Perencanaan Strategis Sistem Informasi / Teknologi Informasi Pada Perusahaan Manufaktur Menggunakan Metodologi Ward

and Peppard (Studi Kasus: PT. Cerah Indah Grafika, Semarang)

Artikel Ilmiah

Peneliti: Astri Margareth Nanlohy (682010094)

Agustinus Fritz Wijaya

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

Desember 2016

1. Pendahuluan Tata kelola Sistem Informasi / Teknologi Informasi (SI/TI) yang baik akan

sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi SI/TI. Tata kelola SI/TI juga mampu mempelajari pengaruh perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah – langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan sistem informasi dan teknologi informasi yang inovatif. Dengan adanya tata kelola ini diharapkan suatu perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi SI dan infrastruktur TI agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya [1].

Perusahaan percetakan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pencarian profit atau laba. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain. Kebanyakan percetakan modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini produksi. Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya: buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas.

Tata kelola SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang akan memanfaatkan SI/TI. Tata kelola SI/TI menjadi acuan dalam melakukan investasi SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih [2].

PT. Cerah Indah Grafika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di percetakan yang berlokasi di Kota Semarang. Perusahaan telah menerapkan strategi SI berupa aplikasi – aplikasi dalam menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI khususnya pada aplikasi – aplikasi bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika masih dianggap sebagai peranan pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. SI yang ada saat ini di setiap bagian yang ada di perusahaan masih belum terintegrasi. Aplikasi yang digunakan masih terbatas pada aplikasi perkantoran seperti: word processing dan spreadsheet. Adapun proses bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika meliputi pembelian bahan baku, produksi percetakan label kemasan, sampai kepada penjualan ke konsumen. Selain aktivitas di atas yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan perawatan perangkat keras TI yang ada pada perusahaan. Untuk langkah ke depannya, PT. Cerah Indah Grafika ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di kalangan bisnis. Perencanaan strategis tata kelola SI merupakan solusi bagi PT. Cerah Indah Grafika dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis tata kelola SI juga dapat mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan.

Perencanaan strategis tata kelola SI pada PT. Cerah Indah Grafika berfokus kepada strategi SI dan manajemen SI menggunakan kerangka kerja Ward and

Peppard yang merupakan kerangka kerja untuk menghasilkan sebuah perencanaan strategis SI yang mengkombinasikan berbagai alat analisis seperti SWOT, Value Chain Activity, yang mampu menganalisis kesenjangan informasi antara kegiatan bisnis dan SI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan kompetitif berdasarkan peluang yang dimiliki oleh perusahaan PT. Cerah Indah Grafika. Sehingga hasil perencanaan strategis tata kelola SI dapat menjawab berbagai kebutuhan bisnis berdasarkan analisis lingkungan bisnis dan lingkungan SI baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan. 2. Tinjauan Pustaka Penelitian Terdahulu

Penelitian tentang perencanaan strategis sistem informasi pernah dilakukan sebelumnya yaitu dengan judul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada PT. Batik Danar Hadi Menggunakan Ward and Peppard Framework”. Pada penelitian ini diterapkan pada industri fashion batik dimaana proses pembuatan rencana startegis sistem informasi yang dilakukan lebih ditekankan pada kebutuhan bisnis organisasi dengan melakukan penilaian terhadap visi, misi, tujuan, dan strategi bisnis dari PT. Batik Danar Hadi dengan menggunakan alat analisis yang lebih beragam yaitu PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi), Porter’s Five Force, Critical Success Factor (CSF), SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), McFarlan’s Strategic Grid dan perencanaan pengembangan sistem informasinya menuju ke arah E-Bussiness [3].

Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Erly Farieda Elisabeth, melakukan penelitian di PD Alom Jaya mengunakan metode Ward and Peppard, tujuan dari penelitian ini adalah untuk meningkatakan daya saing perusahaan dengan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Perencanaan Strategis Sistem Informasi ini nantinya akan membantu perusahaan dalam beberapa aspek seperti penjualan dan pemasaran produk perusahaan, serta bidang administrasi perusahaan guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggan PD Alom Jaya. Teknik analisis yang digunakan seperti SWOT, Value Chain analysis, Porter, dan CSF (Critical Succes Factor) [4] Sistem Informasi

Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur, dan penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses bisnis organisasi. Studi SI mencakup teori dan praktek yang berhubungan dengan fenomena sosial dan teknologi yang menentukan pengembangan, pemanfaatan dan pengaruh dari SI dalam organisasi dan masyarakat. Menurut Mc Leod, sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik [5]. Strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi

Strategi SI/TI meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari strategi SI adalh menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih

menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau guna menjawab pertanyaan “bagaimana?”.

Sebagai contoh suatu perguruan tinggi menerapkan Executive Information System (EIS) pada bidang akademik hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam organisasi. Pihak pimpinan tingkat atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap pimpinan tingkat menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara setiap unit dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Hubungan Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis [2]

Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi

dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. Perencanaan Strategis Sistem Informasi / Teknologi Informasi

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi aplikasi SI berbasi komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dan

strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisis top down. Metodologi Ward and Peppard

Metodologi ini dimulai dari proses identifikasi kondisi investasi SI/TI di masa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena guna meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis. Gambar 2 menunjukkan skema metodologi perencanaan strategis SI/TI menurut Ward and Peppard.

Gambar 2. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward and Peppard [2]

Metodologi Ward and Peppard terdiri dari tahapan masukan dan tahapan

keluaran. Tahapan masukan terdiri dari: analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan analisis lingkungan SI/TI eksternal. Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis

SI/TI yang terdiri dari: strategi SI bisnis, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI.

3. Metodologi Penelitian

Pengumpulan data dengan mengunakan metode pendekatan kualitatif yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis. Proses dan makna (perspektif subjek) lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Landasan teori dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan. Selain itu landasan teori juga bermanfaat untuk memberikan gambaran umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil penelitian. Tahapan penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Tahapan Penelitian Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Cerah Indah Grafika untuk mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis

Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi

Lingkungan Eksternal Organisasi Analisis Bisnis Eksternal

Melakukan wawancara dan studi literatur untuk mendapatkan analisis Five Forces dan PEST pada PT. Cerah Indah Grafika

Analisis Kondisi SI Eksternal Melakukan wawancara dan studi literatur untuk dapat menghasilkan manfaat penerapan SI/TI pada PT. Cerah Indah Grafika

Lingkungan Internal Organisasi

Analisis Bisnis Internal Melakukan Observasi, Kuesioner, dan wawancara untuk mendapatkan Value Chain Aktivity.

Analisis Kondisi SI Internal Melakukan observasi, Kuesioner, dan wawancara untuk mendapatkan hasil portofolio aplikasi menggunakan Mc Farlan Strategic Grid.

Tahap 2 (Menentukan Target SI) Input : Kebutuhan SI/TI Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara Output : Solusi SI/TI dan Portofolio aplikasi mendatang menggunakan Strategic Grid Mc Farlan

Tahap 3 (Menentukan Strategi SI) Input : Solusi SI/TI Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara Output : Analisis gap dan usulan pengembangan SI/TI

perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI perusahaaan.

Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan observasi dan penyebaran kuesioner kepada manajer dan direktur utama perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan PT. Cerah Indah Grafika. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu adanya identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan, identifikasi pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan kebutuhan informasi, membuat usulan strategi SI/TI.

Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi SI dengan memperhatikan hasil wawancara dan pengolahan data kuesioner, serta aturan kebijakan yang ada sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana pengembangan atau implementasi SI/TI pada PT. Cerah Indah Grafika.

4. Hasil dan Pembahasan Analisis Value Chain Activity

Tahap analisis berikutnya adalah analisis lingkungan bisnis internal perusahaan yang dilakukan untuk mengetahui secara jelas proses bisnis yang terjadi di PT. Cerah Indah Grafika sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai rencana strategis sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses pengumpulan data untuk tahap analisis lingkungan bisnis internal adalah dengan melakukan wawancara dan kuesioner terhadap berbagai departemen atau bagian yang ada di perusahaan. Alat analisis kedua yang digunakan yaitu Porter’s Value Chain Analysis. Analisis Porter’s Value Chain dilakukan untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung dari perusahaan. Analisis ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan ke dalam dua bagian besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hasil analisis ini kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi di perusahaan. Value Chain yang terjadi di PT. Cerah Indah Grafika dapat digambarkan seperti pada Gambar 4 di bawah ini.

Gambar 4. Porter’s Value Chain Analysis di PT. Cerah Indah Grafika

Dalam melakukan identifikasi penerapan sistem informasi di perusahaan

PT. Cerah Indah Grafika, maka dilakukan analisis lingkungan sistem informasi secara internal yang digunakan di perusahaan saat ini yang dilakukan terhadap segala sumber daya sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Sumber daya yang dimaksud adalah sistem informasi dalam bentuk aplikasi, teknologi informasi dalam bentuk perangkat keras, dan sumber daya manusia yaitu pengguna sistem informasi atau manajemen sistem informasi yang terdapat di perusahaan saat ini. Adapun daftar sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini yaitu seperti pada Tabel 1 di bawah ini:

Tabel 1. Daftar Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika

No. Nama Sistem Informasi Pengguna Jenis Aplikasi

1. SI Penggajian Bagian Akuntansi dan Bagian Personalia dan Administrasi Pembukuan

Spreadsheet

2. SI Produksi Bagian Produksi Spreadsheet

3. SI Desain Grafis Bagian Desain Grafis dan Cetak Film dan Bagian Produksi

Spreadsheet

4. SI Inventory Bagian Persediaan (Gudang) Spreadsheet Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari beberapa tahapan sebelumnya

yaitu analisis lingkungan bisnis perusahaan baik lingkungan internal maupun eksternal, maka kemudian akan menjadi masukan pada tahapan usulan strategi solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika. Adapun usulan strategi solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika adalah seperti pada Tabel 2 berikut.

Tabel 2. Usulan Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika

No. Nama Usulan Sistem Informasi Pengguna Platform

1. SI Penggajian Bagian Akuntansi dan

Administrasi Pembukuan Bagian Personalia

Desktop

2. SI Produksi Bagian Produksi Desktop

3. SI Desain Grafis dan Cetak Film

Bagian Desain Grafis dan Cetak Film

Bagian Produksi Desktop

4. SI Inventory Bagian Persediaan (Gudang) Desktop 5. SI Pembelian Bagian Pembelian Web

6. SI Customer Relationship Management

Bagian Marketing Web

7. SI Supply Chain Management Bagian Pembelian Web

8. SI Pembayaran Piutang dan Hutang Bagian Akuntansi Desktop

9. SI Akuntansi Bagian Akuntansi Desktop

10. SI Penjualan dan Customer Service Bagian Penjualan Web

5. Kesimpulan

Hasil analisis yang diperoleh dalam penelitian ini menggambarkan bahwa sistem informasi yang dimiliki oleh PT. Cerah Indah Grafika, Semarang saat ini belum dapat mendukung proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Hasil dari penyusunan perencanaan strategis sistem informasi khususnya pada aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam proses bisnis perusahaan ini adalah untuk memberikan panduan bagi manajemen dalam penerapan sistem informasi dan untuk membantu meningkatkan produktivitas perusahaan di bidang percetakan. Proses analisis dilakukan terhadap proses bisnis dan kondisi sistem informasi secara internal dengan menyusun analisis Value Chain Activity dengan tujuan untuk melakukan identifikasi kebutuhan penerapan sistem informasi guna menunjang proses bisnis di perusahaan. 6. Daftar Pustaka [1]. Maryani, Maryani dan Suparto, Darudiato (2010) Perancangan Rencana

Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI): Studi Kasus STMIK XYZ. Jurnal Commit, 04 (01). ISSN 1979-2484.

[2]. J. Ward, and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems 3rd Edition, England: John Wiley and Sons Ltd, 2002.

[3]. Fransisca Romana Dessyana Kardha dan, Dr. Ir. Eko Nugroho, M.Si. (2011) Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada PT. Batik Danar Hadi Menggunakan Ward and Peppard Framework. Thesis.

[4]. Elisabeth, Erly Farieda, Perencanaan Strategis Sistem Informasi PD. Alom Jaya (AJ). Universitas Gunadarma. 2011.

[5]. Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell ; 2007; Sistem Informasi Manajemen edisi 9, Penerbit Indeks Jakarta.