PETUNJUK TEKNIS ORGANISASI

PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

( PERMAHI )

PENDAHULUAN

Petunjuk Teknis PERMAHI adalah pengaturan terhadap

tata kerja dalam menjalankan organisasi di tingkat cabang.

Prosedur Teknis merupakan pedoman standar operasional

organisasi, guna mewujudkan suatu organisasi yang tertib,

kosisten, efektif, dan efisien.

I. ADMINISTRASI

Penjelasan Umum

Yang dimaksud dengan administrasi adalah segala hal

yang berhubungan dengan ;

1. SURAT

a. Jenis Surat

a.1. Surat Ketua DPC, adalah surat yang dikeluarkan

dan ditandatangani oleh Ketua DPC dan Sekretaris

DPC yang disertai stempel DPC PERMAHI. Untuk

keperluan internal maupun eksternal.

a.2. Surat Kepanitiaan, adalah surat yang dikeluarkan

dan ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris

Panitia, dan diketahui oleh Ketua Cabang untuk

keperluan pelaksanaan kegiatan dan disertai dengan

stempel kepanitiaan & DPC Permahi.

b. Penomoran Surat

b.1. Surat Ketua Umum DPC

Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai

berikut :

Nomor : [A]/Ka.DPC [B]/[C]/[D]/[E]

Penjelasan :

[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0.

[B] adalah ”Cabang” yang bersangkutan.(singkatan

3 hururf besar) lihat daftar singkatan.

[C] adalah ”Tentang” dengan singkatan.

[D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi

[E] adalah ”Tahun” dikeluarkan.

Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ;

1. Keputusan, disingkat : Kep.

2. Mandat, disingkat : Mdt.

3. Rekomendasi, disingkat : Rek.

4. Maperca, disingkat : Mpc.

5. Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat :

PPO.

6. Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus.

7. Peringatan dan teguran, disingkat : Spt.

8. Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK

9. Umum, disingkat : Umum

Contoh :

Nomor : 05/Ka.DPC PDG/Rek/III/2008

b.2. Surat Kepanitiaan

Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai

berikut :

Nomor : [A]/Permahi.[B]/[C]/[D]/[E]

Penjelasan :

[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0.

[B] adalah ”Cabang PERMAHI” disingkat tiga huruf.

[C] adalah bentuk kegiatan

[D] adalah ”Bulan” yang ditulis dengan angka

Romawi

[E] adalah tahun dikeluarkan

Contoh :

Nomor :01/Permahi.PDG/Mpc/VI/2009

c. Format Surat

c.1. Kop Surat

Mengikuti format sebagai berikut :

DEWAN PIMPINAN CABANG PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

NAMA CABANG Sekretariat cabang, no telpon, & email

Keterangan :

- Kertas A4

- 80 gram

- 1. Huruf Arial 16

- 2. Huruf Arial 14

- 3. Huruf Arial 16

c.2 Stempel (Kepanitian & DPC Permahi)

Bentuk stempel berbentuk lingkaran yang

berisi tulisan Lingkaran Atas PERHIMPUNAN

MAHASISWA HUKUM INDONESIA. Disamping kanan-kiri

lambang bintang. Di lengkungan ke bawah nama

masing-masing DPC, ditengah-tengah lambang PERMAHI

dan berwarna merah.Contohnya:

*PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA*

DPC PALEMBANG

c.3 Surat Umum

Mengikuti format sbb :

Nomor :--------- Kota, Tanggal-

Perihal :---------

Lamp. :---------

Kepada Yth

------------.

------------.

Dengan Hormat,

---------------------------------------------

--------------------------------------------------

-------------------------------------------------.

----------------------------------------------

---------------------------------------------------

----------------------------.

Ketua Sekretaris

Tembusan :

1.-----------

2.-----------

3. dst

4. Arsip

c.4. Tata Tertib Surat

A. Urutan nomor surat dikoordinir dan diatur oleh sekretaris cabang

B. Penomoran dan penstempelan dilakukan oleh

sekretaris cabang

C. Setiap surat harus diberikan satu copy/asli

kepada sekretaris cabang sebagai arsip

c.5. Dokumentasi Keanggotaan

a. Data setiap anggota dikumpulkan dalam sebuah

buku daftar anggota yang berisikan informasi

sbb :

1) No. Anggota :

2) Nama Lengkap :

3) Tempat & Tanggal Lahir :

4) Alamat :

5) Agama :

6) Angkatan di PERMAHI :

7) Asal Universitas :

8) Pengalaman Organisasi :

9) Pas Photo 3 x 4 :

b. Pengelolaan data anggota dilakukan oleh

sekretaris cabang

c.6. Perpindahan Anggota

Prosedur perpindahan anggota dari satu cabang

ke cabang lain, mengikuti prosedur sebagai

berikut :

1) Mengajukan pemberitahuan kepada ketua

cabang di cabang asal dengan melampirkan :

a) data keanggotaan, b) alasan, c) cabang

baru yang dituju

2) Ketua cabang dimana pemohon berasal

mengeluarkan rekomendasi kepindahan

keanggotaan dengan mengeluarkan surat

rekomendasi

3) Ketua cabang yang dituju akan mendaftarkan keanggotaan yang bersangkutan setelah

melakukan konfirmasi kepada cabang asal

dengan menyatakan kesediaan. Tembusan

surat dimaksud disampaikan sebagai petikan

kepada pemohon

c.7. Pengunduran Diri Anggota

Pengunduran diri sebagai anggota PERMAHI

secara formal dilakukan dengan prosedur sebagai

berikut :

1. Anggota yang bersangkutan mengajukan surat

pengunduran diri kepada Ketua Cabang

2. Ketua Cabang mengeluarkan surat keputusan

tentang pemberhentian sebagai anggota

II. PROSEDUR KEUANGAN

Yang dimaksud dengan prosedur keuangan adalah :

pengaturan seluruh hal yang menyangkut dengan pemasukan,

pengeluaran, dan laporan pertanggungjawaban terhadap

keuangan.

II.1. Penjelasan Umum

Anggaran terbagi menjadi dua :

A. Anggaran Tetap B. Angggaan kegiatan Tertentu (Proposal)

Add.A ; Anggaran Tetap

Adalah anggaran rutin yang dibutuhkan untuk kebutuhan

operasional harian organisasi, meliputi :

a. Kebutuhan ATK b. Kebutuhan Komunikasi c. Kebutuhan Perjalanan d. Kebutuhan Konsumsi

Add. B Anggaran Kegiatan Tertentu

Adalah anggaran yang dibutuhkan untuk suatu

kegiatan tertentu, di mana kegiatan tersebut didasari

atas :

a) Surat Ketua DPC atas kegiatan tersebut b) Proposal yang dibuat dan ditandatangani panitia yang

dibentuk berdasarkan Surat Ketua DPC dimaksud.

Untuk kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, sumber

anggaran berasal dari :

a) bantuan keuangan DPC b) Sponsorship/sumbangan/hibah/donasi dari pihak

tertentu yang tidak mengikat

II.2. Pengaturan dan Tata Cara Pembuatan Anggaran

II.2.1. Daftar anggaran tetap

a) Setiap satu masa kepengurusan wajib membuat

daftar anggaran tetap, yang dibentuk

berdasarkan kebutuhan minimal yang diperlukan.

b) Daftar anggaran tetap tersebut terdiri dari :

1. Sumber Pendanaan/Pendapatan 2. Kebutuhan/biaya

c) Daftar anggaran tetap ditetapkan dalam suatu

keputusan ketua DPC

d) Daftar anggaran tetap merupakan pedoman dari

bendahara untuk mengeluarkan anggaran tersebut

e) Jika terdapat kebutuhan rutin yang tidak

terdapat dalam daftar anggaran tetap yang telah

ditandatangani oleh ketua, maka kebutuhan

tersebut harus mendapat persetujuan tertulis

dari Ketua dan sekretari cabang

II.2.2 Anggaran kegiatan tertentu

a) Kebutuhan anggaran dalam kegiatan tertentu

dibuat berdasarkan proposal kegiatan yang

telah ditandatangani oleh ketua panitia dengan

sekretaris panitia dengan tandatangan

”Mengetahui” Ketua DPC.

b) Daftar kebutuhan anggaran kegiatan tertentu,

yang minimal terdiri dari :

1. Biaya Kesekretariatan 2. Biaya Pengadaan Barang 3. Biaya Operasional

c) Daftar kebutuhan anggaran untuk kegiatan

tertentu yang dilakukan oleh perorangan,

diajukan dengan mengajukan surat permohonan

dana kepada Ketua DPC, yang minimal berisikan

hal :

1. Dasar pengajuan anggaran 2. Kebutuhan anggaran yang maksimal terdiri

dari :

a. Tempat dan tanggal kegiatan b. Tanggal dana dibutuhkan c. Jumlah anggota yang ikut d. Biaya Transportasi e. Biaya Penginapan f. Biaya Konsumsi

II.3. Sumber Pendanaan (Pendapatan)

Jenis-jenis sumber pendanaan :

a) Iuran tetap anggota b) Sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu yang

tidak mengikat

c) Sponsorship yang tidak mengikat

Pengaturan Umum :

a) Setiap anggota wajib membayar iuran tetap anggota

yang besarnya ditentukan berdasarkan surat

keputusan Ketua DPC

b) Dana yang diperoleh dari iuran anggota dikelola

oleh bendahara cabang

c) Setiap sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu,

harus disetujui oleh Ketua DPC dan sekretaris

cabang dan dikelola oleh bendahara cabang

d) Setiap dana yang berasal dari sponsorship untuk

suatu kepanitiaan kegiatan harus disertai kwitansi

penerimaan dari ketua pelaksana atau penerima

mandat kegiatan tersebut

e) Setiap dana sisa dari suatu kegiatan harus

dikembalikan kepada bendahara cabang

f) Dana yang dikembalikan dimasukan kedalam mata

anggaran

g) Bendahara wajib memberikan kwitansi penerimaan uang

dari setiap pihak yang memberikan dana kepada

organisasi

h) Bendahara wajib meminta kwitansi atas setiap dana

yang telah dikeluarkan

i) Dilarang melakukan perjanjian pinjam-meminjam

keuangan kepada pihak ketiga

II.4. Pengeluaran Anggaran

Setiap anggaran yang dikeluarkan harus mengikuti

prosedur sebagai berikut :

II.4.1 Pengaturan umum pngeluaran dana kebutuhan tetap

1. Anggaran yang dikeluarkan harus sesuai dengan mata anggaran tetap yang sudah ditetapkan

oleh Ketua Umum DPC.

2. Mengisi form pengeluaran yang disediakan oleh bendahara.

3. Form pengeluaran ditandatangani oleh pemohon, Ketua Umum DPC dan Bendahara.

II.4.2 Pengaturan umum pengeluaran dana untuk

kebutuhan kegiatan tertentu

1. Pengeluaran dana dapat dilakukan setelah

surat permohonan kebutuhan dana telah

disetujui oleh Ketua Umum DPC dan Sekretaris

Cabang

2. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengan mata anggaran yang terdapat dalam daftar anggaran

kebutuhan tetap yang telah ditetapkan oleh

Ketua Umum DPC.

II.5. Laporan Penggunaan Dana

II.5.1 Penggunaan dana untuk kebutuhan tetap

1. Setiap penggunaan anggaran kebutuhan tetap

harus dilaporkan dengan menyerahkan bukti

penggunaan dana berupa kwitansi pembelian

barang tersebut.

2. laporan dimaksud dilakukan paling lambat satu

minggu setelah dana tersebut dikeluarkan.

II.5.2 Penggunaan dan untuk kegiatan tertentu

1. Setiap penggunaan dana untuk kegiatan

tertentu harus dilaporkan dengan menyerahkan

bukti penggunaan dana berupa kwitansi

penggunaan dana.

2. Laporan dilakukan paling lambat dua minggu

setelah kegiatan tersebut dilakukan.

3. Laporan yang dimaksud bersamaan dengan

laporan kegiatan yang telah dilakukan.

III. PROSEDUR KEGIATAN

Kegiatan DPC terbagi dua, sbb :

1) Kegiatan Intern 2) Kegiatan Ekstern

III.1. Prosedur Umum

A) Setiap satu periode kepengurusan harus memuat

daftar kegiatan yang terhimpun dalam suatu

Rencana Kerja Pengurus (RKP).

B) Ketua DPC berkewajiban mengadakan Rapat Kerja

(Raker) untuk merumuskan Rencana Kerja

Pengurus.

C) Pengajuan rencana kegiatan dapat berasal dari

Ketua DPC, pengurus, dan anggota.

D) Setiap pengajuan rencana kegiatan harus

disertai dengan ringkasan singkat, yang

terdiri dari :

1) Tujuan dan sasaran

2) Bentuk dan waktu

3) Peserta

E) dalam rencana kerja ditetapkan waktu

pelaksanaan kegiatan, skala prioritas

kegiatan, dan Standardisasi Keberhasilan

Kepengurusan (SKK).

F) Besar iuran anggota dibahas dalam rapat kerja

dan ditetapkan dengan satu keputusan

tersendiri.

G) Hasil Raker menjadi pertimbangan Ketua Umum

DPC untuk menetapkan rencana Kerja Pengurus

yang ditetapkan dalam suatu surat keputusan

Ketua DPC.

Add.1 Kegiatan Intern

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus

atau anggota yang telah tercantum dalam program

kerja, atau kegiatan yang secara insedentil

diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang

bertujuan untuk kebutuhan intern organisasi.

Kegiatan tersebut dapat berupa :

a) Rapat Kerja

b) Rapat Pleno

c) Maperca

d) Pelatihan Pimpinan Organisasi

e) Konferca

f) Kunjungan-kunjungan ilmiah

g) Diskusi Kelompok

Add.2 Kegiatan Ekstern

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus

atau anggota yang telah tercantum dalam program

kerja, atau kegiatan yang secara insedentil

diadakan dan telah disetujui oleh Ketua DPC, yang

bertujuan untuk kepentingan organisasidan

kepentingan umum.

Kegiatan tersebut dapat berupa :

a) Seminar, Simposium, dan sejenisnya

b) Pengabdian masyarakat

c) Keikutsertaan pada acara atau kegiatan yang

diadakan oleh pihak ketiga

III.2. Prosedur melaksanakan kegiatan

Penjelasan umum :

1. Setiap bentuk kegiatan harus sesuai dengan

Rencana Kerja Pengurus yang telah ditetapkan.

2. Setiap pelaksanaan kegiatan harus mengikuti

tahapan persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.

A) Tahapan Persiapan 1. Penawaran kepada pengurus dan atau anggota

untuk menjadi Ketua Pelaksana melalui

mekanisme terbuka dengan membuka pendaftaran

bagi anggota yang berminat, dengan menjelaskan

; Nama dan Bentuk Kegiatan, Tujuan dan

Sasaran, serta waktu Pelaksanaan.

2. Dalam hal terdapat lebih dari satu orang

peminat, maka ketua DPC membentuk panitia test

kesanggupan. Mekanisme test kesanggupan dapat

diatur secara mandiri oleh masing-masing DPC.

3. Surat keputusan penunjukan ketua pelaksana

kegiatan harus mendapat SK Ketua DPC.

4. Ketua pelaksana membuka rekruitmen kepada

anggota yang berminat menjadi panitia.

5. Jika tidak ada anggota yang berminat untuk

menjadi ketua pelaksana, maka Ketua DPC dapat

menunjuk Ketua Biro yang berhubungan dengan

kegiatan tersebut untuk menjadi ketua

pelaksana.

6. Ketua Panitia menyusun kepanitiaan

7. Rancangan Proposal

8. Pengesahan Proposal

9. Pencetakan Proposal

10. Penyebaran Proposal

B) Tahap Pelaksanaan Prosedur standar yang harus dilaksanakan

pada waktu pelaksanaan acara :

1) Internal

a) Sebelum kegiatan MAPERCA, KONFECA, dan PPO dibuka, wajib menyanyikan Lagu Kebangsaan

Indonesia Raya.

b) Laporan Ketua Pelaksana dan sambutan Ketua DPC.

c) Back Drop/spanduk dalam ruangan yang

menunjukan acara tersebut.

d) Memberikan informasi dan undangan kepada

seluruh DPC dan DPP.

2) Eksternal

a) Publikasi kepada seluruh anggota. b) Undangan kepada seluruh DPC. c) Undangan kepada pihak yang terkait d) Pemberitahuan dan undangan kepada media

massa setempat.

III.3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ)

Terbagi dua :

1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Umum. 2. Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC pada

KONFERCA.

Add.1. Adalah LPJ untuk setiap kegiatan yang

dilaporkan oleh pemegang mandat atau

ketua pelaksana kegiatan dengan

prosedur sebagai berikut ;

a) Standar isi LPJ ;

1. Laporan Kondisi kegiatan

2. hasil-hasil dari kegiatan

3. Permasalahan dan saran

4. Laporan keuanga

5. Tandatangan Ketua dan sekretaris

panitia

b) LPJ disampaikan kepada Ketua DPC

c) LPJ dilakukan paling lambat dua

minggu setelah kegiatan selesai

dilaksanakan

d) Jika LPJ tidak diserahkan sesuai

dengan ketentuan huruf c maka Ketua

DPC mengadakan rapat untuk meminta

pertanggungjawaban secara langsung

kepada ketua pelaksana

e) Yang dimaksud dengan

pertanggungjawaban langsung adalah,

pemanggilan yang bersangkutan untuk

dimintai pertanggungjawaban atas

pelaksanaan kegiatan tersebut

f) Sanksi dapat diberikan oleh ketua

pelaksana jika tidak melakukan LPJ

Add.2. Adalah LPJ yang disampaikan oleh Ketua

DPC kepada ketua pelaksana diakhir masa

jabatan yang disampaikan dalam KONFERCA,

dengan prosedur sebagai berikut ;

a) Standar isi LPJ ;

1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan

yang sesuai dengan Rencana Kerja

Pengurus (RKP) yang telah

ditetapkan

2. Kegiatan insedential yang

dilakukan

3. Hasil-hasil dari setiap kegiatan

tersebut

4. Laporan Keuangan (Pendapatan dan

pengeluaran)

5. Jumlah Anggota

6. Nama anggota yang sudah berakhir

masa keanggotaan

7. Kendala-kendala

8. Usulan saran

b) LPJ disampaikan kepada seluruh

anggota peserta KONFERCA dalam suatu

KONFERCA yang khusu untuk itu.

c) LPJ dibuat tertulis dan

ditandatangani oleh Ketua DPC,

diperbanyak dan dibagikan kepada

seluruh anggota peserta KONFERCA.

d) Ketua DPC wajib memberikan satu

berkas LPJ yang telah disampaikan

dalam KONFERCA kepada DPP paling

lambat satu minggu setelah

berakhirnya KONFERCA yang dilampiri

surat keputusan KONFERCA tentang

penerimaan atau penolakan atas LPJ

tersebut.

IV. LAPORAN ORGANISASI

Laporan organisasi terdiri dari :

1) Laporan rutin kepada DPP 2) Laporan rutin kepada anggota

Add.1. Laporan rutin kepada DPP, dibuat oleh Ketua Umum DPC

yang ditujukan kepada Ketua DPP secara berkala

setiap enam bulan. Dalam bentuk surat resmi yang

minimal memuat informasi tentang :

a. susunan Kepengurusan b. Rencana Kerja Pengurus c. Laporan kegiatan yang akan dan sudah

dilaksanakan

d. Permasalahan dan kendala yang sedang dialami

Add.2. Laporan rutin kepada anggota DPC dibuat oleh Ketua

DPC dilakukan secara berkala setiap tiga bulan.

Dalam format informatif. Laporan minimal memuat

informasi tentang kegiatan yang akan dan telah

dilakukan serta informasi keuangan terakhir.

V. HUBUNGAN DENGAN PIHAK LUAR

Yang dimaksud dengan hubungan dengan pihak luar adalah

hubungan yang terjadi antara PERMAHI dengan organisasi

kemasyarakatan, lembaga-lembaga pemerintah dan non-

pemerintah dan organisasi dan lembaga lainnya. Hubungan

tersebut penting dibangun sebagai bagian dari aktualisasi

PERMAHI dalam kehidupan sosial kemasyarakatan.

Hubungan tersebut harus dibangun dalam dasar saling

pengertian dan menghormati satu sama lain.

Hubungan tersebut dibangun tanpa terikat dengan

ketentuan ideologi atau aliran politik tertentu atau tidak

menjadi afiliasi dari pihak tersebut.

VI. PROSEDUR PEMBENTUKAN PENGURUS

VI.1. Ketentuan Umum

1) Pengurus dapat dan diberhentikan oleh Ketua DPC

2) Kepengurusan dibentuk paling lambat satu bulan

setelah terpilihnya Ketua DPC.

3) Kepengurusan dibentuk dengan memperhatikan asas

profesionalisme dan proporsional.

VI.2. Tahap Pembentukan Pengurus

Prosedur pembentukan pengurus terdiri dari beberapa

tahap sebagai berikut ;

1) Pra Rekruitmen a) Sebelum melakukan rekruitmen, Ketua DPC

terpilih membuat pembagian kerja (Job

Description)

b) Job description ditetapkan melalui Surat

Keputusan Ketua DPC terpilih

c) Job description yang telah ditetapkan,

dipublikasikan agar calon pengurus memahami

tugas dan kewenangannya

d) Mempublikasikan tahapan rekruitmen yang akan

dilakukan, yaitu : Pendaftaran, wawancara,

penetapan, dan pelantikan

2) Rekruitmen a) Rekruitman dilakukan secara terbuka dengan

mencantumkan posisi yang tersedia dan batas

waktu pengembalian formulir pengajuan

rekruitmen yang telah disediakan sebelumnya,

yang minimal berisikan :

1. Tanggal pengajuan 2. Nama 3. No. Anggota 4. Posisi yang diminati

b) Ketua DPC melakukan penyeleksian yang

berdasarkan minat, bakat, kemampuan, dan

pengakaman dari calon

c) Ketua DPC wajib melakukan proses wawancara

kepada calon

d) Ketua DPC meminta persetujuan calon untuk

jabatan yang ditawarkan

e) Ketua DPC menetapkan susunan kepengurusan

dalam bentuk Surat Keputusan tentang Susunan

Kepengurusan yang ditandatangani sendiri

f) Surat Keputusan diberikan kepada masing-

masing pengurus dan dipublikasikan kepada

anggota

g) Surat Keputusan tentang susunan kepengurusan

tersebut wajib disampaikan kepada DPP paling

lambat satu minggu setelah ditandatangani

3) Pelantikan Pengurus a) Pengurus dilantik oleh Ketua DPC

b) Pelantikan dilakukan paling lama dua minggu

setelah ditetapkan

c) Sebelum pelantikan Ketua DPC melakukan rapat

pengurus pertama untuk menjelaskan job

description dan prosedur teknis kepengurusan

d) Sebelum pelantikan calon pengurus membacakan

pernyataan sebagai berikut :

Saya yang bertanda tangan di bawah ini ;

Nama :

No. Anggota :

Jabatan :

Dengan ini menyatakan ;

1) Bersedia menjadi Pengurus DPC PERMAHI----

untuk Periode------.

2) Mematuhi AD/ART PERMAHI hasil Kongres IV

Perhimpunan Mahasiswa Hukum Indonesia.

3) Akan bekerja secara professional,

bertanggung jawab, dan siap bekerjasama

dengan seluruh pengurus dan anggota.

4) Menjunjung tinggi nilai-nilai

kekeluargaan antar sesama pengurus dan

anggota.

5) Bersedia diganti jika dikemudian hari

dianggap tidak mematuhi aturan organisasi

dan atau tidak melaksanakan tugas

sebagaimana yang telah ditentukan.

e) Setelah dibacakan, Surat Pernyataan

ditandatangani oleh masing-masing pengurus.

VII. PROSEDUR PELAKSANAAN DAN STANDARDISASI KONFERCA

VII.1. Penjelasan Umum

1) Bahwa KONFERCA harus dilaksanakan sesuai

dengan aturan AD/ART organisasi yang merupakan

hasil Kongres Nasional PERMAHI terakhir yang

dilaksanakan sesuai dengan AD/ART sebelumnya.

2) Prosedur ini adalah ketentuan teknis yang

harus dilakukan agar tercapai hasil dan tujuan

yang maksimal dari kegiatan KONFERCA tersebut.

VII.2. Tahapan KONFERCA

KONFERCA dilaksanakan dengan mengikuti tahapan

sebagai berikut :

1) Pra-KONFERCA

2) Acara KONFERCA

3) Laporan KONFERCA

Add.1. Pra-KONFERCA

Sebelum KONFERCA dilaksanakan, harus mengikuti tahapan

sebagai berikut :

1) Dua bulan sebelum berakhirnya kepenngurusan, Ketua DPC menunjuk Paniti Pengarah dan Ketua Pelaksana

KONFERCA sesuai prosedur rekruitmen yang telah

ditentukan

2) Ketua DPC melaporkan rencana pelaksanaan kepada DPP yang berisikan ;

a) Tanggal dan tempat pelaksanaan b) Ketua Panitia Pengarah c) Susunan Panitia Pelaksana

3) Panitia pengarah mempersiapkan materi KONFERCA yang berisikan minimal ;

a) Tata tertib KONFERCA b) Tata tertib pemilihan Calon Ketua DPC c) Rekomendasi-rekomendasi terhadap kepengurusan

yang akan datang

d) Pengaturan kepengurusan yang tidak bertentangan dengan AD/ART

4) Ketua pelaksana membentuk kepanitian, sesuai

prosedur rekruitmen yang telah ditentukan

5) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam

menyelenggarakan KONFERCA ;

a) Materi KONFERCA b) Publikasi kepada seluruh anggota c) Publikasi kepada khalayak umum

Add.2. Acara KONFERCA

A. Prosedur Umum : a) Pendaftaran peserta KONFERCA dimulai satu jam

sebelum dilakukan acara pembukaan KONFERCA.

b) Pendaftaran peserta KONFERCA ditutup setelah

dimulainya RAPAT Pleno Pertama.

B. Susunan Acara : a) Sebelum acara pembukaan KONFERCA dimulai

seluruh peserta menyanyikan Lagu Kebangsaan

Indonesia Raya dan menyanyikan mars Permahi

yang dipimpin oleh satu orang anggota.

b) Penyampaian Laporan Ketua Pelaksana.

c) Sambutan Ketua DPC.

d) Sambutan DPP dan/atau Pejabat Negara yang

diundang untuk itu dan/atau sekaligu membuka

KONFERCA.

e) Ketua Panitia pengarah memimpin sidang

sementara untuk memilih tiga orang presidium

sidang.

f) Presidium sidang terpilih memilih Ketua,

Sekretaris dan Anggota.

g) Sebelum Rapat Pleno Pertama dimulai, pimpinan

sidang menyampaikan jumlah peserta sidang pleno

yang bersangkutan dan menetapkan keabsahan

KONFERCA tersebut.

h) Jika sampai peserta KONFERCA tidak memenuhi

kuorum pelaksanaan KONFERCA maka pimpinan

sidang menunda sidang 2 X 10 menit dan

selanjutnya KONFERCA secara sah dapat

dilaksanakan.

i) Tahapan Persidangan

j) Ketua DPC terpilih dilantik oleh Ketua Umum DPP

atau yang mewakili.

Add.3. Laporan KONFECA

Laporan KONFERCA terdiri dari :

a) Laporan Panitia Pelaksana. b) Laporan Presidium sidang.

Add.a. Ketua panitia mlaporkan pertanggungjawaban

sebagai pelaksana KONFERCA sesuai dengan

aturannLaporan Pertanggungjawaban kegiatan

yang telah ditentukan.

Add.b. Presidium sidang melaporkan hasil KONFERCA

yang terdiri dari ;

1. Susunan Presidium Sidang 2. Ketetapan-ketetapan KONFERCA 3. Risalah persidangan

Laporan hasil KONFERCA disampaikan kepada

Ketua DPC terpilih paling lambat dua

minggu setelah KONFERCA dilaksanakan.

VII.3. Keadaan Tertentu

VII.3.1. Penjelasan Umum

Yang dimaksud dengan keadaan tertentu adalah :

a) Jika KONFERCA gagal memilih Ketua Umum DPC b) Jika Ketua Umum DPC tidak menyampaikan Laporan

Pertanggungjawaban

c) Jika Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC

ditolak

VII.3.2. Prosedur Keadaan Tertentu

Add.a. Jika KONFERCA gagal memilih Ketua DPC

Jika keadaan ini terjadi, maka :

1. Pemberitahuan secara tertulis kepada

Ketua Umum DPP bahwa KONFERCA telah gagal

memilih Ketua DPC

2. Ketua DPP mengeluarkan surat penetapan

penunjukan Ketua Presidium sidang sebagai

Pejabat Sementara Ketua Umum DPC.

3. PJS wajib mengadakan KONFERCA luar biasa

paling lambat tiga bulan setelah KONFERCA

sebelumnya.

4. Pelaksanaan KONFERCA Luar Biasa sesuai

dengan ketentuan kuorum pelaksanaan

KONFERCA

5. KONFERCA Luar Biasa hanya melaksanakan

pemilihan Ketua DPC sesuai dengan tata

tertib yang telah ditetapkan dalam

KONFERCA sebelumnya.

6. Jika PJS tidak melaksanakan KONFERCA Luar

Biasa atau gagal memilih Ketua Umum DPC

maka Ketua DPP akan mencabut penetapan

Ketua Presidium Sidang sebagai PJS dan

menunjuk Ketua DPC definitif yang

memiliki tugas, fungsi, kewenangan, dan

tanggung jawab sama dengan Ketua Umum DPC

hasil KONFERCA

7. Penunjukan Ketua DPC Definitif oleh Ketua

Umum DPP dilakukan dengan memperhatikan

nilai-nilai permusyawaratan, persatuan,

dan kekeluargaan

Add.b. Jika Ketua DPC tidak menyampaikan

1. Presidium sidang memuat surat ketetapan

KONFERCA yang berisikan :

a) Menyatakan bahwa Ketua DPC tidak

bertanggung jawab sebagai Ketua DPC

b) Menjatuhkan sanksi skorsing sebagai

anggota selama satu tahun

2. Ketua DPC terpilih berdasarkan ketetapan

angka (1) huruf (b), membuat surat

keputusan sanksi terhadap yang

bersangkutan

3. Dapat meminta pertanggungjawaban kepada

masing-masing pengurus yang diberikan

dalam bentuk tertulis dan tidak dibacakan

Add.c. Jika LPJ ditolak

Jika keadaan ini terjadi, maka Presidium

sidang membuat surat ketetapan KONFERCA yang

berisikan :

a) Menyatakan bahwa LPJ Ketua DPC ditolak b) Meminta hal-hal yang diperlukan agar LPJ

tersebut dapat diterima

c) Hal-hal yang dimintakan tersebut harus dipenuhi paling lambat satu minggu setelah KONFERCA

berakhir dan disampaikan Kepada Ketua DPC

terpilih

d) Menentukan sanksi e) Jika hal-hal yang dimaksud dalam angka (1)

huruf (c) tidak dilaksanakan atau dilakukan

maka Ketua DPC terpilih menetapkan sanksi

berdasarkan rekomendasi dari KONFERCA.

VII.4. Kewenangan Pejabat Sementara Ketua DPC

1. Mempersiapkan dan melaksanakan KONFERCA Luar Biasa. 2. Mewakili organisasi untuk urusan intern dan ekstern. 3. Dilarang melakukan pengangkatan dan perberhentian

anggota.

4. Dilarang membuat keputusan yang mengikat organisasi.

VIII. PROSEDUR DAN STANDARDISASI MAPERCA

VIII.1. Tujuan

Maperca bertujuan untuk memperkenalkan organisasi

PERMAHI kepada calon anggota.

- Calon Anggota mengerti dasar-dasar suatu organisasi.

- Calon anggota mengetahui sejarah PERMAHI

- Calon anggota mengerti mekanisme kerja PERMAHI.

VIII.2. Persyaratan Calon Anggota

Syarat Konstitusional :

1. Mahasiswa hukum di wilayah cabang tersebut.

Syarat administratif :

1. Tidak menjadi anggota DPC PERMAHI lain. 2. Tidak melanggar ketentuan hukum yang mengatur

hak untuk menjadi anggota organisasi

kemasyarakatan

3. Menyerahkan satu copy Kartu Tanda Mahasiswa

atau surat lain yang menunjukan status sebagai

mahasiswa hukum

4. Menyerahkan Pas Foto 3 X 4 sebanyak dua buah 5. Mengisi formulir pendaftran yang telah

ditandatangani (lihat formulir pandaftaran

anggota (dikondisikan)

6. Membayar biaya MAPERCA

VIII.3. Teknis Pelaksanaan

A. Materi MAPERCA - 30% Ilmu tentang organisasi :

a. Ilmu Organisasi b. Leadership

- 50% Tentang PERMAHI :

a. Sejarah PERMAHI b. AD/ART PERMAHI c. Kegiatan-kegiatan yang sudah dan akan

dilaksanakan

- 20% Pengetahuan Hukum

B. Bentuk kegiatan a. Pelatihan Interaktif b. Simulasi Kelompok c. Test tertulis

- Pengetahuan tentang organisasi

- Tentang PERMAHI, dan

- Ilmu Hukum

VIII.4. Tata Tertib Peserta MAPERCA

a) Berpakaian yang rapi dan sopan b) Memakai tanda nama yang telah diberikan c) Berperilaku yang sopan d) Dilarang keluar ruangan tanpa seizin Panitia e) Mengisi daftar hadir setiap acara f) Dilarang merokok selama acara berlangsung g) Danketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga

ketertiban dan kelancaran kegiatan

VIII.5. Kelulusan MAPERCA

Seorang calon anggota dinyatakan :

A. LULUS Dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Mengikuti kegiatan MAPERCA dengan kehadiran

minimal 80%

2. Mengikuti Test tertulis

3. Tidak melanggar tata tertib

4. Dinyatakan lulus MAPERCA dengan Surat

Keputusan Ketua Panitia

B. LULUS BERSYARAT 1. Jika peserta tidak mencukupi syarat kehadiran

minimal 60%

2. Tidak melanggar tata tertib

3. Tidak mengikuti tes tertulis

4. Diwajibkan membuat makalah bebas tentang

sesi/topik yang tidak diikutinya. Disampaikan

kepada Ketua Umum DPC selambat-lambatnya dua

minggu setelah pelaksanaan MAPERCA

5. Jika ketentuan angka (4) tidak dipenuhi maka

peserta yang bersangkutan dinyatakan tidak

lulus

C. TIDAK LULUS Dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Kehadiran kurang dari 60% dan/atau 2. Tidak mengikuti tes tertulis

3. Melanggar tata tertib

VIII.6. Follow Up

VIII.6.1. Tujuan

Follow Up bertujuan antara lain untuk :

- Menindaklanjuti Kegiatan MAPERCA

- Meningkatkan pengetahuan hukum dan KEPERMAHIAN

- Meningkatkan kedisipilan dan loyalitas calon

anggota

VIII.6.2. Persayaratan Follow Up

Syarat yang dapat mengikuti Follow Up adalah

setiap calaon anggota yang telah dinyatakan lulus

MAPERCA berdasarkan SK Ketua Panitia

VIII.6.3. Tekhnik Pelaksanaan

Mekanisme pelaksanaan Follow Up akan diatur

tersendiri oleh masing-masing cabang

VIII.6.4 Stadarisasi Kelulusan sebagai Anggota PERMAHI

terdiri dari:

1. MAPERCA 70% 2. Follow Up 30%

Keentuan seorang calon anggota dinyatakan sah

sebagai anggota Permahi minimal memenuhi 70% dari

ketentuan kelulusan dan kemudian dinyatakan sah

menjadi anggota PERMAHI dengan S.K Ketua DPC

IX. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PELATIHAN PIMPINAN ORGANISASI

(PPO)

IX.1.Tujuan

PPO bertujuan :

a) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengerti, memahami, dan mendalami makna dari suatu

organisasi.

b) Memberikan pembekalan kepada anggota agar

mengetahui bagaimana mengelola suatu organisasi.

c) Memberikan pembekalan kepada anggota bagaimana

hubungan organisasi sengan organisasi lain.

d) Menjawab permasalahan yang umum timbul dalam suatu organisasi

Materi PPO ;

- 30% Ilmu tentang organisasi, terdiri dari :

1. Pengetahuan tentang PERMAHI

2. Bentuk-bentuk organisasi 3. Manajemen organisasi 4. Manajemen konflik 5. Hubungan antar organisasi 6. Permasalahan dan solusi 7. pelatihan teknik persidangan

- 30% Tentang Leadership, terdiri dari :

3. Ilmu dasar kepemimpinan 4. Permasalahan dan solusi

- 15% Pengetahuan Hukum, terdiri dari :

1. Teknik dasar beracara 2. Teknik dasar mediasi 3. Teknik dasar advokasi

- 15% Teknik Negosiasi :

1. Dasar-dasar negosiasi 2. Permasalahan dan solusi

IX.2. Bentuk Kegiatan

a) Kuliah Umum b) Simulasi c) Tugas Kelompok d) Test tertulis

IX.3. Peserta PPO

a) Anggota PERMAHI cabang yang bersangkutan b) Anggota cabang PERMAHI lainnya yang diundang

IX.4. Waktu dan Lama Pelaksanaan

PPO dilaksanakan paling lambat enam bulan setelah

dilaksanakannya MAPERCA

X. SANKSI-SANKSI

Penjelasan Umum

Sanksi adalah hukuman yang diberikan oleh organisasi

terhadap anggota yang telah melanggar ketentuan organisasi

dan norma-norma umum yang hidup di dalam masyarakat.

A. Hak Menjatuhkan Sanksi 1. Ketua Umum DPP berhak menjatuhkan sanksi terhadap

Ketua DPC dengan mengeluarkan surat yang

ditandatangani oleh Ketua Umum DPP dan Sekretaris

Jenderal.

2. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap anggota dengan mengeluarkan Surat Keputusan Sanksi kepada

anggota yang ditandatangani oleh Ketua Umum DPC dan

Sekretaris Cabang.

3. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap pengurus dengan mengeluarkan Surat Keputusan sanksi yang

ditandatangani oleh Ketua Umum DPC.

B. Prosedur Sanksi oleh DPP 1. Sebelum menjatuhkan sanksi, DPP mengeluarkan Surat

Peringatan I yang mengingatkan Ketua DPC untuk tunduk

pada peraturan organisasi.

2. Jika dalam waktu satu bulan setelah surat peringatan

I diberikan, Ketua DPC tidak mengindahkan maka DPP

mengeluarkan Surat Peringatan II.

3. Jika satu bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan

ke II, Ketua DPC tetap tidak mengindahakan, maka DPP

mengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagai

Ketua DPC.

4. Sebelum menjatuhkan sanksi, Ketua DPC berhak

mengajukan pembelaan kepada DPP secara lisan dan/atau

tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak

diterimanya Surat Peringatan ke II.

5. Prosedur huruf a, b, c, dan d tidak berlaku jika yang

bersangkutan telah melanggar tindak pidana penjara

minimal satu tahun dan telah memiliki kekuatan hukum

tetap.

6. Tindak pidana yang dimaksud bukan dalam rangka

menjalankan tugas sebagai pimpinan cabang.

C. Prosedur Sanksi oleh DPC 1. Sebelum menjatuhkan sanksi kepada anggota, Ketua DPC

mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkan

untuk tunduk pada peraturan organisasi.

2. Jika dalam waktu satu bulan setelah Surat Peringatan I diberikan, yang bersangkutan tidak mengindahkan maka

Ketua DPC mengeluarkan Surat Peringatan ke II.

3. Jika dalam waktu satu bulan sejak dikeluarkannya Surat Peringatan ke II yang bersangkutan tetap tidak

mengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Sanksi

dan/atau pemecatan sebagai anggota.

4. Sebelum menjatuhkan sanksi, anggota berhak mengajukan pembelaan kepada Ketua DPC secara lisan dan/atau

tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejak

diterimanya Surat Peringatan ke II

5. Prosedur huruf a, b, c, dan d tidak berlaku jika yang bersangkutan telah melanggar tindak pidana yang

diancam dengan hukuman pidana penjara minimal satu

tahun dan telah memiliki kekuatan hukum tetap.

D. Jenis Sanksi a) Skorsing

1. Skorsing diberikan kepada anggota jika

dipandang tidak mengindahkan Surat

Peringatan ke II dan pembelaannya ditolak,

terhadap perbuatan yang tidak melanggar

AD/ART.

2. Lamanya skorsing diberikan untuk jangka

waktu minimal enam bulan dan maksimal

delapan belas bulan

3. Skorsing diperberat dengan diberhentikan

sebagai pengurus jika dilakukan oleh

pengurus.

b) Pemecatan Dipecat sebagai anggota jika dipandang tidak

mengindahkan Surat Peringatan ke II dan/atau

pembelaannya ditolak terhadap perbuatan yang

melanggar AD/ART.

c) Larangan, Hak dan Kewajiban Selama Masa Skorsing 1. Selama masa skorsing masih berhak atas

status keanggotaan

2. Selama masa skorsing dilarang mengikuti

seluruh kegiatan organisasi

3. Selam masa skorsing kewajiban anggota

tetap dilaksanakan

XI. ATURAN PERALIHAN

1. Hal-hal lain yang dipandang perlu untuk diatur guna

memberikan jalan keluar bagi suatu permasalaha yang

belum diatur, ditetapkan seperlunya oleh DPP.

2. DPC dapat meminta Fatwa Organisasi kepada DPP,

terhadap suatu permasalahan atau pengertian dalam

AD/ART dan/atau dalam prosedur teknis ini.

3. Fatwa dimaksud berlaku secara mutatis mutandis dan

mengikat seluruh DPC terhadap permasalahan yang sama.

4. Untuk pertama kali pengangkatan anggota di cabang

yang baru aktif dan/atau baru terbentuk dilakukan

oleh DPP.

5. Untuk pertama kali, pelaksanaan KONFERCA dan MAPERCA

berdasarkan Surat Keputusan DPP.

Prosedur Teknis ini berlaku sejak ditetapkan pada KONGRES

NASIONAL PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

Ditetapkan di Serang - Banten

Pada Tanggal 22 Mei 2010

Pukul 03:49 w.i.b

PIMPINAN SIDANG TETAP

KONGRES IV PERMAHI

Pimpinan I

(Limbel Seven Preydear Tamba, S.H)

Pimpinan II Pimpinan III

(Kemas Abdul Rachman Muzad,S.H) (Sarsil MR)

DAFTAR SINGKATAN CABANG :

1. Jakarta : JKT

2. Medan : MDN

3. Pekanbaru : PKB

4. Padang : PDG

5. Palembang : PLG

6. Jambi : JMB

7. Lampung : LMP

8. Yogyakarta : YKT

9. Surabaya : SBY

10. Semarang : SMG

11. Purwokerto : PWK

12. Bandung : BDG

13. Bogor : BGR

14. Makassar : MKS

15. Pare-Pare : PAR

16. Bau-Bau : BAU

17. Manado : MDO

18. Lamongan : LMG

19. Malang : MLG

20. Banten : BNT

21. Gorontalo : GTO

22. Kudus : KDS

23. Bali : BLI

24. Tanggerang : TGR

25. Papua : PPA