FATHNUR SANI K., M.Farm, Apt.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat secara sistematis untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu : a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran. b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku. c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang. d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan : a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut. b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.

KEUNTUNGAN & MANFAAT ITEMS OBAT & LOGISTIK MEDIS (OLM)YANG TERBATAS

SUPLAI : - pengadaan, penyimpanan, distribusi lebih mudah - stok tidak perlu banyak - lebih mudah dalam kendali mutu - penyampaian obat ke pasien lebih baik

BIAYA : - harga lebih dapat ditekan dan lebih kompetitif

PRESCRIBING : - penguasaan obat lebih dalam & terfokus - memungkinkan penulisan resep lebih rasional - informasi kepasien lebih terfokus - lebih waspada dan mengenal ESO / ADR.

PASIEN : - informasi, edukasi lebih fokus - mengurangi kebingungan dan meningkatkan ketaatan minum obat - ketersediaan obat lebih terjamin.

OBAT YANG BEREDARDI INDONESIA:> 15.000 JENIS DANA TERSEDIA TERBATASPERLU DILAKUKANSELEKSI / PEMILIHANMANFAATKEAMANANKETERSEDIAANManagerial aspectMedical aspect

MANAJEMEN LOGISTIK MEDIS / BARANG FARMASIPEMILIHAN /SELEKSI OBAT - BFPENYEDIAAN / PENGADAANPENYIMPANAN &DISTRIBUSIPENGGUNAAN /DRUG USEMANAJEMENSUPPORT:-organisasi & mekanisme-sumber daya manusia-SIM-financingMEDICAL LOGISTICMANAGEMENT(included Medicines)*

PERENCANAAN OBAT DI APOTEKHAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKANBUDAYA MASYARAKATKEMAMPUAN MASYARAKATPOLA PENYAKIT

Metode Epidemiologi : prediksi berdasarkan prevalensi penyakitMetode Konsumsi : penggunaan obat sebelumnya

Metode Kombinasi : penggunaan obat sebelumnya disesuaikan dengan prevalensi

Metode just in timeMETODE PERENCANAAN PENGADAAN

Metoda ABCMetode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yangdisebut kelompok A, B dan C.

Kelompok A: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi paling besar (sekitar80% dari total dana).Kelompok B: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi dana sekitar 20% daritotal dana.Kelompok C: adalah beberapa jenis obat yang memakai alokasi dana sekitar 10% dari total dana.

Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisienMemberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaanDapat memanfaatkan modal kerja (workingcapital) sebaik-baiknya sehingga dapat memacu pertumbuhan perusahaan

Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi

Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESOJangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi.Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik dibanding obat pendahuluSediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari sediaan tunggal

5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi

Alat pembuangan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, mortir, gelas ukur dll. Perlengkapan dan alat penyimpanan, dan perbekalan farmasi, seperti lemari obat dan lemari pendingin.Wadah pengemas dan pembungkus, etiket dan plastik pengemas.

Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropika dan bahan beracun.Buku standar Farmakope Indonesia, ISO, MIMS, DPHO, serta kumpulan peraturan per-UU yang berhubungan dengan apotek.Alat administrasi, seperti blanko pesanan obat, faktur, kwitansi, salinan resep dan lain-lain.

Tender terbukaTender terbatas (lelang tertutup)Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan langsung.Pengadaan langsung

Pengadaan Jumlah terbatas

Order barang terbatasModal terbatasKecepatan aliran barangStock obatKeberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)

METODE PENGADAAN

2) Pengadaan secara berencana

Order berdasarkan waktu tertentu Order berdasarkan periode musim tertentu Keberadaan PBF di luar kota (Lead time lama)

3) Pengadaan secara spekulatif

Kemungkinan kenaikan harga Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:Modal yang dimilikiKecepatan aliran barang

4) Konsinyasi

Produk yang masih dalam tahap promosiBentuk pembayaran

DoelmatigRechmatig Wetmatig

Legalitas PBFKecepatan dan ketepatan pengiriman barangPenawaran diskon/bonusKualitas barangKemungkinan pengembalian barang yang rusak dan ED

Ada 3 macam SP :SP NarkotikaTerdiri 5 rangkapSatu SP hanya untuk 1 item obatForm SP langsung dari KF

SP PsikotropikaTerdiri 2 atau 3 rangkapSatu SP bisa lebih dari 1 item obat

Surat Pesanan Prekursor sediaan farmasiSP Non Narkotika-PsikotropikaTerdiri dari 2 rangkapUntuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll

Bagi Apotek yang dalam tahap pendirian (belum mempunyai SP), mengajukan ke Dinkes kota/kab untuk mendapatkan surat rekomendasi (SP Sementara)

COD (Cash On Delivery), terutama untuk sediaan narkotikaKreditKonsinyasi

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SPKeadaan fisik barangCatat No.batch dan ED-nya

Display penyimpanan obat di Apotek:AlfabetisFIFO dan FEFOFarmakologiBentuk sediaanKombinasi

Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.

Kartu StockKartu Stelling

Bentuk pelayanan obat di Apotek

Penjualan bebas

Penjualan OWA

Penjualan berdasarkan resep dokter

Peresepan boros (Extravagant)Peresepan berlebih (Over prescribing)Peresepan yang salah (Incorrect prescribing)Peresepan majemuk (Multiple prescribing)Peresepan kurang (Under prescribing)

Obat/bahan padat, dengan cara ditanamObat/bahan cair, dengan cara diencerkan terlebih dahuluAtau dititipkan ke RS, Dinkes

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksiKadaluarsaTidak memenuhi persyaratan digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuanBerkaitan dengan tindak pidana

Laporan statistik resep dan OGBDibuat rangkap 4 dan dibuat tiap bulan. Bertujuan mengetahui tingkat penggunaan OGB dibandingkan obat lainnyaLaporan NarkotikaRangkap 4 dan dibuat tiap bulanLaporan Psikotropika Rangkap 4 dan dibuat tiap bulan

Laporan monitoring obatmemuat nama-nama obat yang mengalami kerusakan dan tidak memenuhi persyaratan dilaporkan ke Dinkes

Laporan OWApenggunaan OWA tidak perlu dilaporkan, tetapi didalam pencatatannya disertai catatan-catatan.

********************************