petunjuk penggunaan email melalui owa

Pusat Data dan Informasi Pertanian

2014

DEPARTEMEN PERTANIAN RI

PETUNJUK OPERASIONAL MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA

(OUTLOOK WEB APP)

-i- | M a n a j e m e n E m a i l

DAFTAR ISI Halaman

Daftar Isi ....................................................................................................................... i

1. PENDAHULUAN ................................................................................................... 1

2. MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA

2.1 CONTACT .................................................................................................... 2

2.2 GROUP ....................................................................................................... 3

2.3 CREATE RULE INBOX ................................................................................... 5

2.4 CHANGE THEMES ..................................................................................... 10

2.5 CHANGE PASSWORD ................................................................................ 11

2.6 ADD PHOTO.............................................................................................. 12

2.7 SIGNATURE............................................................................................... 14

2.8 BLOCKED EMAIL/JUNK EMAIL ................................................................... 16

2.9 OUT OFF OFFICE ASSISTANT/AUTOMATIC REPLIES ................................... 17

-- 1 -- | M a n a j e m e n e m a i l

Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN

I. PENDAHULUAN

Sistem email yang digunakan di lingkup Kementerian Pertanian adalah Exchange

server 2013. Setiap pegawai dilingkup Kementerian Pertanian dihimbau untuk

memiliki alamat email resmi kedinasan dengan domain pertanian yaitu

[email protected] sebagai media kolaborasi. Untuk mengakses email

Kementerian Pertanian ada 2 cara sebagai berikut :

1) Melalui browser yang disebut dengan OWA (Outlook Web App) yang linknya

terdapat di website Kementerian Pertanian atau dapat langsung diakses

dengan mengetikan diakses dialamat : https://mail.pertanian.go.id dari browser

Anda. Disarankan untuk menggunakan browser IE (Internet Explorer)

2) Akses email menggunakan aplikasi mail client seperti : Ms. Outlook. Untuk

mengakses email melalui aplikasi mail client perlu dilakukan

setting/pengaturan beberapa informasi seperti: nama (alamat IP) server

SMTP/POP, nama user (user name/user ID) dan password pada server email.

Outlook Web App (OWA) memungkinkan Anda menggunakan browser web untuk

mengakses kotak surat dari komputer mana pun yang memiliki koneksi internet.

Anda bisa menggunakan browser tersebut untuk membaca dan mengirim pesan

email, menata kontak, membuat tugas dan mengelola kalender Anda.

MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA

(OUTLOOK WEB APP)

-- 2 -- | M a n a j e m e n e m a i l


II. MANAJEMEN EMAIL MELALUI OWA

Manajemen Email adalah beberapa fasilitas email yang berhubungan dengan

pengelolaan email personal kita. Beberapa fasilitas yang dapat dilakukan dengan

menggunakan OWA antara lain : Contact, Group, Create Rule, Change Themes,

Change Password, Add Photo, Signature, Blocked Email, Out Off Office Assistant/

Automatic Reply.

2.1 Contact

Folder Kontak adalah buku alamat e-mail pribadi dan tempat untuk

menyimpan informasi tentang pengguna serta perusahaan yang secara

rutin berkomunikasi dengan Anda. Gunakan Kontak untuk menyimpan

alamat e-mail, alamat jalan, nomor telepon, dan informasi lainnya tentang

kontak. Informasi tersebut mencakup halaman web, nomor faks, atau

nomor ponsel.

Untuk Create Contact ikuti langkah - langkah dibawah ini :

1) Klik Menu People Klik New pada what would you like to do

klik Create Contact

2) Isi tab First name, Middle name, Last Name dengan nama contact

anda Ketik alamat email contact pada tab Email

-- 3 -- | M a n a j e m e n e m a i l


Jika diperlukan anda dapat mengisi seluruh tab – tab menu yang ada

seperti work, address, phone, IM, other.

3) Klik Save

2.2 GROUPS/DISTRIBUTION LIST

Groups merupakan jenis kontak khusus yang digunakan untuk mengirim e-

mail ke beberapa penerima melalui satu entri di folder Kontak. Anda tidak

perlu memasukan satu persatu alamat email dari rekan kerja.

Untuk membuat groups ikuti langkah – langkah dibawah ini :

1) Klik Menu People Klik New pada what would you like to do

klik Create Group

-- 4 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Pada beri nama grup pada menu Group name Masukkan alamat

email rekan anda yang akan di masukkan ke dalam group Klik Save

3) Untuk melihat group yang telah kita buat klik pada groups maka akan

tampil nama group yang baru di buat

-- 5 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.3 Create Rule Inbox

Adalah fasilitas untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan

aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada

folder tertentu sehingga email akan masuk dengan rapi kedalam categori

yang telah anda buat dan dapat mempermudah dalam pencarian email

dikemudian hari.

Untuk membuat rule inbox ikuti langkah – langkah dibawah ini :

1) Klik tombol setting pilih menu Option (atau langsung pilih

menu Manage Apps)

2) Pada menu Organize Email klik menu Inbox Rules Klik tanda

(+) untuk membuat rule Pilih Rule yang diinginkan

-- 6 -- | M a n a j e m e n e m a i l


3) Pada New Inbox Rule Beri nama rule pada tab Name Klik

tanda panah ke bawah pada tab when the message arrives,

and Klik tanda panah ke bawah pada tab Do the following

:

4) Pilih folder yang diiginkan pada Menu Select Folder Jika belum

ada folder yang dimaksud bisa langsung buat folder baru Klik New

Folder Beri Nama Klik OK

-- 7 -- | M a n a j e m e n e m a i l


5) Klik Save

Jika dengan cara tersebut diatas tidak berfungsi dengan baik, untuk membuat Rule Inbox

email dapat juga dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1) Pada Folder Inbox pilih email yang akan dibuat Rule nya Klik tombol More

Action > Pilih menu Create Rule

-- 8 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Pada tab when the message arrives, and beri tanda centang pada It was

received from

-- 9 -- | M a n a j e m e n e m a i l


3) Pada tab Do the following : pilih instruksi/rule yang diinginkan sebagai contoh

“Move the message to folder” klik Select One pilih folder yang diiginkan

pada Menu Select Folder Jika belum ada folder yang dimaksud bisa langsung

buat folder baru Klik New Folder Beri Nama Klik OK

4) Klik Save

-- 10 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.4 Changes Themes

Adalah fasilitas untuk merubah tema atau tampilan layar OWA anda,

meskipun banyak pengguna cukup menyimpan tema default, namun ada

sebagian orang memiliki selera yang berbeda-beda, dan dengan demikian

Anda dapat memilih tema yang berbeda sesuai dengan keinginan anda.

Untuk membuat merubah tema (change themes) ikuti langkah – langkah

dibawah ini :

1) Klik tombol setting pilih menu Change Theme

2) Akan tampil pilihan themes yang disediakan oleh OWA Klik pada

themes yang diinginkan Klik OK

-- 11 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.5 Change Password

Adalah fasilitas untuk merubah password email. Setelah pegawai/user

regrestrasi email, maka pegawai / user tersebut akan mendapatkan alamat

email / username dan password email. Password email tersebut dapat di ganti

oleh user dengan menggunakan fasilitas “Change Password” di OWA.

Untuk merubah password (change password) ikuti langkah – langkah

dibawah ini :

1) Klik tombol setting pilih menu Change Password

-- 12 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Pada tab Current password ketikkan password lama anda pada

tab New password ketikkan password baru anda pada tab

Confirm new password ulang kembali ketikkan password baru

anda kemudian klik Save

Sebagai tambahan informasi, untuk mengganti password email yang telah diberikan

oleh administrator dengan mengikuti kombinasi password sebagai berikut :

Panjang password minimal 7 digit;

3 Digit pertama adalah huruf, dimana huruf pertama adalah huruf capital

(huruf besar);

4 Digit terakhir/lebih adalah angka

2.6 Add Photo

Adalah fasilitas untuk menambahkan photo sebagai identitas email anda.

Untuk menambah photo di email anda (add photo) ikuti langkah – langkah

dibawah ini :

1) Klik tombol setting pilih menu Options

-- 13 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Klik menu Account klik menu Edit Informations

3) Klik menu Account klik menu Edit Informations klik menu

Change Klik menu Choose file pilih photo yang inginkan

klik Save

-- 14 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.7 Signature

Adalah fasilitas untuk memberikan signature atau menyisipkan suatu

pesan/informasi tertentu setiap kali anda membuat email yang ditambahkan

di akhir pesan sebuah email. Sebuah signature e-mail terdiri dari teks atau

gambar yang secara otomatis

Untuk membuat menambah signature ikuti langkah – langkah dibawah ini :

1) Klik tombol setting / pengaturan pilih menu Manage Apps

-- 15 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Klik menu setting pilih menu Mail Ketikkan signature yang

sesuai dengan format yang diinginkan

3) Klik Save

Pada saat membuat email baru akan tampil signature yang kita buat

-- 16 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.8 Blocked Email/Junk Email

Adalah fasilitas untuk memfilter email yang masuk dan menata pengirim -

pengirim yang tidak kita inginkan. Dengan kemampuan ini maka Anda dapat

mereduksi jumlah email sampah (junk E-mail) yang masuk ke Inbox

Untuk membuat membuat blocked email ikuti langkah – langkah dibawah ini :

1) Klik tombol setting / pengaturan pilih menu Options

2) Pilih menu Blocked and Allow Pada bagian Blocked Sender

masukkan alamat email yang akan di blocked klik tanda (+) Klik

Save

-- 17 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2.9 Out Off Office Assistant/Automatic Replies

Adalah fasilitas untuk membantu kita memberikan balasan terhadap email

yang masuk ke account email kita, ketika kita sedang tidak ada di tempat atau

berhalangan (automatic replies).

Untuk membuat membuat blocked email ikuti langkah – langkah dibawah ini :

1) Klik tombol setting / pengaturan pilih menu Manage Apps

-- 18 -- | M a n a j e m e n e m a i l


2) Klik menu Organize Email pilih menu Automatic Replies

3) Beri tanda pada Send Automatic Replies masukan waktu awal dan

akhir automatic replies yang diinginkan pada tab Start Time dan End

Time

4) Tulisakan pesan anda pada bagian send a reply once to each sender

inside my organization with following messages

5) Beri tanda pada Send automatic reply messages to sender outside

my organizatin jika memang seluruh contact diluar organisasi anda

menerima pesan ini

6) Klik Save

petunjuk penggunaan email melalui owa

Documents