peraturan menteri penertiban aparatur negara dan reformasi birokrasi nomor 14 tahun 2011 tentang...
Upload: pusat-informasi-virtual-air-minum-dan-penyehatan-lingkungan-piv-ampl
Post on 12-Jun-2015
729 views
TRANSCRIPT
i
pedoman peLaKSanaanprogram manajemen pengetahuan (knowledge management)
peraturan menteri negara pendayagunaan aparatur negara dan reformaSi biroKraSi nomor 14 tahun 2011
buKu 8
Kementerianpendayagunaan aparatur negara
dan reformaSi biroKraSi
buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM
ii
buku 8 edited.indd 2 3/2/11 6:50:59 PM
iii
MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
NOMOR 14 TAHUN 2011
TENTANG
PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
Menimbang : bahwa sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014, dipandang perlu menetapkan Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi;
buku 8 edited.indd 3 3/2/11 6:50:59 PM
iv
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005-2025 (Lembaran Negara RI Tahun 2007 Nomor: 33 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4700);
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah 2010-2014;
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2010 tentang Pembentukan Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional dan Tim Reformasi Birokrasi Nasional sebagaimana telah dirubah dengan Keputusan Presiden Nomor 23 Tahun 2010;
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014;
MEMUTUSKAN :Menetapkan : PERATURAN MENTERI NEGARA
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT).
buku 8 edited.indd 4 3/2/11 6:50:59 PM
v
PERTAMA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management) bertujuan untuk :
a. membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum manajemen pengetahuan;
b. memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah mengenai knowledge management;
c. mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi.
KEDUA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management) sebagaimana dimaksud dalam Diktum PERTAMA, adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini.
KETIGA : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di JakartaPada tanggal 25 Februari 2011
buku 8 edited.indd 5 3/2/11 6:50:59 PM
vi
daftar iSi
BAB I PENDAHULUAN 11.1 Latar belakang 11.2 Tujuan 2
BAB II GAMBARAN UMUM 32.1 Pengertian 32.2 Prinsip 4
BAB III MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI
5
BAB IV ELEMEN DAN TAHAPAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN PENGETAHUAN
9
4.1 Elemen Penerapan Manajemen Pengetahuan 94.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10
BAB V MERENCANAKAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN PENGETAHUAN
13
5.1 MengidentifikasiKonteksManajemenPengetahuandalam Organisasi
13
5.2 MengidentifikasiPraktekManajemenPengetahuandalam Organisasi
14
5.3 MengidentifikasidanMelakukanAnalisisTerhadapParaPemangkuKepentingan
14
5.4 Merumuskan Strategi Manajemen Pengetahuan 155.5 Mengembangkan Strategi Manajemen Perubahan 165.6 Mengembangkan Strategi Implementasi Manajemen
Pengetahuan16
BAB VI MENGIMPLEMENTASIKAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
17
6.1 Pembentukan Kebiasaan 186.2 Penyediaan Payung Regulasi 186.3 PemanfaatanTeknologi 18
buku 8 edited.indd 6 3/2/11 6:50:59 PM
vii
6.4 Penyelarasan Strategi Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Manajemen Perubahan
19
BAB VII EVALUASI PELAKSANAAN MANAJEMEN PENGETAHUAN7.1 Mekanisme Berkala Penyempurnaan dan Pengembangan
Pengetahuan21
7.2 PembangunanCommunityOfPractice(CoP) 227.3 Perbaikan Terus-menerus Tata Kelola Dan Strategi
Manajemen Pengetahuan22
BAB VI PENUTUP 23
daftar tabeL
Tabel 1 KebutuhanPengetahuandalamProsesPerubahan 6
daftar gambar
Gambar 1 KerangkaKerjaManajemenPengetahuandalamReformasiBirokrasi
5
Gambar 2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10Gambar 3 Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan 13Gambar 4 Mengimplementasikan Manajemen Pengetahuan 17Gambar 5 Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen Pengetahuan 21
buku 8 edited.indd 7 3/2/11 6:50:59 PM
viii
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
buku 8 edited.indd 8 3/2/11 6:50:59 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
1PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab ipendahuLuan
1.1 Latar belakang
ReformasibirokrasibagiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdimaksudkanantaralainuntukmendorongterwujudnyaorganisasiyangefektifdanefisien.Untukmewujudkanorganisasisepertiitu,setiapinstansipemerintahharus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya,termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum halitudiwujudkandalambentukperaturandanprosedurkerjadalamorganisasitersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya.Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan danpengalamandalamorganisasitersebutseringkalitersebar,tidakterdokumentasidan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi.
Manajemen Pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola asetintelektualnya:pengetahuandanpengalamanyangada. Tujuannya tentu sajaadalahmemanfaatkanasettersebutuntukmencapaikinerjaorganisasiyanglebihbaikuntukmempercepatpencapaiantujuanpelaksanaanreformasibirokrasi.
Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN)mengelola forumknowledge management yang dapat dimanfaatkan sebagai knowledge sharing yang berguna baik dalam perumusan kebijakan reformasi birokrasi nasionaldan juga sebagai benchmarking bagi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah.SedangkanKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdiharapkandapat berpatisipasi aktif dalammemberikan knowledge sharing pengalaman pelaksanaan reformasi birokrasi dalam forum knowledgemanagement. Olehkarena itu pedoman ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaranmengenaipenerapanmanajemenpengetahuan(knowledge management). Hal ini akan sangat membantu keberlanjutan pelaksanaan reformasi birokrasi diKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.
Dalamhubunganini,penerapanmanajemenpengetahuantidakmenjadiaspekyangdinilaidalampelaksanaanreformasibirokrasiKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah.
buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM
BAB IPendahuluan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
2
1.2 tujuan
a. Membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalammengelolaforummanajemenpengetahuan;
b. Memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah mengenai knowledge management;
c. Mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untukberpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasibirokrasi.
buku 8 edited.indd 2 3/2/11 6:50:59 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
3PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab i igambaran umum
2.1. pengertian
a. manajemen pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematisdalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatankinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputiupaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali,penggunaandanpenyebaran,sertaevaluasidanpenyempurnaanterhadappengetahuansebagaiasetintelektualorganisasi.
b. pengetahuan adalah pemahaman tentang sesuatu hal berdasarkan interpretasiatassebuahkontekspermasalahantertentu.Kategoripengetahuandalamorganisasiadalah:• pengetahuan implisit (tacit), yaitu pengetahuan yang masih berada
dalam pikiran individu yang memiliki pengetahuan tersebut. Pengetahuan implisit terdiri komponen kognitif dan komponen teknis. Komponenkognitif merupakan kerangka berpikir yang tidak dapat begitu sajadiutarakandalamsebuah representasidatayang terstruktur, sehinggakerap kali disebutpengetahuan tak terstruktur. Sementara komponenteknis adalah konsep konkrit yang bisa diutarakan secara eksplisit,sehingga sering kali disebut pengetahuan terstruktur.
• pengetahuan eksplisit, yaitu pengetahuan yang sudah secara eksplisit diutarakan dan tersedia dalam organisasi. Umumnya pengetahuaneksplisit bersifat terstruktur dan tercermin dalam berbagai rujukan peraturandanstandarkerjadalamorganisasi.Pengetahuanakandapatmemberikanmanfaatterbesarbagiorganisasimanakalabisadisebarkankepadasegenappihakyangberkepentingandalamorganisasitersebut.
c. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge Management System) adalah sistem (umumnya berbasis teknologi informasi) yang digunakanuntukmelakukan pengelolaan atas pengetahuan pada tiap tahapan, baiksaatperolehan,penyimpanan,pengambilankembali,pemanfaatanmaupunpenyempurnaannya.
buku 8 edited.indd 3 3/2/11 6:50:59 PM
BAB II - Gambaran Umum
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
4
2.2. prinsip
PadaprinsipnyaadatigaprosesdasardalamManajemenPengetahuan:perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatanpengetahuan:
a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu proses perolehan ataupunpengembanganaset intelektual, termasukpemahamanpersonal, keahlian,pengalamandanrelasiantardata.Dalamprosesiniterjadiperekamandatadan penyimpanannya ke dalam database pengetahuan organisasi atauknowledge repository.
b. berbagi pengetahuan,yaituprosesmenyebarkandanmembuatpengetahuantersedia untuk berbagai kalangan yangmembutuhkan di dalam organisasipenggunanya. Proses berbagi dapat terbentuk melalui proses sosial padakultur organisasi yang menghargai aktivitas berbagi pengetahuan. Prosestersebutdapatberlangsungsecaratradisionalmelaluidiskusidankolokium,maupunmelaluimediummoderndenganberbasiskanteknologi.
c. memanfaatkan pengetahuan,yaituprosespenggunaanpengetahuandidalamorganisasi.Termasukdidalamnyaadalahpenerapannyadalampembentukanpanduan-panduan kerja berdasarkan pengalaman dan pengetahuan di masa lampau. Dalam proses ini juga terjadi aktivitas pengembangan danpenyempurnaan lebih lanjut dari pengetahuan yang telah didapatkan.
buku 8 edited.indd 4 3/2/11 6:51:00 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
5PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab i i imanajemen pengetahuan daLam
peLaKSanaan reformaSi biroKraSi
Manajemen Pengetahuan berperan penting dalam membantumeningkatkan kinerja organisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuanpelaksanaan reformasi birokrasi. Manajemen Pengetahuan meningkatkanefektivitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuanyang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas prosespengambilan keputusan. Selain itu, Manajemen Pengetahuan juga dapatberperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasiorganisasi, karena Manajemen Pengetahuan dapat membantu pembentukanbudayapembelajarandalamsuatuorganisasi.
Kondisi Saat ini
reformasi birokrasi
Kondisi yang akan
datang/yang diinginkan
manajemen perubahan
manajemen pengetahuangambar 1
Kerangka Kerja manajemen pengetahuan dalam reformasi birokrasi
Salahsatuhasilreformasibirokrasiakantercermindariseberapabaikdanefektifsebuahorganisasimelakukanaktivitas-aktivitasyangmenjaditanggungjawabnnya.DenganadanyaManajemenPengetahuan,organisasidapatbelajaruntukmelaksanakanaktivitasyangsemakinbaikdariwaktukewaktu.Kemampuanindividu-individu dalam organisasi akan memanfaatkan pengetahuan kolektifyang mereka miliki sekaligus menghindari terjadinya pengulangan proses,
buku 8 edited.indd 5 3/2/11 6:51:00 PM
BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
6
termasuk di dalamnya kemampuan untuk belajar danmengevaluasi tindakanyangtelahdilakukan,yangpadagilirannyaakanmempengaruhikinerjaorganisasiitu sendiri.
GrandDesign Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan RoadMap ReformasiBirokrasi 2010-2014 memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yangdiinginkan.PenerapanManajemenPengetahuanakanmembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamupayamewujudkan8areaperubahandankondisiyangdiinginkantersebut.Tabel1menjelaskankebutuhanpengetahuandalamsetiapareaperubahan.
tabel 1Kebutuhan pengetahuan dalam proses perubahan
No AREA PERUBAHAN
HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
1 Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran(rightsizing)
Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasidanperludikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus sejalan dengan dinamika perubahan dan denganperkembangan/tuntutan kebutuhan jaman.
2 Tatalaksana Sistem,prosesdanprosedurkerjayangjelas,efektif,efisien,terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip goodgovernance
Indikatorkinerja,caramengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.
3 Peraturan perundang-undangan
Regulasi yang lebih tertib,tidaktumpangtindih,dankondusif
Peta perundangan yang relevan,yangmenghambat,jenishambatan,kondisi-kondisitertentu yang membuat regulasisulitditerapkan,faktorpenyimpangan yang bisa ditoleransi/deviasi.
buku 8 edited.indd 6 3/2/11 6:51:00 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
7PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
No AREA PERUBAHAN
HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
4 SDM Aparatur SDM apatur yang berintegritas,netral,kompeten,capable,profesional,berkinerjatinggidansejahtera
IndikatorkinerjaSDM,carapengukurandanevaluasinya,cara pengembangan
5 Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN
Potensifraud,caradeteksifraud,sistemdeteksidini,sistemrestorasi,pembedaanfraud dan deviasi.
6 Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Indikatorakuntabilitas,caramengukur dan evaluasinya
7 Pelayanan publik
Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Indikatorpemenuhankebutuhan,persepsimasyarakat,caramengukurdan mengevaluasinya.
8 Polapikir(mindset)danbudayakerja(cultureset)aparatur
Birokrasidenganintegritas dan kinerja yangtinggi
Tersedianya berbagai pengetahuanpadabutir1-7,dan praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.
buku 8 edited.indd 7 3/2/11 6:51:00 PM
BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
8
buku 8 edited.indd 8 3/2/11 6:51:00 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
9PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab iVeLemen dan tahapan impLementaSi
manajemen pengetahuan
4.1 elemen penerapan manajemen pengetahuan
TerdapatduaelemenpokokdidalampenerapanManajemenPengetahuan,yaitukejelasanposisidatadalamorganisasidankejelasantatakeloladatadanpengetahuandalamorganisasi.Kejelasanakanduahaltersebutharustertuangsecara eksplisit dalam rencana dan strategi penerapan manajemen pengetahuan dalamKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.
a. Kejelasan posisi dataOrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahharussecarategasmenyatakanbahwakedepanakanmenjadiorganisasipembelajaranyangmendasarkan segenap aktivitas dan proses pengambilan keputusan padadata dan informasi yang valid, termasuk dalam penyusunanmekanisme,prosedur,tatalaksanamaupunpengelolaanmobilitaspersoneldidalamnya.OrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahperlusecarategasmenyatakanbahwasemuadatadaninformasiadalahmilikinstitusi. Setiapunit kerja bisa saja menjadi produsen, pengelola atau pun penanggungjawabvaliditasdata,tetapibukanberartimemilikihakuntukmemilikidanmembatasi kepemilikan dan akses akan data.
b. Kejelasan tata KelolaSetelah posisi data dan informasi sebagai sumber pengetahuan jelas,maka Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah selanjutnya perlumenetapkan tata kelola data dan informasitersebut. Prinsip tata kelolapadaManajemenPengetahuanbersumberpadakejelasanposisidatadaninformasi.Walaupunsemuadatadaninformasiadalahmilikinstitusi,tidakberartitidakadakejelasanotoritasyangdapatmengakses,merubah,danmenyebarkan data dan informasi tersebut. Penanggung jawab terhadapvaliditasdatadaninformasijugaharusada.Karenasifatnyayangmencakupseluruh lini organisasi,makaaturan tata kelola ini harusdikeluarkanolehpucuk pimpinan dalam organisasi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah tersebut.
Untuksebuahjenisinformasidanpengetahuantertentubisasajabersumberdarijenisdatayangberasaldarisatuankerja(satker)yangberbeda.Masing-
buku 8 edited.indd 9 3/2/11 6:51:00 PM
BAB IV - Elemen Dan Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
10
masingsatkerjugaakansalingmenggunakandatadaninformasidarisatkerlainnya. Karena itu kejelasan akan tata kelola inimenjadi sangat penting.Jikanantinyaadaunitkerjayangbertanggungjawabataspenyimpanandatamisalnya(umumnyaunitpengolahandataataupununitteknologiinformasi),tidakberartiunityangbersangkutanyangmemilikidanbertanggungjawabpenuh atas data. Tata Kelola manajemen data dan pengetahuan dalamorganisasi akan mengatur mekanisme yang transparan dan akuntabeldalampengelolaannyadiorganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamsemuaprosesmanajemenpengetahuan:perolehan/akuisisidata, penyebaran pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan untukkepentinganlembaga.
4.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan
Tahapan penerapan manajemen pengetahuan dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dapatdijelaskanpadaGambar2berikutini:
tahap 3:
evaluasi dan penyempurnaan mp
tahap 1: merencanakan implementasi mp
tahap 2: mengimplementasikan mp
•Mengidentifikasikonteksmanajemen pengetahuan dalamorganisasi
•Mengidentifikasi praktek manajemen pengetahuan dalamorganisasi
•Mengidentifikasi dan melakukan analisis terhadap para pemangku kepentingan
•Merumuskan strategi manajemen pengetahuan
•Mengembangkan strategi manajemen perubahan
•Mengembangkan strategi implementasi manajemen pengetahuan
•Pembentukan kebiasaan
•Penyediaan payung regulasi
•Pemanfaatanteknologi•Penyelarasan dengan
strategi manajemen perubahan
•Mekanisme berkala untuk penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan
•Pembangunan CommunityofPractices
•Terus menerus menyempurnakan TataKeloladanStrategi Manajemen Pengetahuan
gambar 2tahapan implementasi manajemen pengetahuan
a. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-1:
1. Mengidentifikasikonteksmanajemenpengetahuandalamorganisasi;2. Mengidentifikasipraktekmanajemenpengetahuandalamorganisasi;3. Mengidentifikasi dan melakukan analisis terhadap para pemangku
kepentingan;4. Merumuskanstrategimanajemenpengetahuan;
buku 8 edited.indd 10 3/2/11 6:51:01 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
11PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
5. Mengembangkanstrategimanajemenperubahan;6. Mengembangkan strategi implementasi manajemen pengetahuan.
b. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-2:
1. Pembentukankebiasaan;2. Penyediaanpayungregulasi;3. Pemanfaatanteknologi;4. Penyelarasan dengan strategi manajemen perubahan.
c. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-3:
1. Mekanisme berkala untuk penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan;
2. Pembangunan Community of Practices;3. TerusmenerusmenyempurnakanTataKeloladanStrategiManajemen
Pengetahuan.
buku 8 edited.indd 11 3/2/11 6:51:01 PM
BAB IV - Elemen Dan Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
12
buku 8 edited.indd 12 3/2/11 6:51:01 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
13PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab VmerenCanaKan impLementaSi
manajemen pengetahuan
Seperti yang telah disampaikan pada Bab IV, tahap PerencanaanImplementasiManajemenPengetahuan terdiri atas 6 (enam) kegiatan utamayang akan dijabarkan satu per satu di dalambab ini. Gambar 3 di bawah inimenjelaskan Tahap 1 dari kegiatan utama dalam perencanaan implementasi Manajemen Pengetahuan.
gambar 3merencanakan implementasi manajemen pengetahuan
5.1 Mengidentifikasi Konteks Manajemen pengetahuan dalam organisasi
Tahapaninidiawalidenganidentifikasibagaimanaperandatadaninformasisebagaisumberpengetahuandidalamorganisasi.SetiapKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah perlu memiliki semacam peta pengetahuan yang perlu dimiliki di dalam organisasi, ketersediaannya saat ini, cara memperolehnya,penggunaannya, hak akses dan distribusinya, dan sebagainya. Demikian pularangkaianperubahandaridatamentahmenjadi informasi,dandari informasimenjadi sebuah pengetahuan yang komprehensif. Tujuan dari tahapan iniadalahmengidentifikasiperanstrategispengetahuandalammenentukanarahdankebijakanorganisasi.
buku 8 edited.indd 13 3/2/11 6:51:01 PM
BAB V - Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
14
5.2 Mengidentifikasi praktek Manajemen pengetahuan dalam organisasi
Kegiatan ini dilakukan untuk mengidentifikasikan bagaimana data daninformasidikeloladidalamorganisasi.Dibeberapaorganisasi,penguasaandatadan informasi sebagai basis dalam bekerja hanya terpusat pada sekelompokorangataupadaunittertentusaja(eksklusif)sehinggapengambilankeputusantidakterciptadenganbaik.Sebagai ilustrasi, riset dari Delphi Group (2007) menunjukkan bahwa secarapersentase pengetahuan (knowledge) di dalam organisasi tersimpan dengankomposisi:
• 42%didalampikiran(otak)pegawai;• 26%didalamdokumenhard copy(kertas);• 20%didalamdokumenelektronik;• 12 % di dalam electronic-based knowledge.
Perandatadaninformasididalamorganisasipemerintahsangatlahsignifikan,dan juga kepemilikan atas data dan informasi tidak hanya berpengaruh padaposisidanmobilitasvertikal,tetapiseringkali jugamemilikinilaimaterialyangbisa diperjualbelikan.
Sebagaicontoh,pengembangandanpemanfaatanManajemenPengetahuandisalahsatuinstansiterkemukadilakukankarenaalasanberikut:• Menghindari terjadinya keluarnya pengetahuan yang dibawa oleh para
pegawaiyangsudahtidakbekerjalagidiperusahaan;• Menghindarihilangnyapengetahuanyangberharga;dan• Menghindariterjadinyapengulanganproses.
Kondisi tersebut merupakan pintu pertama yang harus didobrak jika inginmengimplementasikan manajemen pengetahuan. Segenap individu dalam organisasiharusdisadarkan (dandipaksauntuksadar)bahwasemuaaktivitasyangmerekalakukanadalahuntukkepentinganinstitusi.
5.3 Mengidentifikasi dan Melakukan analisis terhadap para pemangku Kepentingan
Di dalam sebuah organisasi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah, akan banyak sekali unit dan satuan kerja yang terlibat dalampengelolaandatadaninformasi.Segenapunitterkaittersebutperludipetakandandiidentifikasiperannya.Adaunityangberperansebagaiprodusendan/ataupengolahinformasidanadayangsebagaikonsumendariinformasiitusendiri.Juga di dalam beberapa organisasi, sering kali terdapat beberapa unit kerjayangmemilikitanggungjawabakanjenisdatayangsama.SetiapKementerian/
buku 8 edited.indd 14 3/2/11 6:51:01 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
15PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
Lembaga dan Pemerintah Daerah perlu merumuskan dan menetapkan unit manayangmemilikiotoritasakhirterhadapvaliditasdatatersebut.
5.4 merumuskan Strategi manajemen pengetahuan
Setelahrangkaianaktivitasdiatas,sebuahpetaawalakanmulaiterbentuksehingga bisa menjadi basis untuk menyusun sebuah strategi manajemen pengetahuan yang lebih komprehensif. Sesuai dengan elemen-elemenmanajemen pengetahuan, strategi tersebut pada dasarnya akanmenegaskanposisidatadantatakelolanyadalamorganisasi.Selainitujugaakandirumuskanfaktor-faktor lain yang menunjang penerapan manajemen pengetahuantersebut.
Isi dari sebuah Strategi Manajemen Pengetahuan setidaknya harusmencakuphal-halsebagaiberikut:
• Posisidata,informasi,danpengetahuandalamorganisasi;• Tata Kelola, mencakup segenap aspek dalam manajemen pengetahuan
sejak perolehan dan pengolahan, penyebaran maupun evaluasi danpengembangannya. Termasuk dalam hal ini adalah penetapan unit yang bertanggungjawabmengkoordinasikanmanajemenpengetahuan;
• Pembentukan Budaya, berisi rumusan upaya-upaya untuk mendorongkemauan segenap individu dalam organisasi untuk berbagi data danpengetahuan,khususnyayangbersifatimplisit.Bagianiniharusdiselaraskandenganagendamanajemenperubahandalamorganisasi;
• Manajemen Data, mengatur teknis pengelolaan data, validasi, tekniktransformasi(untukpengolahandata),penamanaandanidentitasdata,dansejenisnya;
• Penggunaan Teknologi, merumuskan jenis-jenis teknologi yang akandimanfaatkan untuk melaksanakan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Bagian ini harus diselaraskan dengan strategi manajementeknologiinformasidalamorganisasi;
• Penggunaan Manajemen Pengetahuan, berisi rumusan pemanfaatanmanajemenpengetahuanterkaitdengankepentingan-kepentinganstrategisorganisasi.Termasukdidalamnyamerumuskanmekanismepenggunaannyajikamemerlukaninteraksidenganorganisasilainnya.
Sebagaicontoh,salahsatustrategimanajemenpengetahuandisalahsatuinstansiterkemukauntukmengelolapengetahuanyangbersifatimplicitadalahdenganmelakukanknowledgesharingforum(forumuntukberbagiinformasi,ilmudanpengetahuan), denganharapanbahwa knowledge transfer (transferpengetahuan)dapatbergulirdenganlebihcepat.Sedangkanuntukyangbersifateksplisitstrateginyaadalahdenganmenyimpannyadidalamsuatuknowledgerepositoryberupaknowledgemanagementportal.Melaluiportalinikaryawandapat mempelajari pengetahuan yang ada dan menyebarkannya kepada rekan – rekannya yang lain.
buku 8 edited.indd 15 3/2/11 6:51:01 PM
BAB V - Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
16
5.5 mengembangkan Strategi manajemen perubahan
Dalamstrategimanajemenpengetahuan,terdapathal-halyangmenyangkutpembentukan budaya dan pembangunan tata kelola dalamorganisasi. Keduahal ini sangat terkaitdenganprosesmanajemenperubahandalamorganisasi.Karenaitu,dalamsetiapimplementasimanajemenpengetahuanperludilakukansinkronisasidenganstrategimanajemenperubahan(dikarenakanfaktormanusiadanbudayasangatmenentukan),danjikastrategisemacamitubelumadamakaperlu diikuti dengan pengembangan dan penyusunan strategi manajemenperubahan tersebut.
5.6 mengembangkan Strategi implementasi manajemen pengetahuan
Setelah organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerahmemiliki strategi tersebut, selanjutnya adalah menyusun tahapan-tahapanperubahan sesuai dengan kondisi dan batasan yang dimiliki. Ada beberapafaktoryangakanmempengaruhipenyusunanstrategidantahapanimplementasitersebut, yaitu kondisi SDM dan kultur yang ada, perubahan regulasi, danketersediaanpendanaan.Kondisitersebutbersifatunikuntuksetiaporganisasidan memerlukan rumusan yang sesuai dengan fakta lapangan yang dihadapi.
Keluaran pada Tahap Perencanaan Implementasi Manajemen Pengetahuan mencakup:1. AnalisisSituasi,yangmeliputiantaralain:
a. Identifikasiperanstrategispengetahuandidalamorganisasi;b. Inventori sumber – sumber pengetahuan, kategori pengetahuan di
dalamorganisasidankebutuhaninformasi;c. Analisisbudayaorganisasiyangadasaatini.
2. StrategiManajemenPengetahuan,yangmeliputiantaralain:a. Tatakelolamanajemenpengetahuan;b. Manajemendata;c. Penggunaanteknologi;d. Penggunaandanvaluasimanajemenpengetahuan;e. Dukunganbudayaorganisasi.
3. Rencana Implementasi Manajemen Pengetahuan, yang meliputi antaralain:a. Tahapandanaktivitas–aktivitasyangakandilakukan,termasukwaktu
pekerjaandanpenyelesaian;b. Indikatorkinerjautama.
buku 8 edited.indd 16 3/2/11 6:51:02 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
17PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab VimengimpLementaSiKan manajemen
pengetahuan
Terdapat tiga hal yang akan mempengaruhi implementasi manajemenpengetahuan, yaitu aspek SDM dan budaya organisasi, aspek regulasi, danaspek pendanaan. Dengan mengesampingkan aspek pendanaan, maka adadua faktor kunci yang perlu diperhatikan dalam implementasi ManajemenPengetahuan,yaituaspekSDMdanbudayasertaaspekregulasi.Keduaaspektersebutseringkaliberkaitansatusamalainnya.Selainitu,karenamanajemenpengetahuan modern sangat tergantung pada pemanfaatan teknologi, makaaspekpemanfaatanteknologijugaperlumendapatperhatiantersendiri.
Tahap pengimplementasian manajemen pengetahuan pada dasarnya mencakup4(empat)kegiatanutamayangdijabarkanpadabab ini.Gambar4di bawah ini menjelaskan kegiatan utama dalam implementasi manajemenpengetahuan.
gambar 4mengimplementasikan manajemen pengetahuan
buku 8 edited.indd 17 3/2/11 6:51:02 PM
BAB VI - Kaidah Penggambaran Tatalaksana
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
18
6.1 pembentukan Kebiasaan
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan SDM dan membanguniklimyangkondusifadalahdenganmembangunkebiasaanuntukberbagi data dan pengetahuan. Kebiasaan ini akan menuntut pula adanya kebiasaan menggunakan data yang akurat dan menyimpan data yang dimiliki dengan rapi. Syarat pokok dalam pembentukan kebiasaan ini adalah denganpenetapanposisidatasebagaimilikorganisasi,sebagaimanadisebutkandiawaldokumen ini. Pada aktivitas ini mungkin akan masih ada benturan-benturankewenangan,benturan regulasimaupunpertanyaan soal akurasi data.Hal inibisa diatasi dengan kesepakatan antar unit kerja yang terlibat.
6.2 penyediaan payung regulasi
Tatakelolatidakakanefektifbilamanatidakmemilikipayungregulasiyangcukupataubahkanberbenturandenganaturanformalyangada.Rumusantatakelolapengetahuandalamstrategimanajemenpengetahuanperludiikutidenganpenetapan kerangka regulasi yang menunjang. Sebagai contoh, keberhasilanimplementasi manajemen pengetahuan di salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)terkemukadibidangtelekomunikasiadalahadanyakebijakan/regulasiyangmengatur tata kelola pengetahuan selain adanya perencanaan strategisperusahaan yang mendukung strategi manajemen pengetahuan.
6.3 pemanfaatan teknologi
Dengan semakin besar volume data dan kompleksnya kebutuhan data,hampir mustahil untuk mengelola pengetahuan di dalam organiasi secaramanual. Peran teknologi informasi akan sangat dominan dalam hal ini dansetidaknyaakanmencakupkebutuhan-kebutuhansebagaiberikut:a. Perolehandanpengolahandata
Antara lain sistem untuk merekam data elektronik, baik data terstruktur(dalam database) atau pun tidak terstruktur (dalam bentuk uraian teks,gambar, video, audio, dan sebagainya), sistem untuk mengolah data(termasukmenyusunindeks,katalog,dansebagainya),danpengklasifkasianpengetahuan
b. Penyebaran pengetahuan• Fasilitasuntukpenyebaran informasisertamelakukankomunikasidan
kolaborasi,sepertiteknologiportalInternetdanIntranet,forumdiskusielektronik,sistemkatalogelektronik,sertasistempencariandantemukembali (retrieval) informasi–baik sistempencarianmanualmaupunsistemdeteksidiniakankebutuhandatadaninformasi;
• Sistem yang mengatur hak akses untuk menggunakan pengetahuan dan menjaga kerahasiaannya.
c. Evaluasi,pengembangandanpenyempurnaanpengetahuanPada tahap awal bisa berupa forumdiskusi elektronis dan sistemkatalog
buku 8 edited.indd 18 3/2/11 6:51:02 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
19PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
pengetahuan.Dalamjangkapanjang,jikatelahdilakukanintegrasiterhadapsistem informasi yang digunakan dalam proses kerja dalam organisasi,fasilitas ini bisa berkembang untuk mendeteksi pemanfaatan pengetahuan yangadadalampengambilankeputusandisegenapliniorganisasi.
6.4 penyelarasan Strategi manajemen pengetahuan dengan Strategi manajemen perubahan
Implementasi manajemen pengetahuan ini juga terkait dengan proses transformasi budaya kerja dalam organisasi. Oleh karena itu,penyelarasan terus menerus dengan strategi manajemen perubahan perludilakukan.Setiapdinamikayangterjadiakansangatpotensialuntuksaling mempengaruhi keduanya.
Keluaran pada Tahap Implementasi Manajemen Pengetahuan mencakup,antaralain:a. Implementasistrategidanrencanakerjamanajemenpengetahuan;b. Pembangunan payung hukum untuk menunjang implementasi
manajemenpengetahuansecaraberkesinambungan;c. Laporan kemajuan perkembangan implementasi manajemen
pengetahuandansinkronisasinyadengan implementasimanajemenperubahan.
buku 8 edited.indd 19 3/2/11 6:51:02 PM
BAB VI - Kaidah Penggambaran Tatalaksana
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
20
buku 8 edited.indd 20 3/2/11 6:51:02 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
21PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bagian ViieVaLuaSi peLaKSanaan
manajemen pengetahuan
Kegiatanpadatahapinipadadasarnyamerupakanaktivitasmonitoringdan evaluasi, diikuti dengan serangkaian tindak lanjut untuk meningkatkandan menyempurnakan kualitas pengetahuan yang dimiliki. Kegiatan tersebut dijelaskanpadaGambar5dibawahini.
gambar 5 evaluasi dan penyempurnaan manajemen pengetahuan
7.1 mekanisme berkala penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan
Setiap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah secara berkalaharusmengukurtingkatkeberhasilandaripenerapanmanajemenpengetahuan.Cara mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, misalnya denganmelakukan kunjungan lapangan dan mengevaluasi penerapannya. Hasil evaluasi tersebut digunakan untuk mendiagnosa kesenjangan antara pengetahuanyang dimiliki dengan kebutuhan maupun kekurangan-kekurangan lainnya yang mungkinmasihada.Selanjutnyaorganisasiperlumelaksanakankegiatanuntukmenyempurnakankatalogpengetahuanyangdimilikinya.
buku 8 edited.indd 21 3/2/11 6:51:02 PM
BAB VII - Evaluasi Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
22
7.2 pembangunan Community Of Practice (Cop)
Community of Practices adalah sekelompok individu yang memilikikesamaan minat dan pengetahuan akan suatu hal atau bidang tertentu dan merekasecararegulermaupun insidentilbertemuuntukbertukarpikirandanmendiskusikan hal-hal terkait dengan bidang yang mereka minati. Hasilnyakemudian mereka rumuskan menjadi sebuah panduan atau pengetahuan tertentu.PeranfasilitasdiskusielektroniksangatpentingdalampembentukanCoP,walautidakmenghilangkanperansesipertemuandanberbagipengetahuansecarafisik.
Untukmemperkaya pengetahuan, pembentukan CoP ini bisamelintasibatasorganisasibekerjasamadenganlembagalainatauunitkerjadilembagalainyangmemilikitugaspokokdanfungsiyangsejenis.
7.3 perbaikan terus-menerus tata Kelola dan Strategi manajemen pengetahuan
HasilmonitoringdanevaluasimaupunberbagaipengalamanmelaluiCoPsering kalimemicu perlunya penyempurnaan tata kelola dan bahkan strategimanajemenpengetahuanyangdimiliki.OrganisasiKementerian/LembagadanPemerintah Daerah harus memiliki fleksibilitas yang memadai dalam bentukmekanisme perubahan tata kelola dan strategi manajemen pengetahuantersebut.
Keluaran pada Tahap Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen Pengetahuanmencakup:1. Hasilmonitoringdanevaluasiimplementasimanajemenpengetahuan;2. Rekomendasiperbaikanuntukmeningkatkanimplementasidanpengelolaan
manajemenpengetahuan;3. Pembentukan Community of Practices untuk menunjang keberlanjutan dan
pemanfaatanmanajemenperubahandidalamorganisasi.
buku 8 edited.indd 22 3/2/11 6:51:02 PM
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
23PermenPANdanRBNo:14Tahun2011
bab Vii ipenutup
Pedoman ini diharapkan dapat membantu Kementerian/ Lembagadan Pemerintah Daerah dalam mengimplementasikan Program ManajemenPengetahuan. Program ini merupakan faktor kunci untuk membentukproses pembelajaran terus menerus dalam organisasi, sehingga tidak sajamembentukperilakuyangkonsistenbagisetiapaparaturnegaramaupundalammemberikanpelayananpublikberkualitasyangkonsisten,tetapijugamembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalammengembangkankualitaskerjaorganisasiyangbersangkutan.Kemampuan tersebutakan turutmenjadiindikatorsuksesnyapelaksanaanreformasibirokrasi.
buku 8 edited.indd 23 3/2/11 6:51:02 PM
BAB VIII - Penutup
Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
24
buku 8 edited.indd 24 3/2/11 6:51:02 PM