petunjuk teknis pengelolaan bantuan...

PEDOMAN ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN PEMERINTAHPILOT INKUBASI INOVASI DESA

PENGEMBANGAN EKONOMI LOKAL1

KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNANDAERAH TERTINGGAL DAN TRANSMIGRASI

PILOT INKUBASI INOVASI DESAPENGEMBANGAN EKONOMI LOKAL PIID-PEL

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BANTUAN PEMERINTAH

PEDOMAN ADMINISTRASI KEUANGAN BANTUAN PEMERINTAHPILOT INKUBASI INOVASI DESAPENGEMBANGAN EKONOMI LOKAL

2


PENGEMBANGAN EKONOMI LOKALi

Daftar IstilahBAB I PENDAHULUAN

I.1. PengantarI.2. TujuanI.3. Tugas dan Fungsi TPKKI.4. Kebijakan‐Kebijakan Pengelolaan Keuangan

(1) Pengamanan Rekening Bank(2) Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana Dari TPKK (3) Kebijakan Kas(4) Mekanisme Pembayaran Dari TPKK(5) Asas Retroaktif(6) Negative List

I.5. Pelaporan Dan Pemantauan

BAB II SISTEM PEMBUKUAN DANA PIID PELII.1. Pembukuan Dana PIID PELII.2. Bukti Transaski Dana PIID PELII.3. Jenis Pembiayaan dan PemanfaatnyaII.4. Sistem Pembukuan/Pencatatan Di TPKK

BAB III LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) DANA PIID PELIII.1. Sistematika LPJ PIID-PELIII.2. Pengaturan sisa dana PIID PELIII.3. Tata tertib pelaporan keuangan

BAB IV MANAJEMEN ASET PIID PELIV.1. Pengertian AsetIV.2. Pengelolaan AsetIV.3. Serah Terima AsetIV.4. Aset Hilang dan Rusak

iii1112445679910

1515162021

29292930

3535363939


ii

BAB V AUDITV.1 Pemeriksaan Internal (Internal Audit)V.2 Kebijakan Audit EksternalV.3 Tindak Lanjut Temuan Audit

Lampiran 1. Form-Form Bukti Kas Keluar dan MasukLampiran 2. Conoth format Nota Kontan dan Memo InternalLampiran 3. Form BA pemeriksaan barangLampiran 4. Form BA penyerahan barang pada KUEM DesaLampiran 5. Form BA penyerahan barang pada BUM DesaLampiran 6. Form BA kehilangan barangLampiran 7. Form LPJ Dana PIID-PELLampiran 8. Form Penghitungan KAS

43434344

4748495051525354


PENGEMBANGAN EKONOMI LOKALiii

Dalam pelaksanaan program Bantuan Pemerintah PIID PEL ini terdapat beberapa istilah yang perlu diperhatikan, yaitu :1. Desa adalah desa dan desa adat atau yang disebut dengan nama lain,

selanjutnya disebut Desa, adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia;

2. Pemerintah Desa adalah kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa;

3. Bantuan Pemerintah adalah bantuan yang tidak memenuhi kriteria bantuan sosial yang diberikan oleh Pemerintah kepada perseorangan, kelompok masyarakat atau lembaga pemerintah/non pemerintah;

4. Badan Usaha Milik Desa, selanjutnya disebut BUMDesa adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Desa melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Desa yang dipisahkan guna mengelola aset, jasa pelayanan, dan usaha lainnya untuk sebesar-besarnya kesejahteraan masyarakat Desa;

5. Kelompok Usaha Ekonomi Masyarakat (KUEM) Desa adalah Kelompok Usaha Ekonomi Mikro atau Usaha Rumah Tangga, termasuk Koperasi, yang dikelola oleh masyarakat desa, mengelola produk unggulan desa, mempunyai organisasi serta kepengurusan yang jelas serta mempunyai kesesuaian usaha dengan Bidang Usaha BUMDesa;

6. Pelaku Bisnis Profesional (PBP) merupakan lembaga usaha swasta/pemerintah yang memiliki kegiatan usaha yang terkait dengan kegiatan usaha BUMDesa, Kelompok Usaha Ekonomi Masyarakat Desa termasuk Koperasi (Kemitraan Usaha).

7. Kemitraan Pilot Inkubasi Inovasi Desa, selanjutnya disebut Kemitraan, adalah People-Public-Private Partnership yaitu kerjasama antara Kelompok Usaha Masyarakat Desa termasuk Koperasi, BUMDesa dan Pelaku Bisnis Profesional yang dibentuk dalam rangka program PIDD-PEL dan disahkan melalui Nota Kesepahaman (MOU) yang diketahui oleh Kepala Desa lokasi penerima program.

8. Sekretariat PIID – PEL, selanjutnya disebut Sekretariat, adalah Sekretariat yang dibentuk untuk mengendalikan pelaksanaan program Pilot Inkubasi Inovasi Desa – Pengembangan Ekonomi Lokal.

9. Tim Pengelola Kegiatan Kemitraan (TPKK) adalah pengelola kegiatan Kemitraan yang dibentuk melalui musyawarah yang dilakukan oleh perwakilan

DAFTAR ISTILAH


iv

Kelompok Usaha Masyarakat Desa termasuk Koperasi, BUMDesa dan Pelaku Bisnis Profesional.

10. Bantuan Pemerintah Inkubasi Inovasi Desa yang selanjutnya disebut Bantuan Pemerintah adalah bantuan pemerintah yang diberikan untuk melaksanakan Pilot Inkubasi Inovasi Desa – Pengembangan Ekonomi Lokal.

11. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran, selanjutnya disebut DIPA adalah Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang digunakan sebagai acuan Pengguna Anggaran dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan sebagai pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).

12. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.

13. Penanggung jawab Program adalah Pejabat Eselon I yang membidangi Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.

14. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang memperoleh kuasa dari PA untuk melaksanakan sebagian kewenangan dan tanggung jawab penggunaan anggaran pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.

15. Penanggung jawab Kegiatan adalah Pejabat Eselon II yang membidangi Pengembangan Usaha Ekonomi Desa pada Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa.

16. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/Kuasa PA untuk mengambil keputusan dan/ atau tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran atas beban APBN.

17. Satuan Kerja Ditjen PPMD, selanjutnya disebut Satker PPMD, unit organisasi lini Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi pada direktorat Jenderal Pembangunan dan pemberdayaan Masyarakat Desa yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab penggunaan anggaran pengelolaan Pencairan Bantuan Pemerintah Inkubasi Inovasi Desa – Pengembangan Ekonomi Lokal (PIID-PEL).

18. Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar yang selanjutnya disebut PP-SPM adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh KPA untuk melakukan pengujian atas Surat Permintaan Pembayaran dan menerbitkan Surat Perintah Membayar.

19. Surat Permintaan Pembayaran yang selanjutnya disebut SPP adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPK, yang berisi permintaan pembayaran tagihan kepada negara.

20. Surat Perintah Membayar Langsung yang selanjutnya disebut SPM-LS adalah dokumen yang diterbitkan oleh PP-SPM untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA dalam rangka pembayaran tagihan kepada penerima hak/Bendahara Pengeluaran.


PENGEMBANGAN EKONOMI LOKALv

21. Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Ketua TPKK Penerima Bantuan Pemerintah.

22. Aplikasi SIMPONI adalah sistem Informasi Penerimaan Negara Bukan Pajak Online yang dikelola oleh Kementerian Keuangan, Republik Indonesia.


vi


PENGEMBANGAN EKONOMI LOKALvii

BAB I


viii



BAB IPENDAHULUAN

I.1 PENGANTARPenerapan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan dalam lembaga menjadi bagian yang penting dalam menentukan kesuksesan mencapai tujuan organisasi. Pedoman Administasi Keuangan PIID-PEL untuk Tim Pengelola Kegiatan Kemitraan (TPKK) ini memuat sejumlah aturan main dasar yang mengacu pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Bantuan Pemerintah PIID-PEL.Pelaksanaan pengelolaan dana Bantuan Pemerintah Inkubasi Inovasi Desa/Bantuan Pemerintah PIID-PEL oleh TPKK membutuhkan tata aturan/Standart Operation Prosedur(SOP) yang baku dengan prinsip-prinsip yang mengacu dengan aturan yang berlaku.Dalam pelaksanaanya pengawalan, pendampingan dan bimbingan oleh Kelompok Kerja Program Pilot Inkubasi Inovasi Desa Pengembagan Ekonomi Lokal/POKJA PIID-PEL dan Pendamping baik Pendamping Lokal Desa/PLD, Pendamping Desa/PD dan Tenaga Ahli Pengembangan Ekonomi Lokal/TA-PED menjadi kunci sukses pelaksanaan kegiatan Kemitraan dalam fasilitasi PIID PEL.Untuk itu Buku Pedoman Administasi Keuangan PIID-PEL ini diharapkan dapat digunakan sebagai pedoman dan panduan pelaksanaan di lapangan bagi Penerima Bantuan dalam hal ini adalah TPKK dengan harapan dapat meminimalisir kekeliruan serta kesalahan dalam pertanggungjawaban pengelolaan anggaran.

I.2. TUJUANTujuan pedoman ini adalah untuk :1. TPKK mampu menunjukkan kepada pendana dan penerima manfaat

bahwa Bantuan Pemerintah PIID-PEL terlindungi, karena adanya proses pengecekan dan pengendalian dalam pengelolaannya.

2. TPKK terlindungi dari kegiatan kesalahan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh anggota TPKK, maupun unit operasional TPKK.

3. Melindungi kepentingan masyarakat desa lokasi Program PIID-PEL, unit operasional, dan anggota Kemitraan.

4. Menjaga hubungan baik antara anggota Kemitraan dan TPKK dalam pengelolaan keuangan dan adanya penetapan peran dan tanggung jawab yang jelas.

5. Adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas dan tegas dalam proses persetujuan dan pengeluaran keuangan

6. Keputusan keuangan didukung dengan pertimbangan yang cukup sebelum diputuskan sesuai dengan standar, aturan, dan ketentuan yang berlaku.


2

I.3. TUGAS DAN FUNGSI TPKKPrinsip dasar yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan adalah adanya kejelasan perandan pemisahan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Sehingga, setiap transaksi keuanganharus disiapkan oleh seseorang dan dilihat kembali oleh orang lain. Prinsip ini harus diterapkan,tidak tergantung pada jumlah sedikit atau banyaknya anggota Kemitraan.

Pada akhirnya tanggung jawab utama dalam pengelolaan keuangan berada di TPKK.Karena, TPKK berfungsi untuk menjamin bahwa semua Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL telahdikelola secara tepat. Adapun tugas TPKK adalah sebagai berikut :

1. Membuka dan mengelola rekening Kemitraan.2. Menyusun jadwal dan rencana kerja kegiatan Kemitraan3. Mengelola kegiatan Kelompok Usaha Ekonomi Masyarakat Desa dan

BUMDesa dalam menyusun rencana pengembangan usahanya untuk memenuhi permintaan pasar/off-taker/Pelaku Bisnis Profesional

4. Mengelola kegiatan inkubator dalam menyusun rencana inkubasi bisnis untuk Kelompok Usaha Ekonomi Masyarakat Desa dan BUMDesa

5. Mengkompilasi dan mengintegrasikan Rencana Kegiatan 3 pihak (BUM Desa, KUEMD dan PBP) dalam satu dokumen rencana pengembangan usaha Kemitraan.

6. Melakukan upaya untuk melengkapi dokumen rencana pengembangan usaha kemitraan sebagaimana dipersyaratkan oleh Sekretariat Program PIID-PEL.

7. Mengirimkan dokumen rencana pengembangan usaha kemitraan ke Sekretariat Program PIID-PEL,

8. Memantau proses pengajuan dokumen rencana pengembangan usaha kemitraan ke Sekretariat Program PIID-PEL, serta melakukan upaya-upaya yang diperlukan untuk melengkapi atau memberikan penjelasan sesuai arahan dan permintaan Sekretariat Program PIID-PEL.

9. Mengajukan pencairan dana Bantuan Pemerintah Inkubasi Inovasi Desa – Pengembangan Ekonomi Lokal (PIID-PEL).

10. Mengelola pemanfaatan dana Bantuan Pemerintah Inkubasi Inovasi Desa – Pengembangan Ekonomi Lokal untuk membiayai sesuai Rencana Pengembangan Usaha Kemitraan yang sudah disetujui oleh Sekretariat Program PIID-PEL, baik melalui mekanisme swakelola maupun pembelanjaan barang dan jasa.



11. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Pemanfaatan bantuan pemerintah dalam rangka PIID-PEL.

Adapun dalam pengelolaan administrasi keuangan Bantuan Pemerintah PIID-PEL yang dilakukan TPKK, akan dirinci pembagian tugasnya menjadi sebagai berikut :1. Ketua TPKK

a. Memimpin anggota TPKK yang lain dalam melakukan identifikasi kegiatan yang akan diajukan dalam Rencana Usaha Kemitraa/RUK sesuai Prinsip Pengelolaan Bantuan Pemerintah PIID-PEL;

b. Dibantu oleh Sekretaris, Bendahara, Unit Fasilitasi Inkubasi dan Pendamping Lokal dengan supervisi oleh Pendamping Desa dan TA-PED, menyusun Rencana Usaha Kemitraan sesuai dengan format yang telah ditetapkan dalam Petunjuk Teknis Penyusunan Rencana Usaha Kemitraan ;

c. Menandatangani surat pengajuan Rencana Usaha Kemitraan;d. Menandatangani Surat Perjanjian Kerjasama bersama dengan

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) satker PPMD;e. Mengajukan Surat Permintaan Pencairan dana Bantuan Pemerintah

PIID-PEL;f. Menandatangani Kuitansi penerimaan dana Bantuan Pemerintah

PIID-PEL;g. Membuka rekening atas nama TPKK di Bank Pemerintah terdekat;h. Menandatangani formulir penarikan dana Bantuan Pemerintah PIID-

PEL di Bank Pemerintah terdekat;i. Memimpin anggota Kemitraan dalam melaksanakan kegiatan sesuai

RUK yang telah diajukan;j. Menerbitkan Memo/Menandatangani Blanko Kas Keluar (BKK) untuk

persetujuan pembayaran k. Menandatangani bukti-bukti pengeluaran dana Bantuan Pemerintah

PIID-PEL yang harus dipertanggungjawabkan;l. Memeriksa pembukuan yang dilakukan oleh bendahara;m. Memeriksa dan menandatangani laporan pelaksanaan kegiatan;n. Menunjuk dan menerbitkan surat keputusan pejabat pengadaan dan

penanggungjawab material/peralatan dari anggota kemitraannya

2. Sekretarisa. membantu ketua TPKK dalam mempersiapkan dokumen Rencana

Usaha Kemitraan dan surat menyurat sesuai dengan format yang telah ditetapkan;

b. mempersiapkan dokumen pendukung pelaksanaan kegiatan seperti daftar hadir, notulensi pertemuan dan sebagainya;


4

c. membantu ketua dalam mempersiapkan laporan pelaksanaan kegiatan.

3. Bendaharaa. Menyimpan dan menjaga dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL yang

sudah ditarik dari bank (dana kas);b. Bersama-sama dengan ketua, menandatangani berkas penarikan

dana dari bank;c. Mempersiapkan kuitansi untuk setiap pembayaran yang dilakukan;d. Melakukan semua proses pembayaran;e. Melaksanakan aktivitas pembukuan sesuai dengan format yang telah

ditetapkan;f. Melengkapi laporan pelaksanaan kegiatan dengan bukti-bukti

pembayaran dan nota penerimaan barang;g. Menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan

pembayaran.h. Menyampaikan laporan beserta bukti asli kepada Sekretariat PIID

PEL, yang selanjutnya Sekretariat akan menyampaikan kepada Satker PPMD. Laporan tersebut akan dikompilasi oleh Tenaga Ahli Keuangan Sekretariat PIID PEL.

4. Anggota Kemitraana. Mengajukan nama-nama wakil anggota kemitraan untuk dipilih

menjadi Ketua, Sekretaris dan Bendahara beserta beberapa personil yang selanjutnya disebut Tim Pengelola Kegiatan Kemitraan/TPKK untuk ditugaskan mengelola Kemitraan;

b. Memilih dan menetapkan personil TPKKc. Mengikuti pertemuan untuk menentukan kegiatan yang diajukan

dalam RUK secara aktif;d. Berperan aktif dalam pelaksanaan kegiatan yang sudah diprogramkan

oleh Kemitraan.

I.4. KEBIJAKAN-KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEUANGAN(1) Pengamanan Rekening Bank

Seberapapun besarnya transaksi keuangan TPKK, hal yang realistis dan mudah dikendalikan adalah menangani transaksi tersebut melalui rekening bank, bukan transaksi kas (tunai). Karena, sangat jauh lebih mudah untuk memantau transaksi bank dari pada transaksi tunai, disamping bank merupakan tempat yang paling aman untuk menyimpan danaa) Pembukaan rekening bank TPKK harus ditandatangani oleh dua orang



anggota TPKK yaitu oleh Ketua dan Sekretaris/Bendahara TPKKb) Memastikan bahwa rekening bank TPKK menggunakan nama

organisasi bukan nama pribadic) Setiap penarikan dana dari rekening bank harus ditandatangani oleh

dua nama penandatangan sesuai dengan specimen saat pembukaan rekening.

a) Jumlah minimal transaksi bank adalah lebih atau sama dengan Rp.2.500.000,- (dua juta lima ratus ribu rupiah) Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan minimal sebelum rekening bank dibuka.

b) Jumlah maksimal penarikan tunai adalah tidak lebih dari atau sama dengan Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan maksimal sebelum rekening bank dibuka.

c) Transfer bank hanya dilakukan dengan bukti kas keluar yang sudah ditandatangani oleh bendahara dan ketua TPKK dan disertai Berita Acara persetujuan pemanfaatan.

d) Semua dokumen bank, seperti contoh tanda tangan dari penandatangan rekening bank disimpan dalam file yang aman bersama dengan catatan keuangan lainnya.

(2) Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana dari TPKK1) Semua pembayaran dengan Bukti Kas Keluar (BKK) harus dirangkum

per bulan dan dilakukan inspeksi oleh Ketua TPKK. 2) BKK ditandatangani oleh penerima, Ketua TPKK dan Bendahara TPKK 3) Semua pengeluaran BKK dicatat dalam sistem pembukuan yang

berlaku dan dilakukan uji silang dengan daftar pengeluaran (bukti kas keluar), sifat atau jenis pembayarannya harus teridentifikasi secara jelas.

4) Semua lembar copy BKK harus diselesaikan pada saat pembayaran dan disimpan sesuai

dengan baik (diodner dan urut tanggal transaksi).5) BKK yang ditandatangani harus dilengkapi dengan dokumen

pendukung yangmembuktikan jenis dan sifat pembayaran.6) Blanko BKK yang masih kosong tidak diperkenankan ditandatangani. 7) Bendahara TPKK yang bertugas menjadi penandatangan BKK.


6

(3) Kebijakan KasKetua TPKK bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aturan mainpengelolaan dana kas ditaati. Kisaran besarnya dana kas biasanya ditentukan untuk operasional dalam jangka waktu satu minggu. Adapun pedoman pengelolaan kas adalah sebagai berikut :

a) Jumlah dana (saldo) kas ditetapkan tidak lebih dari Rp. 2.500.000,‐ dalam 2x24

jam, yang disimpan di cash box terkunci.b) Kas dikelola oleh Bendaharac) Semua transaksi kas harus menggunakan BKK atau BKM (Bukti Kas

Masuk) dandisetujui oleh ketua TPKK. d) Semua pembayaran dilakukan dari dana kas, harus didukung dengan

bukti dokumen pendukung.e) Kebutuhan pengisian kembali kas harus dibuat oleh bendahara ,

menunjukkan bahwa pengeluaran‐pengeluaran telah mencapai pada tingkat dimana dibutuhkan untuk dilakukan pengisian kembali senilai yang ditetapkan.

f) Saldo dana kas disimpan di sekretariat dan dimonitor secara periodik oleh Anggota TPKK.

Inspeksi mendadak Kas (Surprise Cash Count)Untuk memastikan bahwa dana kas dikelola dengan baik, cara pengendalian yang baikbagi TPKK adalah dengan melakukan inspeksi mendadak secara periodik. Ketua TPKK, harus melakukan cara pengendalian ini dari waktu ke waktu. Siapapun yang melakukan penghitungan hendaknya menanyakan saldo kas saat ini sesuaibuku kas kepada penanggungjawab keuangan, selanjutnya mencatatnya di bagian atasform. Lakukan penghitungan phisik semua dana kas yang tersimpan di tempat penyimpan(cash box) dan catatlah semua pecahan uang kertas dan logam (coins) besarta jumlahnya.Jika saldo di buku kas tidak sesuai dengan hasil penghitungan, maka catatlah alasan‐alasanyang menyebabkan ketidakseimbangan tersebut pada laporan.



(4) Mekanisme pembayaran dari TPKKSkema Pembayaran dari TPKK terbagi menjadi dua yaitu :1. Pembayaran Swakelola yang dilakukan menggunakan dana tunai yang

berasal dari kas TPKK2. Pembayaran kepada Pihak Ketiga, dilakukan dalam bentuk tunai dan

atau non tunai/pemindah bukuan bank.

Adapun alur pembayaran dari kedua skema pembayaran tersebut dapat dilihat pada gambar 1 dan gambar 2

Gambar 1 : Alur Pembayaran Swakelola


8

Gam

bar 2

: Alu

r ske

ma

pem

baya

ran

kepa

da p

ihak

ket

iga



(5) Asas RetroaktifAsas Retroaktif (berlaku Surut) yang dimaksud dalam hal ini adalah adanya pembiayaan terhadap kegiatan TPKK yang diakui dan diperkenankan sebelum adanya/terbitnya surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen tentang penetapan Penerima Bantuan Pemerintah PIID-PEL dan Surat Perjanjian Kerjasama antara TPKK dan Pejabat Pembuat Komitmen Satker PMD tentang Fasilitasi PIID-PEL.Kegiatan yang dapat dibiayai dengan asas retroaktif ini adalah :a) Kegiatan yang dalam rangka proses penyiapan penyusunan Rencana

Usaha Kemitraan (RUK);b) Kegiatan Pembukaan Rekening Bank TPKK.Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut :a) TPKK menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang dibutuhkan

untuk kegiatan-kegiatan tersebut, dan ditandatangani oleh ketua TPKK dan mengetahui POKJA PIID-PEL Kabupaten.

b) Sumber pembiayaan untuk kegiatan penyusunan RUK tersebut bisa berupa Pinjaman dari perseorang/kelompok/lembaga lainya yang tidak menimbulkan biaya/bunga dan disepakati bersama oleh TPKK dan POKJA PIID-PEL Kabupaten.

c) Besaran biaya maksimal yang dapat di perbolehkann dalam asas retroaktif ini adalah sebesar Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah).

d) Seluruh bukti transaksi dari kegiatan-kegiatan tersebut dicatat dan didokumentasikan dengan baik dan menjadi bagian dari laporan keuangan TPKK.

e) Jangka waktu maksimal kegiatan yang dapat diperkenankan melalui azaz retroaktif ini adalah 2(dua) bulan sebelum dana bantuan pemerintah PIID PEL tersebut cair ke dalam rekening TPKK.

(6) Negative ListJenis kegiatan yang tidak dapat diajukan sebagai usulan (negative list) untuk menggunakan dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL adalah sebagai berikut (sesuai dengan naskah perjanjian Loan IBRD 8217-ID) :a) Membiayai kegiatan yang berhubungan dengan kemiliteran dan politik

praktis;b) Pembangunan/renovasi gedung/bangunan Pemerintahan atau

peribadatan;c) Membeli gergaji mesin, senjata, bahan peledak, asbes atao bahan-

bahan yang dapat merusak lingkungan ( pestisida, herbisida dan obat terlarang);

d) Membeli kapal dengan kapasitas 10 GT dengan berbagai peralatan yang berhubungan denganya;


10

e) Gaji/honor untuk aparatur pemerintahf) Kegiatan yang memperkerjakan anak dibawah umur sesuai dengan

ketentuan yang berlaku;g) Kegiatan yang berkaitan dengan produksi, penyimpanan atau

penjualan barangbarang yang mengandung tembakau;h) Kegiatan yang berlokasi pada lokasi pelestarian alam yang telah

ditetapkan pemerintah, kecuali mendapat izin secara tertulis dari otoritasnya;

i) Kegiatan pertambangan atau pengumpulan terumbu karang;j) Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan sumber air dari

sungai yang mengalir dari atau menuju batas administrasi negara;k) Kegiatan yang berhubungan dengan relokasi garis sungai;l) Kegiatan yang berhubungan dengan reklamasi lahan yang lebih dari 50

Ha;m) Pembangunan jaringan irigasi baru dengan luas area lebih dari 50 ha;n) Kegiatan pembangunan bendungan/embung/penampung air yang

memiliki kapasitas lebih daro 10.000 M3;o) Kegiatan yang membutuhkan perjalanan internasional;

I.5. PELAPORAN DAN PEMANTAUANSalah satu faktor kunci sukses dan keberlanjutan TPKK adalah adanya sistem pelaporan keuangandan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisikeuangan lembaga, atau bagaimana sumberdaya digunakan. Oleh sebab itu, kebanyakanstakeholder menjadikan sistem ini sebagai prasyarat. Laporan Pengelolaan Dana BulananStandar terbaik yang minimal adalah TPKK harus menghasilkan laporanpengelolaan keuangan bulanan bagi sekretariat PIID PEL, yang menjelaskan secara rinci perubahan keuangan dalam satu periode bulanan.a) Rekonsiliasi Kas

Saldo buku kas periode berjalan harus tepat sesuai dengan jumlah tunai dalam kotak kas. Saldo ini harus dicek dengan melakukan penghitungan uang tunai pada akhir bulandengan mengisi Form Kas Opname. Setiap perbedaan yang terjadi harus dijelaskan, danselanjutnya dilakukan penyesuaian (Lihat Inspeksi Mendadak Kas).

b) Monitoring Pengeluaran terhadap AnggaranLaporan ini disajikan minimal per bulan untuk TPKK dan harus dikompilasi



untukmemantau pengeluaran terhadap anggaran. Hal terpenting yang harus diperhatikan: a) Lakukan pengecekan secara kumulatif terhadap jumlah pengeluaran

yangdialokasikan dalam anggaran terhadap setiap katagori atau sub-katagoripengeluaran.

b) Analisis apakah ada selisih antara pengeluaran sesungguhnya dengan yangdianggarkan.

c) Berapa besar persentase selisih tersebut.Meskipun semua pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan program yang dijalankanTPKK tercakup dalam satu sistem akuntansi, adalah merupakan keharusan dan kewajibanbagi TPKK untuk membagi informasi tersebut kepada penerima manfaat langsung.Informasi dimaksud minimal berupa laporan keuangan yang dipasang di sektretariat TPKK.


12



BAB II


14



BAB IISISTEM PEMBUKUAN DANA BANTUAN

PEMERINTAH PIID-PELII.1. Pembukuan Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL

Pembukuan merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk menyusun, menyiapkan informasi kejadian-kejadian keuangan serta mengevaluasi kinerja pengelolaan keuangan Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL. Kualitas informasi keuangan yang akan terlihat dalam Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPJ) turut menentukan pengambilan keputusan keberlanjutan penyaluran Dana PIID - PEL. proses pembukuan dana PIID-PEL ini disusun secara sederhana dengan pendekatan berbasis kas.Dalam pedoman pembukuan dan pelaporan ini disampaikan informasi mengenai tatacara membuat bukti. Proses melakukan pencatatan dan penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPJ Keuangan) dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ Kegiatan).Semua transaksi keuangan dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL harus dicatat dengan benar, tepat waktu, agar dapat disusun suatu Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPJ) menurut skala waktu yang di minta (periodisasi waktu atau suatu saat tertentu).1. Pengertian pembukuan :

Secara sederhana pembukuan dapat diartikan sebagai pencatatan transaksi keuangan secara kronologis dan sistematis.

2. Tujuan :Tersedianya informasi keuangan tentang pemasukan dan pengeluaran dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL serta penggunaan dana oleh TPKK sebagai Pengelola Dana Bantuan Pemerintah yang transparan dan akuntabel (dapat dipertanggungjawabkan).

3. Prinsip pembukuan Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL:(1) Kronologis (menurut urutan waktu)(2) Sistematis (menurut cara-cara tertentu)(3) Informatif (dapat dimengerti/difahami/logis),(4) Auditable (dapat diperiksa atau audit)

4. Teknik Pembukuan/pencatatan yang dilakukan oleh Bendahara TPKKUntuk kesederhanaan pencatatan namun tetap memiliki sistem pengendalian intern yang mencukupi, pembukuan Bantuan Pemerintah PIID-PEL di tingkat TPKK dilakukan/ diterapkan sebagai berikut .Terdapat 2 (dua) buah Buku yang akan dilaporkan oleh TPKK yaitu:a) Buku Bank dan


16

b) Buku Tabulasi Kas Umum {Tabulasi Kas yang menunjukkan penerimaan kas, pengeluaran kas (beserta nama pos pengeluarannya) dan saldo Kas)}

II.2. Bukti Transaski Dana PIID PELBukti transaksi merupakan salah satu bagian yang sangat penting, karena bukti transaksi merupakan data awal dalam memahami proses pembukuan dan sistem informasi keuangan. Selain itu bukti transaksi merupakan suatu dokumen alat bukti dalam memberikan keyakinan bahwa suatu kejadian keuangan ada. Untuk itu setiap transaksi mesti terdapat kejelasan dan pemahaman tentang hal di bawah ini . Peraturan Bukti Transaksi :a. Dapat dipertanggungjawabkan dan sah : artinya uang tersebut benar-

benar diterima atau dikeluarkan dengan disahkan oleh orang yang tepat, bertandatangan, menggunakan cap. Berlaku untuk setiap bentuk, jenis transaksi apapun. Sahnya suatu bukti sebagai dokumen transaksi bila ditandatangani oleh Ketua TPKK sebagai Penanggungjawab Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL dan Bendahara sebagai pelaksana pembukuan dan penyusunan Laporan Pertanggungjawaban/LPJ.

b. Pembubuhan Meterai : Transaksi antara Rp 250.000 – Rp 1.000.000 dibubuhi meterai Rp 3.000, dan di atas Rp 1.000.000 dibubuhi meterai Rp 6.000.

c. Kelompok jenis bukti transaki berdasarkan Arus Masuk Uang/Kas dan Arus Keluar Uang/Kas, terdapat 4 (empat) yaitu.Transaksi Kas :1) Bukti Kas Masuk disingkat BKM, adalah tanda bukti bahwa TPKK telah

menerima uang secara tunai, misalnya penerimaan kas dari pencairan Bank. Bukti ini menunjukkan informasi yang jelas tentang siapa pelaku penerima dan yang mengeluarkan uang dengan membubuhi tandatangannya, berapa banyak uang rupiah yang dikeluarkan (tertulis dengan kalimat jumlah angka maupun dengan tulisan angka romawi), dari mana sumber uang tersebut diperoleh/diterima, serta tujuan penerimaan uang (misalnya : kegiatan apa yang akan dibiayai, jenis biaya), tempat/tanggal/bulan/tahun terjadinya transaksi penerimaan uang.

2) Bukti Kas Keluar disingkat BKK, adalah tanda bukti bahwa TPKK telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian barang, pembayaran jasa dengan tunai, atau pengeluaran - pengeluaran uang yang lainnya sesuai dengan pos pengeluaran yang telah ditetapkan. Bukti ini menunjukkan Informasi yang jelas tentang :> Siapa pelaku penerima uang dengan membubuhi tandatangannya,

dan cap penerima uang,



> Siapa yang mengeluarkan uang dengan membubuhi tandatangannya,> Berapa banyak uang rupiah yang dikeluarkan (tertulis dengan kalimat

jumlah angka maupun dengan tulisan angka romawi),> Menunjukkan jenis kegiatan/biaya yang didanai,> Tempat/tanggal/bulan/tahun terjadinya transaksi, dan> Pembubuhan meterai secukupnya (untuk jumlah uang yang

memenuhi batas tertentu).> Transaksi tersebut disahkan oleh Ketua TPKK melalui pembubuhan

tandatangannya,> Terdapat Dokumen pendukung transaksi, misalnya Faktur Belanja

barang yang menujukkan informasi : nama pemasok, alamat, nomor telepon yang bisa dihubungi, spesifikasi barang yang dibeli misalnya : nama barang, berapa banyak kuantitas baran, harga satuan, warna, ukuran. Contoh lainnya, untuk biaya pelatihan berupa pembayaran jasa instruktur, selain bukti transaksi terdapat pula bukti pendukung transaksi yaitu daftar hadir instruktur dan dafar hadir peserta pelatihan dan materi pelatihannya.

3) Bukti Bank Masuk disingkat BBM, adalah bukti penerimaan Bank yang dapat ditunjukkan dengan tercatatnya sejumlah rupiah pada Buku Bank. (untuk hal ini buku bank harus di copy pada saat menyampaikan LPJ menurut periode yang telah ditetapkan)

4) Bukti Bank Keluar disingkat BBK, adalah bukti penarikan/transfer/pemindah bukuan uang di bank, bukti ini sama dengan poin sebelumya, yaitu dibuktikan dengan dokumen berupa Buku Bank.d. Bukti Transaksi didukung dengan dokumen pendukung yang

lengkap, sah, bernomor urut (ditulis oleh bendahara) dan dapat dipertanggungjawabkan yang mampu menjelaskan suatu kegiatan dan atau penerimaan dan pengeluaran uang secara rinci.

e. Bukti Transaksi beserta pendukung bukti transaksi bernomor urut sesuai dengan kronologis saat atau tanggal terjadinya transaksi.

f. Ketua, Sekretaris dan Bendahara TPKK bertanggungjawab atas segala kekurangan, kehilangan dan kerusakan bukti transaksi.

g. Bukti Transaski Asli diserahkan kepada Sekretariat PIID PEL yang selanjutnya akan disampaikan ke Satker PPMD. Bukti transaksi didokumentasikan dalam suatu file yang layak tertata dengan baik, lengkap, bernomor urut, rapi, dan mudah untuk diaudit.

h. Kecukupan Bukti dan Contoh Jenis Bukti.i. Kecukupan bukti adalah ketersediaannya bukti transaksi beserta

dokumen pendukungnya. Dokumen merupakan berkas yang mendukung kefaktaan terjadinya suatu kegiatan.

Sebagai contoh : Transaksi pembelian ATK .


18

j. Bukti transaksi adalah : Kuitansi atau Bukti Kas Keluar. Sedangkan dokumen atau bukti pendukung terjadinya transaksi ATK adalah Bon atau Faktur Penjualan dari Toko (umumnya disebut NOTA KONTAN lihat gambar) dan Surat Permohonan Kebutuhan ATK dari (misalnya) dari Sekretariat TPKK. Media atau form komunikasi dalam membuat permohonan dapat menggunakan NOTA MEMO (lihat gambar). Untuk lebih jelasnya perihal kecukupan bukti ini lihat Tabel 1.Contoh Jenis Bukti Transaksi dan Bukti Pendukung.1) Nota : Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara

tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual.

2) Memo : Memo adalah bukti komunikasi antar pejabat atau yang ada di lingkungan TPKK.

3) Bukti transaksi intern adalah bukti transaksi yang khusus dibuat oleh intern (misalnya yang dibuat oleh bendahara) dan dibuat baik untuk kepentingan intern maupun ekstern perusahaan, yang termasuk bukti intern adalah sebagai berikut : Kuitansi,

4) Bukti transaksi ekstern adalah bukti transaksi yang diperoleh dari luar sebagai akibat adanya transaksi, mssalnya, Kuitansi dari toko, NOTA KONTAN dari Toko, Faktur Penjualan dari pemasok, Bukti yang dikeluarkan oleh Bank. Bukti eksternal biasanya lebih valid dibandingkan bukti internal.



Jenis Transaksi Nama Bukti Yang tanda tangan dan yangmensahkan transaksi *)

Dokumen / Bukti Pendukung

Pengeluaran Uang : Biaya Inkubator/ Narasumber/ Instruktur Pelatihan

Kuitansi pembayaran

Bukti Kas Keluar ditanda tangani oleh penerima uang (Inkubator/instruktur/narasumber) dan disahkan oleh Ketua atau Bendahara TPKK

Lampirkan Surat Tugas menjadi Instruktur, daftar hadir Peserta pelatihan

Pengeluaran Uang : Biaya Transportasi Moda Daerah setempat

Kuitansi Pembayaran

Bukti Kas Keluar ditanda tangani oleh penerima uang atau pengguna jasa transportasi dan disahkan oleh Ketua atau Bendahara TPKK

Surat Jalan.

Pengeluaran Uang Biaya Konsumsi :

Kuitansi pembayaran atau faktur/Nota Penjualan dari penjual/supplier

Bukti Kas Keluar ditanda tangani oleh penerima uang dan disahkan oleh Ketua atau Bendahara TPKK

Daftar pesanan menu konsumsi

Pengeluaran Uang: Pengadaan barang SARPRAS produksi

Kuitansi dan Faktur Penjualan dari Pemasok/Supplier.

1. Bukti Kas Keluar ditanda tangani oleh penerima uang dan disahkan oleh Ketua atau Bendahara TPKK dan

2. Nota/ Faktur Penjualan yang disahkan oleh Supplier/Pemasok

Dokumen-dokumen proses pengadaan barang. Diantaranya Surat Penawaran Barang, Faktur Barang, Berita Acara Penerimaan Barang, Berita Acara Pemeriksaan Barang.

Pengeluaran Uang : Pengadaan kelengkapan Operasional ataukesekretariatan (Misal : ATK dll)

Kuitansi dan Nota Penjualan dari Pemasok/Supplier.

Bukti Kas Keluar ditanda tangani oleh penerima uang dan disahkan oleh Ketua atau Bendahara TPKK dan

Nota / Faktur Penjualan yang disahkan oleh Supplier/Pemasok

Saldo Bank Buku bank Ketua dan Bendahara TPKK Copy Buku Bank Pada Akhir Proyek saat menyampaikan Laporan Keuangan Keseluruhan, maka Buku Bank Asli dilampirkan

Tabel . 1Daftar Kelengkapan Bukti Transaksi Dan Bukti/Dokumen Pendukung


20

Jenis Transaksi Nama Bukti Yang tanda tangan dan yangmensahkan transaksi *)

Dokumen / Bukti Pendukung

Saldo Kas Buku Tabulasi Kas

Ketua dan Bendahara TPKK Copy Buku Tabulasi Kas sampai dengan transaksi yang menunjukkan saldo kas akhir bulan dimaksud. Berita Acara Perhitungan Phisik Uang (Cash Count Sheet yang ditandatangani oleh Ketua Kelompok dan Bendahara dan Fasilitator)

II.3. Jenis Pembiayaan dan Pemanfaatnya Pembiayaan dan Pemanfaatan Bantuan Pemerintah PIID-PEL diberikan dalam bentuk Uang kepada Kemitraan, dan pemanfaatannya meliputi ;i. Biaya Penyediaan Sarana dan Prasarana Produksi;ii. Biaya Inkubasi Bisnis;iii. Biaya Operasional TPKK;



No Biaya Jenis Peruntukan

1 Biaya Penyediaan Sarana dan Prasarana Produksi

Pembelian Sarana dan Prasarana Produksi yang akan digunakan oleh KUEMD dan BUMDesa (Bahan, Peralatan, Mesin, Wahana Wisata, Workshop, Gudang, dan lainnya).

2 Biaya Inkubasi Bisnis Biaya Pelatihan dan Pendampingan Teknis dan Manajemen Produksi; Biaya Pelatihan dan Pendampingan Manajemen dan Keuangan; Biaya Penyusunan SOP tentang Proses Produksi dan Manajemen; Biaya Pelatihan dan Pendampingan Pemasaran; dan lainnya.

3 Biaya Operasional Pegeluaran uang untuk membiayai operasional kegiatan seperti :

- Biaya konsumsi dalam rangka pelaksanaan rapat/pertemuan rutin/pelatihan yang dibutuhkan

- Alat Tulis dan computer suply dalam berlatih atau administrasi kesekretariatan,

- Biaya Transport (Membiayai ongkos perjalanan/biaya transport untuk beberapa peserta pelatihan yang rumahnya jauh dari tempat pelatihan atau kepentingan penjemputan instruktur/inkubator)

- Penggandaan/ foto copy dan- Pengeluaran dalam rangka penyampaian

laporan pertanggungjawaban.- Biaya sewa peralatan Perkantoran

Tabel . 2Jenis Biaya dan Jenis Peruntukan Pembiayaan

II.4. Sistem Pembukuan/Pencatatan Di KemitraanUntuk kesederhanaan pencatatan namun tetap memiliki sistem pengenda-lian intern yang mencukupi, pembukuan Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL di tingkat Kemitraan dilakukan diterapkan sebagai berikut .Pencatatan utama dilakukan ke dalam Laporan Rencana dan Realisasi Ang-garan dan Neraca yang didukung dengan 2 (dua) buah Buku , yaitua. Buku Bank danb. Buku Tabulasi Kas Umum

Laporan Rencana dan Realisasi Angngaran merupakan laporan yang dihasil-


22

kan dari hasil rekapitulasi buku bank dan buku tabulasi kas umum, yang selanjutnya di sesuaikan dengan Rencana Anggaran yang telah ditetapkan dalam RUK. Adapun format Laporannya adalah sebagai berikut :

Gambar.3Format Laporan Rencana dan Realisasi Anggaran

Berdasarkan data dari Laporan Rencana dan Realisasi Anggaran selanjutn-ya TPKK akan menyusun sebuah Neraca sederhana, dengan format se-bagaimana berikut :

Gambar.4 Format Neraca



a) Buku BankBuku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan transfer dana PIID PEL ke rekening Bank TPKK, penarikan dana tunai dan saldo rekening Bank. Cara Penulisan Buku bank ini sebagai berikut :

No Uraian

1 Diisi dengan nomer urut

2 Diisi dengan tanggal terjadinya arus uang di bank , baik arus uangBank masuk maupun uang Bank keluar

3 Diisi dengan Nomor Bukti : untuk catatan Penerimaan Bank masuk : contoh 01/UM1/06/1X = Bukti No 1/Uang Muka tahap pertama/bulan Juni/Tahun 201X serta untuk Pengeluaran Bank : 01/BBK/06/1X =Bukti No 1/ Bukti Bank Keluar/bulan Juni/Tahun 201X

4 Diisi dengan jenis Bukti BBM atau BBK

5 Diisi dengan pelaku pengambil atau penerima uang dari bank

6 Diisi dengan informasi keperluan transaksi

7 Diisi dengan sejumlah uang rupiah yang yang masuk ke Rekening Bank TPKK

8 Diisi dengan sejumlah uang rupiah yang dikeluarkan/penarikan dari Rekening Bank TPKK

9 Diisi dengan hasil formulasi matematis dari dengan rumus Saldo Uang di Bank sebelumnya + (ditambah) Penerimaan Bank – (dikurang) Pengeluaran /Penarikan Uang Bank.

Tabel . 3Informasi Penulisan Kisi-kisi Kolom Buku Bank

Mohon diperhatikan konsistensi Waktu. Pencatatan dilakukan saat uang di Bank diterima atau di keluarkan (Bank/Cash Basis System).


24

Gambar.5 Format Buku Bank

b). Buku Tabulasi Kas Umumbuku tabulasi kas umum adalah media pencatatan yang disusun secara sistematis sehingga saldo kas dapat diketahui setiap saat karena pada buku yang sama terdapat informasi pemasukan dan pengeluaran kas sehingga perhitungan saldopun pada buku atau lembar yang sama. Informasi buku tabulasi kas umum, ditunjukan melalui tabel berikut :

No Uraian

1 Diisi dengan tanggal,bulan dan tahun transakis

2 Diisi dengan Nomor Bukti Kas Masuk atau Kas Keluar. Cara membuat Nomor Bukti Transaski: (Nomor urut kejadian transaksi menurut tanggal kejadian/Jenis Kelompok Bukti Transaksi yang disingkat/Bulan/Tahun

3 Diisi dengan jenis bukti (BKK atau BKM)

4 Diisi dengan Siapa yang menjadi subjek transaksi, misalnya nama Supplier /Pemasok, nama penerima uang

Tabel . 4Informasi Penulisan Kisi-Kisi Kolom Pada Buku Tabulasi Kas Umum



No Uraian

5 Kolom uraian, Diisi dengan informasi yang jelas setidaknya menunjukkan informasi “penjelasan keperluan” mengenai : Kegiatan , Jenis barang/jasa yang di biayai, pemberi atau penerima uang

6 Diisi dengan sejumlah uang rupiah yang diterima dan berakibat kepada penambahan uang kas sehingga saldo kas akan bertambah

7 Diisi dengan sejumlah uang rupiah yang dikeluarkan dan berakibat kepada berkurangnya uang kas sehingga saldo kas akan berkurang

8 s/d 13 Diisi dengan jumlah rupiah menurut nama pos pengeluaran yang sesuai dengan keterangan atau peruntukan pengeluaran yang berkaitan dengan nomor 7. Jumlah angka rupiah pada kolom 8 s/d 13 ini harus sama dengan angka rupiah pada kolom 7

14 Diisi dengan hasil formulasi matematis dari Saldo Kas sebelumnya (kolom 14 saldo baris sebelumnya) + (ditambah) Penerimaan Kas (kolom 6) – (dikurang) Pengeluaran Kas (kolom 7)

Kolom jumlah disisi dengan akumulasi (penjumlahan tiap-tiap kolom sehingga dapat diketahui total dari kolom 6,7,8 dan seterusnya sampai dengan kolom 14.Tandatangan dilakukan oleh ketua TPKK sebagai penanggungjawab, dan bendahara sebagai pengelola dan pemegang kas dan mengetahui POKJA.


26

Gam

bar.6

For

mat

Buk

u Ta

bula

si K

as U

mum



BAB III


28



BAB IIILAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

DANA BANTUAN PEMERINTAH PIID PELIII.1. Sistematika LPJ PIID-PEL

Laporan pertanggungjawaban Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL disusun berdasarkan pada pencatatan keuangan menurut pembukuan yang dilaksanakan oleh TPKK. Laporan pertanggungjawaban Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL terdiri dari :a. Buku tabulasi kas umum dan b. Laporan operasional /kegiatan TPKK atas pemanfaatan Dana Bantuan

Pemerintah PIID-PELLaporan tersebut dilengkapi dengan foto kopi buku tabungan dan bukti-bukti asli pengeluaran. Sedangkan laporan operasional adalah rangkuman informasi yang bersifat deskripsi atas kegiatan TPKK dan termasuk pemanfaatan dananya.

Adapun Sistematika LPJ adalah sebagai berikut :1) Cover Laporan Keuangan 2) Kata pengantar3) Daftar isi4) Deskripsi laporan operasional kegiatan 5) Buku bank6) Buku tabulasi kas umum dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL7) Buku tabungan8) Lampiran bukti transaksi dan pendukung transaksi asli atas penerimaan

dan pengeluaran keuangan, Bukti asli akan disimpan di Satker PMD, yang selanjutnya akan dijadikan sebagai bukti pendukung dalam pertanggung jawaban dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL

III.2 . Pengaturan sisa Dana Bantuan Pemerintah PIID-PELHal yang perlu diketahui dan diperhatikan, bahwa dalam proses pembelanjaan Dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL sangat dimungkinkan adanya efisiensi dimana terdapat sisa dana fisik pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan telah dilaksanakan. Dalam hal terdapat sisa dana, penerima Bantuan Pemerintah maka TPKK harus menyetorkan ke Kas Negara dengan berkoordinasi dengan Satker Direktorat Jenderal PPMD.Beberapa penyebab Penerima Bantuan Pemerintah diharuskan mengembalikan dana antara lain :a. Pembatalan dari pihak Direktorat PUED karena lembaga telah menerima

bantuan sejenis pada tahun dan waktu yang bersamaan.


30

b. Pembatalan dilakukan oleh pihak lembaga penerima bantuan, karena hal- hal tertentu.

c. Terjadi kelebihan pembayaran belanja jasa dan atau pembayaran pembelian barang melebihi dari PAGU yang telah disepakati dalam RUK.

d. Adanya kegiatan atau pembelian yang sudah masuk dalam RUK, tetapi karena sesuatu hal tidak dilaksanakan oleh Kemitraan/TPKK sampai pada program kemitraan usaha selesai dilaksanakan, dan/atau.

e. Hal-hal lain, yang tidak sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku setelah diaudit oleh auditor yang berwenang

Adapun mekanisme pengembalian dana ini dilakukan sebagai berikut :a. Membuat Laporan Pertanggungjawaban Bantuan Pemerintah PIID-

PEL yang menunjukan adanya sisa dana yang terdapat pada TPKK yang ditandatangai oleh TPKK dan mengetahui POKJA PIID-PEL Kabupaten;

b. TPKK melaporkan kepada PPK Satker Direktorat Jenderal PPMD terkait adanya sisa dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL;

c. PPK/Satker Direktorat Jenderal PPMD akan menyiapkan Billing/Tagihan dengan menggunakan aplikasi SIMPONI dengan besaran dana pengembalian sesuai dengan yang tertera dalam berita acara ;

d. Billing/tagihan pegembalian akan dikirmkan kepada TPKK;e. TPKK akan melakukan pengembalian atas dasar billing/tagihan yang

tersedia melalui Bank Pemerintah dimana rekening TPKK tersebut dibuka/melalui bank umum pemerintah lainya.

f. Selanjutnya bukti penyetoran bank tersebut disimpan oleh TPKK dan melaporkannya kepada PPK/Satker Direktorat Jenderal PPMD;

g. PPK/Satker Direktorat Jenderal PPMD akan mengecek kembali dalam sistem SIMPONI untuk mengecek status billing/tagihan dimaksud;

III.3. Tata tertib pelaporan keuanganTertibnya pelaporan keuangan akan menunjang kualitas terciptanya laporan keuangan dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL yang baik yaitu :(1) Lengkap yaitu menunjukan dukungan atas kecukupan informasi

(termasuk informasi bersifat kualitatif) dengan bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan sebagai penjelas laporan keuangan. Lihat daftar indikasi kelengkapan bukti transaksi dan bukti pendukung

(2) Tepat Waktu, penyampaian laporan keuangan maksimal pada saat penyerapan dana Bantuan Pemerintah PIID-PEL telah 100 persen atau kegiatan berakhir.

(3) Relevan dan dapat dipahami (laporan keuangan dapat dimengerti dengan mudah, misalnya : dapat dibaca dengan jelas, sebutan istilah mata nggaran menunjukan kelompok kegiatan yang sesuai, kesederhanaan struktur laporan, kejelasan sifat dari perhitungan matematis (operasi



aritmatika)(4) Dapat diperbandingkan (menunjukan adanya perimbangan/

perkembangan informasi keuangan, misalnya : antara bulan ini dengan bulan sebelumnya, anatara anggaran dengan mata anggaran lainya)

(5) Siap dan dapat dipertanggungjawabkan, terdapat tandatangan ketua kelompok beserta bendahara sebagai perwakilan TPKK sebagai pemanfaat dana PIID PEL.


32



BAB IV


34



BAB IVMANAJEMEN ASET PIID PEL

Bab ini menjelaskan mengenai kebijakan dan prosedur Manajemen Aset PIID-PEL, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif serta membantu pencapaian tujuan pembangunan ekonomi lokal secara keseluruhan dan selain itu bab ini dimaksudkan untuk - memberikan panduan bagi TPKK, Sekretariat PIID PEL serta Pokja PIID-PEL Kabupaten dalam pelak-sanaan dan melakukan sinkronisasi yang efektif dan efisien dalam hal manaje-men aset PIID-PEL.

Secara umum tujuan manajemen aset adalah unutk pengambilan kepu-tusan yang tepat agar aset yang dikelola berfungsi secara efektif dan efesien. Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan sebagaimana hasil yang ditetapkan sebelumnya. Efektif dalam pengelolaan aset berarti aset yang dikelola dapat mencapai tujuan yang diharapkan oleh TPKK yang bersangkutan. Sedangkan efesien berarti menggunakan sumber daya serendah mungkin untuk mendapat hasil (output) yang tinggi, atau efesien itu rasio yang tinggi antara output dengan input. Maka tujuan manajemen aset PIID PEL yang lebih spesifik adalah agar mampu :1. Meminimisasi biaya selama umur aset bersangkutan.2. Dapat mencapai penggunaan serta pemanfaatan aset optimum. IV.1. Pengertian Aset

Aset merupakan hal terpenting dalam sebuah lembaga usaha/perusa-haan yang dalam hal ini adalah TPKK, adapun yang dimaksud dengan aset TPKK adalah aset yang diperoleh dengan cara diproduksi/dibangun sendiri, ataupun dengan dibeli dengan pembiayaan bersumber dari dana PIID-PEL. Selanjutnya Aset yang diperoleh TPKK perlu dilakukan strukturisasi peng-golongan aset agar memudahkan pencatatan pada saat pertanggungan jawaban. Penggolongan aset dibagi atas:a. Aset/kekayaan Lancar Golongan ini adalah aset yang mudah dicairkan dalam bentuk uang; bisa

berupa uang kas, tabungan dan kekayaan lancar lainya.

b. Aset tetap/ Aset Jangka Panjang Golongan ini adalah aset/kekayaan berupa barang/peralatan/mesin/

bangunan yang dapat dimanfaatkan lebih dari 12 bulan dan tidak dimak-sudkan untuk dijual, antara lain :> Bangunan yang diatas Tanah,> Alat Laboratorium sebagai produksi


36

> Alat Produksi, Pengolahan dan Pemurnian> Rumah/kandang Sapi> Kendaraan Mobil/Motor> Alat Pertanian> Dll

IV.2. Pengelolaan AsetPada Program PIID-PEL aset yang telah diperoleh oleh TPKK akan tetap dikelola oleh TPKK hingga masa pengakhiran program PIID-PEL yang selanjutnya akan diserahterimakan kepada penerima manfaat yang telah ditetapka dalam Petunjuk Teknis Operasional PIID-PEL.Adapun tahapan pengelolaan aset PIID -PEL adalah sebagai berikut :

1) Inventarisasi AsetInventarisasi aset merupakan kegiatan yang terdiri dari dua aspek yaitu inventarisasi fisik dan yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume/jumlah, jenis dll. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimilik, batas akhir penguas-san. Proses kerja yang dilakukan adalah pendataan, koifikasi/labeling, pengelompokan dan pembukuan/administrasi.

2) Optimalisasi AsetOptimalisasi asset merupakan kegiatan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki asset tersebut, sehingga setiap aset nantinya memberikan nilai tersendiri. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset yang dikuasai.

3) Pemeliharaan asetserangkaian aktivitas untuk menjaga, memperbaiki dan mengem-balikan kondisi peralatan atau sistem, agar kinerjanya sesuai dengan fungsi atau rancangannya. Dlam hal ini bisa diperkenankan untuk men-galokasikan dana PIID-PEL untuk proses pemeliharaan.

4) Pengawasan dan pengendalianKemudian sebagai kegiatan akhir dari manajemen aset yaitu penga-wasan dan pengendalian, pelaksanaan pengawasan dan pengendalian oleh TPKK merupakan pengawasan dan pengendalian atas kesesuaian antara pelaksanaan penggunaan; pemanfatan; pemindahtanganan; penata usahaan; pemeliharaan dan pengemanan atas aset yang telah diperoleh. Jadi apa yang dimaksud dengan pengawasan adalah mem-



bandingkan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang menggunakan aset dimaksud dengan tujuan kegiatan usaha/kesepakatan dari seluruh anggota TPKK.Kegiatan pelaksanaan pengawasan dan pengendalian dalam pe-mindahtanganan terkait dengan pencegahan adanya tindakan pe-mindatanganan yang tidak diperkenankan dalam periode berjalanya Program PIID PEL.


38



IV.3. Serah Terima AsetPada Program PIID-PEL aset yang diperoleh oleh TPKK akan diserahter-imakan kepada penerima manfaat baik itu BUMDesa/KUEMDesa setelah berakhirnya pelaksanaan progran PIID-PEL. Aset yang diserahterimakan baik kepada BUMDesa/KUEMDesa harus diperjelas status kepemilikan dan tanggung jawabnya sehingga status aset dalam pembuatan laporan penyerahan asset dari TPKK akan lebih jelas.> Aset yang diserahkan ke BUMDesa harus memiliki dokumen berita

acarayang ditandatangani oleh TPKK, dan BUMdesa serta diketahui oleh POKJA,

> Aset yang diserahkan kepada KUEMDesa/kelompok masyarakat harus ditandatangani oleh TPKK, Kel. Masyarakat Penerima dan diketahui oleh pemuka masyarakat/kepala desa serta POKJA.

IV.4. Aset Hilang dan Rusak Asset yang telah diperoleh oleh TPKK dimana aset masih layak digunakan, akan tetapi aset tersebut hilang atau rusak maka terhadap aset tersebut harus dibuatkan berita acara kehilangan atau kerusakan.

Kehilangan atau kerusakan aset tersebut harus dilaporkan kepada pemu-ka setempat dan dibuatkan Berita Acara (BA) kehilangan atau kerusakan. Berita acara tersebut harus diketahui oleh pemuka masyarakat dan petu-gas keamanan setempat dan ditandatangi oleh TPKK.


40



BAB V


42



BAB VAUDIT

V.1 Pemeriksaan Internal (Internal Audit) Program akan memperkuat penanganan internal audit yang akan dilaksanakan oleh Inspektorat Jenderal secara reguler sebagai pemeriksaan yang terpisah terhadap kinerja pelaku program Kementerian. Inspektorat Jenderal Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi telah ditugaskan untuk bertanggungjawab melakukan monitoring realisasi anggaran Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi. Internal Audit yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi akan memastikan setidaknya mencakup minimal 10% desa/kelurahan sasaran di seluruh kabupaten partisipan PIID-PEL. Laporan temuan audit disampaikan ke auditor external program dan Bank Dunia jika diminta. Khusus bagi Pengelola Program, perlu memperkuat prosedur verifikasi oleh internal auditor (Itjen) yang di dalamnya termasuk: 1) Verifikasi kelengkapan seluruh dokumen pendukung SPP (termasuk tiket

dan boarding pass untuk perjalanan dinas, daftar hadir untuk pertemuan dan training serta tagihan pihak ketiga).

2) Menjamin seluruh kegiatan didukung dengan laporan. 3) Konfirmasi kepada pihak ketiga atas kinerja pelayanan. 4) Konfirmasi secara acak kepada partisipan lokakarya/training 5) Konfirmasi secara acak kepada penerima manfaat. 6) Kunjungan lokasi (bila diperlukan) 7) Jenis-jenis review lainnya (bila diperlukan)Selanjutnya mekanisme pemeriksaan internal audit akan ditentukan dan diatur kemudian bersama Inspektorat Jenderal Kementarian Desa, PDT dan Transmigrasi.

V.2 Kebijakan Audit Eksternal Dilakukan oleh : BPKP Audit yang dilakukan : audit Laporan Keuangan dan Kinerja yang

dilaksanakan sekaligus Waktu pelaksanaan : 1 tahun sekali Waktu penyampaian : maximum enam (6) bulan setelah akhir tahun buku

program Sasaran Audit : maksimal 20% (dua puluh persen) dari jumlah

penerima bantuan pemerintah PIID PEL


44

V.3 Tindak Lanjut Temuan Audit Hasil dari pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor adalah laporan keuangan audit, dimana di dalamnya terdapat temuan hasil pemeriksaan dan rekomendasinya. Temuan hasil pemeriksaan tersebut berdasarkan kesepakatan yang dilakukan pada saat exit conference (pembicaraan akhir). Pihak yang diaudit harus melakukan tindak lanjut atas temuan yang tercantum di dalam laporan hasil pemeriksaan. Apabila temuan tidak ditindak lanjuti, maka temuan tersebut akan muncul didalam laporan auditor yang akan dilakukan selanjutnya. Tanggung jawab melakukan tindak lanjut atas temuan hasil pemeriksaan adalah Sekretariat PIID-PEL/Satker PPMD. Tindak lanjut yang dilakukan berdasarkan rekomendasi yang diberikan didalam laporan hasil pemeriksaan. Tindak lanjut yang sudah dilakukan harus disampaikan kepada BPKP. Tenggat waktu penyelesaian temuan berdasarkan kesepatan yang sudah dilakukan pada saat pembicaraan akhir atau exit conference.



LAMPIRAN


46



Lampiran 1. Form-Form Bukti Kas Keluar dan Masuk


48

Lampiran 2. Conoth format Nota Kontan dan Memo Internal



Lampiran 3. Form BA pemeriksaan barang

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANGNomor : .........................................................................

Pada hari ini tanggal Bulan Tahun Dua Ribu Delapan Belas, kami yang bertandatangan di bawah ini :

I. Nama : .................. Jabatan : Ketua Tim Penerima Barang TPKK………. Alamat : …………………………. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : …………………… Jabatan : Wakil PT/CV…………. Alamat : .......................... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Menerangkan:1. Bahwa PIHAK KEDUA telah menyerahkan barang berupa …/(daftar barang

terlampir) dalam kondisi baik sesuai dengan surat perjanjian kerja/kontrak pengadaan barang nomor…..tanggal….tentang….

2. Bahwa PIHAK PERTAMA telah memeriksa/mengecek barang berupa …./daftar terlampir, dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi teknis yang tertuang dalam Surat Perjanjian Pangadaan Barang.

Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ........... (.........) untuk dipergunakansebagaimana mestinya:

Yang menyerahkan,Penyedia Barang/.........

TTD

(..........................................................)Nama Jelas

Tim Pemeriksa Barang TPKK…TTD

(..........................................................)Nama Jelas


50

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG PADA KUEM Desa

Nomor : .........................................................................


I. Nama : .................. Jabatan : Ketua TPKK………. Alamat : …………………………. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : …………………… Jabatan : Ketua KUEM Desa…………. Alamat : .......................... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Menerangkan:1. Bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan barang berupa …/(daftar barang

terlampir) dalam kondisi baik.2. Bahwa PIHAK KEDUA telah memeriksa/mengecek barang berupa …./daftar

terlampir, dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi teknis yang tertuang dalam Surat Perjanjian Pangadaan Barang.


Yang menyerahkan,Ketua TPKK........

TTD

(..........................................................)Nama Jelas

DiketahuiTTD

(..........................................................)Kepala Desa

PenerimaKetua KUEM Desa

(..........................................................)Nama Jelas

Lampiran 4. Form BA penyerahan barang pada KUEM Desa



BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG PADA BUM Desa

Nomor : .........................................................................


I. Nama : .................. Jabatan : Ketua TPKK………. Alamat : …………………………. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : …………………… Jabatan : Ketua BUM Desa…………. Alamat : .......................... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Menerangkan:1. Bahwa PIHAK PERTAMA telah menyerahkan barang berupa …/(daftar barang

terlampir) dalam kondisi baik.2. Bahwa PIPHAK KEDUA telah memeriksa/mengecek barang berupa …./

daftar terlampir, dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi teknis yang tertuang dalam Surat Perjanjian Pangadaan Barang.


Lampiran 5. Form BA penyerahan barang pada BUM Desa

Yang menyerahkan,Ketua TPKK........

TTD

(..........................................................)Nama Jelas

DiketahuiTTD

(..........................................................)POKJA

PenerimaKetua KUEM Desa

(..........................................................)Nama Jelas


52

BERITA ACARA KEHILANGAN BARANGNomor : .........................................................................

Pada hari ini...............Tanggal ........ Bulan ..............Tahun........, kami yang bertanda tangan dibawah ini:Nama : ....................................................Jabatan : ....................................................Alamat : ....................................................

Menerangkan :1. Terdapat kehilangan barang/aset yang telah diserahkan kepada kami berupa :Daftar barang yang Hilang sebagai berikut:1. ..............................................2. ..............................................3...............................................4. dan seterusnya2. Kehilangan yang dimaksud pada poin (1), terjadi akibat adanya peristiwa……


Pemilik Barang,TTD

(..........................................................)Nama Jelas

Diketahui

TTD

(..........................................................)Petugas Keamanan

PengelolaTTD

(..........................................................)Ketua TPKK

Lampiran 6. Form BA kehilangan barang



LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BANTUAN PEMERINTAH PIID-PEL

Yang bertanda tangan di bawah ini:1. Nama TPKK : ……………………………………………2. Nama Pimpinan Lembaga : ……………………………………………3. Alamat Lembaga : ……………………………………………4. Nama Bantuan : PIID PEL Tahun 2018

Berdasarkan Surat Keputusan Nomor………………………… dan Perjanjian Kerja Sama nomor …………………………, telah menerima Bantuan PIID PEL Tahun 2018 dengan nilai nominal sebesar Rp ............,- (...........).Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini Saya menyampaikan laporan pertanggungjawaban bantuan sebagai berikut:1. Laporan Penggunaan Jumlah Danaa) Jumlah total dana yang telah diterima : Rp. (terbilang)b) Jumlah total dana yang dipergunakan : Rp. (terbilang)c) Jumlah total sisa dana : Rp. (terbilang)2. Telah menyelesaikan seluruh pekerjaan (100%) Bantuan PIID PEL Tahun 2018

berdasarkan Perjanjian Kerja Sama tersebut di atas.

Berdasarkan hal tersebut di atas, saya dengan ini menyatakan dengan sebenar- benarnya bahwa:1. Bukti-bukti pengeluaran penggunaan dana Bantuan PIID PEL sebesar

Rp.………… (terbilang) telah kami simpan sesuai dengan ketentuan untuk kelengkapan administrasi dan keperluan pemeriksaan aparat pengawas fungsional.

2. Akan menyetorkan sisa dana bantuan ke Kas Negara sebesar Rp……………(terbilang)

3. Apabila dikemudian hari, atas penggunaan dana Bantuan PIID PEL Tahun 2018 mengakibatkan kerugian negara maka saya bersedia dituntut penggantian kerugian negara dimaksud sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Demikian laporan pertanggungjawaban Bantuan PIID PEL Tahun 2018 ini kami buat dengan sesungguhnya dan penuh tanggung jawab.

…………….., ……………… 2018

Diketahui(..........................................................)

POKJA(Nama Lembaga)(Pimpinan Lembaga)

Lampiran 7. Form LPJ Dana PIID PEL


54

Lampiran 8. Form penghitungan KAS

FORM PENGHITUNGAN KASTanggal ........................................

Uang Kertas ……….. Lembar Rp. 100.000,- = Rp. ……….. Lembar Rp. 50.000,- = Rp. ……….. Lembar Rp. 20.000,- = Rp. ……….. Lembar Rp. 10.000,- = Rp. ……….. Lembar Rp. 5.000,- = Rp. ……….. Lembar Rp. 2.000,- = Rp. Sub Jumlah Uang Kertas = Rp. Uang Logam ……….. Keping Rp. 1.000,- = Rp. ……….. Keping Rp. 500,- = Rp. ……….. Keping Rp. 200,- = Rp. ……….. Keping Rp. 100,- = Rp. ……….. Keping Rp. 50,- = Rp. Sub Jumlah Uang Kertas = Rp. Jumlah Uang Kertas dan Logam = Rp. Saldo Kas DI buku = Rp. Selisih = Rp. Sebab-sebab Selisih : Menyetujui diperiksa oleh :Nama : Nama : Tandatangan Tandatangan Jabatan : Bendahara TPKK Jabatan : KetuaTPKK


56

DIREKTORAT PENGEMBANGAN USAHA EKONOMI DESA,DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA,

KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL DAN TRANSMIGRASI

petunjuk teknis pengelolaan bantuan...

Documents