personil kantor

15
I. Pengerti an Persona l Kantor Personal kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan karena tanpa adaanya personal dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa dan se kali gus kan tor ti dak ada kegi atan. Per soni l kan tor adal ah pegawai ya ng bek er ja menjalankan pekerjaan-pekerjaan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta dengan mendapat imbalan berupa gaji atau upah. II. Personal Kantor Di li hat Dari Berba gai Sudu t 1. Person al kantor s ebagai te naga subst ansi dal am insta nsi Personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan. Ada 2 macam jabatan, yaitu : 1) abata n strukt ural ya itu jabata n yang secara te gas ada dalam s trukt ur organi sasi . 2) abata n !ungsi ona l yaitu jabatan yang tidak jel as disebutkan ata u dig ambarkan dalam struktur organisasi. 2. Personal kant or seba gai tenaga administrasi Personal kantor sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan administrasi. "acam-macam Personal #antor 1) Admini strator $ke pal a admini str asi ) ada lah ora ng- ora ng yan g men ent ukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. 2) "anage r $pimpinan pelaksana ker ja) adalah orang-oran g yang memimpin  penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. %) &t a! ! $pe mba ntu ahli) ad al ah mer ek a yang ka rena ke ahlian, ke ca ka pa n, da n kemampuannya dalam bidang -bidan g tert entu bertugas memba ntu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. ') (or ker $pegawa i ata u pekerj a) adala h mer eka yang secar a langsung diger akka n ole h manaje r unt uk bertindak sebagai pel aks ana yan g aka n menyelenggarakan pekerjaan sehing ga mengh asilk an kary a-kary a yang diharapkan dalam usaha pencapaia n tujuan organisasi yang telah ditetapkan. %. Person al #antor erda sarkan *ungsi nya 1) Pers onal kantor se bag ai te naga manajeri al, yaitu pegawai kantor ya ng me mpuny ai  jabatan dan tugas sebagai pemimpin $manager), baik sebagai top manager, middle manage r, atau lowe r ma nager yang me mpunyai tuga s me nent ukan tu juan da n kebijaksanaan dan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor.

Upload: putri-rahma-fanni

Post on 19-Oct-2015

868 views

Category:

Documents


19 download

DESCRIPTION

tugas kantor 2

TRANSCRIPT

I. Pengertian Personal KantorPersonal kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan karena tanpa adaanya personal dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa dan sekaligus kantor tidak ada kegiatan. Personil kantoradalah pegawai yang bekerja menjalankan pekerjaan-pekerjaan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta dengan mendapat imbalan berupa gaji atau upah.II. Personal Kantor Dilihat Dari Berbagai Sudut1. Personal kantor sebagai tenaga substansi dalam instansiPersonal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang yang bekerja dalam suatu organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan struktur jabatan yang ada dalam instansi yang bersangkutan.Ada 2 macam jabatan, yaitu :1) Jabatan struktural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.

2) Jabatan fungsional yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi.

2. Personal kantor sebagai tenaga administrasiPersonal kantor sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga teknisi atau pelaksana kegiatan administrasi.Macam-macam Personal Kantor1) Administrator (kepala administrasi) adalah orang-orang yang menentukan tujuan dan kebijaksanaan, memberikan garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.2) Manager (pimpinan pelaksana kerja) adalah orang-orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang lain, mendayagunakan uang, mesin, alat-alat dan sarana lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.3) Staff (pembantu ahli) adalah mereka yang karena keahlian, kecakapan, dan kemampuannya dalam bidang-bidang tertentu bertugas membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.4) Worker (pegawai atau pekerja) adalah mereka yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk bertindak sebagai pelaksana yang akan menyelenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan karya-karya yang diharapkan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3. Personal Kantor Berdasarkan Fungsinya

1) Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manager), baik sebagai top manager, middle manager, atau lower manager yang mempunyai tugas menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor.2) Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksanaan pekerjaan, menjalankan, serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan organisasi.3) Office personil, yaitu personal kantor yang menjadi pelaku di dalam operasi ketatausahaan.4) Personal bukan tenaga ketatausahaan, yaitu personal kantor yang pekerjaannya di luar kegiatan administrasi.

4. Berdasarkan Tanggungjawab dalam pekerjaan dan berkedudukan wewenang1) Sekertaris Pibadi adalah Orang yang bekerja hanya untuk kepentingan satu orang saja dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada atasan secara langsung.2) Sekertaris Eksekutif adalah Seketaris yang bekerja untuk manajer.sekertaris ini mempunyai wewenang dan tanggungjawab lebih luas dalam bekerja dibantu beberapa staf ahli.

3) Sekertaris Perusahaan adalah orang yang membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.Macam-Macam Personil Kantor Lainnya

1. Pegawai Negeri adalah pegawai yang digaji oleh pemerintah dan bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan mendapat gaji dan tunjangan yang tetap.

2. Pegawai Swasta adalah pegawai yang bekerja di instansi swasta dan digaji oleh instansi swasta itu sendiri.

3. Pegawai Tidak Tetap adalah pegawai yang bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan belum mendapat gaji dan tunjangan yang tetap.

4. Pegawai Tetap adalah pegawai yang bekerja baik di instansi pemerintah maupun swasta dan mendapat gaji dan tunjangan tetap.

5. Pegawai Honorer adalah pegawai yang belum memiliki status gaju dan tunjangan tetap.

6. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.7. Staf adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan kantor.8. Manajer kantor depan (frontofficemanager) : Manajer kantor depan bertanggung jawab terhadapgeneral manager.9. Asisten manajer kantor depan(assistent front office manager): Asisten manajer kantor depan bertanggung jawab kepada manajer kantor depan.

10. Sekertaris assistant front office manager : Sekertaris bertanggung jawab terhadap manajer kantor depan.

11. Kepala pemesanan kamar (chief reservation) : chief reservation bertanggung jawab kepada manager kantor depan.

12. Chief reception : Chief reception bertanggung jawab kepada manajer kantor depan.

13. Chief operator : Chief operator bertanggung jawab kepada wakil manajer kantor depan.

14. Chief concierge (bell captian) : Chief concierge bertanggung jawab terhadap manajer kantor depan.

15. Chief information : Chief information bertanggung jawab terhadap manajer kantor depan.

16. Bell captian : Bell captian bertanggung jawab terhadap chief concierge.

17. Bellboy : Bellboy bertanggung jawab terhadap bell captian.

18. Receptionist clerk : Receptionist clerk bertanggung jawab terhadap head front office.

19. Operator telepon:Operator telepon bertanggung jawab terhadap chief telephone operator.

20. Reservation clerk:Reservation clerk bertanggung jawab terhadap reservation supervisior.

21. Direktur, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.22. Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.23. Sekertaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.24. Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar.25. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.

26. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.

27. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

28. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.

29. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

III. Tipe-Tipe Organisasi Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Unsur Organisasi Formal1) Sistem kegiatan terkoordinasi

2) Kelompok orang

3) Kerjasama mencapai tujuan

Tiang Dasar Teori Organisasi Formal

1) Pembagian kerja

2) Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)

3) Struktur

4) Rentang kendali

Ciri-Ciri Organisasi Formal1) Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.

2) Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

3) Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.

4) Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

5) Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6) Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

7) Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

8) Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

9) Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

10) Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Faktor-Faktor Utama Yang Menentukan Perancangan Struktur Organisasi Formal1) Strategi organisasi untuk mencapai tujuannyaStrategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. 2) Lingkungan yang melingkupinya

Dalam hal ini perlu dibedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.

Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.3) Teknologi yang digunakan untuk memproduksi produk

Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

4) Ukuran organisasi.

Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.

5) Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir para anggota, kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

Unsur Unsur Struktur Organisasi1) Spesialisasi kegiatan

2) Standarisasi kegiatan

3) Koordinasi kegiatan

4) Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5) Ukuran satuan kerja

Dimensi- Dimensi Dasar Struktur Organisasi Formal1) Pembagian kerja2) WewenangHak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

3) KekuasaanKemampuan untuk melakukan hak yang terjadi dalam wewenang

4) Tanggung jawabkewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.

5) Rentang kendaliBerapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

6) Struktur tallMempunyai rentang kendali sedikit / sempit

7) Struktur flatMempunyai rentang kendali melebar / banyak dalam hal rentang kendali dan tingkatan manajemen.

8) Hubungan lini dan staff

9) Komunikasi dalam organisasi

10) Sentralisasi dan desentralisasi

11) Kesatuan perintah

Bertujuan untuk memudahkan koordinasi.

Organisasi informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama, arisan ibu-ibu dll. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Namun organisasi ini tidak mempunyai tujuan yang terspesifikasi.

Ciri-ciri Organisasi Informal

1) Lepas

2) Fleksibel

3) Tidak terumuskan

4) Spontan

IV. Arus Informasi dalam Organisasi1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

1) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

2) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

3) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

4) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

1) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

2) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

3) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

4) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

1) Memperbaiki koordinasi tugas

2) Upaya pemecahan masalah

3) Saling berbagi informasi

4) Upaya pemecahan konflik

5) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

V. Jenjang Karir (PT. Pertamina)Pentingnya pengembangan karir bagi para karyawan perusahaan:

1) Menciptakan dan mempertahankan lingkungan belajar yang terus menerus

2) Memajukan karir pekerja

3) Menarik dan mendapatkan pekerja dengan keterampilan baru

Program pengembangan perusahaan:

1) Kesempatan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi secara selektif di dalam/luar negeri, untuk meningkatkan kapabilitas dan kompetensi untuk membangun profesionalisme pekerja.

2) Pelatihan, seminar, workshop di Pertamina Learning Centre maupun institusi-institusi ternama di dalam/luar negeri di bidang Manajerial, Spesialis, Teknis, Leadership dan Budaya.

3) Sertifikasi profesional.

4) Coaching & mentoring.

5) People Review yang merupakan Sistem Manajemen Kinerja di Pertamina, untuk menilai kinerja dan sebagai dasar untuk program pengembangan pekerja.

6) Jalur karir Manajerial dan Spesialis.

7) Internal job posting, memberikan kesempatan untuk merubah karir di lingkungan Pertamina.

8) Penugasan di anak perusahaan merupakan bagian dari pembinaan dan pengembangan pekerja yang dilakukan secara terencana.

VI. Tujuan Organisasi(PT. Pertamina)1. Memaksimalkan kinerja dan nilai Perusahan.

2. Meningkatkan pengelolaan Perusahaan secara bersih, professional, dan efisien

3. Menjadi acuan pengelolaan perusahaan dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan.

VII. Jabatan(PT. Pertamina)1. Dewan Komisaris: mengawasi kegiatan suatu perusahaan atau organisasi memberikan nasihat kepada direktur Perseroan terbatas (PT)

2. Direktur Perencanaan Investasi dan Manajemen Resiko

3. Direktur Hulu Komisaris

4. Direktur Pengolahan

5. Direktur Pemasaran dan Niaga

6. Direktur Gas

7. Direktur Umum

8. Direktur Sumber Daya Manusia

9. Direktur Keuangan

Status Karyawan terbagi menjadi dua yaitu tetap (PKWTT) dan kontrak(PKWT).

VIII. Alat alat kantor

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

1. Filing CabinetFiling cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).

2. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

3. Guide

Guideyaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Guideterdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

1. Tab guide,yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

2. Badan guide,fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

4. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

5. StaplerStapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.

6. Perforator

Perforatoradalah alat untuk melubangi kertas/kartu.Perforatordibedakan antara lain sebagai berikut.

1. Perforatordengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

2. Perforatordengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam mapsnelhecteratau ordner.3. Perforatordengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

7. Kotak/BoxKotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

8. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

9. LabelLabel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagiantabdari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

10. Tickler FileTickler fileadalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian,ticler filebisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalamtickler filedilengkapi juga denganguideatau pembatas.Tickler fileberfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

11. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinetadalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalamcardexterdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.

12. Rak/Laci KartuRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

13. KomputerAdalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

14. Alat Penyimpanan KhususAlat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus sepertiflash disk,CD(compact disk),kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.

DAFTAR PUSTAKAhttp://rheiainud.blogspot.com/2011/09/personel-kantor.htmlhttp://futaminingsih.blogspot.com/2011/11/macam-macam-sekretaris.htmlhttp://muhammadyusufstia.blogspot.com/2012/10/makalah-personel-kantor.htmlhttp://ainurrofikcs.blogspot.com/2012/05/personal-kantor-pengertian-personal.htmlhttp://books.google.co.id/books?id=F_5Th5XQf-AC&pg=PA4&lpg=PA4&dq=manajemen+administrasi+perkantoran+modern&source=bl&ots=PwxEfpxCVA&sig=-gaMnIX0oHw9wl1aiDe7UGJ4LUU&hl=en&sa=X&ei=eHsLU-GcJpL_oQSB1YK4BQ&redir_esc=y#v=twopage&q=manajemen%20administrasi%20perkantoran%20modern&f=truewww.pertamina.comhttp://www.pertamina-ep.com/Karir/Pengembangan-Karirhttp://tkampus.blogspot.com/2012/03/organisasi-formal-dan-informal.html

MANAJEMEN administrASI KANTOR

PersonAl kantor dan Alat-alat kantor

Oleh :

1. Brenda paroulina

2. Grace evlind

3. Isna ade k

4. Megido andreas

5. Rama dwi p

6. Rifaldi

7. Yudhistira agil p

Abt 4a

Politeknik negeri jakarta2014