petunjuk pengisian formulir -report pbf versi...

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Copyright ©2018

Petunjuk Pengisian Formulir Pelaporan Obat e-Report PBF versi 2018.2

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Login Aplikasi e-Report PBF 2

Daftar Isi

Login Aplikasi e-Report PBF ..............................................................................4

Memulai Login Aplikasi e-Report PBF ...................................................................................... 4

Upload Pelaporan Obat ....................................................................................7

Memulai Pelaporan Obat ........................................................................................................ 7

Mengunduh Template Pelaporan Obat ................................................................................... 8

Mengisi Form Upload Pelaporan Obat..................................................................................... 9

Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat ........................................................................... 15

Melakukan Upload Pelaporan Obat ....................................................................................... 17

Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem...................................................................................... 18

Preview Laporan ................................................................................................................... 19

Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload ................................................... 20

Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload .............................................................. 21

Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat ................................................................................. 22


PERHATIAN

Berdasarkan Permenkes Nomor 1148 Tahun 2011, Pasal 30 ayat (1):

Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat

dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.

Berdasarkan peraturan tersebut, maka seluruh PBF Pusat maupun PBF Cabang wajib melaksanakan pelaporan dinamika obat melalui sistem

eReport PBF (pbf.binfar.depkes.go.id).

Pelaporan PBF tiap 3 (tiga) bulan melingkupi SELURUH OBAT yang diterima/disalurkan oleh PBF termasuk obat narkotika, psikotropika, dan

prekursor (NPP).

Obat tradisional, kosmetika, obat kuasi, suplemen kesehatan, makanan, alkes, PKRT tidak dilaporkan melalui sistem eReport PBF.

Selain laporan triwulan, narkotika, psikotropika, dan prekursor juga dilaporkan melalui laporan eReport NPP per bulan.

Contact center pelaporan eReport PBF:

Whatsapp texting ke 081319844200


Login Aplikasi e-Report PBF

Memulai Login Aplikasi e-Report PBF

Untuk melakukan upload pelaporan obat e-Report PBF, maka User diharapkan untuk melakukan login sistem terlebih dahulu. Langkah untuk masuk ke dalam aplikasi (login) adalah sebagai berikut : 1. Buka aplikasi web browser, misalnya Mozila Firefox, Safari, atau Internet Explorer. 2. Masukan alamat website aplikasi e-Report PBF (pbf.binfar.depkes.go.id) pada kolom address

bar yang tersedia. Setelah mengetikkan alamat web aplikasi pada address bar, maka akan tampil halaman Aplikasi e-Report PBF seperti gambar berikut :

🔍 pbf.binfar.depkes.go.id


3. Lakukan pengisian pada form login dengan menginputkan data login berupa User ID, Password, dan Key Code.

4. Pada form login ini, terdapat beberapa kolom isian dan tombol berikut : a. Kolom User ID, diisi berdasarkan nama pengguna / Username dari akun User yang telah

terdaftar pada aplikasi e-Report PBF. b. Kolom Password, diisi dengan password yang digunakan oleh User untuk mengakses

halaman login User. c. Kolom Key Code, digunakan untuk memastikan bahwa jawaban tidak dihasilkan oleh

suatu komputer. Apabila user menginputkan kode yang ditampilkan pada layar dengan benar, maka user dapat melanjutkan proses berikutnya. Namun, apabila kode yang ditampilkan pada layar tidak sesuai dengan kode yang telah diinput, maka aplikasi tidak akan memproses ke tahap selanjutnya.

d. Tombol Login, dapat dipilih apabila user telah selesai mengisi seluruh kolom isian dengan benar.

5. Setelah User mengisikan seluruh kolom isian yang tersedia, pilih tombol Login untuk masuk ke aplikasi e-Report PBF.

6. Jika login berhasil, maka aplikasi akan menampilkan dialogbox notifikasi yang bertuliskan “Login Success” seperti berikut :


7. Klik OK, maka aplikasi akan menampilkan halaman login akun User seperti gambar berikut :

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Upload Pelaporan Obat 7

Upload Pelaporan Obat

Memulai Pelaporan Obat

User dapat melakukan upload atau menginput pelaporan obat baru (mulai triwulan ke-3 tahun 2018) dengan cara sebagai berikut :

1. Klik menu [LAPORAN | Upload/Input Pelaporan | Obat (new format)].

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman Input/Upload Pelaporan Obat :


3. Lakukan pengisian form DATA PELAPORAN dengan memillih pilihan yang ada pada daftar pilihan yang sesuai.

Mengunduh Template Pelaporan Obat 1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat,

klik Upload.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat.

3. Klik link Download Template Excel Di Sini untuk mengunduh format template pelaporan obat.


4. Setelah mengklik link Download Template Excel Di Sini maka aplikasi secara langsung akan mengunduh template laporan dalam bentuk dokumen excel yang berjudul ‘FORMULIR PELAPORAN OBAT’ seperti berikut :

Mengisi Form Upload Pelaporan Obat

1. Buka template pelaporan obat dengan mengklik hasil unduhan.

2. Kemudian dokumen tersebut akan terbuka dalam bentuk excel seperti gambar berikut :


KOLOM PELAPORAN E-REPORT PBF (NEW FORMAT) TERDIRI ATAS 22 KOLOM SEPERTI DIBAWAH INI:

Jumlah Pemasukan Jumlah Pengeluaran

Masuk Pabrik Masuk PBF Retur Lainnya RS Apotek PBF Sarana Pemerintah Puskesmas Klinik Toko Obat

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Kode Obat (NIE) Nama Obat Kemasan Stok Awal No Batch Tanggal Kadaluarsa Sumber Pemasukan Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8

Tujuan Pengeluaran Keterangan HJD

20 21 22


MOHON PERHATIKAN DENGAN SEKSAMA TABEL DIBAWAH INI

KESALAHAN PADA PENGISIAN FORM PELAPORAN AKAN MENYEBABKAN SELURUH DATA PELAPORAN E-REPORT PBF MENJADI TIDAK VALID DAN TIDAK AKURAT

Perhatian:

Satuan terkecil jumlah/mutasi (kolom 4, kolom 9 sampai kolom 19) diinput berdasarkan satuan NIE obat, contoh:

DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML à maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi botol plastik 200 mL

LICOPEC, KAPLET 600/50 MG, DUS, 10 AMPLOP @ 1 STRIP @ 10 KAPLET

à maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 kaplet OBAT ANAK SUMANG CAP PEDANG RASA JERUK, SERBUK 150 MG, DUS, 100 SACHET@500 MG

à maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 sachet TRIPACEL, INJEKSI, DUS@1 [email protected] mL (1 DOSIS)

à maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 1 vial

3. Petunjuk Pengisian Pelaporan Obat No. Nama Kolom Keterangan

1. Kode Obat (NIE) Input kode obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing] sesuai dengan field NIE berdasarkan nama obat yang akan dilaporkan.

2. Nama Obat Input nama obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing] sesuai dengan nama obat yang akan dilaporkan. Lakukan input nama obat dengan format yang sama persis dengan yang tertulis di field NAMA PRODUK.

3. Kemasan Input kemasan dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing] sesuai dengan kemasan yang akan dilaporkan. Lakukan input kemasan dengan format yang sama persis dengan yang tertulis di field PRODUK KEMASAN.


4. Stok Awal Input stok awal produk yang sesuai. Stok awal ini dapat merupakan stok akhir dari periode pelaporan sebelumnya.

5. No. Batch Input nomor batch produk yang sesuai. Nomor batch ditulis dalam 1 baris dengan tanggal kadaluarsa dan sumber pemasukan. Nomor batch ini merupakan batch obat yang masuk ke PBF dan/atau nomor batch stok yang ada di PBF (sisa periode pelaporan sebelumnya).

6. Tanggal Kadaluarsa Input tanggal kadaluarsa yang sesuai mengikuti nomor batch. Bila tanggal kadalursa yang tertera pada kemasan/obat tidak ada tanggal (hanya bulan dan tahun), maka pada Tanggal Kadaluarsa-nya ditulis tanggal ke 1 bulan kadaluarsa tersebut, contoh obat kadaluarsa pada April 2022, maka di kolom 6, ditulis 01/04/2022.

7. Sumber Pemasukan Diinput kode sarana sesuai asal sumber pemasukan yang berasal dari Industri Farmasi e-Licensing, PBF, Apotek, Toko Obat, RS, Klinik, dan Sarana Pemerintah. Lakukan input kode yang sesuai sumber pemasukan berdasarkan data yang diperoleh dari master data. Kolom Sumber Pemasukan ini (kolom 7) berkorelasi dengan isian Jumlah Pemasukan pada kolom 9, 10, 11, dan 12. Catatan: untuk industri farmasi, hanya gunakan data pada master Industri Farmasi e-Licensing.

8. Keterangan Dapat diinput jika pemasukan berupa special access scheme (SAS) atau pemasukan lainnya (bila ada Pemasukan yang diiput di kolom Pemasukan Lainnya (kolom 12).

9. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan khusus Industri Farmasi (IF) dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana industri farmasi e-Licensing pada Sumber Pemasukan (kolom 7).

Masuk Pabrik

10. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan khusus Pedagang Besar Farmasi (PBF) dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana PBF pada Sumber Pemasukan (kolom 7).

Masuk PBF


11. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan khusus retur (Apotek, PBF, Toko Obat, Rumah Sakit, Klinik, Sarana Pemerintah) dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana asal obat yang di retur pada Sumber Pemasukan (kolom 7).

Retur

12. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan yang berupa SAS atau pemasukan lainnya dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana asal obat yang masuk bersumber Lainnya pada Keterangan Pemasukan (kolom 8).

Lainnya

13. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari rumah sakit dengan menggunakan angka. Pengeluaran obat ke rumah sakit pemerintah dimasukan juga ke kolom ini. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana RS pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Bila ada RS yang belum terdaftar pada sistem, silakan RS ybs untuk mendaftar/didaftarkan pada sistem SIPNAP (sipnap.kemkes.go.id).

Rumah Sakit

14. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari apotek dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana Apotek pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Bila ada Apotek yang belum terdaftar pada sistem, silakan Apotek ybs untuk mendaftar/didaftarkan pada sistem SIPNAP (sipnap.kemkes.go.id).

Apotek

15. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari PBF dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana PBF pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Catatan: Obat yang dimusnahkan karena kadaluarsa/rusak/dsb dan tidak diretur ke industri/PBF, dimasukkan ke dalam kolom ini, dengan ditulis pada Tujuan Pengeluaran (kolom 20) kode sarana PBF sendiri (PBF yang memusnahkan obat. Bila ada PBF Pusat yang belum terdaftar pada sistem, silakan PBF Pusat ybs untuk mendaftar pada sistem eReport PBF (PBF pusat yang sudah memilik izin) atau melakukan permohonan sertifikat distribusi PBF melalui sistem eLicensing (PBF baru).

PBF


16. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari Sarana Pemerintah (kecuali puskesmas dan rumah sakit). Sarana pemerintah yang dimasukkan ke kolom ini antara lain Dinas Kesehatan, pengadaan BKKBN, TNI, POLRI, dan instansi pemerintah lain dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode Sarana Pemerintah pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Catatan: Bila kode Sarana Pemerintah tersebut belum tercantum dalam master, silakan tulis kode sarana instalasi farmasi di provinsi yang bersangkutan pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). PBF dapat juga melaporkan Sarana Pemerintah yang belum memiliki kode sarana via whatsapp ke 081319844200.

Sarana Pemerintah

17. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari puskesmas dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana Puskesmas pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Catatan: Tulis kode Puskesmas dan/atau bila kode Puskesmas tersebut belum tercantum dalam master, silakan tulis kode sarana instalasi farmasi di provinsi yang bersangkutan pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20).

Puskesmas

18. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari klinik dengan menggunakan angka. Mengikuti nomor batch, tulis kode sarana Klinik pada kolom Tujuan Pengeluaran (kolom 20). Bila ada Klinik yang belum terdaftar pada sistem, silakan Klinik ybs untuk mendaftar/didaftarkan pada sistem SIPNAP (sipnap.kemkes.go.id).

Klinik

19. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran yang berasal dari toko obat dengan menggunakan angka. PBF dapat juga melaporkan Toko Obat yang belum memiliki kode sarana via whatsapp ke 081319844200.

Toko Obat


20. Tujuan Pengeluaran Input Kode (RS, Apotek, PBF, Sarana Pemerintah, Puskesmas, Klinik, Toko Obat) sesuai dengan asal produk yang akan dikeluarkan sesuai kode yang ada di master data.

21. Keterangan Dapat diisi dengan menuliskan keterangan yang berupa nama faskes atau puskesmas jika terdapat pengeluaran di puskesmas. Keterangan dapat diisi jika kategori nama fasilitas kesehatan yang tercantum di master data (misal apotek, rumah sakit, klinik, toko obat, sarana pemerintah, IF, dan PBF) tidak dilampirkan. Misalnya, di master data tidak terdapat puskesmas maka User dapat menuliskan nama Puskesmas yang mengeluarkan produk obat di kolom Keterangan (kolom 21).

22. HJD Harga Jual Distributor (HNA+PPN). Input harga jual distributor dengan menggunakan angka tanpa separator ribuan, misal HJD Rp 250ribu, maka cukup ditulis 250000

Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat


ATURAN UMUM YANG HARUS DIPERHATIKAN

• Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT per baris sesuai data yang akan diinput. • Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak tertolak oleh sistem, User

diharapkan untuk melakukan copy data secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan. Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat. Sesuai contoh di atas, obat yang digunakan adalah ‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat : “DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”. Begitupula dengan kemasan, lakukan copy data field yang ada pada tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.

• User harus menyelesaikan satu produk obat terlebih dahulu sebelum melakukan input produk obat yang lainnya.

• Kode IF, PBF, RS Apotek, Dinas Kesehatan, Klinik, dan Toko Obat dapat diperoleh dari master data yang terlampir di aplikasi e-Report PBF.

• Kode Obat dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]. • Kode PBF dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Pedagang Besar Farmasi]. • Kode Industri Farmasi dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Industri Farmasi e-Licensing]. • Kode Apotek dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Apotek]. • Kode Toko Obat dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Toko Obat]. • Kode Rumah Sakit dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Rumah Sakit]. • Kode Klinik dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Kinik]. • Kode Sarana Pemerintah dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Sarana Pemerintah]. • Setelah mengisi FORMULIR PELAPORAN OBAT dengan lengkap dan benar, simpan dokumen tersebut

kemudian lakukan upload dokumen pelaporan obat ini ke aplikasi melalui tombol Choose File. • Klik tombol Upload.


Melakukan Upload Pelaporan Obat

Setelah mengisi formulir pelaporan obat, lakukan upload file laporan obat dengan cara seperti berikut :

1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat, klik Upload.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat dan

tombol Choose FIle.

3. Klik tombol . 4. Kemudian muncul interface pencarian dokumen pada komputer User. Pilih data yang ingin

diupload (FORMULIR PELAPORAN OBAT) yang telah diinput. Lalu klik .


5. Klik tombol Upload.

6. Data berhasil terupload.

Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem

Data pelaporan obat dapat ditolak oleh sistem apabila User melakukan kesalahan pengisian. Berikut contoh tampilan apabila User melakukan kesalahan dalam pengisian data pelaporan obat yang tidak sesuai dengan format. Pada halaman ini dijabarkan kode produk yang ditolak.

• Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT per baris sesuai data yang akan diinput.

• Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak tertolak oleh sistem, User diharapkan untuk melakukan copy data secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan. Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat. Sesuai contoh pengisian di atas, obat yang digunakan adalah ‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat : “DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”. Begitupula dengan kemasan, lakukan copy data field yang ada pada tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.

• User diharapkan untuk melakukan update laporan terkait produk yang ditolak dengan mengklik tombol Lanjutkan Pelaporan.

• User diharuskan melakukan proses penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload ke aplikasi jika terjadi kegagalan upload data karena kesalahan pengisian.

• Apabila User tidak melakukan penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload, maka sistem secara langsung akan menggandakan stok obat yang ada di pelaporan sehingga data tidak akurat.

• Jika User menghapus seluruh data pelaporan obat, User diharuskan melakukan upload ulang Data Pelaporan Obat baru yang telah diperbaiki.

•


Klik tombol Lanjutkan Pelaporan.

Preview Laporan

Setelah User mengklik tombol Lanjutkan Pelaporan, maka aplikasi akan menampilkan preview laporan seperti tampilan berikut :


Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload

Untuk melakukan hapus data pelaporan obat yang telah diupload apabila terjadi kesalahan dalam input data, maka User dapat mengklik tombol Hapus Semua di bagian PREVIEW PELAPORAN.

Setelah mengklik tombol Hapus Semua, maka aplikasi akan menghapus seluruh data yang telah terupload oleh sistem. Apabila data berhasil terhapus, maka aplikasi akan menampilkan notifikasi seperti gambar berikut :

• Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT per baris sesuai data yang akan diinput.

• Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak tertolak oleh sistem, User diharapkan untuk melakukan copy data secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan. Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat. Sesuai contoh pengisian di atas, obat yang digunakan adalah ‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat : “DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”. Begitupula dengan kemasan, lakukan copy data field yang ada pada tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.

• User diharapkan untuk melakukan update laporan terkait produk yang ditolak dengan mengklik tombol Lanjutkan Pelaporan.

• User diharuskan melakukan proses penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload ke aplikasi jika terjadi kegagalan upload data karena kesalahan pengisian.

• Apabila User tidak melakukan penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload, maka sistem secara langsung akan menggandakan stok obat yang ada di pelaporan sehingga data tidak akurat.

• Jika User menghapus seluruh data pelaporan obat, User diharuskan melakukan upload ulang Data Pelaporan Obat baru yang telah diperbaiki.


Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload Untuk melihat list data pelaporan obat yang gagal diupload maka User dapat mengklik tombol Gagal Upload di bagian PREVIEW PELAPORAN.

Klik tombol Gagal Upload, kemudian aplikasi akan menampilkan list kesalahan produk yang ditolak seperti berikut :


Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat


Setelah mengisi formulir pelaporan obat dengan benar, lakukan pengiriman laporan obat dengan cara seperti berikut :

1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk mengirimkan data pelaporan obat, klik Web Form.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian baru seperti berikut :

3. Pada kolom Kegiatan, klik Kirim Pelaporan.


4. Klik tombol Kirim Pelaporan.

5. Aplikasi akan menampilkan notifikasi apabila data pelaporan obat berhasil terkirim.

Untuk penghapusan laporan yang sudah dikirimkan atau sudah

melewati periode pelaporan, silakan hubungi petugas Dinas Kesehatan Provinsi setempat

petunjuk pengisian formulir -report pbf versi...

Documents