perencanaan strategis sistem informasi pengiriman...

38
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT. POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Adeline Binus University, Jakarta; [email protected] Erwin Rianto Binus University, Jakarta; [email protected] Dennis Yovita Binus University, Jakarta; [email protected] Pembimbing : Drs. Bambang Supriyo Utomo Mlib. ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu untuk menganalisis proses bisnis yang ada pada PT. Pos Indonesia khususnya di Kantor Pos Jakarta Barat yang sedang berjalan saat ini dimana kinerja masih belum sempurna serta memberikan masukan yang mungkin nantinya dapat diterapkan di perusahan. Dalam hal ini metodologi yang digunakan yaitu dengan metode pengumpulan data yang datanya didapat dari survey ke lapangan dengan melakukan tanya jawab ke pihak yang terkait dan analisis melalui buku – buku yang digunakan dalam mendukung sistem informasi maupun arsitektur dalam PT. Pos Indonesia. Penelitian ini menghasilkan suatu usulan strategi sistem dan teknologi informasi baik itu terhadap hardware, software, dan jaringan yang ada. Serta memberikan usulan yang tepat terhadap perusahaan agar dapat menjadi lebih baik untuk kedepannya dalam menghadapi pesaing yang ada. Simpulan yang dapat ditarik yaitu dengan adanya penelitian ini dapat membantu perusahaan dalam hal pengiriman barang dan wesel sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan dan mendata setiap pengiriman dengan cepat. Kata Kunci: Perencanaan Strategi, Sistem Informasi, Enterprise Architecture PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Perusahaan PT.Pos Indonesia tentunya sudah kita ketahui sejak lama. PT.Pos Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Dimana dulunya pos hanya memberikan layanan pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring berkembangnya teknologi yang ada, pos pun saat ini sudah merambah sampai ke bagian pembayaran seperti air, listrik, pembelian pulsa,

Upload: vanthien

Post on 03-Mar-2019

255 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM

INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN

WESEL PADA PT. POS INDONESIA DENGAN

METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE

Adeline Binus University, Jakarta; [email protected]

Erwin Rianto Binus University, Jakarta; [email protected]

Dennis Yovita Binus University, Jakarta; [email protected]

Pembimbing : Drs. Bambang Supriyo Utomo Mlib.

ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu untuk menganalisis proses bisnis yang ada pada PT. Pos Indonesia khususnya di Kantor Pos Jakarta Barat yang sedang berjalan saat ini dimana kinerja masih belum sempurna serta memberikan masukan yang mungkin nantinya dapat diterapkan di

perusahan. Dalam hal ini metodologi yang digunakan yaitu dengan metode pengumpulan data yang

datanya didapat dari survey ke lapangan dengan melakukan tanya jawab ke pihak yang terkait dan analisis melalui buku – buku yang digunakan dalam mendukung sistem informasi maupun

arsitektur dalam PT. Pos Indonesia. Penelitian ini menghasilkan suatu usulan strategi sistem dan teknologi informasi baik itu

terhadap hardware, software, dan jaringan yang ada. Serta memberikan usulan yang tepat terhadap perusahaan agar dapat menjadi lebih baik untuk kedepannya dalam menghadapi

pesaing yang ada. Simpulan yang dapat ditarik yaitu dengan adanya penelitian ini dapat membantu perusahaan

dalam hal pengiriman barang dan wesel sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan dan mendata setiap pengiriman dengan cepat.

Kata Kunci: Perencanaan Strategi, Sistem Informasi, Enterprise Architecture

PENDAHULUAN 1. Latar Belakang

Perusahaan PT.Pos Indonesia tentunya sudah kita ketahui sejak lama. PT.Pos Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Dimana dulunya pos hanya memberikan layanan pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring berkembangnya teknologi yang ada, pos pun saat ini sudah merambah sampai ke bagian pembayaran seperti air, listrik, pembelian pulsa,

Page 2: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

layanan logistik, dan lain sebagainya. Lama kelamaan pun PT.Pos juga berkembang sampai ke pelosok indonesia, saat ini pos telah memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Salah satunya Kantor Pos Jakarta Barat yang berada di Daan Mogot yang merupakan pusat dari cabang yang ada di daerah jakarta Barat. Walaupun sekarang persaingan yang cukup besar dalam pemberian layanan kiriman, namun tidak menurunkan semangat yang ada pada perusahaan. Seperti kita tahu saat ini JNE, TIKI, ATM,Fedex yang memberikan layanan kiriman uang dan barang dengan menawarkan kelebihan yang dimiliki mereka masing-masing. Namun Kantor Pos sendiri memiliki terobosan sendiri yaitu dengan menyediakan layanan pembayaran, pembelian tiket, pembelian pulsa, pengambilan gaji pensiunan, adanya layanan tempat lowongan kerja, dan lainnya sebagai bagian dari promosi mereka untuk memancing datangnya pelanggan ke kantor pos. Dengan memberikan harga yang terjangkau bagi pelanggan dan layanan kiriman yang aman bagi setiap barang pelanggan dan jangkauan luas yang dimiliki oleh pos menjadi nilai tambah bagi perusahaan. Seperti dalam pengiriman uang, kita tahu penduduk indonesia tidak semuanya mengenal akan teknologi dan daerah yang dijangkau oleh bank, maka dari itu pos memberikan layanan tersebut dengan wesel dimana pengirim dan penerimanya tidak perlu harus memiliki buku tabungan. Jumlah pengguna layanan pos pun juga masih cukup banyak walaupun para pesaing juga menawarkan tawaran layanan yang bagus. Dengan seiring berkembangnya internet juga membantu pos sendiri dalam mengenalkan setiap kelebihannya kepada masyarakat. Apalagi dengan layanan sistem online yang diberikan untuk menyampaikan keluhan, saran , komentar terhadap perusahaan , kemudaian layanan pelacakan terhadap barang kiriman sehingga pelanggan juga dapat terus memantau kiriman mereka.

2. METODOLOGI Metode yang digunakan dalam penulisan: 1. Metode Pengumpulan Data Metode ini menggunakan: a. Wawancara

Disini dengan melakukan Tanya jawab ke bagian yang terkait dalam bidangnya dan orang-orang yang terlibat didalamnua sehingga informasi yang didapat lebih akurat.

b. Observasi

Langkah ini dengan melakukan penelitian langsung ke lapangan, yaitu mengamati setiap proses yang dilakukan di Kantor Pos Jakarta Barat.

c. Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mempelajari, dan mengutip teori-teori yang berkaitan dengan topik yang kami bahas baik melalui buku ataupun internet.Buku yang digunakan An Introduction to Enterprise Architecture: Linking Business and Technology (Scott A. Bernard).

2. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan Enterprise Architecture (EA3 Framework) 1. Current Architecture - Goals & Initiatives: mengidentifikasi tujuan dan inisiatif perusahaan. - Product & services: mengidentifikasi apa yang dihasilkan. - Data & Information: data-data yang digunakan. - System & Application: system yang digunakan - Network & Infrastructure: Infrastructur / IT (Hardware, Software, Network). 2. Future Architecture - Updated Strategic Goals & Initiatives - Improved Business Product & service - Enhanced Data and Information Flows - Integrated System and Application - Optimized Networks and Infrastructure

Page 3: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

3. Hasil

Teori yang digunakan:

Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi

Menurut Ward Peppard (2002:154), Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi adalah suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematika dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberi keunggulan jangka panjang bagi perusahaan dalam menghadap persaingan.

Enterprise Architecture Menurut Bernard (2005:33), Enterprise Architecture (EA) adalah bagaimana membuat suatu pandangan abstrak dari sebuah organisasi (perusahaan) yang dapat membantu orang di perusahaan dalam membuat perencanaan yang baik dan pengambilan keputusan. EA juga merupakan cakupan keseluruhan perusahaan yang tidak hanya IT. EA juga mengintegrasikan perencanaan strategi, Bisnis, dan Teknologi.

1. Current Architecture

Di pembahasan ini menjelaskan akan sistem yang digunakan oleh Kantor Pos jakarta barat yang berjalan saat ini dengan metode Enterprise Architecture dengan menjabarkan mulai dari visi misi sampai ke jaringan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan. Aplikasi i-pos merupakan aplikasi yang digunakan oleh Kantor Pos dalam melayani pengiriman yang ada. Dimana aplikasi ini menghubungkan mulai dari bagian loket, ke bagian pendistribusian sampai ke kurir. Adapun manfaat yang diberikan dengan penggunaan sistem ini yaitu:

- Dapat memberikan kemudahan dan hemat waktu dalam melayani pelanggan sehingga pelanggan tidak ngantri terlalu lama.

- Dapat membantu dalam melacak kiriman pelanggan yang ada karena data telah tersimpan di dalam sistem.

Adapun Produk yang diberikan Kantor Pos:

a. Mail and Packages - Domestic : Regular MailPos (standard), Delivery special mailpos, express pos,

Register Mailpos, Special MailPos, dan PackagePos. - Internasional : Express Mail Service (EMS) - Admail - Filateli

b. Finance Service

- Pospay - Money Orders - Postal Giro - Fund Distribution - Bank Chanelling

c. Logistic

• Analisis Lingkungan Internal

Selain dengan layanan i-pos, saat ini perusahaan telah menggunakan sistem SIM(Sistem informasi manajemen) dalam mengelola kinerja yang ada. Namun layanan ini baru dilakukan di satu bagian yaitu bagian SDM dalam menangani data karyawan mereka yang

Page 4: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

mengintegrasikan sampai ke bagian pusat. Kemudian dengan layanan CRM melalui facebook, twiter, website pos Indonesia membuat pelanggan yang merasa kurang puas dapat memberikan tanggapan, masukan, saran mereka secara cepat dan dimana saja.

• Analisis Lingkungan Eksternal Analisis eksternal yaitu melihat keadaan perusahaan dari luar. Pada PT. Pos Indonesia sendiri saat ini telah memanfaatkan fasilitas e-commerce dalam melakukan transaksi dimana pelanggan atau penerima pengiriman dapat melacak barang mereka di web yang telah disediakan dengan cukup memasukkan nomor resi yang telah diberikan diawal. Untuk di setiap cabang pusat pun sudah dijalankan dengan sistem seperti i-pos yang digunakan untuk memberikan jasa pengiriman termasuk di Kantor Pos Jakarta Barat sendiri, dengan mengintegrasikan dari loket, pelayanan, sampai ke pendistribusian. Dengan adanya website ini pelanggan juga dapat mengetahui akan informasi mengenai pos Indonesia akan jasa apa saja yang diberikan dan informasi lainnya. Analisis yang dilakukan dengan manggunakan analisis PEST, Porter, dan lainnya yang sesuai untuk menganalisis setiap keadaan perusahaan dari ancaman yang ada.

• Analisis Porter a. Ancaman pendatang baru

Adapun ancaman yang ada untuk saat ini seperti TIKI, JNE, FEDEX yang sudah mulai berkembang sampai ke pelosok daerah dan menawarkan jasa yang lebih. Sehingga membuat beralihnya pelanggan ke pesaing yang ada. Maka dari itu yang harus dilakukan mungkin Kantor Pos Jakarta Barat harus dapat memberikan layanan yang memuaskan pelanggan.

b. Persaingan Industri Dalam persaingan saat ini yang menjadi ancaman salah satunya Bank karena beberapa waktu yang lalu Bank sudah masuk ke dalam layanan pembayaran seperti pulsa, listrik, air, serta transfer. Dimana dirasakan oleh masyarakat hal ini lebih mudah hanya tinggal datang ke ATM.

c. Daya Tawar Menawar Pemasok Disini dimaksudkan yaitu orang-orang yang terlibat dalam pengadaan kebutuhan yang ada di Kantor Pos Jakarta Barat / yang menginvestasikan kebutuhan dalam perkembangan proses di Kantor Pos Jakarta Barat.

d. Daya Tawar Menawar Pembeli Disini dimaksudkan pembeli adalah pelanggan yang menggunakan jasa pengiriman barang dan wesel. Dimana setiap pelanggan lebih mengharapkan dari layanan yang diberikan yaitu mendapatkan kepuasan. Seperti saat ini pelanggan juga pintar dalam memilih jasa yang digunakan walaupun itu sedikit mahal namun layanan yang didapat baik.

e. Ancaman Produk Pengganti Disini yang dimaksudkan pengganti yaitu dengan semakin berkembangnya teknologi sehingga pengguna lebih memilih sesuatu hal yang dilakukan dengan praktis dan cepat. Dalam hal ini seperti munculnya layanan telepon, SMS, e-mail, BBM, e-Banking, Paypal, dan lainnya yang dapat menggantikan layanan pengiriman surat, uang dan pembayaran.

• Analisis SWOT

Menurut Bernard (2005:118) SWOT analisis dilihat dari faktor internal dan eksternal yang mengungkapkan area perusahaan yang difokuskan pada peningkatan yang lama dan kesuksesan.

Analisis SWOT Kantor Pos Jakarta Barat:

Page 5: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

1. Faktor Internal a. Kekuatan (Strength)

- Telah memiliki anak cabang yang luas di daerah Jakarta Barat. - Lokasi kantor pos yang strategis dan sudah dikenal oleh masyarakat. - Memiliki patner bisnis di beberapa perusahaan besar sebagai sarana dalam melakukan

pengiriman bulletin ataupun jenis lainnya. - Keamanan terhadap barang pengiriman yang baik. Seperti asuransi tiap barang dan

kantong agar barang tidak tercecer dan rusak. - Adanya layanan tambahan seperti pengisian pulsa, pembayaran tagihan (PDAM, listrik,

telepon), wesel instan.

b. Kelemahan (Weakness) - Kurangnya layanan yang diberikan ke masyarakat. Maksudnya disini dari segi layanan

pengiriman yang diberikan Kantor Pos Jakarta Barat kurang memuaskan seperti keterlambatan waktu pengiriman, barang yang diantar tidak sampai tujuan.

- Kurangnya promosi terhadap jasa yang diberikan. Untuk saat ini Kantor pos Jakarta Barat memang sedang melakukan pengembangan terhadap website yang digunakan sebagai promosi namun untuk segi interaktif web yang kurang maksimal dalam pengoperasiannya.

- Penggunaan teknologi yang belum maksimal. Mungkin yang menyebabkan terjadinya masalah yaitu teknologi tidak dimanfaatkan sebaik mungkin. Seperti dalam pendataan barang pengiriman di beberapa bagian masih dilakukan secara tertulis (manual) sehingga saat barang banyak maka bisa terjadi kesalahan dalam perhitungan.

2. Faktor External

c. Peluang (Opportunity) - Adanya fasilitas lowongan kerja di kantor pos Jakarta Barat sehingga orang yang ingin

bekerja mengunjungi kantor pos. ini merupakan satu wadah yang digunakan kantor pos Jakarta Barat untuk kembali menarik perhatian pengguna / pelanggan untuk datang ke kantor pos Jakarta Barat. Atau pengambilan gaji pensiunan.

- Adanya teknologi internet yang dapat digunakan untuk promosi dan melakukan pelacakan terhadap kiriman secara online. Hal ini sudah diterapkan di dalam perusahaan.

- Adanya peluang dengan memperluas anak kantor cabang pusat.

c. Ancaman (Threat) - Teknologi yang semakin berkembang seperti email, handphone, e-banking, dan lainnya

dalam melakukan komunikasi, transaksi dan berkirim surat. - Pesaing yang semakin banyak untuk memberikan jasa pengiriman seperti Tiki, Fedex,

JNE dan lainnya. - Adanya kebijakan atau aturan baru terhadap pengiriman yang dapat menghambat proses

bisnis yang disebabkan pelanggan bingung untuk memahaminya / aturan (syarat) yang terlalu banyak.

• CONOD (Concepts of Operation Diagram)

Diagram ini menggambarkan proses yang berjalan dalam perusahaan. Dimana digambarkan penggunaan sistem i-pos yang menghubungkan bagian loket, sortir dan penyaluran yang ada diperusahaan yang terkoneksi sehingga informasi yang diterima cepat dan tepat.

1. Proses Pengiriman Barang / Paket Proses yang berjalan saat ini: a. Bagian loket melakukan penginputan terhadap data barang dan pengirim. b. Setelah itu bagian loket menyerahkan barang ke bagian prosesing untuk

pengecekan terhadap barang.

Page 6: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

c. Dari bagian prosesing diserahkan ke bagian sortir dengan melalukan barcode scanner yang langsung terintegrasi ke sistem.

d. dari sistem bagian distribusi melakukan pengecekan terhadap barang untuk dibagikan ke bagian kurir dan dibuatkan catatan kiriman untuk dibagikan ke kurir.

e. Dari masing-masing bagian yang lain membuat laporan masing-masing dan diserahkan ke kepala pos.

Gambar 1 Rich Picture Barang pada Kantor Pos Jakarta Barat

Page 7: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

2. Pengiriman Wesel

Figure 2 Rich Picture Pengiriman Wesel Kantor Pos Jakarta Barat

Network Connectivity Diagram Untuk jaringan yang berjalan dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3 Network Connectivity Diagram

Page 8: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Dari hasil analisis diatas, disimpulkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan:

1. Pada bagian sortir membutuhkan waktu yang lebih dalam mengecek pengiriman karena masih dilakukan secara tertulis, sehingga bisa saja terjadi kesalahan dalam membaginya.

2. Proses pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian delivery centre / kurir ke penerima terkadang terjadi kendala karena kurangnya pengecekan dalam pengiriman dengan baik. Seperti ketidaktepatan dalam pemrosesan barang yang akan dikirimkan untuk sampai ke penerima atau adanya alamat yang tidak diketahui sehingga barang tidak sampai.

3. Saat ini sistem antar bagian masih belum sempurna dimana data yang ada belum terintegrasi. Selain itu kurangnya kemampuan pengguna dalam menjalankan sistem yang ada.

4. Susunan jaringan pengkabelan di dalam Kantor Pos Jakarta Barat yang belum terarah dengan baik sehingga menimbulkan masalah seperti kabel yang putus/rusak.

5. Komputer yang digunakan untuk menunjang pekerjaan yang masih minim. Seperti penggunaan komputer yang Pentium 4 namun processor yang biasa.

6. Pengantrian pelanggan dalam mendapatkan layanan, masih biasa sehingga terkadang jika pelanggan bergegas dari antrian maka antrian mereka dapat diambil oleh orang lain.

3. Future Architecture Dari masalah yang ada, maka dapat diusulkan dengan melakukan: a. Menerapkan Sistem Database Dengan penggunaan sistem database nantinya dapat memberikan kemudahan bagi kantor pos dalam melakukan penyimpanan terhadap data pengiriman barang yang dilakukan sehingga saat data dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. b. Pengadaan Software dan Hardware Dalam pengadaan ini yaitu yang dapat mendukung dalam menjalankan kegiatan kantor pos di setiap bagian yang ada. Seperti pengadaan smartphone untuk bagian kurir dalam melakukan check list data yang dapat langsung terintegrasi ke pusat, penambahan dan peralihan PC ke model yang lebih baru, laptop, software aplikasi windows, Microsoft office terbaru, dan lainnya sesuai dengan kebutuhan. c. Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dilakukan pengembangan dikarenakan aplikasi SIM telah diterapkan didalam perusahaan sebelumnya. Namun dalam penerpannya masih dilakukan di satu bagian saja yaitu bagian sumber daya manusia (SDM), dimana penggunaan ini dilakukan dalam pendataan setiap karyawan dari perekrutan sampai menjadi karyawan yang terintegrasi dengan bagian pusat. Maka dari itu dapat dilakukan pengembangan ke bagian lain untuk dapat mempermudah setiap kinerja antar bagian yang ada. d. Penerapan Decision Support System (DSS) Yaitu berupa suatu aplikasi yang digunakan oleh bagian eksekutif dalam melakukan pengambilan keputusan dari setiap perencanaan yang ada untuk menentukan kondisi kantor pos kedepannya. Proses yang diusulkan digambarkan pada gambar dibawah ini yaitu setiap kegiatan yang dilakukan berjalan di dalam sistem dan data yang ada tersimpan dalam satu database, sehingga setiap data dapat terintegrasi satu sama lain antar bagian dan membantu kepala pos dalam pengambilan keputusan. e. Pengembangan Aturan Tata Kelola / Letak Disini dilakukan dengan membuat struktur pengkabelan yang baik melalui mendatangkan orang /teknisi yang dibidang jaringan untuk mengatur sistem tata pengkabelan agar karyawan yang bekerja pun dapat merasa nyaman dalam bekerja.

Page 9: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

• CONOD

Diagram ini menggambarkan proses bisnis yang diusulkan:

1. Bagian loket akan menginput data barang dan yang dibutuhkan untuk pengiriman melalui sistem. 2. Barang yang telah disimpan akan dicek oleh bagian pengecekan melalui sistem barcode dan

metal detector untuk mengidentifikasi barang kiriman. 3. Kemudian data akan secara otomatis masuk kedalam database perusahaan dan

mengkoneksikannya ke bagian distribusi. 4. Bagian distribusi akan mentransfer data yang ada ke smartphone bagian kurir untuk list antaran

dan setiap terupdate maka akan langsung terhubung ke sistem. 5. Untuk bagian keuangan, promosi, dan bagian lainnya membuat laporan yang ada dan

memasukkan ke dalam sistem sehingga untuk laporan ke atasan dapat dilakukan dengan cepat dan kapan saja.

6. sedangkan untuk catatan perubahan dalam bentuk pengirim data yang sebelumnya dilakukan secara manual, sekarang menggunakan sistem.

Page 10: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Gambar 4 Usulan Pada Pengiriman Barang Kantor Pos Jakarta Barat

Page 11: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Gambar 5 Usulan Proses Pengiriman Wesel Kantor Pos Jakarta Barat

• Skema Penggunaan DSS

Gambar dibawah ini menjelaskan penggunaan skema DSS yang diusulkan. Sistem ini menghubungkan database dalam perusahaan yang terhubung dengan setiap bagiannya sehingga data dapat tersalurkan sampai ke bagian Manajer yang nantinya dapat digunakan oleh perusahaan dalam mengambil keputusan.

Gambar 6 schema penggunaan

DSS

Page 12: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Gambar 7 Usulan Skema Warehouse Management System

Gambar diatas memberikan gambaran akan data yang tersimpan di dalam database dalam satu sistem (sistem WMS) dimana sistem ini dapat mengkoneksikan setiap data yang masuk, pada gambar ditunjukkan bagian loket melakukan input data melalui sistem i-pos yang menghubungkan sampai ke bagian distribusi dengan memtransfer data ke smartphone di bagian kurir sehingga saat pengupdate-an terjadi maka akan langsung terkoneksi di sistem.

• Usulan Jaringan dalam Perusahaan: Jaringan yang digambarkan, dapat dikatakan bahwa setiap bagian yang ada dalam perusahaan terhubung dengan jaringan internet melalui komputer yang dapat menghubungkan setiap bagian dari switch. Serta dari bagian distribusi dalam mentransfer data ke smartphone kepada bagian kurir.

Gambar 8 Usulan Jaringan

Page 13: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

• Security a. Operational Security

keamanan terhadap operasional meliputi pengamanan dalam menghindari resiko. Pada Kantor Pos Jakarta Barat mereka telah menggunakan sistem asuransi untuk setiap pengamanan baik itu barang pengirim maupun asset perusahaan sehingga asset dan layanan yang diberikan pos dapat terjaga dengan baik.

b. Personnel Security

Personel security meliputi penggunaan ID card pada setiap karyawan yang menunjukkan identitas setiap divisi mereka dan adanya sistem absensi yang menggunakan fingerprint sehingga dapat mengantisipasi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam waktu kerja.

c. Data Security

Data merupakan suatu hal yang penting di setiap perusahaan termasuk di Kantor Pos Jakarta Barat. Oleh karenanya perlu dilakukan perlindungan seperti dengan memasang antivirus dan diupdate secara berkala, membatasi akses data bagi karyawan yaitu dengan pemberian ID saat login.

d. Physical Security

keamanan ini meliputi pengamanan terhadap sarana dan teknologi yang ada. Diantaranya dapat dilakukan dengan mendatangkan teknisi kendaraan sekitar 3 bulan sekali untuk perawatan, penggunaan CCTV di dalam ruangan kerja, adanya protecom yang dapat menjaga keamanan lingkungan sekitar, mengasuransikan setiap asset yang ada di kantor pos Jakarta Barat.

Pengadaan dan pengembangan Software Hardware:

Table 1 Usulan Hardware

Hardware Spesifikasi Harga Jumlah Total PC Intel core I 3 1,150,000 18 20,700,000 Laptop Laptop Acer

Intel® Core™ 2 Duo T6600-2.20GHz (2MB L2 Cache, 800MHz FSB, Intel 45GM Chipset) 14" HD Acer CineCrystal, 1 GB DDR2, 320GB HDD DVDRW SuperMulti Double Layer, 56K Modem, LAN, WiFi VGA Intel GMA 4500MHD Shared Up To 220MB, Bluetooth Dolby certified surround sound system 5-in-1 Card Reader, Webcam Crystal Eye, LINUX, Weight 2.35kg

5,000,000 3 15,000,000

Monitor LCD LG 18.5" - W1943C 950,000 18 17,100,000 Printer Epson L110 1,360,000 12 16,320,000

RAM V-Gen DDR3-1333 8Gb

379,000 3 1,137,000

Page 14: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Hardisk Toshiba 160GB sata 471,000 3 1,413,000

Barcode Scanner Barcode scanner reader laser axopos (autoscan) BS12

565,000 3 1,695,000

CCTV KPD 677 ZA Paket cctv 8 kamera Hardisk: seagate 500gb Connector : 100 meter Camera: Dome camera , Features : Resolution 420 TVL,1/3 Color CCD

7,850,000

+pasang

3 23,550,000

SmartPhone Samsung galaxy mini 2.

-Type: 3G, Wifi: WLAN 802.11 B/G/N, DLNA, wifi hotspot.

-Memory internal 4GB storage, 512 MB RAM, card slot up to 32 GB microSD

-Feature: GPS

1,680,000 30 50,400,000

Server IBM x3250M4-e3-1220-SATA Xeon e3-1220 3.1GHz - 2Gb DDR3 ECC - 500Gb HDD SATA - no optical - VGA Matrox G200e 16Mb - 2x GbE NIC - Rackmount 1U

14,332,000 1 14,332,000

Keyboard +Mouse LOGITECH (Keyboard+Mouse) G100

278,000 18 5,004,000

Page 15: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Metal Detector HI-SCAN10080 EDX-2is

Max. object size: 1060 (W) x 800 (H) x 3800 (L) [mm] 41.7" (W) x 31.5" (H) x 149.6" (L)

Dimensions :2900 (L) x 2140 (W) x 1900 (H) [mm] 114.2" (L) x 84.3" (W) x 74.8" (H)

Weight : approx. 3000 kg approx. 6614 lbs

21,000,000 1 21,000,000

Switch KVM Switch 2 port USB Console, 4 port USB Computers, 2.1 Channel Surround Sound Audio, Built in 2 port USB 2.0 HUB

8,366,000 2 16,732,000

Mesin pencetak nomor antrian

QUENETIC Controller Stand Alone [I02881]

8,000,000 1 8,000,000

Total Rp. 212,383,000

Usulan Software:

Table 2 Usulan Software

Software Harga Jumlah Total

Windows 7 profesional

1,346,000 18 6,730,000

Microsoft Office 2010

1,483,000 18 7,415,000

Kaspersky antivirus 2013(3 user)+1 user

255,000+155,000 4 1,020,000+155,000= 1,175,000

Aplikasi DSS 30,000,000 1 30,000,000

Aplikasi SIM 30,000,000 1 30,000,000

Ms. SQL 2008 (include 5 clients)

16,794,250 1 16,794,250

Total Rp. 92,114,250

Usulan Lain-lain: Lain-lain Jumlah Harga Total

Microfon non belt 8 Rp. 70,000 Rp. 560,000

Page 16: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Thermal receipt paper queue

30 x 58

50 roll Rp. 6000 Rp. 300,000

Total Rp. 860,000

Brainware dan Biaya Yang dibutuhkan:

Table 3 Brainware Dan usulan Biaya yang dibutuhkan Brainware Jumlah Harga Total

System Analysis 1 8,000,000 8,000,000

Database Administrator 1 3,500,000 3,500,000

Programmer 1 3,500,000 3,500,000

Technicians 2 2,200,000 4,400,000

Total 19,400,000

Total Biaya Keseluruhan:

Table 4 Total Biaya Keseluruhan No Pengembangan Total Biaya

1. Hardware Rp. 211,383,000

2. Software + Lain-lain Rp. 92,114,250+ 860,000= 92,974,250

3. Brainware Rp. 19,400,000

4. Pengawasan/Monitoring Rp. 10,000,000

Total Rp. 333,757,250

Dari hasil analisis di atas untuk melakukan tahapan akan menjalankan sistem (aplikasi yang dibuat selama 3,5 tahun):

1. Tahun 1 : Rp. 284,757,250 2. Tahun 2 : Rp. 150,000,000 3. Tahun 3 : Rp. 100,000,000 4. Tahun 4 (1/2) : Rp. 50,000,000 5. Biaya tak terduga : Rp. 20,000,000 Jadi total biaya yang dibutuhkan selama 3,5 tahun yaitu: Rp. 604,757,250

Page 17: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Tabel Pelaksanaan Table 5 Pelaksanaan

Activity Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3

Tahun 4 (1/2)

Bulan 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12

Identifikasi Masalah

Analysis masalah

Mengembangkan strategi

Pembenahan struktur

Persiapan dan pengembangan sistem

aplikasi

pembelian dan penginstalan HW/SW

Upgrade Server

Pembenahan jaringan

Testing dan implementation

pengembangan Training

Monitoring

Page 18: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

4. KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian kami dapat disimpulkan bahwa: 1. Berdasarkan analisis EA current dan future yang telah dilakukan, didapatkan:

a. Perusahaan memiliki kesempatan dan dapat memenangkan persaingan jika perusahaan dapat memaksimalkan sumber daya yang dimilikinya.

b. Perusahaan perlu membangun suatu sistem agar dapat membantu dalam proses kinerja perusahaan sehingga menjadi lebih cepat, tepat dan baik.

2. Bahwa dengan dibangunnya sistem database (WMS), pengembangan SIM pada antar bagian (keuangan, promosi, pengiriman), DSS Kantor Pos dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan pelaporan dari tiap bagian dan data dapat tersimpan dengan baik / mengurangi redudansi data, data hilang / rusak, dan mempersingkat waktu operasional. Serta pengambilan membantu dalam pengambilan keputusan.

3. Berdasarkan hasil analisis dari SWOT, EFAS, IFAS dapat disimpulkan bahwa kantor pos Jakarta Barat memiliki peluang yang cukup besar dalam mengembangkan kinerja teknologi informasi perusahaan untuk menjadi yang lebih baik dan peluang dalam memenangkan persaingan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

b. Saran

Dari pembahasan yang telah dibuat, saran penulis yaitu: 1. Perusahaan perlu memaksimalkan sumber daya yang dimiliki menjadi yang lebih baik. 2. Meningkatkan kedisiplinan kerja bagi karyawan sehingga proses bisnis dapat berjalan

dengan tepat dan sesuai dengan harapan perusahaan. 3. Membuat sistem back up data secara berkala yang digunakan untuk mengantisipasi

terjadinya bencana. 4. Perusahaan sebaiknya dalam menerapkan sistem teknologi yang digunakan dapat mengikuti

perkembangan sehingga kerja dapat lebih cepat dan karyawan bisa lebih maju. 5. Melakukan pembenahan sistem seperti pengkabelan, penyesuaian hardware software, dan

jaringan.

REFERENSI

Bernard, Scott A.(2005). An Introduction to Enterprise Architecture. (2nd edition). Author House: Bloomington,IN.

Grede, Robert.(2008).5 Strategi Ampuh Berbisnis.Yogyakarta : B-First.

Howell , Marvin T.(2009).Critical Success Factor Simplified.Tenth Edition. Pennsylvania State University: Taylor and Francis.

Jouko Poutanen.(2012). The Social Dimension of Enterprise Architecture in Government. AEA: Jurnal Of Enterprise Architecture : 28

Mira Musrini Putra.(2010).Manajemen Masalah Dalam Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi (Studi Kasus Pada ITENAS): Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010)

Maherga Bayu.2012. Decision Support Systems: An Overview. From http://mahergabayu.blogspot.com/2011/01/decision-support-systems-overview.html tgl 3 Januari 2012

O'Brien.(2005). Introduction To Information Systems.Fifteenth Edition. Newyork : Mcgraw-Hill Internasional.

Page 19: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Rangkuti, Freddy.(2004).Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.

Santoso, Hanny, Suhadi, Wijaya, Deddy.(2006). Perencanaan Strategis Sistem Informasi PT. Kuo Capital Raharja. Ilmiah Nasional: Jurnal Piranti Warta vol.9 no.3: 292-321

Satzinger, J.W & Jackson, R.B & Burd, S.D .(2004). Object-Oriented Analysis & Design With The Unified Process. (4th edition) . Boston: Thomson Cource Technology.

Suyanto, M.(2003).Strategi Periklanan Pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia.Yogyakarta: ANDI.

Stair Ralph, Reynolds George.(2009).Principles Of Information Systems Ninth Edition.USA: Cengage Learning.

Teddy Markus Z, Suhandi Junaedi.(2007). Aplikasi Sistem Manajemen Pengiriman Barang Didukung Informasi Lewat GPRS. Jurnal Informatika, Vol. 3, No.2, Desember 2007:165-174

Thomson.(2007).Introduction To Business.(edisi 4).Jakarta : Salemba Empat.

Umar, Husein.(2000). Business An Introduction. Jakarta : PT.Gramedia Pustaka Utama.

Ward John , Peppard Joe.(2002). Strategic Planning For Information System.3rd Edition. Buffins Lane, Chichester : John Wiley & Sons.

Wheelen,Thomas L.,Hunger, J.David.(2006).Strategic Management and Business Policy. Tenth Edition. Pearson Internasional: Prentise Hall.

Riwayat Hidup Adeline lahir di Jakarta pada tanggal 20 Maret 1991. Penulis lulus S1 dari Universitas Bina Nusantara di jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Rianto Erwin lahir di Jakarta pada tanggal 4 November 1990. Penulis lulus S1 dari Universitas Bina Nusantara di jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013. Dennis Yovita lahir di Curup pada tanggal 8 Juli 1991. Penulis lulus S1 dari Universitas Bina Nusantara di jurusan Sistem Informasi pada tahun 2013.

Page 20: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

THE STRATEGIC PLANNING OF

INFORMATION SYSTEM FOR GOODS AND

MONEY ORDERS DELIVERIES AT PT.POS

INDONESIA BY USING ENTERPRISE

ARCHITECTURE METHOD

Adeline Binus University, Jakarta; [email protected]

Erwin Rianto Binus University, Jakarta; [email protected]

Dennis Yovita Binus University, Jakarta; [email protected]

Adviser : Drs. Bambang Supriyo Utomo Mlib.

ABSTRAK

The purpose of writing this paper is to analyze the existing business processes in PT. Pos Indonesia, which is currently running in which the performance is still not perfect and

provide input that may later be applied in the company.

In this case the methodology used is the method of data collection to data obtained from the field survey by questioning the parties concerned and analysis through books that are used in

support of information systems and architecture in the PT. Pos Indonesia.

This research resulted in a proposed strategy and information technology systems be it the hardware, software, and networks. As well as providing an appropriate proposal to the

company in order to be better for the future in the face of existing competitors.

The conclusions that can be drawn that the existence of this research can help companies in terms of delivery of goods and money orders so as to facilitate the company to make decisions

and assess each shipment quickly.

Keywords: Planning Strategy, Information Systems, Enterprise Architecture

ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini yaitu untuk menganalisis proses bisnis yang ada pada PT. Pos Indonesia khususnya di Kantor Pos Jakarta Barat yang sedang berjalan saat ini dimana kinerja masih belum sempurna serta memberikan masukan yang mungkin nantinya dapat diterapkan di

perusahan. Dalam hal ini metodologi yang digunakan yaitu dengan metode pengumpulan data yang

datanya didapat dari survey ke lapangan dengan melakukan tanya jawab ke pihak yang terkait

Page 21: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

dan analisis melalui buku – buku yang digunakan dalam mendukung sistem informasi maupun arsitektur dalam PT. Pos Indonesia.

Penelitian ini menghasilkan suatu usulan strategi sistem dan teknologi informasi baik itu terhadap hardware, software, dan jaringan yang ada. Serta memberikan usulan yang tepat terhadap perusahaan agar dapat menjadi lebih baik untuk kedepannya dalam menghadapi

pesaing yang ada. Simpulan yang dapat ditarik yaitu dengan adanya penelitian ini dapat membantu perusahaan

dalam hal pengiriman barang dan wesel sehingga dapat memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan dan mendata setiap pengiriman dengan cepat.

Kata Kunci: Perencanaan Strategi, Sistem Informasi, Enterprise Architecture

INTRODUCTION 3. Background

PT. Pos Indonesia course we already know for a long time. PT.Pos Indonesia is a company engaged in services. Where once only provide postal services and mail delivery and postal orders. However, as the development of existing technology, the post is now even venturing up to the payment such as water, electricity, credit purchases, logistics services, and so forth. Eventually PT.Pos was also expanded to parts of Indonesia, is now heading has had many branches spread all over Indonesia. One of them is the Post Office in West Jakarta Daan which is the center of the branch in the area of West Jakarta. Although now considerable competition in the provision of service delivery, but do not lose the spirit that exist in the company. As we know now JNE, TIKI, ATM, Fedex remittances that provide services and goods to offer the advantages of each of them. But the Post Office itself has its own breakthrough by providing payment services, ticketing, buying pulses, making retirees pay, a service where job, and others as part of their campaign to lure customers coming to the post office. By providing affordable prices for customers and a safe delivery service for every customer and a wide range of goods owned by heading an added value for the company. As in remittances, we know not all Indonesian people know the technology and the area covered by the bank, and therefore provide postal money order service with which the sender and recipient do not need to have a passbook. The number of users of postal services was also still quite a lot even though the competition also offers a great service. With the internet growing as well as help the post itself in introducing any excess to the public. Especially with the online system services provided to convey complaints, suggestions, comments on the company, kemudaian tracking service for the shipment so that customers can continue to monitor their shipments.

4. METHOD Methods used in essay: 1. Data Collection Methods In this method, the data collection was done using two ways, among others: a. Interview

Questions and answers doing to the parts involved in the field and those involved in it so that the information obtained is more accurate.

b. Observation

This step is to conduct research directly to the field, which is observed every process performed at the Post Office in West Jakarta.

c. Library Studies

Page 22: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

This methodology is done by reading, studying, and cited theories related to the topics we discuss whether through books or the internet. Used book An Introduction to Enterprise Architecture: Linking Business and Technology (Scott A. Bernard).

2. Analysis Method

The method of analysis used Enterprise Architecture (EA3 Framework) consisting of: 1. Current Architecture - Goals & Initiatives: identifying goals and initiatives. - Product & services: identifying what is produced. - Data & Information: data that are used. - System & Application: system is used. - Network & Infrastructure: Infrastructure / IT (Hardware, Software, Network). 4. Future Architecture - Updated Strategic Goals & Initiatives - Improved Business Product & service - Enhanced Data and Information Flows - Integrated System and Application - Optimized Networks and Infrastructure

5. RESULT

The Teoretical based in used:

The Strategic Planning of Information System and Information Technology

According to Ward Peppard (2002:154), The Strategic Planning of Information System and Information Technology is a process analysis compherensive and systematic in formulating corporate goals and objectives and determine strategies that harness the power of information systems and information technology support to support business strategies and provide long-term advantages for the company in the face of competition

Enterprise Architecture

According to Bernard (2005:33), Enterprise Architecture (EA) is how to make an abstract view of an organization (company) that can help people in the company to make good planning and decision-making. EA is also a whole range of companies not just IT. EA also integrates strategic planning, Business, and Technology.

5. Current Architecture

In discussion about system used by West Jakarta Post Office at current architecture that enterprise architecture method with describe start vision and mission to application network used at company.

i-pos Application is a application to used by West Jakarta Post Office in delivery service given. Where this application can connected from counter part, distribution part, to delivery centre. As for advantages provided that this system is:

- Can provide convenience and save time in serving the customers so that customers do not queue too long.

- Can help to track the shipment of existing customers because the data already stored in the system.

As for Product provide in Kantor Pos: c. Mail and Packages

- Domestic : Regular MailPos (standard), Delivery special mailpos, express pos, Register Mailpos, Special MailPos, dan PackagePos.

- Internasional : Express Mail Service (EMS)

Page 23: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

- Admail - Filateli

d. Finance Service

- Pospay - Money Orders - Postal Giro - Fund Distribution - Bank Chanelling

c. Logistic

• Internal Environment Analysis Company In addition to i-pos services, the company has been using the SIM system (management information systems) exist in managing performance. But this new service done in one part of the HR in handling information employee that integrates their way to the center. Then with the CRM service via facebook, twiter, Indonesia postal website makes customers feel less satisfied can provide feedback, input, suggestions them quickly and anywhere.

• External Environment Analysis Company External analysis is to see the state of the company from the outside. At PT. Pos Indonesia itself is now avail the facility of e-commerce transactions in which the customer or recipient can track delivery of their goods on the web that has been provided with a receipt simply enter the number that had been given at the beginning. For each branch in the center had been run by i-pos system like that used to provide delivery services including in West Jakarta Post Office itself, by integrating from the counter, the service, to the distribution. With this website the customer can also find information about the post Indonesia will be given whatever services and other information. Analysis performed manggunakan PEST analysis, Porter, and others appropriate to analyze each state companies from threats.

• Porter’s Analysis

a. Threat new entrants

• As for threat this current like TIKI, JNE, FedexAdapun ancaman yang ada untuk saat ini seperti TIKI, JNE, FEDEX who have already begun to remote areas and offer more services. So that makes the shift of existing customers to a competitor. Therefore it should be done probably in West Jakarta Post Office should be able to provide services that satisfy customers.

b. Industry Competition

• In the current competition that threatens one bank because some time ago the Bank has entered into a payment service such as pulses, electricity, water, and transfer. Where is perceived by the public it's easier just to stay comes to an ATM.

c. Supplier Bargaining Power

• Here is intended that the people involved in procurement needs in West Jakarta Post Offices

/ who invest in the development process needs at the Post Office in West Jakarta.

d. Buyers Bargaining power • Here the intended buyers are customers who use the service and delivery notes. Where every

customer expects more of the services provided is getting satisfaction. As current customers are also smart in choosing the services that are used even though it is a bit pricey but the service is well earned.

Page 24: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

e. Threat of Substitute Products Here is the intended successor to the development of the technology so that users prefer something that is done with a practical and fast. In this case, the emergence of services such as telephone, SMS, e-mail, BBM, e-Banking, Paypal, and others that can replace mail delivery services, money and payments.

• Analysis SWOT

According to Bernard (2005:118) SWOT analysis of the views of internal and external factors that reveal areas of the company that is focused on increasing the length and success.

SWOT Analysis of Post Office in West Jakarta:

1. Internal Factor • Strength

- Has had extensive tributaries in the area of West Jakarta. - Post office location is strategically well known by the public. - Having business partners in several large companies as a means of sending newsletters

or other types. - Security against good delivery of goods. As with any insurance of goods and bags that

are not scattered and damaged goods. - The existence of additional services such as pulse charging, payment of bills (water

companies, electricity, phone), instant money order.

• Weakness - Lack of services provided to the community. The point here in terms of service delivery

given the Post Office in West Jakarta as unsatisfactory delay delivery time, the goods are not delivered to the destination.

- Lack of promotion of their services. For now the post office in West Jakarta is being done developing the website is used as promotion but for web interactive terms less than the maximum in operation.

- The use of technology is not maximized. Maybe that caused the problem is not the technology used as well as possible. As the inventory of goods delivery in some parts are still made in writing (manual) so as many items there can be errors in the calculation.

2. External Factor • Opportunity

- The job facility in West Jakarta post office so that people who want to work to visit the post office. This is a container used post offices in West Jakarta to re-attract the attention of users / customers to come to the post office in West Jakarta. Or taking salary retirees.

- The Internet technologies that can be used for promotion and tracking the shipment online. It is already implemented in the company.

- The opportunity to expand the child's central branch.

• Threat - Growing technology such as email, phone, e-banking, and other communications,

transactions and correspondence. - Competitors are more and more to provide delivery services such as Tiki, Fedex, JNE

and others. - There is a new policy or regulation may hinder the delivery of business process caused

a loss to understand customer / rules (terms) is too much.

Page 25: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

• CONOD (Concepts of Operation Diagram)

This diagram illustrates the process that runs the company. Where described the use of i-post system that connects the counter, sorting and distribution of the company is connected so that information is received quickly and precisely. a. Process Delivery Packets

Processes running at this time: 1. Counter parts did inputting the data and sending the goods. 2. After that part of the counter hand over the goods to the processing for

checking the goods. 3. From the left to the sorting processing to perform a barcode scanner that is

integrated directly into the system. 4. of the distribution system to check the goods to be distributed to the courier

and made notes for distribution to the courier shipment. 5. From each of the other reporting each and submitted to the head of the post.

Page 26: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Figure 1 Rich Picture Cargo / mail Post Office in West Jakarta

Page 27: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

b. Instant Notes Delivery Process

Figure 2 Rich Picture Notes Instant Delivery Post Office in West Jakarta

Network Connectivity Diagram For networks running can be described as follows:

Figure 3 Network Connectivity Diagram

Page 28: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

From the analysis above, it was concluded that the problem faced by the company: 1. At the sorting requires more time in checking the shipment as is still done in

writing, so that could be an error in the split. 2. The delivery of goods carried by the delivery center / courier to the recipient

sometimes occur due to the lack of constraint checking in with a good delivery. Such inaccuracies in processing of goods to be delivered to the recipient or to the presence of an unknown address so that goods do not arrive.

3. Currently, the system is still not perfect inter-section where the data have not been integrated. Besides the lack of ability of the user to run the system.

4. The composition of network cabling in the Post Office in West Jakarta who has not directed properly causing problems such as broken wires / damaged.

5. Computers are used to support the work that is still minimal. As the use of computers Pentium 4 processor but ordinary.

6. Queue customers get the service, it is still common that sometimes when customers rushed out of the queue then queue them can be taken by someone else.

6. Future Architecture Of the problem, it may be proposed by:

a. Implementing a Database System With the use of database systems will be able to provide convenience for the post office to do the storage of data delivery is done so that when the data required can be obtained quickly. With WMS system data can be integrated into every part. b. Software and Hardware Procurement In this procurement is to support in carrying out the activities in every part of the post office there. As for the procurement of courier smartphone in doing a check list of data that can be directly integrated into the center, adding and switching the PC to a newer model, laptop, software applications windows, Microsoft office updates, and others as needed. c. Application Development Management Information System (MIS) Do SIM application development has been implemented due to the company in advance. But in penerpannya still done in one section that is part of the human resources (HR), which is done in data usage every employee from employee recruitment to be integrated with the center. Thus do the development to other parts in order to facilitate any performance among the existing sections. d. Application of Decision Support System (DSS) The form of an application that is used by the executive in the decision making of any existing planning to determine future conditions of the post office. The proposed process is described in the figure below is any activity carried out running on the system and the data stored in one database, so that all data can be integrated with each other between the head part and help in decision-making posts. e. Rules Development Governance / Layout Here done by creating a structure wiring either through bringing people / technicians in the field to set up a system of network cabling so that employees can feel comfortable working even in the works.

• CONOD

This diagram illustrates the proposed business processes: 1. counters Part will enter the data required for the goods and delivery through the system. 2. Items that have been saved will be checked by the barcode system and checking through

metal detector to identify the shipment.

Page 29: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

3. Then the data will be automatically entered into the database of the company and will connect to the distribution.

4. The distribution will transfer the data to a smartphone messenger section for conduction list and any updates will be immediately connected to the system.

5. For finance, promotions, and other parts made of existing reports and input into the system so as to report to a boss can be done quickly and at any time.

6. while for the notes a change in the form of data senders previously done manually, are now using the system.

Figure 4 Proposed Business Process pengirman goods / letters

Page 30: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Figure 5 Proposed Business processes in pengirman notes

• Schema used DSS The figure below explains the use of the proposed DSS scheme. This system connects the company's database are connected with each part so that the data can be channeled down to the manager that will be used by the company in making decisions.

Figure 6 scheme proposed

DSS

Page 31: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Figure 7 Proposed scheme of Warehouse Management System

The image above gives an overview of the data stored in the database in a single system (WMS system) where the system can connect any incoming data, shown in the image portion counters to input data via i-post system that connects up to the distribution of data memtransfer to a smartphone in the courier so that when updating an occurs it will be directly connected to the system.

• Proposed Network in the Company: The network is described, it can be said that every piece in the company connected to the Internet through a computer network that connects every part of the switch. As well as from the distribution in transferring data to a smartphone to courier section.

figure 8 Proposed Network

Page 32: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

• Security a. Operational Security

operational security to include security in avoiding risk. At the Post Office in West Jakarta have used their insurance for any security system both the sender and the items that the company's assets and the assets of the postal services provided can be maintained.

b. Personnel Security Personnel security includes the use of ID cards to every employee who showed them the identity of each division and the attendance system using fingerprint so as to anticipate the fraud committed employees in working time.

c. Data Security Data is an important thing in any company included in the Post Office in West Jakarta. Therefore need to be done such as by installing anti-virus protection and regularly updated, restricting access to data for employees is by giving the current login ID.

d. Physical Security This security includes protection against existing tools and technologies. Of which can be done by bringing a vehicle technician for about 3 months of treatment, the use of CCTV in the work space, the protecom to maintain the security of the environment, insure any asset that is at the post office in West Jakarta.

Acquisition and Development of Hardware Suggestions

Table 1 Hardware Suggestion:

Hardware Spesifikasi Price Quantity Total PC Intel core I 3 1,150,000 18 20,700,000 Laptop Laptop Acer

Intel® Core™ 2 Duo T6600-2.20GHz (2MB L2 Cache, 800MHz FSB, Intel 45GM Chipset) 14" HD Acer CineCrystal, 1 GB DDR2, 320GB HDD DVDRW SuperMulti Double Layer, 56K Modem, LAN, WiFi VGA Intel GMA 4500MHD Shared Up To 220MB, Bluetooth Dolby certified surround sound system 5-in-1 Card Reader, Webcam Crystal Eye, LINUX, Weight 2.35kg

5,000,000 3 15,000,000

Monitor LCD LG 18.5" - W1943C 950,000 18 17,100,000 Printer Epson L110 1,360,000 12 16,320,000

RAM V-Gen DDR3-1333 8Gb

379,000 3 1,137,000

Page 33: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Hardisk Toshiba 160GB sata 471,000 3 1,413,000

Barcode Scanner Barcode scanner reader laser axopos (autoscan) BS12

565,000 3 1,695,000

CCTV KPD 677 ZA Paket cctv 8 kamera Hardisk: seagate 500gb Connector : 100 meter Camera: Dome camera , Features : Resolution 420 TVL,1/3 Color CCD

7,850,000

+pasang

3 23,550,000

SmartPhone Samsung galaxy mini 2.

-Type: 3G, Wifi: WLAN 802.11 B/G/N, DLNA, wifi hotspot.

-Memory internal 4GB storage, 512 MB RAM, card slot up to 32 GB microSD

-Feature: GPS

1,680,000 30 50,400,000

Server IBM x3250M4-e3-1220-SATA Xeon e3-1220 3.1GHz - 2Gb DDR3 ECC - 500Gb HDD SATA - no optical - VGA Matrox G200e 16Mb - 2x GbE NIC - Rackmount 1U

14,332,000 1 14,332,000

Keyboard +Mouse LOGITECH (Keyboard+Mouse) G100

278,000 18 5,004,000

Page 34: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Metal Detector HI-SCAN10080 EDX-2is

Max. object size: 1060 (W) x 800 (H) x 3800 (L) [mm] 41.7" (W) x 31.5" (H) x 149.6" (L)

Dimensions :2900 (L) x 2140 (W) x 1900 (H) [mm] 114.2" (L) x 84.3" (W) x 74.8" (H)

Weight : approx. 3000 kg approx. 6614 lbs

21,000,000 1 21,000,000

Switch KVM Switch 2 port USB Console, 4 port USB Computers, 2.1 Channel Surround Sound Audio, Built in 2 port USB 2.0 HUB

8,366,000 2 16,732,000

Mesin pencetak nomor antrian

QUENETIC Controller Stand Alone [I02881]

8,000,000 1 8,000,000

Total Rp. 212,383,000

Software Suggestions:

Table 2 Software Suggestion

Software Price Qty Total

Windows 7 profesional

1,346,000 18 6,730,000

Microsoft Office 2010

1,483,000 18 7,415,000

Kaspersky antivirus 2013(3 user)+1 user

255,000+155,000 4 1,020,000+155,000= 1,175,000

Aplikasi DSS 30,000,000 1 30,000,000

Aplikasi SIM 30,000,000 1 30,000,000

Ms. SQL 2008 (include 5 clients)

16,794,250 1 16,794,250

Total Rp. 92,114,250

Others Suggestions: Others Quantity Price Total

Page 35: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Microfon non belt 8 Rp. 70,000 Rp. 560,000

Thermal receipt paper queue

30 x 58

50 roll Rp. 6000 Rp. 300,000

Total Rp. 860,000

BrainWare and Needed Costs Suggestions:

Table 3 Brainware and Needed Costs Suggestion Brainware Quantity Price Total

System Analysis 1 8,000,000 8,000,000

Database Administrator 1 3,500,000 3,500,000

Programmer 1 3,500,000 3,500,000

Technicians 2 2,200,000 4,400,000

Total 19,400,000

Total Overall Cost :

Table 4 Total Overall Cost No Development Total Cost

1. Hardware Rp. 211,383,000

2. Software + Lain-lain Rp. 92,114,250+ 860,000= 92,974,250

3. Brainware Rp. 19,400,000

4. Pengawasan/Monitoring Rp. 10,000,000

Total Rp. 333,757,250

From the image above to do the stages will run the system (application made for 3.5 years): 1. 1st year : Rp. 284,757,250 2. 2st year : Rp. 150,000,000 3. 3st year : Rp. 100,000,000 4. 4st year (1/2) : Rp. 50,000,000 5. Unexpectedly Cost : Rp. 20,000,000 So the total cost involved from planning to implementation for 3.5 years: Rp. 604,757,250

Page 36: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

Table Schedule: Table 5 Schedule

Activity 1 st Year 2st Year 3st Year

4st Year

Month 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12 1-4 5-8 9-12

Identification problem

Analysis problem

Strategy Reegenering

Structure Reeginering

Preparation and application system

development

Purchased and installation HW/SW

Upgrade Server

Network Reeginering

Testing dan implementation

Development Training

Monitoring

Page 37: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

7. CONCLUSION AND SUGGESTIONS 1. Conclusion

Based on our results we can conclude that: 1. Based on the analysis of current and future EA has done, is obtained:

a. Pesahaan have a chance to win the competition and if the company can maximize its resources. b. Companies need to develop a system to assist in the performance of the company to be more rapid, precise and well.

2. That with the construction of the database system, the development of MIS, DSS can reduce errors in recording and reporting of each piece of data can be stored properly / reduce data redundancy, data is lost / damaged, and shorten the operation time. 3. Based on the analysis of SWOT, EFAS, IFAS can be concluded that the post office in West Jakarta has a big opportunity in developing the information technology performance company to become a better and a chance to win the competition to achieve the vision and mission.

2. Suggestions

From the discussion that has been made, the authors suggestions are: 1. The company needs to maximize its resources to be better.

2. Improving discipline for employees so the business can run properly and in accordance with

company expectations.

3. Making the system back up your data regularly used to anticipate the disaster.

4. Companies should implement technology systems that are used to keep track so it can work faster and be more advanced employees.

5. To reform the system such as wiring, hardware customization software, and networking.

REFERENSI

Bernard, Scott A.(2005). An Introduction to Enterprise Architecture. (2nd edition). Author House: Bloomington,IN.

Grede, Robert.(2008).5 Strategi Ampuh Berbisnis.Yogyakarta : B-First.

Howell , Marvin T.(2009).Critical Success Factor Simplified.Tenth Edition. Pennsylvania State University: Taylor and Francis.

Jouko Poutanen.(2012). The Social Dimension of Enterprise Architecture in Government. AEA: Jurnal Of Enterprise Architecture : 28

Mira Musrini Putra.(2010).Manajemen Masalah Dalam Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi (Studi Kasus Pada ITENAS): Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010)

Maherga Bayu.2012. Decision Support Systems: An Overview. From http://mahergabayu.blogspot.com/2011/01/decision-support-systems-overview.html tgl 3 Januari 2012

Page 38: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN …thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2012-1-00901-SI Ringkasan001.pdf · pengiriman barang dan surat serta wesel pos. Namun seiring

O'Brien.(2005). Introduction To Information Systems.Fifteenth Edition. Newyork : Mcgraw-Hill Internasional.

Rangkuti, Freddy.(2004).Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.

Santoso, Hanny, Suhadi, Wijaya, Deddy.(2006). Perencanaan Strategis Sistem Informasi PT. Kuo Capital Raharja. Ilmiah Nasional: Jurnal Piranti Warta vol.9 no.3: 292-321

Satzinger, J.W & Jackson, R.B & Burd, S.D .(2004). Object-Oriented Analysis & Design With The Unified Process. (4th edition) . Boston: Thomson Cource Technology.

Suyanto, M.(2003).Strategi Periklanan Pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia.Yogyakarta: ANDI.

Stair Ralph, Reynolds George.(2009).Principles Of Information Systems Ninth Edition.USA: Cengage Learning.

Teddy Markus Z, Suhandi Junaedi.(2007). Aplikasi Sistem Manajemen Pengiriman Barang Didukung Informasi Lewat GPRS. Jurnal Informatika, Vol. 3, No.2, Desember 2007:165-174

Thomson.(2007).Introduction To Business.(edisi 4).Jakarta : Salemba Empat.

Umar, Husein.(2000). Business An Introduction. Jakarta : PT.Gramedia Pustaka Utama.

Ward John , Peppard Joe.(2002). Strategic Planning For Information System.3rd Edition. Buffins Lane, Chichester : John Wiley & Sons.

Wheelen,Thomas L.,Hunger, J.David.(2006).Strategic Management and Business Policy. Tenth Edition. Pearson Internasional: Prentise Hall.

History Adeline was born in Jakarta on March 20, 1991. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Systems in 2013. Rianto Erwin was born in Jakarta on November 4, 1990. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Systems in 2013. Dennis Yovita was born in Curup on July 8, 1991. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of Information Systems in 2013.