PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA

SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan oleh

Muhamad Adi Sulistyo

09.11.2718

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

DESIGNING STUDENT INFORMATION SYSTEM at SD NEGERI KEJAMBON 4

TEGAL

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KESISWAAN PADA SD NEGERI KEJAMBON 4 TEGAL

Muhamad Adi Sulistyo

M. Rudyanto Arief Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Technological development in globalized world is so rapidly. Almost all activities performed in a computerized human. With using computerized technology, we can reduces errors incurred by using the manual method.

Designing Student Information System is designed according to the needs of the

elementary school Kejambon 4 Tegal, particularly in terms of student who are still using the manual method. The system is designed to help maximize performance and work more optimally. The features found on the Student Information System include : add data, update data, delete data and print data (report). Designing Student Information System is designed using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 for the database.

With the design of Information systems, SD Negeri Kejambon 4 Tegal will be

easier and optimal on working and knowing the required reports because the data are more structured information. Keywords : Student Information System, Designing Student Information System

1

1. Pendahuluan

Bidang pendidikan merupakan salah satu bidang yang penting dan memiliki

banyak lalu lintas data dan informasi. Karena tersusun atas sejumlah komponen yang

memiliki fungi dan cara kerja tersendiri. Dengan demikian dibutuhkan sebuah

perancangan sistem informasi yang dapat dimanfaatkan untuk mengumpulkan data,

mengolah, menyimpan, melihat kembali serta menyalurkan informasi kepada siapa saja

yang membutuhkan.

SD Negeri Kejambon 4 Kota Tegal merupakan salah satu instansi dalam bidang

pendidikan yang memiliki arus lalu lintas data dan informasi yang tinggi. Karena

pengolahan data kesiswaan yang cukup banyak dilakukan dengan cara manual dan

belum menggunakan database, maka proses pengolahan data kesiswaan menjadi tidak

efisien dan memerlukan waktu proses yang lebih lama.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Secara umum sistem didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling

berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan

yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur-unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. 1

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu system, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik

sistem yang membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

1. Masukkan (Input)

2. Keluaran (Output)

3. Penghubung (Interface)

4. Batasan (Boundary)

5. Lingkungan (Environment)

6. Komponen (Component)

7. Penyimpanan (Storage)

1 Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 3

2

2.1.3 Siklus Pengembangan Sistem

Siklus pengembangan sistem sering kali mengelompokkan berbagai aktivitas

dalam kategori yang lebih besar yang disebut fase. Kebanyakan siklus pengembangan

sistem mencakup lima fase :

a. Perencanaan

b. Analisis

c. Perancangan

d. Implementasi

e. Operasi, dukungan dan pengamanan

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi

pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung

sumber informasi.Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki

nilai.Informasi dikatakan bernilai bila menfaatnya lebih besar bila dibanding biaya untuk

mendapatkannya.2

2.2.2 Kualitas Informasi

Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria yaitu :

1. Tepat Waktu

2. Akurat

3. Relevan

2.2.3 Nilai Informasi

Informasi dikatakan bernilai bila memiliki nilai manfaat yang lebih efektif

daripada biaya untuk mendapatkan informasi itu. Pengukuran suatu informasi bisa

dianalisis dengan cost effectiveness atau cost benefit. Nilai informasi didasarkan pada 10

sifat yaitu.

1. Mudah Diperoleh

2. Luas dan Lengkap

3. Kejelasan

4. Ketelitian

5. Kecocokan

6. Ketepatan Waktu

7. Keluwesan

8. Dapat Dibuktikan

9. Tidak Ada Prasangka

2 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengn

Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI, hal 7-8

3

10. Dapat Diukur

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis

sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.3

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut John Buch dan Gary Grudnitski (1986), sistem informasi yang terdiri

dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building

block), yaitu masukan (input block), block model (model block), blok keluaran (output

block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok

kendali (controls block).4

2.4 Sistem Informasi Manajemen

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level

manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan

pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan

tertentu.5

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

Proses transaksi data yang ada di SDN Kejambon 4 meliputi, proses data

siswa, data pegawai, data kelas, data mapel, alumni, kenaikan kelas, dan proses lain

yang berhubungan dengan bagian kesiswaan. Selama ini proses transaksi data, dari

mulai pencatatan, pengubahan, penghapusan, dan pencetakan data masih banyak yang

dilakukan secara manual, meskipun ada beberapa proses yang sudah digunakan dengan

bantuan komputer tapi belum bisa memaksimalkan kegiatan transaksi data yang ada.

Contohnya saja ketika pencatatan data nilai siswa per semester. Proses yang dilakukan

secara manual, yaitu guru kelas menulis data nilai per siswa satu per satu ke dalam rapor

siswa. Hal ini tentu memakan waktu yang cukup lama, terutama dalam hal pencatatan

3 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi dengn

Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI, hal 8 4 Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 12 5 Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI, hal 12

4

data. Di samping tidak efisien dalam hal waktu, kegiatan tersebut juga berdampak pada

biaya yang dikeluarkan.

3.2 Analisis Sistem

Dalam analisis sistem, hal yang diharapkan adalah optimalisasi dan

maksimalisasi untuk mencapai tujuan yang lebih baik. Tahap analisis merupakan tahap

yang sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di

tahap selanjutnya.

3.2.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang terjadi pada sistem kesiswaan SD Negeri Kejambon 4

Tegal adalah sebagai berikut.

1. Pada proses pengolahan data siswa misalnya, pencarian data siswa serta

pembuatan laporan yang dilakukan masih manual, sehingga dalam

pengerjaannya memerlukan waktu yang lama kurang lebih 5 menit. Berarti

dalam waktu 1 jam kita hanya dapat melakukan pencarian 12 data nama

siswa.

2. Adanya keterlambatan dalam pemberian informasi tentang data siswa di

saat yang dibutuhkan.

3. Proses pengolahan data (meliputi data nilai, kenaikan kelas, kelas, dll)

masih dilakukan dengan sistem manual. Hal ini dapat memberikan

informasi yang kurang akurat karena kesalahan dalam penulisannya.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan

pada SD Negeri Kejambon 4, maka dilakukan metode PIECES yaitu Performance,

Information, Economy, Control, Eficiency, Services.

a. Analisis Kinerja (Performance)

b. Analisis Informasi (Information)

c. Analisis Ekonomi (Economy)

d. Analisis Pengendalian (Control)

e. Analisis Efisiensi (Eficiency)

f. Analisis Pelayanan (Service)

3.2.3 Solusi dari Kelemahan Sistem

Berdasarkan analisis kelemahan sistem di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

sistem kesiswaan yang bersifat manual di SD Negeri Kejambon 4 Tegal perlu diganti

dengan sistem kesiswaan yang sudah terkomputerisasi.

3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Rancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh

mutu yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam rangka

5

pengembangan sistem informasi kesiswaan diperlukan peralatan-peralatan yang

memadai agar sistem ini berjalan baik serta kualitas lebih meningkat. Analisis kebutuhan

sistem dibagi menjadi 2 yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

Kebutuhan fungsional mencakup kebutuhan apa saja yang dilakukan oleh sistem,

sedangkan kebutuhan non fungsional mencakup kebutuhan yang berisi property perilaku

yang dimiliki sistem.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Setelah sistem analis menyusun dokumen kebutuhan sistem selanjutnya

melangkah ke tahap mendesain sistem.Namun tidak semua kebutuhan sistem yang

didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk menjastifikasikan

apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau

tidak.Tahapan inilah yang disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi

kelayakan.Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang

menguntungkan maka hal tersebut harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi

kelayakan, diantaranya.

1. Kelayakan Hukum

2. Kelayakan Operasional

3. Kelayakan Ekonomi

4. Kelayakan Teknologi

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Perancangan Proses

6

3.4.2 Flowchart Sistem

7

3.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

1. Diagram Konteks

ADMIN

Data Siswa

Data Kelas

Data Nilai

Data Alumni

Data Pegawai

Data Mapel

Jadwal_Mapel

Data Ortu

Detail_kelas

Ruangan

Barang

Inventaris

Tahun_ajaran

Nilaitemp

Semuanilai_temp

pengguna0

Sistem Informasi

Kesiswaan

PENGGUNA

Laporan Kelas

Laporan Siswa

Laporan Alumni

Laporan Pegawai

Laporan Jadwal Mapel

Laporan Data Nilai

Laporan Nilai

Laporan Inventaris

Laporan Kelas

Laporan Siswa

Laporan Alumni

Laporan Pegawai

Laporan Jadwal Mapel

Laporan Data Nilai

Laporan Nilai

Laporan Inventaris

8

2. DFD Level 1

9

3.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Tahapan Implementasi

Pemrograman merupakan tahap impelementasi dimana, dilakukan pengkodean

berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk

sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini

dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan editornya

Microsoft Visual Basic 6.0, sedangkan untuk sistem database menggunakan Microsoft

SQL Server 2000.

punya Ruangan

Kode_ruangan Nama_ruangan

Barang

merk

Nama_barang

Kode_barang

seri ukuran

bahan

ket

Pengguna

username password

Level_user

Ortu

nis ayah ibu

punya

Nilai

Id_rapor

nis

Id_kela

s

punya

Alumni

lanjut

nis

kota

Siswa

tempat nam

a NI

S

jk

menjadi

mengajar Guru

nip nama

Id_kelas

Kelas

Id_kela

s

nip

Tahun_ajaran

10

4.2 Kegiatan Implementasi

4.2.1 Pembuatan Database

Pembuatan database adalah langkah awal dalam pembuatan program.

Tujuannya adalah untuk menyimpan data-data yang ada ke dalam table.

4.2.2 Pembuatan coding koneksi database dan Microsoft Visual Basic 6.0

Sebelum kita memulai langkah pembuatan coding program, yang perlu kita

lakukan adalah membuat coding untuk koneksi database dengan Visual Basic.

4.2.3 Pembuatan coding program (Source code)

Source code adalah barisan syntax yang digunakan untuk memberi perintah

pada interface. Tanpa source code, interface hanyalah sebuah tampilan tanpa bisa

melakukan perintah apapun.

4.2.4 Pemeliharaan Sistem

Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu

dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi pemeliharaan

software dan hardware.

1. Pengecekan program pada 1 bulan pertama setelah pemakaian program.

Apakah terdapat error atau fitur yang tidak berfungsi pada program.

2. Melakukan backup data, berupa backup database dan tabel.

4.3 Manual Program

4.3.1 Menu Login

11

4.3.2 Menu Utama

4.3.3 Menu Data Siswa

12

4.3.4 Menu Nilai Siswa

4.3.5 Menu Kenaikan Kelas

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan materi di atas dengan adanya pembuatan laporan

skripsi dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Kesiswaan pada SD Negeri

Kejambon 4 Kota Tegal” secara umum dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

13

1. Sistem lama masih menggunakan cara manual sehingga masih

memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data menjadi

informasi. Misalnya seperti pada proses pelaporan sistem yang lama

masih sangat perlu kehati-hatian yang tinggi karena antara data satu

dengan yang lainnya masih belum terintegrasi dalam satu database.

2. Pengolahan data menggunakan sistem yang baru memiliki kelebihan

dibanding dengan yang lama, seperti dalam pengolahan data menjadi lebih

cepat, data lebih aman karena user memiliki hak akses atas data-data,

kesalahan-kesalahan yang sering terjadi pada sistem menjadi lebih

terminimalisir, dan data dapat terorganisir dengan baik dengan adanya

sistem database.Hak akses pengguna yang dimaksud adalah pada saat

proses login ke dalam aplikasi. Dengan demikian penggunaan sistem

sangat terjaga keamanannya daripada sebelumnya.

3. Pelayanan menjadi lebih maksimal dengan pengimplementasian teknologi

komputer dalam hal ini adalah pemakaian aplikasi ini sebagai alat bantu

yang berguna untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pegawai dan

dapat menghasilkan informasi yang akurat.

5.2 Saran

Dari uraian pembahasan dan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas,

maka adapun saran-saran yang dapat membantu dalam pengembangan sistem

selanjutnya sebagai berikut :

1. User interface perlu dikembangkan agar lebih user friendly, sehingga

pengguna lebih nyaman menggunakannya.

2. Perlu adanya log yang berfungsi untuk mencatat kegiatan pengguna dalam

mengakses dan mengolah sistem informasi, sehingga dapat memonitor

proses kerja sistem dan penggunanya.

3. Menu Import Nilai diharapkan dapat membaca semua file Excel (.xls)

dengan nama apapun, sehingga memudahkan pengguna dalam

menggunakan fitur tersebut.

14

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Offset.

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI Offset. Barnawi dan M.Arifin. 2012. Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. Yogyakarta :

AR-RUZZ MEDIA. Kusrini dan Andi Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntasi

dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta : ANDI Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI

Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : ANDI Offset.