perencanaan strategis sistem informasi pada … · teknologi informasi (si/ti) membutuhkan...

12
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA KLINIK KESEHATAN STUDI KASUS: KLINIK KREKOT, JAKARTA PUSAT Windy Agasia 1) , Utin Kasma 2) 1, 2) Program Studi Sistem Informasi, STMIK Pontianak Jln. Merdeka Barat N0. 372 Pontianak, Kalimantan Barat Email : [email protected] 1) , [email protected] 2) Abstrak Banyak klinik melakukan pengembangan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka percayai atau rekomendasi dari kolega. Klinik Krekot Jakarta merupakan sebuah klinik yang berdomisili di Jakarta Pusat memiliki 4 cabang klinik yang tersebar di sekitar Jakarta Pusat. Pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial dan investasi. Pengembangan SI/TI yang tidak sistematis akan terkesan tambal sulam, memenuhi kebutuhan sesaat, tidak ada skala prioritas dan tidak sesuai dengan irama bisnis klinik. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan pendekatan sistematis mengenai apa yang dianggap paling efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan informasi. Pendekatann perencanaan strategis sistem informasi menggunakan metode Ward and Peppard dengan metode analisis yaitu: Analisis SWOT, Analisis PEST, Value chain, Five Force Model, McFarlan Strategic Grid dan Critcal Success Factors. Hasil penelitian ini adalah Roadmap pengembangan Sistem Informasi yang mengacu pada rencana bisnis klinik berdasarkan data yang diperoleh melalui metode analisis yang digunakan serta melibatkan seluruh komponen klinik. Kata kunci -Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Ward and Peppard, Roadmap. Abstract Most of clinics have developed their information technology based on trust or recommended by colleagues Clinic Krekot is a clinic domiciled in Central Jakarta which has 4 clinic branches locaed arround Central Jakarta. Development of information system and information technology (IS/IT) require good planning to avoid some financial and investment losses. Unsystematic IS/IT development will give impressed patchwork, fulfill the needs at the momment, no priority and doesn’t fit with the Clinic’s business. Strategic Information System Planning is a systematic approach which are effective and efficient to fulfill the information needed. Strategic Information System Planning approach will be use Ward and Peppard method with some analysis methods. They are SWOT analysis, PEST analysis, Value Chain, Five Force Model, McFarlan Strategic Grid and Critical Success Factors. The Result of this reseach is a development information system roadmap which refers to the clinic’s business plan based on the data obtained from analysis method that is used and involved all the components at the clinic. Keywords - Information System Strategic Planning, Value Chain, Critical Success Factor, Five Forces, McFarlan 1. Pendahuluan Perkembangan sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) saat ini merupakan hal yang menjadi suatu kebutuhan utama dalam segala bidang. Sebagian besar perusahaan akan berlomba-lomba untuk menerapkan sistem informasi dan teknologi informasi yang terbaru agar dapat memimpin dalam persaingan bisnis. Jika dipandang dari segi perencanaan, pengelolaan, dan implementasi akan membutuhkan biaya yang sangat mahal untuk menerapkan SI/TI, oleh karena itu perlu dilakukan perencanaan yang sangat matang. Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang tepat dapat mendukung rencana dan pengembangan bisnis perusahaan sehingga dapat memberikan competitive advantage dalam persaingan bisnis. Peranan penting perencanaan strategi adalah memberikan arah tindakan dan keputusan dalam suatu perusahaan untuk mencapai sasaran. Hal ini juga berlaku pada bisnis di bidang kesehatan. Klinik Krekot merupakan salah satu klinik yang terletak di Jakarta Pusat dan memiliki 4 klinik cabang yang tersebar di daerah bagian Jakarta. Klinik ini belum menerapkan penggunaan SI/TI secara maksimal dalam pengolahan serta pendistribusian data dan informasi. Maka dari itu, diperlukanlah suatu perencanaan strategis sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pada klinik secara maksimal dan mendukung keunggulan kompetitif. Penelitian ini merujuk pada beberapa penelitian terdahulu, diantaranya mengenai perencanaan strategis sistem informasi retail [1]. Hasil penelitian ini adalah Cetak Biru perencanaan strategis yang mengacu pada rencana bisnis organisasi berdasarkan data yang

Upload: nguyennga

Post on 06-Mar-2019

254 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA KLINIKKESEHATAN STUDI KASUS: KLINIK KREKOT, JAKARTA PUSAT

Windy Agasia1), Utin Kasma2)

1, 2) Program Studi Sistem Informasi, STMIK PontianakJln. Merdeka Barat N0. 372 Pontianak, Kalimantan Barat

Email : [email protected] 1), [email protected] 2)

Abstrak

Banyak klinik melakukan pengembangan teknologiinformasi hanya berdasarkan apa yang mereka percayaiatau rekomendasi dari kolega. Klinik Krekot Jakartamerupakan sebuah klinik yang berdomisili di JakartaPusat memiliki 4 cabang klinik yang tersebar di sekitarJakarta Pusat. Pengembangan Sistem Informasi danTeknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaanyang matang untuk menghindari kerugian yang lebihbesar dari sisi finansial dan investasi. PengembanganSI/TI yang tidak sistematis akan terkesan tambal sulam,memenuhi kebutuhan sesaat, tidak ada skala prioritasdan tidak sesuai dengan irama bisnis klinik.Perencanaan strategis sistem informasi merupakanpendekatan sistematis mengenai apa yang dianggappaling efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhaninformasi.

Pendekatann perencanaan strategis sistem informasimenggunakan metode Ward and Peppard denganmetode analisis yaitu: Analisis SWOT, Analisis PEST,Value chain, Five Force Model, McFarlan StrategicGrid dan Critcal Success Factors. Hasil penelitian iniadalah Roadmap pengembangan Sistem Informasi yangmengacu pada rencana bisnis klinik berdasarkan datayang diperoleh melalui metode analisis yang digunakanserta melibatkan seluruh komponen klinik.

Kata kunci -Perencanaan Strategis Sistem Informasi,Ward and Peppard, Roadmap.

Abstract

Most of clinics have developed their informationtechnology based on trust or recommended bycolleagues Clinic Krekot is a clinic domiciled in CentralJakarta which has 4 clinic branches locaed arroundCentral Jakarta. Development of information systemand information technology (IS/IT) require goodplanning to avoid some financial and investment losses.Unsystematic IS/IT development will give impressedpatchwork, fulfill the needs at the momment, no priorityand doesn’t fit with the Clinic’s business. StrategicInformation System Planning is a systematic approachwhich are effective and efficient to fulfill the informationneeded.

Strategic Information System Planning approach will beuse Ward and Peppard method with some analysismethods. They are SWOT analysis, PEST analysis, ValueChain, Five Force Model, McFarlan Strategic Grid andCritical Success Factors. The Result of this reseach is adevelopment information system roadmap which refersto the clinic’s business plan based on the data obtainedfrom analysis method that is used and involved all thecomponents at the clinic.

Keywords - Information System Strategic Planning,Value Chain, Critical Success Factor, Five Forces,McFarlan

1. Pendahuluan

Perkembangan sistem informasi (SI) dan teknologiinformasi (TI) saat ini merupakan hal yang menjadisuatu kebutuhan utama dalam segala bidang. Sebagianbesar perusahaan akan berlomba-lomba untukmenerapkan sistem informasi dan teknologi informasiyang terbaru agar dapat memimpin dalam persainganbisnis. Jika dipandang dari segi perencanaan,pengelolaan, dan implementasi akan membutuhkan biayayang sangat mahal untuk menerapkan SI/TI, oleh karenaitu perlu dilakukan perencanaan yang sangat matang.Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologiinformasi yang tepat dapat mendukung rencana danpengembangan bisnis perusahaan sehingga dapatmemberikan competitive advantage dalam persainganbisnis. Peranan penting perencanaan strategi adalahmemberikan arah tindakan dan keputusan dalam suatuperusahaan untuk mencapai sasaran. Hal ini juga berlakupada bisnis di bidang kesehatan.

Klinik Krekot merupakan salah satu klinik yang terletakdi Jakarta Pusat dan memiliki 4 klinik cabang yangtersebar di daerah bagian Jakarta. Klinik ini belummenerapkan penggunaan SI/TI secara maksimal dalampengolahan serta pendistribusian data dan informasi.Maka dari itu, diperlukanlah suatu perencanaan strategissistem informasi untuk mendukung proses bisnis padaklinik secara maksimal dan mendukung keunggulankompetitif.

Penelitian ini merujuk pada beberapa penelitianterdahulu, diantaranya mengenai perencanaan strategissistem informasi retail [1]. Hasil penelitian ini adalahCetak Biru perencanaan strategis yang mengacu padarencana bisnis organisasi berdasarkan data yang

Page 2: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

diperoleh melalui metode analisis yang digunakan sertamelibatkan seluruh komponen organisasi. Penelitianberikutnya mengenai perancangan rencana strategisSistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) padaSTMIK XYZ [2]. Hasil dari penelitian yang dilakukanadalah sebuah kerangka kerja rencana strategis SI/TIyang dapat digunakan pada sebuah perguruan tinggi(STMIK XYZ) serta sesuai dengan tujuan penelitian.

Berdasarkan penelitian terdahulu, penelitian ini membuatsuatu perencanaan strategis sistem informasi danteknologi informasi dengan menggunakan metodologiWard and Peppard. Pendekatan metodologi Ward danPeppard digunakan karena metode ini menganalisakondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurangbermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dalammenangkap peluang bisnis untuk meningkatkankeunggulan kompetitif. Pendekatan perancangan sisteminformasi yang digunakan adalah dengan menggunakanpemetaan Critical Success Factor (CSF), analisisSWOT, analisis PEST, analisis kompetitif Porter, danpenggunaan kerangka klasik McFarlan Strategic Grid.Hasil penelitian ini berupa suatu road map perencanaanstrategis sistem informasi dan teknologi informasi.Analisis SWOT digunakan untuk mengetahui kekuatan(Strength) apa saja yang dimiliki oleh Klinik Krekot jikaperencanaan strategi sistem informasi diterapkan.Kelemahan (Weakness) yang ada juga perlu untukdiindentifikasi dengan tujuan dapat mengetahuikelemahan sehingga rencana perbaikan kedepannyalebih mudah. Perencanaan strategis sistem informasitentunya memberikan peluang-peluang (opportunity)terhadap suatu perusahaan yang menerapkannya, apakahitu peluang untuk bersaing ataupun peluang dalammeningkatkan kinerja perusahaan. Perkembangan suatuperusahaan juga tidak terlepas dari berbagai ancaman(Threath), untuk itu perusahaan perlumengidentifikasikan apa saja ancaman-ancaman yangbisa terjadi.

Tahapan penelitian diawali dengan identifikasi masalahyang dilakukan dengan cara observasi dan wawancarasecara langsung ke beberapa unit kerja yang terkaitdengan penyelenggaraan proses bisnis klinik KrekotJakarta. Hasil identifikasi masalah tersebut selanjutnyadigunakan sebagai dasar pemikiran untuk melakukananalisis dan interpretasi pada saat penyusunanperencanaan strategi sistem informasi. Data yangdigunakan dalam peneliian ini meliputi data primer dandata skunder. Data primer didapatkan dari hasilwawancara dan observasi yang dilakukan denganmewawancarai pemilik dari Klinik Krekot. Observasidilakukan dengan cara mengamati secara langsungproses bisnis yang terdapat pada Klinik Krekot.Sedangkan data skunder diperoleh dari hasil studidokumentasi yang dilakukan oleh penulis denganmempelajari dokumen yang terkait dengan proses bisnisyang ada pada Kinik Krekot. Pendekatan metodologiversi Ward dan Peppard adalah dengan analisa kondisiinvestasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagitujuan bisnis organisasi dalam menangkap peluang

bisnis untuk meningkatkan keunggulan kompetitif bagisuatu organisasi. Kurang optimalnya pemanfaataninvestasi SI/TI lebih banyak disebabkan oleh karenaperencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus keteknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis [3].Pendekatan perencanaan strategis sistem informasi yangdikemukakan oleh Ward dan Peppard [3] yangmendasari penelitian ini menggunakan beberapa metodeanalisis antara lain: Analisis SWOT, yang merupakanidentifikasi berbagai factor secara sistematis untukmerumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkanpada logika yang dapat memaksimalkan Kekuatan(Strengths) dan Peluang (Opportunities), namun secarabersamaan dapat meminimalkan kelemahan(Weaknesses) dan Ancaman (Threats). Prosespengambilan keputusan strategis selalu bekaitan denganpengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakanperusahaan. Dengan demikian , perencanaan strategis(Strategic Planner) harus menganalisis factor-faktorstrtaegis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang danancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal inidisebut dengan Analisis Situasi. Model yang palingpopular untuk analisis situasi adalah Analisis SWOT [4];Adapun tahapan analisis yang dilakukan meliputiAnalisis PEST, Value chain, Five Force Model,McFarlan Strategic Grid dan Critcal Success Factors.

Pada tahapan analisa dan interpretasi data dilakukan :a. Identifikasi informasi perusahaanb. Analisa lingkungan eksternal perusahaanc. Analisa lingkungan internal perusahaand. Analisa lingkungan eksternal SI/TIe. Analisa lingkungan internal SI/TIf. Penentuan strategi SI/TIg. Penentuan strategi TIh. Penentuan strategi manajemen SI/TIi. Penentuan Portofolio aplikasi SI/TI Klinik Krekot

JakartaBerikut merupakan alur penelitian PSSI pada KlinikKrekot Jakarta.

Gambar 1. Alur Penelitian PSSI pada Klinik Krekot2. PembahasanPerencanaan strategis sistem informasi pada klinikkesehatan Klinik Krekot dirancang dengan melaluibeberapa tahanap analisis, yaitu :

Page 3: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

3.1. Analisis PESTAnalisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi)menjelaskan kerangka dari faktor makro yang digunakandi lingkungan pemindaian komponen dari manajemenstrategis. Analisis ini merupakan bagian dari analisiseksternal ketika melakukan analisis strategis atau padasaat riset pasar, dan memberikan gambaran yang berbedaterhadap faktor makro yang harus diambil dalampertimbangan. Analisis PEST adalah alat strategis untukmemahami pasar pertumbuhan atau penurunan, posisi,potensi dan arah untuk operasi [3].

3.1.1. PolitikPeraturan perundang-undangan mengenai kesehatanmenjadi pedoman sebagai salah satu persyaratan dalammendirikan usaha klinik di Indonesia sudah terpenuhioleh klinik krekot Jakarta. Adapun kebijakan pemerintahmengenai klinik berupa pelayanan kesehatan peroranganyang menyediakan pelayanan medis dasar dan spesialitikserta penanggungan biaya kesehatan masyarakat olehpemerintah melalui BPJS, askes dan jamsostek.3.1.2. EkonomiDari segi ekonomi, hal yang dapat mempengaruhikeadaan ekonomi masyarakat adalah pembelian alat-alatmedis dan pemeliharaan alat untuk menunjang pelayanandi klinik Krekot. Untuk mengatasi hal tersebut,diperlukan dana bantuan dari pemerintah.3.1.3. SosialSeiring dengan berkembang pesatnya kehidupanmasyarakat, kesehatan menjadi salah satu sorotan utama.Maka dari itu, klinik Krekot akan meningkatkan kualitasdari pelayanan terhadap pasien. Klinik Krekot harusmengadakan program kesehatan untuk para pasien danmeningkatkan fasilitas-fasilitas tambahan bagi pasien.3.1.4. TeknologiSemakin pesatnya perkembangan teknologi saat ini akanmemberikan pengaruh bagi dunia kesehatan, yaitu dapatmelakukan promosi berbasis IT, memberikan prosedurpelayanan yang berbasis IT, serta dapat meningkatkanefisiensi dalam bekerja.

3.2. Analisis Five ForcesAnalisis Five Forces model atau dikenal dengan Porter’sFive Forces Analysis merupakan strategi bisnis yangdigunakan untuk melakukan analisis dari sebuah strukturindustry [3]. Analisis tersebut dibuat berdasarkan 5kekuatan kompetitif yaitu:3.2.1. Pesaing IndustriSaat ini Klinik Krekot memiliki beberapa pesaing, diantaranya adalah Klinik Amanda, Klinik Berkah Ibu,Klinik Cahaya, Klinik Medisari dan lain sebagainyayang berlokasi di Jakarta Pusat. Para pesaing denganindustri yang sama merupakan ancaman bagi klinikKrekot untuk mendapatkan pangsa pasar dan kompetisiantar pesaing menjadi tinggi dalam meningkatkan posisibersaing di pasar.3.2.2. Pendatang BaruMunculnya pesaing baru yang memiliki pelayanan danfasilitas yang lebih baik dari pada klinik Krekot akan

mempengaruhi tingkat kompetitas dalam pasar di bidangkesehatan.3.2.3. Produk penggantiProduk pengganti yang dimaksud di dalam bidangkesehatan adalah banyaknya tempat-tempat pengobatanyang lebih banyak diminati oleh masyarakat sepertipuskesmas, balai pengobatan bahkan pengobatantradisional alternatif karena biaya pengobatan yangdiperlukan lebih sedikit atau lebih murah.3.2.4. Daya Tawar dari SupplierKlinik Krekot Jakarta mempunyai pemasok yang terdiridari supplier obat-obatan dan supplier alat-alat medis.3.2.5. Daya Tawar dari PelangganPelanggan memiliki kebebasan dalam memilih tempatpengobatan berdasarkan dari tingkat kenyamanan, mutupelayanan, tingkat informasi, harga dan lokasi di manatempat pengobatan tersebut berada.

3.3. Value Chain AnalysisAnalisis Value Chain dilakukan untuk memetakanseluruh proses bisnis yang terdapat pada klinik Krekot dimana akan dibedakan menjadi dua aktivitas, yaituaktivitas utama dan aktivitas pendukung.

Tabel 1. Value Chain pada klinik Krekot jakarta

PrimaryActivities

SupportActivities

InboundLogistic Operation Outbond

Logistic Service Marketingand Sales

Pendaftaranpasien baru

Pemeriksaan,pengobatan

umum, bedahminor,

imunisasi

Penjadwalankunjungan

pasien

Layananinformasi,konsultasikesehatan

dankecantikan

Promosiklinik,

seminar

CorporateInsfrasturcture

Administrasi, pencatatan kegiatan harian, pembuatanlaporan

Human ResourceManagement

Perekrutan tenaga medis yang profesional, pelatihanterhadap karyawan dan staf

Product andTechnologydevelopment

Penerapan IT untuk meningkatkan efisiensi kerja,penerapan IT untuk konsultasi dengan pasien, prosedurpelayanan berbasis IT, dokumentasi kerja dan laporan,promosi berbasis IT

Procurement

Manajemen sumber daya pengadaan, prosedurkomunikasi internal dalam pengadaan, dokumentasi,kerjasama dengan bidang yang terkait, pedomanpengadaan.

Dari table diatas dapat diketahui bahwa proses bisnisyang terdapat pada klinik krekot dibedakan 2 aktivitas,yaitu Primary Activities dan Support Activities. PrimaryActivities meliputi proses Inbound Logistic, Operation,Outbond Logistic, Service dan Marketing and Sales.Sedangkan Support Avtivities meliputi proses-prosesyang ada pada bagian Corporate Infrastructure, HumanResources Management, Product and technologyDevelopment serta Procurement.

3.4. Analisis Crictical Success Factor (CSF)berdasarkan Strategi SWOT

Analisa Crictical Success Factor (CSF) berdasarkantujuan utama dari klinik Krekot digunakan untukmendapatkan faktor-faktor kritis yang sangat

Page 4: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

mempengaruhi keberhasilan ataupun kegagalan dalammenjalankan bisnis [3].

Tabel 2. Tabel Analisis Crictical Success Factor (CSF)berdasarkan tujuan utama klinik Krekot

Tujuan Utama CSF

Peningkatankualitas jasalayanan dankonsultasi

a. Memberikan konsultasi kepadapasien secara mendetail

b. Melakukan evaluasi hasilkonsultasi tiap pasien

c. Meningkatkan loyalitas pasien

Peningkatankompetensiparakaryawandan staf

a. Melakukan pelatihan karyawandan staf secara rutin

b. Menerapkan danmengembangkan manajemenpengetahuan

c. Menerapkan dan meningkatkanmanajemen pengembangan SDMdan organisasi

Peningkatanjumlah pasienpada klinik

a. Melakukan promosi secara rutin

b. Tersedianya media komunikasiantara dokter klinik dan pasien

c. Evaluasi biaya konsultasi, biayaberobat , kompetitor dan pasar

Peningkatankualitasaktivitas padaproses bisnis

a. Mengembangkan danmenerapkan manajemen rantainilai

b. Mengintegrasikan layananinformasi klinik pusat dancabang-cabangnya

Pengembangansarana danprasaranaklinik

a. melakukan pengelolaanoperasional dan pengadaanbarang

Tabel 2 menunjukan Tabel Analisis CricticalSuccess Factor (CSF) pada Klinik Krekot. Dari tablediketahui bahwa yangmenjadi tujuan Utama dari klinikKrekot adalah : Peningkatan kualitas jasa layanan dankonsultasi, Peningkatan kompetensi para karyawan danstaf, peningkatan jumlah pasien pada klinik, Peningkatankualitas aktivitas pada proses bisnis, dan Pengembangansarana dan Prasarana Klinik. Dari setiap tujuan utamatersebut, masing-masing memilki uraian CSF yang akandilakukan agar klinik krekot dapat mencapai tujuanutamanya.

3.4.1. Strategi SO (Strength, opportunity)Strategi SO merupakan strategi lingkungan internal padaanalisis SWOT yaitu dengan menggunakan kekuatan danmemanfaatkan peluang. Berikut adalah tabel strategi SOdari identifikasi CSF berdasarkan strategi SWOT.

Tabel 3 Tabel Strategi SO dari Identifikasi CSFStrategi SO Description CSF SI/TI yang

diusulkan

Penyebarkanpengetahuandari tenagamedis seniorke tenagamedis junior

Melakukanpelatihansecara rutin

Klinik Krekotharus dapatmenyediakanfasilitaspelatihansecara rutin

- SistemManajemenpengetahuan- SistemSDM

Meningkatkan fasilitaspelayananuntukmeningkatkan kepuasanpasien

Memberifasilitas yangmendukungdalammeningkatkan pelayananpada pasien

Pemberianwewenangkerja secaradisiplin

- Sistem SDM

Pengembangan sistemuntukmenilaikinerja parakaryawandan staf.

Memudahkanpengasksesandatakaryawandan staf

Bagian SDMharusmenyediakandata setiapkaryawandan staf yangdiperlukanoleh pihakmanajemenlevel atas

- SistemPendukungKeputusan

- Sistempengolahandata pegawai

Pengembanganfasilitaspengorganisasian dataagar dapatdigunakanoleh setiapcabangklinik

Data padasetiapcabangharusterintegrasidenganbaik

Membangunsatu mainserverdatabasepada klinikKrekotjakarta

- DatabaseKlinik

- Databaseterdistribusi

Mengembangankanfasilitasdokumentasi

Memberikemudahandalammenyimpan danmengambildokumen

Membangunsatu mainserverdatabasepada klinikKrekotjakarta

- SistemPengelolaanDokumenKlinik

3.4.2. Strategi WO (Weakness Opportunity)Strategi WO merupakan strategi lingkungan internalpada analisis SWOT yaitu mengatasi kelemahan denganmemanfaatkan peluang. Berikut ini tabel strategi WOdari identifikasi CSF berdasarkan strategi SWOT.

Tabel 4. Tabel Strategi WO dari Identifikasi CSF

StrategiWO Description CSF

SI/TIyang

diusulkanPeningkatanjasa layananselama 24jam

Memberikanpelayananselama 24 jamkepada pasien

Klinik Krekotmemberikapelayanan 24jam dan dapatdilakukanmelalui viatelepon

- SistemInformasiPelayanan yangterintegrasi

Page 5: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

Peningkatanpelayananberobatgratiskepadapasien yangkurangmampu

Pengembangan dilakukanuntukmengetahuiinformasiberobat gratiskepada pasienyang kurangmampu

Klinik Krekotharusmembangun SIberobat gratisuntuk pelayananberobat gratisbagi pasienyang kurangmampu

- SistemInformasiberobatgratis

Tabel 4 menjelaskan strategi WO yang dapat dilakukanpada klinik Krekot, meliputi Peningkatan jasa layananklinik selama 24 jam, dan Peningkatan pelayananberobat gratis kepada pasien yang kurang mampudenagan membangun Sistem informasi pelayanan yangterintegrasi

3.4.3. Strategi ST (Strength, Threat)Strategi ST merupakan strategi lingkungan eksternalpada analisis SWOT yaitu menggunakan kekuatan untukmenghindari ancaman. Berikut ini merupakan tabelstrategi ST dari identifikasi CSF berdasarkan strategiSWOT.

Tabel 5 Tabel Strategi ST dari Identifikasi CSF

Srategi ST Description CSF SI/TI yangdiusulkan

Pemanfaatan subsidipemerintahuntukpengadaanfasilitas

Pemanfaatan subsidipemerintahuntukmeningkatkankualitaspelayanan

Klinik Krekotharusmemilikifasilitas yanglengkap gunameningkatkanmutupelayananklinik dimasyarakatdenganmenjalinkerjasamadenganpemerintah

- SupplyChainManagement

Tabel 5 menjelaskan strategi ST (Strength, Threat) padaklinik Krekot yang dilakukan adalah Pemanfaatansubsidi pemerintah untuk meningkatkan kualitaspelayanan pada klinik Krekot.

3.4.4. Strategi WT (Weakness, Threat)Strategi WT merupakan strategi lingkungan eksternalpada analisis SWOT yaitu dengan meminimalkankelemahan dan menghindari ancaman. Berikut ini tabelstrategi WT dari identifikasi CSF berdasarkan strategiSWOT.

Tabel 6. Tabel Strategi WT dari Identifikasi CSF

Strategi WT Description CSFSI/TIyang

diusulkanMeningkatkandistribusi obatdan alat medisdari supplier keklinik yang lebihefektif danefisien agar

Peningkatandilakukanuntukmengetahuiketersediaanobat dan alatmedis

KlinikKrekot harusmembangunsisteminformasiyangterintegrasi

- SupplyChainManagement

ketersediaanbarang tepatwaktu

dengan rekanbisnis agardapatmemperolehinformasidari rekanbisnisnya

Meningkatkanpelayanan danmeminimalkankesalahan

Kesalahanseringkaliterjadidikarenakanadanya datayang tidakakurat danintegrasi datayang belumsempurna

Klinik krekotharus dapatmelengkapidanmengintegrasikan datadengan baiksehinggadapatmeningkatkan kualitaspelayanan

- SistemInformasiPelayananyangterintegrasi

Tabel 6 menjelaskan strategi WT pada klinik Krekot,yaitu berupa Meningkatkan distribusi obat dan alatmedis dari supplier ke klinik yang lebih efektif danefisien agar ketersediaan barang tepat waktu, sertameningkatkan pelayanan dan meminimalkan kesalahan.

3.5. Analisis Lingkungan SI/TI PerusahaanAnalisis Lingkungan SI/TI bertujuan untuk mendapatkanpengetahuan tentang peluang-peluang baru dalampenggunaan SI/TI dan tidak hanya terbatas pada peluanguntuk mengimplementasikan teknologi namun jugadapat berupa peluang untuk menggunakan teknologiyang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepatdalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakanteknologi dengan cara lain yang tidak terpikirkansebelumnya. Inti dari analisis ini adalah untuk dapatmenyediakan informasi yang menyeluruh tentanglingkungan SI/TI untuk digunakan sebagai salah satubentuk masukan dalam bentuk proses perencanaanstrategi SI/TI [3]. Adapun peluang penggunaan SI/TIyang dapat diimplementasikan pada Klinik KrekotJakarta, adalah : menambahkan fitur firewall pada saatakan masuk dan keluar dari jaringan local sertamenambahkan fitur wi-fi yang akan digunakan untukaccess point dan sebagai fitur komunikasi

3.6. Analisis McFarlan Strategic GridStrategi Grid ini digunakan untuk menganalisa portofolioproyek TI perusahaan agar investasi TI sejalan dengantujuan bisnis yang diinginkan. Strategi Grid membagi 4kategori dampak TI untuk membantu menentukan carapendekatan terhadap kesempatan , pendefinisian, tujuanpenerapan TI dalam bisnis dan pengelolaan asset dantenaga ahli TI. Proyek-proyek TI dikategorikanberdasarkan kuadran dampak TI yaitu Support, Factory,Strtaegic, dan Turnaround [5].

3.6.1. Strategi SI/TIPenentuan solusi SI/TI berdasarkan McFarlan StrategicGrid ditunjukkan pada tabel 7 meliputi strategiPengembangan Sistem Informasi Berobat gratis danpenerapan Supplie Chain Management, dengan Keyoperasional berupa sistem yang terintegrasi serta

Page 6: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

database klinik Krekot. Rincian dari strategi SI/TI dapatdilihat pada table 7.

Tabel 7. Portofolio Aplikasi Mendatang pada KlinikKrekot Jakarta

Strategic High Potential- Sistem Informasi

Berobat Gratis- Supplie Chain

Management

-SistemManajemenPengetahuan(Sistem SDM)

Key Operational Support- Sistem terintegrasi- Database terdistribusi

( Database Klinik )

-Sistem PendukungKeputusan(Sistempengolahan datapegawai)

-SistemPengelolaanDokumenKlinik

3.6.2 Roadmap Pengembangan Strategi SI/TI

Tabel 8. Roadmap Pengembangan SI/TI

NamaAplikasi

Tahun2017

Tahun2018

Tahun2019

Sistem SDM √SistemPengelolaanData Pegawai

DatabaseKlinik

SistemPengelolaanDokumenKlinik

SistemInformasiBerobatGratis

SistemPendistribuasian Supplier

Tabel 8 menjelaskan roadmap pengembangan SI/Ti padaKlinik Krekot. Pada tahun 2017, klinik Krekot perlumengembangkan Sistem SDM dan Database Klinik. Halini untuk dapat meningkatkan kinerja klinik Krekot itusendiri. Tahun 2018, klinik Krekot perlumengembangkan Sistem Pengelolaan Data Pegawaiuntuk memastikan bahwa semua data pegawai yang adavalid. Selain itu tahun 2018 klinik Krekot juga perluuntuk mengembangkan Sistem Informasi Berobat Gratis,hal ini tentu saja untuk mengetahui data psien yangpernah berobat di klinik Krekot. Selain itu klinik Krekotjuga perlu membina hubungan yang baik dengan pasien.Tahun 2019, klinik Krekot perlu mengembangkan

Sistem Pengelolaan Dokumen Klinik untukmengarsipkan dokumen-dokumen yang ada pada klinikkrekot seperti Data pasien. Selain itu pada tahun 2019klinik Krekot juga perlu mengembangkan SistemPendistribusian Supplier agar klinik Krekot dapatberkomunikasi dan bertukar informasi dengan supplier.

3. Kesimpulan

Hasil dari penelitian ini berupa perencanaan strategissistem informasi dan teknologi informasi pada klinikKrekot Jakarta. Perencanaan strategi sistem informasi iniuntuk membantu klinik Krekot memiliki keunggulankompetitif agar mampu bersaing dengan perusahaanlainnya. Proses identifikasi strategis menggunakanmetode Ward and Peppard. Penerapan sistem informasistrategis dalam menjalankan proses bisnis pada klinikKrekot Jakarta sangat dibutuhkan sebagai pendukunguntuk mencapai strategi bisnis perusahaan.

Daftar Pustaka

[1]. Ramdhany, Tri., Kurniasih, Sri., Perencanaan Strategi SistemInformasi Retail Studi Kasus: PT. Retail X, Jurnal LPKIA, Vol. 2No. 2 Juni 2013, pp.6-12,2013

[2]. Maryani., Darudiato, Suparto, Perancangan Rencana StrategisSistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Studi KasusSTMIK XYZ, CommIT, Vol. 4 No. 2 Oktober 2010, pp.77-85,2010.

[3]. Ward, John & Peppard , Joe, Strategic Planning for InformationSystem, 3rd Edition, England : John Willey & Sons, Ltd, 2002.

[4]. Rangkuti, Freddy,Analisis SWOT: Teknik Membedah KasusBisnis, Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama, 2014.

[5] McFarlan, F.W and McKenny, J.L, (1983), The InformationArchipelago Governing The New World, Harvard BusinessReview,

Biodata Penulis

Windy Agasia, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK Pontianak,lulus tahun 2008. Memperoleh gelar Magister Komputer(M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister TeknikInformatika STMIK ERESHA Jakarta, lulus tahun2013.Saat ini menjadi Dosen di STMIK Pontianak

Utin Kasma, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK Pontianak,lulus tahun 2001. Memperoleh gelar Magister Komputer(M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister TeknikInformatika STMIK ERESHA Jakarta, lulus tahun2013.Saat ini menjadi Dosen di STMIK Pontianak.

Page 7: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

AUDIT SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAANFMIPA UNS

Yudho Yudhanto1), Ema Utami2), Andi Sunyoto3)

1, 2, 3) Program Magister Teknik Informatika, Universitas AMIKOM YogyakartaJl. Ring Road Utar, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55281

Email : [email protected]), [email protected] 2), [email protected] 3)

Abstrak

Sistem Informasi Perpustakaan merupakan salah satubentuk pemanfaatan teknologi informasi berupa layananperangkat lunak dalam dunia pendidikan termasukdidalamnya proses pelayanan kepada pemenuhankebutuhan literatur untuk civitas akademika danmasyarakat umum. Untuk memperoleh layanan SistemInformasi Perpustakaan yang baik maka perlu tatakelola yang baik, termasuk support IT, pelayanan bagipara penggunanya serta pelayanan berkelanjutan.FMIPA UNS juga memiliki dukungan teknologiinformasi yang memadai dalam pelayanan perpustakaanbagi penggunanya.

COBIT merupakan salah satu standar dalam melakukankeguatan audit SI/TI. COBIT terbagi kedalam empatdomain utama. Salah satunya adalah Domain Deliverand Support, dimana domain ini mempunyai fokus padatingkat layanan, keamanan sistem dan pengelolaanpermasalahan.

Penelitian ini menghasilkan temuan dan rekomendasibahwa Sistem Informasi Perpustakaan telahmelaksanakan hampir semua aktifitas TI dan mempunyaitingkat kematangan 2.56 yang mempunyai arti bahwamanajemen TI Sistem Informasi Perpustakaan FMIPAUNS adalah mendekati Defined Process. Hal inimenunjukkan bahwa aktifitas-aktifitas pada DomainDeliver and Support sudah diterapkan, tetapi belummemiliki prosedur resmi secara tertulis danterdokumentasi dengan baik.

Kata kunci: Audit Sistem, COBIT, Deliver and Support

1. Pendahuluan

Organisasi yang tidak mempunyai perencanaan terhadapSI/TI akan mengakibatkan sebuah organisasi juga tidakmemiliki prioritas pengembangan SI/TI. Salah satu yangsering dilakukan adalah dengan dengan menggunakanaktivitas tambal sulam. Sehingga nantinya dapatberujung pada penurunan produktivitas sebuahorganisasi. [1]

Sistem informasi secara signifikan telah mempengaruhidan mengubah cara bisnis yang sedang dikelola dandipantau saat ini. [2]. Cara baru dalam menggunakanteknologi informasi telah digunakan oleh banyakorganisasi atau perusahaan sebagai sebuah solusi dalam

menghadapi dan memenangkan persaingan. Hal inimengakibatkan pentingnya kerangka kerja tata kelolauntuk memastikan bahwa sistem informasi menjalankanbisnis, memaksimalkan keuntungan, resiko teknologiinformasi dikelola secara tepat, dan sumber dayateknologi informasi digunakan secara bertanggungjawab. [3]

Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan perencanan,implementasi, dukungan, pengawasan dan evaluasi yangmatang dan optimal. Sehingga kerugian-kerugian yangmungkin bisa terjadi dapat dihindari. Kerugian yangdimaksud dapat terjadi dari kehilangan data,penyalahgunaan data, penyalahguaan komputer,informasi yang tidak akurat karena kesalahan dalampemrosesan data sehingga integritas data diragukan.Pengadaan investasi perangkat keras dan perangkatlunak yang besar tapi tidak diikuti nilai balik,pengelolaan staf sistem informasi yang tidak terarah.Semua masalah-masalah diatas bisa saja terjadi padasemua perusahaan maka dibutuhkan sebuah evaluasisistem informasi untuk menelusuri bagian mana sajayang harus diperbaiki sehingga tujuan bisnis menjadilebih mudah tercapai. [4]

Kajian pustaka yang pertama sebagai referensi daripenelitian ini adalah dari Devi Fitrianah dengan judulAudit Sistem Informasi/Teknologi Informasi denganKerangka kerja COBIT untuk evaluasi manajemenTeknologi Informasi di Universitas XYZ dengan tujuanmelakukan evaluasi terhadap pengelolaan teknologiinformasi atau manajemen teknologi informasi yang adadi universitas XYZ [5]. Memberikan kesimpulan bahwakeefektifan kontrol sudah berjalan pada domain PO8.1,PO8.4, PO8.5 dan PO8.6.

Kajian pustaka yang kedua adalah hasil penelitian olehLucia Meita Rosalika, Adi Wibowo dan Ibnu Gunawandengan judul Audit Sistem Informasi PerpustakaanUniversitas Petra Berdasarkan Standar ControlObjectives for Information and Relates Technology [6].Kesimpulannya adalah nilai dari tingkatkedewasaan/kematangan layanan TI masih rendah.Sebagian besar disebabkan ketiadaan kelengkapandokumen prosedur dan riwayat tentang masalah TI.

Kajian pustaka yang ketiga adalah Pengukuran TingkatMaturity Tata Kelola Sistem Informasi Akademikdengan Kerangka Kerja COBIT 4.1 di SMKN 1 KawaliCiamis diteliti Dadang Mulyana dengan tujuan

Page 8: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

mengetahui sejauh mana pelaksanaan PengelolaanSistem Informasi Akademik (SIA) di SMKN 1 Kawali[7]. Kesimpulan yang didapatkan adalah sebagian besarSistem Informasi akademik di SMKN 1 Kawali sudahberada pada level 3 (7 dari 10 PO berada pada level 3,yaitu PO 1-7) dan 3 lagi berada pada level 2 (PO 8, 9 dan10). Hal ini menunjukkan bahwa Sistem InformasiAkademik di SMKN 1 Kawali menunjukkan bahwaproses telah terdefinisi, itu berarti bahwa kondisi Sistemtelah memiliki prosedur standar formal dan tertulis yangtelah dikomunikasikan di setiap unit kerja.

Kajian pustaka yang keempat adalah audit sistemotomasi perpustakaan Digilib STIMIK BumigoraMataram diteliti oleh Apriani dengan tujuan membuatrekomendasi dan model tata kelola guna memberikanpandangan kepada kepala bagian perpustakaan mengenaidigilib hubungannya dengan layanan sistem dankemananan [8]. Kesimpulan dari penelitian tersebutadalah mendapatkan hasil pada proses domain DS3(kinerja dan kapasitas) berada pada tingkat 2(intuitif/repeatable) sedangkan untuk domain DS5adalah 3 (terdefinisi/defined).

Kajian pustaka yang kelima adalah audit sisteminformasi perpustakaan menggunakan domain acquireand implement berbasis COBIT 4.1 pada perpustakaan diperguruan tinggi swasta surabaya oleh Rusady danAmbarwati dengan tujuan mengukur tingkat kematangantata kelola SI Perpustakaan yang menggunakan aplikasiOpensource [9]. Kesimpulan yang didapatkan adalahnilai rata-rata maturity level pada domain AI sebesar2.69. Angka tersebut menunjukkan bahwa penerapanSLiMS pada perpustakaan telah membantu proses bisnisyang ada secara kontiyu namun belum ada aturan formaldan ada sebagian aturan yang telah didokumentasikandan dikomunikasikan.

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam(FMIPA) Universitas Sebelas Maret (UNS) di Surakartaberdiri berdasarkan Surat Keputusan Mendikbudtertanggal 1 Oktober 1996 No : 0297/O/1996 dandiresmikan pada tanggal 2 Mei 1997 dengan empatjurusan, yaitu Matematika, Kimia, Biologi dan Fisika.Seiring dengan berdirinya Fakultas MIPA, makaPerpustakaan mulai dirintis. Perpustakaan adalah sebagaipenunjang misi penelitian yang mengarah padapenemuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni.Perpustakaan mempunyai peranan yang sangat pentingyaitu mendukung Tri Dharma perguruan tinggi dalamkegiatan penelitian yakni menjadi pusat sumberinformasi dan pengetahuan.

Perpustakaan MIPA berada di lantai 2 Gedung CFMIPA UNS. Saat ini telah terdata sebanyak 12.985judul dan 60.073 eksemplar. Didukung dengan sebuahserver, 3 komputer operator dan 2 komputer untukpenelusuran katalog. Sedangkan software yangdigunakan adalah desktop UNSLA (UNS LibraryAutomation) dan portal web perpustakaan. Dengan fiturutama aplikasi adalah : Sirkulasi, Katalog, Anggota,Admin, Report dan Bantuan. [10]

Sebagai institusi pendidikan tinggi, FMIPA UNS jugawajib mengembangkan tata kelola yang baik (GoodUniversity Governance) melalui organisasi yang sehat(Healthy Organization) dan kemandirian dalampengelolaan (Autonomy). Kondisi ini merupakanprasyarat untuk menyelenggarakan program pendidikan,penelitian, dan pengabdian masyarakat secara efisien,berdaya saing serta memiliki reputasi tinggi. [11]

Didalam LAKIP (Laporan Akuntabilitas InstansiPemerintah) FMIPA UNS tahun 2011 terdapat 20Sasaran Strategis yang ingin dicapai [12]. Salah satudiantaranya adalah Pengembangan Perpustakaan denganstandar Internasional dimana didalam penjabarannyadiperlukan studi analisis audit untuk menilai sisteminformasi yang telah dijalankan di Perpustakaan FMIPAUNS.

Maka dari itu, perlu ditempuh cara dalam mewujudkansasaran strategis dari Perpustakaan FMIPA tersebut.Yakni dengan cara mengukur kemajuan yang telahdicapai untuk menentukan langkah-langkah strategikuntuk mencapai visi dan misi yang ditujukan.

Setelah dilakukan pra penelitian melalui wawancarakepada Kepala Perpustakaan dan Kepala DivisiPendidikan FMIPA UNS tentang rencana penelitian ini.Maka dengan pertimbangan akan luasnya sekuppenelitian audit dengan menggunakan frameworkCOBIT maka dipilihlah domain Delivery and Support(DS) sebagai prioritas utama sebagai objek penelitian.

Domain ini berkaitan dengan deliver aktual dari layananyang dibutuhkan meliputi pelayanan, pengelolaankeamanan dan kontinuitas, dukungan layanan bagipengguna, dan manajemen data dan fasilitasoperasional..

2. Pembahasan

Gambar 1 menunjukkan tentang karakteristik utamakerangka kerja COBIT yang berupa pengelompokkanaktivitas teknologi informasi dalam empat domain, yaituPlan and Organizer (PO), Acquire and Implement (AI),Deliver and Support (DS) serta Monitor and Evaluate(ME).

Gambar 1. Kerangka Empat domain utama COBIT

Page 9: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

Kajian penelitian pada kerangka kerja COBIT inidikhususkan pada bidang Domain Deliver and Support(DS) yang terkait dengan tingkat layanan yaitusubdomain DS1, DS2, DS4 dan DS8

Tabel 1 menunjukkan penjabaran subdomain padaDomain DS secara lengkap yang terdiri dari 13 buah.

Tabel 1. Delivery and Support (DS)

Kode Keterangan

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan

DS5 Memastikan keamanan sistem

DS6 Mengidentifikasikan dan mengalokasikan biaya

DS7 Mendidik dan melatih pengguna

DS8 Mengelola service desk dan insiden

DS9 Mengelola konfigurasi

DS10 Mengelola permasalahan

DS11 Mengelola Data

DS12 Mengelola Lingkungan Fisik

DS13 Mengelola Operasi

Dalam melakukan proses penelitian ini penulis membuattahapan penelitian seperti terlihat pada gambar 2 yangkita uraikan sebagai berikut :1. Tinjauan Pustaka

1.1 Studi Literatur1.2 Telaah Dokumen Bisnis

2. Pemilihan Model3. Pengumpulan Data

3.1. Wawancara3.2. Kuisioner

4. Pengolahan Data4.1. Pemeriksaan Data4.2. Pembuatan Simbol4.3. Tabulasi

5. Analisis Data5.1. Analisis Tingkat Kematangan Saat ini5.2. Analisis Tingkat Kematangan yang diharapkan5.3. Analisis Kesenjangan

6. Rekomendasi dan Perbaikan

Rekomendasi perbaikan diperoleh dari hasil analisisyang dilakukan terhadap tingkat kematangan saat ini dantingkat kematangan yang diharapkan

7. Kesimpulan

Kesimpulan yang diperoleh akan memuat bagaimanakondisi tata kelola teknologi dan sistem informasi padaPerpustakaan FMIPA UNS saat ini, kondisi tata kelolateknologi informasi yang diharapkan sebagai acuanperbaikan dan strategi perbaikan bagi manajemen untukmencapai kondisi yang diharapkan.

Gambar 2. Tahapan Penelitian

Scoring atau proses penilaian dilakukan denganmemberikan point kepada setiap detail control objective(DCOs) pada setiap sub domain. Dari nilai setiap DCOstersebut dilakukan penjumlahan rata-rata sehingga akandiketahui nilai kematangan (maturity) setiap sub domain.Nilai yang didapat dari setiap sub domain akandilakukan penilaian total dan dirata-rata sehingga akandidapat nilai akhir kematangan Domain Deliver andSupport. Persamaan (1) dan (2) adalah perhitungan scorenilai kematangan sub domain dan perhitungan score/nilaikematangan domain yang mengacu pada modelkematangan COBIT Management Guidelines pada Tabel2. Perhitungan score/nilai kematangan sub domain :

Maturity ScoreSub Domain

=Maturity Score DCOs ......(1)

Jumlah Dcos

Perhitungan score/nilai kematangan Domain :

MaturityScore Domain

=∑ (Maturity Score Sub

Domain)......(2)

Jumlah Sub Domain

Tabel 2. Interval Nilai Maturity

No Range Nilai Nilai Maturity1 0.0 - 0.49 NonExixtent

2 0.50 - 1.49 Initial/AdHoc

3 1.50 - 2.49 Repeatable but Intuitive

4 2.50 - 3.49 Defined Process

5 3.50 - 4.49 Managed dan Measurable

6 4.50 - 5.00 Optimized

Page 10: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

Proses audit digambarkan dalam gambar 3. Tahapandilaksanakan dengan melakukan wawancara kepada staffatau stakeholder yang bertanggung jawab terhadaptatakelola dan penerapan pada Sistem InformasiPerpustakaan. Stakeholder yang merupakan respondenwawancara ditentukan dengan menggunakan RACIChart seperti pada Tabel 3. Materi wawancara mengacupada management guidelines COBIT pada lampiran DProcess Definition, lampiran E Maturity Model danlampiran F KPI-KGI, Lembar Kertas kerja wawancarayang ditunjukkan pada lampiran G (Questions of DetailControl Objective) dibuat sedemikian rupa untukmendapatkan data yang nantinya akan diolah dandianalisa penilaian atau assesment audit. Tabel 3menjelaskan daftar dari responden wawancara.

Tabel 3. Responden Wawancara

No Stakeholder Responsible Kode

1 Service Manager SM2 Head Operations HO3 Head IT Administration HITA4 Head Development HD5 Chief Architect CA6 Business Project BPO7 Incident/Desk Manajer IDM

Proses Wawancara mulai dilaksanakan Oktober sampaidengan Desember 2015. Kuisioner diberikan denganmodel pendampingan. Pengumpulan data dengan teknikwawancara mampu memberikan bukti dan fakta-faktayang sesuai dengan kenyataan atau kondisi yang berjalansaat ini. Fakta-fakta yang didapat akan menjadi datayang akan diolah dan dianalisa untuk kemudian akanmemunculkan assesment atau penilaian. Pengumpulandan penilaian data dilakukan mengacu pada standarmanagement guidelines pada COBIT. Pada penelitian inidilakukan penilaian Maturity Level pada domain Deliverand Support yang dilakukan pada bagian pengembangsistem Perpustakaan FMIPA UNS.

Berdasarkan dokumen hasil wawancara responden,didapatkan jawaban dan pernyataan yang jika dianalisaakan menggambarkan tingkat kematangan dari prosesTI. Pertanyaan-pertanyaan yang diberikan tersebutdidasarkan pada pernyataan-pernyataan dalan DCO(Detail Control Objective) dan maturity model yangkemudian diklasifikasikan berdasarkan responsible targetresponden. Hasil dokumen wawancara tersebutkemudian dianalisis menggunakan maturity modelCOBIT oleh auditor agar didapat maturity level. Datafakta tersebut yang kemudian dijadikan acuan untukmenyusun rekomendasi dari hasil analisa audit.

Gambar 3. Tahapan Proses Audit

Dari langkah-langkah proses audit pada gambar 3 makadihasilkan beberapa kesimpulan analisis pada setiapdomain sebagai berikut :

Tabel 4. Hasil score untuk Domain DS1

Kode Detail Control Objective ScoreDS1.1 Manajemen Kerangka Kerja Tingkat

Layanan2

DS1.2 Definisi dari layanan-layanan yangada

2

DS1.3 Prosedur atau persetujuan tingkatlayanan

2

DS1.4 Prosedur atau persetujuan tingkatoperasional

3

DS1.5 Pengawasan dan pelaporan daripencapaian tingkat layanan

3

DS1.6 Pratinjau dari prosedur/persetujuandari tingkat layanan

3

Maturity Score DS1 2.5

Dari perhitungan score pada Tabel 4 menunjukkanbahwa untuk DS1 mempunyai maturity score 2.5

Page 11: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

Tabel 5. Hasil score untuk Domain DS2

Detail Control Objective ScoreDS2.1 Identifikasi dari semua hubungan

dengan penyedia3

DS2.2 Manajemen hubungan denganpenyedia

3

DS2.3 Manajemen resiko dengan penyedia 3

DS2.4 Pengawasan terhadap performasipenyedia

2

Maturity Score DS2 2.75

Dari perhitungan score pada Tabel 5 menunjukkanbahwa untuk DS2 mempunyai maturity score 2.75

Tabel 6. Hasil score untuk Domain DS4

Kode Detail Control Objective ScoreDS4.1 Kerangkakerja IT yang berkelanjutan 3

DS4.2 Perencanaan IT yang berkelanjutan 2

DS4.3 Sumber daya IT yang kritis 1

DS4.4 Perbaikan terhadap Perencanaan ITyang berkelanjutan

2

DS4.5 Percobaan terhadap Perencanaan ITyang berkelanjutan

2

DS4.6 Pelatihan terhadap Perencanaan ITyang berkelanjutan

3

DS4.7 Distribusi dari Perencanaan IT yangberkelanjutan

2

DS4.8 Pemulihan dan kelanjutan daripelayanan TI

2

DS4.9 Penyimpanan cadangan dari offsite 3

DS4.10 Pratinjau Pasca-kelanjutan 2

Maturity Score DS4 2.2Dari perhitungan score pada Tabel 6 menunjukkanbahwa untuk DS4 mempunyai maturity score 2.2

Tabel 7. Hasil score untuk Domain DS8

Kode Detail Control Objective ScoreDS8.1 Meja dan Pelayanan 3

DS8.2 Pendaftaran pertanyaan/keluhanpengguna

3

DS8.3 Eskalasi insiden 3

DS8.4 Penutupan/mengatasi insiden 3

DS8.5 Pelaporan dan analisa trend 2

Maturity Score DS8 2.8

Dari perhitungan score pada Tabel 7 menunjukkanbahwa untuk DS8 mempunyai maturity score 2.8

Tabel 8. Hasil score total semua domain DS

Sub Keterangan Score

DS1Mendefinisikan dan MengelolaTingkat Layanan

2.5

DS2 Mengelola Layanan Pihak Ketiga 2.75

DS4Memastikan Layanan yangberkelanjutan

2.2

DS8 Mengelola Meja Layanan dan Insiden 2.8

Average Score 2.56

Setiap sub domain DS ternyata memiliki tingkatkematangan (maturity level) yang berbeda. Hasilperhitungan rata-rata dari domain DS terlihat pada Tabel8 yakni bernilai 2.56

Gambar 4 menjelaskan bahwa posisi saat ini untuk nilaikematangan Sistem Informasi Perpustakaan padaDomain Deliver and Support pada point 2.56. Kemudiandivisualisasikan dalam spider chart pada gambar 5.

Gambar 4. Posisi Tingkat Kematangan SistemInformasi Perpustakaan

Gambar 5. Hasil capaian DS1, DS2, DS4 dan DS8dalam Spider Chart

3. Kesimpulan

Penelitian ini berhasil merumuskan hasil audit SistemInformasi Perpustakaan FMIPA UNS dengan melakukanevaluasi terhadap hasil audit atau temuan audit,melakukan penelitian maturity level, kemudianmenyusun hasil audit berupa temuan, kesimpulan danrekomendasi. Dimana kesimpulan didapatkan bahwahampir semua aktifitas TI pada domain Deliver andSupport telah dilaksanakan.

Hasil perhitungan rata-rata dari domain DS adalah 2.56,hal ini menunjukkan bahwa tingkat kematangan SistemInformasi Perpustakaan FMIPA UNS adalah mendekatiDefined Process. Hal ini berarti aktifitas-aktifitas dan

Page 12: PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA … · Teknologi Informasi (SI/TI) membutuhkan perencanaan yang matang untuk menghindari kerugian yang lebih besar dari sisi finansial

proses-proses tersebut telah diterapkan, tetapi belumdibuatkan prosedur resmi secara tertulis danterdokumentasi dengan baik. Ditunjukkan denganadanya hasil temuan audit Sistem InformasiPerpustakaan FMIPA UNS yaitu, kebanyakan aktifitasyang dilakukan sudah dengan pengendalian yang baik,namun proses pembuatan dokumentasi yang dilakukanbelum konsisten.

Saran

Audit Sistem Informasi Perpustakaan yang telahdilaksanakan mengacu pada domain Deliver and Support(DS) dengan standar COBIT. Saran yang diberikanadalah :

1. Akan menjadi lebih baik jika untuk penelitianberikutnya mengacu pada semua domain yang adadengan standar COBIT 4.1 atau dengan versi yanglebih tinggi.

2. Audit Sistem Informasi Perpustakaan padapenelitian ini dilakukan berdasarkan pada COBIT4.1. Akan lebih baik jika kedepannya dilanjutkandengan mengacu pada standar audit yang lainsebagai bahan perbandingan.

Daftar Pustaka

[1] Ward, John. Peppard, Joe, Strategic Planning for InformationSystem, Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley &Sons, 2002

[2] Bryant, Bagranoff, Core Concepts of Information TechnologyAuditing, Wiley Pub, 2004

[3] Tanuwijaya, Sarno, Comparation of CobiT Maturity Model andStructural Equation Model for Measuring the Alignment BetweenUnivers,IJCSNS, 2010

[4] Flores , W., Sommestad , T., Holm , H., & Ekstedt , M. AssessingFuture Value of Investments in Security-Related IT GovernanceControl Objectives, Surveying IT Professionals. Electronic JournalInformation Systems Evaluation , 2011

[5] Devi Fitrianah, Audit Sistem Informasi/Teknologi Informasidengan Kerangka kerja COBIT untuk evaluasi manajemenTeknologi Informasi di Universitas XYZ, Jakarta, 2015

[6] Lucia Meita Rosalika, Adi Wibowo dan Ibnu Gunawan, AuditSistem Informasi Perpustakaan Universitas Petra BerdasarkanStandar Control Objectives for Information anda RelatesTechnology, Petra, 2013

[7] Dadang Mulyana, Pengukuran Tingkat Maturity Tata KelolaSistem Informasi Akademik dengan Kerangka Kerja COBIT 4.1 diSMKN 1 Kawali Ciamis, 2012

[8] Apriani, Audit Sistem Otomasi Perpustakaan Digilib STIMIKBumigora Mataram, IJNS – Indonesian Journal on Networkingand Security - Volume 5 No 1 – 2016, ISSN: 1979-9330, 2016

[9] Rusady, R., Ambarwati,A, Audit Sistem Informasi PerpustakaanMenggunakan Domain Acquire and Implement Berbasis COBIT4.1 pada Perpustakaan di Perguruan Tinggi Swasta Surabaya,Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII, MMT-ITS, Surabaya, ISBN: 978-602-70604-2-5, 2015

[10] Sri Utari, Buku Panduan Perpustakaan, UNS, Surakarta, 2014[11] Tim FMIPA, Rencana Stratejik Bisnis (Renstra-Bisnis) tahun

2011-2015, UNS, Surakarta, 2011[12] Tim FMIPA, Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah, UNS,

Surakarta, 2014

Biodata Penulis

Yudho Yudhanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Teknik Informatika UNIKOMBandung, lulus tahun 2005. Saat ini sedang menempuhpendidikan Program Pasca Sarjana Magister TeknikInformatika Universitas AMIKOM Yogyakarta

Ema Utami, memperoleh gelar Sarja Science (S.Si),Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gajah MadaYogyakarta, lulus tahun 1997. Program Magister IlmuKomputer Universitas Gajah Mada, lulus tahun 2002.Program Doktor Ilmu Komputer Universitas Gajah MadaYogyakarta, lulus tahun 2010. Saat ini menjadi GuruBesar atau Profesor di Universitas AMIKOMYogyakarta

Andi Sunyoto, memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOMYogyakarta, lulus tahun 2005. Program Pasca Sarjana(S2) Fakultas MIPA Jurusan Ilmu Komputer, UniversitasGajah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2007. Saat inimenjadi Dosen di Universitas AMIKOM Yogyakarta