perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada...
TRANSCRIPT
1
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT.
SARTONIA AGUNG DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
Fauzan Ikhwan R
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Yosep Nugroho Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dan
Dhafin Ghaniarta Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisa strategi perusahaan, masalah yang dihadapi
perusahaan, dan sumberdaya informasi yang dimilki perusahaan saat ini, menyusun rekomendasi perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dapat mendukung strategi bisnis perusahaan, dan menyusun rencana operasional pengembangan sistem dan teknologi informasi berdasarkan usulan perencanaan sistem dan teknologi informasi untuk 3 tahun kedepan. Metode penelitian yang digunakan adalah pengumpulan data yang termasuk di dalamnya studi lapangan dan wawancara, selain itu metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan metode analisis dengan pendekatan enterprise architecture. Studi lapangan dengan cara survei lapangan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan seperti dokumen yang digunakan dalam proses bisnisnya, dan lainya. Studi kepustakaan dilakukan dengan membaca, mencari, mempelajari buku - buku dan sumber - sumber lain yang mendukung penelitian. Wawancara dilakukan dalam bentuk Tanya jawab dengan direktur PT Sartonia Agung untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan perusahaan saat ini dan kedepannya, metode analisis dengan pendekatan enterprise architecture. Hasil yang dicapai adalah Menghasilkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi serta rencana operasional pengembangan system dan teknologi informasi yang berguna untuk meningkatkan produktifitas perusahaan dalam persaingan bisnis kedepannya. Simpulannya adalah PT Sartonia Agung masih menggunakan cara manual untuk berbagai hal dalam proses bisnisnya dan selain itu dalam kinerja operasionalnya dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu dalam proses pengerjaan proyek agar dapat berjalan dengan maksimal. Kata Kunci: Strategi Bisnis, TI, Enterprise Architecture
2
1. Pendahuluan
Indonesia merupakan salah satu negara yang sedang berkembang di dunia, khususnya dikawasan Asia. Sebagai negara yang sedang berkembang, Indonesia mengalami banyak pergolakan di segala bidang seperti ekonomi,sosial, dan budaya. Salah satu ciri negara berkembang adalah tingkat pertambahan penduduk di negara ini umumnya lebih tinggi dua hingga empat kali lipat dari negara maju.
Dengan semakin banyaknya jumlah penduduk di Indonesia menyebabkan bertambahnya pembangunan di berbagai bidang dan bertambahnya kebutuhan akan infrastruktur. Pembangunan infrastruktur ini berupa jalan raya, perumahan, jembatan, sekolah, gedung perkantoran, saluran air, dan lainnya. Untuk dapat melaksanakan pembangunan tersebut diperlukan suatu jasa yang bergerak dibidang konstruksi.
Jasa konstruksi adalah sektor yang memegang peran penting di dalam proses pembangunan Indonesia. Melalui sektor inilah, secara fisik kemajuan pembangunan Indonesia dapat dilihat langsung. Selain itu jasa konstruksi mempunyai peranan dalam menghasilkan produk akhir berupa bangunan atau bentuk fisik lainnya, baik berupa sarana dan prasarana yang berfungsi mendukung pertumbuhan dan perkembangan suatu negara. Selain berperan mendukung berbagai bidang pembangunan, jasa konstruksi berperan pula untuk mendukung tumbuh dan berkembanganya berbagai industri barang dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. Oleh karena itu banyak bermunculan perusahaan yang bergerak dibidang konstruksi, karena jasa konstruksi merupakan bidang usaha yang paling banyak diminati oleh anggota masyarakat di berbagai tingkatan sebagaimana terlihat dari semakin besarnya jumlah perusahaan yang bergerak dibidang usaha jasa konstruksi.
Perkembangan jasa konstruksi yang pesat membawa implikasi pada persaingan antar perusahaan. Peningkatan jumlah perusahaan ini belum diikuti dengan peningkatan kualifikasi dan kinerjanya, yang tercermin pada kenyataan bahwa mutu produk ketepatan waktu akan pelaksanaan dan efisiensi pemanfaatan sumber daya manusia, modal, dan teknologi dalam penyelenggaraan jasa konstruksi belum sebagaimana yang diharapkan. Akibatnya tidak sedikit perusahaan yang bergerak di bidang ini mengalami kebangkrutan.
Untuk dapat memenangkan persaingan seperti yang dikatakan sebelumnya, suatu perusahaan harus dapat memaksimalkan seluruh sumber daya dan meninjau kembali strategi yang ada pada perusahaan. Salah satu sumber daya yang harus diperhitungkan perusahaan adalah keberadaan sistem dan teknologi informasi di perusahaan. Teknologi dan sistem informasi di dalam perusahaan dapat dimanfaatkan untuk menunjang keberhasilan strategi perusahaan.
Pada zaman dulu proses perhitungan struktur sebuah rumah maupun gedung dapat menghabiskan waktu sampai beberapa hari, minggu, bahkan bulan. Saat ini tersedia perangkat lunak seperti Autocad, Archicad, 3D Max, Sketch Up, SAP 200, Tekla, Google SketchUp, dan perangkat lunak lainnya dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan perusahaan konstruksi khususnya ahli teknik sipil. Pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan konstruksi sangat diperlukan untuk memenangkan persaingan.
Berdasarkan latar belakang diatas maka kami melakukan penulisan dan penelitian dengan judul “PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. SARTONIA AGUNG DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE”
2. Methodology
Metodologi yang kami gunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi: 1. Pengumpulan Data
a. Studi Lapangan Dalam tahap ini akan dilakukan survei lapangan terhadap PT. Sartonia Agung untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan seperti profile perusahaan, proses bisnis perusahaan, dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses bisnis, dan dokumen lainnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pencarian informasi melalui internet mengenai perkembangan perusahaan sejenis di indonesia dan juga mencari informasi mengenai lingkungan internal dan eksternal perusahaan seperti kompetitor langsung PT.Sartonia Agung, pelanggan dan supplier.
b. Wawancara Wawancara dilakukan dalam bentuk tanya jawab dengan direktur utama PT.Sartonia Agung untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara lebih detail. Seperti, proses awal mendapatkan proyek hingga proyek selesai dikerjakan, arus keluar-masuk keuangan
3
perusahaan ,dokumen-dokumen terkait yang mendukung proses bisnis perusahaan, dan strategi perusahaan.
2. Studi Kepustakaan Membaca, mencari, memahami bahan–bahan kuliah, jurnal-jurnal, buku–buku dan penelitian-penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dapat digunakan sebagai landasan teori penelitian.
3. Metode Analisis Metode analisis dan perencanaan yang digunakan adalah dengan pendekatan secara Enterprise Architecture yaitu praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek bisnis, alur informassi, dan sumber daya teknologi.
Gambar 1 - Elements of EA Documentation
3. Analisis Arsitektur Berjalan
3.1 SWOT Analysis Pada gambar tabel dibawah ini adalah gambar Analisis SWOT perusahaan yang sedang
berjalan. Analisis SWOT digunakan untuk menganalisa faktor internal (Strenght, Weakness) dan faktor eksternal (Opportunities, Threats) yang berada pada perusahaan dan merujuk pada hasil akhirnya adalah strategi – strategi yang dapat membantu dalam proses bisnis perusahaan, dimana strategi – strategi ini akan digunakan dalam usulan arsitektur (future architecture) untuk dapat meningkatkan kinerja bisnis perusahaan.
Faktor Internal
(S) Strength
• S1: Pengalaman yang sudah matang dibidang konstruksi.
• S2:Memiliki tenaga ahli yang bersertifikasi.
• S3:Mempunyai alat-alat proyek milik pribadi.
• S4: Memiliki sertifikasi ISO 9001:2008.
• S5: Memiliki sertifikasi SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja).
(W) Weakness
• W1: Kurangnya tenaga kerja dibidang teknik sipil.
• W2 : Fasilitas pendukung yang kurang memadai.
• W3 : Informasi yang dihasilkan perusahaan sering mengalami keterlambatan.
• W4 : Kurangnya pendistribusian knowledge di perusahaan
• W5 : Kurangnya media pemasaran yang dimiliki perusahaan.
• W6 : Adanya duplikasi pekerjaan.
4
Faktor Eksternal
(O) Opportunity.
• O1: Banyaknya tawaran proyek dari pihak pemerintah, BUMN, dan swasta.
• O2:Banyaknya pilihan supplier bahan material.
• O3 : Pekerjaan di bidang konstruksi saat ini sedang booming.
Strategi SO
• Mengikuti tender proyek pemerintah, BUMN, dan swasta yang sesuai dengan klasifikasi perusahaan.
• Mencari supplier yang menawarkan harga rendah dan berkualitas
• Mempertahankan SDM yang berpengalaman dan mengikuti pelatihan-pelatihan dibidang konstruksi.
Strategi WO
• Membuat Knowledge Management Sistem berupa portal.
• Menambah jumlah pegawai dibidang teknik sipil.
• Penerapan sistem dan fasilitas pendukung yang efektif untuk menunjang operasional perusahaan.
(T) Threats
• T1:Banyaknya kompetitor bidang konstruksi.
• T2:Persaingan harga tender.
• T3: Teknologi informasi dan inovasi dibidang konstruksi yang terus berkembang.
Strategi ST
• Menawarkan harga rendah untuk dapat memenangkan proyek namun tetap menjaga mutu sesuai dengan standar konstruksi.
• Mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi dibidang IT maupun konstruksi.
Strategi WT
• Membuat website perusahan untuk memperluas pemasaran.
Tabel 1 - SWOT Analysis
3.2 CONOPS Diagram
Concept of operations diagram adalah penggambaran grafikal tingkat atas bagaimana fungsi perusahaan, keseluruhan maupun beberapa area yang terpusat. Gambar dibawah ini adalah CONOPS Diagram yang sedang berjalan diperusahaan.
5
Gambar 2 - CONOPS Diagram Perencanaan Proyek
Gambar 3 - CONOPS Diagram Pengadaan Tenaga Kerja
6
Gambar 4 - CONOPS Diagram Pengadaan Bahan Baku
Gambar 5 - CONOPS Diagram Pengadaan Alat Berat
7
Manager
Proyek
Pelaksana
Manager
Lapangan
Proyek
Perumahan
Tenaga Kerja
Bag.Keuangan
1.SPK
2.Perintah Mulai
Pengerjaan
Pengerjaan Pasangan & Plesteran
Pengerjaan Lantai
Pengerjaan Kusen
Pintu & Jendela
Pengerjaan
Penutup Atap
Pengerjaan Plafond
Pengerjaan
Pengecatan
Rangkuman
Pengerjaan
Konstruksi
3.Rangkuman Pengerjaan
Konstruksi
4.Rangkuman
Kinerja T.K
5.Laporan Proyek
6.Laporan Proyek
Owner
Gambar 6 - CONOPS Diagram Pengerjaan Proyek
Gambar 7 - CONOPS Diagram Penagihan Pembayaran
4. USULAN ARSITEKTUR BARU
4.1 CONOPS Diagram Usulan Pada gambar dibawah ini adalah CONOPS Diagram yang diusulkan, perbedaannya
dengan yang berjalan yaitu disini memakai suatu database pusat.
8
Gambar 8 - CONOPS Diagram Perencanaan Proyek Usulan
Gambar 9 - CONOPS Diagram Pengadaan Tenaga Kerja Usulan
9
Gambar 10 - CONOPS Diagram Pengadaan Bahan Material Usulan
Gambar 11 - CONOPS Diagram Pengadaan Alat Berat Usulan
10
Gambar 12 - CONOPS Diagram Pengerjaan Proyek Usulan
Gambar 13 - CONOPS Diagram Penagihan Pembayaran Usulan
4.2 Usecase Diagram Usecase diagram usulan ini menggambarkan perubahan daur hidup dari sebuah objek di
PT.Sartonia Agung dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada gambar -14 ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek melakukan proses bisnisnya secara berurutan.
11
Gambar 14 – Usecase Diagram
4.3 Knowledge Diagram Gambar di bawah yaitu Knowledge Management Plan menyediakan deskripsi rinci
tentang bagaimana pengetahuan,informasi, dan data dibagi di seluruh perusahaan.
12
Knowledge Worker
Gambar 15 – Knowledge Management Plan
I. Access Service Otentikasi : browser, PC, , Laptop
II. Personalization Services Potral Pengetahuan Pribadi : profil, knowledge, proses, aturan-aturan
III. Knowledge Service
Discovery Publication Collaboration Learning
• Pencarian data
• Lokasi proyek
• Data pelanggan
• Data supplier
material
• Data supplier alat
berat
• Harga hardware
dan software
• Struktur Organisasi
• Alur kerja
• Layanan/services
• Visi dan misi
• Alamat perusahaan
• Website perusahaan
• Email perusahaan
• Keahlian
manajemen
• Pengalaman
manajemen
• Ilmu keuangan
• Ilmu konstruksi
• Ilmu manajemen
• Ilmu marketing
• Ilmu sipil
• Pengetahuan
konstruksi
• Pengetahuan
keselamatan dan
kesehatan kerja
• Cara
pengoperasian
alat berat
• Pengalaman
Karyawan di lokasi
Proyek
• Setifikasi
IV. Integration Services
Daftar dan struktur ilmu pengetahuan, Pengarahan layanan konsumen, Koordinasi
meminimalisir kesalahan, petunjuk ilmu disetiap aspek organisasi, menguhubungkan ilmu
diseluruh organisasi,visi, misi, strategi perusahaan
V. Infrastructure Service
File server, diagram, gambar, asset manajemen, pesan, lokasi proyek, layanan keamanan,
arsip alat berat pribadi
HRD System :
• Nama Karyawan
• Absensi
• Jabatan
• Alamat dan no
Proyek :
• Lokasi Proyek
• Pengalaman
Karyawan
Proyek
• Pengetahuan
Dokumen :
• Surat-surat
• Data supplier
BB
• Data supplier
AB
Ilmu umum :
• Ilmu Keuangan
• Ilmu Konstruksi
• Ilmu Manajemen
• Ilmu Sipil
13
Gambar 16 – UI Knowledge Management Plan
14
4. Simpulan dan Saran Kesimpulan dari penelitian ini adalah : 1. Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka didapatkan kesimpulan
bahwa Visi yang ada pada perusahaan saat ini masih belum efektif, oleh karena itu kami mengusulkan visi usulan yang dapat dengan mudah dimengerti, dan dipahami oleh seluruh karyawan. Selain itu untuk mewujudkan visi yang diusulkan, maka diperlukan juga misi usulan yang dapat mendukung tercapainya visi tersebut.
2. Tidak adanya software perhitungan yang mendukung dalam pembuatan RAB (Rencana Anggaran Biaya) dan RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan). Hal ini menyebabkan pembuatan RAB dan RAP menjadi lambat dan perhitungannya kurang akurat, maka dari itu diperlukan software yang dapat membantu proses perhitungan RAB dan RAP.
3. Pada saat pengerjaan proyek PT. Sartonia Agung membayar mandor beserta pekerja sesuai dengan kontrak yang ditentukan dan sesuai dengan jumlah personilnya. Pada pelaksanaanya sering terjadi ketidakhadiran pekerja dilokasi proyek. Hal ini merupakan kerugian bagi perusahaan, Sehingga kami mengusulkan penempatan bagian administrasi di lokasi proyek, yang akan mencatat absensi para pekerja.
4. Perusahaan yang bergerak dibidang jasa konstruksi di Indonesia terbilang sangat pesat, terlihat dari data badan pusat statistik tahun 2009 saja tercatat terdapat 150.000 lebih perusahaan yang bergerak dibidang jasa konstruksi. Oleh karena itu selain menghasilkan kualitas pekerjaan yang maksimal, kami mengusulkan website perusahaan yang betujuan sebagai sarana publikasi atau pengenalan perusahaan kepada umum dan juga sebagai sarana peningkatan pemasaran perusahaan.
5. Tidak adanya suatu aplikasi yang menyimpan informasi mengenai metode pelaksanaan suatu proyek, menyimpan informasi cara menangani suatu masalah yang terjadi pada saat pelaksanaan proyek. Dari permasalahan diatas kami mengusulkan pembuatan Knowledge Management System perusahaan, sehingga seluruh informasi penting mengenai operasional proyek dapat diterima dan dipahami oleh setiap karyawan.
Agar sistem dapat mencapai kinerja yang lebih baik dan teknologi dapat dimanfaatkan dengan maksimal, maka ada beberapa saran yang kami usulkan untuk kemajuan PT.Sartonia Agung adalah :
1. Penerapan dari hasil perencanaan SI/TI berdasarkan hasil penelitian ini dapat dilakukan secara bertahap, disesuaikan dengan anggaran keuangan perusahaan.
2. Setelah membuat website perusahaan, sebaiknya admin dapat lebih update memberikan informasi pada website. Agar informasi perusahaan dapat lebih mudah terdistribusi kepada pelanggan.
3. Mengumpulkan data dan informasi yang dapat mendukung dalam pembuatan knowledge management ke depannya, serta menginformasikan kepada para karyawan perusahaan.
4. Terus mengikuti perkembangan dalam bidang konstruksi dan teknologi untuk dapat bersaing dalam bisnis.
15
Daftar Pustaka
[1] Andreas Viklund, Gecko, Fly. n.d. Jurnal Manajemen, Jurnal Manajemen Sumber Daya Manusia, bahan kuliah manajemen. 25/05/2012 dari http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/10/definisi-visi-misi-dan-strategi-dan.html.
[2] Manduro, Aman B. (2008). Pengembangan Sistem Informasi Lapas Narkoba untuk MenunjangPengungkapan Kasus Narkoba di Lembaga Pemasyarakatan pada Puslitbang dan Info Badan Narkotika Nasional , 4.
[3] McLeod, Raymond Jr. (2008). Sistem Informasi Manajemen, (edisi 10). terjemahan Yulianto, Ali Akbar. Salemba Empat. Jakarta
[4] Mukhlisulfatif. (2008). Pendekatan Database untuk Manajemen Data dalam Meningkatkan Kemampuan Mahasiswa Mengaplikasikan Konsep Basis Data, 234.
[5] Ningky Munir. (2001). Proses Penciptaan Pengetahuan di perusahaan. Jakarta: Seminar Ikatan Pustakawan Indonesia.
[6] O'Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems, (12th edition). New York : McGraw Hill.
[7] Pearce, John A. II dan Richard B. Robinson, 2008. Manajemen Strategis Formulasi, Implementasi dan Pengendalian, Salemba Empat. Jakarta.
[8] Rangkuti, Freddy. (2005). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
[9] Rizky Dhanta. (2009). Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya: INDAH. [10] Roger S. Pressman, (2002). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi.(1st Edition).
Yogyakarta.
[11] Sabardi, Agus, Manajemen Pengantar, Yogyakarta : UPP AMP YKPN.2001.
[12] Scott, Bernard (2005). An Introduction To Enterprise Architecture, (2nd Edition). [13] Turban, Rainer dan Potter. (2003). Information Technology. Wiley, USA. [14] Ward, John & Joe Peppard. (2002). Strategic Planning For Information Systems. (3rd Edition). John
Wiley & Sons. New York. USA
16
STRATEGIC PLANNING FOR SYSTEM AND INFORMATION TECHNOLOGY OF PT.
SARTONIA AGUNG BY USING ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD
Fauzan Ikhwan R
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Yosep Nugroho Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Dan
Dhafin Ghaniarta Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The research objective of this thesis is to analyze the corporate strategy, problems facing the company,
and information resources currently owned company, to formulate recommendations strategic planning and information technology systems that can support the company's business strategy, and operational plans and systems development based on the proposed information technology systems and information technology planning for the next 3 years. The method used is the collection of data including field studies and interviews, otherwise a method of research used literature study and analysis methods to enterprise architecture approach. Field studies by surveys to obtain data and information required for such documents used in business processes, and other. Literature study is done by reading, searching, studying books - books and sources - Other sources of research support. Interviews were conducted in the form of questions and answers with the director PT Sartonia Agung to obtain the required information the company's current and future, analytical methods to enterprise architecture approach. Generate result in strategic planning and information technology systems and development system of operational plan and information technology that are useful for increasing the productivity of companies in the future business competition. the conclusion is PT Sartonia Agung still use manual way to many things in business processes and operational performance in addition to that required in an application that can help in the process of the project to run with the maximum. Keyword : Business Strategies, Information Technology, Enterprise Architecture
17
1. Introduction
Indonesia is a developing country in the world, especially in Asia. As a developing country, Indonesia has experienced many upheavals in all areas such as economic, social, and cultural. One characteristic of developing countries is the rate of population growth in these countries is generally higher two to four times that of developed countries.
With the increasing number of people in Indonesia led to increased development in various fields and the growing need for infrastructure. This infrastructure development of roads, housing, bridges, schools, office buildings, aqueducts, and others. To be able to carry out the necessary development of a service which is service in construction.
Construction services is a sector that plays an important role in the development process in Indonesia. Through this sector, the physical progress of development of Indonesia can be seen directly. In addition construction services have a role in producing the final product in the form of buildings or other physical form, either in the form of facilities and infrastructure that serves to support the growth and development of a country. In addition to a role supporting the various fields of development, construction services contributes to support the growth and berkembanganya various industrial goods and services needed in construction work. Therefore, many emerging companies engaged in construction, for construction services is the business the most in demand by members of the community at various levels as seen from the growing number of companies engaged in construction services business.
The rapid development of construction services have implications for competition among companies. Increasing number of companies have not been followed by an increase in the qualifications and performance, as reflected in the fact that the quality of the product will be the implementation timeliness and efficiency of utilization of human resources, capital and technology in the administration of construction services have not been as expected. Consequently not a few companies working in this area became bankrupt.
To be able to win the competition as stated earlier, a firm must be able to maximize all resources and reviewing existing strategies in the company. One resource that must be taken into account is the company's presence in the system and information technology company. Technology and information systems within the enterprise can be utilized to support the success of the company's strategy.
In ancient times the process of calculating the structure of a home or building can spend up to several days, weeks, even months. Currently available software such as AutoCAD, ArchiCAD, 3D Max, Sketch Up, SAP 200, Tekla, Google SketchUp, and other software can be used to support the work of construction companies in particular civil engineering experts. Utilization of information technology in the construction company is required to win the competition.
Based on the above background we do writing and research under the title “STRATEGIC PLANNING FOR SYSTEM AND INFORMATION TECHNOLOGY OF PT. SARTONIA AGUNG BY USING ENTERPRISE ARCHITECTURE METHOD”.
2. Methodology
The methodology that we use in the writing of this thesis include: 4. Data Collection
c. Field Study In this stage will be carried out field surveys to PT. Sartonia Agung to obtain the necessary data and information such as company profile, business process, the documents used in business processes, and other documents. otherwise this stage also performed information retrieval via the internet on the development of similar companies in Indonesia and also find information about the company's internal and external environment such as direct competitors of PT.Sartonia Agung, customers and suppliers.
d. interview interview was conducted in the form of question and answer with the chief executive of PT.Sartonia Agung to obtain the required information in greater detail. Like, the beginning of a project until the project is completed, the flow in and out of corporate finance, related documents that support the company's business processes, and corporate strategy.
18
5. Library Study Read, search, understanding the lecture material, journals, books and previous studies related to strategic planning and information technology systems that can be used as the theoretical basis of research.
4. Metode Analisis Planning and Methods of analysis is using Enterprise Architecture is a management practice dedicated to improving the performance of an enterprise by making the company as a whole is able to integrate strategy, business practices, plot information, and technology resources.
Picture 1 - Elements of EA Documentation
6. ANALYSIS OF CURRENT ARCHITECTURE
7.1 SWOT Analysis In the picture the table below is a picture of a SWOT analysis company that is running.
SWOT analysis is used to analyze the internal factors (Strength, Weakness) and external factors (Opportunities, Threats) is located on the company and refers to the end result is a strategy - a strategy that can help in the process of business enterprise, where the strategy - this strategy will be used in the proposed architecture (future architecture) to improve the performance of the company's business.
Internal Factors
(S) Strength
• S1: Good experience in the field of construction
• S2: Having a certified expert. • S3: Having a personal project
tools. • S4: Have ISO certification
9001:2008. • S5: have certification SMK3
(Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja).
(W) Weakness
• W1: lack of labor in the field of civil engineering
• W2 : Support facilities are inadequate.
• W3 : Information produced by the company are experiencing delays.
• W4 : Lack of knowledge on company's distribution
• W5 : Lack of marketing media are needed in company.
• W6 : Duplication of work.
19
External
Factors
(O) Opportunity.
• O1: The number of job offer from the government, BUMN, private company.
• O2: Many choices of materials suppliers.
• O3 : Employment in construction is currently booming.
Strategi SO
• Following a government project tenders, BUMN , and private enterprise in accordance with the classification.
• Finding a supplier that offers low prices and good quality
• Maintaining an experienced human resources and training to follow in the construction field.
Strategi WO
• Creating a Knowledge Management System portal.
• Increase the number of employees in the field of civil engineering.
• Implementation of systems and support facilities to support effective operations.
(T) Threats
• T1: many competitors in construction service.
• T2: Tender price competition.
• T3: Information technology and innovation in the construction sector continues to grow.
Strategi ST
• Offering low prices in order to win the project while still maintaining quality in accordance with standards construction.
• Learning and following the technological developments in the field of IT and construction.
Strategi WT
• Create a website marketing company to expand marketing area.
Table 1 - SWOT Analysis
7.2 CONOPS Diagram
Concept of operations diagram is the top-level graphical depiction of how the company functions, in whole or in some central areas. Picture below is a diagram of the CONOPS is running in the company.
20
Picture 2 - CONOPS Diagram Project Planning
Picture 3 - CONOPS Diagram Procurement of labor Union
21
Picture 4 - CONOPS Diagram Procurement of Materials
Picture 5 - CONOPS Diagram Procurement of Heavy Equipment
22
Manager
Proyek
Pelaksana
Manager
Lapangan
Proyek
Perumahan
Tenaga Kerja
Bag.Keuangan
1.SPK
2.Perintah Mulai
Pengerjaan
Pengerjaan Pasangan & Plesteran
Pengerjaan Lantai
Pengerjaan Kusen
Pintu & Jendela
Pengerjaan
Penutup Atap
Pengerjaan Plafond
Pengerjaan
Pengecatan
Rangkuman
Pengerjaan
Konstruksi
3.Rangkuman Pengerjaan
Konstruksi
4.Rangkuman
Kinerja T.K
5.Laporan Proyek
6.Laporan Proyek
Owner
Picture 6 - CONOPS Diagram Construction Project
Picture 7 - CONOPS Diagram Billing Payment
8. PROPOSAL FOR A NEW ARCHITECTURE (FUTURE ARCHITECTURE)
8.1 CONOPS Diagram Proposal In the picture below is a diagram of the proposed CONOPS, the difference with a walk
that is here put on a central database.
23
Picture 8 - CONOPS Diagram Project Planning Proposal
Picture 9 - CONOPS Diagram Procurement of labor Union Proposal
24
Picture 10 - CONOPS Diagram Procurement of Materials Proposal
Picture 11 - CONOPS Diagram Procurement of Heavy Equipment Proposal
25
Gambar 12 - CONOPS Diagram Construction Project Proposal
Gambar 13 - CONOPS Diagram Billing Payment Proposal
5.2 Usecase Diagram Usecase diagram illustrates the proposed changes in the life cycle of an object in
PT.Sartonia Court from the beginning to end business processes. At this picture explains how each actor or object perform its business processes in order.
26
Picture 14 – Usecase Diagram
5.3 Knowledge Diagram the Knowledge Management Plan provides a detailed description of how the knowledge,
information, and data shared across the company.
27
Knowledge Worker
Picture 15 – Knowledge Management Plan
II. Access Service Otentikasi : browser, PC, , Laptop
III. Personalization Services Potral Pengetahuan Pribadi : profil, knowledge, proses, aturan-aturan
IV. Knowledge Service
Discovery Publication Collaboration Learning
• Pencarian data
• Lokasi proyek
• Data pelanggan
• Data supplier
material
• Data supplier alat
berat
• Harga hardware
dan software
• Struktur Organisasi
• Alur kerja
• Layanan/services
• Visi dan misi
• Alamat perusahaan
• Website perusahaan
• Email perusahaan
• Keahlian
manajemen
• Pengalaman
manajemen
• Ilmu keuangan
• Ilmu konstruksi
• Ilmu manajemen
• Ilmu marketing
• Ilmu sipil
• Pengetahuan
konstruksi
• Pengetahuan
keselamatan dan
kesehatan kerja
• Cara
pengoperasian
alat berat
• Pengalaman
Karyawan di lokasi
Proyek
• Setifikasi
V. Integration Services
Daftar dan struktur ilmu pengetahuan, Pengarahan layanan konsumen, Koordinasi
meminimalisir kesalahan, petunjuk ilmu disetiap aspek organisasi, menguhubungkan ilmu
diseluruh organisasi,visi, misi, strategi perusahaan
VI. Infrastructure Service
File server, diagram, gambar, asset manajemen, pesan, lokasi proyek, layanan keamanan,
arsip alat berat pribadi
HRD System :
• Nama Karyawan
• Absensi
• Jabatan
• Alamat dan no
Proyek :
• Lokasi Proyek
• Pengalaman
Karyawan
Proyek
• Pengetahuan
Dokumen :
• Surat-surat
• Data supplier
BB
• Data supplier
AB
Ilmu umum :
• Ilmu Keuangan
• Ilmu Konstruksi
• Ilmu Manajemen
• Ilmu Sipil
28
Picture 16 – UI Knowledge Management Plan
29
4. Conclusion and Suggestion The conclusion of this study are: 6. Based on the analysis and discussion in the previous chapter, it is found that there is a conclusion
that the company's vision is still not effective, therefore we propose a vision of a proposal that can be easily understood, and understood by all employees. In addition to the proposed vision, proposed mission it is necessary also to support the achievement of that vision.tersebut.
7. The lack of software support in making the calculation of the RAB (Budget Plan) and RAP (Budget Implementation Plan). This led to the manufacture of RAB and RAP became slower and less accurate calculations, and therefore the necessary software which can help the process of calculation of the RAB and the RAP.
8. In the construction project PT. Sartonia Agung pay for workers and their supervisors in accordance with the specified contract and in accordance with the number of personnel. In the absence of implementation is often the case worker project location. This is a loss for the company, so we propose the placement of the administration at the project site, which will record the attendance of the workers.
9. Company engaged in construction services in Indonesia is very rapid, visible from the central body of data statistics recorded in 2009 alone there were over 150 000 companies engaged in construction services. Therefore, in addition to producing quality work to the maximum, we propose a corporate website that aims as a means of publicity or public recognition to companies and also as a means of increasing the company's marketing.
10. There is not an application that stores information about the method of implementation of a project, save the information on how to deal with a problem that occurred during project implementation. Of the above problems we propose a Knowledge Management System manufacturing company, so that all the important information regarding the operations of the project can be accepted and understood by every employee.
For the system to achieve better performance and technology can be utilized to the maximum, then there is some suggestion that we propose to progress of PT.Sartonia Agung are :
5. Implementation plan of SI/IT based on the results of this study can be done in stages,
adapted to the company's financial budget. 6. After creating the company's website, the admin should be able to further update
provides information on the website. So that company information can be more easily
distributed to customers. 7. Collect data and information that can support knowledge management in
manufacturing in the future, and informing the employees of the company.
8. Also update evolution in the field of construction and information technology to be
competitive in business.
30
Reference
[1] Andreas Viklund, Gecko, Fly. n.d. Jurnal Manajemen, Jurnal Manajemen Sumber Daya Manusia, bahan kuliah manajemen. 25/05/2012 dari http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/10/definisi-visi-misi-dan-strategi-dan.html.
[2] Manduro, Aman B. (2008). Pengembangan Sistem Informasi Lapas Narkoba untuk MenunjangPengungkapan Kasus Narkoba di Lembaga Pemasyarakatan pada Puslitbang dan Info Badan Narkotika Nasional , 4.
[3] McLeod, Raymond Jr. (2008). Sistem Informasi Manajemen, (edisi 10). terjemahan Yulianto, Ali Akbar. Salemba Empat. Jakarta
[4] Mukhlisulfatif. (2008). Pendekatan Database untuk Manajemen Data dalam Meningkatkan Kemampuan Mahasiswa Mengaplikasikan Konsep Basis Data, 234.
[5] Ningky Munir. (2001). Proses Penciptaan Pengetahuan di perusahaan. Jakarta: Seminar Ikatan Pustakawan Indonesia.
[6] O'Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems, (12th edition). New York : McGraw Hill.
[7] Pearce, John A. II dan Richard B. Robinson, 2008. Manajemen Strategis Formulasi, Implementasi dan Pengendalian, Salemba Empat. Jakarta.
[8] Rangkuti, Freddy. (2005). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
[9] Rizky Dhanta. (2009). Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya: INDAH. [10] Roger S. Pressman, (2002). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi.(1st Edition).
Yogyakarta.
[11] Sabardi, Agus, Manajemen Pengantar, Yogyakarta : UPP AMP YKPN.2001.
[12] Scott, Bernard (2005). An Introduction To Enterprise Architecture, (2nd Edition). [13] Turban, Rainer dan Potter. (2003). Information Technology. Wiley, USA. [14] Ward, John & Joe Peppard. (2002). Strategic Planning For Information Systems. (3rd Edition). John
Wiley & Sons. New York. USA