BAB 8

TEKNIK ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT

8.1 Pendahuluan

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

8.2 Komponen biaya

Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu :a. Biaya pengadaan (procurement cost).b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).c. Biaya proyek (project-related cost).d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).

8.3 Biaya pengadaan (procurement cost)

Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut :a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.c. Biaya instalasi perangkat keras.d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras.Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali

untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

8.4 Biaya persiapan operasi (start-up cost)

Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain :a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit, frekuensi).c. Biaya persiapan personil.d. Biaya reorganisasi.e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

8.5 Biaya proyek (project-related cost)

Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek, antara lain :1. Biaya dalam tahap analisis sistem. a. Biaya untuk mengumpulkan data. b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll). c. Biaya rapat. d. Biaya staff analis. e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.2. Biaya dalam tahap disain sistem. a. Biaya dokumentasi. b. Biaya rapat. c. Biaya staff analis. d. Biaya staff programmer. e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi. f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.3. Biaya dalam tahap penerapan sistem. a. Biaya pembuatan formulir baru. b. Biaya konversi data. c. Biaya latihan personel. d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.

8.6 Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan

(maintenance cost)

Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain :

a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data).b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi sistem.

8.7 Komponen manfaat

Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :a. Manfaat mengurangi biaya.b. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.c. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.d. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi.b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.c. Pengurangan biaya telekomunikasi.d. Peningkatan penjualan.e. Pengurangan biaya persediaan.f. Pengurangan kredit tak tertagih.

Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut :a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.b. Peningkatan kepuasan kerja personil.c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam bentuk satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan penaksiran. Pelayanan kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intangible benefits. Dapatkah kita mengukur dalam satan rupiah pelayanan yang lebih baik ini ?. Mungkin dapat kita coba untuk menganalisis dengan cara sebagai berikut :a. Apakah akibat dari pelayanan yang 'kurang baik' kepada langganan ? Jawabannya adalah : pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.b. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila pelayanan kurang baik ? Mungkin kan mengalami kesulitan untuk mengukurnya dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi dapat mencobanya bersama-sama

dengan pemakai sistem untuk menaksirnya. Misal dari taksiran ini didapatkan hasil sebagai berikut : · Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya. · Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya. · Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya. · Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.c. Kemudian dapat dihitung perkiraan kehilangan pesanan langganan sebagai berikut : Kehilangan pesanan = (50% x 10% pesanan) + (20% x 15% pesanan) + (10% x 90% pesanan) + (5% x 100% pesanan) = (5% + 10% + 9% + 5%) pesanan = 29% pesanand. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar Rp. 1.000.000, maka dapat diperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000. Jika perusahaan mempunyai sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp. 290.000 = Rp. 14.500.000.e. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai titik awal untuk mengukur intangible benefits.

8.8 Metode analisis biaya/manfaat

Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Di dalam analisis suata invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi. Aliran kas masuk terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk ini sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya).Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranyasebagai berikut :

a. Metode periode pengembalian (payback period). Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

b. Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI). Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek inventasi dapat dihitung dengan rumus :

Total manfaat - total biaya ROI = -------------------------------- Total biaya

c. Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini

menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah sebagai berikut :

Proceed 1 Proceed 2 Proceed n NPV = nilai proyek + ---------- + ---------- + .... + ---------- ( 1 + i )1 ( 1 + i )2 ( 1 + i )n

i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi Bila NPV bernilai lebih besar dari 0, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.

d. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR). Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.

Daftar Pustaka

1. HM, Jogiyanto, Analysis dan Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.2. Davis S., David, System Analysis and Design A Structured Approach, Massachusette : Addison-Wesley, 1983, Module H.

PERANCANGAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENDEKATAN PADA TEKNOLOGI INFORMASISistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya sikluspengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daurhidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakanbeberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :Gambar 2. Tahapan Sistem1. Tahapan Analisis SistemDimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditanganidalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sisteminformasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistemadalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yangdiusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dananalisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.

Studi KelayakanMenentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untukmemastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengansumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan sertadampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awalterhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangansistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan● Pengidentifikasian para pemakai sistem● Pembentukan lingkup sistemUkuran yang dipakai dalam studi kelayakan:Tabel 1. Ukuran Studi KelayakanAspek PertimbanganTeknologiApakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikandengan teknologi yang tersedia?EkonomiApakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yangdikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhanpersonil)?Non-ekonomiApakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yangtak dapat diukur dengan uangOrganisasi atauOperasionalApakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budayaorganisasi?Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem barusesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?JadwalMungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai denganjadwal yang telah ditetapkan?Kendala hukum,etika, dan yanglainApakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan denganetika atau hukum?Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yangdilanggar?Analisa KebutuhanAnalisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebutjuga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentanghal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligusdipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelakmenggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:● keluaran yang akan dihasilkan sistem,● masukan yang diperlukan sistem,

● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,● volume data yang akan ditangani sistem,● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta● kontrol terhadap sistem2. Tahapan Analisis SistemGambar 3. Skema PerancanganPerancangan KonseptualDisebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai danpemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untukdiimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangankonseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, danpenyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangandigunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistemContoh:● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDIDesain SistemPerancangan FisikAnalisisSistemPerancangan Konseptual● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanyaEvaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing,1997):● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasidengan baik?● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai denganbaik?● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?Skema Perancangan KonseptualSpesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:● KeluaranRancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dansebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layaratau perlu dicetak● Penyimpan dataDalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukanlebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25karakter) dan letaknya dalam berkas● MasukanRancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem● Prosedur pemrosesan dan operasiRancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalamrangka untuk menghasilkan laporanPerancangan FisikRancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antarapemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)

● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras danperangkat lunak yang digunakan● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,termasuk penentuan kapasitas masing-masing● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapidengan algoritma (cara modul atau program bekerja)● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalamsistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama Pembangunan perangkat lunak (software development) secara sederhana dapat diibaratkan seperti proses memasak. Untuk menghasilkan masakan yang enak baik dari segi citarasa maupun penampilannya tentu diperlukan langkah-langkah dan perencanaan yang matang. Langkah-langkah tersebut disebut resep. Demikian juga dalam pengembangan software, diperlukan langkah yang disebut sebagai metodologi pengembangan perangkat lunak. Beberapa contoh metodologi tersebut antara lain metodologi waterfall, prototyping hingga yang terbaru, metodologi agile.

Dalam artikel ini tidak akan dibahas mengenai metodologi pengembangan software secara menyeluruh tersebut, namun akan difokuskan pada salah satu tahapan pengembangan perangkat lunak saja. Tahapan tersebut merupakan yang paling awal dan mendasar, yaitu analisa kebutuhan pengguna atau requirement gathering. Tahapan ini menurut penulis merupakan tahapan yang sangat penting karena akan menentukan seperti apa software atau sistem akan dihasilkan. Akan tetapi, tahapan ini justru sering dikesampingkan bahkan dilupakan oleh para software developer, terutama yang baru belajar (pemula).

Berdasarkan pengalaman dan beberapa literatur, penulis mencoba merumuskan mengenai penyebab suatu software gagal diimplementasikan.

1. Software yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Sebagai contoh misalnya di suatu instansi sekolah, kebutuhan pengguna yang paling mendesak adalah untuk mengefektifkan proses penerimaan siswa baru, namun justru yang dibuat malah sistem absensi siswa atau sistem perpustakaan.

2. Software yang dihasilkan tidak menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pengguna (perusahaan). Contohnya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah proses pelaporan yang lambat dan tidak segera sampai ke pimpinan yang sering berada di luar kota. Solusi yang ditawarkan justru aplikasi berbasis desktop dimana untuk mengakses aplikasi pimpinan harus berada di kantor. Tentu solusi tersebut kurang tepat.

3. Software yang dihasilkan tidak sesuai dengan kondisi perusahaan (instansi). Misalnya untuk sebuah instansi yang hanya memiliki beberapa buah komputer tanpa adanya jaringan, ternyata dibuatkan suatu sistem yang berbasis client-server dimana diperlukan konektivitas antar semua komputer.

4. Software yang dihasilkan tidak user-friendly dan lebih rumit dari proses yang sudah ada saat ini, sehingga pengguna dari sistem dapat mengalami banyak kesulitan dan kekecewaan terhadap sistem. Akhirnya akan kembali ke proses atau cara lama.

5. Software yang dihasilkan dibangun dengan teknologi tinggi dan mutakhir namun tidak tepat guna. Contohnya penerapan SMS Gateway dalam sistem penjualan di suatu toko kelontong yang pelanggannya hanya tetangga sekitarnya.

Semua penyebab kegagalan dalam pembangunan software tersebut seharusnya dapat diminimilisir dan dikurangi jika saja pengembang software (developer) secara konsisten menggunakan metodologi pengembangan software yang baik. Software yang baik bukanlah software yang menggunakan teknologi tinggi dan mutakhir namun tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Software yang baik adalah software yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna, serta menjadi solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh pengguna maupun perusahaan. Dari contoh-contoh kasus di atas, tentunya dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa kebutuhan pengguna merupakan tahapan yang sangat penting.

Untuk menganalisa dan mendapatkan daftar kebutuhan pengguna (user) terhadap sistem yang akan dibangun juga bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Mengingat beragamnya pola pikir dan cara pandang pengguna terhadap pengembangan software sering membuat proses analisa kebutuhan pengguna (requirement gathering) terhambat. Berikut ini beberapa tips atau langkah sederhana yang dapat dilakukan untuk menganalisa kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan kita buat.

Tips #1. Selalu menjaga hubungan yang baik dengan pihak perusahaan (instansi). Hal ini cukup penting karena akan memperlancar proses pembangunan software.

Tips #2. Wawancarai seluruh stakeholder atau pihak-pihak yang terkait dengan sistem (software) yang akan dibangun. Sebagai contoh dalam sistem perpustakaan sekolah, tentu stakeholder utama yang berkenaan dengan sistem yaitu petugas perpustakaan, kepala perpustakaan, kepala sekolah dan juga siswa. Hasil wawancara dapat dicatat atau akan lebih baik lagi jika direkam untuk selanjutnya diubah ke dalam bentuk transkrip wawancara.

Tips #3. Lakukan pengamatan secara langsung proses yang terjadi di perusahaan (instansi), sehingga kita dapat mengetahui secara lebih rinci mengenai permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan proses bisnisnya. Jika diperlukan dapat direkam ke dalam bentuk video.

Tips #4. Lakukan benchmarking terhadap sistem sejenis atau perusahaan lain yang sudah menerapkan sistem sejenis. Hal ini penting untuk mengetahui pola umum dan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selain itu juga dapat sebagai masukan sehubungan dengan teknologi terkini yang tepat untuk pengembangan sistem tersebut.

Tips #5. Setelah proses analisa kebutuhan dirasa cukup, buatlah daftar sederhana yang menggambarkan mengenai software yang akan dibangun termasuk batasan-batasannya. Sampaikan ke pengguna (user) dan jika perlu sertakan bukti approval dari pengguna (misalnya dengan tanda tangan) sehingga di kemudian hari tidak terjadi perubahan terhadap spesifikasi software yang dibangun.