PERANGKAT LUNAK BANTU PENGOLAH DATA AKADEMIK

FAKULTAS SAINS & TEKNOLOGI

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

(ISSTEC)

Oleh: Jumadi

I. PENDAULUAN

1.1 Latar Belakang

Rencana strategis pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi pengelolaan

Fakultas Sains & Teknologi merupakan upaya penjaminan mutu secara internal. Hal ini

mengharuskan adanya mekanisme monitoring dan evaluasi, serta peningkatan kualitas yang

berksinambungan, yang mencakup evaluasi proses maupun hasil pengelolaan. Hal ini dapat

diimplementasikan dengan dibangunnya sistem informasi akademik secara lengkap, akurat,

menyeluruh, uptodate dan terklarifikasi dengan baik mencakup semua aspek. Pada umumnya

upaya penjaminan mutu tersebut mensyaratkan berfungsinya suatu pangkalan data internal

universitas yang terpadu

Sistem Informasi Terpadu yang didukung oleh pangkalan data internal pada sistem

informasi akademik diharapkan menjadi keunggulan Fakultas Sains & Teknologi dalam

pengelolaan perguruan tinggi. Lebih dari itu, diharapkan juga agar keunggulan pengelolaan ini

dapat memberikan manfaat bagi komunitas perguruan tinggi Nasional, melalui knowledge-

sharing.

Dalam pengelolaan suatu institusi pendidikan tinggi termasuk Fakultas Sains &

Teknologi, informasi akademik merupakan elemen penting dalam penentuan rencana kerja,

strategi dan kebijakan di dalam institusi pendidikan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistm

pengelolaan informasi akadmik yang baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan

teknologi informasi dan telekomunikasi untuk pengelolaan informasi akademik sehingga

pengelolaan informasi akademik ini dapat dilakukan secara optimal. Penggunaan teknologi ini

bertujuan mencapai efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi tersebut, yang

ditunjukan dengan kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran

informasi.

1.2 Tujuan

Membangun perangkat lunak bantu pengolah data akademik pada Fakultas Sains

dan Teknologi di UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Perangkat Lunak ini mengacu pada

strandar pelaporan program studi terhadap Direktoral Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti)

yang dikenal dengan nama EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri).

Sehingga output dari Perangkat Lunak tersebut dapat dipergunakan untuk laporan internal

perguruan tinggi dan Dikti.

1.3 Lingkup Masalah

Perangkat lunak yang akan dibangun diberi nama Information System of Sains &

Tecnology (ISSTEC). Perangkat lunak ini bertujuan untuk memberikan pelayanan akademik agar

proses pelayanannya dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. ISSTEC menangani pengelolaan

data mahasiswa, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan data dosen, pengelolaan data nilai.

Dengan adanya ISSTEC diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dan performansi sistem

meliputi :

• Kecepatan pemrosesan,

• Akurasi dan konsistensi data, serta

• Kemudahan penyajian informasi.

1.4 Fungsi Perangkat Lunak

Spesifikasi Functional Requirements, diantarnaya adalah sebagai berikut :

a). Administrator program studi

1) Memasukan data mahasiswa

2) Memasukan data dosen

3) Memasukan data matakuliah

4) Merekap data KRS (Kartu Rencana Studi)

5) Memasukan data ploting dosen pengampu matakuliah

6) Memasukan data nilai Akhir

7) Menampilkan data KHS

8) Menampilkan data transkrip nilai

b). Mahasiswa

1) Memasukan data KRS (Kartu Rencana Studi)

2) Melihat KHS (Kartu Hasil Studi)

3) Melihat transkrip akademik sementara

4) Menampilkan laporan data KRS

1.5 Karakteristik Pengguna

Tabel: Karakteristik Penguna ISSTEC

Kategori Pengguna

Tugas Hak Akses

Jabatan

Program Studi

1. Memasukan Data Mahasiswa

2. Memasukan Data Dosen

3. Memasukan Data Matakuliah

4. Merekap Data KRS

5. Memasukan data Ploting Dosen Pengampu Matakuliah

6. Memasukan Data Nilai Akhir

Admin Staf Program Studi

Kategori Pengguna

Tugas Hak Akses

Jabatan

7. Menampilkan Data KHS

8. Menampilkan Data Transkrip Nilai

Mahasiswa 1. Memasukan Data KRS

2. Melihat KHS (Kartu Hasil Studi )

3. Melihat Transkrip Akademik Sementara

4. Menampilkan laporan data KRS

User Mahasiswa

1.6 Arsitektur Jaringan Komputer

Gambar : Arsitektur Jaringan Local Area Network (LAN)

1.7 Organisasi Proyek

a. Model Proses

Proyek ini dibagi dalam 6 jenis kegiatan :

1. Penyusunan Standar Operating Procedure

2. Analisis dan Penetapan Baseline Analisis

3. Perancagan Perangkat Lunak dan Penetapan baseline perancangan

4. Pembangunan/implementasi Perangkat Lunak

5. Pengujian Perangkat Lunak

6. Pengoperasian Perangkat Lunak

Proyek ini dibagi dalam beberapa prioritas :

Prioritas ke 1 adalah Pengelolaan Kegiatan Akademik. Tiap prioritas akan

dilaksanakan menurut 6 tahap kegiatan yang didefinisikan di atas.

b. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi untuk merealisasikan proyek ini adalah sebagai berikut :

Gambar: Struktur Organisasi Proyek

c. Deskripsi fungsi tiap bagian

No Unit/peran Fungsi Utama

1 Ketua Tim Mengelola proyek pengembangan Sistem Informasi

2 Staf Ahli Terlibat dalam Pengujian perangkat lunak

3 Koordinator Analis

Sistem dan Analis

Melakukan koordinasi dengan tim ahli dalam

penyusunan SOP

Mengkoordinir proses analisis kebutuhan sistem

Mengkoordinir pelaksanaan perancangan sistem

4 Koordinator Tim Mengkoordinir proses implementasi/pembuatan

Manajer Proyek

Tim Ahli :

Koordinator Tim Pengembang

Koordinator Analis Sistem

Pemrogram Aplikasi dan Basisdata

Pemrogram Sistem/Jaringan + H/W

Disain Antar Muka

Analis Sistem

Support/dok

Pengembang

developer)

sistem

5 Support Menyediakan informasi, tool yang diperlukan oleh

tim. Juga melakukan dokumentasi

II. MODEL DAN ANALISIS

2.1 Diagram Konteks

Gambar : Diagram Konteks ISSTEC

2.2 Diagram Alir Data

a. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk perangkat lunak

ISSTEC dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar : Diagram Alir Data Level 1 (ISSTEC)

b. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 2 untuk proses 1.5

dengan nama modul olah data matakuliah pada perangkat lunak ISSTEC dapat

dilihat pada gambar di bawah ini:

[krsMhs]

[rptKRS]

[Login Mhs]

NIM Valid

NIDN Valid

R_MK

R_DosPlot

R_mkTrans

R_mkKHS

R_nilTRANS

R_NILkhs

U_nilai

R_matkul_plot

U_AKDos

R_AKDos

U_KRS

R_KRS

R_matkul

U_matkul

U_Dosen

R_Dosen

NIDN Valid

NIDN ValidNIDN Valid

NIDN Valid

NIDN Valid

NIDN Valid

[RekapKRS]

[Presensi]

U_MHSR_MHS

[Penugasan]

[Nilai]

[KRS]

[Dosen]

[Matakuliah]

[Mahasiswa]

NIDN Valid

NIM Valid

[TranskripProdi]

[Transkrip]

[KHSprodi]

[KHS]

NimTglLahir

NIDNtglLAHIR

[Login Prodi]

Mahasiswa

Mahasiswa

Mahasiswa

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

Program

Studi

1.1

Cek Login

MSDOS

MSMHS

1.2

Tampil KHS

1.3

Tampil

Transkrip

1.4

Olah Data

MHS

1.5

Olah Data

MATKUL

+

1.6

Olah Data

Dosen

1.7

Olah Data

KRS

1.8

Input

Ploting

Dosen

1.9

Input Data

Nilai

TBKMK TRNLM

TRAKD

Mahasiswa

Mahasiswa

Gambar : Diagram Alir Data Level 2 untuk proses 1.2 olah data matakuliah

2.3 Diagram Relasi Antar Entitas

Data SQL

Valid Session

[R_matkul] [U_matkul]

[NIDN Valid]

[Matakuliah]

Program

Studi

TBKMK : 1TBKMK : 2

1.5.1

Cek Session

1.5.2

Terima Data

Matkul

1.5.3

Eksekusi

Query

Gambar: Diagram Relasi Antar Entitas

2.4 Diagram Relasi Antar Tabel

Gambar : Diagram Relasi Antar Tabel

2.5 Deskripsi Tabel Tabel : Spesifikasi table Mahasiswa

Tabel : Spesifikasi Tabel Dosen

Tabel : Spesifikasi Tabel Mata Kuliah

Tabel : Spesifikasi tabel Nilai/Krs

Tabel : Spesifikasi Tabel Aktifitas Mengajar Dosen

III. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK

3.1 Desain Arsitektur

Gambar : Arsitektur Modul ISSTEC

3.2 Perancangan dan Implementasi Antar Muka Pengguna (User Interface)

a. Halaman Utama

Gambar : Halaman Utama ISSTEC

b. Halaman Utama Login Mahasiswa

c. Halaman Utama Login Program Studi

d. Input Data Mahasiswa

e. Input Matakuliah

f. Daftar Matakuliah

g. Daftar Dosen

h. Kontrak Matakuliah

i. Print-Out KRS

j. Rekap Perwalian

k. Ploting Dosen

l. Input Nilai

m. Kartu Hasil Studi

n. Transkrip Akademik

3.3 Rencana Pengujian

No Nama proses Skenario Pengujian Hasil yang

diharapkan

Sesuai (√√√√) atau

tidak (××××) 1 Input data

mahasiswa

Ketik nim pada form

perwalian

Ketika nim dipanggil

pada proses perwalian

akan muncul

2 Input data

matakuliah

Masuk ke form

perwalian, kemudian liat

daftar matakuliah yang

ditawarkan pada semester

berjalan

Menampilkan

matakuliah sesuai

dengan semester yang

dimaksud

3 Input dosen Masukan data dosen Data dosen digunakan

pada proses penugasan

dan data tersebut akan

tampil pada lembara

absensi perkuliahan,

Ujian Tengah Semester

(UTS), dan Ujian Akhir

Semester(UAS)

4 Input KRS (Kartu

Rencana Studi)

Masukan nim pada

perwalian, kemudian

checklist matakuliah

yang dimaksud

Jumlah peserta setiap

matakuliah akan mucul

perkelasnya

5 Input nilai Memasukan nilai pada

form input nilai

Semua nilai yang

diinput akan tampil

pada KHS (Kartu Hasil

Studi) dan transkrip

akademik

6 Input data

penugasan dosen

Memasukan dosen

pengampu mata kuliah

pada rekapan data KRS

Pada lembar absensi

kehadiran, absensi UTS

dan UAS akan

menampilkan desen

pengampu mata kuliah

7 Menampilkan kartu

hasil studi (KHS)

Memasukan nilai pada

mata kuliah yang telah

dikontrak

Sitem akan

menampilkan

matakuliah beserta

jumlah sks dan nilainya

persemester

8 Menampilkan

transkrip nilai

akademik

Memasukan nilai pada

mata kuliah yang telah

dikontrak

Sistem akan

menampilkan

matakuliah beserta

jumlah sks dan nilainya

secara keseluruhan

pada mahasiswa

tertentu

9 Penginputan data

KRS oleh

mahasiswa

Memanggil form KRS,

memilih mata kuliah

yang tersdia

Mata kuliah yang

dipilih akan disimpan

pada database TRNLM

10 Menampilkan data

KRS oleh

mahasiswa

Menginputkan semester

dan tahun akademik

Menampilkan data

KRS berdasarkan

semester dan tahun

akademik

11 Menampilkan KHS

oleh mahasiswa

Menginputkan semester

dan akademik

Menampilkan mata

kuliah berserta nilainya

dan Indeks Prestasi

(IP), di tambah

informasi jumlah SKS

untuk semester

berikutnya

12 Menampilkan

transkrip akademik

oleh mahasisawa

Mengklik menu transkrip

akademik pada modus

hak akses mahasiswa

Menampilkan transkrip

akademik meliputi

mata kulaih beserta

nilai dan Indeks

Prestasi Komulatif

(IPK)

3.4 Rancangan Kebutuhan Peralatan dan perlengkapan

a.Tuntutan Sumber Daya

Tipe

Personalia

Jumlah Waktu

Komputasi

(man-

hour)

Perangkat

Lunak

Pendukung

Perangkat

Keras

Fasilitas

Kantor

Manajer

Proyek

1 75 Ms Word

MS Project

Ms Excel

1 PC

1 Printer

Tinta,

kertas

Meja,

kursi, alat

tulis,

dokumen

keeper,

klip

Koordinator

Analis

1 90 Ms Word

1 PC

1 Printer

Tinta,

Kertas,

meja,

kursi, alat

tulis,

dokumen

keeper

Analis Sistem 1 60 Ms Word

Power Designer

- Tinta,

Kertas,

meja,

kursi,

pensil,

penghapus

Dokumentasi 1 60 Ms Word

Power Designer

1 PC

Tinta,

Kertas,

meja, kursi

Koordinator

Tim

Pengembang

1 90 Ms Word 1 PC

1 Printer

Tinta,

Kertas,

meja,

kursi, alat

tulis,

dokumen

eeper

Pemrogram

Aplikasi dan

Basis data

2 90 VB.NET dan

SQL Server

2005

2 PC

CD writter

CD

disket

meja, kursi

Pemrogram 1 50 Microtik, 1 PC Meja, kursi

Tipe

Personalia

Jumlah Waktu

Komputasi

(man-

hour)

Perangkat

Lunak

Pendukung

Perangkat

Keras

Fasilitas

Kantor

Jaringan/

Sistem

Windows 2003

Server

Disaian Antar

muka

1 20 Adobobe

Potoshop, Flash

CS 4

1 PC Meja, kursi

Ahli

Konfigurasi

1 60 Ms word

Ms Excel

1 PC

1 Printer

Tinta,

Kertas

Alat tulis,

dokumen

keeper,

meja, kursi

Ahli Kualitas 1 60 Ms word

Ms Excel

1 PC Tinta,

kertas, alat

tulis,

dokumen

keeper,

meja, kursi

b. Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PL

Tabel 8 Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PL

Untuk mengembangkan perangkat lunak ini diperlukan beberpa perangkat keras

berikut :

No Item Spesifikasi Jumlah

1 Personal Komputer Prosesor minimal Pentium

IV

RAM minimal 2GB M

Hardisk minimal 80 GB

8

2 Printer HP Lazer Jet P1006 2

3 CD Writter 1

c. Anggaran/Kebutuhan ATK/Fasilitas Kantor

Tabel 9 Anggaran/Kebutuhan ATK dan Fasilitas Kantor

No Item Jumlah

1 Kertas HVS A4 4 rim

2 Tinta printer (refil) 6 bh

3 Dokumen keeper 10 bh

4 Klip 4

5 Fotokopi 1000

lembar

6 Meja + Kursi 4 pasang

3.5 Rancangan Biaya (Data Rekayasa untuk Contoh Dokumen RPL)

Rancangan biaya pembangunan sistem ini, meliputi perangkat keras, perangkat lunak,

suber daya manusia dan peralatan-tulis-kantor. Total keseluruhan rancangan biaya ini

adalah Rp. 114,320,000 dengan rincian sebagai berikut :

a. Perangkat Keras

No Nama Barang Qty. Satuan (Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Server 1 11.000.000 11.000.000

2 Komputer PC 5 2.000.000 10.000.000

3 Laptop 7 5.000.000 35.000.000

4 Printer 8 500.000 4.000.000

5 Switch 1 500.000 500.000

6 Access Point 1 2.000.000 2.000.000

7 Kabel UTP 1 1.000.000 1.000.000

TOTAL BIAYA 53.500.000

b. Perangkat Lunak

No Nama Barang Qty. Satuan (Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Windows 2003 Server 1 3.000.000 3.000.000

2 Windows Vista 1 1.000.000 1.000.000

3 Visual Studio 2005 1 2.000.000 2.000.000

4 SQL Server 2005 1 1.000.000 1.000.000

TOTAL BIAYA 7.000.000

c. Sumberdaya Manusia

No Jabatan Qty. Satuan (Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Manajer Proyek 1 8.000.000 8.000.000

2 Koordinator Analisis Sistem 1 6.000.000 6.000.000

3 Analisis Sistem 1 4.000.000 4.000.000

4 Support/dokumen 2 4.000.000 8.000.000

5 Koordinator Tim Pengembang 1 6.000.000 6.000.000

6 Aplikasi dan Basisdata 1 4.000.000 4.000.000

7 Sistem/Jaringan +H/W 2 4.000.000 8.000.000

8 Desainer Antar Muka 1 4.000.000 4.000.000

TOTAL BIAYA 48.000.000

d. Peralatan ATK

No Nama Barang Qty. Satuan (Rp.) Jumlah (Rp.)

1 Kertas HVS A4 4 Rm 50.000 200.000

2 Tinta Printer (refill) 6 bh 200.000 1.200.000

3 Dokumen keeper 10 bh 25.000 250.0000

4 Klip 4 bh 5.000 20.000

5 Fotokopi 1000lb 150 150.000

6 Meja Kursi 4 pk 1.000.000 4.000.000

TOTAL BIAYA 5.820.000