PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA

Jakarta, 28 pebruari 2014PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM BERBASIS BEBAN KERJA

1

PERENCANAAN PNS BERBASIS BEBAN KERJALATAR BELAKANGProfesionalisme PNS belum sepenuhnya terwujud, diantaranya karena:Ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukiPendistribusian PNS belum mengacu pada kebutuhan organisasi (belum didasarkan pada beban kerja yang ada)

2

Dasar HukumUU No 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dalam UU No 43 Tahun 1999Pasal 1 ayat 1: PNS adalah setiap warga negara RI yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang, diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas Negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

3

Pasal 15 ayat 1: Jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan, ditetapkan dalam formasiPasal 15 ayat 2: Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakanPasal 17 ayat 1: PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu

4

5

UU No 43 Tahun 1999 Pasal 7 ayat 1:Setiap Pegawai Negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawabnya

Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis beban kerja

6

PengertianFormasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mempu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting.Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan

7

Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran energi rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu

8

Tahapan Penghitungan FormasiKepMenPAN KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi PNS, menyatakan bahwa tahapan dalam menghitung formasi pegawai meliputi langkah-langkah berikut ini.

9

10

1. Analisis JabatanKegiatan analisis jabatan adalah untuk menghasilkan informasi jabatan dalam bentuk uraian jabatan dan peta jabatanUraian Jabatan memuat informasi rincian tugas, hasil kerja, perangkat kerja dan persyaratan jabatanPeta Jabatan memuat nama-nama jabatan yang tersusun dalam suatu unit organisasi beserta jumlah pemegang jabatan tersebutInformasi Jabatan tersebut dimaksudkan agar setiap pegawai memiliki jabatan, rincian tugas, peran, tanggung jawab serta hasil kerja yang diharapkan sehingga kontribusi setiap pegawai terhadap pencapaian tujuan organisasi dapat diketahui dan diukur secara jelas

11

1. NOMOR KODE JABATAN:2. NAMA JABATAN : Penyusun Laporan dan Pengelola Keuangan 3. UNIT KERJA ATASAN: Subbagian Tata Usaha Bagian Ketatalaksanaan Biro Hukum dan Organisasi Sekretariat Jenderal Kemdikbud4. RUMUSAN TUGAS Melakukan administrasi penerimaan dan pengeluaran keuangan Bagian.5. RINCIAN TUGAS 1. Menyiapkan dokumen pembayaran kegiatan 2. Menerima dan meneliti kebenaran dokumen pembayaran kegiatan 3. Mencatat dokumen pembayaran ke dalam agenda 4. Menyusun dokumen pembayaran kegiatan 5. Menyiapkan dokumen SPP-LS untuk membiayai kegiatan; 6. Menerima, meneliti, dan mencatat bukti penerimaan dan penyetoran pajak 7. Menata, menyimpan, dan memelihara dokumen keuangan Bagian 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

URAIAN JABATANCONTOH

12

6. HASIL KERJA1. Dokumen pembayaran kegiatan2. Kebenaran dokumen pembayaran kegiatan3. Catatan dokumen pembayaran 4. Dokumen pembayaran kegiatan 5. Dokumen SPP-LS 6. Catatan bukti penerimaan dan penyetoran pajak 7. Dokumen keuangan Bagian7. BAHAN KERJA 1. Dokumen pembayaran kegiatan 2. Dokumen kontrak 3. Program kerja Bagian

8. PERALATAN KERJA 1. Alat Tulis Kantor 2. Alat Perlengkapan Kantor

9. PEDOMAN KERJA 1. Program kerja Bagian 2. Peraturan keuangan

13

10. TANGGUNG JAWAB1. Kebenaran dan kelengkapan dokumen pembayaran2. Kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban

11. WEWENANG1. Meminta kelengkapan dokumen pembayaran

12. HUBUNGAN KERJA

13. SIFAT JABATAN 1. Jam kerja: di dalam jam kerja; 2. Keadaan tempat kerja: tenang, terang, lapang, sejuk, kering, dan bersih.

No.Nama Jabatan Unit KerjaDalam Hal12.1.Kepala Subbagian Tata UsahaBiro Hukum dan OrganisasiKonsultasi pelaksanaan tugas

14

14. SYARAT JABATAN1. Pendidikan Formal Minimal: SLTA/sederajat2. Kursus/Pelatihan: - 3. Pengalaman Kerja: - pengadministrasian keuangan selama 1 tahun 4. Bakat: verbal, ketelitian5. Kemampuan khusus: -6. Persyaratan fisik : Sehat jasmani dan rohani7. Persyaratan Umur : Minimal 22 tahun 8. Pangkat/golongan: Pengatur Muda, II/a

15

Contoh Peta Jabatan

16

NoNama JabatanIkhtisar TugasSyarat JabatanPendi-dikanPelatih-anPenga-lamanKeahli-anKete-rampil-an

Tabel 1: DAFTAR JABATANUnit Kerja: __________________________Hasil analisis jabatan berupa peta jabatan dan uraian jabatan selanjutnya dituangkan ke dalam daftar jabatan berikut ini.

17

JabatanPegawaiKualifikasiNoNamaNama DiangkatPensiunPendidikanPelatihanPengala-manKeahlianKete-rampilan

Tabel 2: DAFTAR PEGAWAI MENURUT JABATANUnit Kerja: _______________________________

Diisi dengan nama pejabat yang duduk di jabatan, sesuai hasil analisis jabatan

18

2. Memperkirakan Persediaan PegawaiJabatanJml Peg yang AdaPensiunPromosiMutasiNoNama2013......2013......2013......

Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAITAHUN ..... S.D. .....Unit Kerja: _______________________________

Persediaan pegawai merupakan jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit kerja pada saat ini.

19

NoNama JabatanJumlah Pegawai yang AdaPersediaan2012........

Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAITAHUN ..... S.D. .....Unit Kerja: _______________________________

20

3. Menghitung Kebutuhan PegawaiAnalisis Kebutuhan Pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan

Analisis dilakukan berdasarkan beban kerja Dari analisis tersebut akan diperoleh jumlah kebutuhan pegawai

21

Penghitungan beban kerjaBeban kerja ditetapkan melalui program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan

Volume beban kerja merupakan jumlah satuan hasil pekerjaan selama satu tahun yang dihitung berdasarkan data pelaksanaan tugas tahun sebelumnya dan perkiraan beban kerja yang direncanakan.

22

Merupakan ukuran yang menunjukkan kemampuan menyelesaikan satu tugas jabatan atau sekelompok tugas dalam periode waktu tertentu.Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu.Norma waktu adalah satu satuan waktu yang digunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperolehRumus:Norma waktu = orang x waktu HasilStandar Kemampuan Rata-Rata PegawaiContoh: dalam 10 menit, seorang pengetik mampu mengetik 1 lembar surat

23

Standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan Norma hasil. Norma Hasil adalah satu satuan hasil yang dapat diperoleh dalam waktu berapa lamaRumus:Norma Hasil = Hasil orang x waktu Contoh: Utk menyusun 1 buah UJ, seorang analis kepegawaian membutuhkan waktu 2 jam.

24

Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.

Waktu kerja efektif terdiri atas: 1. Hari Kerja Efektif 2. Jam Kerja Efektif

Waktu Kerja Efektif

25

Hari Kerja Efektif

5 hari kerja 1 Tahun = 365 hari Hari Minggu= 52 hari Hari Sabtu = 52 hari Hari libur lain = 14 hari Cuti Tahunan = 12 hariHari kerja efektif = 365 130 = 235 hari Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.

6 hari kerja 1 Tahun = 365 hari Hari Minggu = 52 hari Hari libur lain= 14 hari Cuti Tahunan = 12 hariHari kerja efektif = 365 78 = 287 hari

26

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya.

Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran dalam 1 minggu.

Jam Kerja Efektif

27

Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 Jamdengan rincian:- Senin s.d. Kamis:pukul 7.30 12.00 WIB = 4,5 jampukul 12.00- 13.00 WIB = istirahatpukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam 7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam - Jumat: pukul 7.30 11.30 WIB = 4 jam pukul 11.30 -13.00 WIB = istirahat pukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam 7,5 jam -Total jam kerja formal 1 minggu 30 jam + 7,5 jam = 37,5 jam

28

Perhitungan jam kerja efektif

Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam

5 hari kerjaAllowance 30% = 12,5 jamJam kerja efektif 1 Minggu= 37,5 12,5 = 25 jamJam kerja efektif 1 hari = (25 : 5) = 5 jam

6 hari kerjaAllowance 30% = 12,5 jamJam kerja efektif 1 Minggu= 37,5 12,5 = 25 jamJam kerja efektif 1 hari = (25 : 6) = 4,16 jam

29

Konversi waktu kerja efektif (5 hari kerja)JAMHARIMINGGUBULANTAHUNJAM-5251101250HARI5-522235MINGGU255-4/552BULAN110224/5-12TAHUN12502355212-

30

Hasil kerja1

Objek kerja2

Peralatan Kerja3

Tugas per tugas jabatan4Ada 4 metode yang dapat digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai:PERHITUNGAN JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI

31

Hasil KerjaHasil kerja adalah output/produk jabatanMetode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya dapat dikuantifisir/dihitungMudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis

32

500 surat x Contoh: Penyortir Surat

Hasil kerja : surat yang telah disortirBeban kerja : 500 surat per hariStandar kemampuan rata-rata penyortir : 100 surat per hariJumlah penyortir yang dibutuhkan: 100 surat 1 orang5 orang=

33

Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaanMetode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang dilayaniObjek Kerja

34

150 tamu x Contoh: Penerima TamuObjek kerja : tamuBeban kerja : 150 tamu per hariStandar kemampuan rata-rata penerima tamu : 50 tamu per hariJumlah penerima tamu yang dibutuhkan: 50 tamu 1 orang3 orang=

35

Peralatan KerjaPeralatan kerja adalah alat yang digunakan untuk bekerjaMetode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja

36

20 mobil x Contoh: Pengemudi dan MontirSatuan alat kerja : mobil (kendaraan dinas)Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 mobilRasio pengoperasian alat kerja : 1 pengemudi 1 mobil 1 montir 5 mobilJumlah pegawai yang dibutuhkan: 1 mobil 1 pengemudi20 pengemudi=20 mobil 5 mobil 1 montir4 montirx =

37

Tugas per Tugas Jabatan

Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya beragam jenisnyaInformasi yang dibutuhkan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai:Uraian tugas serta jumlah beban pada setiap tugasWaktu penyelesaian tugasJumlah waktu kerja efektif per hari rata-rataRumus: Waktu penyelesaian tugas Waktu kerja efektif WPT WKE=

38

Contoh........Pengadministrasi Layanan Kemahasiswaan

39

Perhitungan Kebutuhan DosenDulu: menggunakan pendekatan rasio dosen dan mahasiswa1 : 101 : 151 : 20

Kelemahannya:Rasio perbandingan tidak sama antar jurusanTugas dosen tidak hanya mengajar, melainkan Tri Dharma Perguruan tinggi (pengajaran, penelitian, pengabdian)Kesulitan mengukur secara pasti beban pengabdian kepada masyarakat

40

Menghitung kebutuhan dosen sebaiknya dengan mempertimbangkan beban kerja jurusan/fakultas ybs

Menurut SK Dirjen Dikti No. 48/DJ/Kep/1983, beban kerja dosen sebesar 12 sks dalam satu semester dinilai setara dengan satu FTE (full time equivalent)

Beban kerja sebesar 1 sks dinilai setara dengan beban kerja mengajarkan satu mata ajaran berbobot 1 kredit selama satu semester kepada satu kelas mahasiswa program S1 sebanyak 40 orang

41

Beban mengajar sebesar 1 sks setara dengan 3 jam kerja per minggu selama satu semester, yaitu 1 jam persiapan kuliah, 1 jam tatap muka, 1 jam evaluasi

42

Tabel beban kerja (dalam sks) untuk melaksanakan kuliah/praktikumProgram pendidikanBeban kerja kuliahBeban kerja praktikum mhs per kelasDalam sks mhs per kelasDalam sksS0 atau S1< 401.0< 50.2801.3150.61201.7251.01602.0502.02002.3753.0Pembimbingan skripsi/karya tulis 4 orang mahasiswa S0 atau S1 per semester = 1 sksS2 atau S3< 251.0< 101.0501.5201.5752.0302.01002.5402.5Pembimbingan tesis 2 orang mahasiswa S2 per semester = 1 sksPembimbingan disertasi 1 orang mahasiswa S3 per semester = 1 sks

43

Contoh.....Kebutuhan Dosen Jurusan X

44

Menurut SK Dirjen Dikti No. 48/DJ/Kep/1983, beban kerja penuh seorang dosen sebesar 12 sks dalam satu semester atau 1 FTE secara rata-rata dapat tersebar untuk pelaksanaan berbagai tugas dengan kisaran sebagai berikut:

TugasJumlah SKSPengajaran2 8 sks (17 67%)Penelitian dan Pengembangan Ilmu2 6 sks (17 50%)Pengabdian pada Masyarakat1 6 sks (8 50%)Pembinaan Civitas Akademika1 4 sks (8 33%)Administrasi dan Manajemen0 3 sks (0 25%)

45

4. Menghitung Keseimbangan PegawaiNoNama JabatanPersediaanKebutuhanKelebihanKekurangan

Tabel 5: KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAANUnit Kerja: _______________________________

Perbandingan antara kebutuhan dengan persediaan akan memperlihatkan kekurangan, kelebihan, atau kecukupan dengan jumlah yang ada.

46

PenutupHasil penghitungan kebutuhan formasi PNS dapat diimplementasikan secara efektif apabila:Organisasi disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan misi secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi yang ditetapkanSetiap unit organisasi tersusun dari jabatan-jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi induknya, dengan tugas-tugas yang jelas dan beban kerja yang terukurSetiap jabatan punya standar kompetensi yang jelasSetiap jabatan punya standar kinerja

47

Agar dapat menghitung formasi yang dapat dipertanggungjawabkan, setiap unit kerja harus mempunyai:

48

Formulir ANo.Nama JabatanIkhtisar TugasSyarat JabatanPendidikanDiklatPengalamanKeahlianKeterampilan12345678ISEKRETARIATaKepala Bagian Hukum dan Kepegawaian1Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksanaa)Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Pertamab)Analis Jabatan dan Organisasic)Analis Laporan Hasil Pemeriksaan Ahli Pertamad)Arsiparis Terampil

DAFTAR NAMA JABATANTAHUN 2013

49

Susunan jabatan berhierarkhi sesuai dengan struktur organisasiFormulir A diisi dengan persyaratan ideal(yang seharusnya)

50

No.Nama JabatanPegawaiKualifikasiNamaTgl LahirDiangkatPensiunPendidikanDiklatPengalamanKeahlianKeterampilan1234567891011ISEKRETARIATaKepala Bagian Hukum dan Kepegawaian1Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksanaa)Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Pertamab)Analis Jabatan dan Organisasic)Analis Laporan Hasil Pemeriksaan Ahli Pertamad)Arsiparis Terampil

Formulir BDAFTAR NAMA PEGAWAI MENURUT JABATANTAHUN 2013

51

Formulir B diisi dengan kondisi yang ada sekarangDalam 1 jenis jabatan dimungkinkan diduduki oleh lebih dari 1 pegawai

52

NOGOLONG-AN RUANG GAJIBEZET-TING 31 DESEM-BER 2012 REALISA-SI KENAIK-AN PANGKAT TAHUN 2013KEADAAN SESUDAH REALISA-SI KENAIK-AN PANGKAT PERBANTUAN, PENARIKAN KEMBALI, PENGALIHAN JENIS KEPEGAWAIAN, PINDAH INSTANSIPEGAWAIBEZETTING 31 DESEMBER 2013 (5+6-7-8-9-10)KETPENSIUNBER-HENTIMENING-GAL DUNIADARI UNIT KERJA ATAU INSTANSI LAINKE UNIT KERJA ATAU INSTANSI LAINTAHUN 2013123456789101112JUMLAH0000000001IV/e002IV/d003IV/c004IV/b005IV/a006III/d007III/c00

Formulir CDAFTAR PENYUSUNAN BEZETTING TENAGA TEKNISI/ADMINISTRASI PADA 31 DESEMBER 2013

53

Formulir CDAFTAR PENYUSUNAN BEZETTING TENAGA TEKNISI/ADMINISTRASI PADA 31 DESEMBER 2012Ada tambahan:Realisasi pengangkatan pegawai baru tahun 2013Rencana kenaikan pangkat per golongan tahun 2014Keadaan sesudah kenaikan pangkat tahun 2014

54

NONAMA JABATANESE-LONBEZET-TING 31 DESEMBER 2012 GOLONGAN RUANG GAJIKETIVIIIIIIedcbaJMLdcbaJMLdcbaJMLdcbaJML1234567891011121314151617181920212223242526JUMLAH SELURUHNYA000000000000000000000000000000000000000000000ISEKRETARIS00000aKepala Bagian Hukum dan Kepegawaian000001Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksana00000a)Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Pertama00000b)Analis Jabatan dan Organisasi00000c)Analis Laporan Hasil Pemeriksaan Ahli Pertama00000d)Arsiparis Terampil00000

Formulir DDAFTAR KEADAAN PEGAWAI MENURUT JABATAN DAN GOLONGAN RUANG PER 31 DESEMBER 2012

55

Formulir DDAFTAR KEADAAN PEGAWAI MENURUT JABATAN DAN GOLONGAN RUANG PER 31 DESEMBER 2013Ada tambahan berdasarkan jenis kelamin dan usia

56

NoNama JabatanBEZET-TING 31 DESEM-BER 2013 PensiunPromosiMutasi201420152016201720182014201520162017201820142015201620172018123456789101112131415161718JUMLAH SELURUHNYA0000000000000000ISEKRETARIAT0aKepala Bagian Hukum dan Kepegawaian01Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksana0a)Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Pertama0b)Analis Jabatan dan Organisasi0c)Analis Laporan Hasil Pemeriksaan Ahli Pertama0d)Arsiparis Terampil0

Formulir EPERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI TAHUN 2014 - 2018

57

No.Nama JabatanBEZETTING 31 DESEMBER 2013 Persediaan2014201520162017201812345678Jumlah Seluruhnya000000ISEKRETARIAT0aKepala Bagian Hukum dan Kepegawaian01Kepala Subbagian Hukum dan Tata Laksana0a)Perancang Peraturan Perundang-Undangan Ahli Pertama0b)Analis Jabatan dan Organisasi0c)Analis Laporan Hasil Pemeriksaan Ahli Pertama0d)Arsiparis Terampil0

Formulir FPERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI TAHUN 2014 s.d. 2018

58

Perhitungan kebutuhan pegawai sesuai analisis beban kerja

Setiap jabatan yang ada di peta jabatan harus dihitung kebutuhan pegawainya, kecuali jabatan strukturalFormulir G

59

No.Nama JabatanBEZETTING 31 DESEMBER 2013 Kebutuhan 31 Des 2014KelebihanKekurangan123456Jumlah Seluruh0000III.KEPALA BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGANaKepala Bagian TU, RT, dan Hukum dan Kepeg.1Kepala Subbagian Tata Usahaa)Arsiparis Penyelia000b)Arsiparis Pelaksana Lanj.000c)Pranata Komputer Pelaksana000d)Teknisi Ketatausahaan000d)Operator Telepon000e)Caraka000

Formulir HDAFTAR KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN TAHUN 2014/2015/2016/2017/2018

60

Terima Kasih

61