perancangan sistem informasi penggajian karyawan …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi...

13
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA DENGAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh : Zon Volmer Oktopri D. 07.02.6855 Danny Setiawan 07.02.6865 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 i

Upload: vomien

Post on 02-Mar-2019

232 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

i

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA DENGAN

VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh :

Zon Volmer Oktopri D. 07.02.6855

Danny Setiawan 07.02.6865

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

i

Page 2: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

ii

ii

Page 3: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

iii

THE PAYROLL INFORMATION SYSTEM DESIGN FOR EMPLOYEES IN THE TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA USING VISUAL BASIC6.0 AND MS.ACCES

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI

TOKO MERAH GEJAYAN YOGYAKARTA DENGAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS

Zon Volmer Oktopri D.

Danny Setiawan

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In line with the development of science and technology, adult this the more company or agency that created. In the present, an enterprise should be working quickly just and right with high levels of thoroughness in order to goes on and endure in rivalry compete. Information systems that required should be accurate, timely and flexible. This will support the smoothness of activity in company or agency in the activities of daily.

Toko Merah is an online store selling a range of stationery. Souvenir shops in the development of toko merah Gejayan face some problems in their payroll processing system. The first problem facing the Toko Merah, calculation and management of employee salaries are still using microsoft excel help is causing the slow salary calculation and less accurate. The second problem, the employee attendance data logging is still a manual so that the level of errors or inaccuracies to be great work time recording as a result of employee payroll calculation process has been slow. The third problem, the making of the report still use microsoft word causes the information obtained is less complete and takes a long time in the search for information.

Analysis and design of information system of payroll at the Toko Merah Gejayan Yogyakarta can give a product the design of information system of payroll employees and

help design a system of employee payroll calculations are accurate.

Keyword: payroll system with visual basic 6.0 and MS Access, Toko Merah.

iii

Page 4: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

1

1. Pendahuluan

Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, semakin banyak

perusahaan atau instansi yang bermunculan. Sistem informasi yang dibutuhkan juga

harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di

perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.

Toko Merah adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam alat tulis. Toko

Merah Gejayan dalam perkembangan tokonya menghadapi beberapa permasalahan

dalam sistem penggajiannya. Permasalahan pertama yang dihadapi Toko Merah,

perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan microsoft

excel. Permasalahan kedua, pencatatan data absensi karyawan masih manual.

Permasalahan ketiga, pembuatan laporan masih menggunakan microsoft word.

2. LandasanTeori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Pengertian Sistem

Pendekatan sistem yang menekankan prosedur mendefinisikan sistem adalah

“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu

(Richard F. Neuschel)”.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Pengertianinformasi

Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan

datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden).

Siklus Informasi

Siklus informasi merupakan gambaran secara umum mengenai proses data yang

dihasilkan dari pengolahan data-data sebelumnya yang akan digunakan kembali sebagai

data untuk menghasilkan informasi berikutnya dan begitu juga seterusnya dalam

perjalanan siklus informasi berikutnya (Jogiyanto,1999).

Page 5: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

2

Gambar 2.1 Siklus Informasi

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:

a. Akurat (accurate)

b. Tepat Waktu (time lines)

c. Relevan (relevances)

Nilai Informasi

Nilai informasi (value of information) ditentukan dua hal, yaitu dari segi manfaat

dan biaya. Suatu informasi bila mempunyai nilai manfaat yang lebih efektif dibandingkan

dengan biayanya maka informasi tersebut mempunyai nilai yang baik. Informasi tidak

ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness

atau benefit.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu system didalam organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis).

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan sistem informasi adalah sebagai

berikut:

a. Sistem manajemen dalam organisasi.

b. Menyediakan kebutuhan transaksional

c. Mampu melayani kebutuhan bagi siapapun yang membutuhkan.

Proses

(Model) Input

(Data) Data

(ditangkap)

Output

(Informasi) Penerima

Hasil

Tindakan

Keputusan

Tindakan

Dasar

Data

Page 6: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

3

Komponen Sistem Informasi

Menurut John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan:“Bahwa sistem

informasi terdiri dari komponen yang disebutkannya dengan istilah blok bangunan, yaitu

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok basis

kendali.

a. Blok Masukan (input)

b. Blok Model

c. Blok Keluran (output)

d. Blok Teknologi

e. Blok Basis Data

f. Blok Kendali.

2.4. Sistem Informasi Penggajian

Gaji

Menurut Mulyadi (2001:377), gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang

dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana.

Penghasilan yang didapat oleh seorang karyawan terdiri atas:

a. Gaji Pokok

b. Insentive

Uang makan dan transport

Uang lembur

c. Tunjangan Hari Raya (THR)

Sistem Informasi Penggajian

Sistem Informasi Penggajian merupakan bagian dari Sistem informasi Sumber

Daya manusia yang merupakan sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen

(SIM).Perancangan sistem penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin:

a. Keakuratan.

b. Kehandalan.

c. Keamanan akses.

2.5. Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan

Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic merupakan pemrograman terkendali (event-driven

Programing). Artinya program menunggu sampai respon dari pemakai berupa event atau

kejadian.

Page 7: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

4

a. Jendela Utama

Jendela utama terdiri dari baris judul, menu bar, dan toolbox. Baris judul

berisikan nama proyek, mode operasi visual basic sekarang dan form yang aktif.

Gambar 2.3 Jendela Utama MS Visual Basic 6.0

b. Jendela Form

Form adalah windows yang akan menjadi tampilan yang merupakan tempat

pengguna berinteraksi dengan program.

Gambar 2.4 Tampilan Form MS Visual Basic 6.0

c. Jendela Proyek

Jendela proyek adalah windows yang menampilkan daftar form dan model.

Gambar 2.5 Jendela Proyek MS Visual Basic 6.0

Page 8: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

5

d. Toolbox

Toolbox berisikan daftar struktur setting yang digunakan pada suatu objekterpilih.

Gambar 2.6 Tampilan Toolbox MS Visual Basic 6.0

e. Jendela properties

Jendela properties adalah windows yang menampilkan posisi form relative terhadap

layar monitor.

Gambar 2.7 Jendela Properti MS Visual Basic 6.0

Microsoft Access 2007

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi

basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan

kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet

Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga

memudahkan pengguna.Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif

programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query

Language (SQL).

Simbol Flowchart

Sistem Flowchart merupakan diagram aliran data yang menggambarkan suatu

sistem peralatan komputer atau secara fisikal dalam proses pengolahan data serta

hubungan antara peralatan tersebut. Beberapa symbol yang digunakan dalam sistem

flowchart:

Page 9: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

6

Tabel 2.1 Simbol Flowchart

Simbol Keterangan

Simbol untuk dokumen laporan

Simbol operasi secara manual

Simbol input secara manual (keyboard)

Simbol proses komputerisasi /pengolahan

Simbol media penyimpanan file secara tetap

Simbol dokumen yang terdiri dari satu dokumen

Simbol arus data

Simbol untuk pengambilan keputusan

2.6 Simbol Data Flow Diagram ( DFD )

Sedangkan data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika.

Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data,

atau organisasi file. Beberapa symbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram:

Tabel 2.2. Data Flow Diagram

Simbol Keterangan

Simbol sumber/tujuan

Simbol proses

Simbol untuk penyimpanan

Simbol aliran data

3. Gambaran umum

Membuat system penggajian karyawan di took Merah Gejayan Yogyakarta dan

menjadikan penelitian ini sebagai lingkungan pembelajaran mahasiswa dengan

Page 10: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

7

mempraktikan ilmu yang telah didapat selama dibangku kuliah.Sehingga diharap akan

agar mahasiswa memiliki cukup bekal untuk mengaplikasikan pada dunia kerja nyata

nantinya.

4. Analisis dan pembahasan

Analisis system merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh

kedalam komponen – komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan maupun

mengevaluasi semua permasalahan – permasalahan, hambatan – hambatan yang terjadi

serta kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat meningkatkan kualitas

sistem yang sudah ada.

Analisa Dokumen yang berjalan

Adapun tujuan dari analisa dokumen adalah untuk mengetahui semua dokumen

atau file yang digunakan dalam Flow Map Sistem Informasi Absensi dan Penggajian yang

sedang berjalan pada Toko Merah. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang diajukan

dalam sistem yang sedang berjalan pada Toko Merah :

1. Nama Dokumen : Daftar Hadir (Absensi Uang Makan)

Fungsi : Sebagai alat kontrol uang makan

Sumber : Bagian Personalia

Distribusi : Bagian Personalia pada Karyawan

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Formulir

Periode : 1 Bulan

Item Data : no, nama, tanggal, ket

2. Nama Dokumen : DaftarAbsensi

Fungsi : Sebagai disiplin terhadap setiap Karyawan

Sumber : BagianPersonalia

Distribusi : BagianPersonaliapadaKaryawan

Rangkap : 2 (dua)

Bentuk : Formulir

Periode : 1 Bulan

Item Data : no, nama, pkt/gol nip, tanggal/bulan/tahun, ket

3. Nama Dokumen : Daftar Pembayaran Penghasilan dan ULP

Fungsi : Sebagai data Penggajian

Sumber : BagianKeuangan

Distribusi : BagianKeuanganpadajurubayar

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Formulir

Periode : 1 Bulan

Page 11: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

8

Item Data : no urut, nama/nip/tgl.lahir/jabatan, gajipokok, tunjangan,

potongan, jml.pot, ulp, jml yg dibayarkan/tandatangan

4. NamaDokumen : Slip Gaji

Fungsi :Bukti penerimaan gaji

Sumber :Bagian Keuangan

Distribusi :Bagian Keuangan kepada Karyawan

Rangkap : 1 (satu)

Bentuk : Slip

Periode : 1 Bulan

Item Data : no, nama, pkt/nrp, jml pot, gaji bersih

Prosedur Kegiatan Absensi dan Penggajian yang berjalan

Alur kegiatan pengelolaan data absensi dan penggajian karyawan yang sedang

berjalan adalah sebagai berikut :

1. Karyawan akan menerima Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar

Absensi harian karyawan oleh bagian personalia.

2. Kemudian di cek ulang oleh supervisor pada Daftar Absensi Uang Makan tersebut

yang telah ditandatangani oleh karyawan, fungsinya untuk menbantu Bagian

keuangan agar lebih mudah dalam memberikan potongan uang makan kepada

karyawan yang tidak hadir pada gaji bulanan karyawan tersebut. Dan setelah itu

karyawan menandatangani Daftar Absensi Harian.

3. Setelahitu Daftar Absensi Harian karyawan yang telah ditandatangani, kemudian

akan di cekoleh supervisor, fungsinya untuk kedisiplinan karyawan tersebut.

4. Laporan Daftar Absensi Harian tersebut diserahkan kebagian personalia buat

disahkan.

5. Bagian Keuangan menerima Daftar Absensi Uang Makan yang sudah di cek ulang

oleh supervisor, dan membuat Daftar Gaji serta Laporan Slip Gaji yang berupa gaji

bersih dan potongannya, yang selanjutnya ditujukan kepada Personalia. Personalia

mencek laporan gaji tersebut, kemudian slip gaji ditujukan kepada Karyawan.

5. Kesimpulan

Setelah diterapkan sistem penggajihan pada Toko Merah, maka penulis dapat

mengambil beberapa kesimpulan perbandingan dengan adanya sistem yang baru ini.

Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut:

1. Mampu memberikan pelayanan informasi yang berkualitas kepada karyawan.

Page 12: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

9

2. Mampu menyediakan berbagai data karyawan serta pelayanan administrasi yang

diinginkan karyawan.

3. Dapat diterapkan pada karyawan yang belum mengenal komputer atau sistem ini

dirancang oleh penulis agar mudah digunakan oleh orang yang belum mengenal

komputer (user friendly).

5.1 Saran

Saran dari hasil penerapan sistem ini adalah :

1. Sistem ini lebih mengacu pada proses penggajihan, sedangkan pengolahan datanya

masih perlu tabel tambahan untuk menghasilkan pelayanan yang lebih kompleks.

2. Upaya untuk menerapkan sistem penggajihan karyawan agar sesuai dengan yang

diinginkan antara lain :

a. Adanya kerja sama saling mendukung antara adminn dengan karyawan dalam

hal memberikan informasi.

b. Kesadaran dari para karyawan untuk melaporkan data dirinya setiap ada

perubahan yang disebabkan oleh peruabahan data karyawan.

c. Kesadaran dan kemauan para pegawai atau yang ditunjuk sebagai operator

untuk secepatnya merubah data karyawan setiap ada perubahan data

karyawan.

Page 13: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi 07.02.6855, 07.02... · excel. Permasalahan kedua ... dan membuat Daftar Gaji serta

10

Daftar Pustaka

Anthony, Robert N, dan John Dearden, 1990, “Sistem Pengendalian Manajemen”, Ali Bahasa Agus Maulana, Erlangga, Yogyakarta.

Bimo Sunarfrihantono, 2002, PHP dan MySQL untuk Web, Penerbit Andi,

Yogyakarta. Davis, Gordon B. 1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.

Terjemahan, Seri Manajemen 90-A. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Hartono, Jogiyanto, 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: CV.

Andi Offset. Heidjrachman dan Husnan. 1996. Konsep Perancangan Sistem Absensi dan

Penggajian. Jakarta: Penerbit Widya Guna. John Burch dan Gary Grudnitski, 1986, Information Systems Theory and

Practice, John Wiley and Sons, New York. Kampilnastuti dan Widiasari. 2005. Hubungan Konsep Absensi dan Penggajian.

Bandung: Candra Jaya. Mcleod, Jr, Raymond, Sistem Informasi Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta,

1996, hlm 18. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Yogyakarta : STIE YKPN Richard F Neuschel, Management by System, McGrawHill, New York,

1960,hlm10. Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, 1983, Accounting Information Systems,

Prentice-Hall, New Jersey. Sanusi, Ahmad weblog, 2012