2015

Electromedic_X86

FRIZA SERVILE

03/03/2015

EMS GUIDE BOOK

ELECTROMEDICAL MONITORING SYSTEM VERSI 2.1

1. IntroductionElectromedical Monitoring System adalah sebuah software komputer berbasis VB.Net yangdirancang menggunakan database MYSQL. Dengan software ini, memungkinkan pihakmanajemen Rumah sakit dalam fungsinya sebagai control, monitor dan evaluasi pengelolaanperalatan medis. Adapun Alur kerja program EMS ini adalah sebagai berikut :

2. Change Log- Ver. 1.0 ( 21-07-2013 )- Ver. 1.1 ( 12-March-2014)Bluetooth barcode scanner with android.OS EnabledBackup Database EnabledUse skin from sunisoft "Eighteen"Skin Form Only is trueCancel button for maintenance table addedPicture Viewer addedChange user password enabledColumn 'Ruangan' in maintenance and calibration addedChange Tab SPPDPNew tab 'Perbaikan' and 'Pemeliharaan' added

Ver. 1.2 ( 13-June-2014 )Automatic edit to inventory for calibration columnAmbulance inventory addedSearching mode by ID, Name and Serial NumberSecurity warning with sound and reset passwordGroup printing by name

Ver. 2.0 ( 08-August-2014 )Splash screen addedE-book manual library system addedManual book library system addedPrinting hystoris enabledSound 'Tanah airku' addednew icon 'Ems.ico'

Ver. 2.1 ( 15-October-2014)ControlBox DeletedChange to Full Screen ModeMore 'FAST'Status Strip DeletedRunning text addedTab 'Uji Fungsi' AddedAutomatic update description for inventory if service undoneInventory Picture Zoom Option AddedChange Crystal Report with Microsoft ReportAx.acroPDFlib Upgraded

Ver. 2.2 ( 03-Januari-2015)Change Database Access to MySQLAdd EULA and 'whats new' FormAdd Setting IP ServerAdd Test ConnectionAdd Init. DatabaseAdd Service Status DetailAdd Service Status ClasificationAdd Filter by YearDatagridview Sorting Bug FixedSplash Screen Stack Bug FixedAdd Theme ChooserAdd Volume Track BarAdd Inventory DetailAdd Column 'Kondisi','Kepemilikan' in InventoryAdd Search Filter by 'Kondisi' in InventoryAuto Editing 'Kondisi' by Service and Calibration StatusChange Textbox 'Ruangan', Hasil_Pekerjaan','Kondisi' to ComboboxAdd 'Rekapitulasi BAK'Add SPPDP search in 'BAK' TabAdd BAK Search in 'Uji fungsi' TabAuto Create Table when new Inventory addedAdd Feature Restore DatabaseAdd Form SettingAdd Signature SettingAdd Form Setting To Add Ruangan,Petugas,Tahun,Nama Alat ItemAdd Export to Excel,Word, PdfChange Link Label 'Ruangan' to Tree ViewAdd Tab Penggudagan & Mutasi

3. Cara Instal Program EMS Install Microsoft. NET Framework 4.0 dan Adobe Reader-X Terlebih Dahulu Install mysql-installer-community-5.6.22.0 dengan mengikuti perintah berikut :

- Klik Next 2x. Klik Yes Jika muncul notifikasi Confirm

- Klik Execute. Tunggu hingga proses selesai- Klik Next 2x

- Masukkan password ‘1234’ pada kolom MySQL Root Password dan Repeat Password

- Klik tombol Add User- Masukkan seperti gambar di bawah dengan password = 1234. Klik OK.

- Klik tombol Add User lagi dan masukkan seperti gambar di bawah dengan password“frizaa7x”. Klik OK.

1234

- Jika sudah seperti gambar berikut, Klik Next 2x, Kemudian Execute

- Jika sudah berhasil, Klik Finish

- Klik next

- Klik Check. Jika koneksi sukses, Klik Next

- Klik Execute lalu klik finish

- Klik Next lalu Finish- Install Program EMS V2.2 yang ada di Folder Setup- Klik Setup.exe- Klik Next

- Pilih menu Everyone

- Klik Next 2x lalu Klik Yes- Klik Close- Pada Desktop akan muncul 3 file berikut

- Buka Folder Bluetooth Scanner- Install File Installer part-1.exe dan Installer part-2.exe- Kembali ke desktop. Copy dan Install file “Install to Android.apk” pada HP Android Anda- Proses Instal Program Selesai. Run program ems.exe as administrator- Jika anda menggunakan software untuk multi-user, pastikan drive D anda ter-share. Agar

computer client bisa mengakses Folder E-Book, Foto Alat, Foto Buku dan Foto User.

4. Format Dokumen RSUD Dr. Kanujoso Djatiwibowo Balikpapan4.1. Surat Perintah Perbaikan dan Pemeliharaan

( Lampiran )

4.2. Berita Acara Kerusakan( Lampiran )

4.3. Berita Acara Uji Fungsi( Lampiran )

4.4. Surat Keterangan Penggudangan Barang (SKPB)( Lampiran )

4.5. Surat Keterangan Mutasi Barang (SKMB)( Lampiran )

4.6. BARCODE ID Alat( Lampiran )

5. Aplikasi Program EMS Versi 2.25.1 Form Login

Untuk penggunaan pertama, klik tombol Init Database. Akan muncul menu :

Masukkan data nama, password dan foto administrator. Lalu tekan Init Database. tunggu hinggainisialisasi database selesai. Jika sudah, set IP Server sesuai alamat IP Server dengan menekantombol bergambar gear. Jika hanya digunakan dalam 1 komputer, Masukkan kata ‘Localhost’ atau‘127.0.0.1’ pada inputbox, Lalu klik OK.

Jika sudah, Lakukan tes koneksi dengan menekan tombol Test Connection. Masukkan user namedan password yang telah anda buat saat init database tadi. Jika anda salah memasukkanpassword lebih dari 3x, maka akan muncul warning berikut.

Tombol Reset

Masukkan Reset Code = Password user yang sudah terdaftar dan klik tombol reset untukmelanjutkan. Setelah login, anda akan masuk main menu / Menu Utama.

5.2. Main Menu

5.2.1. Tab Inventaris

Pada tab inventaris, anda dapat menambah, mengedit, menghapus dan mencetak inventaris. Tapikami tidak menyarankan anda untuk menghapus inventaris. Karena pada dasarnya, inventaristidak diperbolehkan untuk dihapus. Jika inventaris sudah digudangkan, maka gantilah ruanganmenjadi gudang atau gunakan fitur penggudangan tanpa harus menghapusnya. Berikut adalahtampilan dan aplikasi tab inventaris :

Pilih Instalasi pada samping halaman tab. Dengan cara klik 2x. Isi Semua textbox yang ada.Textbox yang terdapat tanda *) wajib diisi. Fungsi dari tombol-tombol pada tab inventaris adalahsebagai berikut :

Simpan : Untuk menambahkan Inventaris Ubah : Untuk mengedit 1 baris inventaris pada baris yang terblok Hapus : Untuk menghapus 1 baris inventaris pada baris yang terblok Batal : Untuk mengosongkan semua textbox inventaris Cetak : Untuk mencetak data inventaris

Untuk memberikan data gambar, klik tombol gambar. Dan untuk mengosongkan gambar, tekantombol di bawahnya..

Untuk daftar urutan inventaris, terdapat 3 opsi. Berdasarkan No, Nama alat dan ruangan.

Gambar

Mensortir daftar

Pada tab Inventaris terdapat 3 opsi pencarian. Berdasarkan ID Alat, Nama Alat dan No Seri.Tekan tombol enter atau tekan tombol pencarian di samping textbox pencarian untuk memulaipencarian.

Filter digunakan untuk menyaring daftar inventaris yang ditampilkan. Ada 2 opsi.Berdasarkankepemilikan dan kondisi. Sedangkan kondisi memiliki 3 opsi : Baik, Rusak Ringan dan Rusakberat. Rusak ringan adalah kondisi dimana alat medis tersebut memiliki kekurangan fungsi namunmasih dapat diperbaiki. Sedangkan Rusak Berat adalah kondisi dimana alat medis tersebutmemiliki kekurangan fungsi dan tidak dapat diperbaiki.

5.2.2. Tab PerbaikanPada Tab ini anda dapat melakukan manipulasi rekapitulasi laporan perbaikan berdasarkan SuratPerintah Perbaikan dan Pemeliharaan (SPPDP) yang telah dibuat oleh admin IPSRS dandilakukan pengecekkan oleh teknisi IPSRS. Berikut adalah tampilan dan aplikasi menu tabPerbaikan :

Pastikan pointer berada pada textbox ‘ID Alat’. Scan ID Alat Menggunakan Barcode Scanner atauBluetooth Barcode Scanner yang telah disediakan pada program EMS ini. Anda juga dapatmeng-input manual ID Alat dengan menggunakan keyboard, dan akhiri pengetikkan denganmenekan tombol enter. Nama Alat, Merk dan no seri akan muncul secara otomatis sesuai ID yangdideteksi oleh barcode scanner. Selanjutnya Isi textbox yang lain sesuai labelnya. Fungsi tombol-tombol pada tab perbaikan adalah sebagai berikut :

Simpan : Untuk menyimpan perbaikan ke rekapitulasi perbaikan Ubah : Untuk mengedit 1 baris rekapitulasi perbaikan pada baris yang terblok. Hapus : Untuk menghapus 1 baris rekapitulasi perbaikan pada baris yang terblok. Batal : Untuk mengosongkan semua textbox Cetak : Untuk mencetak rekapitulasi perbaikan

Jika perbaikan telah di simpan. Maka data tersebut akan otomatis masuk ke rekapitulasiperbaikan dan historis masing-masing alat. Demikian juga dengan jika ditekan edit dan delete.Jika hasil pekerjaan belum selesai, program akan mengupdate keterangan Alat menjadi ‘Dalamperbaikan’ dan kondisi menjadi ‘Rusak Ringan’ secara otomatis. Sedangkan jika hasil pekerjaantidak dapat diperbaiki, program akan mengupdate keterangan menjadi ‘Tidak dapat diperbaiki’dan kondisi menjadi ‘Rusak Berat’.

5.2.3. Tab Pemeliharaan

Pada tab pemeliharaan, anda dapat membuat rekapitulasi kegiatan pemeliharaan yang telah andalakukan. Menu ini akan mengumpulkan alat-alat yang telah anda pelihara dan akanmengkalkulasinya saat anda selesai melakukan pemeliharaan. Berikut adalah tampilan tabpemeliharaan dan aplikasi nya :

Isi semua textbox yang ada. Selanjutnya, Pastikan Pointer berada pada ID Alat. Scan ID Alatmenggunakan barcode scanner atau inputkan ID alat secara manual menggunakan keyboard.Nama Alat, Merk dan No Seri akan muncul secara otomatis.

Fungsi Tombol-tombol pada Tab Pemeliharaan adalah sebagai berikut :

Selesai : Untuk menyelesaikan kegiatan pemeliharaan. Data yang diinput akan otomatismasuk ke historis masing-masing alat. Dan Jumlah alat yang terpelihara akanotomatis dihitung dan dimasukkan ke rekapitulasi pemeliharaan.

Batal : Untuk membatalkan pemeliharaan

Cetak : Untuk mencetak rekapitulasi pemeliharaan

Tampilkan : Untuk menampilkan data sesuai pilihan menu :

Tabel pemeliharaan : Rekapitulasi saat pemeliharaan berlangsung Rekapitulasi pemeliharaan : Rekapitulasi setelah selesai pemeliharaan

Ubah : Untuk mengedit 1 baris rekapituasi saat pemeliharaan berlangsung (hanyapada Tabel Pemeliharaan) sesuai baris yang terblok.

Hapus : Untuk menghapus 1 baris rekapitulasi pemeliharaan atau tabel pemeliharaansesuai opsi pemilihan.

5.2.4. Tab Kalibrasi

Tab kalibrasi prosesnya hampir serupa dengan tab pemeliharaan, berikut adalah tampilan danaplikasi tab kalibrasi :

Isi semua textbox yang ada. Selanjutnya, Pastikan Pointer berada pada ID Alat. Scan ID Alatmenggunakan barcode scanner. Nama Alat, Merk dan No Seri akan muncul secara otomatis.

Fungsi Tombol-tombol pada Tab Kalibrasi.

Selesai : Untuk menyelesaikan proses Kalibrasi. Data yang diinput akan otomatis masukke historis masing-masing alat. Dan Jumlah alat yang terkalibrasi akan otomatismasuk ke rekapitulasi kalibrasi Serta program akan mengupdate tanggalkalibrasi pada setiap keterangan di Inventaris menjadi tanggal saat dilakukaninput data kalibrasi.

Batal : Untuk membatalkan kalibrasi Cetak : Untuk mencetak rekapitulasi kalibrasi Tampilkan : Untuk menampilkan data rekapitulasi kalibrasi

5.2.5. Berita Acara Kerusakan

Berita acara kerusakan digunakan untuk melaporkan adanya kerusakan alat dengan hasilpekerjaan belum selesai atau tidak dapat diperbaiki. Atau dengan kata lain, BAK dibuat saat alatmembutuhkan perbaikan pihak luar atau alat tersebut tidak dapat diperbaiki karena kondisi alatrusak berat. Pada tab ini digunakan untuk merekap Berita acara kerusakan. Berikut tampilan danaplikasi tab BAK :

Pertama anda harus menekan tombol ‘cari SPPDP’,pilih SPPDP yang dibuat Berita acarakerusakan. Lalu klik Apply. No SPPDP akan ditampilkan di textbox No SPPDP. Selanjutnya isikolom yang lain.

Fungsi tombol-tombol pada tab Berita acara kerusakan adalah :

Simpan : Untuk menyimpan Berita acara kerusakan Ubah : Untuk mengedit 1 baris rekapitulasi BAK pada baris yang terblok. Hapus : Untuk menghapus 1 baris rekapitulasi BAK pada baris yang terblok. Batal : Untuk mengosongkan semua textbox Cetak : Untuk mencetak rekapitulasi Berita acara kerusakan

5.2.6. Tab Uji Fungsi

Saat alat telah selesai dilakukan perbaikan oleh pihak ketiga, maka teknisi IPSRS akanmelakukan uji fungsi. Setelah dilakukan uji fungsi, maka tab uji fungsi ini digunakan untukmerekap setiap uji fungsi yang dilakukan. Berikut tampilan dan aplikasi tab uji fungsi :

Pertama, anda harus klik tombol Cari BAK untuk mencari BAK alat yang sudah diperbaiki danakan diuji fungsi. Jika sudah, klik apply. No BAK akan ditampilkan pada textbox No BAK.Selanjutnya isi kolom yang lain. Atau jika alat belum pernah dibuat BAK (Biasanya pada kasusalat pengadaan baru yang perlu diuji fungsi),anda dapat masukkan dengan cara manual melaluiscan ID.

Pastikan pointer berada pada textbox ID Alat. Scan ID alat menggunakan barcode scanner. Isisemua textbox yang lain dengan benar. Fungsi tombol-tombol pada tab uji fungsi adalah sebagaiberikut :

Save : Untuk menyimpan ke rekapitulasi uji fungsi. Data yang diinput akan otomatismasuk ke rekapitulasi uji fungsi dan historis masing-masing.

Edit : Untuk mengedit 1 baris rekapitulasi uji fungsi sesuai baris yang terblok Delete : Untuk menghapus 1 baris rekapitu;asi uji fungsi sesuai baris yang terblok Cancel : Untuk mengosogkan semua textbox Print : Untuk mencetak Rekapitulasi uji fungsi Delete All : Untuk menghapus semua rekapitulasi uji fungsi

5.2.7. Tab Penggudangan

Tab penggudangan digunakan untuk merekap Surat Keterangan Penggudangan Barang (SKPB).Dimana jika alat sudah tidak laik pakai berdasarkan peninjauan tim teknis atau berdasarkan usiapemakaian alat, akan dilakukan penarikan kembali. Berikut tampilan Tab Penggudangan :

Pastikan pointer berada pada textbox ID Alat. Scan ID alat dengan menggunakan barcodescanner. Nama alat, Merk, No Seri, Ruangan, Lokasi akan terisi otomatis. Lengkapi semua form.Pilih ruangan tempat alat digudangkan. Penggunaan tombol, sama seperti sebelumnya.

5.2.8. Tab Mutasi

Tab Mutasi digunakan untuk merekap Surat Keterangan Mutasi Barang (SKMB). Dimana jikaRuangan A ingin memindah alat medis ke ruangan B, Tim teknis akan meninjau dan membuatSKMB agar historis alat medis tersebut menjadi jelas. Kapan dan dari mana asal alat tersebut.Berikut adalah tampilan Tab Mutasi :

Pastikan pointer berada pada textbox ID Alat. Scan ID alat dengan menggunakan barcodescanner. Nama alat, Merk, No Seri, Ruangan, Lokasi akan terisi otomatis. Lengkapi semua form.Pilih ruangan tempat alat akan dimutasikan. Penggunaan tombol Simpan, ubah, hapus, batal,cetak dan tampilkan, sama seperti sebelumnya.

5.2.9. Tab Historis

Tab Historis digunakan untuk melihat riwayat tindakan yang telah dilakukan terhadap setiapinventaris. Berikut adalah tampilan dan aplikasi tab Historis :

Pastikan pointer berada pada textbox ID Alat. Scan ID Alat dengan menggunakan barcodescanner. Nama Alat, Merk, No Seri dan Ruangan akan otomatis terisi. Pada data viewer akantampak riwayat / historis dari ID Alat tersebut. Gunakan tombol ‘cetak historis’ untuk mencetak.

5.2.10. Tab Backup Database

Backup database hendaknya dilakukan secara rutin. Misalnya sekali dalam 2 minggu agar jikaterjadi kesalahan ataupun kerusakan windows, data anda tidak hilang. Berikut adalah tampilandan aplikasi tab backup database :

Masukkan nama file backup atau anda dapat klik tombol generate name untuk memasukkannama secara otomatis berdasarkan tanggal backup. Pilih Directory tujuan untuk lokasipenyimpanan file backup (Jangan menyimpannya di Drive C) hingga textbox directory path terisiotomatis. Tekan tombol backup. Klik yes. Lalu tunggu hingga proses selesai.

Untuk merestore atau mengembalikan database anda. Klik tombol restore. Pilih file backup-ananda lalu klik open. Tunggu hingga proses selesai

5.2.11. Tab E-Book

Tab E-Book digunakan untuk melihat e-book yang berisi Service manual ataupun operatingmanual dengan format *pdf. File E-book telah kami copy-kan pada CD program. Copy dan pastefolder tersebut ke directory ‘D:\’ untuk memudahkan pencarian E-book. Berikut adalah tampilandan aplikasi tab E-Book :

Tekan tombol Cari E-Book. Cari folder E-book yang telah anda copy-paste dari CD Program. Pilihfile berformat *.pdf yang ada.

5.2.12 Tab Manual Book

Tab Manual book digunakan untuk mengelola library manual book yang anda punya. Sepertihalnya sebuah perpustakaan buku. Anda dapat mengatur lokasi penyimpanan buku dan mengaturkategori buku. Berikut adalah tampilan dan aplikasi tab Manual Book :

Isi Textbox sesuai label yang ada. Tombol add, edit, delete dan print bukan berupa tulisan.Namun berupa ikon seperti yang ditunjuk pada gambar di atas.

5.2.13. Menu User Register

Menu User Register digunakan untuk registrasi user baru atau mengganti password user yangsudah ada. Berikut adalah tampilan dan aplikasinya :

Untuk menu register, masukkan User ID yang ingin didaftarkan. Masukkan password dan pilihlevel user. Masukkan foto user dengan klik tombol browse picture. Lalu tekan Save.

Untuk mengganti password user, Masukkan User ID yang ingin diganti passwordnya. Masukkanpassword lama. Kemudian masukkan password baru pada textbox berlabel new password.Masukkan foto baru Lalu tekan OK.

5.2.14. Menu Go To Setting

Menu ini digunakan untuk mengubah setting Signature / Tanda tangan, serta menambah itemcombobox seperti : Ruangan, Petugas, Tahun dan Nama alat. Berikut adalah tampilan menusetting :

Setting Report Signature

Lengkapi form signature, jika dirasa sudah benar, klik save untuk menyimpan. Tombol defaultdigunakan untuk mengembalikan setting ke setting default/semula.

Setting Combobox Item

Ruangan : Masukkan nama ruangan. Klik add untuk menambahkan. Dan delete untukmenghapus

Petugas : Masukkan nama petugas. Klik add untuk menambahkan. Dan delete untukmenghapus

Tahun : Masukkan nama tahun. Klik add untuk menambahkan. Dan delete untuk menghapus

Nama Alat : Masukkan nama alat. Klik add untuk menambahkan. Dan delete untuk menghapus

(Nb : Nama alat akan ditambah otomatis saat penambahan inventaris)

LAMPIRAN

Surat Perintah Perbaikan dan Pemeliharaan (SPPDP)

Berita Acara Kerusakan

Berita Acara Uji Fungsi

SURAT KETERANGAN PENGGUDANGAN BARANG

SURAT KETERANGAN MUTASI BARANG

BARCODE ID Alat