Pharmacy adalah tempat pelayanan terakhir pasien Rawat Jalan yang harus mempunyai image nyaman

Petugas ramah Petugas teliti Obat lengkap Resep cepat ditangani Obat cepat selesai Tidak jenuh dan bosan saat menunggu Ada kepastian waktu persiapan obat Mendapat penjelasan yang akurat (proaktif petugas)

Bekerja dengan baik dan cepat diawali dengan ruangan yang tertata, rapih dan bersih

Ruangan terkondisi dengan ruang gerak ideal

Penataan ruangan Lean Proses diperlukan untuk memulai semangat dan etos kerja team yang baru dan mempermudah system kerja

Keluhan Pasien Keluhan terhadap waktu tunggu yang tidak jelas Berulang complain pelayanan obat lama

Analisa Alur yang tidak teratur Perbaikannya adalah dengan penekanan pengawasan dan

PIC yang jelas setiap proses Lean Process, untuk memudahkan alur, pharmacy

melakukan beberapa highlight dengan:• Pemilahan Lokator obat sesuai kelas terapi untuk

memudahkan pengambilan obat• Pelatihan product knowledge • Pewarnaan alat dan tempat

Waktu tunggu tidak ada • membuat queing system, sehingga pasien bisa

mengetahui kejelasan obat selesai• Hasil samping dari queing system memacu petugas

farmasi untuk bekerja lebih cepat

Kosong Obat • Belum ada perencanaan yang tetap • Secara berjenjang penanggung jawab stok melakukan

permintaan ke gudang untuk pemakaian harian (seminggu 2x)

Pasien fokus • dijalankan dengan questioner untuk mengetahui

keinginan pasien

Keluhan Dokter • Obat sering Kosong • Komunikasi kurang baik

Analisa • tidak dilakukan interaksi

langsung dengan dokter

• Tindak Lanjut visit ke ruangan dokter bila pasien sedang kosong berinteraksi dan sosialisasi

Keluhan Rawat Inap• Obat pasien terlambat

diantar• Floor stock kurang Analisa• Kurang interaksi dan

pengawasan

• Tindak Lanjut Setiap pagi petugas farmasi keliling ward untuk melihat kondisi pelayanan farmasi di ward

Bekerja sama dengan Medical Dept, KFT dan team terkait menyusun serta perencanaan sosialisasi formularium

Buku cetak dan e-formularium

E- Katalog

7 besar Principal disiapkan dalam formularium

Bagian dari pelayanan farmasi secara KARS dan JCI dan patient safety harus menjalankan farmasi klinis

Memberikan training kepada semua staf farmasi untuk mengetahui dengan jelas tentang obat dan penanganan

Memberikan Penjelasan alur obat (SOP) ke pasien

Diusahakan yang menyerahkan adalah apoteker

Lokator kelas terapi, pemasangan penjelasan di setiap box (drawer obat) (sangat dibutuhkan bantuan IT (untuk stock taking dan additional formularium di computer)

A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Pemilihan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

Perencanaan Pengadaan Produksi Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian

B. Pelayanan Kefarmasian

Mengkaji instruksi dokter Identifikasi masalah Cegah dan atasi masalah Controlling Patient educatient Konseling Dispensing injeksi Dispensing nutrisi

parenteral Handling sitotastika Ba Be (Kontrol obat dalam

darah) Pencatatan Pelaporan

1. Menyediakan obat-obatan untuk unit perawatan dan bidang lainnya dan menjaga kesinambungan stock dengan supply chain yang tepat dengan ITO minimal 2 online

2. Mengutamakan patient safety dengan fokus pada penyimpanan berdasarkan alfabetik farmakologi, kekuatan dosis, kemoterapi serta penyimpanan fisik yang tepat

3. Pemilihan produsen obat berkualitas berdasarkan formularium yang disusun bersama tim medis

4. Menjaga discrepancy dengan focus pada expire date5. Cepat tanggap terhadap pola penyakit untuk pemenuhan kebutuhan medis 6. Menyalurkan obat-obat narkotika, psikotropika dan obat lain yang

diresepkan serta menyimpan dalam tempat yang dipersyaratkan7. Menyimpan dan membagikan preparat biologis (Vaccine Management

System) 8. Menyediakan dan membagikan keperluan-keperluan tersebut secara

professional dengan one lock acces barcode

Pengawasan Inventori sesuai dengan dokumen harus multi pengawasan

Melakukan pengawasan Inventori secara bersama dan berjenjang

Internal (Mencegah Kebocoran)Sebanyak (+/-) 1100 item farmasi di pelayanan rawat jalan dikontrol oleh 20 orang

• setiap minggu dikontrol oleh koordinator • setiap 2 minggu dikontrol oleh Supervisor• setiap bulan dikontrol oleh Manager • Kepala Farmasi melakukan kontrol secara random mencocokan

dengan buku inventoriini menjadi bahan untuk penelusuran discrepancy saat stock

takingExternal

• bekerja sama dengan Logistic Pharmacy, purchasing dan Finance untuk perencanaan kebutuhan farmasi dengan baik

Penerimaan Barang by ID

card Barang, Log Book

HIS

Simpan Obat dan check stock hand

over

Obat, stock card,HIS

AA, Apoteker supplier

AA, Juru Resep

Re Checked penerimaan Barang

Obat Stock Card HIS

AA/ Apt AA, Juru Resep

Laporan discrepancy obat harian. jika ada catat di buku

hand over

AA, Apoteker

Stock card/ HIS

AA, Juru Resep

Pemeriksaan Routine by Lokator

dwimingguan

AA, Apoteker

Obat stocard HIS

AA, Juru Resep

Pemeriksaan Routine by Lokator

bulanan

Apoteker

Obat , Stock card, HIS

Acces Barcode Lock hanya diberikan kepada AA dan Apt , secara berjenjangSetiap pengeluaran dicatat manual di

stock card

AA, Juru Resep

Pemeriksaan Routine by Lokator ,

bulanan

Apoteker

Obat , Stock card, HIS

External Dengan fasilitas diskon yang besar di RS sangat memungkinkan

external party memanfaatkan dengan bekerja sama dengan oknum team farmasi, hindari manual order dengan setiap distributor bila system trouble lakukan order by email lewat delegasi yang ditunjuk

Internal Hindari kwitansi manual , bila terjadi pencatatan manual kwitansi

harus tercatat di log book Lakukan Inventory control berjenjang dan berschedule pastikan

setiap karyawan membuat laporan discrepancy dengan system per minggu

Penanggung jawab Rawat Inap dan Rawat Jalan pastikan untuk cross check dan berputar jadwal tanggung jawab dengan Hand Over yang ketat

Internal antar bagian Ward, Floor Stock, IGD Lab dll, pastikan dibawah koordinasi

Farmasi untuk supervisi Keluar masuk barang dipastikan satu pintu dan dibawah

koordinasi farmasi

One lock acces barcode hanya diberikan kepada team farmasi dan

berjenjang Stock take antar bagian melibatkan

team Farmasi 7, 14,21 by random

Waktu Pembenahan Management farmasi bergantung pada tingkat kesulitan dan jenis kebocoran serta penataan sebelumnya

Saya lampirkan contoh pembenahan di salah satu RS besar dengan revenue awal 3 M th 2012 hingga 12 M tahun 2014 di Jakarta selama 6 bulan pembenahan

Untuk pengambilan psikotropik narkotik dan barang barang mahal di ward dipastikan memakai 2 kunci

Yana