pernyataan etika bisnis - tnwgrc.com · 2. rekanan sekalian, terima kasih atas kerja keras dan...

25
2016 PERNYATAAN ETIKA BISNIS

Upload: dangnguyet

Post on 02-Mar-2019

232 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

2016

PERNYATAANETIKA

BISNIS

Page 2: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

2

Rekanan Sekalian,

Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan loyalitas pada pelanggan kita. Seiring langkah kita untuk terus meraih keunggulan saing, kita harus selalu ingat bahwa kepercayaan sangat penting dalam pekerjaan kita—kepercayaan para rekanan, mitra bisnis, masyarakat kita, dan, yang paling penting, pelanggan kita. Selalu bertindak dengan etika tertinggi sangat penting dalam membangun dan memelihara kepercayaan ini.

Pernyataan Etika Bisnis ini menguraikan prinsip-prinsip yang diharapkan dari semua rekanan JCPenney untuk memajukan budaya integritas dan kepatuhan pada hukum. Pernyataan ini diturunkan dari keyakinan pendiri kita, James Cash Penney, dalam menjalankan bisnis sesuai dengan Aturan Emas (Golden Rule): “Perlakukan orang lain sebagaimana Anda ingin diperlakukan oleh mereka.” Selama lebih dari satu abad, rekanan telah menyuntikkan Aturan Emas tersebut ke dalam setiap tindakan, dengan memperlihatkan energi yang tinggi, gairah, kebanggaan, keberanian, dan perilaku yang beretika. Kita menghormati warisan JCPenney yang kaya dengan menunjukkan integritas dan standar etika tertinggi dalam segala sepak-terjang kita.

Setiap tahun, kita meminta rekanan kita untuk meninjau dan menyatakan persetujuan mereka untuk mematuhi Pernyataan Etika Bisnis. Di dalam Pernyataan Etika Bisnis ini, Anda akan menemukan pedoman tentang bagaimana kita berinteraksi dengan sesama, mitra bisnis, masyarakat, dan pelanggan. Jika Anda merasa tidak yakin bagaimana Anda harus melangkah, Pernyataan Etika Bisnis dapat memandu Anda. Jika Anda perlu melaporkan kekhawatiran tentang kemungkinan pelanggaran etika, hukum, atau kebijakan Perusahaan, atau jika Anda membutuhkan informasi tambahan, Pernyataan Etika Bisnis ini akan memandu ke mana Anda harus meminta bantuan dan bagaimana Anda dapat menyuarakan kekhawatiran.

Dengan menerapkan prinsip dan nilai yang terkandung dalam Pernyataan Etika Bisnis ini, kita dapat memelihara budaya integritas yang menjadi jati diri JCPenney, dan terus membangun masa depan yang mantap bagi Perusahaan.

Salam Hormat,

Marvin R. Ellison Chief Executive Officer

Page 3: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

3

Daftar IsiMENYAMPAIKAN KEKHAWATIRAN .4

MANAJEMEN DAN SDM ................................4JCPLine ...................................................................4KANTOR ETIKA DAN KEPATUHAN .........5

TIDAK ADA PEMBALASAN KARENA MENYAMPAIKAN KEKHAWATIRAN DENGAN NIAT BAIK ............................5

MELAKUKAN PENGUNGKAPAN .......6

KONFLIK KEPENTINGAN ...................6KERABAT ...............................................................6KEPENTINGAN PADA PESAING ................ 7HUBUNGAN DENGAN PEMASOK ............ 7PERMINTAAN BANTUAN PADA PEMASOK UNTUK ORGANISASI NIRLABA ................................................................8HADIAH, MAKAN, HIBURAN, DAN PERJALANAN ..........................................8PINJAMAN ........................................................... 10MANTAN REKANAN ...................................... 10MENGAMBIL PELUANG PERUSAHAAN .................................................. 10

KITA BEROPERASI SECARA ETIS DI MANA PUN KITA BERBISNIS ...... 10

KITA MENYEDIAKAN PELUANG KERJA YANG SETARA ....................... 11

INTEGRITAS FINANSIAL ................... 11

UNDANG-UNDANG SEKURITAS ......12

ANTI-MONOPOLI ................................13

LARANGAN PENYUAPAN & KORUPSI .............................................. 14

PENYUAPAN PEJABAT PUBLIK .............. 14PENYUAPAN KOMERSIAL ...........................15

AKTIVITAS POLITIK ............................15

HUBUNGAN DENGAN MEDIA ......... 16

KOMUNIKASI ........................................17

PERLINDUNGAN PROPERTI PERUSAHAAN .................17

KEKAYAAN INTELEKTUAL KITA ..............18INFORMASI RAHASIA JCPENNEY ..........18INFORMASI RAHASIA PERUSAHAAN LAINNYA ..............................19KEAMANAN INFORMASI..............................19

PERLINDUNGAN INFORMASI PELANGGAN ........................................21

PRIVASI DAN AKTIVITAS PRIBADI REKANAN ...........................22

MEDIA SOSIAL ...................................22

KESELAMATAN PRODUK .................23

KESEHATAN DAN KESELAMATAN .23

LINGKUNGAN .....................................23

PENUTUP .............................................24

AMENDEMEN DAN PENGECUALIAN .................................25

SUMBER DAYA ....................................25

Page 4: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

4

Menyampaikan Kekhawatiran Sebagai rekanan JCPenney, Anda memiliki kebebasan dan juga tanggung jawab untuk menjadikan JCPenney lebih baik setiap harinya. Kebebasan dan tanggung jawab itu dimulai dengan memupuk budaya komunikasi terbuka. Kadang-kadang, sepertinya lebih mudah untuk diam atau berpaling ketika seseorang melanggar kebijakan kita, tetapi diam juga dapat berakibat sangat buruk bagi Anda, sesama rekanan, dan/atau Perusahaan. Tempat kerja yang jujur dan etis dibangun oleh rekanan yang berdedikasi, yang bersedia untuk angkat bicara saat ada perilaku yang tidak etis dan ilegal. Sebagai rekanan, Anda bertanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran Pernyataan Etika Bisnis (“Pernyataan”), kebijakan JCPenney, dan hukum. Berikut ini beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk menyuarakan kekhawatiran, mengajukan pertanyaan, atau memberikan saran.

Manajemen dan SDMManajer Anda dan Departemen Sumber Daya Manusia (Human Resources) siap menerima kapan pun Anda ingin mengajukan pertanyaan, menyampaikan kekhawatiran, atau memberikan saran. Ini meliputi pertanyaan tentang jam kerja, jadwal, dan syarat dan ketentuan lain terkait dengan pekerjaan Anda. Anda boleh menyampaikan kekhawatiran di tingkat mana pun, tetapi memulai dengan manajer Anda atau Departemen Sumber Daya Manusia barangkali adalah langkah pertama terbaik.

JCPLineJCPLine dioperasikan oleh organisasi yang independen dari JCPenney. Saluran ini adalah sumber daya lain—tersedia sepanjang waktu—yang dapat Anda gunakan untuk menyampaikan kekhawatiran terkait pekerjaan dan permasalahan lain, termasuk permasalahan etika, kepatuhan pada hukum, hubungan dengan karyawan, akuntansi, pencegahan kerugian, keselamatan, dan praktik lingkungan.

T: Apa tanggung jawab saya sebagai manajer untuk mendorong perilaku yang beretika?

J: Pertama dan paling utama, berikan keteladanan. Bahas etika dan kepatuhan dalam pertemuan staf dan pertemuan akbar. Melalui perkataan dan tindakan Anda, tunjukkan pada rekanan bahwa mereka harus merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan bila mereka memiliki kekhawatiran atau menghadapi sesuatu yang tampaknya tidak benar. Manajer tidak boleh menghalang-halangi rekanan untuk berbicara kepada siapa pun anggota pimpinan, Departemen Sumber Daya Manusia, atau JCPLine. Ingatkan rekanan bahwa mereka tidak akan mendapatkan pembalasan karena melaporkan kekhawatiran dengan niat baik tentang potensi pelanggaran hukum, etika, atau kebijakan JCPenney.

T: Apa yang terjadi pada panggilan ke JCPLine?

J: JCPLine dijawab oleh organisasi yang independen dari JCPenney. Seorang operator akan menanyakan serangkaian pertanyaan untuk mengumpulkan informasi tentang kekhawatiran Anda. Jika ingin, Anda dapat merahasiakan identitas ketika menghubungi JCPLine. Informasi yang Anda berikan akan diteruskan ke departemen yang sesuai (msl., Sumber Daya Manusia, Hukum, Pencegahan Kerugian, atau Audit) untuk ditinjau dan ditindaklanjuti. Kekhawatiran Anda akan segera diselidiki dan sebisa mungkin dirahasiakan.

T: Apakah rekanan yang tidak bisa berbahasa Inggris dapat menghubungi JCPLine?

J: Ya. JCPLine menyediakan layanan juru bahasa (interpreter) yang dapat menerjemahkan ke lebih dari 200 bahasa.

Page 5: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

5

Anda dapat menghubungi JCPLine di nomor bebas pulsa 1-800-527-0063 atau dengan mengunjungi www.JCPLine.com. Rekanan dan pihak lainnya di luar Amerika Serikat dapat menghubungi nomor internasional bebas pulsa atau pulsa lokal. Direktori nomor berdasarkan negara tersedia di www.JCPLine.com.

Jika Anda ingin menyampaikan kekhawatiran, semakin banyak informasi yang Anda berikan, semakin baik kemampuan Perusahaan untuk menyelidiki dan mengambil tindakan yang tepat. Jika ingin, Anda dapat merahasiakan identitas ketika menghubungi JCPLine.

Kantor Etika dan KepatuhanMeskipun lebih mungkin bagi Anda untuk menyelesaikan permasalahan terkait pekerjaan dengan berbicara langsung dengan manajer atau Departemen Sumber Daya Manusia, Anda selalu dapat menghubungi Kantor Etika dan Kepatuhan JCPenney secara langsung di [email protected].

Tidak Ada Pembalasan karena Menyampaikan Kekhawatiran dengan Niat BaikJCPenney memiliki kebijakan yang keras terhadap pembalasan, jadi jangan ragu-ragu untuk menyampaikan permasalahan terkait kemungkinan pelanggaran hukum, etika, atau kebijakan JCPenney. Rekanan yang melapor dengan niat baik tidak akan menerima tindakan negatif atau konsekuensi apa pun. Pembalasan tidak ditoleransi.

T: Saya melihat seorang rekanan melakukan sesuatu yang tampaknya menyalahi etika, tapi saya takut untuk melaporkan dugaan pelanggaran itu. Perlukah saya khawatir bahwa saya atau rekanan tersebut akan mendapatkan masalah atau reputasi salah satu dari kami akan tercela?

J: Tidak. Sebaiknya Anda melaporkan setiap dugaan pelanggan atas dasar niat baik. JCPenney tidak akan melakukan pembalasan pada siapa pun yang menyuarakan kekhawatiran dengan niat baik. Kekhawatiran Anda akan segera diselidiki dan sebisa mungkin dirahasiakan. Laporan yang Anda buat dan pelanggaran rekanan yang Anda laporkan adalah dua masalah terpisah yang akan ditangani secara independen satu sama lain. Kita semua diharapkan untuk menunaikan kewajiban dengan penuh integritas dan bertanggung jawab atas tindakan kita sendiri ketika menjalankan bisnis untuk JCPenney.

T: Seseorang di grup saya menyampaikan kekhawatiran tentang masalah keselamatan melalui JCPLine. Saya kesal dia tidak menemui saya lebih dulu, jadi saya tidak akan mempromosikannya. Bolehkah itu saya lakukan?

J: Tidak. Kita mendorong rekanan untuk melaporkan kekhawatiran dengan niat baik dan kita tidak melakukan pembalasan terhadap rekanan yang melakukan hal itu. Memutuskan untuk tidak mempromosikan rekanan karena dia melaporkan kekhawatiran ke JCPLine adalah bentuk pembalasan yang tidak diterima dan dapat mengakibatkan Anda diberhentikan dari pekerjaan. Selain itu, pembalasan tidak dapat dibenarkan terlepas dari apa pun cara yang digunakan rekanan untuk menyuarakan kekhawatirannya (melalui manajemen, Sumber Daya Manusia, atau JCPLine). Jika Anda meyakini bahwa ada pembalasan pada diri Anda, segera hubungi salah satu sumber daya tersebut.

Page 6: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

6

Melakukan PengungkapanAnda dapat mengungkapkan konflik kepentingan yang benar-benar terjadi, atau berpotensi terjadi, dengan mengirim formulir pengungkapan melalui Kios Rekanan (Associate Kiosk). Apabila Anda ragu-ragu apakah situasi atau hubungan tertentu dapat menyebabkan konflik kepentingan antara Anda dan JCPenney, Anda wajib mengungkapkan fakta mengenai potensi konflik kepentingan tersebut dengan lengkap dan segera. Anda harus mendapatkan persetujuan dari Kantor Etika dan Kepatuhan sebelum mengambil tindakan lebih lanjut. Untuk kekhawatiran lainnya, Anda dapat menghubungi Kantor Etika dan Kepatuhan JCPenney secara langsung dengan mengirim email ke [email protected].

Konflik KepentinganSetiap hari, JCPenney mengandalkan para manajer dan rekanannya untuk menjunjung tinggi prinsip-prinsip etikanya. JCPenney tidak dapat menguraikan semua situasi yang mungkin Anda hadapi. Sebagai gantinya, JCPenney mengandalkan akal sehat Anda. Artinya, Anda harus memahami potensi konflik kepentingan, saat kehidupan pribadi (aktivitas, hubungan, atau urusan keuangan) Anda dapat memengaruhi, atau terkesan memengaruhi, secara tidak semestinya pertimbangan Anda dalam menunaikan tanggung jawab di JCPenney. Anda diharapkan menghindari aktivitas, kepentingan, atau hubungan yang akan menimbulkan, atau terkesan menimbulkan, konflik kepentingan. Hal ini tidak dimaksudkan, dan tidak pula akan diterapkan, untuk menghalang-halangi Anda menggunakan hak-hak yang dilindungi oleh undang-undang perburuhan federal.

Anda harus membuat pengungkapan dengan lengkap dan segera tentang fakta-fakta yang menyangkut potensi konflik kepentingan. Penentuan apakah ada konflik, atau kesan adanya konflik, akan diputuskan oleh Perusahaan dan bukan oleh rekanan yang terlibat.

Kerabat Kemungkinan konflik kepentingan akan sangat besar jika ada kerabat yang terlibat. Anda tidak boleh membuat atau memengaruhi keputusan yang terkait dengan perusahaan lain di mana JCPenney

T: Bolehkah saya menjadi direksi di sebuah perusahaan atau lembaga di luar JCPenney?

J: Jika ingin menjadi direksi, Anda harus mendapatkan persetujuan dari manajer dan melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan tentang situasi tersebut dan menunggu tanggapan sebelum menerima jabatan itu. Selain itu, petugas harus mendapatkan persetujuan dari manajer dan CEO sebelum menerima jabatan sebagai anggota direksi perusahaan swasta, perusahaan terbuka, atau organisasi amal. Untuk panduan lebih lanjut tentang cara melakukan pengungkapan, klik di sini.

T: Saya ingin memulai bisnis sendiri selagi bekerja sebagai rekanan purna-waktu di JCPenney. Apakah ini dibolehkan?

J: Tergantung pada jabatan dan tanggung jawab kerja Anda di JCPenney dan jenis bisnis yang sedang Anda rintis. Misalnya, bisnis yang menawarkan layanan atau barang dagangan yang mirip dengan yang ditawarkan JCPenney dapat dianggap sebagai konflik kepentingan antara kepentingan pribadi Anda dan JCPenney. Sebelum Anda menerjuni usaha lain, sebaiknya Anda memberi tahu manajer, melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan, dan menunggu persetujuan. Untuk panduan lebih lanjut tentang cara melakukan pengungkapan, klik di sini.

T: Saya ingin bekerja paruh-waktu selama akhir pekan di sebuah toserba setempat untuk mendapatkan uang ekstra untuk liburan. Apakah ini termasuk konflik?

J: Tergantung. Sebelum memulai pekerjaan kedua, sebaiknya Anda memberi tahu manajer dan melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan tentang pekerjaan kedua tersebut, dan menunggu persetujuan sebelum memulai.

T: Saudara saya adalah calon pemasok yang ingin berbisnis dengan JCPenney. Bolehkah dia memberikan layanan untuk JCPenney?

J: Tergantung. Saudara Anda boleh mendekati JCPenney untuk menawarkan layanannya asalkan Anda tidak bertanggung jawab atas pengadaan layanan itu dan Anda tidak terlibat dalam proses seleksi. Perusahaan saudara Anda harus melalui proses seleksi pemasok yang telah ditetapkan dan memenuhi kriteria JCPenney. Anda harus memberi tahu manajer dan melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan mengenai situasi tersebut. Terakhir, saudara Anda harus mengungkapkan hubungan kalian pada proses seleksi pemasok. Untuk panduan lebih lanjut tentang cara melakukan pengungkapan, klik di sini.

Page 7: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

7

dan kerabat Anda sama-sama memiliki kepentingan atau dapat memperoleh manfaat. Hal yang sama berlaku untuk keputusan yang menyangkut organisasi di mana kerabat Anda memiliki hubungan bisnis atau pribadi. Kerabat dari rekanan JCPenney yang memegang posisi manajemen tidak diizinkan menghubungi JCPenney sebagai perwakilan yang menjual atau berusaha menjual barang atau layanan kecuali jika hal tersebut telah diungkapkan dan disetujui sebelumnya oleh Kantor Etika dan Kepatuhan. Untuk informasi lebih lanjut, pelajari Kebijakan Mempekerjakan Kerabat.

Kepentingan pada PesaingAnda wajib loyal pada JCPenney, sehingga Anda tidak boleh memiliki kepentingan langsung atau tidak langsung atau keterlibatan apa pun dengan pesaing JCPenney jika hal itu dapat mengganggu, memengaruhi, atau terkesan memengaruhi Anda dalam menjalankan tugas-tugas Perusahaan. Hal ini terutama menyangkut rekanan manajemen yang ingin bekerja untuk pesaing selagi bekerja untuk JCPenney.

Kepemilikan saham di perusahaan pesaing tidak akan dianggap sebagai konflik kepentingan jika kedua syarat berikut terpenuhi: (a) sahamnya diperdagangkan di bursa dan (b) banyaknya saham yang Anda miliki tidak melebihi sepersepuluh dari 1% saham beredar dari pesaing tersebut.

Hubungan dengan PemasokPerusahaan kita memilih pemasok berdasarkan harga, kualitas, dan kinerja. Anda harus menghindari keterlibatan pribadi, keuangan, atau lainnya dengan pemasok yang dengannya Anda berbisnis, atau ingin berbisnis, atas nama JCPenney. Selain itu, Anda tidak boleh – untuk penggunaan, kepentingan, atau keuntungan finansial pribadi Anda atau orang lain – membeli produk secara langsung dari pemasok yang berbisnis dengan JCPenney, atau yang sedang menegosiasikan bisnis dengan JCPenney, kecuali jika pemasok tersebut memiliki operasi ritel atau layanan sendiri dan hanya dengan harga yang tersedia untuk publik. JCPenney dapat menegosiasikan diskon khusus untuk barang dagangan

T: Bolehkah saudara saya melamar untuk posisi yang lowong di unit saya?

J: Ya. Saudara Anda boleh melamar asalkan kalian tidak memiliki hubungan pelaporan satu sama lain, tidak memegang tanggung jawab Manajer Hari Ini, wewenang pengawasan, atau pengaruh bisnis satu atas yang lain (seperti pada Pencegahan Kerugian atau Sumber Daya Manusia) dan Anda tidak memengaruhi keputusan perekrutan. Jika Anda ragu-ragu atau khawatir tentang persepsi konflik, kami mendorong Anda untuk mengungkap hubungan tersebut. Untuk rujukan lebih lanjut, silakan lihat kebijakan Mempekerjakan Kerabat.

T: Seorang pemasok yang bekerja dengan saya menawarkan untuk membuatkan seragam tim sepak bola anak saya dengan harga tertentu. Bolehkah?

J: Tidak. Tindakan ini akan dianggap menggunakan hubungan bisnis untuk memperluas kepentingan pribadi; ini termasuk konflik kepentingan dan dilarang.

T: Saya membantu memilih pemasok untuk sebuah proyek baru. Saya telah mempelajari banyak hal tentang para pemasok yang mengikuti tender itu dan saya mempertimbangkan untuk membeli 100 lembar saham di salah satu perusahaan yang mengikuti tender. Perlukah saya khawatir tentang masalah etika?

J: Pembelian saham tersebut akan menciptakan konflik kepentingan karena memiliki saham di calon pemasok dapat memengaruhi, atau terkesan memengaruhi, proses pengambilan keputusan Anda. Secara umum, konflik terjadi ketika tugas atau jabatan rekanan membuatnya dapat memengaruhi keputusan JCPenney tentang pemerolehan barang, layanan, persediaan, properti, atau fasilitas dari organisasi di mana rekanan tersebut memiliki kepentingan. Selain itu, jika saham pemasok tersebut dipasarkan di bursa, dan Anda menerima informasi materiil non-publik tentangnya sehubungan dengan proses tender JCPenney, maka dengan melanjutkan transaksi Anda berpotensi melanggar undang-undang sekuritas federal.

T: Saya menjalin hubungan dengan seorang perwakilan penjualan dari salah satu pemasok JCPenney. Selama ini, kami berteman dan sering bertemu di luar untuk berbincang sambil makan malam dan menghadiri acara keluarga dan sosial lainnya. Kami jarang membicarakan bisnis kecuali ada sesuatu yang luar biasa. Apakah saya perlu memberi tahu orang tentang hubungan ini?

J: Ya. Hubungan tersebut dapat menciptakan konflik kepentingan, atau persepsi konflik kepentingan. Anda harus memastikan bahwa Anda mematuhi ketentuan Hadiah, Makan, Hiburan, dan Perjalanan dalam Pernyataan Etika Bisnis ini. Selain itu, Anda perlu memberi tahu manajer dan melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan tentang hubungan tersebut dan menunggu persetujuan. Untuk panduan lebih lanjut tentang cara melakukan pengungkapan, klik di sini.

Page 8: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

8

atau layanan vendor yang tersedia bagi semua rekanan. Diskon lain yang tidak merupakan bagian dari program tunjangan harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kantor Etika dan Kepatuhan.

Anda dilarang menggunakan status pekerjaan Anda di JCPenney untuk meminta atau memengaruhi rekanan, pemasok, atau calon pemasok JCPenney agar memberi Anda atau orang lain sesuatu yang bernilai (termasuk perlakuan khusus atau harga istimewa) untuk penggunaan, kepentingan, keuntungan finansial pribadi Anda atau orang lain. Kecuali untuk sumbangan sukarela bernilai kecil kepada lembaga amal seperti dibahas di bawah, Anda tidak boleh mendekati pemasok untuk melibatkan mereka dalam aktivitas di luar hubungan bisnis mereka dengan JCPenney.

Permintaan Bantuan pada Pemasok untuk Organisasi NirlabaDi JCPenney, kita memperhatikan masyarakat, dan banyak rekanan kita yang berpartisipasi dalam aktivitas atas nama organisasi nirlaba. Anda mungkin diizinkan untuk sesekali meminta sumbangan kecil dari pemasok untuk lembaga amal resmi dalam acara penggalangan dana; akan tetapi, Anda harus menjelaskan bahwa bantuan itu bersifat sukarela dan jangan memberikan kesan bahwa sumbangan pemasok diharapkan demi memelihara hubungan dengan JCPenney. Dalam keadaan apa pun, pemasok tidak boleh diminta menyumbangkan uang ke organisasi nirlaba sebagai imbal jasa atas akses ke bisnis atau pimpinan JCPenney.

Hadiah, Makan, Hiburan, dan PerjalananHubungan bisnis yang baik dibangun melalui kepercayaan dan integritas, bukan melalui pertukaran hadiah atau bantuan lainnya. Keikutsertaan dalam acara terkait bisnis, termasuk, sesekali, menerima undangan makan siang, makan-makan lainnya, atau acara hiburan atau olahraga, adalah praktik bisnis yang normal dan diperbolehkan selama dipertahankan pada batas-batas wajar. Ada kalanya, meskipun jarang terjadi, biaya perjalanan Anda boleh ditanggung oleh pemasok, namun hanya jika perjalanan

T: Seorang pemasok menawari saya dan seorang rekanan JCPenney lainnya dua tiket ke pertandingan tim basket daerah kami. Dia sendiri tidak dapat hadir, jadi kami rasa kami harus menonton pertandingan tersebut berdua saja. Bolehkah kami menerima tiket itu?

J: Tidak. Karena pemasok tersebut tidak ikut menonton, maka tidak ada keperluan bisnis dalam acara itu. Tiket itu termasuk hadiah dengan nilai yang tidak kecil dan bukan benda promosi dari pemasok sehingga tidak boleh diterima. Jika dia ikut menonton, Anda harus meminta persetujuan sebelumnya dari manajer untuk menonton bersamanya. “Bernilai Kecil” berarti, secara umum, memiliki nilai ritel tidak lebih dari $50.

T: Seorang pemasok mengajak saya ke sebuah perjalanan bisnis dan menawarkan untuk membayari perjalanan itu (tiket pesawat dan hotel). Bolehkah saya menerima tawaran itu?

J: Tidak tanpa persetujuan sebelumnya dari manajer Anda. Jika itu perjalanan bisnis untuk keperluan bisnis yang sah dan pengeluaran perjalanan tersebut wajar, maka itu mungkin diizinkan berdasarkan Pernyataan Etika Bisnis. Manajer Anda akan memutuskan apakah perjalanan Anda dengan tanggungan pemasok itu mencerminkan kepentingan terbaik JCPenney.

T: Saya memiliki teman dekat yang bekerja di salah satu pemasok JCPenney dan kami sering makan siang bersama. Itu cuma makan siang dengan teman, dan bukan sesuatu yang perlu diketahui Perusahaan, kan?

J: Tergantung. Bahkan saat makan siang, Anda tetap perwakilan JCPenney dan teman Anda tetap perwakilan perusahaannya. Anda tidak boleh sekali-kali berbagi informasi pribadi Perusahaan. Selain itu, Anda tidak boleh menggunakan posisi Anda di JCPenney atau posisi teman Anda di pemasok untuk memengaruhi bisnis antara pemasok tersebut dan JCPenney.

Page 9: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

9

tersebut semata-mata untuk keperluan bisnis dan telah disetujui sebelumnya oleh manajer Anda. Perjalanan hiburan, sekalipun hanya sebagian yang dibayari pemasok, tidak boleh diterima.

Setiap kali menerima undangan makan dan hiburan, Anda harus selalu berhati-hati untuk memastikan bahwa acara tersebut mendukung keperluan bisnis, nilai dan frekuensinya tidak berlebihan, dan ada peluang untuk membalas. Apabila undangan atau pemberian tidak dapat dibalas, tetapi menurut Anda perlu diterima demi kepentingan JCPenney, maka Anda harus mendapatkan persetujuan dari manajer. Unit atau departemen Anda mungkin menerapkan persyaratan tambahan mengenai pelaporan dan penerimaan persetujuan sebelum menerima hadiah, makan, hiburan, atau perjalanan yang melibatkan vendor. Sebaiknya tanyakan hal ini kepada manajer Anda dan pelajari Kebijakan Perjalanan dan Hiburan.

Hadiah dan gratifikasi tidak boleh memengaruhi penilaian Anda atau digunakan untuk memengaruhi penilaian orang lain. Jika hadiah, makan-makan, hiburan, atau perjalanan, sekalipun bernilai kecil, akan memengaruhi penilaian bisnis Anda, sebaiknya jangan diterima. Begitu pula bila Anda yakin bahwa motifnya adalah untuk memengaruhi penilaian bisnis Anda. “Bernilai Kecil” berarti, secara umum, memiliki nilai ritel tidak lebih dari $50. Jika Anda menerima hadiah dengan nilai ritel $50 atau lebih dari vendor, Anda harus segera memberi tahu manajer dan Kantor Etika dan Kepatuhan. Hadiah non-tunai bernilai kecil yang umum digunakan untuk keperluan promosi oleh pemasok boleh diterima.

T: Pada sebuah pertemuan bisnis, seorang pemasok menawarkan tablet komputer terbaru dan mengatakan dia sangat senang berbisnis dengan JCPenney. Bolehkah saya menerimanya?

J: Tidak. Anda harus menolak dengan sopan dan menjelaskan kebijakan kita bahwa menerima tablet komputer di sebuah pertemuan bisnis tanpa keperluan bisnis yang sah adalah dilarang berdasarkan Pernyataan Etika Bisnis kita.

Contoh Hadiah & Hiburan Hadiah dan hiburan yang sederhana dan wajar dapat meliputi:

• T-shirt, pena yang tidak mahal, gelas minum, cangkir, kalender, dan sejenisnya

• Hadiah berupa produk reguler atau benda promosi yang dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran untuk menumbuhkan goodwill

• Tiket acara yang tersedia untuk umum, seperti acara olahraga setempat, konser, dan acara teater yang Anda hadiri bersama pemasok

Hadiah dan hiburan yang signifikan dan dilarang dapat meliputi:

• Hadiah dengan nilai di atas $50

• Sebagian besar tiket acara “elite” atau “premiere” (seperti Olimpiade, Piala Dunia, SuperBowl, World Series, Wimbledon, Masters, U.S. Open, PGA Championship, Oscar, atau Grammy) yang secara realistis tidak tersedia untuk masyarakat umum atau tersedia hanya dengan tarif premium yang sangat tinggi

• Uang tunai atau setara uang tunai, berapa pun nilainya (seperti kartu debit yang telah terisi atau sertifikat hadiah)

Page 10: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

10

PinjamanAnda tidak boleh menerima pinjaman dari orang atau entitas yang berbisnis atau ingin berbisnis dengan JCPenney, kecuali dari lembaga keuangan yang diakui dalam rangka bisnis normal, dengan suku bunga normal yang ditawarkan pada saat meminjam. Ketika membahas pembiayaan pribadi dengan bank, Anda tidak boleh menyatakan atau menyiratkan bahwa tanggapan bank akan sedikit banyak memengaruhi hubungan mereka dengan JCPenney. Hubungan bisnis kita dengan lembaga keuangan tidak boleh digunakan dalam hal apa pun untuk memengaruhi pinjaman pribadi kepada Anda atau orang lain.

Mantan RekananAda banyak orang berbakat yang pernah bekerja di JCPenney di masa lalu. Kita menghargai kontribusi mereka dan mendoakan keberhasilan mereka; akan tetapi, kita harus menghindari membuat keputusan Perusahaan yang mungkin didasarkan pada hubungan pribadi dengan para mantan rekanan tersebut. Untuk membantu mematuhi panduan ini, kita harus memegang aturan sederhana ini: mantan rekanan JCPenney yang telah meninggalkan JCPenney tidak boleh menghubungi JCPenney sebagai perwakilan pemasok yang menjual atau ingin menjual barang atau layanan hingga sekurang-kurangnya satu tahun sejak mantan rekanan tersebut meninggalkan JCPenney.

Mengambil Peluang PerusahaanAnda tidak boleh mengambil untuk diri Anda sendiri, atau mengalihkannya ke orang lain, segala peluang bisnis dan finansial yang juga akan diminati oleh JCPenney.

Kita Beroperasi secara Etis di mana pun Kita BerbisnisKita tidak hanya mematuhi kebijakan JCPenney, tetapi juga menghormati dan menaati undang-undang yang berlaku di tempat kita berbisnis. Kita adalah

T: Saya membuka “lapak” di eBay untuk mendapatkan uang ekstra. Apakah tindakan saya salah?

J: Mungkin. Anda tidak boleh mengambil bisnis JCPenney dengan membeli barang dagangan dari JCPenney untuk dijual kembali di eBay. Anda perlu memberi tahu manajer dan melakukan pengungkapan secara lengkap dan segera melalui Kios Rekanan tentang hal ini.

Page 11: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

11

penduduk, warga masyarakat, dan warga negara di tempat kita beroperasi dan kita wajib memastikan bahwa semua undang-undang yang berlaku dipatuhi. Seperti kita semua ketahui, pelanggaran hukum dapat menyebabkan perusahaan dan pribadi dikenai tuntutan dan sanksi pidana dan keuangan, serta dapat merusak reputasi Perusahaan kita.

Kita juga mengharuskan pemasok mematuhi semua undang-undang dan prinsip etika bisnis kita. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Prinsip-prinsip Pemasok JCPenney.

Kita Menyediakan Peluang Kerja yang Setara Semua orang di JCPenney berhak dan harus diperlakukan dengan sopan, bermartabat, dan terhormat. Kita tidak akan mengorbankan prinsip-prinsip ini. Rekanan yang telah ada dan calon kandidat harus mendapatkan peluang kerja yang setara. Ini berarti keputusan kerja dibuat tanpa memandang ras, warna kulit, agama, etnis, asal kebangsaan, jenis kelamin, orientasi seksual, identitas dan ekspresi gender, status pernikahan, status keluarga, status militer aktif atau veteran, usia, kecacatan, atau status lain yang dilindungi hukum.

Kita juga berkomitmen untuk menciptakan lingkungan yang bebas dari pelecehan yang dilarang hukum bagi semua rekanan, mitra, dan pelanggan. Tanpa kecuali.

Integritas FinansialIntegritas catatan dan laporan keuangan JCPenney sangatlah penting. Rekanan JCPenney, pemegang saham, calon investor, lembaga pengatur, lembaga pemberi pinjaman, dan lembaga lain mengandalkan akurasi informasi tersebut. JCPenney berusaha keras untuk melaporkan semua transaksi keuangan dalam catatan akuntansi dan laporan keuangan yang diterbitkannya secara lengkap, akurat, dan tepat waktu.

T: Saya tidak sengaja mendengar seorang rekanan menyebut rekanan yang lain dengan bahasa yang menyinggung perasaan. Apa yang harus saya lakukan?

J: Jika Anda merasa nyaman melakukannya secara profesional, katakan sesuatu kepada rekanan tersebut secara langsung. Anda harus melaporkan bahasa yang menyinggung perasaan dari rekanan tersebut kepada manajer atau Sumber Daya Manusia. Anda juga dapat menghubungi JCPLine. Menjunjung tinggi Pernyataan Etika Bisnis berarti menyampaikan kekhawatiran, meskipun lebih mudah untuk mengabaikannya.

T: Saya merasa didiskriminasikan oleh manajer saya. Apa yang perlu saya lakukan?

J: Semua rekanan JCPenney harus mendapatkan lingkungan kerja yang bebas dari diskriminasi, pelecehan, atau pembalasan dari siapa pun. Jika Anda merasa didiskriminasikan oleh manajer atau siapa pun, Anda harus melapor ke jenjang pimpinan Anda berikutnya atau ke Sumber Daya Manusia. Anda juga dapat menghubungi JCPLine.

T: Manajer saya meminta saya mengirimkan faktur senilai $20.000, namun dia hanya berwenang untuk menyetujui separuh jumlah itu. Bolehkah saya memecah faktur menjadi dua, masing-masing $10.000, agar saya tidak perlu meminta persetujuan dari seseorang dengan wewenang lebih tinggi?

J: Tidak. Anda harus mendapatkan persetujuan yang sesuai terlebih dahulu. Jika Anda tidak nyaman menentang manajer Anda secara profesional, laporkan insiden itu kepada atasan manajer Anda atau ke JCPLine.

T: Manajer saya meminta saya untuk mengenolkan item, namun membiarkan item tersebut di rak karena itu akan “membantu inventarisasi.” Bolehkah saya melakukannya?

J: Tidak. Hal itu akan membuat catatan JCPenney tidak akurat dan dapat pula memengaruhi kinerja toko. Jika Anda diminta melakukan hal itu, hubungi atasan manajer Anda atau JCPLine.

T: Belakangan ini, toko kami sangat sibuk dan area kami kesulitan untuk menyelesaikan semua tugas yang dibebankan. Pada pertemuan pagi tadi, manajer kami mengatakan bahwa jika kami tidak bisa menyelesaikan semua tugas yang dibebankan, maka kami mungkin harus lembur untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa kompensasi. Apakah kami perlu melakukan itu?

J: Tidak. Rekanan, termasuk supervisor, dengan gaji per jam tidak boleh diminta untuk bekerja lembur tanpa kompensasi. Bekerja lembur tanpa kompensasi adalah bentuk pelanggaran kebijakan JCPenney. Catatan waktu Anda harus selalu mencerminkan jumlah jam kerja Anda sebenarnya. Permintaan untuk bekerja lembur tanpa kompensasi harus dilaporkan ke atasan manajer Anda, Sumber Daya Manusia, atau JCPLine.

Page 12: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

12

Kita harus mengelola pembukuan, pencatatan, dan akuntansi yang mencerminkan transaksi bisnis JCPenney secara terperinci, akurat, dan berimbang. Anda tidak boleh membuat entri yang salah, tidak akurat, atau menyesatkan dan melakukan penghapusan yang tidak semestinya. Anda tidak boleh melakukan, atau meminta orang lain untuk melakukan, kegiatan semacam itu. Dana, aset, atau rekening JCPenney tidak boleh ditetapkan atau diperoleh untuk keperluan apa pun kecuali jika dana, aset, atau rekening tersebut tercermin secara akurat dalam pembukuan dan pencatatan JCPenney.

Komite Audit pada Direksi JCPenney telah menetapkan prosedur keluhan untuk penyerahan informasi secara rahasia dan anonim oleh rekanan dan orang lain yang ingin melaporkan permasalahan akuntansi, pengawasan akuntansi internal, atau audit yang meragukan. Laporan dapat dibuat melalui JCPLine atau lewat pos ke alamat:

J. C. Penney Company, Inc. P. O. Box 250335 Plano, Texas 75025-0335 Attention: Senior Vice President – Audit

Undang-Undang SekuritasSebagai rekanan JCPenney, kita menangani banyak proyek, yang sebagian di antaranya tidak diungkapkan kepada siapa pun di luar JCPenney. Memperdagangkan sekuritas JCPenney ketika Anda memiliki informasi tersebut, atau membagikan informasi internal JCPenney dengan seseorang yang membeli atau menjual saham kita, dapat mengakibatkan konsekuensi berat, termasuk tuntutan dan sanksi perdata dan pidana, juga pemberhentian kerja.

Sebagai rekanan, Anda tidak boleh memperdagangkan sekuritas JCPenney atau perusahaan lain (termasuk melalui Rencana Tabungan 401(k)) apabila Anda memiliki informasi materiil yang tidak tersedia bagi publik. Demikian pula, Anda dilarang membocorkan informasi “orang dalam” kepada orang lain (termasuk anggota keluarga, rekanan dan mantan rekanan, pemasok, dan kontak bisnis lainnya), untuk digunakan dalam transaksi sekuritas JCPenney atau perusahaan lain. Di dalam JCPenney, Anda hanya boleh membahas atau mengungkapkan informasi

T: Saya adalah Buyer dan saya menelepon pemasok untuk meminta potongan $2 juta pada triwulan ini karena penurunan harga (markdown) yang lebih tinggi daripada yang kami duga. Pemasok mengatakan mereka akan memberikan potongan asalkan saya memesan produk mereka dua kali lipat pada musim mendatang karena mereka sedang cash bond. Dokumen pendukung kami menyatakan bahwa potongan digunakan untuk menopang penurunan harga, tetapi apakah saya perlu menyebutkan syarat pembelian tambahan tersebut?

J: Ya. Jika Anda tidak mencantumkan informasi tentang syarat pembelian tambahan tersebut, maka dokumen Anda tidak menjelaskan secara tepat sifat dari potongan itu, dan karenanya melanggar kebijakan Perusahaan. Informasi yang tidak tepat atau tidak lengkap tentang transaksi semacam ini juga dapat menimbulkan kesalahan pada laporan keuangan Perusahaan.

T: Saya berencana untuk menjual saham JCPenney, tetapi saya baru saja mengetahui informasi yang tidak tersedia untuk publik. Apakah saya tetap boleh menjual saham?

J: Kemungkinan tidak. Jika Anda membeli atau menjual saham Perusahaan sementara Anda mengetahui informasi materiil non-publik, maka Anda akan dianggap bertransaksi atas dasar informasi tersebut sekalipun itu bukan faktor signifikan dalam keputusan jual-beli Anda. Silakan pelajari Kebijakan Perdagangan Orang Dalam JCPenney untuk panduan tambahan. Jika ada pertanyaan lain, hubungi Departemen Hukum.

T: Istri saya memberi tahu tetangga bahwa saya kerja lembur untuk menyiapkan peluncuran sebuah merek pakaian baru. Seminggu kemudian kami mengumumkan peluncuran merek itu dan harga saham Perusahaan kami naik cukup kuat. Belakangan saya mengetahui bahwa tetangga saya membeli saham Perusahaan kami sebelum pengumuman itu. Saya tidak pernah bercakap-cakap dengan tetangga tersebut secara langsung. Apakah saya telah melanggar kebijakan Perusahaan?

J: Mungkin. Dengan memberi tahu istri Anda, yang kemudian memberi tahu tetangga, tentang pekerjaan yang sedang Anda tangani, secara tidak langsung Anda telah membocorkan informasi ke tetangga. JCPenney menangani pelanggaran semacam ini dengan sungguh-sungguh. Demikian juga otoritas federal dan negara bagian. Anda harus segera melaporkan permasalahan itu ke Departemen Hukum.

T: Apa yang dianggap sebagai informasi materiil?

J: Informasi dianggap materiil jika informasi tersebut diperkirakan akan berdampak besar pada keputusan investor untuk membeli atau menjual saham JCPenney. Contoh informasi materiil adalah revisi signifikan pada peningkatan atau penurunan ramalan pendapatan, perubahan restrukturisasi yang signifikan, perubahan manajemen besar-besaran, atau akuisisi atau pelepasan aset penting. Pedoman terkait perdagangan sekuritas JCPenney, juga sekuritas perusahaan terbuka yang memiliki hubungan bisnis dengan JCPenney, diuraikan secara lebih lengkap dalam Kebijakan Perdagangan Orang Dalam.

Page 13: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

13

materiil non-publik bila hal tersebut diperlukan untuk menjalankan bisnis JCPenney dan apabila tidak ada alasan untuk meyakini bahwa informasi tersebut akan disalahgunakan atau diungkapkan secara tidak semestinya oleh penerimanya.

Selain itu, Anda tidak boleh terlibat dalam aktivitas berikut, yang tidak sejalan dengan kewajiban Anda terhadap JCPenney:

• Mengadakan perdagangan opsi atau short selling, atau transaksi derivatif serupa lainnya, dalam sekuritas JCPenney;

• Melakukan transaksi dana lindung, misalnya zero-cost collar (opsi) dan forward sale contract yang memungkinkan Anda untuk tetap memiliki sekuritas pokok JCPenney tanpa risiko dan imbalan penuh atas kepemilikannya; atau

• Membeli saham JCPenney dengan margin, menyimpan saham JCPenney dalam rekening margin, atau menjaminkan saham JCPenney untuk pinjaman.

Anti-MonopoliPerusahaan kita percaya pada persaingan yang bebas dan adil dan mematuhi semua undang-undang anti-monopoli, yang disebut juga undang-undang persaingan. Undang-undang ini melindungi konsumen dengan mendorong persaingan di bidang-bidang seperti harga, layanan, pilihan barang dagangan, kualitas, dan inovasi. JCPenney tidak bertindak dengan cara apa pun yang menghambat persaingan, seperti penetapan harga, pembagian pasar, atau pembagian pemasok. Penetapan harga terjadi apabila dua pesaing atau lebih sepakat untuk mengatur harga. Pembagian pasar atau pemasok terjadi apabila pesaing sepakat untuk membagi pemasok, produk, atau pelanggan (misalnya, berdasarkan letak geografis) agar tidak saling bersaing di area atau pasar itu. Anda harus menghindari kesepakatan dengan pesaing atau pemasok yang akan menimbulkan salah satu efek tersebut atau efek anti-persaingan lainnya. Apabila berpartisipasi dalam kelompok industri atau benchmarking, Anda tidak boleh berbagi informasi atau membuat

T: Saya diundang untuk menghadiri pertemuan tahunan “kelompok kerja” industri, yang juga dihadiri oleh perwakilan dari peritel pesaing. Pertemuan itu bertujuan membahas praktik terbaik dan standar industri di bidang kami. Penyelenggara memberitahukan bahwa akan ada sesi bebas saat para peserta dapat membahas praktik saat ini di perusahaannya, seperti harga yang ditetapkan untuk pemasok. Adakah permasalahan khusus dengan menghadiri acara semacam itu?

J: Tentu saja. Meskipun keikutsertaan dalam “kelompok kerja” itu mungkin demi kepentingan Perusahaan, permasalahan sensitif dapat timbul; jadi, sebaiknya Anda menghubungi Departemen Hukum sebelum berpartisipasi. Sebagian aktivitas yang Anda sebutkan berpotensi melanggar kebijakan JCPenney dan bahkan undang-undang anti-monopoli. Anda tidak boleh mengungkap informasi hak-milik JCPenney kepada peserta lain dalam kelompok itu. Anda juga harus menolak untuk membahas dengan anggota lain segala informasi harga atau promosi yang menyangkut Perusahaan mereka. Selain itu, Anda tidak boleh membuat kesepakatan dengan anggota lain untuk bekerja sama dengan, atau untuk menolak bekerja sama dengan, pemasok atau menghukum peritel atau pemasok tertentu dengan alasan apa pun. Jika timbul permasalahan semacam itu, Anda harus menghubungi Departemen Hukum. Pembicaraan diam-diam antar-peserta mengenai masalah sensitif ini harus dihindari.

Page 14: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

14

kesepakatan yang akan membatasi persaingan. Pelanggaran dapat berakibat serius bagi JCPenney dan orang-orang yang terlibat.

Larangan Penyuapan & KorupsiKita tidak menoleransi penyuapan atau korupsi, di mana pun kita berada atau menjalankan bisnis. Jangan sekali-kali memberikan, menjanjikan, atau menawarkan, langsung atau tidak langsung, uang atau sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah atau partai politik dengan maksud memengaruhi, mempertahankan, atau mengarahkan tindakan atau keputusan pejabat guna memperoleh atau mempertahankan bisnis atau mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya.

Selalu patuhi sepenuhnya undang-undang anti-penyuapan dan anti-korupsi di negara tempat kita berbisnis, termasuk Undang-Undang Praktik Korupsi di Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA). Tidak ada bisnis atau kemitraan yang dikecualikan dari batasan ini. Ada pengecualian hukum terbatas pada prinsip-prinsip ini yang memerlukan persetujuan sebelumnya dari Departemen Hukum.

Penyuapan Pejabat PublikAnda dilarang menggunakan aset JCPenney atau dana lain apa pun untuk menyuap atau memengaruhi keputusan yang dibuat oleh karyawan departemen atau lembaga pemerintah, entitas milik pemerintah, organisasi internasional, partai politik, atau calon pejabat politik. FCPA dan undang-undang di negara lain melarang keras memberi, menjanjikan, atau menawarkan uang atau sesuatu yang bernilai, langsung atau tidak langsung, kepada orang-orang tersebut untuk memperoleh atau mempertahankan bisnis atau mendapatkan keuntungan bisnis yang tidak semestinya. Tidak semua suap berbentuk pemberian uang tunai. Suap bisa diberikan dalam bentuk hadiah, perjalanan, hiburan, pekerjaan, acara olahraga, sampel barang dagangan, sesuatu yang bernilai, atau manfaat atau keuntungan yang tidak semestinya. Meskipun hadiah atau hiburan sebagai ungkapan keramah-tamahan mungkin

T: Salah seorang buyer JCPenney memiliki teman dekat yang bekerja di peritel pesaing. Teman buyer tersebut mengatakan bahwa jika dia bisa membuat JCPenney memasang harga lebih tinggi untuk koleksi musim panas barunya, maka dia akan memastikan bahwa perusahaannya akan memasang harga yang sama untuk lini serupa. Bolehkah buyer menyepakati strategi ini?

J: Tidak. Jika buyer membuat kesepakatan semacam ini, berarti dia bersalah karena melakukan praktik “penetapan harga” (price fixing). Tindakan itu melanggar undang-undang persaingan dan dapat mengakibatkan sanksi yang berat bagi dirinya dan juga JCPenney.

T: Siapa yang dianggap sebagai pejabat pemerintah?

J: Pejabat pemerintah adalah semua pegawai atau karyawan di pemerintahan atau organisasi internasional publik (termasuk departemen atau lembaga dari pemerintah atau organisasi tersebut) atau siapa saja yang bertindak dalam kapasitas resmi. Termasuk di dalamnya adalah karyawan di perusahaan yang dimiliki atau dijalankan oleh negara, seperti utilitas publik.

T: Saya diberi tahu bahwa saya harus membayar ekstra kepada petugas pabean agar produk kami lolos di pabean. Bolehkah saya melakukannya?

J: Tidak. Undang-undang di sebagian besar negara melarang pembayaran semacam itu apa pun keadaannya dan Perusahaan melarang pembayaran semacam itu di negara mana pun. Ini area yang sangat rumit dan sanksi pelanggarannya sangat berat. Ada sedikit pengecualian untuk larangan ini yang memerlukan persetujuan sebelumnya dari Departemen Hukum sebelum pembayaran diberikan kepada petugas pabean atau pegawai pemerintah lainnya. Selain itu, pembayaran tersebut harus dicatat dengan benar.

T: Kami menggunakan jasa perantara untuk memudahkan hubungan dengan pejabat pemerintah setempat. Belum lama ini dia meminta kenaikan komisi, dan saya curiga dia ingin memberikan uang itu kepada pejabat setempat. Apa yang harus saya lakukan?

J: Jika Anda curiga bahwa perantara tersebut melakukan pembayaran ilegal atas nama JCPenney, maka JCPenney wajib menyelidiki kebenarannya dan menghentikan pembayaran tersebut. Anda harus melaporkan kecurigaan itu ke manajer dan Departemen Hukum atau ke [email protected] dengan segera. Jangan sekali-kali mengabaikan kemungkinan pelanggaran.

Page 15: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

15

pantas diberikan dalam kondisi tertentu, hadiah atau hiburan mewah untuk pejabat pemerintah dilarang keras. Uang tunai tidak boleh diberikan sebagai hadiah; memberi atau menerima uang tunai dapat dipandang sebagai suap atau sogok dan melanggar kebijakan JCPenney.

Anda dilarang memberikan, menjanjikan, menawarkan, atau mengizinkan pembayaran, baik langsung maupun tidak langsung, kepada pejabat pemerintah negara mana pun. Bahkan hadiah bernilai relatif kecil, layanan, dan/atau hiburan yang tidak semestinya untuk pegawai pemerintah atau anggota keluarganya adalah dilarang karena hal itu dapat dipandang sebagai upaya untuk memengaruhi keputusan pemerintah dalam perkara yang melibatkan JCPenney. Larangan ini berlaku pada semua pembayaran atau benda bernilai yang diterima melalui konsultan, pemasok, atau pihak ketiga lainnya atas nama JCPenney.

Penyuapan KomersialAnda dilarang keras menyuap atau memberikan sesuatu yang bernilai atau bermanfaat, atau memberikan keuntungan apa pun yang tidak adil dengan maksud memengaruhi penilaian atau perilaku bisnis orang yang memiliki kekuasaan. Begitu pula Anda dilarang menerima atau meminta suap, sogok, imbalan, atau bentuk pembayaran lainnya dari organisasi atau perorangan mana pun yang ingin berbisnis dengan, sedang berbisnis dengan, atau bersaing dengan, JCPenney.

Aktivitas PolitikAnda bebas untuk terlibat dalam urusan politik dan proses politik jika Anda berminat, tetapi harap tidak membawa aktivitas Anda ke tempat kerja. Aktivitas tersebut harus dibatasi pada waktu, sumber daya, dan fasilitas pribadi Anda. Anda dapat memilih untuk memberikan sumbangan politik atau berpartisipasi dalam proses politik, atau memilih untuk menghindarinya. Pilihan ini tidak akan memengaruhi hubungan kerja Anda.

T: Saya tiba di bandara sebuah negara asing dan tidak diizinkan masuk karena ada kekurangan pada paspor saya. Bolehkah saya memberikan sedikit uang, setara dengan US$5,00, ke petugas imigrasi agar diizinkan masuk ke negara itu?

J: Pada kebanyakan kasus, tidak. Kecuali dalam situasi yang sangat terbatas, Anda tidak boleh memberikan uang, betapa pun kecilnya, atau memberikan sesuatu yang bernilai kepada pegawai pemerintah untuk membereskan kekurangan pada paspor Anda. Sebelum melakukan perjalanan ke luar negeri, pastikan semua dokumen lengkap. Jika Anda mengalami masalah dan merasakan kecemasan yang masuk akal tentang keselamatan diri Anda, lakukan apa yang perlu dilakukan untuk melindungi diri. Setelah merasa aman, Anda harus segera memberitahukan situasi itu kepada manajer Anda dan Departemen Hukum.

Page 16: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

16

Jika Anda ingin menduduki jabatan publik, baik lewat pemilihan maupun penunjukan, maka potensi konflik kepentingan, atau kesan adanya konflik kepentingan, harus dipertimbangkan. Oleh karena itu, Anda perlu mempelajari kebijakan Hubungan dengan Pemerintah dan harus mengungkapkan niat untuk menduduki jabatan publik tersebut kepada manajer Anda dan melalui Kios Rekanan. Anda harus menerima persetujuan sebelum mulai bertindak.

Pemberian oleh perusahaan berupa sesuatu yang bernilai, termasuk uang tunai, barang dagangan, atau layanan, dalam kaitannya dengan aktivitas politik, secara umum, adalah ilegal atau diatur secara ketat oleh undang-undang. Kontak JCPenney dengan, dan donasi ke, legislator federal, negara bagian, dan lokal, serta ke pejabat cabang eksekutif juga diatur oleh undang-undang. Ketidakpatuhan pada peraturan ini dapat mengakibatkan denda dan sanksi pidana. Semua usulan kontak, pembayaran, sumbangan, atau layanan harus ditinjau dan disetujui sebelumnya secara tertulis oleh Departemen Hubungan dengan Pemerintah JCPenney. Untuk informasi lebih lanjut tentang keterlibatan di bidang politik, bukalah situs web Hubungan dengan Pemerintah/Penney PAC, atau kirimkan email ke [email protected].

Hubungan dengan MediaAnda tidak boleh membalas permintaan informasi (tertulis atau lisan) dari media (cetak, siaran, atau online), organisasi berita, publikasi dagang, atau sumber lain mana pun dengan mengatasnamakan JCPenney tanpa persetujuan sebelumnya dari Hubungan dengan Media. Jika Anda berbicara langsung dengan wartawan atas nama JCPenney tanpa melalui Hubungan dengan Media, Anda berisiko memberikan informasi yang salah, mengungkapkan strategi milik sendiri, atau merusak reputasi Perusahaan. Alihkan permintaan informasi dari media ke Hubungan dengan Media di 972-431-3400.

Page 17: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

17

KomunikasiBersikap adil dan jujur dalam semua yang kita lakukan berarti memastikan bahwa pesan apa pun yang kita siarkan kepada rekanan, pelanggan, dan publik adalah akurat dan benar. Perusahaan kita berusaha keras untuk mematuhi undang-undang di bidang informasi produk, harga, ketersediaan produk, persyaratan kredit, pernyataan garansi, prosedur pemesanan melalui telepon dan Internet, dan sebagainya.

Para pemegang saham, pelanggan, pemasok, dan masyarakat perlu mengetahui bahwa mereka dapat mempercayai kita untuk selalu berlaku jujur dan benar. Anda tidak boleh sengaja memanipulasi atau menyajikan informasi yang keliru untuk disampaikan kepada rekanan, pemegang saham, pelanggan, pemasok, atau masyarakat.

Perlindungan Properti PerusahaanPerusahaan kita mengeluarkan sumber daya cukup besar untuk mengembangkan dan memelihara aset yang digunakan dalam bisnisnya. Masing-masing kita memiliki tanggung jawab untuk mematuhi semua kebijakan dan prosedur yang melindungi nilai dari aset tersebut dan menghindari situasi yang dapat membahayakan reputasi JCPenney atau menimbulkan kerugian finansial. Apa pun yang dikembangkan untuk JCPenney dimiliki oleh JCPenney. Aset JCPenney diperoleh, digunakan, dan dihapus demi kepentingan JCPenney dan para pemegang sahamnya, dan sekali-kali bukan untuk keuntungan pribadi rekanan. Termasuk di sini aset berwujud seperti uang tunai, inventaris, peralatan, persediaan, peraga dan sampel, dan aset tidak berwujud seperti kekayaan intelektual (merek dagang, hak cipta, rahasia dagang, paten), rencana strategis dan proses, serta data dan informasi yang dapat Anda akses karena tanggung jawab pekerjaan Anda.

Tindakan pencurian, penipuan, penggelapan, atau penyalahgunaan properti Perusahaan dilarang keras dan tidak akan ditoleransi. Dana atau aset JCPenney tidak boleh digunakan untuk keperluan yang ilegal. Selain itu, Anda

T: Saya khawatir ada bagian dari barang dagangan JCPenney yang mengandung komponen yang dikategorikan berbahaya di California. Pemasok mengatakan tidak perlu cemas akan hal itu. Apa yang harus saya lakukan?

J: Anda harus menghubungi Departemen Hukum untuk menentukan apakah item tersebut mematuhi California Proposition 65, yang pada beberapa keadaan mengharuskan disediakannya pemberitahuan atau label pada barang dagangan dan melarang penjualan item yang mengandung bahan kimia, dalam kadar tertentu, yang dianggap berbahaya berdasarkan undang-undang negara bagian California.

T: Teman saya ingin merintis butik seni dan kerajinan kecil secara online. Saya ingin memberinya beberapa dokumen strategi pemasaran online kita untuk digunakan sebagai template rencana bisnisnya. Bolehkah saya membagikan informasi ini dengan teman saya?

J: Tidak. Membagikan strategi pemasaran online JCPenney, yang merupakan informasi hak-milik dan rahasia, dengan teman merupakan pelanggaran Pernyataan Etika Bisnis.

T: Teman sesama rekanan meminta saya membagikan perangkat lunak yang digunakan di departemen kami. Saya memiliki perangkat lunak itu, tetapi saya juga tahu di mana dia bisa mengunduhnya secara gratis. Bolehkah saya membantunya?

J: Jangan sekali-kali menyalin teknologi apa pun tanpa menerima persetujuan yang sesuai terlebih dahulu, sekalipun untuk penggunaan bisnis. Menyalin perangkat lunak dapat melanggar perjanjian lisensi antara kita dan penyedia dan juga dapat melanggar undang-undang hak cipta federal. Semua permintaan perangkat lunak harus mengikuti proses Permintaan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak (Software Hardware Request, SHR) yang telah disetujui di JCPenney atau menghubungi perwakilan TI untuk membuka SHR atas nama Anda. Selain itu, berdasarkan Kebijakan Keamanan Informasi JCPenney, rekanan dilarang mengunduh atau menginstal perangkat lunak di Sumber Daya Elektronik JCPenney kecuali seizin JCPenney dan melalui metode distribusi resmi (SHR). Cara ini membantu mengelola lisensi dan melindungi Sumber Daya Elektronik JCPenney dari kode berbahaya (msl., virus, Trojan, spyware).

Page 18: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

18

dilarang mengambil atau menyediakan properti JCPenney untuk pihak lain untuk alasan yang tidak mendukung bisnis JCPenney.

Kekayaan Intelektual KitaJCPenney menghargai dan melindungi aset kekayaan intelektualnya, termasuk merek dagang (merek, slogan, dan logo), hak cipta (desain kreatif, pola, perangkat lunak, rekaman audio dan video, foto dan gambar), rahasia dagang (informasi non-publik yang memberikan keunggulan kompetitif atau ekonomis), dan inovasi lainnya. Temuan, desain, pola, atau inovasi yang dilahirkan atau dibuat oleh Anda, rekanan lain, atau pihak ketiga yang bekerja atas nama JCPenney adalah poin kebanggaan utama bisnis kita. Kreasi ini mendorong bisnis dan oleh karena itu harus dilindungi. Sebuah aset menjadi milik JCPenney jika aset tersebut: (a) muncul dari atau disarankan melalui pekerjaan yang dilakukan oleh Anda, rekanan lain, atau pihak ketiga yang bekerja atas nama JCPenney, (b) hasil dari penggunaan waktu, fasilitas, peralatan, atau pasokan Perusahaan, atau (c) muncul dari atau disarankan melalui penggunaan sumber daya, rahasia dagang, atau informasi rahasia JCPenney. Apabila sebuah temuan, desain, pola, atau inovasi atau kekayaan intelektual lainnya dianggap sebagai aset JCPenney, maka Anda harus melimpahkannya dan semua hak yang terkait dengannya kepada JCPenney.

Informasi Rahasia JCPenney Anda dilarang mengungkapkan kepada pihak lain, atau menggunakan untuk kepentingan Anda atau kepentingan pihak lain, informasi rahasia JCPenney tanpa persetujuan awal yang sesuai. Informasi rahasia JCPenney meliputi, tetapi tidak terbatas pada, rahasia dagang, rencana dan strategi terkait pemasok, penentuan harga, pemasaran, pelanggan, rencana jangka pendek dan jangka panjang, pemerolehan dan pelepasan aset, periklanan, sistem informasi, sasaran dan kinerja penjualan, serta informasi hak-milik atau non-publik lainnya, yang pengungkapannya dapat memberikan keunggulan kompetitif atau ekonomis bagi pihak lain dan kerugian bagi JCPenney. Bahkan di dalam JCPenney, informasi

T: Saya seorang desainer dan saya ingin mencantumkan sebagian karya ciptaan saya untuk portofolio profesional saya. Bolehkah itu saya lakukan?

J: Mungkin. Ingat, semua temuan, desain, pola, dan inovasi yang dibuat selama bekerja di JCPenney adalah milik Perusahaan. Pada beberapa kasus, mungkin Anda boleh mencantumkan desain yang dibuat selama bekerja di JCPenney dalam portofolio profesional, namun hanya jika hal itu telah disetujui oleh manajer, dan hanya jika desain itu adalah desain lama, dan bukan proyek yang sedang berlangsung.

T: Saya pernah merancang sebuah produk baru untuk JCPenney. Sekarang saya ingin menjual produk baru, berdasarkan desain yang sama dan karya saya di JCPenney, ke beberapa bisnis lokal. Bolehkah saya melakukannya?

J: Tidak. Semua kreasi atau inovasi yang Anda kembangkan selama bekerja untuk JCPenney adalah milik Perusahaan, jika itu didasarkan pada karya yang Anda buat untuk Perusahaan, meskipun desainnya tidak identik. Selain itu, Pernyataan Etika Bisnis melarang Anda bersaing dengan Perusahaan atau mengejar peluang yang mungkin dikejar oleh Perusahaan.

Page 19: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

19

rahasia hanya boleh dibagikan kepada yang memang-harus-tahu.

Kewajiban Anda untuk menjaga kerahasiaan informasi JCPenney berlanjut bahkan setelah hubungan kerja Anda berakhir. Jika Anda membawa informasi rahasia JCPenney ketika meninggalkan JCPenney, atau jika Anda mengakses atau mengungkap informasi rahasia JCPenney tanpa wewenang, maka Anda dapat dituntut secara pidana dan/atau perdata.

Bagian ini tidak dimaksudkan, atau tidak pula akan diterapkan, untuk menghalang-halangi Anda menggunakan hak-hak yang dilindungi berdasarkan undang-undang perburuhan federal, termasuk hak untuk membahas upah, jam kerja, atau syarat dan ketentuan kerja lainnya dengan sesama rekanan atau pihak ketiga.

Informasi Rahasia Perusahaan LainnyaSebagai rekanan, Anda juga harus melindungi informasi rahasia perusahaan lain. Anda dilarang mengungkapkan atau menggunakan informasi rahasia dari tempat kerja sebelumnya atau perusahaan lain dalam menjalankan bisnis atas nama JCPenney. Lebih jauh, Anda harus melindungi informasi rahasia perusahaan yang berbisnis atau ingin berbisnis dengan JCPenney.

Keamanan InformasiPerusahaan kita menangani keamanan informasi dengan sungguh-sungguh. Sumber daya elektronik JCPenney, termasuk Internet, hanya boleh digunakan untuk menjalankan bisnis resmi Perusahaan. Siapa pun yang mendapatkan akses ke informasi atau sistem JCPenney harus memiliki kebutuhan bisnis yang sah untuk akses tersebut. Penggunaan sesekali untuk keperluan pribadi diizinkan sepanjang: (a) tidak menghabiskan lebih dari sejumlah kecil sumber daya, (b) tidak membocorkan rahasia dagang atau informasi hak-milik JCPenney, (c) tidak membahayakan jaringan dan informasi JCPenney, dan (d) tidak mengganggu aktivitas bisnis. JCPenney memegang hak

T: Saya menerima panggilan dari seseorang yang mengaku sebagai Wakil Presiden JCPenney bidang Sumber Daya Manusia. Dia meminta saya untuk mengirimkan daftar rekanan di kelompok saya, termasuk informasi alamat rumah, nomor telepon, dan nomor ID karyawan mereka. Apa yang harus saya lakukan?

J: Harap berhati-hati. Penipuan rekayasa sosial – artinya, menghubungi orang lain dan berpura-pura menjadi orang lain – bisa menjadi salah satu cara untuk mendapatkan informasi pribadi rahasia tentang orang lain. Jangan berikan atau konfirmasikan informasi pribadi tentang rekanan JCPenney melalui telepon, sekalipun orang itu mengaku sebagai rekanan JCPenney.

T: Saya akan berlibur dan saya ingin teman sesama rekanan dapat membalas email untuk saya. Bolehkah saya memberinya kata sandi, lalu mengubahnya segera setelah saya kembali?

J: Tidak. Jangan membagikan kata sandi Anda dengan siapa pun.

T: Apa yang sebaiknya saya lakukan dengan dokumen yang memuat informasi rahasia atau pribadi, tetapi tidak lagi diperlukan?

J: Jangan buang dokumen semacam itu di tempat sampah atau kotak daur-ulang biasa karena dapat membahayakan informasi rahasia Perusahaan dan pelanggan. Selalu pastikan bahwa dokumen tersebut dihancurkan atau dibuang dalam kotak terkunci sesuai dengan Kebijakan Penyimpanan Arsip kita.

T: Ketika bergabung dengan JCPenney, saya membawa beberapa dokumen dari tempat kerja sebelumnya yang akan membantu pekerjaan saya. Bolehkah saya menggunakannya di JCPenney?

J: Jika dokumen itu mengandung informasi rahasia atau hak-milik, Anda tidak boleh menggunakan atau membagikannya dengan orang lain di JCPenney. Rekanan JCPenney tidak boleh mengandalkan informasi rahasia milik pihak lain. Melanggar kebijakan ini berarti melanggar hukum dan Anda dan perusahaan dapat dituntut. Jika Anda tidak yakin, bicaralah dengan salah seorang anggota kita di Departemen Hukum sebelum menggunakan atau membagikan informasi.

Page 20: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

20

kepemilikan atas semua informasi yang terkandung dalam sumber daya elektronik JCPenney dan berhak mengakses informasi apa pun di dalam sumber daya elektroniknya – sewaktu-waktu dan tanpa persetujuan Anda. Anda tidak memiliki pengecualian privasi ketika menggunakan sistem atau perangkat elektronik JCPenney.

Setiap rekanan bertanggung jawab mematuhi Kebijakan Keamanan Informasi JCPenney dan segera melaporkan dugaan pelanggaran keamanan atau kemungkinan kelemahan keamanan kepada manajer mereka, Bagian Layanan Teknologi Informasi (Information Technology Service Desk, ITSD), atau JCPLine. Termasuk di dalamnya melaporkan hilangnya perangkat (baik milik pribadi maupun perusahaan) yang memuat informasi JCPenney.

Selain itu, manajer juga diharapkan untuk memastikan bahwa semua rekanan dan pemasok di bawah pengawasannya mengetahui kebijakan dan prosedur ini dan mendorong kepatuhannya. Jangan percayakan data pribadi atau informasi rahasia kepada pemasok tanpa mendapatkan kontrak yang sesuai terlebih dahulu dan tanpa memastikan terlebih dahulu bahwa mereka memiliki sarana teknis, fisik, dan administratif yang sesuai untuk mencegah akses atau penggunaan tanpa wewenang.

Page 21: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

21

Perlindungan Informasi PelangganJCPenney menghargai kepercayaan pelanggan. Kita mengakui dan menghormati privasi informasi pribadi pelanggan kita. Oleh karena itu, setiap rekanan bertanggung jawab mengetahui apa itu informasi pengidentifikasi jati diri (Personally Identifiable Information, PII) pelanggan dan memperlakukan informasi tentang pelanggan kita dengan kecermatan tertinggi. PII adalah setiap informasi tentang seseorang yang dapat digunakan atau digabungkan untuk membedakan identitas seseorang berdasarkan nama, lokasi, atau pengidentifikasi elektronik dan/atau biometrik. Definisi PII dapat meliputi elemen data atau kombinasi informasi tertentu seperti: nama; tanggal lahir; nomor jaminan sosial; alamat (fisik dan email); nomor telepon; nomor ID yang diterbitkan pemerintah; informasi biometrik (msl., foto, tanda tangan, atau sidik jari); nomor rekening (kartu kredit/debit atau rekening bank); data geolokasi yang tepat; dan data persisten, seperti ID perangkat, alamat IP, atau ID pelanggan dan ID Virtual khas JCPenney.

Tanggung jawab Anda untuk melindungi informasi pelanggan meliputi mengambil langkah yang sesuai untuk mencegah pengumpulan, akses, penggunaan, atau pengungkapan informasi – terutama PII – tanpa izin. Anda hanya boleh menggunakan atau mengungkapkan informasi pelanggan kepada pihak lain, entah itu sesama rekanan atau pihak ketiga, jika hal tersebut diperlukan untuk keperluan bisnis resmi JCPenney, ketika berbagi dengan pihak ketiga yang memiliki kontrak yang sesuai, dan berdasarkan undang-undang, peraturan, dan kebijakan JCPenney yang berlaku.

Anda juga bertanggung jawab untuk memusnahkan semua formulir data pelanggan, termasuk PII, dengan cara yang tepat. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang tanggung jawab Anda atau penanganan PII pelanggan secara tepat, harap hubungi Kantor Privasi JCPenney.

T: Saya seorang rekanan, dan saya memiliki akses ke informasi pelanggan. Panduan apa yang harus saya ikuti agar informasi tersebut selalu terlindungi?

J: Rekanan yang menggunakan informasi pelanggan harus mematuhi Pedoman Pengelolaan Berkas Pelanggan dan Sumber Daya Program Privasi kita untuk kebijakan dan prosedur terkait penggunaan informasi pelanggan, dan Kebijakan Keamanan Informasi untuk panduan tentang kerahasiaan informasi pelanggan.

T: Saya memindahkan beberapa file Perusahaan ke flash disk, tetapi flash disk itu hilang. File itu mungkin mengandung informasi pelanggan. Apakah saya perlu melakukan sesuatu?

J: Ya. Informasi pribadi tidak boleh disimpan dalam flash disk karena perangkat ini mudah hilang atau dicuri. Anda harus segera melaporkan informasi pengidentifikasi jati diri yang hilang atau dicuri kepada manajer atau menghubungi ITSD di nomor 1-800-214-4822. Untuk informasi lebih lanjut, baca Kebijakan Keamanan Informasi.

T: Toko kami menerima telepon dari seseorang yang mengaku sebagai staf Pencegahan Kerugian. Ia mengatakan bahwa telah terjadi penipuan dengan kartu kredit di toko kami tadi pagi dan dia meminta nomor rekening dari transaksi kartu bank lainnya yang terjadi di toko kami. Apa yang harus saya lakukan?

J: Jangan berikan nomor kartu kredit lewat telepon. Segera laporkan panggilan itu ke manajer Anda dan ITSD di nomor 1-800-214-4822. Memberikan informasi kartu kredit kita dapat membuat nomor rekening pelanggan dibebani tagihan yang tidak semestinya. Selain itu, mengungkapkan nomor kartu kredit pelanggan ke orang yang tidak berwenang melanggar Kebijakan Keamanan Informasi Perusahaan. Jika seseorang menelepon untuk meminta informasi, mintalah nomor orang tersebut dan sampaikan bahwa Anda atau rekanan lain akan meneleponnya balik.

Page 22: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

22

Privasi dan Aktivitas Pribadi RekananJCPenney dan rekanannya juga memiliki kewajiban untuk menangani (dan melindungi) informasi pengidentifikasi jati diri semua rekanan dengan cermat. Kita harus mencegah akses tanpa izin ke, penggunaan, dan pengungkapan informasi ini. Kewajiban ini juga meliputi pemusnahan semua formulir informasi pribadi pelanggan dengan cara yang tepat. Jangan sekali-kali membocorkan atau menggunakan informasi pribadi rahasia rekanan lain tanpa mendapatkan persetujuan sebelumnya dari yang bersangkutan.

Bagian ini tidak dimaksudkan, atau tidak pula akan diterapkan, untuk menghalang-halangi Anda menggunakan hak-hak yang dilindungi berdasarkan undang-undang perburuhan federal dan undang-undang negara bagian yang berlaku, termasuk hak untuk membahas upah, jam kerja, atau syarat dan ketentuan kerja lainnya dengan sesama rekanan atau pihak ketiga.

Media SosialJCPenney menyadari bahwa teknologi telah membawa pada peningkatan penggunaan media sosial oleh para rekanan kita. Kita memahami bahwa media sosial dapat menjadi cara yang asyik dan nyaman untuk membagikan kehidupan dan opini dengan keluarga, teman, dan rekan kerja di seluruh dunia; namun, penggunaan media sosial juga mendatangkan risiko tersendiri dan karenanya memunculkan tanggung jawab tertentu.

Sebelum menggunakan media sosial, pikirkan efek yang mungkin timbul dari aktivitas online Anda. Setiap aktivitas online yang dapat berdampak negatif pada kinerja Anda, kinerja rekanan lain, hubungan JCPenney dengan pelanggan, pemasok, dan pihak lain yang bekerja atas nama JCPenney, atau kepentingan bisnis sah JCPenney dapat dianggap melanggar kebijakan JCPenney.

T: Bolehkah saya meminta informasi akun media sosial kepada rekanan lain atau pelamar kerja?

J: Anda tidak boleh mensyaratkan, meminta, atau mengisyaratkan bahwa rekanan atau pelamar kerja harus: (a) memberikan nama pengguna dan kata sandi ke akun media sosial pribadi mereka kepada Anda; (b) masuk atau menggunakan akun media sosial pribadinya dengan sepengetahuan Anda atau atas nama JCPenney; atau (c) mengubah pengaturan privasi di akun media sosial pribadi mereka. Untuk panduan lebih lanjut tentang penggunaan media sosial, lihat Kebijakan Media Sosial JCPenney.

T: Saya memiliki akses ke informasi hasil penjualan JCPenney. Sesekali saya mengunjungi forum diskusi di Internet yang membahas permasalahan yang memengaruhi industri ritel. Bolehkah saya menulis opini, termasuk perkiraan bahwa JCPenney akan melampaui estimasi laba sedangkan salah satu pesaing kita akan merugi? Bagaimana jika saya menulis opini tanpa mencantumkan identitas?

J: Anda tidak boleh menulis informasi semacam ini — dengan atau tanpa mencantumkan identitas. Dengan mengungkap informasi non-publik, berarti Anda melanggar kebijakan Perusahaan tentang pengamanan informasi Perusahaan dan Anda dapat dituntut berdasarkan undang-undang sekuritas terkait perdagangan orang dalam.

T: Saya kesal dengan seorang rekan kerja, makanya saya menulis di Facebook bahwa saya akan menyakitinya. Apakah hal ini dapat memengaruhi pekerjaan saya?

J: Ya. Setiap pelecehan atau ancaman untuk menyakiti atau melakukan kekerasan terhadap rekan kerja, entah dilakukan di tempat kerja atau tidak, adalah pelanggaran kebijakan Perusahaan dan dapat mengakibatkan tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemberhentian kerja.

Page 23: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

23

Gunakan akal sehat ketika memutuskan apa yang akan dipajang secara online. Anda tidak boleh menekan atau melecehkan siapa pun agar “berteman,” menjalin hubungan, atau berkomunikasi dengan Anda melalui media sosial.

Bagian ini tidak dimaksudkan, atau tidak pula akan diterapkan, untuk menghalang-halangi Anda menggunakan hak-hak yang dilindungi berdasarkan undang-undang perburuhan federal dan undang-undang negara bagian yang berlaku, termasuk hak untuk membahas upah, jam kerja, atau syarat dan ketentuan kerja lainnya dengan sesama rekanan atau pihak ketiga.

Keselamatan ProdukJCPenney tidak berkompromi mengenai keselamatan produk. JCPenney berkomitmen pada standar keselamatan yang ditetapkan undang-undang dan mematuhi standar keselamatan dan kualitasnya sendiri yang ketat.

Kesehatan dan KeselamatanSetiap perusahaan memiliki peraturan kesehatan dan keselamatan, dan begitu pula JCPenney. Peraturan ini dibuat untuk melindungi Anda dan sesama rekanan. Kita memiliki tanggung jawab bersama untuk mengikuti semua aturan dan praktik keselamatan. Anda harus bekerja sama dengan petugas yang menegakkan aturan dan praktik tersebut demi melindungi diri sendiri dan rekanan lainnya. Ini meliputi mengikuti pelatihan keselamatan yang diwajibkan dan segera melaporkan semua cedera dan praktik atau kondisi yang tidak aman kepada manajer atau JCPLine. Tujuan kita adalah memberi semua rekanan lingkungan kerja yang bersih, aman, dan sehat.

LingkunganSejumlah undang-undang, standar, persyaratan, dan kebijakan di bidang lingkungan berlaku pada operasi bisnis, praktik, dan produk kita dan kita mengharapkan para rekanan, pemasok, dan pihak-pihak yang berbisnis dengan kita untuk mematuhinya. Janji JCPenney untuk memelihara lingkungan, komunitas tempat kita berbisnis, pelanggan, rekanan, dan pemegang saham mendorong kita untuk:

T: Beberapa pelanggan menghubungi Perusahaan untuk mengadu bahwa penarik resleting pada sweater anak meluncur hingga ke bagian paling atas. Bahkan ada yang melapor bahwa anak mereka nyaris tercekik oleh penarik resleting. Apa yang harus saya lakukan?

J: Semua aduan tentang potensi masalah keselamatan terkait produk yang dijual oleh JCPenney harus segera dilaporkan ke Direktur Keselamatan Produk JCPenney dan buyer produk tersebut. Melalui koordinasi dengan Departemen Hukum, Direktur Keselamatan Produk akan memulai dan mengawasi penyelidikan terkait kepatuhan pada standar keselamatan untuk produk tersebut.

T: Manajer saya menyarankan penggunaan praktik yang tidak aman untuk meningkatkan produktivitas. Saya tahu target produktivitas itu penting, namun saya tidak merasa aman. Apa yang harus saya lakukan?

J: Segera laporkan kekhawatiran Anda kepada atasan manajer Anda, Pencegahan Kerugian, mitra Sumber Daya Manusia Anda, atau JCPLine. Tidak ada target produktivitas, biaya, atau penghematan waktu, atau keunggulan saing yang lebih berharga dibandingkan keselamatan.

T: Unit saya baru mengganti beberapa bohlam lampu dan balas yang rusak. Sebagai Manajer Umum, jika saya meminta seorang rekanan untuk menangani bohlam lampu bekas, apakah saya perlu memastikan bahwa dia juga tahu cara membuangnya dengan benar?

J: Ya. Kebijakan Perusahaan kita adalah membuang dengan tepat semua lampu (bohlam lampu) dan balas, yang dapat mengandung bahan beracun seperti timbal dan merkuri. Lampu dan bohlam jenis tertentu digolongkan sebagai Bahan Berbahaya berdasarkan undang-undang federal dan kita harus membuangnya dengan cara yang sesuai hukum. Selain itu, setiap rekanan diharapkan menjalankan bisnis Perusahaan dengan cara yang bertanggung jawab lingkungan dan tidak melanggar undang-undang atau peraturan lingkungan, atau kebijakan Perusahaan. Manajer Unit bertanggung jawab untuk membuat dirinya sendiri memahami dan memastikan kepatuhan pada persyaratan ini. Untuk rujukan lebih lanjut, bacalah kebijakan Lingkungan, Kesehatan, & Keselamatan.

Page 24: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

24

• Memahami dampak operasi kita terhadap masyarakat dan lingkungan dan menerapkan strategi untuk meniadakan dan/atau mengurangi ancaman signifikan pada lingkungan atau kesehatan dan keselamatan manusia;

• Memahami dan mematuhi peraturan lingkungan, kesehatan, dan keselamatan yang berlaku;

• Bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan produk dan layanan yang bertanggung jawab lingkungan; dan

• Melibatkan rekanan, pelanggan, pemasok, kelompok kepentingan, dan lembaga pemerintah untuk memelihara peningkatan yang berkelanjutan.

Untuk selengkapnya tentang pedoman lingkungan, lihat Kebijakan Lingkungan/Pokok-pokok Prinsip: Tanggung Jawab Lingkungan.

PenutupPernyataan ini merupakan bagian penting dari hubungan Anda dengan JCPenney. Di dalamnya terdapat gambaran umum tentang tanggung jawab semua rekanan dan beberapa kebijakan serta panduan penting JCPenney. Namun, Pernyataan ini bukanlah pengganti dari mengetahui semua kebijakan JCPenney yang mungkin berlaku pada pemekerjaan Anda, dan juga tidak dimaksudkan untuk menciptakan, tersurat maupun tersirat, kontrak kerja. Pemekerjaan Anda di JCPenney adalah atas dasar sukarela—sejauh yang diizinkan undang-undang. Itu berarti Anda bebas mengundurkan diri kapan saja, dengan atau tanpa alasan. Kami sangat bersungguh-sungguh dalam memegang komitmen pada prinsip-prinsip etika JCPenney, dan begitu pula seharusnya Anda. Pelanggaran Pernyataan dapat mengakibatkan tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemberhentian kerja.

Di JCPenney, kita bertekad untuk selalu mematuhi undang-undang federal, negara bagian, dan lokal, termasuk, tetapi tidak terbatas pada, UU Nasional Hubungan dengan Buruh (National Labor Relations Act). Kita harus menegakkan atau menerapkan Pernyataan ini dengan cara yang tidak melanggar undang-undang tersebut. Pernyataan ini atau kebijakan yang tercakup di dalamnya tidak dimaksudkan, atau tidak pula akan diterapkan, untuk menghalang-halangi rekanan menggunakan hak-haknya yang dilindungi oleh UU perburuhan federal, termasuk pembahasan bersama soal upah, jam kerja, atau syarat dan ketentuan kerja lainnya.

T: Di mana saya dapat membuang aerosol bekas, parfum atau perlengkapan salon yang dikembalikan, dan persediaan alat pembersih?

J: Kebijakan Perusahaan kita adalah mengelola semua limbah dengan tepat. Buang benda-benda itu dengan memasukkannya ke dalam bak penampung Limbah Berbahaya yang ditempatkan di Area Pengumpulan Limbah di unit Anda. Untuk informasi lebih lanjut atau untuk mengetahui pengelolaan yang tepat untuk jenis limbah lainnya, bacalah kebijakan Lingkungan, Kesehatan, & Keselamatan dan/atau Keselamatan Rantai Pasokan.

Page 25: PERNYATAAN ETIKA BISNIS - tnwgrc.com · 2. Rekanan Sekalian, Terima kasih atas kerja keras dan komitmen Anda pada JCPenney. Berkat upaya Anda-lah kita bersaing setiap hari dan mengilhamkan

25

Sumber Daya Tautan Info KontakKomunikasi Internal 972-431-3400 atau

[email protected]

Pedoman Pengelolaan Berkas Pelanggan Pedoman Pengelolaan Berkas Pelanggan

Lingkungan, Kesehatan, & Keselamatan Lingkungan, Kesehatan, & Keselamatan

Peluang Kerja yang Setara (Equal Employment Opportunity, EEO)

Kebijakan EEO

Etika & Kepatuhan Etika [email protected]

UU Praktik Korupsi di Luar Negeri (FCPA) FCPA

Hubungan dengan Pemerintah/Penney PAC Hubungan dengan Pemerintah/Penney PAC

972-431-1763

Kebijakan dan Prosedur SDM Kebijakan dan Prosedur SDM [email protected]

Kebijakan Keamanan Informasi Kebijakan Keamanan Informasi

Bagian Layanan Teknologi Informasi (ITSD) 1-800-214-4822

Kantor Kepatuhan Internasional [email protected]

Hubungan dengan Investor Hubungan dengan Investor 972-431-5500

JCPLine JCPLine 1-800-527-0063

Direktori Hukum berdasarkan Topik Direktori Hukum berdasarkan Topik

Hubungan dengan Media Hubungan dengan Media 972-431-3400 atau [email protected]

Filantropi Filantropi [email protected]

Privasi Privasi [email protected]

Direktur Keselamatan Produk 972-431-8257

Penyimpanan Arsip Penyimpanan Arsip [email protected]

Prosedur Operasi Toko Prosedur Operasi Toko

Prinsip-prinsip Pemasok Prinsip-prinsip Pemasok

Keselamatan Rantai Pasokan Keselamatan Rantai Pasokan

Amendemen dan Pengecualian Dari waktu ke waktu, JCPenney dapat mengamendemen atau mengubah Pernyataan ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis kita dengan lebih baik, merespons perubahan perundangan, atau karena alasan lain.

Pengecualian dari Pernyataan ini bagi rekanan tingkat Direktur dan Pejabat JCPenney hanya dapat diberikan oleh Komite Kepatuhan Hukum dan Etika Bisnis JCPenney. Semua pengecualian harus disetujui sebelumnya.

Sumber Daya Gunakan Pernyataan ini sebagai sumber pertama Anda untuk informasi tentang etika dan standar perilaku. Untuk versi terbaru, baca dokumen elektronik secara online. Jika Anda tidak menemukan jawaban yang diperlukan, hubungi sumber daya yang tercantum di bawah: