Pertemuan 5Pertemuan 5

Document FlowDocument Flow

Document FlowDocument Flow

Merupakan aliran dokumen dalam Merupakan aliran dokumen dalam sebuah sistem informasi, yang sebuah sistem informasi, yang menunjukan aliran laporan atau formulir menunjukan aliran laporan atau formulir termasuk tembusanya.termasuk tembusanya.

Menggunakan simbol-2 yang sudah Menggunakan simbol-2 yang sudah standard.standard.

Disebut juga dengan paperwork flow.Disebut juga dengan paperwork flow.

Dokumen

Kegiatan manual

Simpanan offline

Proses Komputer

I/O dgn Harddisk

I/O dgn disket

keyboard

Display di monitor

Garis alir

Hubungan komunikasi

Penghubung

Penjelasan dari proses

Macam simbol simpanan off Macam simbol simpanan off line:line:

N

C

A

Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan angka / numerik

Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan huruf / alphabetik

Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan tanggal / kronologi

Langkah-2 penyusunan document Langkah-2 penyusunan document flow:flow:

0. Menentukan bagian2 yang terkait0. Menentukan bagian2 yang terkait

1. Mempelajari sistem dan prosedure yang sedang 1. Mempelajari sistem dan prosedure yang sedang berjalan, termasuk dokumen-2 yang harus dibuat.berjalan, termasuk dokumen-2 yang harus dibuat.

2. Mengetahui banyaknya dokumen yang harus 2. Mengetahui banyaknya dokumen yang harus dihasilkan.dihasilkan.

3. Mengetahui siapa saja yang akan menerima 3. Mengetahui siapa saja yang akan menerima dokumen beserta tembusannya.dokumen beserta tembusannya.

4. Menentukan siapa saja yang harus melakukan 4. Menentukan siapa saja yang harus melakukan pengarsipan terhadap dokumen tertentu.pengarsipan terhadap dokumen tertentu.

5. Menentukan posisi awal dan akhir proses.5. Menentukan posisi awal dan akhir proses.

Contoh 1: Dokumen flow penjualan tunai

Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang yang dibelinya.yang dibelinya.

Barang yang dibeli diserahkan kepada petugas penjualan.Barang yang dibeli diserahkan kepada petugas penjualan. Petugas penjualan membuat nota penjualan rangkap 3.Petugas penjualan membuat nota penjualan rangkap 3. Nota penjualan yang asli (c1) diarsip, c2 diberikan kepada Nota penjualan yang asli (c1) diarsip, c2 diberikan kepada

konsumen, dan c3 beserta barang diserahkan ke kasir.konsumen, dan c3 beserta barang diserahkan ke kasir. Konsumen menyerahkan nota penjualan (c2) ke kasir.Konsumen menyerahkan nota penjualan (c2) ke kasir. Kasir mencocokan nota penjualan (c2) dan (c3) beserta Kasir mencocokan nota penjualan (c2) dan (c3) beserta

barangnya, kemudian membuat nota pembayaran rangkap barangnya, kemudian membuat nota pembayaran rangkap 3. Barang dan nota pembayaran c2 diserahkan ke 3. Barang dan nota pembayaran c2 diserahkan ke konsumen, c1 diarsip, dan c3 diserahkan ke akuntansi.konsumen, c1 diarsip, dan c3 diserahkan ke akuntansi.

Akuntasi menyusun laporan penjualan berdasarkan nota Akuntasi menyusun laporan penjualan berdasarkan nota pembayaran c3pembayaran c3

Dokument flow 1: Penjualan Tunai

3

Konsumen Penjualan Akuntansi Kasir

Mulai

Memilih brg,menyerahkanke penjualan

Buat notapenjualan

2 3

NotaPenjualan1

NotaPenjualan2

Buat NotaPembayaran

2

NotaPembayaran1

NotaPembayaran2

C

C

NotaPembayaran3

Menyusun laporanpenjualan

Laporanpenjualan

NotaPenjualan2

Selesai

Menyerahkan brg& c3ke kasir

nota penjualan 3

Mencocokan c2&c3 +

brg

Menyerahkan brg& c2

ke konsumen

Menyerahkan ke kasir

Contoh 2: Dokumen flow penjualan tunai

Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang yang dibelinya.yang dibelinya.

Barang yang dibeli diserahkan kepada kasir.Barang yang dibeli diserahkan kepada kasir. Kasir membuat nota penjualan rangkap 3, berdasarkan Kasir membuat nota penjualan rangkap 3, berdasarkan

barang yang diberikan konsumen. Menginformasikan nilai barang yang diberikan konsumen. Menginformasikan nilai transaksi ke konsumen.transaksi ke konsumen.

Konsumen melakukan pembayaran.Konsumen melakukan pembayaran. Kasir mencocokan uang dengan nilai transaksi. Barang Kasir mencocokan uang dengan nilai transaksi. Barang

dan nota pembayaran c2 diserahkan ke konsumen, c1 dan nota pembayaran c2 diserahkan ke konsumen, c1 diarsip, dan c3 diserahkan ke akuntansi.diarsip, dan c3 diserahkan ke akuntansi.

Akuntasi membuat laporan penjualan.Akuntasi membuat laporan penjualan.

Contoh 3: Proses AdmisiContoh 3: Proses Admisi

Admisi adalah: suatu prosedur bagi calon mahasiswa agar tercatat secara resmi sebagai mahasiswa STIKOM.

PERSYARATAN: Telah melakukan pembayaran SPP dan SP

angsuran pertama. Telah melakukan pembayaran biaya

pembinaan kemahasiswaan pada bank yang ditunjuk.

Prosedure Admisi:Prosedure Admisi:

Melakukan admisi di BAAK. Menunjukkan bukti pembayaran seperti yang

disyaratkan diatas. Mengisi formulir admisi. Menyerahkan kelengkapan pengurusan Nomor

Induk Registrasi Mahasiswa (NIRM).

Contoh 4: RegistrasiContoh 4: Registrasi

Adalah: daftar ulang yang dilakukan oleh setiap mahasiswa setiap awal semester.

Fungsinya: untuk memberikan status aktif, sebelum yang bersangkutan dinyatakan Yudisium.

Merupakan prasyarat untuk dapat melakukan kegiatan akademik.

Persyaratan registrasi:Persyaratan registrasi:

Telah menyelesaikan kewajiban keuangan pada semester sebelumnya.

Tidak mempunyai tanggungan peminjaman pada Perpustakaan. (masa pinjam telah habis)

Telah membayar iuran SEMA pada semester gasal.

Prosedure:Prosedure:

Mahasiswa melakukan herregistrasi di ruang yang telah ditentukan.

Mahasiswa yang pada semester sebelumnya melakukan cuti / berhenti studi sementara (BSS), harus menyerahkan kembali surat cuti / BSS saat melakukan herregistrasi.

Pada masa herregistrasi semester gasal, mahasiswa yang bekerja harus menyerahkan Surat Keterangan Kerja yang berlaku 1 tahun akademik dan harus diperbaharui setiap semester gasal.