dengan cara yang sama untuk suatu proses bisnis, orang tersebut akan menguasai

pekerjaan tersebut, bahkan mencapai taraf master alias tanpa pikirpun akan mengerjakannya

dengan mudah dan tepat!

Untuk menjabarkan SOP dengan benar dan bisa dilakukan oleh tim, maka sistematisasi tersebut

dimulai dari:

Policy atau kebijakan perusahaan ditetapkan oleh pemilik perusahaan, yaitu menyangkut apa yang

boleh dan tidak boleh dilakukan oleh perusahaan tersebut.

Dari kebijakan perusahaan tersebut, dijabarkan kedalam prosedur secara step by step bagaimana

melakukannya.

Prosedur kerja yang sudah jelas dijabarkan lewat flow chart (diagram aliran), yang

menghubungkan setiap kotak kegiatan, dan kotak kegiatan tersebut disebut proses. Setiap proses ada

bagian input (masukan) yang harus dicatat secara jelas, parameter apa yang memenuhi syarat sebagai

bahan masukan sebelum masuk ke dalam process tersebut. Di dalam kegiatan process inilah harus

dijelaskan langkah tindakan yang akan dilakukan, caranya bagaimana, dan dengan bantuan alat apa,

dstnya. Jangan lupa juga mencantumkan standar waktu berlangsungnya process tersebut. Setelah itu,

hasil process yang disebut outcome harus dicantumkan secara jelas dulu.

Proses yang selalu menghasilkan apa yang diinginkan, sudah saatnya distandarisasikan menjadi SOP

Dokumentasikan SOP tersebut, selain secara tertulis alangkah baiknya kalau juga dilengkapi

dengan audio visual, karena banyak hal jauh lebih mudah dipahami lewat audio visual daripada

membacanya dari catatan tertulis!

SOP yang membingungkan harus segera diperbaiki, jangan terjebak menulis SOP dengan bahasa

canggih, di mana hanya segelintir orang saja yang bisa membaca dan memahaminya.

Oleh sebab itu, untuk menguji apakah SOP tersebut memenuhi kriteria untuk diterapkan adalah

menyebarkannya ke beberapa orang untuk mereka pelajari dan meminta mereka untuk melakukan

proses yang tercantum di dalamnya. Bila mereka bisa cepat memahami kegiatan yang harus dilakukan

dalam proses tersebut dan mereka yakin dapat melakukannya dengan baik dan menghasilkan apa yang

ditentukan, maka SOP tersebut boleh diterapkan dalam perusahaan!

Karena dalam kegiatan sehari-hari pasti ada masukan dari anggota tim untuk cari jalan bagaimana

mempercepat dan membuat pekerjaan tersebut lebih nyaman, maka dalam periode tertentu SOP

tersebut harus direvisi untuk mengakomodir tindakan yang jauh lebih baik tersebut. Bila tidak

diperbaharui, bisa saja SOP tersebut hanya jadi dokumen untuk dipajang saja dan sudah kehilangan

fungsinya sebagai panduan kerja yang efektif dan efisien!

Untuk bisa mempercepat pekerjaan yang rutin, maka perusahaan harus senantiasa

menginvestasikan alat bantuan kerja, bisa berupa perkakas hardware atau komputer berserta peranti

lunaknya. Nah, disitulah muncul sistem software untuk memperlancar pekerjaan sehari-hari tersebut!

Ternyata software program tersebut tidak bisa mencakup keseluruhan pekerjaan perusahaan! Ini

yang sering kita dengar dari sang pengusaha yang selalu bangga menganggap bahwa operasi

perusahaan mereka memang lain daripada yang lain, bahwa itulah keunikan perusahaan mereka yang

menyebabkan mereka bisa bersaing di dalam pemasaran. Salah satunya adalah FLEXIBILITY alias

selalu bisa mengikuti kemauan pelanggan. Namun, dengan adanya sistem membuat operasi

perusahaan menjadi kaku dan kehilangan peluang bisnis yang lebih besar!

SOP harus mudah dimengerti oleh semua orang yang membacanya!

Ya, memang itu benar. Tapi pengecualian atau pekerjaan khusus itu seberapa sering terjadi dan

apakah pekerjaan khusus tersebut menghasilkan keuntungan yang jauh lebih besar dibanding

pekerjaan rutin? Bila jawabannya ternyata tidak, maka lebih baik hal-hal pengecualian yang jarang

terjadi tersebut dikeluarkan saja dari sistem SOP dan ditangani secara manual saja! Terkecuali hal

tersebut sudah sering terjadi dan memang menghasilkan keuntungan yang lebih besar, maka saatnya,

prosedur, proses dan software tersebut dirancang ulang untuk bisa mengakomodir permintaan ekstra

tersebut.

Dengan pengalaman 22 tahun memimpin perusahaan multinational, memasuki tahun ke-10 sebagai

seorang coach dan membimbing lebih dari 100 perusahaan bisnis keluarga, Coach Cahyadi membuka

paradigma berbisnis dengan menggabung kaidah bisnis modern plus keharmonisan keluarga budaya

tradisional China sehingga tercipta hubungan harmonisasi antar generasi sekaligus memetakan

strategi dalam menggapai kemakmuran bisnis keluarga tersebut.

Systematize the routine (80%)! Hanya dengan mensistematisasikan pekerjaan rutin,

perusahaan baru bisa berjalan dengan lancar! Humanize the Exceptional (20%)

Pekerjaan yang memang khusus dan memberi nilai tambah bisa diselesaikan secara manual!

Coach Cahyadi sebagai mentor dari ActionCOACH telah membantu saya dan papa saya untuk

menyamakan visi bisnis through the Actioncoach way. Saya merasakan pentingnya penyamaan visi antara

business founder dan penerus. Dengan demikian, business founder dapat percaya dan siap melepas usaha yang

sudah dibina puluhan tahun ke generasi berikutnya. Terutama di family business, permasalahan pekerjaan dapat

merusak hubungan keluarga, maka itu harus diprioritaskan!

Berkat ActionCOACH bisnis kami meningkat 20% pada 2009 dan 40% pada tahun 2011. Alat

pengukuran yang objektif diajarkan oleh ActionCOACH, telah membuka paradigm saya dalam menjalankan

bisnis. ActionCOACH membantu untuk menyatukan team kami dan integritas antara anggota tim saya pun

semakin solid. TIM yang KUAT & BERHASIL dan juga SOLID

ActionCOACH membantu kita untuk menemukan kekuatan kita & Spesialisasi, sekaligus memperluas

pikiran kita. PT. Kekuatan Trisakti Mekarmandiri adalah spesialisasi kami di M & E desain dan konstruksi

untuk pabrik dan laboratorium. Tahun lalu kami selesai 3 Biosafety Level 2+ laboratorium untuk penelitian TBC

di Jawa Tengah dan Jayapura. Saat ini kami sedang membangun dua lagi di Sumatera & Biosafety Level 3 di

Jakarta. TERIMA KASIH

ActionCOACH memberikan arahan-arahan yang sesuai dengan kondisi dan budaya perusahaan kami

secara bertahap kami mulai bertransformasi dari family businness yang sifatnya lebih kekeluargaan menjadi

perusahaan yang terintegrasi secara sistematik dan profesional. Pada akhirnya tujuan dari pembentukan budaya

perusahaan tersebut membantu masing-masing individu bekerja secara konsisten dan terarah sehingga

membawa team menjadi lebih solid. sistem yg mulai terintegrasi dengan budaya organisasi yg dijalankan secara

konsisten sehingga kami memiliki waktu lebih luang untuk memikirkan keseluruhan bisnis serta quality time

beuntuk dihabiskan bersama dengan keluarga.

PT. Idecemerlang Hasilgemilang

Bellezza Shopping Arcade 2nd Floor Unit 02