[PKM –SISTAKER]

1

PKM–SISTAKER

PKM

Sistem Informasi Stake Holder ( SISTAKER )

OPTIMALISASI SISTEM INFORMASI STAKE HOLDER DI DIVISI CORPORATE SECRETARY

Fasilitator : Bunyamin Fauzi Ketua : Muhammad Zakki

Sekretaris : Ahmad Iqbal

Anggota : - Nelson Poluakan

- Andri Kurnia Rahman

- Ivan Yulian

- Aries Pratama Putra

[PKM –SISTAKER]

2

JUDUL :

“ SISTEM INFORMASI STAKE HOLDER “

“ “

PROFIL PKM KOMUNIKASI

VISI

Menjadi Pemain Properti Nasional yang terkemuka.

MISI

Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang

memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya.

KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI

DIVISI CORPORATE SECRETARY

Buny .BunyaminFauzi.

Manager Corporate Secretary

Raizha

Tata Usaha

Muhammad Zakki

Kadis. Corporate Communication.

Relation

.........................

Kadis. Corporate Relation

Group Corporate Communication - Nelson Poluakan

- Andri Kurnia Rahman

Group Corporate Relation - Ahmad Iqbal

- Ivan Yulian

Nama Kelompok : SISTAKER

Dibentuk : Agustus 2016

Jumlah Pertemuan : 20 Kali

Lama Pertemuan : 1-2 Jam

Presentase Kehadiran : 90%

Fasilitator : Bunyamin Fauzi

Ketua : Muhammad Zakki

Sekretaris : Ahmad Iqbal

Anggota : Nelson Poluakan

Andri Kurnia R

Ivan Yulian

IT Group : Aries Pratama Putra

[PKM –SISTAKER]

3

DIVISI PENGEMBANGAN SISTEM & PRODUKTIVITAS

JADWAL KEGIATAN :

Langkah Kegiatan 2016

Agustus September Oktober November M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4

Plan

1 Identifikasi Masalah

2 Mencari Akar Penyebab

3 Menentukan Penyebab Dominan

4 Membuat Rencana Perbaikan

Do 5 Melakukan Perbaikan

Check 6 Memeriksa Hasil & Dampak Perbaikan

Action 7 Membuat Standarisasi

Keterangan Gambar :

M : Minggu Ke .....

: Target Penyelesaian

: Realisasi

Tedy Setiadi

Manager ITMS

MS Group

Aries Pratama Putra

IT Group

Indra Hardi

Produktivitas

Leila Nursanty

Sisdur

[PKM –SISTAKER]

4

I.1. Dasar Pembentukan PKM :

Mensupport Indikator Kinerja Utama 2016 Corporate Secretary yaitu :

a. Menjalin hubungan baik dengan Stake Holder melalui pertemuan dalam setiap

satu bulan.

b. Improvement SS/GKM/PKM.

I.2. Latar Belakang Masalah :

Perkembangan sistem informasi sekarang ini telah menyebabkan berbagai perubahan

yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Pada

perkembangan sistem informasi ini juga telah membuat perubahan dari berbagai kalangan

yang berperan sebagai pencari informasi untuk selalu memperoleh informasi yang paling

tepat dan akurat yang dapat digunakan dalam proses update suatu informasi

Mengingat Teknologi Informasi sudah berkembang yang cukup signifikan dan lebih

banyak diminati karena fleksible dan efisien maka dalam kesempatan ini PKM Corporate

Secretary mencoba membuat judul yang bertema tentang “Sistem Informasi Stake

Holder” yang disingkat SISTAKER. Semoga sistem ini dapat memberikan informasi yang

cepat dan akurat sehingga memudahkan dalam mengambil keputusan.

I.3. Perumusan Masalah :

Berdasarkan pada hasil brainstorming anggota PKM SISTAKER, yaitu :

1. Proses pelayanan pencarian informasi data Stake Holder yang telah diberikan

relatif lama mencapai 2 jam.

2. Ketergantungan pada personil tertentu untuk pelayanan permintaan data : 1-2

orang saja.

3. Pemborosan space hard disk karena duplikasi data perangkat komputer yang

sebenarnya memiliki fungsi yang hampir sama.

4. Tidak semua data informasi Stake Holder tercatat dengan baik.

PLAN

LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH

[PKM –SISTAKER]

5

Data Aktivitas Sistem Informasi Stake Holder

I.4. Penetapan Judul :

Terkait dengan Peran dan Fungsi Corporate Secretary terhadap penyampaian informasi

maka kami sepakat menetapkan judul

“Optimalisasi Sistem Informasi Stake Holder”

Di Divisi Corporate Secretary

I.5. Menentukan Target :

Target pada PKM ini adalah sebagai berikut :

PKM SISTAKER Bertekad menurunkan waktu Penyajian Data Informasi Stake Holder sebesar

60

Cilegon, Agustus 2016

Bunyamin Fauzi

Fasilitator

Muhammad Zakki

Ketua

120

40

0

50

100

150

Sebelum Sesudah

NO KEGIATAN UTAMA DETAIL KEGIATAN

WAKTU

PELAKSANAAN

RATA-RATA (Menit)

1 Penerimaan

Informasi Personil menerima informasi

10

2 Pencarian Informasi

Personil mencari data informasi Stake

Holder di sumber informasi (

kelurahan,/pemerintahan). 90

3 Penyajian Informasi

Personil mencetak data informasi Stake

Holder yang dibutuhkan oleh Coustmer

Internal. 20

Total 120

Turun 60 %

[PKM –SISTAKER]

6

Dari Diagram Fishbone di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar penyebab

masalah dari aktifitas pelayanan adalah sebagai berikut:

No Faktor Masalah Penyebab Akibat

1. Methode Belum ada database Pencatatan data dengan

excel

Pencarian data

sangat lama

2. Man Proses input data

tergantung pada

personel tertentu.

Pencatatan data tidak

konsisten atau manual.

Data tidak up

date.

3. Enviroment Sosialisasi database

belum optimal.

Personil belum

memahami program

baru

Rekapitulasi

sangat lama

4. Machine Pencatatan data

menggunakan excel

Personel mencatat data

secara manual

Pemborosan

folder

PLAN

LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH

Man Methode

Machine

Personil mencatat data

secara manual

Pemborosan folder

Pencatatan data

menggunakan excel

Tidak update

Pencatatan data tidak konsisten atau

manual

Proses input data tergantung

personil tertentu

Belum ada database

Pencatatan data menggunakan

excel

Pencarian data sangat lama

Penyajian Data Informasi

Stake Holder Memakan waktu

sangat Lama (2 jam)

Enviroment

Sosialisasi database yang

belum optimal

Rekapitulasi data sangat lama

Personil belum memahami

program baru

1 2

3 4

[PKM –SISTAKER]

7

Berdasarkan kesepakatan seluruh personil PKM SISTAKER, untuk menentukan

penyebab masalah dominan yaitu dengan metode Nominal Group Technique (NGT) :

No Masalah Zakki Iqbal Nelson Andri

Ivan

Total

1 Belum ada database 4 4 3 4 3 18

2 Proses input data tergantung

pada personel tertentu

3 4 3 3 3 16

3 Sosialisasi database belum

optimal.

2 2 3 3 3 12

4 Pencatatan data

menggunakan excel

3 3 2 2 3 13

No Faktor Penyebab Nilai

NGT Prosentase Kumulative

1 Belum ada database 18 30,5% 30,5%

2 Proses input data tergantung pada

personel tertentu

16 27,1 % 49,2%

3 Sosialisasi database belum optimal. 12 20,3% 79,7,%

4 Pencatatan data menggunakan excel 13 22,1% 100 %

59 100%

PLAN

LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN

[PKM –SISTAKER]

8

PARETO CHART DIVISI CORPORATE SECRETARY

Uji Hipotesa Faktor Penyebab Dominan Sistem Informasi Stake Holder di PT KIEC :

NO Faktor Dominan Uji Hipotesa

1 Belum ada database Database pada dasarnya dibuat untuk menampung data-data

yang diperlukan dengan beberapa tabel yang berisikan field-

field dengan satu primary key yang kemudian terdapat relasi

antar table didalamnya. Dari data yang ada belum ada

database untuk pencatatan data bantuan yang sudah diberikan

untuk mempermudah proses pencarian informasi & setiap

personnel masih melakukan pencatatan menggunakan Excel,

hal ini diduga sebagai faktor penyebab lambannya pencarian

data informasi yang diinginkan secara cepat dan akurat.

2 Proses input data

tergantung pada

personel tertentu.

Dari sekian banyak data informasi yang masuk dari Stake

Holder membuat file penyimpanan data menjadi tidak terpusat

sehingga menyebabkan pengolahan data informasi harus

dilakukan oleh personel tertentu.

3 Sosialisasi database

belum optimal.

Program database merupakan mekanisme yang perlu

disosialisasikan kepada pihak yang akan memanfaatkan

program database tersebut agar kemudahan dalam mengakses

data dapat dilakukan dengan baik. Sosialisasi penggunaan

database dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti

dilakukan pelatihan khusus bagi personil tertentu atau dapat

dilakukan dengan knowledge sharing dari personil yang sudah

mengerti tentang program database kepada personil yang

belum mengerti program database.

4 Pencatatan data

menggunakan excel.

Dari permasalahan yang ada, tidak adanya database data

informasi pencatatan di komputer sehingga membuat banyak

file yang tersimpan di excel.

30,5% 27,1%

20.3% 22,1% 30.5%

57.6%

77.9%

100%

0.0%

20.0%

40.0%

60.0%

80.0%

100.0%

120.0%

Belum ada database Proses input tergantung

pada personel tertentu

Sosialisasi database belum

optimal

Pencatatan data informasi

menggunakan Excel

Presentase Kumulatif

[PKM –SISTAKER]

9

NO Akar Penyebab What Why

When

Where Who How

1 Belum ada

database

Membuat

sistem/software

data base

Agar seluruh data

dapat ditelusuri

dengan cepat dan

akurat

Oktober

2016

Staff

Corel &

IT

Staff

Corel & IT

Staff Corel & IT Group

bekerjasama untuk merancang

sistem/software database

2 Proses input

tergantung pada

personel tertentu

Pendataan tidak

konsisten

Proses pengolahan

data sangat lama

Sept

2016

Staff

Corel

Staff Corel

Membuat program yang bisa di

akses oleh setiap personil yang

ada di Staff Corel

3 Sosialisasi database

belum optimal

Melakukan

knowledge sharing

program database

Agar setiap

personil mengerti

dan memahami

sistem database

Oktober

2016

Staff

Corel

Staff

Corel & IT

Memberikan pengetahuan dasar

tentang pengoperasian dan proses

inputisasi data melalui database

yang sudah dibuat

4 Pencatatan data

menggunakan

excel

Banyak

menggunakan folder

komputer

Belum ada database

yang menyimpan

data

Sept

2016

Staff

Corel

Staff Corel

Bekerjasama dengan IT Group

agar pencatatan data

menggunakan program database

Cilegon, Agustus 2016

Bunyamin Fauzi

Fasilitator

Muhammad Zakki

Ketua

PLAN

LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN

[PKM –SISTAKER]

10

NO Akar Penyebab Tindakan Perbaikan

Sebelum Sesudah

1

Belum ada database

Penyimpanan data masih

belum terkonsep sehingga

pencarian data menjadi sangat

lama.

Penyimpanan data

terstandarisasi sehingga

pencarian data lebih cepat dan

akurat

2 Proses input data pada

personil tertentu.

Dalam menginput data,

format laporan dan

penyimpanan data hanya

diketahui oleh personnel

tertentu, sehingga

menghambat proses laporan

ketika personnel tersebut

berhalangan.

Setiap personnel mengetahui

proses pencatatan di database

sehingga lebih cepat dan akurat.

3 Sosialisasi database

belum optimal.

Personnel kesulitan

melakukan proses pendataan

data.

Lebih memudahkan personil

untuk melakukan proses

pendataan.

4 Pencatatan data

menggunakan excel.

Dengan menggunakan

pencatatan di excel maka

mengakibatkan dalam

pendataan informasi

membutuhkan banyak folder.

Dengan pencatatan

menggunakan program database

maka dapat lebih cepat dan

akurat.

D O

LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

[PKM –SISTAKER]

11

Berikut Ini Adalah Data Perbandingan Aktifitas Sistem Informasi Stake Holder Sebelum Dan

Sesudah Perbaikan :

NO ITEM SEBELUM PERBAIKAN SESUDAH PERBAIKAN

1 Belum ada database

Penyimpanan data masih belum

terkonsep sehingga pencarian data

menjadi sangat lama sekitar 120

menit

Penyimpanan data

terstandarisasi sehingga

pencarian data lebih cepat

dan akurat sekitar 40 menit

2 Proses input data

pada personil

tertentu.

Dalam menginput data, format

laporan dan penyimpanan data

hanya diketahui oleh personil

tertentu, sehingga menghambat

proses laporan ketika personil

tersebut berhalangan.

Semua personil mengetahui

proses pencatatan di

database sehingga lebih

cepat dan akurat.

3 Sosialisasi database

belum optimal

Personil kesulitan melakukan

proses pendataan data.

Lebih memudahkan personil

untuk melakukan proses

pendataan.

4 Pencatatan data

menggunakan excel.

Dengan menggunakan pencatatan

di excel maka mengakibatkan

dalam pendataan informasi

membutuhkan banyak folder.

Dengan pencatatan

menggunakan program

database maka dapat lebih

cepat dan akurat.

C H E C K

LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN

[PKM –SISTAKER]

12

Berikut Ini Adalah Data Aspek Mutu Perbandingan Aktifitas Sistem Informasi Stake Holder

Sebelum Dan Sesudah Perbaikan :

7.1 STANDAR PROSEDUR

Setelah melakukan kegiatan-kegiatan, untuk menciptakan Sistem Informasi Stake Holder yang

cepat dan akurat maka kami sepakat memberi Standar Prosedur sebagai berikut :

NO Standarisasi PIC

1

2

3

4

Personil menginput data informasi Stake Holder di database.

Personil menerima permintaan data informasi Stake Holder dari

internal customer.

Personil mencari data informasi Stake Holder di sistem

Personil menyajikan data informasi Stake Holder yang

dibutuhkan oleh internal customer.

Staff Corel

Staff Corel

Staff Corel

Staff Corel

No QCDSME Sebelum Sesudah

1 Quality Data tersimpan di excel Data tersimpan dalam program

database.

2 Cost Menggunakan banyak kertas

untuk membuat data

informasi menggunakan

excel.

Melalui sistem komputerisasi

penggunaan ATK berkurang.

3 Delivery Memakai excel dengan waktu

120 Menit untuk membuat

informasi.

Menggunakan program database

hanya 40 menit yang dibutuhan

untuk penyajian data Informasi

4 Moral Proses pembuatan data Stake

Holder berbelit dan

menyulitkan karena dilakukan

secara manual.

Proses pembuatan data Informasi

lebih cepat dan akurat karena sudah

terdata dalam program database.

5 Environment Personil belum memahami

program database Stake

Holder.

Personil memahami program

database Sistem Informasi Stake

Holder.

A C T I O N

LANGKAH 7 : STANDARISASI

[PKM –SISTAKER]

13

Berdasarkan hasil PKM ini maka proses pembuatan/Sistem Informasi Stake Holder

ditetapkan dengan flowchart sebagai berikut :

DIAGRAM ALUR

URAIAN KERJA

PENANGGUNG

JAWAB

DOKUMEN

/ FORMAT

Personnel menginput data

informasi Stake Holder di

database.

Personnel menerima

permintaan data Infromasi

Stake Holder.

Personnel mencsri data

informasi Stake Holder

dikomputer.

Personel menyajikan data

informasi Stake Holder kepada

Internal Coutmer.

Staff Corel

Staff Corel

Staff Corel

Staff Corel

-

-

-

-

7.2. STANDAR HASIL

Berdasarkan PKM yang telah dilakukan Aktivitas Penyajian Data Sistem

Informasi Stake Holder yang sebelumnya membutuhkan waktu 120 Menit

maka turun menjadi 40 Menit atau turun sebesar 60%

Cilegon, Agustus 2016

Bunyamin Fauzi

Fasilitator

Muhammad Zakki

Ketua

Mencari data Informasi

Mulai

Menginput Informasi

Menerima Permintaan

data Informasi

Menyajikan data

informsi

[PKM –SISTAKER]

14