peraturan gubernur provinsi daerah...

PERATURAN GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS

IBUKOTA JAKARTA

NOMOR 2 TAHUN 2007

TENTANG

PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PERTANIAN DAN

KEHUTANAN PROVINSI DAERAH

KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan administras! kearsipan secara berdayaguna

dan berhasil guna. diperlukan pedoman yang mengatur pengelolaan kearsppan

dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta sebagai penjabaran dari Keputusan Gubernur Propinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur pengelolaan surat

masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan surat keluar Pemerintah Propinsi

Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan dalam

upaya membantu kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Pertanian dan

Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, perlu menetapkan peraturan

Gubernur tentang Pengelolaan Kearsipan Dinamis Satuan Administrasi Pangkal Dinas

Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 34 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Propinsi Daerah

Khusus Ibukota Negara Ropublik Indonesia Jakarta;

2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-

undangan

3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah;

4. Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3 Tahun 2001

tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

5. Keputusan Gubenur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 1976

tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumen-tasi Pemerintah Daerah Khusus

Ibukota Jakarta;

6. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 780 Tahun 1996

tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Dinamis Pemerintah Daerah Khusus Ibukota

Jakarta.

7. Keputusan Gebernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 56 Tahun 2001

tentang Tata Cara Penyelesaian Perbal Naskah Dinas Pemerintah Propinsi Daerah

Khusus Ibu Kota Jakarta;

8. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 25 Tahun 2002

tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pertanian dan Kehutanan Propinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta;


tentang Stempel, Kop Naskah dan Papan Nama Instansi Perangkat Daerah dan

Sekretariat DPRD Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;


tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta;


tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota

Jakarta;


tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk. Pembuatan Naskah Dinas dan

Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

13. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta Nomor 352/2004

tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta;

14. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1379/2004

tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi

Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN

ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DAERAH

KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan

1. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

2. Pusat Administrasi Daerah yang selanjutnya disingkat Pusminda adalah Pusat

Administrasi Daerah yang secara fungsional dilaksanakan oleh Biro Umum pada

Sekretariat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta

3. Dinas Pertanian dan Kehutanan adalah Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi


4. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta.

5. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota

Jakarta.

6. Satuan Administrasi Pangkal yang selanjutnya disingkat Satminkal adalah Satuan

Administrasi Pangkal Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota

Jakarta

7. Induk Tata Usaha disingkat ITU adalah ITU pada Satminkal Dinas Pertanian dan

Kehutanan yaitu Badan Tata Usaha pada Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi


8. Cabang Tata Usaha yang selanjutnya disingkat CTU adalah CTU pada Satminkal

Dinas Pertanian dan Kehutanan yaitu Bagian Tata Usaha dan Sub-Subdinas pada

Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta

9. Pimpinan Satminkal adalah Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta

10. Pimpinan ITU adalah Kepala Bagian Tata Usaha pada Dinas Pertanian dan

Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

11. Pelaksana sehari-hari ITU adalah Kepala Subbagian Umum pada Dinas Pertanian dan

Kehutanan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

12. Pimpinan CTU adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan para Kepala Subdinas pada


13. Pengolah/Pengonsep adalah para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi pada


14. Sekretaris Pimpinan yang selanjutnya disebut Sekpim adalah petugas ITU yang

menangani surat-surat dan arsip Kepala Dinas Pertanian dan Kehutanan Provinsi


15. Sekretaris Pengolah yang selanjutnya disebut Sekpeng adalah petugas yang

menangani surat dan arsip di CTU

16. Penerima dan Pencatat Surat adalah petugas ITU yang bertugas menerima dan

mencatat surat

17. Pengarah Surat adalah Pimpinan ITU atau pejabat ITU yang ditunjuk untuk

mengarahkan surat.

18. Pengendali Surat dan Penata Arsip adalah petugas ITU yang bertugas dalam cakupan

pengendalian surat dan penataan arsip.

19. Pengirim Surat adalah petugas ITU yang bertugas mengurusi penyampaian surat

kepada alamat yang dituju.

20. Panitia Pemusnahan Arsip adalah Panitia Pemusnahan Arsip Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta yang terdiri dan unsur-unsur Pusminda, Dinas Pertanian dan

Kehutanan serta Kantor Arsip Daerah dan unit kerja yang dianggap perlu yang

bertugas memberikan pertimbangan/penilaian terhadap arsip-arsip yang akan

dimusnahkan

21. Arsip adalah segala naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang dapat digunakan sebagai

bahan informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan

22. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan

kedinasan.

23. Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi termasuk arsip

yang masih dalam penyelesaian.

24. Naskah Dinas adalah sarana komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan.

25. Surat adalah segala macam bentuk naskah dinas yang masuk maupun keluar terdiri

atas, surat penting, surat biasa dan surat rahasia.

26. Surat perlu jawaban adalah surat yang isinya memerlukan proses tindak lanjut.

27. Surat tidak perlu jawaban adalah surat yang isinya tidak memerlukan proses tindak

lanjut.

28. Surat rahasia adalah surat yang sifat dan isinya rahasia, hanya boleh diketahui oleh

yang berhak.

29. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan subjek (masalah) ditinjau

dari segi fungsi dan tujuan

30. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal dari suatu subjek (masalah) dari

arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi sistem UDC (Universal Decimal

Classification) sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Gubernur Propinsi Daerah

Khusus Ibu Kota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara

Penyimpanan Arsip Pemerintah Propisi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

31. Kata tangkap (Caption) adalah suatu tanda pengenal/petunjuk untuk mengenal suatu

arsip yang disimpan dalam map atau folder.

32. Indeks adalah tanda pengenal terhadap suatu arsip/dokumen sebagai ciri khas

(identitas) dari arsip yang bersangkutan dapat berupa indeks nama (badan, instansi

atau orang) atau masalah. Indeks dicantumkan pada LP, kartu kendali, lembar

disposisi, lembar peminjaman. Indeks digunakan untuk penyimpanan dan penemuan

kembali arsip.

33. Berkas adalah himpunan arsip yang dapat berupa dosir, rubrik atau seri

34. Dosir adalah himpunan arsip tentang riwayat sesuatu peristiwa (kasus) tertentu sejak

dari awal sampai akhir secara lengkap mulai dari perencanaan, pelaksanaan,

pengawasan, evaluasi dan pelaporan.

35. Rubrik adalah himpunan arsip yang mempunyai kesamaan subjek (masalah).

36. Rubrikasi adalah teknik penyimpanan surat yang berdasarkan atas kesamaan

masalah yang dirinci lebih lanjut menurut kebutuhan. misalnya geografis, urutan waktu

dan/atau nomor urut (angka atau abjad)

37. Seri adalah himpunan arsip/berkas yang disimpan berdasarkan urutan waktu, atau

nomor urut (angka atau abjad).

38. Lembar Pengantar yang selanjutnya disingkat LP adalah sarana pencatatan surat

yang digunakan untuk mengantarkan surat

39. Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah sarana pencatatan surat yang

digunakan untuk memberikan disposisi atau catatan dari atasan kepada bawahan.

40. Kartu Kendali yang selanjutnya disingkat KK adalah sarana pencatatan dan

pengendalian surat yang digunakan untuk mengendalikan surat-surat penting;

41. Lembar Peminjaman adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk

meminjam berkas/arsip

42. Lembar Teguran adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk menegur bahwa

arsip-arsip tertentu telah habis jangka waktu simpannya atau jangka waktu

peminjaman di CTU dan harus segera dikembalikan.

43. Kartu Petunjuk Silang adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk

mempertemmkan arsip yang penempatannya pada 2 atau 3 tempat/lokasi.

44. Filling Kabinet adalah alat untuk penyimpanan arsip-arsip dinamis yang aktif dan

lembar peminjaman

45. Leman Arsip adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang inaktif.

46. Leman Katalog adalah alat untuk menyimpan KK. LP. dan Kartu Penunjuk Silang

termasuk LD (tembusan)

47. Folder adalah alat simpan semacam map untuk menyimpan berkas arsip

48. Petunjuk (guide) adalah untuk membenkan petunjuk dalam teknik penyimpanan

arsip/kartu-kartu dan sekaligus berfungsi sebagai penyekat antara folder/kartu.

49. Kotak Arsip (boks) adalah alat untuk menyimpan folder yang bensì berkas arsip

inaktif/statis.

BAB II

ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS

Pasal 2

(1) Susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal Dinas terdiri dari

a. pimpinan Satminkal,

b. ITU;

c. CTU.

(2) Susunan organisasi ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dan :

a. pimpinan ITU;

b. pelaksana sehan-hari ITU;

c. penerima dan pencatat surat.

d. pengarah surat;

e. pengendali surat dan penata arsip;

f. pengirim surat.

(3) Susunan organisasi CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dan :

a. pimpinan CTU;

b. Sekpeng,

c. Pengolah

(4) CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dan :

a. Bagian Tata Usaha;

b. Subdinas Bina Program;

c. Subdinas Produksi;

d. Subdinas Usaha Pemasaran dan Pengendalian Mutu;

e. Subdinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner;

f. Subdinas Eksplorasi, Eksploitasi Konservasi, Rehabilitasi dan Pelestarian

Sumberdaya Penkanan dan Kelautan (EEKRPSDPK):

g. Subdinas Pembinaan Masyarakat Pertanian dan Kehutanan;

h. Subdinas Prasarana Penkanan

(5) Bagan susunan organisasi Satminkal, ITU dan CTU sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), ayat (2) dan ayat (3) sesuai yang tercantum dalam lampiran peraturan Gubernur

ini.

Pasal 3

Pimpinan Satminkal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai

tugas :

a. melaksanakan pengendalian umum atas pengelolaan kearsipan dinamis;

b. membenkan disposisi surat masuk;

c. menandatangani surat keluar.

Pasal 4

(1) ITU sePagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b mempunyai tugas :

a. melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU:

b. mengkoordinasikan kegiatan CTU.

(2) Pimpinan ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai

tugas :

a. memimpin dan membina teknis pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU;

b. mengendalikan arus informasi dalam bentuk surat dan dokumen yang masuk

maupun keluar;

c. mengkoordinasikan kegiatan CTU;

d. bekerja sama dengan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah dalam penyusunan,

pemusnahan dan penyerahan arsip.

(3) Pelaksana Sehan-han ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b

mempunyai tugas :

a. memimpin pengurusan arsip dinamis pada ITU;

b. membantu mengkoordinasikan kegiatan CTU

(4) Penerima dan pencatat surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c

mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan penerima dan

pencatatan surat masuk.

(5) Pengarah surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d mempunyai

tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengarahan surat dan

penentuan umur simpan arsip.

(6) Pengendali surat dan penata arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)

huruf a mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan

pengendalian dan penomoran surat serta penataan, penyimpanan dan penyusutan

arsip serta bertanggung jawab terhadap proses pengetikan.

(7) Pengirim surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf f mempunyai

tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengiriman surat.

Pasal 5

(1) CTU sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) huruf c mempunyai tugas :

a. mengolah arsip dinamis yang masuk ke CTU serta mengonsep naskah dinas

yang akan ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal;

b. menyelesaikan naskah dinas Satminkal yang akan ditandatangani oleh Pimpinan

CTU;

c. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Pimpinan

Satminkal.

(2) Pimpinan CTU mempunyai tugas :

a. memimpin dan bertanggung jawab atas pengolahan surat masuk, menyimpan

konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal, serta

penyelesaian naskah dinas intern yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU;

b. mendisposisi naskah dinas yang masuk ke CTU;

c. mengoreksi konsep dan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh

pimpinan Satminkal dari sisi substansi materi.

(3) Sekpeng mempunyai tugas :

a. menerima dan mendistribusikan naskah dinas dan surat masuk ke CTU;

b. menyiapkan LD pimpinan CTU;

c. mengoreksi konsep naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh

pimpinan CTU dari aspek bahasa, redaksi dan format;

d. mendistribusikan naskah dinas/perbal yang akan ditandatangani pimpinan CTU;

e. mendistribusikan naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangni oleh

pimpinan CTU kepada alamat yang dituju;

f. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan

Satminkal;

g. melaksanakan pengetikan naskah dinas intern Satminkal yang akan

ditandatangani oleh pimpinan CTU;

h. memberikan nomor naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani

oleh pimpinan CTU;

i. menyimpan arsip dinamis CTU yang substansinya telah selesai diolah.

(4) Pengolah mempunyai tugas :

a. mengolah naskah dinas yang masuk ke CTU;

b. mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkai

dan naskah dinas intern Satminkai yang akan ditandatangani oleh pimpinan

CTU.

BAB III

SARANA KEARSIPAN

Bagian Kesatu

Sarana Pencatatan dan Pengendalian Naskah Dinas

Paragraf 1

Jenis Sarana

Pasal 6

Dala melaksanakan pengelolaan kearsipan Dinamis Satminkai Dinas Pertanian dan

Kehutanan menggunakan sarana pencatatan dan pengendalian naskah dinas sebagai

berikut.

a. LD.

b. KK.

c. LP

d. Lembar Peminjaman

e. Lembar Teguran.

f. Kartu Penunjuk Silang.

g. Nomorator

h. Stempel Jadwal Retensi Arsip

i. Stempel Tanggal.

Paragraf 2

Lembar Disposisi

Pasal 7

(1) LD digunakan untuk menulis perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan yang terdir

a. LD warna kuning untuk pimpinan Satminkai;

b. LD warna putih untuk pimpinan CTU

(2) LD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan, diisi dan dilampirkan pada surat

oleh Sekpim dan Sekpeng.

Paragraf 3

Kartu Kendah

Pasal 8

(1) KK digunakan untuk mengendalikan surat penting yang memerlukan jawaban dan

sebagai katalogus (untuk penemuan kembali arsip).

(2) KK diketik atau ditulis dengan jelas.

(3) KK untuk Satminkal Dinas Pertanian dan Kehutanan terdiri dari dua lembar yaitu:

a. KK lembar kesatu berwarna putih;

b. KK lembar kedua berwarna merah muda;

(4) KK lembar kesatu, dan lembar kedua disimpan berdasarkan kode klasifikasi yang

dibantu dengan susunan menurut indeks nama (badan, instansi, atau orang);

Paragraf 4

Lembar Pengantar

Pasal 9

(1) LP sesuai dengan penggunaannya dibedakan

a. LP putih digunakan untuk :

1. menyampaikan surat keluar,

2. menyampaikan surat-surat dari ITU ke pimpinan Satminkal dan CTU dari

CTU ke ITU, atau antar CTU.

b. LP merah digunakan untuk menyampaikan surat rahasia dari ITU kepada yang

berhak menerimanya.

c. LP kolektif digunakan untuk menyampaikan beberapa surat yang ditujukan

kepada satu alamat tertentu.

(2) LP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh pencatat surat, pengirim

surat, Sekpeng, dan Sekpim.

(3) LP putih yang digunakan di lingkungan Satminkal dibuat sesuai dengan kebutuhan,

sedangkan LP merah masing-masing dibuat rangkap 2 (dua).

(4) LP putih yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar dan LP kolektif masing-

masing dibuat satu lembar.

(5) LP putih, LP merah dan LP kolektif (LPKo) masing-masing disimpan dalam leman

katalog berdasarkan indeks nama (instansi, badan, atau orang).

Paragraf 5

Lembar Peminjaman

Pasal 10

(1) Lembar peminjaman digunakan sebaga bukti bahwa sesuatu arsip/dokumen sedang

dipinjam.

(2) Lembar peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh

Sekpeng serta pengendali surat dan penata arsip.

(3) Lembar Peminjaman diketik atau ditulis dengan jelas.

(4) Lembar peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga) dengan penggunaan sebagai berikut.

a. lembar asli kesatu berwarna putih untuk instansi (pejabat) yang meminjamkan

arsip.

b. lembar kedua berwarna putih untuk yang meminjam arsip.

c. lembar ketiga berwarna merah digunakan sebagai pengganti surat/arsip yang

dipinjam dan disimpan dalam foldernya.

Paragraf 6

Lembar Teguran

Pasal 11

(1) Lembar teguran digunakan untuk memberikan teguran kepada CTU. Tentang :

a. adanya surat yang telah habis jangka waktu simpannya;

b. kelambatan pengolahan surat;

c. jangka waktu peminjaman arsip telah habis

(2) Lembar teguran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat rangkap 2 (dua) oleh

pengendali surat dan penata arsip atau Pejabat ITU.

(3) Lembar teguran disimpan dalam folder berdasarkan Indeks Nama (Badan, Instansi.

atau orang) yang ditegur

Paragraf 7

Kartu Petunjuk Silang

Pasal 12

(1) Kartu petunjuk silang digunakan untuk mempertemukan peristilahan penamaan yang

berbeda tetapi sama art inya. beberapa Informasi yang berbeda tetapi saling berkaitan

disimpan di tempat yang berlainan tetapi dapat menunjukkan tempat arsip yang

bersangkutan

(2) Kartu petunjuk silang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan dan diisi oleh

Sekpeng pengendali surat dan penata arsip

Paragraf 8

Nomorator

Pasal 13

(1) Petugas yang mencantumkan nomorator adalah penerima dan pencatat surat.

(2) Nomorator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk mencantumkan

urutan surat masuk ke Satminkai.

(3) Setiap surat yang masuk diterima oleh Satminkal. sebelum disampaikan kepada

pimpinan Satminkal dibubuhi Nomorator pada halaman depan surat di bagian bawah

sebelah kiri atau kanan.

Paragraf 9

Stempel Jadwal Retensi Arsip

Pasal 14

(1) Stempel jadwal retensi arsip digunakan untuk mencantumkan umur simpan arsip dl

CTU dan Kantor Arsip Daerah.

(2) Setiap surat masuk yang ditenma oleh Satminkai, sebelum disalurkan ke CTU

(Pengolah) harus dibubuhi Stempel jadwal retensi arsip pada halaman beiakang surat

lembar pertama di sudut kanan atas.

(3) Petugas yang mengisi kolom umur simpan arsip pada Stempel jadwal referensi arsip

adalah Pengarah Surat.

(4) Pemantauan jangka waktu simpan suatu arsip harus dihitung dari tanggal surat.

(5) Umur simpan arsip yang tertera pada Stempel jadwal retensi arsip merupakan

pedoman waktu penyimpanan

(6) Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan umur simpan arsip yang tertuang pada

kolom-kolom Stempel jadwal retensi arsip.

Paragraf 10

Stempel Tanggal

Pasal 15

(1) Stempel tanggal digunakan untuk mencantumkan tanggal surat masuk ke Satminkal.

(2) Setiap surat masuk yang ditenma Satminkai sebelum disampaikan kepada Pimpinan

Satminkai harus dibubuhi Stempel tanggal pada halaman depan surat di bagian bawah

sebelah kiri atau kanan.

(3) Petugas yang mencantumkan Stempel tanggal adalah penerima dan pencatat surat

Bagian Kedua

Sarana Penyimpanan

Pasal 16

Sarana penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :

a. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk perabot kantor, antara lain lemari

arsip(manual dan/atau elektrik), filling kabinet, lemari catalog dan rak arsip;

b. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk alat tulis kantor antara lain: map, kotak arsip

(boks),

c. sarana penunjang penyimpanan arsip. yaitu petunjuk (guide) dan kata tangkap

(caption).

Pasal 17

Kegunaan sarana penyimpanan arsip adalah sebagai berikut.

a. lemari arsip/filing kabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dinamis.

b. lemari katalog yang terdiri :

1. lemari katalog LD digunakan untuk menyimpan tembusan LD;

2. lemari katalog KK untuk menyimpan KK, LP, lembar peminjaman dan kartu

petunjuk silang.

c. rak arsip termasuk lemari arsip digunakan untuk menyimpan kotak arsip (boks) yang

telah berisi arsip/folder.

d. kotak arsip (boks) digunakan untuk menyimpan arsip yang telah ditata perfolder.

e. folder digunakan untuk menyimpan arsip.

f. penunjuk (guide) digunakan untuk menyekat lembar-lembar pencatatan.

BAB IV

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

Pasal 18

(1) Surat yang ditujukan kepada Kepala Dinas harus melalui Bagian Tata Usaha selaku

ITU.

(2) Surat yang belum dicatat oleh ITU tidak dibenarkan untuk diproses lebih ianjut.

(3) Semua surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diproses lebih Ianjut,

kecuali surat kaleng.

Pasal 19

(1) Prosedur Pengeiolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3)

dilakukan sebagai berikut.

a. penerima dan pencatat surat bertugas

1. menerima dan meneliti semua surat, baik yang disampaikan oleh pengirim

surat maupun meialui pos, faksimili. e-mail.

2. membuka sampul surat, kecuali surat rahasia dan mencocokkan antara

alamat yang tertera pada surat dan alamat sampulnya serta mencocokkan

jumlah lampirannya, dengan ketentuan

a) surat yang bukan untuk Dinas Pertanian dan Kehutanan dikembalikan

kepada pengirimnya;

b) Jika alamat yang tercantum pada sampul surat sama dengan alamat

suratnya, sampulnya dapat dimusnahkan. sedangkan jika di dalam

surat tidak tercantum alamat lengkap dari pengirimnya, sampul surat

diiutserakan;

c) surat yang pada kepala suratnya atau didalam teksnya dinyatakan ada

lampiran. tetapi ternyata lampirannya tidak ada, perlu dilakukan hal-hal

sebagai benkut.

1) jika melalui pos atau sejenis itu harus ditulis "lampirannya tidak

ada" kemudian diparaf oleh penerima dan pencatat surat;

2) jika melalui pengirim surat. agar dikembalikan kepada pengirim

surat yang bersangkutan

3. membubuhi paraf, nama jelas serta tanggal terima surat pada tanda terima

surat/bukti penerimaan.

4. membubuhkan nomor, tanggal, penerimaan, dan paraf penerima pada

bagian bawah surat.

5. membubuhkan stempel jadwal retensi arsip pada bagian belakang surat

sebelah kanan atas

6. menyampaikan :

a) surat rahasia kepada yang berhak menenma dengan menggunakan 2

(dua) LP merah sebagai sarana pengiriman;

b) surat bukan rahasia kepada pengarah surat.

7. menyimpan LP merah rangkap kesatu setelah diparaf oleh yang berhak

menerima

b. pengarah surat bertugas

1. menenma surat-surat dan penerima dan pencatat surat;

2. memilah-milah surat ke dalam 3 (tiga) bagian yaitu surat perlu jawaban,

surat tidak perlu jawaban dan dokumen pelayanan,

3. memberi pengarahan pada bagian bawah surat;

4. mengisi umur simpan arsip pada kolom stempel jadwal retensi arsip.

5. menyampaikan semua surat kepada penerima dan pencatat surat;

6. menyampaikan dokumen pelayanan kepada pengendali surat dan penata

arsip.

c. penerima dan pencatat surat bertugas :

1. menerima semua surat dari pengarah surat.

2. melampirkan dan mengisi :

1) LP putih rangkap 2 (dua) surat perlu jawaban.

2) LP putih rangkap 3 (tiga) bagi surat tidak perlu jawaban.

3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) serta

surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) kepada Kepala

Dinas melalui Sekpim.

4. menerima kembali :

a) LP putih lembar kesatu yang telah diparaf oleh Sekpim untuk surat

perlu jawaban dan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga untuk

surat tidak perlu jawaban.

b) menyimpan LP putih lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dan

lembar ketiga dalam lema katalog.

d. Sekpim bertugas

1. menerima surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) untuk surat

tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) atau surat rahasia

beserta LP merah rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat;

2. memaraf LP putih lembar kesatu, selanjutnya LP putih lembar kesatu

dan/atau lembar ketiga dikembalikan kepada penenma dan pencatat surat;

3. melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 2 (dua) kepada Kepala Dinas;

4. menyampaikan surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) kepada Kepala

Dinas;

5. menyimpan LP putih lembar kedua dan LP merah lembar kedua dalam

lemari katalog.

e. Kepala Dinas bertugas

1. menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim;

2. memberikan disposisi pada LD kuning,

3. mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim.

f. Sekpim bertugas

1. menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 2 (dua) dari Kepala

Dinas;

2. menyatukan LD kuning lembar kesatu pada suratnya;

3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LD kuning lembar kesatu

kepada pengendali surat dan penata arsip serta surat tidak perlu jawaban

dan LD kuning lembar kesatu kepada penerima dan pencatat surat dengan

menggunakan LP putih lembar kedua yang berasal dari penerima dan

pencatat surat;

4. menyimpan LP putih lembar kedua yang telah diparaf oleh pengendali surat

dan penata arsip atau penerima dan pencatat surat serta LD kuning lembar

kedua dalam lemari katalog

g. Penenma dan pencatat surat bertugas

1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas kepada CTU pengolah

dari Sekpim beserta LP putih lembar kedua;

2. memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim;

3. menyampaikan surat dan LD kuning lembar kesatu kepada Sekpeng CTU

Pengolah dengan menggunakan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga

sebagai sarana pengiriman:

4. menerima kembali LP putih lembar kesatu yang telah diparaf Sekpeng CTU

Pengolah;

5. menyimpan LP putih lembar kesatu dalam leman katalog

h. Pengendali surat dan penata arsip bertugas

1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas dari Sekpim beserta LP

putih lembar kedua;

2. menerima dokumen pelayanan dari pengarah surat;

3. memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim;

4. menyampaikan surat perlu jawaban dan LD kuning lembar kesatu serta

dokumen pelayanan kepada Sekpeng CTU pengolah dengan menggunakan

KK masuk lembar kesatu dan lembar kedua sebagai sarana pengiriman;

5. menyimpan KK masuk lembar kesatu yang telah diparaf Sekpeng CTU

pengolah dalam lemari katalog

i. Sekpeng CTU pengolah bertugas

1. Menerima

a) surat perlu jawaban dan dokumen pelayanan beserta KK surat masuk

rangkap 2 dari Pengendali Surat dan Penata Arsip,

b) surat tidak perlu jawaban beserta LP putih dan KK masuk lembar

kesatu dalam leman katalog.

2. memaraf :

a) KK surat masuk lembar kesatu dan mengembalikannya kepada

pengendali surat dan penata arsip;

b) LP putih lembar kesatu dan mengembalikannya kepada penerima dan

pencatat surat

3. melampirkan LD putih rangkap 2 (dua);

4. menyimpan KK masuk lembar kedua dan LP putih lembar ketiga dalam

leman Katalog.

j. Pimpinan CTU pengolah bertugas :

1. menerima dan meneliti surat serta dokumen pelayanan dari Sekpeng;

2. memberikan disposisi pada LD putih;

3. mengembalikan surat dan dokumen pelayanan yang telah didisposisi

kepada Sekpeng CTU pengolah.

k. Sekpeng CTU pengolah bertugas :

1. menerima kembali surat dan dokumen pelayanan beserta LD putih rangkap

2 (dua) yang telah didisposisi oleh pimpinan CTU pengolah;

2. melepas LD putih lembar kedua dari surat menyatukan LD putih lembar

kesatu pada surat atau dokumen pelayanan dan meneruskan surat tidak

perlu jawaban dengan menggunakan KK masuk lembar kedua kepada

pengolah surat;

3. menyimpan LD putih lembar kedua serta LP putih dan KK masuk lembar

kedua dalam leman katalog.

l. Pengolah surat bertugas

1. menenma surat dan dokumen pelayanan dan Sekpeng CTU pengolah.

2. memproses surat sesuai dengan disposisi pimpinan

(2) Dalam hal surat rahasia setelah diketahui oleh yang berhak menerima ternyata bukan

rahasia dan menjadi surat perlu jawaban atau surat tidak perlu jawaban, pengurusan

selanjutnya mengikuti ketentuan pengurusan surat perlu atau surat tidak perlu

jawaban.

(3) Bagan prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sesuai yang tercantum pada lampiran peraturan Gubernur ini.

BAB V

PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Teknis Pembuatan Naskah Dinas

Pasal 20

(1) Konsep naskah dinas penting seperti keputusan, instruksi, edaran dan surat-surat

penting, yang disusun oleh Pengolah CTU pengonsep atau pejabat lain yang ditunjuk,

baik atas perintah Kepala Dinas maupun atas inisiatif sendiri, dituangkan dalam blanko

perbal. dengan ketentuan sebagai berikut.

a. jika maten naskah dinas melibatkan beberapa CTU, maka semua pimpinan CTU

yang terkait harus ikut memberikan pertimbangan dengan cara membubuhkan

paraf pada perbal kolom pemaraf serta dan setiap pemarafan harus dilengkapi

dengan tanggal pemarafan.

b. setiap terjadi perubahan, maka pejabat yang mengadakan perubahan harus

membubuhkan paraf dan tanggal pemarafan pada perubahan tersebut.

(2) Konsep perbal naskah dinas yang telah diparaf/disetujui oleh pejabat penanda tangan,

selanjutnya diberikan nomor dan tanggal surat oleh Pengendali Surat dan Penata Arsip

serta diketik dengan ketentuan sebagai berikut.

a. naskah dinas diketik sebanyak instansi yang akan dikirimi ditambah dengan 2

(dua) eksemplar yaitu satu eksemplar untuk disimpan dalam perbal sebagai

pertinggal dan satu eksemplar lagi untuk CTU pengonsep.

b. apabila perlu perbanyakan ketikan net, dapat dilakukan dengan fotokopi

c. naskah dinas asli diketik menggunakan kertas ukuran A4, dan sesuai dengan

perkembangan teknologi pengetikan dapat dilakukan dengan komputer.

d. untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat digunakan stempel ASLI dan

stempel TEMBUSAN ditempatkan pada sudut kiri atas, dengan posisi miring.

e. bentuk dan format naskah dinas disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas

f. sebelum diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan, maka

naskah dinas harus diperiksa/ditaklik.

g. pemeriksaan mengenai kebenaran materi dilakukan oleh pimpinan CTU

pengonsep dengan membubuhkan paraf sebelah kiri nama jabatan dan memaraf

perbal pada kolom "Net telah disetujui oleh Unit/sub Unit/CTU pengonsep;

h. pemeriksaan redaksional dan pengetikan dilakukan oleh pelaksana sehan-hari

ITU dan diparaf oleh pimpinan ITU disebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas.

(3) Ketikan net naskah dinas diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk dimintakan

tanda tangan dengan memperhatikan hal-hal sebagai benkut.

a. tembusan naskah dinas yang akan dijadikan pertinggal (arsip). ditempatkan

paling atas.

b. Kepala Dinas menandatangani asli naskah dinas dan calon pertinggal atau

tembusan yang dianggap perlu, sedangkan tembusan lainnya dapat

menggunakan stempel tanda tangan

Pasal 21

(1) Penulisan nama jabatan dan tempat pemarafan ditulis sebagai benkut.

(x) KEPALA DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN

PROVINSI DKI JAKARTA, (XX)

NAMA JELAS

NIP

(2) Paraf pimpinan CTU pengonsep pada sebelah kiri nama jabatan Kepala Dinas (x) dan

paraf pimpinan CTU pada sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas (xx).

(3) Pemarafan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan pada lembar tembusan

yang akan dijadikan pertinggal

Bagian Kedua

Penomoran Naskah Dinas

Pasal 22

Penomoran semua naskah dinas dinomori oleh ITU dalam hal ini pengendali surat dan

penata arsip.

Pasal 23

(1) Penomoran naskah dinas untuk surat keluar terdiri dan dua komponen. yaitu nomor

urut dan kode klasifikasi yang dibatasi dengan garis miring

(2) Penulisan nomor surat keluar dan kode klasifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dutulis sebagai berikut Nomor XX/-XXX XXX

--► XX Nomor Urut -► -XX,XXX Kode klasifikasi

(3) Nomor surat keluar dícatat dalam buku nomor surat keluar, dengan kolom-kolom : nomor urut, kode klasifikasi. tanggal dan nomor surat, ISI ringkas, ditujukan kepada dan keterangan

(4) Penomoran sebagaimana dimaksud ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember.

Pasal 24

(1) Penomoran naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan. instruksi, surat edaran dan

pengumuman diatur sebagai benkut a. penomoran peraturan, instruksi. seruan dan pengumuman terdiri atas dua komponen

yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan kata TAHUN dengan ketentuan penulisan sebagai benkut

Nomor XX TAHUN XXXX

XX Nomor Urut XXXX Tahun Penetapan

b. penomoran keputusan terdiri dari 2 (dua) komponen yaitu nomor urut dan tahun

penetapan yang dibatasi dengan ketentuan penulisan sebagai benkut

Nomor XX/XXXX

XX Nomor Urut XXXX : Tahun Penetapan

c. penomoran suat edaran terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu nomor urut, tulisan SE dan

tahun pembuatan yang masing-masing dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penuhsan sebagai benkut

Nomor XX/SE/XXXX

XX Nomor Urut SE Surat Edaran XXXX Tahun Penetapan

(2) Nomor peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman masing-masing

dícatat dalam buku tersendiri. (3) Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januan dan

berakhir pada akhir bulan Desember

Bagian Ketiga

Penandatanganan Naskah Dinas

Pasal 25

(1) Pada dasarnya semua naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Dinas.

(2) Kepala Dinas dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya dalam hal

penandatanganan naskah dinas kepada pejabat struktural yang ditunjuk, yang

pendelegasian kewenangannya dibuat secara tertulis dengan keputusan Kepala

Dinas.

(3) Pengetikan nama jabatan yang diberi pendelegasian wewenang menandatangani

naskah dinas atas nama Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditulis

sebagai berikut.

a.n KEPALA DINAS PERTANIAN DAN KEHUTANAN

PROVINSI DKI JAKARTA

KEPALA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,

NAMA JELAS

NIP

(4) Apabila ada naskah dinas yang menurut ketentuan harus ditandatangani oleh Kepala

Dinas atas Nama Gubernur, Kepala Dinas tidak dibenarkan melimpahkan kewenangan

tersebut kepada siapapun.

Pasal 26

Naskah dinas yang bersifat kebijakan dan mengandung aspek yuridis harus ditandatangani

oleh Kepala Dinas.

Bagian Keempat

Prosedur Pembuatan Naskah Dinas

Pasal 27

(1) Prosedur pembuatan naskah dinas dilakukan dengan tahapan sebagai berikut

a. Pengonsep bertugas :

1. menyiapkan konsep naskah dinas dalam blanko perbal lengkap dengan

pengisiannya;

2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Dikerjakan oleh";

3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pimpinan

CTU Pengonsep

b. Pimpinan CTU Pengonsep bertugas :

1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif

sendiri dari pengonsep;

2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom

"Diperiksa oleh" dan kolom "Pemaraf Serta",

3. mengembalikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal

inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep.

c. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas

1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari perbal inisiatif

sendiri yang sudah diparaf oleh pimpinan CTU pengonsep;

2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Diedarkan oleh";

3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Sekpeng

CTU terkait dengan menggunakan LP putih sebagai sarana penyampaian.

d. Sekpeng CTU terkait bertugas :

1. menerima konsep perbal beserta surat dan inisiatif sendiri dengan LP putih

dari Sekpeng CTU pengonsep;

2. memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU

pengonsep.

3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal

inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU terkait

e. Pimpinan CTU terkait bertugas

1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dari Sekpeng CTU terkait;


pemaraf serta;

3. mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal

inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU terkait.

f. Sekpeng CTU terkait bertugas:


sendiri dari pimpinan CTU terkait;

2. menyampaikan konsep perbal benkut berkas surat masuk dan perbal

inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP

putih sebagai sarana pengiriman.

g. Sekpeng CTU pengonsep bertugas :

1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari

Sekpim Wakil Kepala Dinas:

2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada

Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan menggunakan KK masuk

lembar kedua setelah terlebih dahulu menuliskan kata-kata "beserta

perbal/lampiran" pada kolom keterangan, kemudian memaraf,

3. dalam hal konsep perbal bukan merupakan jawaban surat masuk (perbal

inisiatif sendiri) maka penyampaiannya dengan menggunakan LP putih

rangkap 3.

4. menyimpan LP putih atau KK masuk lembar kesatu dalam lemari katalog

setelah ditukar dengan KK masuk lembar kedua.

h. Pengendali surat dan penata arsip bertugas ;

1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU

pengonsep beserta KK masuk lembar kedua atau LP putih 3 (tiga) rangkap;

2. mencabut KK masuk dan perbal inisiatif sendiri lembar kesatu dan

menuliskan kata-kata yang sama seperti pada KK masuk lembar kedua

kemudian memaraf:

3. menyerahkan KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu kepada

Sekpeng CTU pengonsep;

4. menyampaikan konsep perbal beserta berkas masuk dan perbal inisiatif

sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU.

i. Pelaksana sehan-hari ITU bertugas


sendiri dari pengendali surat dan penata arsip;


pemaraf serta bagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan pada

sisi sebelah kiri;


inisiatif sendiri kepada pimpinan ITU.

j. Pimpinan ITU bertugas :


sendiri dari pimpinan ITU;

2. memaraf perbal dan membubuhkan tanggal paraf pada kolom pemaraf serta

pada sisi sebelah kanan;


inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip.

k. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :


sendiri dari pimpinan ITU;

2. mengisi tanggal pada kolom "Diajukan pada tanggal" dengan tanggal

pemarafan Pimpinan ITU

3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-3 sebagai sarana penginman;

4. menyimpan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar ke-3 dalam lemari katalog

l. Sekpim bertugas

1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan KK masuk lembar ke-2 atau LP putih lembar kedua dan ketiga dari pengendali surat dan penata arsip;

2. memaraf KK masuk lembar kedua pada kolom diteruskan atau LP putih lembar ketiga dan mengembalikan kepada pengendali surat dan panata arsip;

3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pejabat penanda tangan

4. menyimpan LP putih lembar kedua dalam leman katalog.

m. Pejabat penanda tangan bertugas

1. menenma konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dan Sekpim.

2. meneliti/mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/ tanggal pada kolom ditetapkan oleh,

3. menyerahkan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf kepada Sekpim.

n. Sekpim bertugas

1. menenma konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf pejabat penanda tangan

2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga sebagai sarana penginman;

3. menyimpan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga dalam leman katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan"

o. Pengendali surat dan penata arsip bertugas

1. menenma konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga dari Sekpim;

2. memaraf LP putih lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada Sekpim.

3. memberi nomor dan tangal pada perbal,

4. membubuhkan paraf dan tanggal pada kolom 'Dinomori Oleh":

5. menyelesaikan proses pengetikan net, pengetikan net dapat dilakukan di ITU atau CTU pengonsep.

6. menyampaikan ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta

berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari

ITU;

7. menyimpan katikan net rangkap kesatu dan rangkap ketiga.

p. Sekpeng CTU Pengonsep bertugas

1. menerima ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas

surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan KK surat masuk lembar kedua

atau LP putih lembar dari pengendali surat dan penata arsip:

2. memaraf KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada

kolom pengolah dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata

arsip;


berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Pimpinan CTU

pengonsep.

q. Pimpinan CTU pengonsep bertugas

1. menerima ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas

surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengosep;

2. membubuhkan paraf ketikan net rangkap kedua dan pada perbal di kolom

"Net telah disetujui oleh unit/subunit/CTU pengonsep" pada SISI kiri nama

jabatan penanda tangan surat;

3. mengembalikan ketikan net rangkap kedua yang telah diparaf dan konsep

perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada

Sekpeng CTU pengonsep

r. Sekpeng CTU pengonsep bertugas

1. menenma ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta berkas

surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan Pimpinan CTU pengonsep,


berkas surat masuk kepada pengendali surat dan penata arsip dengan

menggunakan KK surat masuk atau perbal inisiatif sendiri lembar kesatu

sebagai sarana pengiriman;

3. menyimpan KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu dalam

lemari katalog setelah diparaf pengendali surat dan penata arsip pada

kolom "Diteruskan"

s. Pengendali surat dan penata arsip bertugas

1. menenma ketikan net rangkap kedua dan konsep perbal beserta surat

masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengonsep;

2. memaraf KK masuk lembar kesatu atau LP putih lembar kesatu pada kolom

diteruskan dan mengembalikan pada Sekpeng CTU pengonsep;

3. meneliti kelengkapan paraf pada ketikan net rangkap kedua baik paraf

pada sisi kiri dan kanan nama jabatan penanda tangan maupun paraf hasil

penaklikan pada setiap halaman net rangkap kedua;

4. mengambil ketikan net rangkap kedua dan ketiga untuk digabung dengan

ketikan net rangkap kedua dengan posisi ketikan net rangkap rangkap

kedua paling atas, serta membubuhkan stempel asli pada ketikan net

rangkap kesatu dan tembusan pada ketikan net rangkap kedua dan ketiga;

5. menyampaikan ketikan net rangkap ketiga dan konsep perbal beserta

berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan

menggunakan KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga

sebagai sarana pengiriman.

t. Sekretaris pimpinan bertugas :

1. menerima ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas

surat masuk atau perbal inisiatif sendin dari pengendali surat dan penata

arsip;

2. memaraf KK surat masuk lembar kedua atau LP putih lembar ketiga pada

kolom diteruskan dan mengembalikannya kepada pengendali surat dan

penata arsip;

3. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta

berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pejabat penanda

tangan.

u. Pejabat penanda tangan bertugas :

1. menerima ketikan net dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau

perbal inisiatif sendiri dari Sekpim;

2. menandatangani ketikan net rangkap 3 (tiga);

3. mengembalikan ketikan net rangkap 3 (tiga) yang telah ditandatangani

beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri

kepada Sekpim.

v. Sekpim bertugas :

1. menerima naskah dinas rangkap 3 (tiga), konsep perbal dan berkas surat

masuk atau perbal inisiatif sendiri;

2. menyampaikan naskah dinas rangkap 3 (tiga) beserta konsep perbal dan

berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan

penata arsip dengan menggunakan LP putih baru 1 (satu) lembar sebagai

sarana pengiriman;

3. menyimpan LP putih baru dalam lemari katalog setelah diparaf oleh

pengendali surat dan penata arsip.

(2) Bagan prosedur pembuatan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

sesuai yang tercantum dalam lampiran peraturan Gubernur ini.

BAB VI

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Pasal 28

(1) Pengiriman semua surat keluar melalui ITU.

(2) ITU bertanggung jawab atas penyampaian/pengiriman surat keluar tepat pada

waktunya.

Pasal 29

(1) Prosedur pengendalian surat keluar adalah sebagai berikut.

a. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :

1. menerima surat yang telah ditandatangani oleh pejabat penanda tangan

beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri

dari Sekpim,

2. memaraf LP putih satu lembar pada kolom "Diteruskan" dan

mengembalikannya kepada Sekpim

3. menggandakan surat keluar sebanyak yang dibutuhkan;

4. membubuhkan Stempel pada surat

5. mengisi KK keluar rangkap 2 (dua).

6. menyampaikan surat (asli) dan perbal kepada pengirim surat dengan

menggunakan KK keluar rangkap 2 (dua) sebagai sarana penginman.

b. Pengirim surat bertugas.

1. menerima surat (asli) dan perbal beserta KK keluar rangkap 2 (dua) dari

pengendali surat dan penata arsip;

2. memaraf perbal pada kolom "Diterima Oleh Pengirim Surat" dan kolom

"Dikirim Oleh" serta KK keluar rangkap 2 pada kolom "Diteruskan" dan

mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip;

3. menyiapkan/mengetik alamat pada sampul surat, Stempel dan LP putih 1

(satu) lembar;

4. menyimpan LP putih dalam leman katalog

c. Pengendali surat dan penata arsip bertugas :

1. menerima kembali perbal dan KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengirim

surat;

2. memaraf kolom "Perbal dan Pertinggal Disimpan Oleh" pada perbal dan

menuliskan tanggal pemarafan;

3. memaraf KK masuk lembar ke-2 dan KK surat keluar lembar ke-1 dan ke-2

pada kolom "Disimpan" sekaligus menuliskan kode lokasi penyimpanan

berkas.

4. menyimpan berupa :

a) surat keluar pertinggal, perbal dan surat masuk dalam filing kabinet;

b) KK masuk lembar kedua dalam leman katalog.

5. menyampalkan surat keluar tembusan dan KK keluar lembar kesatu kepada

Sekpeng CTU Pengonsep dengan menggunakan KK keluar lembar kedua

sebagai sarana pengiriman;

6. menerima kembali KK keluar lembar kedua setelah diparaf oleh Sekpeng

CTU pengonsep selanjutnya menyimpannya ke dalam leman katalog

digabung dengan KK masuk lembar kedua.

d. Sekpeng CTU pengonsep bertugas

1. menerima surat keluar tembusan dari KK keluar lembar kesatu dan kedua

dari pengendali surat dan penata arsip;

2. memaraf KK keluar lembar kedua pada kolom pengolah dan

mengembalikannya pada pengendali surat dan penata arsip.

3. menyimpan surat keluar tembusan dalam lemán arslp dan KK keluar lembar

kesatu dalam leman katalog digabung dengan KK surat masuk lembar

kesatu.

(2) Bagan prosedur pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai

yang tercantum dalam lampiran Peraturan Gubernur ini.

BAB VII

PENYIMPANAN ARSIP DAN LEMBAR PENCATATAN

Bagian Kesatu

Penyimpanan Arsip

Pasal 30

(1) Arsip dinamis yang masih digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan disimpan

oleh CTU pengolah sedangkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam

proses pekerjaan disimpan dan dipelihara oleh ITU.

(2) CTU harus menyerahkan arsip dinamis yang telah selesai digunakan dalam proses

pekerjaan kepada ITU.

Bagian Kedua

Paragraf 1

Penyimpanan Arsip dan Lembar Disposisi

Pasal 31

Penyimpanan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut.

a. pengendali surat dan penata arsip mengelompokkan arsip berdasarkan kode klasifikasi

dan menyusunnya ke dalam map folder menurut indeks nama badan/instansi/orang

yang tercantum pada tabulasi tersebut.

b. penyusunan тар folder menurut indeks dipisahkan dengan penunjuk (guide).

c. тар folder dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang telah diberi kode klasifikasi dan

disusun secara vertikal.

d. kotak arsip ditempatkan di dalam rak arsip dan/atau lemari arsip.

Pasal 32

Penyimpanan LD dilakukan sebagai berikut.

a. LD disimpan dalam Leman Katalog;

b. penyimpanan dikelompokkan berdasarkan kronologis waktu menurut tanggal, bulan

dan tahun;

c. penyusunan LD dipisahkan dengan petunjuk (guide) berupa :

1. warna merah untuk menunjukkan tahun;

2. warna hijau untuk menunjukkan bulan;

3. warna kuning untuk menunjukan tanggal.

d. penempatan penunjuk (guide) warna merah disusun menurut urutan tahun;

e. penempatan penunjuk (guide) warna hijau disusun menurut urutan bulan dengan

menempatkan bulan Desember sebagai urutan pertama;

f. penempatan penunjuk (guide) warna kuning disusun menurut urutan tanggal

disesuaikan dengan interval waktu sesuai kebutuhan.

Paragraf 2

Penyimpanan Lembar Pencatatan

Pasal 33

Penyimpanan LP dilakukan sebagai berikut.

a. LP disimpan dalam leman katalog;

b. penyimpanan LP dikelompokkan berdasarkan indeks nama badan/ instansi/orang;

c. pengelompokan dipisahkan dengan penunjuk (guide) berupa :

1. warna merah untuk menunjukkan instansi induk;

2. warna hijau untuk menunjukkan subinstansi;

3. warna merah untuk menunjukkan sub-subinstansi.

Paragraf 3

Penyimpanan KK

Pasal 34

Penyimpanan KK dilakukan sebagai berikut

a. KK disimpan dalam lemari katalog;

b. penyimpanan KK dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi (masalah);


1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok;

2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah;

3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah.

Paragraf 4

Penyimpanan Kartu Penunjuk Silang

Pasal 35

Penyimpanan kartu petunjuk silang dilakukan sebagai berikut.

a. kartu petunjuk silang disimpan dalam lemari katalog;

b. penyimpanan kartu petunjuk silang dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasi dan

indeks;

c. pengelompokan dipisahkan dengan petunjuk (guide) berupa :

1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok atau instansi induk;

2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah atau subinstansi;

3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah atau sub-subinstansi.

Paragraf 5

Penyimpanan Lembar Peminjaman

Pasal 36

Penyimpanan lembar peminjaman dilakukan sebagai berikut.

a. lembar peminjaman kecil disimpan dalam lemari katalog;

b. lembar peminjaman besar disimpan dalam map arsip yang dipinjam;


1. warna merah untuk menunjukkan masalah pokok;

2. warna hijau untuk menunjukkan submasalah;

3. warna kuning untuk menunjukkan sub-submasalah.

BAB VIII

PENYUSUTAN ARSIP

Bagian Kesatu

Tahapan Penyusutan

Pasal 37

Tahapan penyustan arsip meliputi :

a. pemindahan arsip dari CTU pengolah ke ITU;

b. pemilahan arsip oleh ITU (pengendali surat dan penata arsip);

c. pemusnahan arsip;

d. penyerahan arsip dari Satminkal ke Kantor Arsip Daerah.

Bagian Kedua

Teknis Penyusutan Arsip

Paragraf 1

Teknis Pemindahan Arsip

Pasal 38

(1) Sekpeng CTU pengolah menyampaikan arsip yang telah selesai diproses ke ITU

dengan menggunakan daftar pertelaan arsip dan berita acara pemindahan arsip.

(2) Sekpeng CTU pengolah memusnahkan tembusan naskah dinas beserta berkasnya

setelah dianggap tidak berguna lagi yang diikuti dengan pemusnahan lembar

pencatatannya.

Paragraf 2

Teknis Pemilahan Arsip

Pasal 39

(1) ITU meneliti dan memilah-milah arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya

sesuai dengan daftar retensi. minimal 6 (enam) bulan sekali.

(2) ITU mengelompokkan arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya menjadi :

a. kelompok arsip yang diusulkan untuk dapat dimusnahkan;

b. kelompok arsip yang perlu disimpan lebih lanjut oleh Satminkal;

c. kelompok arsip yang diusulkan untuk ditransfer ke Kantor Arsip Daerah.

(3) ITU membuat daftar pertelaan arsip untuk masing-masing kelompok arsip.

(4) ITU menyampaikan :

a. daftar pertelaan arsip beserta arsip yang akan dimusnahkan kepada panitia

pemusnahan arsip;

b. arsip-arsip yang akan disimpan lebih lanjut sebagaimana dimaksud ayat (2) huruf

b beserta daftar pertelaan arsip ke Kantor Arsip Daerah.

Paragraf 3

Teknis Pemusnahan Arsip

Pasal 40

(1) ITU mengajukan daftar pertelaan arsip untuk arsip yang akan dimusnahkan kepada

panitia pemusnahan arsip untuk dinilai.

(2) Panitia pemusnahan arsip selanjutnya memberikan pertimbangan atas usul

pemusnahan arsip dimaksud, dan apabila dianggap perlu panitia pemusnahan arsip

dapat meneliti langsung arsip fisiknya.

(3) Arsip yang oleh panitia pemusnahan arsip dapat dimusnahkan, dibuat daftar pertelaan

arsip yang merupakan lampiran dari rekomendasi panitia pemusnahan kepada

pimpinan ITU.

(4) Pimpinan ITU selaku Ketua panitia pemusnahan arsip membuat surat usulan

persetujuan pemusnahan arsip kepada Pimpinan Satminkal yang dituangkan dalam

surat persetujuan pemusnahan arsip.

(5) Pimpinan ITU selaku ketua pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan dari

pimpinan satminkal, langsung melaksanakan pemusnahan arsip

(6) Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh panitia pemusnahan arsip dan dibuatkan berita

acara pemusnahan arsip

Paragraf 4

Teknis Penyerahan Arsip

Pasal 41

(1) Penyerahan arsip kepada Kantor Arsip Daerah dikoordinasikan dan dilakukan oleh ITU

(2) Tata cara pelaksanaan penyerahan arsip diatur sebagai berikut.

a. setiap tahun diadakan penyortiran arsip yang masa simpannya telah mencapai 5

(lima) tahun dan arsip ini dipindahkan ke tempat simpannya. Misalnya

ditempatkan pada filing kabinet tersendiri atau ditempatkan di kotak arsip, tiap

kotak arsip ditempel label.

b. membuat daftar pertelaan arsip rangkap dua untuk arsip yang akan diserahkan

kepada Kantor Arsip Daerah

(3) Menyerahkan arsip beserta daftar pertelaan arsip lembar kesatu. kedua dan ketiga

kepada Kantor Arsip Daerah

(4) Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b harus dibuatkan berita

acara rangkap 2 (dua) yang ditandatnagani oleh Kepala Dinas Pertanian dan

Kehutanan dan Kepala Kantor Arsip Daerah

(5) Berita Acara penyerahan Arsip lembar kesatu dan daftar pertelaan arsip lembar kesatu

disimpan oleh Dinas Pertanian dan Kehutanan, sedangkan berita acara lembar kedua

disimpan oleh Kantor Arsip Daerah.

(6) Dengan diterimanya berita acara penyerahan arsip beserta daftar pertelaan arsip,

maka KK dan LP untuk arsip yang bersangkutan dimusnahkan.

(7) Benta acara dan daftar pertelaan arsip berfungsi sebagai pengganti KK dan LP serta

arsip yang telah dimusnahkan

BAB IX

PENGENDALIAN, EVALUASI DAN PELAPORAN

Pasal 42

(1) Pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan Gubernur ini dilakukan oleh Kepala

Dinas.

(2) Terhadap kegiatan pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan

evaluasi setiap tahun

(3) Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaporkan kepada Sekretaris

Daerah melalui Kepala Biro Umum Setda selaku Pimpinan Pusminda.

BAB X

PEMBIAYAAN

Pasal 43

Biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan Peraturan Gubernur ini dibebankan pada

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta pada

Dokumen Anggaran Satuan Kerja Dinas Pertanian dan Kehutanan.

BAB XI

KETENTUAN LAIN-LAIN

Pasal 44

Ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis sebagai pelaksanaan Peraturan Gubernur ini

ditetapkan oleh Kepala Dinas

BAB XII

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 45

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini,

dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Ditetapkan di Jakarta

pada tangga! 3 Januari 2007

GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS

IBUKOTA JAKARTA,

Diundangkan di Jakarta

padatanggal 11 Januari 2007

BERITA DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

TAHUN 2007 NOMOR 04.

Lampiran : Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta

Nomor 2 TAHUN 2007

Tanggal 3 Januari 2007

BAGAN SUSUNAN DAN BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK. PEMBUATAN NASKAH

DINAS DAN PENGELOLAAN SURAT KELUAR SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS PERTANIAN DAN

KEHUTANAN

Form 01. SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS SATMINKAL DINAS PERTANIAN DAN

KEHUTANAN PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

Form 02 SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS INDUK TATA USAHA SATMINKAL DINAS

PERTANIAN DAN KEHUTANAN PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

Form 03. SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS CABANG TATA USAHA SATMINKAL DINAS


Form 04. BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK SATMINKAL DINAS PERTANIAN DAN


Form 05 BAGAN PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS (PROSES PERBAL) SATMINKAL DINAS


Form 06. BAGAN PROSEDUR PEMBUATAN NET NASKAH DINAS SATMINKAL DINAS PERTANIAN DAN


Form 07 BAGAN PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR SATMINKAL DINAS PERTANIAN DAN


GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS

IBUKOTA JAKARTA

peraturan gubernur provinsi daerah...

Documents